PROPOSAL

PELATIHAN SISTEMATIKA KESEKRETARIATAN 2018

KEMENTERIAN SEKRETARIS

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN
SURABAYA
2018
 LEMBAR PENGESAHAN

Surabaya, 08 Januari 2018

Presiden BEM
Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya Ketua Panitia

Arafatullah Andana Septiandi Butsainah Adinda Z

NIM. P27834115035 NIM. P27820117005

Mengetahui,
Pembantu Direktur III
Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya

Lembunai Tat Alberta, SKM.,M.Kes

NIP. 196210051986032003

Menyetujui,
Direktur
Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya

drg. Bambang Hadi Sugito, M.Kes

NIP. 196204291993031002
 PROPOSAL KEGIATAN
PELATIHAN SISTEMATIKA KESEKRETARIATAN 2018
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA 2018

I.LATAR BELAKANG
Koordinasi antara BEM serta ORMAWA lainnya adalah sesuatu hal yang
penting. Terdapat banyak cara untuk meningkatkan koordinasi yang
sehubungan dengan sistematika birokrat yang searah khususnya pada seluruh
sekretaris ORMAWA yang masih baru dari tingkat 1. Pengalaman yang
dimiliki sekretaris tingkat 1 serta sistematika kesekretariatan yang sesuai
dengan kesepakatan dan Undang-Undang Kesekretariatan mungkin belum
sepenuhnya diketahui. Oleh karena itu, kami selaku Kementrian
Kesekretariatan BEM Poltekkes Kemenkes Surabaya membuat sebuah program
Pelatihan Sistematika Kesekretariatan yang diikuti oleh skretaris tingkat 1 dari
seluruh ORMAWA yang ada di Poltekkes Kemenkes Surabaya dengan
harapan meningkatkan pemahaman dan pengalaman sekretaris tingkat 1 dari
ORMAWA Poltekkes Kemenkes Surabaya.

II. LANDASAN HUKUM

 UU RI Nomor 12 Tahun 2012 pasal 77 ayat 1 tentang bahwasannya
mahasiswa dapat membentuk organisasi kemahasiswaan yang memiliki
berbagai fungsi.
 Keputusan Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya,Nomor
:HK.03.05/I.4/11086/2015, ditetapkan pada tanggal 31 Desember 2015
tentang Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Politeknik Kesehatan
Kemenkes Surabaya Tahun Akademik 2015/2016.
 Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor :HK.05./I.2/03086/2012 tentang
petunjuk teknis organisasi dan tata laksana Politeknik Kesehatan Kemenkes
Surabaya.

III. TUJUAN
Pelatihan Sistematika Kesekretariatan ini mempunyai tujuan :
 Tujuan Umum
Memberikan pelatihan terhadap UKM dan HIMA mengenai sistematika
keseketariatan yang sesuai dengan Undang-Undang Kesekretariatan
  Tujuan Khusus

1. Pembahasan tentang sistematika kesekretariatan yang baik dan benar

2. Pembahasan tentang format surat menyurat dengan detail
3. Pembahasan tentang format laporan pembukuan kesekretariatan

IV. NAMA KEGIATAN

PELATIHAN SISTEMATIKA KESEKRETARIATAN 2018

POLTEKKES KEMENKES SURABAYA

V. BENTUK KEGIATAN
Kegiatan diawali dengan pembukaan serta sambutan-sambutan, kemudian
dilanjut dengan sosialisasi buku panduan kesekretariatan mengenai sistematika
kesekretariatan organisasi mahasiswa kepada seluruh Ormawa yang ada di
lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya, selain itu juga dilakukan pemaparan
materi kesekretariatan yang secara global. Selanjutnya adalah sosialisasi
mengenai surat menyurat yang akan dibagi menjadi beberapa kelompok besar
dan dilanjutkan dengan praktik langsung membuat salah satu jenis surat yang
ditentukan oleh panitia per kelompok. Lalu dilanjutkan dengan pemaparan
materi serta evaluasi mengenai pembukuan kesekretariatan yang baik dan benar
berdasarkan kesepakatan dan undang – undang kesekretariatan,serta yang
terakhir adalah. adalah penutup kegiatan dan pembagian sertifikat kepada
seluruh peserta yang telah mengikuti kegiatan dan do’a.

VI. WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan ini dilaksanakan pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 20 Januari 2018
Waktu : 8.00 – 14.00 WIB
Tempat : Laboratorium Terpadu Poltekkes Kemenkes
Surabaya
VII. RENCANA PESERTA
Pelatihan Sistematika Kesekretariatan tahun 2018 diikuti oleh seluruh sekretaris
tingkat 1 organisasi mahasiswa meliputi HIMA Poltekkes Kemenkes Surabaya
sejumlah 15 himpunan, 10 UKM Poltekkes Kemenkes Surabaya yang terdiri
dari UKM bulu tangkis, basket, volly, futsal, seni tari, drama, beladiri, musik,
 kerohanian islam, dan jurnalistik serta organisasi Pramuka Poltekkes Kemenkes
Surabaya.Adapun rincian sebagai berikut:
1. Himpunan Mahasiswa Keperawatan Gigi
2. Himpunan Mahasiswa Analis Kesehatan
3. Himpunan Mahasiswa Teknik Elektromedik
4. Himpunan Mahasiswa Kesehatan Lingkungan Surabaya
5. Himpunan Mahasiswa Kesehatan Lingkungan Magetan
6. Himpunan Mahasiswa Gizi
7. Himpunan Mahasiswa Keperawatan Sutomo
8. Himpunan Mahasiswa D4 Keperawatan Gawat Darurat
9. Himpunan Mahasiswa Keperawatan Sutopo
10. Himpunan Mahasiswa Keperawatan Sidoarjo
11. Himpunan Mahasiswa Keperawatan Tuban
12. Himpunan Mahasiswa D3 Kebidanan Sutomo
13. Himpunan Mahasiswa D4 Kebidanan Sutomo
14. Himpunan Mahasiswa Kebidanan Bangkalan
15. Himpunan Mahasiswa Kebidanan Magetan

VIII. SUSUNAN PANITIA

Kepantiaan Pelatihan Sistematika Kesekretariatan ini direncanakan secara
terlampir.

IX. SUSUNAN ACARA

Pelatihan Sistematika Kesekretariatan ini dimulai dengan rencana susunan
acara yang terlampir.

X. RENCANA ANGGARAN DANA

Dana diperoleh dari kas BEM sebanyak Rp dengan rencana pemasukan dan
pengeluaran yang terlampir.

XI. PENUTUP
Demikian pengajuan proposal kegiatan Pelatihan Sistematika
Kesekretariatan 2018 Badan Eksekutif Mahasiswa Poltekkes Kemenkes
Surabaya ini kami buat. Besar harapan kami agar proposal ini dapat disetujui,
serta dapat berjalan dengan baik dan lancar. Atas perhatian dan persetujuan
Bapak/ Ibu kami sampaikan terima kasih.
 Lampiran 1

Rincian Anggaran Dana

PEMASUKAN

N Keterangan Volume Satuan Jumlah

O
1. Kas BEM Rp. 1.250.000,00
Jumlah Rp. 1.000,000.00

PENGELUARAN
No. Jenis Keperluan Volume Harga Satuan Jumlah
 1. PERLENGKAPAN      
  a.          ATK+Laporan     10,000.00
b. Hard copy Materi 30 set Rp. 10.000,00 300.000,00
c. Kertas Folio 1 bendel Rp. 15.000,00 15.000,00
d. Sertifikat 80 lembar Rp. 3.000,00 240.000,00
2. KONSUMSI      
    Konsumsi Acara Panitia      
  a.         Makan Siang 50 bungkus Rp. 7.000,00 350,000.00
  b.         Mineral tanggung 2 dus Rp. 20.000,00 40,000.00
    Konsumsi Peserta      
  a.         Kue 30 kotak Rp. 5.000,00 150.000.00
  b.         Mineral gelas 2 dus Rp. 20.000,00 40,000.00
   Jumlah     1.160,000.00

Bendahara

(Afida Rahma. A.P)

Lampiran 2

SUSUNAN PANITIA
PELATIHAN SISTEMATIKA KESEKRETARIATAN 2018
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTRIAN KESEHATAN
2018

Penanggung Jawab : Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa

Arafatullah Andana S. (D4 Analis Kesehatan)

Ketua Pelaksana : Butsainah Adinda Zhafirah O.R. (D3 Keperawatan Sutomo)

Sekretaris I :Ardelia A (D4 Teknik Elektromedik)

Sekretaris II :Sahra Faradillah (D4 Kesehatan lingkungan Surabaya)
Bendahara I :Afida Rahma A.P (D3 Analisis Kesehatan )
Bendahara II :Milla Octaviana (D3 kebidanan Bangkalan

Sie Acara
Koordinator : Muhammad Bagus Setya Aji (D3 Keperawatan Sidoarjo)
Anggota :Tasya Olivia (D4 Keperawatan Gigi)
Diana Dwi Damayanti (D4 Teknik Elektromedik)
Dhimas Sugma H (D4 Teknik Elektromedik)
Rahmat Akbar F (D4 Analis Kesehatan)
Elista Risky I (D4 Teknik Elektromedik)
Arofatu Izza (D3 Kebidanan Magetan)
Hanifatus Sholika (D3 Kebidanan Soetomo)
Putri Adita Wahono (D3 Keperawatan soetomo)

Sie Humas dan Publikasi

Koordinator : Zulfa Risqi A (D3 Keperawatan Gigi)
Anggota :Melissa Putri P (D3 Kebidanan Magetan
Ardi Tutur Pratama (D4 Keperawatan Gigi)
Aniss Anggraeni (D4 Analis Kesehatan
Alfil Bella Prysca (D3 Keperawatan soetopo)
Riska Maulidya (D3 Kebidanan Sutomo)
I Gusti Bagus A (D4 Teknik Elektromedik)
Saphira Melati Puspa (D3 Keperawatan Sutopo)
Ika Safitri (D3 Keperawatan Sutomo)

Sie Perlengkapan
Koordinator : Ganita Budining T (D3 Gizi )
Anggota :Silvia Handayani (D4 Keperawatan Gadar)
Delfi Kemala Kartika P. (D3 Kebidanan Magetan)
Nofi Puji L (D3 Gizi)
Ranee Dewi Aneeke (D3 Keperawatan Tuban)
Buyung Dwisatria A. S. (D3 Keperawatan Gigi)
 Novitahanifatush Sholikhah (D4 Kebidanan Soetomo)
Amelia Dwinanda A. (D3 Gizi)
Ahmad Kamil Solihin (D4 Elektromedik)
Zainatun Ni’am (D4 Analis Kesehatan)
Data Satria (D4 Keperawatan Gigi)

Sie Dekorasi dan Dokumentasi

Koordinator : Nimas Ayu S.A (D3 Kesling Surabaya)
Anggota :Aisyah Chandra Pradini (D3 Kebidanan Soetomo)
Dhea Trisnawati (D3 Keperawatan Sidoarjo)
Rizky Junaidi (D3 Kesling Magetan)
Nadya Rahma K. (D3 Kebidanan Bangkalan)
Vikry Nudiasari R. (D3 Analis Kesehatan)
Yusril Alam Zulhi (D3 Gizi)
DeaGrabilla (D3 AnalisKesehatan)

Sie Konsumsi
Koordinator :Noer Isti’anah (D3 Keperawayan Sutopo)
Anggota :Syntia Rachmadani Putri (D3 Kesling Magetan)
Rizky Maudi F (D3 Kebidanan Sutomo )
Firliya Azniar R. (D3 Kebidanan Bangkalan)
Ratu Syarifa (D3 Kesling Magetan)
Sisilia Sekar Asri M. (D4 Keperawatan Gadar)
Diana Mei Setyawati (D3 Keperawatan Tuban)

Ketua Pelaksana

Butsainah Adinda Z.
NIM. P27820117005
Lampiran 3

SUSUNAN ACARA
PELATIHAN SISTEMATIKA KESEKRETARIATAN 2018

No Pukul Kegiatan PenanggungJawab

1. 07.00-08.00 Registrasi Peserta Iis, Riska

2. 08.10-08.45 a. Pembukaan + do’a Ardelia, kamil

b. Sambutan ketua pelaksana

c. Sambutan Presiden BEM

d. Sambutan Pembina

3. 08.45-10.00 Sosialisasi buku panduan kesekretariatan Ganita , nofi

mengenai sistematika kesekretariatan
organisasi mahasiswa serta pemaparan
materi kesekretariatan secara global

4. 10.00-10.30 Dalam sesi ini, peserta dibagi menjadi Rani, maudi

beberapa kelompok besar untuk
berdiskusi dan bertanya mengenai
penyusunan surat menyurat dengan
dibimbing oleh 1 perwakilan kementrian
sekretaris.

5. 10.30-11.30 Lalu peserta diarahkan untuk praktik Mila , sendy

langsung membuat surat menyurat
dengan ditentukan oleh panitia surat
yang perlu dipraktikan tiap kelompok.

6. 11.30-12.00 Isoma Ratu

7. 12.00-13.45 Pemaparan materi sekaligus evaluasi Saphira, nimas

dalam surat menyurat beserta urutan
 dalam surat menyurat yang baik dan
benar berdasarkan kesepakatan dan
undang – undang kesekretariatan.

9. 13.45-14.00 Penutupan kegiatan dan pembagian Ika

sertifikat kepada seluruh peserta yang
telah mengikuti kegiatan.

Koordinator Sie Acara

Muhammad Bagus Setya Aji