MAKALAH TEKNOLOGI PERKANTORAN TENTANG MAILING

Nama Kelompok :
1. Azkia Fitri Awalia (18003391)
2. Fatimah Nur Amini (18003398)
3. Indria Safitri (18003404)
4. Miftakhul Prilia Suhati (18003411)
5. Putri Muchlisin N (18003418)
6. Sry Wahyuni (18003429)
7. Yuliana Elvina (18003438)

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI YOGYAKARTA

2020
A. Sejarah Mailing
Diskusi dan interaksi antarmanusia dapat dilakukan melalui jaringan Internet.
Salah satu media yang paling sederhana untuk melakukan diskusi adalah e-
mail menggunakan jasa mailing list server yang dapat menampung ribuan orang
dalam berdiskusi melalui e-mail sekaligus.
Pada tahun 1987-1988, ketika Internet masih belum berkembang seperti sekarang
ini, sekelompok kecil mahasiswa Indonesia di Berkeley, California, Amerika
Serikat membentuk mailing list Indonesia yang pertama[butuh rujukan] dengan
alamat e-mail indonesians@janus.berkeley.edu.
Berawal dari milis pertama di Janus diskusi-diskusi antar teman-teman
mahasiswa Indonesia di luar negeri pemikiran alternatif berserta kesadaran
masyarakat ditumbuhkan. Pola milis ini ternyata terus berkembang dari sebuah
milis legendaris di janus, akhirnya menjadi sangat banyak sekali milis Indonesia
terutama di host oleh server di ITB & egroups.com. Milis ini akhirnya menjadi
salah satu sarana yang sangat strategis dalam pembangunan komunitas
di Internet Indonesia.
Persatuan komunitas pelajar dan mahasiswa Indonesia di luar negeri terbentuk
dengan adanya fasilitas diskusi maya ini. Awal diskusi sangat membangun dan
berjiwa nasionalis. Tema-tema yang diangkat lebih banyak
mengenai dialog antarumat beragama.

B. Pengertian Mailing
Milis (bahasa Inggris: mailing list) adalah grup diskusi di Internet di mana setiap
orang bisa berlangganan dan berikutserta didalamnya. Anggota milis dapat
membaca surat dari orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara
sederhana, milis adalah sebuah daftar alamat surat elektronik yang mempunyai
kesukaan/kepentingan yang sama.

Saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang

yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk
membalas topik diskusi tersebut atau tidak.

Setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap
kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua proses ini
diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau
Mail Servers.

Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada
milis yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya Teknologi Informasi), ada
senarai yang membahas masalah agama, dan sebagainya.

Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan
googlegroups.com.
 Daftar untuk penggunaan milis dapat disebut sebagai daftar distribusi. Dalam
milis yang legal atau tidak bermuatan spam, individu dapat berlangganan atau
berhenti berlangganan sendiri.

Pengertian Mailing List Menurut Para Ahli :

Menurut Supriyanto (2009 : 7), bahwa mailing list adalah alamat email yang di
dalamnya berisikan kumpulan alamat email anggotanya. Milist bisa digunakan
sebagai sarana untuk berdiskusi di internet.

Menurut Shannon & Waever, menyatakan bahwa mailing list ialah bentuk
interaksi yang saling pengaruh-mempengaruhi satu sama lain, baik itu sengaja
atau tidak sengaja. Tidak sebatas pada bentuk mailing list menggunakan bahasa
verbal, namun juga dalam bentuk muka, seni, lukisan dan teknologi.

C. Jenis Milis Di Indonesia

Di samping mailing list bertema keagamaan, juga banyak terbentuk mailing list
Indonesia yang sifatnya keilmuan seperti:

pau-mikro@ee.umanitoba.ca – yang di kemudian hari menjadi mailing list awal

para hacker (peretas) Indonesia.
ids@listserv.syr.edu - jaringan kajian pembangunan Indonesia.
Dengan adanya Internet di Indonesia pada tahun 1993-1994 dan kepulangan para
mahasiswa yang belajar di luar negeri ke Indonesia, mailing list Indonesia secara
bertahap terbentuk di Indonesia. Dua buah komputer Pentium II di Institut
Teknologi Bandung (ITB) yang merupakan sumbangan Alumni Institut Teknologi
Bandung telah menyumbangkan banyak jasanya untuk pembentukan awal
komunitas maya Indonesia sehingga jumlahnya mencapai ratusan mailing list.
Beberapa mailing list yang bertahan di ITB sampai hari ini adalah itb@itb.ac.id
dan dosen@itb.ac.id.

Sebagian besar mailing list di atas telah menjadi sejarah. Keberadaan dan arsip
banyak mailing list Indonesia pada masa lalu dulu dapat dilihat di

http://www.umanitoba.ca/indonesian/milis.html, atau
http://www.airland.com/id/komputer/milis.html.
Pada hari ini, forum komunitas maya Indonesia lebih banyak bertumpu pada
fasilitas gratis yang diberikan oleh yahoogroups.com yang dapat diakses di
http://groups.yahoo.com/ dan Google pada mesin http://groups.google.com/. Di
Indonesia jasa diskusi mailing list gratis dilakukan oleh mesin http://groups.or.id/
yang diletakan di Internet Service Provider CBN.

Mendaftar pada group yang diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com.

Pada tahap ini anggota baru akan diminta mengisi database agar informasi dari
semua anggota terangkum dengan rapi.
 Mengirim pesan ke milis jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info
lomba, berita kesehatan, dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa
saja di milis asalkan berita tersebut akurat.

D. Kegunaan dan ciri khas milis

b.) Kegunaan Milis
Melalui milis, dapat diketahui beragam informasi, mulai dari lowongan pekerjaan,
lowongan magang, hingga berita-berita terbaru mengenai suatu isu yang sedang
hangat diperbincangkan.

a.) Ciri Khas Milis

Milis dapat dikatakan mirip dengan forum internet karena sama-sama merupakan
situs perkumpulan suatu kelompok dengan ketertarikan yang sama. Perbedaan
milis dengan forum internet terletak pada adanya notifikasi yang didapat anggota
milis pada email mereka masing-masing. Anggota milis dapat memilih apakah ia
ingin setiap tulisan terbaru di milis masuk ke dalam notifikasi email mereka atau
tidak.

Sebuah ''mailing list'' hanyalah merupakan daftar dari alamat ''e-mail'' orang yang
tertarik pada subjek yang sama, adalah anggota dari kelompok kerja yang sama,
atau yang mengambil kelas bersama-sama. Ketika seorang anggota daftar
mengirim catatan ke grup alamat khusus, e-mail akan disiarkan ke semua anggota
daftar. Kunci keuntungan dari milis atas hal-hal seperti diskusi berbasis web
adalah bahwa sebagai pesan baru akan tersedia mereka segera disampaikan
kepada para peserta ’kotak surat’.

Sebagian besar anggota milis merasa info-info dari milis tersebut hanya dapat
memenuhi muatan email sehingga banyak yang memilih untuk tidak mendapatan
notifikasi dari setiap info terbaru dari milis. Padahal, tidak semua orang sempat
mengecek pembicaraan terbaru di milis sehingga notifikasi di email sebetulnya
mempermudah anggota suatu milis agar mereka tak ketinggalan satu info pun.

E. Kelebihan dan kekurangan milis

a.) Kelebihan
Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya
disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar
mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.
Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya
diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis
menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.

b.) Kekurangan
-Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke
milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang
membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis.
Padahal, kapasitas email sangat terbatas.
 -Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak
terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.
-Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat
menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal
sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana
atau informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur
dengan kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat
dibahas lebih terperinci.
-Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena
harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi
orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena
saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi
sangat lambat. Banyak lebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.

F. Fungsi dan manfaat Mailing List

Fungsi :
1. Fungsi mailing list adalah untuk media atau sarana dalam berkomunikasi, di
mana beberapa orang penguna yang berada di dalamnya bisa saling bertukar
dan berbagi informasi, berita dan melakukan komunikasi lain.
2. Dengan mailing list, pengguna tidak perlu bertemu dan bertatap muka secara
langsung untuk berkomunikasi. Hal itu karena dengan adanya mailing list,
dapat memungkinkan penggunanya untuk bisa berbagi informasi,
berkomunikasi kapanpun dan dimanapun tanpa ada batasan jarak dan waktu.
Dengan adanya mailing list, membuat komunikasi antar sesama anggota
menjadi lebih mudah dan bisa mempercepat suatu pekerjaan.

3. Mailing list dapat berkomunikasi dengan teknologi yang sangat minimalis dan
memungkinkan semua anggota milis untuk menerima email yang dikirim oleh
anggota tanpa harus mengirimkannya secara individual ke masing-masing
anggotanya.

4. Dalam melakukan hubungan dengan suatu komunitas seperti dengan kerabat

dalam keluarga besar atau bahkan teman terbaik di semua area yang telah
menyebar. Milis juga dapat digunakan untuk memfasilitasi komunikasi.

Manfaat :
Sebagaimana dijelaskan di sebelumnya, milis adalah media komunikasi atau
media yang dengannya pengguna dapat bertukar dan bertukar pesan, informasi,
dan melakukan komunikasi lainnya.
Milis tidak mengharuskan pengguna untuk bertemu langsung untuk
berkomunikasi. Dengan milis, pengguna dapat bertukar informasi kapan saja, di
mana saja, tanpa batasan waktu dan jarak. Milis membuat komunikasi antara
orang lebih mudah dan dapat mempercepat pekerjaan. Ini juga dapat digunakan
sebagai sarana berbagi berita, informasi, dan hal-hal lainnya.
 Sebagai daftar pengumuman, di mana sebuah "mailing list" yang digunakan
banyak orang sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara
tradisional, hal ini dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail,
milis elektronik menjadi populer.

Sebagai sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan

memuat data yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain.
Kategori kedua ini biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.

G. Cara Kerja Mailing List

Cara kerja mailing list yaitu dengan memanfaatkan media email, sehingga
setiap anggota mailing list harus mempunyai sebuah alamat email. Dari situlah
nanti setiap anggota mailing list dapat bertanya sesuka hati di dalam mailing list
dan lalu membroadcast kan kepada semua anggota yang ada di dalam grup lewat
email, yang mana semua anggota grup tersebut memang mempunyai kepentingan
dan kesukaan yang sama.
Nantinya anggota dari mailing list ini akan menerima pertanyaan lewat broadcast
email tersebut dan selanjutnya membalasnya sesuai dengan yang mereka inginkan.
Kemudian balasan tersebut juga bisa di broadcast kan kembali ke anggota grup
yang lain.
Supaya diskusi tersebut bisa berjalan lancar, pastinya diperlukan satu orang atau
lebih sebagai moderator. Moderator sendiri mempunyai tugas untuk memonitoring
segala bentuk aktivitas yang terjadi di dalam grup yang dilakukan oleh anggota
grup. Sehingga pada saat ada anggota grup yang melanggar, maka tugas dari
moderator yaitu menegurnya. Bahkan seorang moderator juga bisa mengeluarkan
anggota grup yang melanggar aturan grup diskusi.

a. Cara kerja 2 jenis mailing list berdasarkan topiknya

yaitu :
1.) Announcement-type list adalah proses komunikasi mailing list yang dilakukan
hanya satu arah, maksudnya yaitu anggota pada mailing list tidak mempunyai
otorisasi untuk membalas, jadi hanya dapat menerima pesan atau email saja
dari milis.
2.) Discussion-type list adalah proses komunikasi mailing list yang dilakukan
secara dua arah, jadi anggota mailing list dapat menerima dan mengirim pesan
kepada sesama anggota mailing list.

b. Cara Menggunakan Mailing List

Cara penggunaannya adalah sebagai berikut :
Kamu harus mendaftarkan diri pada grup yang kamu minati. Biasanya terdapat
pada grup Google atau grup Yahoo.
Ketika kamu mendaftar, kamu akan dimintai untuk mengisi database supaya
seluruh informasi anggota grup bisa terangkum secara rapi.
Sesudah terdaftar, barulah kamu dapat mengirimkan pesan ke mailing list apabila
ada sesuatu yang akan kamu sampaikan. Setiap anggota mailing list bisa menulis
 apa saja yang ingin disampaikan asalkan informasi tersebut akurat dan terpercaya.
Informasi tersebut juga dapat dibroadcast ke anggota yang lain.
Kembali ke Menu Pembahasan ↑
Contoh Mailing List
Contoh layanan mailing list yang disediakan yahoo adalah Group Yahoo dengan
alamat groups.yahoo.com. Untuk mengikuti mailing list ini dibutuhkan alamat
email Yahoo. Selain itu contoh penyedia mailing list yang terkenal adalah Group
Google dengan alamat groups.google.com. Untuk dapat mengikuti mailing list
pada grup ini diperlukan alamat email google atau gmail.
Mailing pada aplikasi Ms Word biasa disebut dengan mail merge. Yakni
sebuah fungsi yang digunakan untuk membuat surat massal dengan format dan isi
yang sama dengan tujuan yang berbeda. Selain itu mail merge juga dapat
digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan format sama akan tetapi
dengan isi yang berbeda.
Cara Membuat Mail Merge :
1. Pertama siapkan surat undangan yang telah di buat. Klik Start Mail Merge lalu
pilih Step by step Mail Merge Wizard.

2. Setelah itu klik Next : Starting document.

3. Klik Next : Starting document

4. Klik Next : Select recipients

Recipiencts merupakan data yang akan di masukkan ke dokumen (surat
undangan).
5. Klik Next : Write your letter, setelah itu akan muncul pencarian folder dimana
letak undangan yang akan di kirim.

6. Edit menurut keperluan, seperti First Name dengan nama dan seterusnya.

7. Letakkan kursor pada daerah yang ingin disisipkan lalu klik Insert Field.

8. Untuk mena mpilkan data tersebut klik Preview result.

H. Fungsi Menu-menu Mailing

Seperti dengan pengertiannya, fungsi mailing adalah membuat surat massal
dengan tujuan yang berbeda.
Dalam mailing terdapat bagian-bagian yang mempunyai fungsi masing-masing:
1.) Create
- Envelopes : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk amplop.
- Labels : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk label.
2.) Start Mail Merge
- Start Mail Merge : Berfungsi membuat surat formulir yang ingin mencetak
atau mengirim lewat E-mail beberapa kali. Yakni mengirim salinan kepada
penerima yang berbeda.
 - Select Recipient : Berfungsi memilih daftar kontak yang ingin dijadikan
penerima.
3.) Write & Insert Field
- Highlight : Untuk memberikan warna pada dokumen.
- Addres Block : Untuk menambahkan alamat yang akan dikirimi e-mail.
- Greeting Line : Memberikan garis bawah pada nama pada dokumen.
- Insert Merge Field : Menambahkan kolom dari sumber data yang ada.
- Rules : Menambah dan menggabungkan keputusan yang dibuat.
- Match Fields : Untuk mengartikan arti yang berbeda pada penerima.
4.) Preview Results
- Find Recipient : Untuk mencari penerima e-mail.
- Auto Check for Errors : Untuk menangani kesalahan saat selesai
menggabungkan surat.
5.) Finish

https://adalah.co.id/mailing-list/
https://www.temukanpengertian.com/2013/01/pengertian-mailing-list.html
https://panduanbelajarmsoffice.blogspot.com/2015/08/fungsi-mailing-pada-ms-
word-2007.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Milis#Sejarah