Membuat Kelas Virtual

dengan Microsoft Teams

 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Daftar Isi
Daftar Isi.............................................................................................................................................................................. 2
1 Produktivitas Berbasis Office 365? .................................................................................................................. 3
2 Penyiapan Teams dan SharePoint Online untuk Produktivitas Organisasi ...................................... 4
2.1 Membuat Tim untuk Komunikasi Kerja Internal ............................................................................... 4
2.2 Mengelola Arsip Dokumen untuk Dokumentasi Pekerjaan.......................................................... 8
3 Studi Kasus: Pendaftaran Kegiatan............................................................................................................... 12
3.1 Menyusun Pertanyaan di Forms........................................................................................................... 12
3.2 Membagikan Pendaftaran dari Forms ............................................................................................... 14
3.3 Melihat Infografis Responden di Forms ............................................................................................ 15
3.4 Menyimpan Data Peserta di SharePoint ........................................................................................... 16
3.5 Membuat Aplikasi Internal Daftar Peserta di PowerApps .......................................................... 25
4 Studi Kasus: Pengelolaan Kegiatan Hari H ................................................................................................ 29
4.1 Mencetak Presensi di Excel .................................................................................................................... 29
4.2 Menyunting Data Peserta di PowerApps .......................................................................................... 31
4.3 Mendesain Feedback Form di Forms ................................................................................................. 33
4.4 Melihat Infografis Responden di Forms ............................................................................................ 35
5 Studi Kasus: Evaluasi Kegiatan dan Peserta .............................................................................................. 37
5.1 Menganalisis Visualisasi Data di Forms ............................................................................................. 37
5.2 Monitoring Kegiatan Lanjutan di Teams........................................................................................... 38
6 Studi Kasus: Otomasi Sertifikat Peserta dengan Mail Merge ............................................................. 40
6.1 Menarik Data Peserta dari Excel ........................................................................................................... 40
6.2 Mendesain Sertifikat di Word ............................................................................................................... 42
6.3 Mencetak Sertifikat dengan Mail Merge .......................................................................................... 44
7 Penutup .................................................................................................................................................................. 46

2
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

1 Produktivitas Berbasis Office 365?

Transformasi digital merupakan proses mengeksplorasi teknologi digital dan kemampuan

pendukungnya untuk menciptakan model bisnis yang lebih maksimal. Tujuan utama dari
transformasi digital bukan sekadar mendigitalkan pekerjaan yang ada, tetapi lebih untuk menata
proses pembelajaran yang biasa dilakukan sehingga menghasilkan keluaran yang lebih optimal.
Untuk mengakselerasi proses tersebut, maka dibutuhkan penerapan teknologi digital yang tepat
guna. Hasil dari transformasi digital meningkatkan mutu hasil capaian seperti komunikasi internal
yang lebih solid, tata kelola kegiatan yang lebih terstruktur, hingga produktivitas kerja yang lebih
efektif dan efisien bagi organisasi dan institusi.

Salah satu cara dalam menerapkan transformasi digital adalah dengan memanfaatkan teknologi
Office 365 yang memberikan banyak manfaat dalam penggunaan aplikasi untuk keperluan
produktivitas kerja. Office 365 diakses menggunakan akun bisnis yang bisa didapatkan oleh
organisasi, perusahaan, sekolah, dan institusi. Office 365 memiliki fitur login dalam bentuk single
sign-on yang memungkinkan Anda dapat masuk ke banyak aplikasi di Office 365 hanya dengan
satu kali saja sehingga menghemat waktu kerja. Office 365 juga dapat dimanfaatkan untuk
memudahkan pengelolaan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dan institusi mulai dari
penyiapan komunikasi internal, pengelolaan berkas arsip dokumen kerja, pembuatan sistem
pendaftaran, evaluasi kegiatan, hingga otomasi pencetakan sertifikat bagi peserta kegiatan.

Buku ini disusun untuk menunjukkan bagaimana proses transformasi digital untuk tata kelola
kegiatan di organisasi dan institusi dapat diterapkan menggunakan Office 365.

Penyiapan
Otomasi
Teams dan
Pengelolaan Evaluasi Sertifikat
SharePoint Pendaftaran
Kegiatan Hari Kegiatan dan Peserta
Online untuk Kegiatan
H Peserta dengan Mail
Produktivitas
Merge
Organisasi

Gambar 1.1 Alur transformasi digital tata kelola kegiatan berbasis Office 365

3
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

2 Penyiapan Teams dan SharePoint Online untuk

Produktivitas Organisasi

Microsoft Teams merupakan layanan Office 365 berupa ruang kerja berbasis obrolan yang
mendukung aktivitas kolaborasi di dalam organisasi atau institusi. Pengguna dapat melakukan
percakapan baik secara personal atau berkelompok untuk berdiskusi dan juga dapat melakukan
rapat secara online tanpa harus bertemu bertatap muka seperti biasanya.

Sedangkan, SharePoint Online adalah platform sistem manajemen dokumen berbasis web untuk
menjalankan situs-situs web yang terdiri atas ruangan kerja (shared workspace) dan dokumen
yang digunakan secara bersama-sama (shared documents). Fitur pada SharePoint Online ini
membantu mendorong kerja tim dengan situs tim yang produktif dan dinamis untuk setiap
departemen dan grup.

Membuat Tim untuk Mengelola Arsip

Komunikasi Kerja Dokumen untuk
Internal Dokumentasi Pekerjaan

Gambar 2.1 Alur penyiapan Teams dan SharePoint

2.1 Membuat Tim untuk Komunikasi Kerja Internal

Bagian ini akan menunjukkan langkah membuat tim untuk komunikasi kerja internal
menggunakan Microsoft Teams. Langkah yang akan dilakukan adalah membuat tim baru dan
membuat kanal. Terdapat empat jenis tim di Teams, yaitu Classes, PLCs, Staff Members, dan
Anyone. Berikut pembagian dari masing-masing tim:

• Classes: digunakan untuk komunikasi antara guru dengan siswa.

• PLCs: digunakan untuk komunikasi antara guru dengan guru.
• Staff Members: digunakan untuk komunikasi antara anggota organisasi atau institusi.
• Anyone: digunakan untuk komunikasi bagi pengguna yang tidak memiliki Office 365.

Tipe kelas yang paling cocok untuk digunakan antara anggota organisasi atau institusi untuk
memudahkan komunikasi kerja yang lebih solid adalah Staff Members. Misalnya, terdapat
institusi bernama MIC Academy yang memiliki struktur seperti di bawah ini.

4
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 2.2 Contoh struktur organisasi dan institusi

Tim yang akan dibuat di Microsoft Teams sebagai berikut: (contoh)

Tabel 2.1 Daftar Tabel Tim untuk Ruang Kerja

No. Tim Keterangan

1 Bagian Umum Teams untuk komunikasi antara Kepala Bagian Umum, Kepala
Sub bagian Tata Laksana Dan Kepegawaian, Kepala Sub bagian
Perencanaan Dan Penganggaran, dan Kepala Sub bagian Tata
Usaha Dan Rumah Tangga
2 Bidang Program dan Informasi Teams untuk komunikasi Kepala Bidang Program dan
Informasi, Kepala Seksi Program, dan Kepala Seksi Data dan
Informasi
3 Bidang Fasilitasi Peningkatan Teams untuk Kepala Bidang Fasilitasi Peningkatan Kompetensi,
Kompetensi Kepala Seksi Penyelenggaran, dan Kepala Seksi Evaluasi
4 Pengembang Teknologi Teams untuk komunikasi Pengembang Teknologi Pembelajaran
Pembelajaran
5 Widyaiswara Teams komunikasi untuk Widyaiswara

5
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

No. Tim Keterangan

6 Seksi Penyelenggaraan Teams untuk Seksi Penyelenggaraan – berfokus di tim ini karena
proses pengelolaan kegiatan dan peserta berada di bagian ini

Catatan: Normalnya, setiap bagian, subbagian, dan seksi akan memiliki timnya sendiri.

Berikut langkah untuk membuat tim baru dengan tipe Staff Members:

1. Login ke portal.office.com.
2. Masuk ke aplikasi Microsoft Teams di dasbor Office 365.
3. Pilih Join or create a team. Pilih Create a team. Pilih Staff Members.

Gambar 2.3 Membuat tim dengan tipe staff members

4. Isikan keterangan tim mulai dari nama, deskripsi, dan status.

Gambar 2.4 Mengisi keterangan tim

6
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

5. Buat tim lainnya sesuai dengan keterangan yang ada di tabel.

Gambar 2.5 Contoh tim yang dibuat untuk organisasi atau institusi

Semua tim secara default memiliki Channel atau kanal bawaan sebagai ruang untuk membahas
topik tertentu mulai dari diskusi, penyimpanan file, dan catatan digital.

1. Masuk ke tim Seksi Penyelenggara. Pilih More options > Add channel.

Gambar 2.6 Membuat kanal baru

2. Isikan keterangan kanal mulai dari nama, deskripsi, dan statusnya.

Gambar 2.7 Memberikan keterangan untuk kanal

7
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

3. Setiap ada obrolan diskusi mengenai topik tertentu, dilakukan sesuai nama kanal masing-
masing sehingga diskusi menjadi lebih solid.

Catatan: Langkah mengakses tab Files di tiap kanal berfungsi untuk mengaktifkan layanan penyimpanan
OneDrive dan SharePoint bagi tim tersebut yang nantinya ditampilkan dalam bentuk folder sebagai ruang kerja
bersama di SharePoint Online nantinya. Dibahas lebih lanjut di bagian berikutnya.

2.2 Mengelola Arsip Dokumen untuk Dokumentasi Pekerjaan

Bagian ini akan menunjukkan langkah mengelola arsip dokumen untuk dokumentasi pekerjaan
menggunakan SharePoint Online. Langkah yang akan dilakukan adalah untuk menyunsun
penamaan folder untuk ruang kerja. Normalnya, penamaan folder diberikan sesuai dengan nama
kanal di tim yang telah dibuat sebelumnya. Dengan syarat, semua tab Files di masing-masing
kanal telah diaktifkan.

1. Di kanal General di Microsoft Teams, akses tab Files yang digunakan untuk menyimpan file.
Pilih Open in SharePoint untuk melihat susunan folder ruang kerja.

Gambar 2.8 Mengakses tab Files untuk penyimpanan di Teams

2. Tampilan web akan menampilkan ruang kerja SharePoint Online yang dapat dimanfaatkan
oleh semua anggota di tim Seksi Penyelenggara. Perhatikan di panel kiri, pengguna akan
diarahkan ke navigasi Documents. Documents ini sebagai ruang kerja arsip dokumen tim.

8
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 2.9 Mengakses SharePoint dari Teams

3. Selanjutnya, yang perlu dilakukan adalah penamaan untuk susunan sub folder sehingga
memudahkan produktivitas kerja. Misal, sebagian besar data peserta untuk kegiatan berfokus
di folder Pengolah Data Penyelenggaraan Diklat maka dibuat sub folder untuk pekerjaan
tertentu, yaitu Event dan Project.

Gambar 2.10 Contoh penamaan folder untuk event dan project

4. Setiap Event dan Project akan memiliki sub folder lagi berisi tahun kerja. Misal, 2019.

Gambar 2.11 Contoh penamaan folder untuk tahunan

9
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

5. Di dalam folder tahun dibagi lagi menjadi sub folder per kuarter. Misal, Q1 – Primatika, Q2 –
Ki Hajar, Q3 – Diklat, dan Q4 – Minecraft.

Gambar 2.12 Contoh penamaan per kuarter

6. Di setiap agenda kegiatan, dibagi lagi menjadi sub folder. Misal, Design untuk menyimpan file
desain poster, Documentation untuk menyimpan foto kegiatan, dan Material untuk
menyimpan dokumen panduan dan praktik kegiatan.

Gambar 2.13 Contoh penamaan kegiatan

7. Selain dapat menggunggah data dan menyuting data secara online, pengguna dapat
melakukan sinkronisasi SharePoint dengan Files Explorer yang ada di PC/laptop.
8. Pilih menu Sync untuk melakukan sinkronisasi. Pilih Sync now. Dan pilih Allow jika web browser
memberikan notifikasi pemberitahuan warning.

Gambar 2.14 Menu Sync untuk sinkronisasi

10
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

9. Login menggunakan akun Office 365 organisasi atau institusi yang digunakan untuk bekerja.
Masukkan kata sandi untuk melanjutkan proses login.

Gambar 2.15 Login OneDrive Sync dengan akun Office 365

10. Ikuti petunjuk yang ada. Klik Next untuk melanjutkan. Pilih Open my OneDrive folder untuk
membuka sinkronisasi.

Gambar 2.16 Akses OneDrive di Files Explorer

Catatan: Setiap anggota tim dapat mengakses ruang kerja arsip dokumen ini secara bersama-sama. Tujuan
setiap folder utama dibagi menjadi sub folder adalah untuk memudahkan pengelolaan dokumen sehingga
dapat dilacak mulai dari jenis program, tahun kerja, kuarter, dan konten di dalamnya. SharePoint Online ini dapat
diakses juga melalui dasbor Office 365 dan Files Explorer. Unggah file secara langsung dari lokasi ini.

11
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

3 Studi Kasus: Pendaftaran Kegiatan

Setiap organisasi dan institusi memiliki agenda kegiatan yang harus dilaksanakan setiap tahunnya
mulai dari pendaftaran, membagikannya kepada peserta, menganalisis hasil responden yang
masuk, hingga menyimpan data peserta ke folder kerja tim. Microsoft Forms adalah salah satu
bagian dari Office 365 yang memungkinkan pengguna untuk dengan cepat dan mudah membuat
formulir, kuis, survei, kuesioner, dan pendaftaran. Pengguna dapat membuat formulir dan
mengundang orang lain untuk mengisinya menggunakan tautan yang dibagikan yang dapat
diakses melalui browser dan perangkat apa pun. Setelah formulir diisi, pengguna dapat
menganalisis hasilnya untuk dievaluasi.

Membuat
Melihat
Menyusun Membagikan Menyimpan Aplikasi
Infografis
Pertanyaan di Pendaftaran Data Peserta Internal
Responden di
Forms dari Forms di SharePoint Daftar Peserta
Forms
di PowerApps

Gambar 3.1 Alur untuk pendaftaran kegiatan

3.1 Menyusun Pertanyaan di Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah menyusun menyusun daftar pertanyaan di Forms seperti
untuk nama lengkap, asal instansi, kontak, dan keterangan lainnya. Serta mengelola pengaturan
Forms terkait pertanyaan yang sudah dibuat sebelumnya mulai dari tanggal aktif pendaftaran,
sistem acak, umpan balik kepada responden, hingga pengaturan percabangan dari pertanyaan
yang ada.

1. Masuk ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih New Form.
3. Berikan judul dan sub judul untuk nama formulir pendaftaran kegiatan. Misal, kegiatan untuk
diklat diberikan nama “Formulir Pendaftaran Diklat Office 365 – Yogyakarta 2019”.
4. Buatlah pertanyaan pendaftaran mulai dari nama lengkap, jenis kelamin, NIP, asal
lembaga/instansi, asal kabupaten, tanggal diklat, materi diklat, email, dan handphone.
Gunakan jenis pertanyaan sesuai dengan kriteria di bawah ini.

12
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Tabel 3.1 Tabel daftar pertanyaan untuk pendaftaran kegiatan

No. Pertanyaan Keterangan

1 Nama Lengkap Text: subtitle, required
2 Jenis Kelamin Choice: subtitle, required
3 NIP Text: subtitle, required, restriction number
4 Asal Lembaga/Instansi Text: subtitle, required
5 Asal Kabupaten Choice: subtitle, required, dropdown
6 Tanggal Diklat Choice: subtitle, required, dropdown
7 Materi Diklat Choice: subtitle, required
8 Email Text: subtitle, required
9 Handphone Text: subtitle, required, restriction number
5. Ubah tema sesuai dengan format desain yang diinginkan.

Gambar 3.2 Mengubah tema di Forms

6. Pilih More options. Lakukan pengaturan formulir mulai dari siapa saja yang dapat mengisi,
pilihan untuk respon, dan notifikasi pemberitahuan.

13
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.3 Mengelola pengaturan di Forms

3.2 Membagikan Pendaftaran dari Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah membagikan tautan pendaftaran baik menggunakan link,
QR code, embed, atau email kepada peserta sehingga mereka dapat mengisi formulir tersebut.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih tombol Share untuk membagikan formulir pendaftaran kepada sekolah atau peserta.
Pengguna dapat membagikannya menggunakan empat cara, yaitu link, QR code, embed, atau
email.

14
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.4 Membagikan pendaftaran di Forms

3.3 Melihat Infografis Responden di Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah menganalisis hasil responden peserta dalam bentuk
infografis sehingga pengguna mengetahui demografi peserta.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih tab Responses untuk melihat infografis responden. Pengguna juga dapat mengekspor
data peserta dengan memilih Open in Excel.

15
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.5 Melihat infografis data responden

3.4 Menyimpan Data Peserta di SharePoint

Bagian ini akan menunjukkan langkah menyimpan data peserta di SharePoint Online yang dapat
dimodifikasi oleh pengguna dalam ruang lingkup kerja tim. Biasanya, cara semi-konvensional
untuk mengolah data peserta menggunakan pendaftaran web seperti ini adalah mengekspor data
peserta secara manual menggunakan Excel dan mengunggahnya ke SharePoint Online. Office 365
memiliki layanan Microsoft Flow yang dapat mengotomasi pekerjaan ini. Misal, ketika ada peserta
yang baru saja mengisikan data dirinya di formulir pendaftaran, sistem dapat langsung
mendeteksinya dan menyimpan data peserta tersebut secara otomatis di SharePoint Online.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih tab Responses. Pilih Open in Excel untuk mengekspor data peserta.

Gambar 3.6 Melihat tab Responses di Forms

16
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

3. Buka file Excel tersebut. Hapus kolom yang tidak diperlukan seperti start time, completion
time, email, dan name.

Gambar 3.7 Menghapus kolom dari hasil ekspor Excel di Forms

4. Skenarionya adalah akan dibuat list sebagai daftar data peserta di SharePoint yang dapat
diakses oleh seluruh anggota organisasi dan institusi di bidang atau sub bagian kerja tertentu.
Misal, Seksi Penyelenggaraan.
5. Pilih menu Design. Pilih Export dan pilih Export Table to SharePoint List.

Gambar 3.8 Mengekspor tabel Excel ke SharePoint List

6. Masukkan alamat situs tim sesuai dengan lokasi yang diinginkan. Misal, situs tim untuk Seksi
Penyelenggara. Isikan juga nama dan deskripsi. Perhatikan, nama ini dibuat untuk judul list
sehingga tidak boleh sama atau jika sudah ada harus diganti dengan nama yang lain. Klik Next
dan Finish.

Gambar 3.9 Menambahkan keterangan ekspor tabel Excel

17
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

7. Setelah diisi, kembali ke SharePoint Online. Pilih navigasi Site contents di bagian kiri. Pilih list
yang sebelumnya telah dibuat dengan nama “Daftar Peserta Diklat Office 365”.

Gambar 3.10 Mengakses Site Contents di SharePoint

8. Masuk ke aplikasi Microsoft Flow di dasbor Office 365.

9. Pilih tombol Sign In. Pilih template untuk menghubungkan Forms dan SharePoint Online
secara otomatis dengan mengetikkan kata kunci “forms” di kolom pencarian dan pilih Record
form responses in SharePoint.

Gambar 3.11 Memilih template Flows untuk menghubungkan Forms dan SharePoint

18
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

10. Flow akan memeriksa akun Office 365 pengguna di Forms dan SharePoint apakah terdapat
error atau tidak. Jika statusnya centang hijau, artinya akun Office 365 dapat digunakan.

Gambar 3.12 Status akun Office 365 aktif di aplikasi Forms dan SharePoint

11. Flow terdiri dari beberapa blok kode. Blok paling atas disebut dengan trigger yang berfungsi
sebagai pemicu sistem alur otomasi ini dijalankan saat terjadi kondisi yang bagaimana. Pilih
kolom Form ide dan pilih formulir pendaftaran yang telah dibuat sebelumnya.

Gambar 3.13 Blok trigger sebagai blok awal Flow untuk menjalankan alur otomasi

12. Di bagian bawah, terdapat blok kode action yang meneruskan aksi apa yang akan dikerjakan
setelah blok kode trigger berjalan. Blok List of response sudah ada secara otomatis. Lengkapi
blok untuk alamat situs tim SharePoint dan bagian apa saja yang ingin direkam dari formulir
pendaftaran tadi. Perhatikan, daftar respon peserta ini nanti akan disimpan di SharePoint
Online dalam bentuk list. Pengguna harus menentukan lokasi tim mana yang akan menyimpan
data ini. Misal, di Seksi Penyelenggara seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.

19
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.14 Menambahkan keterangan blok kode action di Flow

13. Klik tombol Save untuk menyimpan Flow.

14. Kembali ke Forms untuk mengisi data dummy peserta dengan mengisikannya secara mandiri
melalui pilihan Preview. Isikan 3-5 data diri peserta.

20
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.15 Mengisikan data dummy di pendaftaran peserta di Forms

15. Setelah diisi, kembali ke SharePoint Online. Pilih navigasi Site contents di bagian kiri. Pilih list
yang sebelumnya telah dibuat dengan nama “Daftar Peserta Diklat Office 365”.

Gambar 3.16 Mengakses SharePoint List dari Site Contents

16. Pengguna dapat melihat terdapat daftar peserta yang sudah muncul secara otomatis dan
lengkap sesuai dengan pertanyaan yang didesain di Forms. Jadi, setiap ada peserta yang
mengisi formulir, datanya akan masuk langsung ke list di SharePoint Online ini.

21
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.17 Melihat data list di SharePoint

17. Perhatikan, proses pengambilan data oleh Flow dari Forms ke SharePoint ini akan membuat
data diatur dalam format single line text. Sehingga bagian seperti jenis kelamin, asal
kabupaten, tangal diklat, dan materi diklat tidak memiliki pengaturan drop down ketika
dilakukan Quick edit. Ubah header kolom di SharePoint dari single line text menjadi choice
(drop down).
18. Pilih judul header. Misal, Jenis Kelamin. Pilih Column setings. Pilih Edit.

Gambar 3.18 Mengubah format kolom list

19. Ubah bagian type dari single line text menjadi choice dan isikan bagian choices dengan data
yang diinginkan.

22
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.19 Menyunting kolom sesuai dengan pengaturan di Forms

20. Lakukan untuk header kolom yang memiliki drop down saat pembuatannya di Forms seperti
asal kabupaten, tanggal diklat, dan materi diklat.
21. Tambahkan kolom baru untuk status hadir peserta yang memiliki pilihan hadir dan tidak hadir
dengan format Yes/No. Di bagian kanan kolom, pilih Add column > Yes/No. Klik tombol Save
untuk menyimpannya.

23
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.20 Menambahkan status hadir peserta

22. Pilih menu Quick edit dan ubah kolom status peserta menjadi hadir. Klik Exit quick edit untuk
menyimpannya.

Gambar 3.21 Masuk ke bagin Quick edit

24
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

23. Pilih menu All Items > Save view as untuk menyimpan tampilan terbaru ini.

Gambar 3.22 Menyimpan tampilan All Items

24. Tampilan list secara keseluruhan akan terlihat seperti di bawah ini.

Gambar 3.23 Tampilan list secara keseluruhan

Catatan: Data dari Forms (walaupun sedikit) harus diekspor dulu ke Excel. Dan pembuatan list dilakukan dari
Excel (secara default, bisa membuat langsung di SharePoint). Hal ini dilakukan agar pengguna tidak perlu
membuat list dari awal dan agar tidak bertabrakan ketika ada proses ekspor dari Excel serta tidak perlu membuat
kolom dari awal. Semuanya kolom langsung disesuaikan dari Excel secara otomatis dengan kustomisasi sesuai
petunjuk

3.5 Membuat Aplikasi Internal Daftar Peserta di PowerApps

Bagian ini akan menunjukkan langkah membuat aplikasi internal daftar peserta berdasarkan
sumber data yang dimiliki menggunakan PowerApps. Langkah ini bersifat opsional tetapi akan
sangat membantu sekali jika berhasil diterapkan karena memudahkan pengguna sebagai
penyelenggara untuk melihat daftar peserta kegiatan melalui aplikasi. Aplikasi yang dibuat

25
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

menggunakan PowerApps ini pada dasarnya tidak membutuhkan coding karena akan di-generate
langsung dari data seperti list di SharePoint Online, Excel, dan lainnya.

1. Kembali ke list Daftar Peserta Diklat Office 365 di SharePoint Online.

2. Pilih PowerApps. Pilih Create an app.

Gambar 3.24 Membuat aplikasi dengan PowerApps

3. Berikan nama aplikasi sesuai dengan list yang ada.

Gambar 3.25 Menuliskan nama aplikasi PowerApps

4. Aplikasi PowerApps akan terbuka secara otomatis dan mengolah data untuk diproses menjadi
aplikasi internal.

26
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.26 Mengedit tampilan dan kode dari aplikasi PowerApps

5. Tampilan daftar peserta akan dibuatkan secara default oleh PowerApps. Jika ingin
mengubahnya, pilih blok daftar peserta dan ubah Layout yang ada di panel kanan.
6. Tekan tombol Play di kanan atas untuk mencoba menggunakan aplikasinya. Klik nama peserta
dan pilih ikon recycle bin untuk menghapus dan ikon edit untuk menyunting datanya.

Gambar 3.27 Menjalankan aplikasi PowerApps

27
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

7. Kembali ke halaman awal. Klik tanda + pada aplikasi untuk menambahkan peserta. Data
peserta yang baru ini akan langsung ditambahkan secara otomatis di list SharePoint Online.

Gambar 3.28 Menambahkan data peserta dari aplikasi PowerApps

8. Pilih File > Save. Lalu, pilih Publish agar aplikasi ini dapat digunakan.

Gambar 3.29 Melakukan Publish aplikasi PowerApps

9. Klik tombol Share this app untuk membagikannya kepada rekan kerja. Ketikkan nama email
yang diinginkan. Atau ketikkan Everyone untuk membagikannya kepada semua.

28
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

4 Studi Kasus: Pengelolaan Kegiatan Hari H

Hari H merupakan salah satu hari yang sangat krusial karena pengguna harus melakukan banyak
hal agar kegiatan bisa berjalan dengan maksimal. Misalnya, pengguna harus mencetak presensi
data peserta (jika membutuhkan hard copy), menyunting data peserta untuk keperluan sertifikat
jika ada kesalahan input oleh mereka saat pendaftaran, dan membuat survei umpan balik
sebagai feedback dari peserta terhadap penyelenggara kegiatan.

Mencetak Menyunting Mendesain

Presensi Data Peserta di Feedback Form
di Excel PowerApps di Forms

Gambar 4.1 Alur untuk pengelolaan kegiatan hari H

4.1 Mencetak Presensi di Excel

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk mencetak presensi peserta di Excel yang diambil dari
formulir pendaftaran.

25. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

26. Pilih tab Responses. Pilih Open in Excel untuk mengekspor data peserta.

Gambar 4.2 Mengakses tab Responses dari Forms untuk mengekspor data peserta

3. Buka file Excel tersebut. File Excel akan menampilkan semua data peserta sesuai dengan
pertanyaan yang ada di formulir pendaftaran beserta informasi lainnya mulai dari start tim,
completion time, email, dan name.

29
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 4.3 Membuka data peserta di Excel

4. Buat sheet baru untuk presensi dan buat tabel baru untuk nama lengkap, asal lembaga, dan
tanda tangan. Ambil data untuk nama lengkap dan asal lembaga dari sheet awal tadi. Lengkapi
dengan gambar logo, nama kegiatan, pemateri, tanggal, lokasi, dan lainnya. Atur Row Height
tabel data peserta menjadi 30 atau sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 4.4 Mendesain presensi kegiatan di Excel berdasarkan data peserta

30
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

5. Tekan Ctrl+P untuk mencetak tabel sebagai presensi.

Gambar 4.5 Mencetak presensi di Excel

Catatan: Data tambahan ini berasal dari Forms yang secara default ada dan menghitung sejak kapan waktu dan
tanggal peserta mengisi pendaftaran tersebut dan akun Office 365 milik mereka. Hanya saja, karena formulir
pendaftaran diatur Share menjadi Anyone, email dan name akan kosong.

4.2 Menyunting Data Peserta di PowerApps

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk menyunting data peserta di PowerApps saat hari H
kegiatan. Pengguna sebagai penyelenggara dapat menyediakan satu PC/laptop yang dapat
digunakan peserta untuk memeriksa data diri mereka. Jika ada kesalahan saat input formulir
pendaftaran lalu, mereka dapat mengubahnya secara langsung. Hal ini juga berguna nantinya
untuk proses pencetakan sertifikat di akhir kegiatan.

1. Kembali ke aplikasi PowerApps di dasbor Office 365.

2. Di panel Home atau Apps, pilih nama aplikasi Daftar Peserta Diklat Office 365 yang telah
dibuat sebelumnya. Klik nama peserta dan pilih ikon recycle bin untuk menghapus dan ikon
edit untuk menyunting datanya.

31
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 4.6 Melihat data peserta di aplikasi PowerApps

3. Kembali ke halaman awal. Klik tanda + pada aplikasi untuk menambahkan peserta. Data
peserta yang baru ini akan langsung ditambahkan secara otomatis di list SharePoint Online.

Gambar 4.7 Menyunting data peserta di aplikasi PowerApps

32
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

4.3 Mendesain Feedback Form di Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk mendesain feedback form di Forms sebagai survei
yang meminta umpan balik dari peserta terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Sehingga
pengguna bisa menganalisis kritik dan saran serta tingkat kepuasan peserta.

1. Masuk ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih New Form.
3. Berikan judul dan sub judul untuk nama formulir pendaftaran kegiatan. Misal, kegiatan untuk
diklat diberikan nama “Feedback Form Diklat Office 365 – Yogyakarta 2019”.
4. Buatlah pertanyaan pendaftaran mulai dari akun Office 365, pendapat dan saran mereka untuk
kegiatan tersebut.

Gambar 4.8 Mendesain survei feedback form untuk umpan balik kegiatan di Forms

5. Pilih More options. Lakukan pengaturan formulir mulai dari siapa saja yang dapat mengisi,
pilihan untuk respon, dan notifikasi pemberitahuan. Pilih tombol Share untuk membagikan
formulir pendaftaran kepada sekolah atau peserta. Pengguna dapat membagikannya
menggunakan empat cara, yaitu link, QR code, embed, atau email.

33
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 4.9 Membagikan feedback form di Forms

6. Lakukan langkah membuat list di SharePoint Online untuk data feedback form ini dan alur
otomasi Flow untuk menghubungkan Forms dengan SharePoint secara otomatis seperti di sub
bab Membagikan Pendaftaran dari Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah membagikan tautan pendaftaran baik menggunakan link,
QR code, embed, atau email kepada peserta sehingga mereka dapat mengisi formulir tersebut.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih tombol Share untuk membagikan formulir pendaftaran kepada sekolah atau peserta.
Pengguna dapat membagikannya menggunakan empat cara, yaitu link, QR code, embed, atau
email.

34
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.4 Membagikan pendaftaran di Forms

4.4 Melihat Infografis Responden di Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah menganalisis hasil responden peserta dalam bentuk
infografis sehingga pengguna mengetahui demografi peserta.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Pilih tab Responses untuk melihat infografis responden. Pengguna juga dapat mengekspor
data peserta dengan memilih Open in Excel.

35
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 3.5 Melihat infografis data responden

Menyimpan Data Peserta di SharePoint

36
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

5 Studi Kasus: Evaluasi Kegiatan dan Peserta

Setelah kegiatan selesai, pengguna sebagai penyelenggara harus melakukan evaluasi terhadap
kegiatan dan peserta. Pengguna dapat menganalisis dari hasil feedback form yang sebelumnya
telah dibagikan kepada peserta. Dengan menerima survei umpan balik ini, pengguna dapat
melihat tingkat kepuasan peserta mulai dari konten kegiatan, pemateri yang dihadirkan, dan
aspek-aspek lainnya yang mendukung kegiatan tersebut.

Menganalisis
Monitoring Kegiatan
Visualisasi Data di
Lanjutan di Teams
Forms

Gambar 5.1 Alur untuk evaluasi kegiatan dan peserta

5.1 Menganalisis Visualisasi Data di Forms

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk mendesain data peserta dan hasil feedback dari
peserta dari kegiatan dan durasi waktu tertentu seperti per kuarter atau per tahun ke dalam
visualisasi data sehingga dapat dengan mudah dianalisis.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Forms di dasbor Office 365.

2. Buka feedback form yang telah disikan oleh peserta.
3. Pilih tab Responses untuk melihat infografis responden.

Gambar 5.2 Melihat infografis umpan balik di Forms

37
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

4. Pengguna dapat scroll ke bagian bawah untuk melihat analisis dari umpan balik peserta.

Gambar 5.3 Hasil infografis responden dari feedback form

5.2 Monitoring Kegiatan Lanjutan di Teams

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk proses monitoring kegiatan lanjutan berdasarkan
insight yang didapatkan dari hasil analisis visualisasi data di Teams. Sehingga pengguna sebagai
penyelenggara dapat meningkatkan konten dari kegiatan yang akan dilaksanakan.

1. Kembali ke aplikasi Microsoft Teams di dasbor Office 365.

2. Buka tim sebagai lokasi pengguna berkomunikasi. Misal, Seksi Penyelenggaraan.
3. Gunakan kanal sesuai dengan bidangnya masing-masing dan lakukan percakapan di tab
Conversation untuk membicarakan kelanjutan kegiatan dan lainnya.

38
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 5.4 Menggunakan Teams untuk komunkasi tim

39
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

6 Studi Kasus: Otomasi Sertifikat Peserta dengan Mail

Merge

Mail Merge adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen seperti
sertifikat menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar lembar kerja. Ada dua dokumen
yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen utama sebagai template yang isinya sama untuk semua
penerima dibuat menggunakan Microsoft Word. Misal, desain sertifikat.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya informasi data untuk masing-masing penerima dibuat
menggunakan Microsoft Excel. Misal, nama dan nomor sertifikat.

Mendesain Sertifikat Menarik Data Peserta Mencetak Sertifikat

di Word dari Excel dengan Mail Merge

Gambar 6.1 Alur untuk otomasi sertifikat peserta dengan Mail Merge

6.1 Menarik Data Peserta dari Excel

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk menghubungkan data peserta yang telah disusun
sebelumnya di file Excel dari SharePoint Online ke file Word. Hal ini memudahkan penyelenggara
sehingga tidak perlu memasukkan data peserta ke desain sertifikat secara manual.

1. Masuk ke aplikasi SharePoint Online di dasbor Office 365.

2. Akses situs tim Seksi Penyelenggaraan. Atau dapat diakses melalui Teams, dengan masuk ke
tim Seksi Penyelenggaraan, pilih tab Files dan pilih Open in SharePoint.
3. Pilih list Daftar Peserta Diklat Office 365. Pilih Export to Excel untuk mendapatkan data peserta.

Gambar 6.2 Mengekspor data peserta di list ke Excel

40
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

4. Buka Microsoft Excel yang bernama query.iqy. Jika terdapat notifikasi pemberitahuan
warning, pilih Enable.

Gambar 6.3 Membuka file ekspor Excel untuk dimodifikasi

5. Buat sheet baru dengan nama ”sertifikat”. Buat tabel baru dengan dua kolom untuk nomor
sertifikat dan nama peserta. Ambil data nama peserta dari data sebelumnya. Ubah informasi
data tersebut ke tabel menggunakan fitur Format as Table. Centang pilihan My table has
headers sehingga tabel memiliki judul kategori.

Gambar 6.4 Membuat daftar tabel nomor sertifikat dan peserta

6. Simpan dengan nama Data Source (Sertifikat Peserta) di lokasi sinkronisasi SharePoint yang
telah dibahas pada sub bab Mengelola Arsip Dokumen untuk Dokumentasi Pekerjaan.

41
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 6.5 Menyimpan file Excel untuk data peserta di OneDrive Sync Files Explorer

6.2 Mendesain Sertifikat di Word

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk mendesain sertifikat di Word dengan mudah.
Sehingga pengguna sebagai penyelenggara dapat membuat sertifikat untuk peserta yang akan
dibagikan di akhir kegiatan.

1. Buka Microsoft Word. Pengguna dapat menggunakan template dari Word yang nantinya
dapat dimodifikasi. Ketika membuka Word, ketikkan kata kunci “certificate” di kolom
pencarian template (atau dapat klik tab New). Pilih sertifikat yang diinginkan.

Gambar 6.6 Membuka file Word untuk mendesain sertifikat

2. Kreasikan dan rancang bentuk sertifikat yang ingin dibuat. Misal, akan dirancang sertifikat
panitia acara untuk reward bagi anggota guru dan siswa yang terlibat.

42
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

Gambar 6.7 Contoh desain sertifikat

3. Sertifikat ini memiliki bagian yang akan diisi otomatis oleh Mail Merge mulai dari nomor
sertifikat dan nama peserta. Informasi data ini akan diambil dari file Data Source yang
sebelumnya telah dibuat.
4. Simpan file desain sertifikat ini dengan nama Dokumen Master (Sertifikat Peserta) di lokasi
sinkronisasi SharePoint yang telah dibahas pada sub bab Mengelola Arsip Dokumen untuk
Dokumentasi Pekerjaan.

Gambar 6.8 Menyimpan desain sertifikat Word di OneDrive Sync Files Explorer

43
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

6.3 Mencetak Sertifikat dengan Mail Merge

Bagian ini akan menunjukkan langkah untuk mencetak sertifikat di Word menggunakan Mail
Merge. Proses ini akan memudahkan penyelenggara karena tidak perlu mencetak sertifikat satu
per satu seperti dulu.

1. Buka Dokumen Master, pilih tab Mailings pada grup Start Mail Merge.
2. Klik Select Recipients dan pilih Use Existing List.

Gambar 6.9 Menggunakan Mail Merge

3. Cari lokasi dokumen Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog
Select Table. Di kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

Gambar 6.10 Memilih sheet untuk data sumber Mail Merge

4. Untuk menempatkan informasi data pada desain sertifikat, letakkan kursor di masing-masing
tempatnya. Misal, pertama letakkan kursor di Nomor Sertifikat (hapus teks default yang ada).
Di grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nomor.

Gambar 6.11 Memasukkan Merge Field untuk bidang data sumber ke desain sertifikat

44
Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

5. Lakukan hal yang sama pada kategori lainnya sehingga tampilan desain sertifikat menjadi
seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua.

Gambar 6.12 Memasukkan semua Merge Field ke desain sertifikat

6. Untuk melihat tampilan pratinjau hasil sertifikat yang akan dicetak nantinya, pilih Preview
Results, lalu gunakan tombol Next untuk melihat hasil berikutnya. Data yang ditampilkan
dalam tanda kurung akan berubah sesuai dengan Data Source.

Gambar 6.13 Melihat data keseluruhan dengan Preview Results

7. Jika sudah sesuai, klik Finish & Merge untuk mencetak sertifikatnya.

Gambar 6.14 Mencetak sertifikat dengan Print Documents

45
 Transformasi Digital Tata Kelola Kegiatan berbasis Office 365

7 Penutup

Untuk dapat memudahkan pengguna dalam mengembangkan aplikasi tata kelola kegiatan
berbasis Office 365 ini, lihat dan unduh beberapa materi pendukung di bawah ini:

• Lihat contoh template formulir pendaftaran di sini.

• Lihat contoh template feedback form di sini.
• Unduh aplikasi PowerApps di sini.
• Unduh alur Flow di sini.

Buku ini ditulis oleh Microsoft Innovation Center.

46