Uraian Tugas Staf Logistik
Uraian Tugas Staf Logistik
Banyak hal yang mempengaruhi keberhasilan organisasi diantaranya adalah faktor Man,
Money, Machine, Methode, dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima
faktor tersebut akan memberikan kepuasan kepada customer baik internal maupun eksternal.
Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar
termasuk lima faktor tersebut. Pada kesempatan ini kami akan membahas secara khusus tentang
logistik rumah sakit.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer
logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain
mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem
pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan
baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu
pelayanan secara umum.
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala
prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah
sakit. Manajer logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektivitas. Manajer logistik memiliki
kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa,
kehilangan alat yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional
rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit
dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan),
persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa konsep manajemen logistik?
2. Apa fungsi manajemen logistik rumah sakit?
3. Apa peran logistik rumah sakit?
1.3 Tujuan
Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai
kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan
operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan
atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat. (Subagya: 1994), sehingga
manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan
ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan
efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik, Subagya menyatakan sebagai berikut:
Gambar 1. Sistem Administrasi Manjemen Logisik
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno management, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur.Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan
diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen
sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi. Ricky W.Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goals) s e c a r a efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa
tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan
dn penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta
penghapusan materi atau alat. Lebih lanjut, logistik diartikan bagian dari instansi yang bertugas
menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi
dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah
mungkin (Adiatama, 2002).
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur manajemen diproses melalui fungsi
manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi
logistik.
2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik
Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang kegiatan pengadaan barang
atau j a s a dan pihak perusahaan atau organisasi tidak mampu
m e n g o p t i m a l k a n p e m a n f a a t a n sumberdaya yang dimiliki, secara umum kegitan logistik
memiliki tujuan, yaitu:
a. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan
mutu yang memadai.
b. T u j u a n k e u a n g a n : d a p a t m e l a k s a n a k a n t u j u a n o p e r a s i o n a l d e n g a n b i a y a
paling rendah.
c. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.
Dalam menjalankan suatu perusahaan atau organisasi tidak dapat
melepaskan peran logistik. Dua alasan utama mengapa logistik diperlukan dalam menjalankan
usaha :
a. B a r a n g d a n j a s a s a n g a t d i b u t u h k a n o l e h u n i t o p e r a s i o n a l u n t u k
m e n d u k u n g kegiatan operasionalnya, yang dapat diwujudkan melalui kegiatan logistik.
b. Logistik memberikan multiplier effect bagi efisiensi dan efektivitas dalam
rangka pencapaian tujuan perusahaan. Kegiatan logistik mempengaruhi efesiensi
kegiatan u n i t t e r t e n t u d a l a m l e m b a g a u s a h a d a n e f e s i e n s i p e r u s a h a a n d a n
a k h i r n y a a k a n menentukan sejauh mana kemampuan perusahaan untuk
mendapatkan keuntungan bagi pengembangan usaha dan kemakmuran pemilik perusahaan.
Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu akan
dibahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
2.2.1 Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus
perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan
oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap
organisasi (Mustikasari:2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari
kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang
merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman
tindakan.
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan
sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan
yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan
berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit
mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Dibawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan
pengawas (Subagya: 1994).
Gambar 3. kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan
(sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana
dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas
masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran)
organisasi.
Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala
perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui
fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan
pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit
yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat.
Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat yang digunakan dalam proses pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit.
Tantangan dalam melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik tergolong tinggi.
kesehatan di rumah sakit. Masalah utama yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk pasien atau untuk
karyawan rumah sakit. Masalah yang sering muncul adalah barang hilang atau berkurang dan
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan sebagai bahan
habis pakai. Masalah yang paling sering dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang
berlebihan.
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang kelengkapan administrasi rumah sakit.
Masalah yang sering terjadi adalah sediaan barang kuasi ynag terlalu banyak.
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non medis yang digunakan
dalam memberikan pelayanan kesehatan. Masalah yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan sarana dan prasarana gedung rumah sakit. Nilai
sarana dan prasarana gedung rumah sakit dapat mencapai sekitar 40% dari nilai aset total rumah
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan kelompok linen. Masalah yang dihadapi
PENUTUP
Kesimpulan
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan
serta penghapusan material atau alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu
menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap
saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Fungsi manajemen logistik adalah Fungsi Perencanaan, Fungsi Penganggaran, Fungsi
Pengadaan, Fungsi Penyimpanan, Fungsi Penyaluran, Fungsi Penghapusan dan Fungsi
Pengendalian.
Menurut bidang pemanfaatannya bahan dan barang yang harus disediakan di rumah sakit
dapat dikelompokkan menjadi : Logistik Obat, Logistik Alat Kesehatan, Logistik Food and
Baverages, Logistik Bahan Habis Pakai, Logistik Barang Kuasi, Logistik Peralatan Medis dan
Non Medis, Logistik Sarana dan Prasarana Gedung dan Logistik Linen.
Mutu pelayanan logistik dapat dinilai dari dua hal yaitu prestasi yang dicapai dan biaya
yang dikeluarkan. Penilaian atas prestasi yang dicapai dapat berupa penyediaan barang,
kemampuan waktu pengantaran, konsistensi, dan mutu dari usaha. Biaya logistik berhubungan
langsung dengan kebijakan prestasi. Makin tinggi biaya logistik yang dikeluarkan, makin tinggi
prestasinya. Kunci untuk mencapai prestasi logistik yang efektif adalah mengembangkan usaha
yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan dengan biaya yang dikeluarkan.