BAGIAN 2

FILE dan FOLDER

File merupakan suatu wadah untuk menampung berbagai macam kumpulan

huruf, angka dan simbol. Untuk mempermudah menemukan nama dari suatu data, maka
data tersebut diberikan sebuah nama. Nama tersebut itulah yang disebut Nama File. Nama
file diberikan terhadap sebuah kumpulan data berdasarkan isi atau data yang diolahnya.
Sementara Folder merupakan suatu wadah / ruang untuk menampung file. Di buatnya
folder dengan tujuan untuk mengklasifikasi data yang diolah begitu banyak, agar mudah
di peroleh atau mudah di dapatkan pada saat pencarian. Software untuk mengelola File
dan Folder telah terintegrasi kepada semua windows dengan nama Windows Explore.
Untuk menampilkan windows Explore dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain
sebagai berikut :

1. Klik Kanan pada Star, pilih Windows Explorer

2. Melalui Keyboard, Jendela Windows E

Kedua perintah diatas akan menampilkan tampilan Windows Explorer sebagai berikut :

2.1. Membuat Folder (New Folder)

Membuat folder terlebih dulu kita aktifkan Drive dimana kita akan membuat
folder tersebut. Misalnya dengan mengklik Data D, maka dilayar akan tampil Kalimat
New Folder. Untuk membuat Folder Baru Klik New Folder, Ketik Nama Folder. Atau
dengan Klik kanan pada area layar kosong, pilih New, Folder, Ketik Nama folder.
Pembuatan folder berikutnya lakukan cara yang sama.

1
2.2. Mengatur Folder
 Menghapus Folder
Klik Kanan pada Folder, Delete
 Mengganti Nama folder
Klik Kanan pada Folder, Rename atau
klik 1 x, ketik nama folder
 Memindahkan Folder
Klik Kanan pada Folder, Cut
 Mencopy Folder
Klik Kanan pada Folder, Copy
 Menyembunyikan File dan Folder
Menyembunyikan file atau folder dilakukan apabila file tersebut
dianggap rahasia atau berbahaya. Untuk menyembunyikan file dan
folder dengan langkah langkah sebagai berikut :
1. Buka Windows Explore
2. Klik File atau Folder yang akan
di sembunyikan pilih Propertis,
Ceklist Hidden. Kemudian Ok.
3. Klik Tool, Folder Options

4. View, Aktifkan Show Hidden

File.

5. Untuk menampilkan kembali

file atau folder yang
tersembunyi, Pilih Don’t Show
Hidden

2
BAGIAN 3

MICROSOFT WORD 2010

3.1. Pengertian Word 2010

Pengertian Microsoft Word 2010 adalah program pengolah kata yang
komersial dirancang oleh Microsoft, banyak digunakan dalam pembuatan makalah,
skripsi/thesis, laporan, buku, modul dan masih banyak lagi. Merupakan Software yang
paling Sering digunakan saat ini di dunia kerja maupun organisasi. terdapat banyak
fitur menarik yang ditawarkan Microsoft Office 2010 ini.

3.2. Fitur Microsoft Word 2010

o Tampilan Splash Screen lebih keren :
o File Atrribute langsung ditampilkan ketika kita klik Tombol Office (yang didalamnya
memuat menu Open, Save, Close, Exit, Print, dll)
o Pengaturan Page Setup dan Print dalam satu Halaman pada Print Preview, sehingga
lebih cepat dalam mengatur Dokumen yang akan dicetak
o Support untuk menyimpan file dalam format PDF, XPS Dokumen, Open Documet,
dll
o Dilengkapi Screenshoot, yaitu fungsi untuk meng-insert gambar dari jendela-jendela
Software yang sedang aktif pada Windows, semudah memasukkan gambar dari Clip
Art
o Pada Power Point, kita dapat mengedit tabel dari Microsoft Excel (support Insert
Object Microsoft Excel)
o Berikut adalah pemaparan beberapa fitur baru yang disematkan Microsoft ke dalam
Microsoft Office 2010:
o Simpan Sebagai File PDF
Seluruh program Microsoft Office 2010 mempunyai fitur “built-in PDF writer”,
sehingga Anda dapat dengan mudah menyimpan dokumen ke format PDF hanya
dengan mengklik fitur tersebut. Anda tidak perlu lagi aplikasi PDF writer lain.
o Cetak Dokumen
Microsoft telah merubah dialog box untuk mencetak dokumen dan hal ini merupakan
peningkatan yang luar biasa. Sebagai contoh, Anda dapat melakukan setting printer
(seperti margin halaman, dll) dan melihat perubahannya pada setiap halaman.

3
o Built-in Screen Capture
Semua program Office 2010 sekarang tersedia screen clipping utility. Fitur ini akan
secara otomatis mengambil screenshot dari semua aplikasi yang terbuka pada
desktop Anda (tidak termasuk aplikasi yang di-minimize) dan Anda dapat
memasukkannya langsung ke dalam dokumen Anda atau presentasi Anda. Bisa
menggantikan peran aplikasi Snag-It di komputer Anda.

3.3. Memulai Bekerja dan Mengakhiri Lembar Kerja Dengan Ms Word 2010
Jika Anda baru ke Microsoft Word 2010, Anda pasti harus dicatat bahwa ini
bukan tugas yang sulit untuk mendapatkan menguasainya. Jika Anda telah menggunakan
versi sebelumnya seperti MS Word 2010, maka pergeseran ke 2010 edisi Word akan
menjadi sepotong kue. Pertama-tama Anda harus tahu bagaimana untuk memulai dan
untuk melakukan ini Anda harus pergi ke menu Start dan kemudian ke Semua Program
yang harus diikuti oleh Microsoft Office dan akhirnya Microsoft Word 2010. Perhatikan
rute untuk memulai dengan Microsoft Word 2010 :
1. Jika menggunakan wondows 8, pada desktop star geser ke sebelah kanan kemudian
klik ikon

2. Jika menggunakan windows7, Perhatikan rute untuk memulai dengan Microsoft

Word 2010. Word 2010 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows
telah kita aktifkan langkah-langkah memulai bekerja dengan Word 2010 sebagai
berikut :
 Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
 Muncul sejumlah menu, pilih All Program, Klik Microsoft Word.

4
  Tunggu hingga tampil layar Microsoft Word yang masih kosong
 Microsoft Word siap untuk digunakan.

3. Keluar dari Microsoft Word

Untuk mengakhiri Microsoft word setelah kita bekerja dapat dilakukan dengan 3 cara
yaitu :
 Klik Icon Close yang terletak di sudut atas kanan layar.

 Klik File Exit

 Menekan Tombol ALT F4 secara bersamaan

3.3.1 Mengenal elemen Jendela Ms. Word 2010 dan antarmukanya

5
Keterangan antarmuka
 Tombol Word,

Terletak dibagian kiri atas berfungsi menampilkan menu pengaturan jendela dokumen
Window.
 Tombol File,

hampir sama dengan menu file pada Microsoft Word versi sebelumnya (2000, XP,
2003 dan Tombol Microsoft Office (2007)). Berisi menu new, open, save, print, dan
sebagainya.
 Toolbar Quick Access,

yang secara default toolbar ini menyediakan tombol Save, Undo, dan Repeat. Namun
dapat ditambah dengan mengklik gambar panah (drop down) di ujung kanan toolbar
ini dan tandai yang belum ditampilkan atau klik More Commands.
 Title bar,

yang terletak paling atas pada jendela word. Title bar ini menampilkan nama dokumen
yang sedang kita buka. Untuk dokumen yang belum disimpan/diberi nama maka
Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan
seterusnya.
 Tombol Close,

Tombol tersebut berfungsi menutup aplikasi Microsoft Word.

 Ribbon,

Berisi beberapa tab yang berisi beberapa group icon.

 Scroll bars,

Berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika ingin menggeser layar kerja kekiri atau ke
kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke atas dan ke bawah
gunakan vertical scroll bar.
 Ruler,

Bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari lembar
kerja, garis, tabulasi dan lain-lain.

6
 Status bar,

memberikan informasi tentang letak insertion point, halaman, section, jumlah

halaman, dan bahasa yang digunakan.
 Tombol View.

Tombol ini berfungsi untuk merubah tampilan dokumen seperti print layout, fullscreen
layout, web layout, out line dan draft.
 Kontrol Zoom.

Digunakan untuk menentukan ukuran tampilan lembar kerja di layar pada jendela
word.

3.3.2 Mengatur Lembar Kerja

Sebelum data dientrikan tentukan terlebih dahulu lembar kerja word melaui
langkah langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Page Layout
2. Tentukan Margins contoh dalam cm (Top =3, Left = 4, Button = 3 dan Right = 3)
3. Tentukan Orientasi kertas (Portrait atau Landscape)
4. Tentukan Paper width 21 dan Height 29,7 atau width 21 dan Height 33
5. Tentukan Layout untuk catatan atas 1,5 dan catatan bawah 1,5.

3.3.3 Cara Mengeset Garis Pembatas Lembar Kerja

Sebagian orang masih bingung untuk Cara Menampilkan Garis pembatas atau text
boundaries di sisi-sisi lembar kerja di ms word 2010. Tentu saja sangat berguna untuk
kita membuat batas dan ukuran tabel yang akan kita buat ataupun mempermudah kita
dalam pengetikan dalam mengatur lembar kerja. berbeda jika tampilan nya lembar

7
kerjanya kosong akan mengurangi keakuratan pengetikkan. Caranya gampang bisa anda
lihat untuk di bawah ini: dan kita ingin menampilkan garis Sisi pembatas pada layoutnya.
1. Sekarang anda buka Microsoft Word 2010
2. Klik menu File yang ada di sebelah pojok Kiri atas
3. Pada bagian menu File pilih options, dan Pilih Advanced
4. Berikutnya pada menu Advanced pada bagian show documen content klik show text
boundaries
5. Dan pilih OK

3.3.4 Penggunaan Paragraf dan Tata Letak Teks

Apa itu indentasi paragraf ? indentasi adalah bagian paragraf yang menjorok ke
dalam pada baris-baris paragraf. Pada pelajaran Bahasa Indonesia indentasi biasa disebut
dengan alinea. Letak pengaturan indentasi berada pada Ruller, bisa kita lihat gambar di
bawah ini agar lebih jelas.

Pada bagian yang dilingakri merah itu adalah pengaturan indentasi. Ada 4 tombol
indentasi pengaturan yang bisa kita atur sesuai dengan bagaimana indentasi itu diatur,
diantaranya :
First Line Indent : berfungsi untuk mengatur baris pertama saja dalam paragraf agar
menjorok ke dalam. (tombol segitiga arah ke bawah)
Hanging Indent : berfungsi untuk mengatur kedalam jarak semua baris setelah baris
pertama dalam paragraf. (tombol segitiga arah ke atas)
Left Indent : berfungsi untuk mengatur semua baris dalam paragraf, atau
mengatur jarak sebelah kiri paragraf dengan margin sebelah kiri
(tombol kotak)
Right Indent : berfungsi untuk mengatur jarak sebelah kalan paragraf dengan
margin sebelah kanan. (tombol segitiga sebelah kanan)

8
Untuk pengaturan Indentasi ini dilakukan di dalam Ruler, tinggal menggeser-geser ke
posisi mana yang kita inginkan dengan meng-klik lalu ditahan, tarik ke posisi mana
Indentasi tsb diletakkan.

3.3.5 Format Paragraf

Tata letak tek dapat digunakan untuk menentukan jarak baris, indent dan lain-lain,
adapun langkah-langkahnya adalah sebgai berikut :
 Klik menu Home
 Pilih Paragraf dialog box atau
 Klik pada tool bar yang sudah tampil Klik pada tool bar yang sudah tampil atau Alt +
O+P

3.3.6 Format Font

Untuk menentukan jenis huruf, ukuran, jenis style huruf, Warna, Effect dan Jarak
antar Charakter yang digunakan kita dapat melakukannya dengan menggunakan font
yang ada pada ribbon dengan icon-icon tertentu, juga bisa dengan menggunakan shout
cut/kotak dialog font,
A. Langkah Pertama dengan menggunakan Ribbon Font sebagai berikut :
1. Klik menu Home
2. Pilih Font dialog box atau
3. Klik pada tool bar yang sudah tampil
B. Atau Langkah kedua dengan menggunakan
Ctrl + D (untuk menampilkan shout cut/kotak
dialog).
Untuk mempermudah perubahan ukuran huruf
bisa menggunakan ctl+[ untuk memperkecil
hurup dan ctrl+] untuk memperbesar hurup.

3.3.7 Menyimpan Dokumen

Data yang dibuat dan akan digunakan dimasa yang akan datang tentunya harus di
simpan melalui alat penyimpan data misalnya Harddisk dan Flashdisk. Data yang akan
disimpan dapat dilakukan dengan berbagai cara yakni :
 Menyimpan data, dapat dilakukan dengan mengklik Icon Disk di sudut kiri atas layar
atau dengan menekan Ctrl S.

9
 Menyimpan data dengan Nama lain, dapat dilakukan dengan mengklik File Save As,
Save as Type : Word Document. Atau menekan Tombol F12
 Menyimpan Data dengan Format PDF, dapat dilakuan dengan menekan Tombol F12,
pada Save as Type : PDF.

3.3.8. Mengunci File Microsoft Word

Ada saat dimana data tidak untuk di publikasikan dan hanya merupakan
konsumsi pribadi. Hal ini dapat dilakukan dengan cara pada saat menyimpan dokumen,
kemudian pilih Tool, General Options.

3.4. Mengatur Halaman

Pengaturan halaman sangat penting dalam bekerja di Microsoft Word, mengapa
ini dilakukan karena apabila kita bekerja sebelum mengatur halaman maka akan terjadi
perubahan tata letak pada data tersebut sehingga untuk mengeditnya membutuhkan waktu
yang cukup lama. Untuk itu pengaturan halaman lebih baik kita lakukan sebelum
memulai pekerjaan di Microsoft Word.

3.3.1 Ukuran Halaman

Pengaturan ukuran halaman dapat dilakukan dengan berbagai macam cara,
namun yang kita akan lakukan disini yang paling sering di gunakan yaitu :
1. Klik Page Layout, Page Setup.

2. Double Klik di Ruller

Double
Klik

10
 Bagian – bagian Page Setup :
Margin : digunakan untuk mengatur batas-batas halaman (atas, bawah, kiri,
kanan dan Gutter). Untuk skripsi dan makalah formasinya sebagai
berikut : Kiri : 4 cm, Kanan : 3 cm, atas: 3 cm, bawah : 3 cm, Gutter
: 1 cm. Gutter adalah batas jilid.
Orientation : Portrait (posisi kertas Vertikal) dan Landscape (posisi kertas
Horizontal)
Paper : menentukan jenis-jenis kertas yang akan digunakan. Ukuran default.
 Kwarto/ Letter : Width : 21.59 cm dan Height : 27.94 cm
 A4 : Width : 21.59 cm dan Height : 29.7 cm
 Legal = folio : Width : 21.59 cm dan Height : 33 cm
Apply To : Menempatkan atau memposisikan halaman-halaman yang ukurannya
berbeda setiap halamannya maupun Orientation.
Contoh penggunan Apply To

3.3.2 Pindah Halaman

Pindah halaman pada saat membuat data atau mengetik akan berpindah secara
otomatis. Namun perpindahan halaman dapat dilakukan secara mandiri dengan langkah
sebagai berikut :
 Insert, Blank Page : Menyisip Halaman Kosong,
kursor posisi dimana saja
 Insert, Page Break atau Ctrl Enter : Pindah
halaman

11
3.3.3 Latar Belakang Halaman
Latar Belakang Halaman (page background) merupakan area kertas dibawah
tulisan yang kita ketikan. Warna atau gambar pada page background dapat diatur melalui
Tab page Layout  grup Page Background.

Contoh membuat Latar belakang WaterMark

 Pilih menu Page Layout  klik WaterMark
 Pilih Custem WaterMark
 Maka akan tampil kotak dialog Printed Watermark
 Klik Text Watermark
 Pada Text Tulis Modul TI tentukan jenis hurup, ukuran, warna hurup dan
Layout sesuai dengan keinginan.

Hasil akhir

3.3.4 Border
Border digunakan untuk memberikan Bingkai pada Text, Paragraf, Halaman dan
Warna latar. Border dapat di atur melalui menu Page Layout, Page Border, akan
ditampilkan sebagai berikut :

12
a. Border Text dan Paragraf
Contoh : Border Text
Border digunakan untuk memberikan Bingkai pada Text, Paragraf, Halaman dan
Warna latar. Border dapat di atur melalui menu Page Layout, Page Border.
Langkah-langkah :
o Blok Text
o Page Layout, Page Border
o Atur Pilih Setting, style, color, width
o Pilih Apply To : Text.
o Ok

Contoh : Border Paragraf

Border digunakan untuk memberikan Bingkai pada Text, Paragraf, Halaman
dan Warna latar. Border dapat di atur melalui menu Page Layout, Page
Border.

Langkah-langkah :
o Blok Paragraf
o Page Layout, Page Border
o Atur Pilih Setting, style, color, width
o Pilih Apply To : Paragraf.
o Ok

b. Border Page
Border Page digunakan untuk memberikan bingkai pada halaman. Bingkai halaman
terdiri dari 2 pilihan : Bingkai Measure Frorm Text dan Edge Of Page, bingkai
dengan pilihan Text maksudnya bingkai berada tepat pada batas-batas halaman yang
telah di tentukan di Margin. Bingkai dengan pilihan Edge Of Page maksudnya
bingkai tepat full dalam halaman.
Langkah-langkah :
o Page Layout, Page Border
o Pilih Page Border
o Atur Pilih Setting, style, color, width
o Pilih Drop Down Art, pilih jenis
bingkai.

13
 o Options : Pilih Measure From : Text
atau Edge Of Page, Ok
o Pada Pilihan Apply To
Whole Document : Seluruh Halaman
This Section : Pilihan Halaman
This Section – First Page Only :
Halaman Pertama Saja.
This Section – All Except First Page :
Semua halaman kecuali halam an satu.
o Ok

Contoh :

Measure From : Measure From :

Text Edge Of Page

c. Shading (Warna Latar)

Memberikan warna pada latar.
Langkah-langkah :
o Blok Paragraf
o Page Layout, Page Border
o Pilih Shading, atur Warna
o Pilih Apply To : Pilih Text atau
Paragraf.
o Ok

14
3.3.5 Page Number
Kita langsung dengan dokumen yang mau di print tapi belum di berikan nomor
urut atau bahasa lainnya page number, anda tidak perlu susah-susah mengetik perlembar
satu-satu, Bagaimana jika terdapat 100 halaman yang akan dicetak.
langkah-langkahnya sebagai berikut :
 Klik insert
 Pilih Page Number
 Klik Bottom Of Page
 Arahkan anak panak ke sebelah kanan
 Lakukan pencarian dengan menggunakan Scrool ke bawah.
  Klik Thick Line
Lihat gambar

Setelah itu akan keluar tampilan seperti di bawah ini

Setelah sudah ada tampilan seperti di atas anda tinggal pilih settingan saja. kolom
Position adalah posisi dari nomor yang akan dibuat mau berada di atas dokumen atau
dibawah dokumen. Kolom Aligment adalah letak dari nomor yang akan dibuat, Anda
tinggal pilih mau dikanan, kiri, atau tengah tergantung selera.

15
3.3.6 Insert Header & Footer
Insert header & footer digunakan untuk menambahkan catatan kaki pada sebuah
artikel atau tulisan. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik insert
2. Sorot header atau footer
3. Pilih bentuk Catatan header dan footer dengan menggunakann scroolbar

3.3.7 Bullet & Numbering

Mari kita lanjutkan lagi belajar Belajar Microsoft Word 2010 Untuk Pemula,
pada kali ini akan dibahas cara memberikan penomeran atau bullet pada item-item.
Seperti contohnya digunakan ketika membuat soal ujian dsb. Jadi kita tidak perlu repot-
repot harus memberi nomer satu persatu gunakan saja numbering langsung saja
contohnya sebagai berikut :
a. Penggunaan bullet yaitu untuk memberikan
tanda baik ceklis, kotak, bulat sesuai
keinginan pada penyebutan suatu item-item.

b. Pengunaan Numbering yaitu untuk

memberikan penomoran pada suatu item-item
baik menggunakan angka, maupun abjad a, b,
c dst..

16
c. Multilevel list yaitu untuk penomeran atau
bulleting pada item yang mempunyai sub-
sub. Caranya pengunaan slect pada semua
item yang akan diberi multilevel list
kemudian arahkan kursor pada setiap sub-
subnya kemudian tekan Tab pada keyboard.

3.3.8 Style
Ada beberapa format penulisan yang harus diatur terlebih dahulu sebelum kita
melakukan editing dokumen atau artikel. Salah satu yang kita anggap penting adalah jenis
font, ukuran font, perataan pengetikan, spasi penulisan dsb. Namun adakalanya jika kita
pertama kali membuka dokumen baru, format yang ada tidak sesuai dengan yang kita
inginkan. Dengan begitu kita akan kerepotan karena setiap kali akan mengetik harus
terlebih dahulu melakukan pengaturan ulang.
Salah satu cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan
menggunakan fasilitas styles yang sudah disediakan oleh MS Word. Dengan
menggunakan fasilitas ini maka setiap kali kita mengetik awal, maka format penulisan
sudah sesuai dengan yang kita inginkan. Tentunya setelah kita setting terlebih dahulu.
Berikut ini kira-kira cara menggunakannya:
 Kita harus membuka dokumen baru terlebih.
 Kemudian kita buka pada tab Home Styles.

 Pada style normal, klik kanan kemudian pilih modify, maka akan muncul jendela
sebagai berikut.

17
 Kita dapat melakukan pengaturan pada jendela tersebut. Format yang bisa kita atur
antara lain : jenis font, ukuran font, perataan paragraf, spasi, dll.
 Jika kita ingin format yang sudah diatur dapat digunakan lagi pada saat kita membuka
dokumen baru maka pada bagian bawah kita pilih New documents based on this
template.
 Jika kita menginginkan format lebih lanjut dapat mengakses tombol format pada
jendela bagian bawah.
 Setelah selesai tinggal kita klik OK.
Setelah kita melakukan langkah-langkah di atas, setiap kali kita membuka
dokumen baru maka format yang kita atur tersebut akan berlaku dari awal pengetikan.

3.3.9 Mail Marge (Surat Masal)

Tidak jarang sebuah surat yang memiliki isi sama yang dikirim ke banyak orang,
misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan dll. word for windows
menyediakan fasilitas untuk membuat surat dengan cepat dan mudah yaitu dengan
bantuan fitur mail merge.
Microsoft office 2010 mencakup fitur mail merge, yang memungkinkan pengguna
untuk mebuat dokumen (surat ,email, fax, dll) yang pada dasarnya sama tetapi
mengandung unsur-unsur unik seperti, nama penerima, alamat, kota, dll. membantu
pengguna untuk membuat dokumen untuk beberapa penerima lebih mudah hanya dengan
memilih nama penerima dan memilih doukmen. rincian informasi pribadi para penerima
masing-masing akan ditambahkan secara otomatis dalam doukmen yang mencegah
pengguna untuk menulis informasi pribadi di masing-masing penerima di setiap
dokumen, akhrinya dengan fitur mail merge ini akan dapat menghemat banyak waktu
dalam pembuatan dokumen yang dalam jumlah yang banyak. posting ini akan mencakup
cara menggunakan fitur ini melalui wizard sederhana.
Langkah – Langkah Pengerjaan Mail merge :
1. Buka Program Microsoft Word.Lalu pilih tab mailing – start mail merge – step by
step mail merge wizard.Jika kotak dialog sudah muncul, ada beberapa pilihan.
Misalnya kita pilih Letter, lalu klik Next Starting document.

18
2. Setelah itu pilih Use the current document laluklik Next : Select Recipient.

3. Pilih type new list lalu klik create. maka akan muncul kotak dialog New Address
List kemudian klik Coztumizecolums. Hilangkan semua komponen yang ada pada
coztumize address list. Lalu buat komponen field sesuai dengan keperluan.Jika
sudah selesai klik OK.

4. Isikan kolom-kolom tersebut dengan beberapa data sesuai dengan nama fieldnya.
Jika sudah di isi,klik OK.

5. Maka akan muncul kotak dialog Save Address List. Ketikkan nama untuk database
tersebut. Lalu simpan satu folder dengan file dokumennya. Jika sudah klik Save.

19
6. Setelah database tersimpan. Maka akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient.
Padakotak dialog ini data source dapat di edit dan di refresh. Dalam proses
pengeditan, yang dapat di update adalah field dan menambah serta mengurangi
jumlah data yang telah diinputkan. Jika tidak ada proses pengeditan. Klik Ok.

7. Kemudian database telahsiap di inputkankedalamdokumen. Untuk menginputkan

nya klik Next Write Your Letter.

8. Pada pilihan write your letter, pilih More Item untuk menginputkan data sesuai
dengan field yang telah ditentukan. Lalu letakkan kursor pada posisi yang telah
ditentukan.

9. Kemudian klik Next Priview Your Letter melihat hasilnya.

20
10. Pada Pilihan Priview Your Letter, tombol digunakan untuk melihat data
sebelumnya. Sedangkan tombol digunakan untuk melihat data selanjutnya. Jika
semua data sudah di inputkan ke dalam dokumen.Klik Next Complete Mail Merge.

11. Untuk mencetak dokumen klik Print

dan untuk mengedit data secara
terpisah Edit individual Letter .

Kelebihan :
1. Lebih mudah dalam membuat surat dengan jumlah yang banyak
2. Waktu yang diperlukan dalam membuat surat dengan menggunakan mail merge
relatif lebih singkat atau tidak memerlukan banyak waktu.
Kekurangan :
1. Kekurangan mail merge adalah lebih rumit dalam mengirimkan surat pada tahap
awal karena banyak langkah-langkah yang harus dilalui dibandingkan dengan
membuat secara manual.

21
3.3.10 Daftar Isi
Jika dokumen yang kita buat seluruh paragrafnya menggunakan style, kita bisa
membuat daftar isi secara otomatis (tidak harus di print out terlebih dahulu), sehingga
apabila terjadi perubahan dalam dokumen tersebut yang menyebabkan perubahan
halaman, daftar isi akan mengikuti perubahan halaman secara otomatis. Caranya :
1. Klik References
2. Klik Table of contents
3. Pilihlah salah satu content yang sesuai
4. Jika tidak ada yang sesuai, pilihlah
Insert Table of Contents
5. Klik Modify
6. Lakukan perubahan format sesuai yang
diinginkan
7. Mari kita langsung saja ke contoh kasus.
Silahkan buka Wordnya:
8. Anggap pada halaman pertama adalah
halaman judul, ketikkan apapun sebagai
contoh judul misal:

9. Lalu tekan Ctrl+Enter untuk menambahkan halaman baru dan berpindah ke sana.
Nah sekarang kita sudah berada di halaman kedua. Ceritanya di halaman kedua ini
adalah daftar isi. Nah karena kita akan membuat daftar isi secara otomatis, maka
halaman yang ini kita tinggalkan dulu. Tekan Ctrl+Enter untuk menambahkan
halaman ketiga dan berpindah kesana.
10. Di halaman ketiga ini kita akan membuat konten “Pengertian Organisme” dan
memiliki sub konten “Pengertian” dan “Istilah”. Seperti berikut:

22
11. Nah sekarang buat “Pengertian Organisme” menjadi Heading 1 dan “Pengertian” dan
“Istilah” menjadi Heading 2. Dengan menyeleksi terlebih dahulu teks yang dimaksud
lalu klik Heading yang diinginkan pada toolbar berikut:

12. Sehingga halaman ketiga kita menjadi seperti berikut:

13. Sekarang mari kita tambahkan halaman keempat dan pergi kesana dengan cara seperti
yang sudah-sudah.
14. Di halaman keempat ini kita isi dengan konten “Ciri-ciri Umum” seperti berikut:

15. Lalu buat judul “Ciri-ciri Umum” menjadi Heading 1.

16. Nah cukup sekian konten kita. Sekarang kita akan membuat daftar isinya. Caranya
kita kembali dahulu ke halaman dua yang masih kosong, letakkan kursor disana. Lalu
pada Ribbon Menu klik tab References, lalu klik Table of Contents lalu sebagai
contoh kita klik Table of Contents yang paling atas yang Automatic Table 1.

23
17. Lihat hasilnya seperti berikut:

18. Silahkan ganti saja judul “Contents”nya menjadi “Daftar Isi” misalnya. Selesai. Jika
ada perubahan pada dokumen kita sehingga halamannya berubah dan kita ingin
memperbaharui Daftar Isinya, tinggal klik Daftar Isi buatan kita tadi, lalu akan
muncul tombol Update Table, silahkan klik Update Table.

19. Lalu setelah diklik akan muncul kotak dialog pilihan seperti berikut:

24
20. Pilih “Update page numbers only” jika kita hanya ingin memperbaharui nomor
halamannya tanpa memperbaharui yang lainnya. Lalu klik Update entire table jika
kita ingin memperbaharui seluruh isi Daftar Isi termasuk judul-judulnya. Selesai. Jika
ada pertanyaan silahkan ketikkan pada kolom komentar di bawah dan akan segera
saya tindak lanjuti.

3.3.11 Bekerja Dengan Tulisan Khusus

Dalam pengerjaan sebuah data kadang-kadang dibutuhkan suatu tambahan baik
berupa hurup indah, gambar, table dan lain-lain yang dianggap perlu, caranya adalah :
1. Klik Insert
2. Pilih salah satu icon contoh Word art
3. Tentukan pilihan jenisnya kemudian masuk menu insert
4. Atur objek (warna, ukuran tampilan dan lai-lain)
5. Atur Format

3.3.12 Menyisipkan Gambar, Objek dan Lain-Lain ke Text

Gambar sangat penting artinya bagi sebuah dokumen. Sebuah gambar dapat
menjelaskan dan mengandung beribu kata. Microsoft Word juga memberikan fasilitas
penyisipian gambar di dalam dokumen. Untuk menyisipkan gambar dalam dokumen di
microsoft word 2010 anda dapat menggunakan cara berikut.
1. Klik menu ribbon Insert
2. Lalu klik tombol picture
Bila microsoft word anda kompatibel dengan versi Microsoft Word 2003, maka
kedua langkah di atas akan memiliki shortcut ALT+I, P, F, sedangkan untuk word
2007 / 2010 tekan tombol ALT, N, P

25
3. Selanjutnya anda akan diberikan sebuah
dialog untuk memilih file gambar yang bisa
memunculkan preview gambar.
4. Pilihlah file gambar yang ingin anda
masukkan lalu klik Insert. Misalkan kita
memilih gambar Logo dan langsung klik
tombol Insert. Gambar langsung masuk
dalam dokumen anda secara otomatis. Anda
juga bisa langsung menyisipkan gambar
dengan klik ganda (doublke click) pada
gambar tersebut.
5. Gambar yang disisipkan dalam dokumen masih sesuai dengan ukuran aslinya. Bila
gambar tersebut terlalu besar, maka akan dibatasi sampai ukuran margin kiri dan
kanan.
6. Bila anda merasa gambar terlalu besar atau terlalu kecil, anda dapat merubah
ukurannya dengan melakukan drag pada salah satu dari empat sudut yang ada. Hal ini
untuk menjaga aspect ratio, agar tampilan gambar tetap sama hanya lebih kecil / lebih
besar.

Drag sesuai
dengan
keinginan

3.3.13 Memasukan Gambar Bitmap

File gambar mempunyai berbagai tipe format. File dengan ekstensi "JPG"
adalah ciri khas dari file yang berupa gambar/foto, khususnya berasal dari kamera digital.
File JPG merupakan gile yang sering digunakan untuk upload foto ke berbagai layanan
online atau sebagai lampiran pada email, ukuran file JPG dan aspek rasio yang tidak
selalu cocok untuk digunakan pada kepentingan yang lain.
Langkah-langkah mengconvert JPG to Word Document Sebai berikut :
 Klik pada menu"Insert" di bagian atas jendela program. Pilih sub menu "Picture", dan
kemudian pilih "From File". Sebuah jendela pop-up akan muncul, klik gambar yang
akan kita ambil, klik insert

26
 Tekan tombol "Crop" tombol pada toolbar Picture untuk memotong file JPG yang
ingin anda convert, jika diinginkan. Dokumen Word memiliki rasio aspek yang
berbeda dari kebanyakan file JPG. Dengan demikian, Anda tidak bisa mengisi
seluruh halaman Word tanpa beberapa croping. Klik crop handle pada gambar dan
drag menuju pusat gambar yang akan dipotong. Klik lagi tombol "Crop" untuk
mematikan fungsi cropping, dan kemudian atur kembali ukuran gambar jika
diperlukan. JPG kini diubah menjadi dokumen Word. Dan supaya gambar tersebut
bisa di pindah alihkan ada tinggal masuk pada ribon format klik wrap Text  klik In
Front Of Text.

 Olah atau edit gambar yang telah di ambil,

Caranya : klik gambar sampai muncul batas gambar dengan tanda bulatan kecil
tiap sudut kemudian klik menu format, silahkan pilih sesuai dengan keinginan
anda.

27
3.4 Memasukan Barcode

123456789 langkah langkahnya adalah :

a. Klik menu Insert kemudian masuk pada icon Objek, klik objek maka akan muncul
dialog obkekKlik Corel Barcode X3  Klik Ok  masukan angka 1 s/d 9,
maksimal 30 angka pada kotak dialog Enter up to 30 numeric digits induding.  klik
next  Klik Next  tentukan jenis hurup, lebar dan tata letak tek, kemudian klik
finish.
Proses barcode

3.5 Tabel
Dalam pembuatan table lebih baik kita harus menentukan berapa banyak kolom
dan baris yang akan kita buat agar tidak banayak menambah pada saat sudah dibuat,
walupun itu tidak menjadi masalah. Adapun langkah langkah menyisipkan dan mengedit
table adalah sebagai berikut:
Menyisipkan table
1. Klik insert
2. Pilih Table
3. Klik Insert Table atau klik tekan pada area insert table
4. Tentukan Number of Columns dan Number of Rows  Ok.
Mengedit table
a. menggabungkan cell, dengan langkah-langkah sebgai berikut :
1. blok cell dalam table yang akan digabungkan
2. klik Layout
3. Klik Merge Cell
b. Menambah cell, dengan langkah-langkah sebgai berikut :
1. Blok atau letakan kursor pada cell yang akan ditambah
2. Pada menu Layout Klik split cell

28
 3. Ketikan pada Number of columns dan rows jumlah yang diinginkan  Ok
c. Menambah Colom atau Baris, dengan langkah-langkah sbb :
1. Blok atau letakkan kursor pada kolom atau baris
2. Pada Menu Layout Klik inser row (Above/below) atau column (Left/Right)
d. Menghapus (Delete), untuk menghapus terdapat beberapa pilihan penghapusan
yang Meliputi; Delete Cell, Delete Rows, Delet Columns dan Delet Tabel dengan
Langkah-langkah sebagai berikut :
1. Blok cell/Rows/Columns/Tabel
2. Klik salah satu pilihan delete tersebut.
e. Ukuran Cell/Table, untuk mengatur ukuran lebar kolom dan baris dapat digunakan
dua cara yaitu :
1. melalui klik drag sisi kanan/kiri kolom atau sisi bawah/atas baris
2. geser mose ke kanan/kiri dan keatas atau bawah
3. klik layout
4. masukan angka pada Rows Height atau Width columns
f. Alignment, digunakan untuk mengatur kerataan data yang terdapat dalam table
dengan Langkah-langkah sebagai berikut :
1. Blok data atau cell
2. Klik align
g. Data, digunakan untuk mengatur atau menyusun data dan meng convert dan
Menambahkan fungsi
Mengatur atau menyusun data, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Blok table
2. Klik Sort
3. Tentukan Sort by nya
4. Pilih Ascending untuk susunan A ke Z atau Descending untuk susunan Z ke A
Convert text, dengan langkah-langkah sebagai berikut
1. Blok data atau table
2. Pilih Convert
Menambahkan Fungsi Formula, dengan langkah-langkah sebgai berikut :
1. Letakan kursos pada cell kosong
2. Pilih Formula
3. Pilih salah satu formula (Paste Function)  Ok

29
3.6. Cara Menggunakan Formula Dalam Tabel Ms. Word
Data pada tabel bisa terdiri dari angka dan teks, untuk itu Anda perlu memahami
cara membaca kolom dan baris pada tabel untuk mempermudah menggunakan formula,
yaitu setiap tabel yang dibuat pada Word.
Setiap kotak pada tabel akan menjadi sel seperti pada lembar kerja Excel, yang
merupakan gabungan dari kolom (A, B, C, dst) dan baris (1,2, 3, dst).

Untuk kolom pertama (A) dan baris 1 disebut sel A1, kolom kedua (B) dan baris 2 disebut
sel B2, dan seterusnya
Nah untuk penggunaan formula pada tabel di word tidak hanya terbatas pada
penjumlahan (SUM), tetapi juga dapat mencari rata-rata (AVERAGE), nilai tertinggi
(MAX), nilai terendah (MIN) dan lainnnya.
Contoh penggunaan fungsi Average, Max dan Min pada tabel di Word
Buat tabel seperti contoh berikut:

Lalu buat formula untuk isian Jumlah Nilai dengan rumus =SUM(LEFT), dengan
meletakkan kursor di sel yang akan dijumlahkan lalu klik Layout dan pilih Formula

30
Untuk membuat Nilai Rata-rata (R2) menggunakan rumus =Average(C3:E3), dengan
asumsi bahwa Ulangan harian 1 pada sel C3, ulangan harian 2 pada sel D3 dan ulangan
harian 3 pada sel E3, dan formula dibawahnya dengan rumus =Average(C4:E4) dan
seterusnya.

Untuk membuat Nilai tertinggi (Max) dengan rumus =Max(C3:E3)

Untuk membuat Nilai terendah (Min) dengan rumus =Min(C3:E3)

Hasil akhir

Sehingga secara keseluruhan akan didapat tabel Word yang memiliki Nilai dengan
menggunakan formula.

3.7 Shapes
Selain untuk mengetik dokumen, Ms. Word 2010 juga bisa digunakan untuk
membuat dan memodifikasi image. Sebagai contoh kita akan membuat sebuah bintang
terang lengkap dengan bayangannya. Berikut caranya:
1. Pada menu Instert, kliklah icon Shapes maka akan terlihat beberapa simbol pilihan
yang bisa kita gunakan. Tapi karena kita akan membuat sebuah bintang kita akan
mengambil simbol bintang segi tujuh.

31
2. setelah itu kita tarik dari sebuah kordinat dikertas dokumen sehingga menjadi bentuk
bintang

3. Pada gambar diatas, kita bisa lihat bahwa bentuk bintangnya kurang sempurna dan
oleh karena itu kita membuat ulang dengan cara yang sama pada langkah no.2 namun
kali ini disertai dengan menekan sambil menahan tombol Ctrl.

4. Langkah selanjutnya dengan mengklik 2x pada image bintang sehingga muncul menu
Format (Drawing Tools) lalu kita pilih Themes yang berwarna orange kekuningan.

5. Untuk menambah kesan bintang yang terang, kita akan membuat efek sinar dengan
cara memilih tool Shape Effects lalu pilih Glow kemudian kita pilih efek yang paling
terang dengan mengubah warnanya menjadi kuning tepat seperti pada gambar
dibawah.

Maka hasilnya akan terlihat seperti ini

32
3.7.1 Memasukan Gambar Pada Shapes
Setelah membuat bintang terang pada artikel Modifikasi Shape / Membuat
Bintang, kini kita akan memodifikasinya lebih jauh.
1. Caranya dengan memasukkan gambar pada bintang dengan cara mengklik 2x image
bintang lalu pada menu Format (Drawing Tools) lalu pilih Shape Fill->Picture.

2. Karena kita pilih gambar kartun burung maka hasilnya seperti ini:

3. Kemudian kita mengubah efek warnanya dengan cara mengklik 2x image bintang
lalu pilih Format (Picture Tools) -> Color kemudian kita pilih Recolor dengan
Temperature 5300k.

4. Setalah dirasa cukup dengan pewarnaan, sepertinya dirasa perlu untuk merubah
bentuk bintang menjadi bentuk lain. Caranya dengan memilih menu Format (Picture
Tools) -> Crop -> Crop to Shape lalu kita pilih bentuk hati (Love).

33
 5. Hasilnya bentuk hati yang lucu dan bisa kita persembahkan pada buah hati agar
mereka senang. :)

3.6 Clip Art

Gambar clip art merupakan gambar yang patut untuk diperhitungkan untuk
mempercantik tampilan ataupun untuk mempermudah menerangkan isi dokumen yang
kita buat. Untuk menyisipkan gambar clipart ke dalam dokumen Microsoft Word 2010,
anda dapat menggunakan langkah berikut.
1. Klik menu ribbon Insert
2. Selanjutnya pada grup Illustrations klik tombol Clip Art
3. Pada sebelah kanan jendela Microsoft Word akan muncul Tool ClipArt.
4. Pada jendela tool window Clip Art tersebut isikan keyword untuk gambar Clip Art
yang anda cari pada kotak Search for. Sebagai contoh, misalkan kita isi dengan kata
Photograph.
5. Kemudian klik tombol Go atau tekan tombol ENTER untuk memulai pencarian
gambar Clip Art yang berkaitan dengan keyword tersebut.
6. Bila ada gambar yang berhubungan dengan keyword drawing yang anda masukan
tadi maka gambar tersebut akan ditampilkan di bagian bawah jendela tool Clip Art.
7. Lihat daftar gambar hasil pencarian, scroll ke bawah untuk melihat gambar lain (bila
hasil yang di dapat cukup banyak).
8. Bila ada gambar yang berkenan, cukup klik pada gambar tersebut. Gambar akan
langsung disisipkan pada dokumen.
9. Selanjutnya anda tinggal mengatur gambar tersebut seperti halnya anda mengatur
sebuah gambar.

34
3.7 Microsoft Equationt 3.0
Microsoft equation 3.0 digunakan untuk membuat rumus-rumus, baik rumus
matematika, fisika dan kimia. Berikut cara mengaktifkan microsoft equation:
1. Klik menu insert
2. Pilih object type microsoft equationt 3.0

3. Langkah selanjutnya dalam pembuatan rumus ikuti nomor urut

1 2 3 dst

n xy    x  y 
rxy 
n x   x n y   y  
2 2 2 2

35
3.8 Print
Kelebihan fitur dari Office Word 2010 dibanding dengan versi Word sebelumnya
adalah fitur antar muka Print yang menampilkan Preview dokumen sekaligus
pengaturannya sebelum di cetak.
Pada MS Word 2010 print priview langsung terlihat pada bagian kanan jendela
terintegrasi pada menu Print, sehingga dengan tampian ini Anda dapat mengatur menu
printer sekaligusAnda dapat melihat perubahan tampilan dokumen jika Anda mencetak.
Jika ingin melalui jalan pintas atau shortcut gunakan kombinasi tombol keyboard
Ctrl+F2 atau Ctrl+P, jika melalui menu Anda dapat melakukannya dengan klik File lalu
Print.
Setelah melakukan pilihan diatas, maka terdapat beberapa pengaturan yang dapat
digunakan untuk mengatur proses pencetakan. Lihat kotak dialog untuk mencetak.

Pengaturan tersebut (sesuai nomor gambar diatas) adalah:

1. Print, untuk melakukan proses pencetakan.
2. Copies:, untuk menentukan jumlah salinan halaman yang akan dicetak.
3. Printer, untuk memilih jenis mesin pencetak (printer) yang akan digunakan pada
komputer yang terinstall.
4. Printer Properties, untuk mengatur setting printer, termasuk kecerahan, black and
white, jika menggunakan printer warna, (tidak semua jenis printer mempunyai setting
yang sama dalam mengaturan ini).

36
5. Print All Pages, untuk menentukan halaman mana saja akan dicetak. Ketika memilih
perintah ini, maka akan tampil beberapa pilihan lainnya, seperti:
• Print All Pages untuk mencetak semua halaman pada dokumen aktif.
• Print Selection untuk mencetak bagian/teks terpilih saja.
• Print Current Page untuk mencetak halaman yang sedang aktif dimana kursor
berada.
• Print Custom Range untuk mencetak halaman yang memiliki kriteria spesifik.
6. Print One Sided, untuk menentukan sisi halaman yang akan dicetak apakah Print
One Sided untuk mencetak hanya di satu sisi halaman, atau Manually Print on Both
Sides untuk mencetak di dua sisi halaman secara manual.
7. Collated, untuk mengatur urutan pencetakan dokumen, yaitu Collated untuk
mencetak urutan 1, 2, dan 3 atau Uncollated untuk mencetak dengan urutan 1, 1, 1
dan selanjutnya halaman 2, 2, 2 dan seterusnya.
8. Potrait Orientation, untuk mengatur orientasi pencetakan (Potrait atau vertikal dan
Lanscape atau secara horizontal)
9. A4 21 cm x 29,7 cm, untuk menentukan ukuran kertas yang dipakai untuk mencetak.
10. Custom Margins atau normal margins, untuk mengatur batas margin/batas
pencetakan
11. Pages Per Sheet, untuk mengatur jumlah pencetakan di dalam satu halaman.
12. Page Setup, untuk mengatur margin secara keseluruhan melalui tampilan klasik
meliputi: Margin, Paper dan Layout

37