PENGANTAR MICROSOFT

WORD
Pertemuan 1

Dosen Riandhita Eri Werdani,SMB, MSM

 Page|1

PENGANTAR MICROSOFT WORD

1.1. MENGENAL MICROSOFT WORD

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya surat, skripsi,
proposal, laporan dan sebagainya. Selain untuk menulis dokumen MS Word juga
digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan
gambar maupun yang lainnya.
Untuk menjalankan program Microsoft Word 2016 dapat dilakukan dengan
cara berikut: klik tombol Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft
Word . Tampilan jendela Microsoft Word 2016 terlihat gambar sebagai berikut :

Gambar 1.1 Tampilan jendela Microsoft Word 2016

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS

PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|2

Untuk penjelasaan tampilan dari tampilan diatas adalah sebagai berikut.

1. Tab
Tab adalah komponen yang menampung dan mengelompokkan grup
yang berisi tombol perintah. Berupa kumpulan seperti Home, Insert,
Page Layout, References, Mailing, Review dan View seperti terlihat
pada gambar berikut.

Gambar 1.2 Tampilan Tab dan Ribbon

2. Ribbon
Menu pita yang berada di bagian atas lembar kerja dan terbagi dalam
tabulasi-tabulasi menu, berisi keseluruhan fungsi-fungsi/perintah-
perintah pengolah dokumen yang dikelompokkan ke dalam grup-grup
fungsi.
3. Ruler
Digunakan untuk patokan dalam menentukan batas atau garis dalam
membuat sebuah dokumen.
4. Hide Ribbon
Menutup dan membuka Ribbon

5. Close/Quit
Menutup jendela/mengakhiri program

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS

PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|3

6. Zoom
Memperbesar atau memperkecil tampilan lembar kerja.

Gambar 1.3 TampilanZoom

7. View Button
Mengatur mode tampilan lembar kerja.
8. Page
Halaman kerja pengolahan kata.
9. Document Information
Menampilkan status dan informasi terkait dokumen seperti informasi
nomor halaman yang sedang ditampilkan dan jumlah kata di dalam
dokumen.
10. Tittle Bar
Menampilkan nama dokumen yang sedang dikerjakan

A. Menyimpan Dokumen
Menyimpan dokumen adalah merekam semua pekerjaan atau naskah
yang telah diketik ke dalam media penyimpanan seperti disket, flashdisk,
hardisk, CD RW juga dalam email . Untuk penyimpanan sebaiknya dilakukan
setiap selesai akhir pengetikan atau jeda jarak 10 menit. Hal ini diakukan
untuk menghindari kerusakan atau kehilangan naskah yang diketik akibat
dari putusnya aliran listrik. Untuk menyimpan naskah atau file dapat
diakukan dengan perintah save atau save as.
Save, dilakukan untuk menyimpan naskah yang telah diberi nama
secara permanen tanpa diberi nama baru . Sedangkan Save As, dilakukan
untuk menyimpan naskah dengan diberi nama baru atau nama yang lain
atau yang diinginkan untuk mempermudah dalam mencari file atau naskah
yang telah disimpan.
Langkah untuk menyimpan file atau dokumen.
MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|4

1. Langkah pertama kali klik pada Quick Access Toolbar, untuk perintah
Save tampilannya seperti gambar 1.4

Gambar 1.4 Quick Access Toolbar

2. Jika Anda menyimpan file untuk pertama kalinya, panel Save As akan
muncul dalam tampilan Backstage.
3. Anda kemudian harus memilih dimana ingin menyimpan file dan
memberi nama file. Klik Browse untuk memilih lokasi di komputer
Anda. Anda juga dapat mengklik OneDrive untuk menyimpan file ke
OneDrive Anda.

Gambar1.5TampilanSaveOneDrive

4. Kotak dialog Save As atau Save akan muncul. Pilih lokasi di mana
Anda ingin menyimpan dokumen.
MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
5. Masukkan nama file dokumen, lalu klik Save PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|5

Gambar 1.6 Kotak dialog Save

6. Ketik nama file pada bagian File name, misal Latihan 1.

7. Kemudian klik pada pilihan Save.

B. Menutup Dokumen
Menutup dokumen berarti mengosongkan tampilan dokumen pada
layar. Langkah untuk menutup dokumen adalah :
1. Klik tab Ribbon Menu.
2. Klik pada pilihan Close.

C. Menampilkan Dokumen
Menampilakn dokumen berarti membuka kembali dokumen yang
pernah disimpan untuk ditambahkan atau untuk diperbaiki. Langkah-
langkah untuk membuka kembali dokumen adalah :
1. Klik tab Menu Ribbon file > klik Open (Ctrl+O) > klik salah satu
file yang akan dibuka > pilihan Open
2. Pilih This PC, kemudian klik Browse. Anda juga dapat memilih
OneDrive untuk membuka file yang tersimpan pada OneDrive Anda.
MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|6

Gambar 1.7 TampilanOpen

3. Kotak dialog Open akan muncul. Cari dan pilih dokumen Anda,
kemudian klik Open.

Gambar 1.8 kotak dialog dokumen

4. Dokumen yang dipilih akan muncul.

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS

PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|7

1.2. PENGATURAN MARGINS DAN PARAGRAF

Setiap akan membuka sebuah dokumen dalam Microsoft word yang baru
maka akan menyediakan suatu tampilan naskah kosong, setiap kali akan
mengetik tentunya akan dikehendaki ukuran kertas yang diinginkan. Untuk itu
perlu adanya pengaturan dalam mengetik sebuah naskah atau dokumen.

A. Mengubah Batas Pengetikan

Standar batas pengetikan dari ujung halaman ke naskah untuk batas
atas, bawah dan kanan biasanya standar dalam Microsoft word adalah 1
inci, sedangkan untuk batas kiri adalah 1 inci.
Untuk mengubah batas pengetikan adalah sebagai berikut.
1. Klik tab Page Layout, yang tampilannya sebagai berikut

Gambar 1.9 Tampilan Page Layout

2. Klik pilih Margins

Gambar 1.10 Tampilan Menu Margins

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|8

3. Pada menu tersebut salah satu ukuran yang ingin dikehendaki klik
Custom Margins, hingga tampilan layar muncul sebagai berikut.

Gambar 1.11 Tampilan Page Setup

4. Kemudian bisa diisi nilai batas pada kotak isian Top, Left, Bottom dan
Right sesuai yang diinginkan atau ditentukan.
5. Pada bagian Orientation, kemudian klik salah satu dari Portrait atau
Landscape yang dikehendaki >OK

B. Menentukan Ukuran Kertas

Menentukan ukuran kertas yaitu memilih kertas yang akan digunakan
agar sesuai dengan print layout yang diinginkan.
Langkah untuk mengubah ukuran kertas.
1. Klik Page Layout > klik Custom Margin maka akan muncul seperti
gambar 1.12
2. Pada menu tersebut klik Paper, tampilan sebagai berikut

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS

PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 Page|9

Gambar 1.12 Tampilan Paper

3. Bagian Paper Size, pilih salah satu jenis kertasnya > OK

C. Mengatur Jarak Spasi

Langkah mengatur jarak spasi adalah sebagai berikut :
1. Klik tab Home > Line Spacing

Gambar 1.13 Tampilan Line Spacing

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
PRODI ADMINISTRASI BISNIS
2. Kemudian pilih salah satu ukuran spasi yang diinginkan.
 P a g e | 10

D. Menyisipkan Halaman Baru

Menyisipkan halaman baru berarti membuat halaman kosong dibawah
secara bersambung dengan nama file yang sama.
Langkah menyisipkan halaman baru
1. Klik tab Layout > klik Page Break, maka secara otomatis kursor
akan berpindah kehalaman paling bawah

Gambar 1.14 Tampilan Tab Layout

E. Mengatur Format Naskah

Pengaturan paragraf atau naskah terdiri dari 4 yaitu :
1. First Line Indent adalah untuk mengatur posisi baris pertama
2. Left Indent digunakan untuk mengatur posisi perataan di sebelah kiri
dalam suatu paragraf.
3. Right Indent digunakan untuk membuat perataan paragraf pada
sebelah kanan
4. Hanging digunakan untuk membuat paragraf mengantung
Untuk langkah pengaturan paragraf
1. Klik tab Home > klik Paragraf maka akan muncul tampilan sebagai
berikut
MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 P a g e | 11

Gambar 1.15 Tampilan Paragraf

F. Menentukan Jarak Spasi

Langkah untuk menentukan jarak spasi
1. Sorot atau blok paragraf yang akan ditentukan spasinya
2. Klik tab Home > klik Paragraph > pilih Line Spacing

Gambar 1.16 Spasi Pragaraf

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS
PRODI ADMINISTRASI BISNIS
 P a g e | 12

Untuk tombol kombinasi keyboard bisa menggunakan

a. Ctrl + 1 untuk memberikan jarak spasi antar baris dengan spasi
satu
b. Ctrl + 2 untuk memberikan jarak spasi antar baris dengan spasi
dobel
c. Ctrl + 5 untuk memberikan jarak spasi antar baris dengan spasi
satu setengah

MODUL PRAKTIKUM KOMPUTER BISNIS

PRODI ADMINISTRASI BISNIS