TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN

TENTANG PERSIDANGAN 

Persidangan merupakan salah satu alat atau unsur dari suatu organisasi yang juga memiliki
peranan penting. Secara sempit persidangan diartikan sebagai pertemuan (meeting), rapat,
musyawarah atau berkumpul untuk proses pengambilan keputusan penting. Sehingga wajar bila
dalam dinamika persidangan, terjadi dialetika yang cukup keras diantara peserta untuk saling
mempertahankan gagasannya.
Agar dalam proses mempertahankan gagasan tersebut tidak terjadi debat kusir, maka dibutuhkan
sebuah mekanisme menyampaikan pendapat, pengambilan keputusan, dan hal-hal lain yang
selalu menyertai dalam proses persidangan tersebut.

LATAR BELAKANG SEBUAH PERSIDANGAN

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-
persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang
maksimal. 
Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan
didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah
organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang
dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. 
Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum
diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi
yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

CIRI-CIRI PERSIDANGAN
1.Forum yang dibentuk untuk sebuah tujuan berdasarkan hasil kesepakatan bersama,
2.Peserta adalah orang-orang tertentu yang merupakan perwakilan dari sub organisasi atau
kelompok-kelompok tertentu. Biasanya dalam persidangan dapat pula dihadiri oleh orang-orang
yang termasuk dalam kelompok peninjau,
3.Hasil keputusan dalam persidangan memiliki kekuatan hukum yang mengikat para anggotanya
untuk mematuhi apa yang telah disepakati bersama.

KELENGKAPAN PERSIDANGAN :
1.Presidium sidang
a.Ketua Sidang (Presidium 1)
b.Sekretaris (Presidium 2)
c. Anggota (Presidium 3)
2.Peserta sidang
3.Draft keputusan atau ketetepan sidang, agenda acara, tata tertib sidang, dan lembar
rekomendasi.
4.Palu sidang
5.Simbol-simbol atau panji-panji organisasi
6.Bendera merah putih

TEKNIK PERSIDANGAN
Tata cara, Peraturan, Etika atau segala hal yang berkaitan dengan kegiatan persidangan

TUJUAN PERSIDANGAN
Membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai
sebuah Ketetapan bersama.

SIAPA YANG MELAKUKAN PERSIDANGAN?

Semua orang, organisasi, instansi pemerintahan, kejaksaan, legislatif, eksekutif, dll

JENIS PERSIDANGAN :
1.Sidang Pleno 
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
2.Sidang Paripurna 
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
3.Sidang Komisi 
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang
Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e.Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

ATURAN UMUM SEBUAH PERSIDANGAN

1.Peserta (Penuh & Peninjau)
2.Pimpinan Sidang

PESERTA PENUH 
1.Hak peserta penuh : 
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
2.Kewajiban peserta penuh : 
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

PESERTA PENINJAU 
1.Hak Peninjau : 
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
2.Kewajiban Peninjau: 
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

PIMPINAN/PRESIDIUM SIDANG 
Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang
dipandu oleh Panitia Pengarah
Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan
yang disepakati peserta
Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG :

1.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan 

SIKAP PRESIDIUM SIDANG :

1.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3.Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta 

LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN:

1.Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan kesepakatan bersama seluruh peserta
sidang
2.Lobby: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan kesepakatan bersama maka langkah
yang digunakan adalah lobbying antara peserta sidang yang pro dan kontra.
3.Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan kesepakatan bersama maka langkah yang
digunakan adalah voting.
a.voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak suaranya secara terbuka, misalkan
dengan mengangkat tangan ataupun berdiri.
b.Voting tertutup : setiap peserta memberikan hak suaranya secara tertutup, misalkan dengan
menggunakan kertas. 

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.Persidangan dinyatakan syah/ quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari
peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil
melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka
dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang 

Istilah-istilah dalam Persidangan

1.Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.

2.Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya
mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.

3.Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.

4.Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara
peserta sidang yang lain.

5.Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan
musyawarah mengalami kebuntuan.

6.Deadlock, adalah kondisi dimana musyawarah tidak menemukan kata sepakat.

7.Walkout, yaitu saat dimana peserta sidang keluar ruangan dengan alasan tidak menyetujui
keputusan sidang.

8.Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

9.Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

10.Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).

11.Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.

12.PK/Peninjauan Kemballi, yaitu me-review keputusan yang telah disepakati untuk melakukan
perbaikan atau perubahan.
13.Opsi, yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan suatu
keputusan.

14.Afirmasi, adalah pendapat yang di sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat
pendapat yang telah di kemukakan sebelumnya.

15.Rasionalisai, adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan
logis terhadap pendapatnya.

ATURAN KETUKAN PALU DAN KONDISI-KONDISI LAIN

1.Satu (1) kali ketukan 
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
c.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya
skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
d.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru 
2.Dua (2) kali ketukan 
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ??
menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.
3.Tiga (3) kali ketukan 
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding
4.Ketukan lebih dari tiga (3) kali
a.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
b.Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.

CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG

1.Membuka sidang 
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ”
tok…….tok…….tok
2.Menutup sidang 
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.”
Tok……..tok……..tok
3.Mengalihkan pimpinan sidang 
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok....
4.Mengambil alih pimpinan sidang 
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
5.Menskorsing sidang 
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok…
6.Mencabut skorsing 
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…
7.Pending, Skorsing / cabut Skorsing Sidang
”Dengan ini sidang saya skorsing 2x30 menit” tok..tok..
8.Memberi peringatan kepada peserta sidang 
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan
yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. 

PELAKSANAAN INTERUPSI
1.Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
mendapat ijin dari Presidium Sidang
2.Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
3.Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih
jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

MACAM-MACAM INTERUPSI
1.Point of Clarification :
interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi pembahasan.
2.Point of View : 
interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran
3.Point of Order : 
interupsi yang digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin pembahasan atau juga dapat
untuk meminta pimpinan sidang meluruskan jalannya sidang apabila keluar dari konteks, atau
sidang dianggap janggal.
4.Point of Solution :
interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5.Point of Information :
interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan yang tidak sesuai atau
informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang
dipandang urgen untuk diinformasikan.
6.Point of Privilege (rehabilitation) :
interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau kehormatan seseorang/kelompok
karena dipandang pembicaraan tersebut menyimpang dari etika atau menyinggung perasaan.

TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan
dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat. 
SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib
persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang
yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada
peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh
mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa
kesepakatan peserta sidang yang lain.