MEKANISME OPEN RECRUITMENT STAFF PEMILWA 2016

I. Pendaftaran
A. Syarat Pendaftar :
1. Mahasiswa aktif Fakultas Kedokteran khususnya Program Studi Ilmu Keperawatan
Universitas Brawijaya Malang tahun angkatan masuk 2015.
2. Mengunduh dan melengkapi form offline calon staff PEMILWA 2016.
3. Form dapat diunduh di facebook Keperawatan Madani.

B. Form Offline :
1. Berupa file yang diunduh untuk selanjutnya diisi secara manual oleh calon staff.
2. Merupakan barang bawaan wajib pada hari H pelaksanaan wawancara.(Bentuk form
akan dikoordinasikan dengan divisi kestari dengan pemberian 4 kolom tanda tangan
dengan rincian 2 BPI dan 2 BPH)

C. Form OTS :
1. Adanya Form OTS (On the Spot) diumumkan hari H OR (Rabu, 26 Oktober 2016)
untuk mengantisipasi calon staff yang belum sempat mendaftar.
2. Jumlah form OTS terbatas.
3. Calon staff yang mengambil form OTS merupakan calon staff yang tidak sempat
mengisi form dan diperuntukkan untuk calon staff yang lupa membawa form offline.
4. Pengambilan form OTS hanya dapat dilakukan sebelum close gate pada pukul 18.00
WIB.
5. Calon staff yang telah mengambil form OTS diwajibkan langsung mengisi form di
tempat kemudian segera melapor kepada Panitia.
6. Calon staff yang mengambil form OTS namun lupa membawa foto tetap diperbolehkan
melakukan wawancara pada hari tersebut, namun foto harus disusulkan maksimal
tanggal 27 Oktober 2016 dan diserahkan kepada BPI (diberi nama, jurusan, dan tanggal
wawancara di belakang foto).

II . Tahapan Wawancara
A. Umum
1. Berlangsung selama 1 hari (26 Oktober 2016).
Lokasi : Gazebo Panggung UB
2. OR PEMILWA, dimulai pada pukul : 15.00- 18.00 WIB
3. Penutupan presensi pendaftaran 30 menit sebelum OR selesai, yakni pada pukul:
17.30 WIB
B. Barang BawaanWajib per-Divisi
1. Alat tulis (individu)
2. Meja dada (individu)
 3. Form penilaian
4. List indikator, parameter dan pertanyaan.
5. Koran/kardus/koran untuk alas duduk (jika di Gazebo)
6. Dresscode panitia: SPMK+Nametag+Kaos Kaki+ Jaket Himka+Bersepatu
Bawahan: Gelap
Baju : Warna Bebas
Kerudung: Merah (BPI), Biru Dongker (BPH)

C. Barang bawaan wajib calon staff:

1. Form offline
2. Alat tulis
3. SPMK+Nametag+Kaos Kaki+Bersepatu

D. Peletakan titik dan penjelasan

1. Meja Registrasi (Tempat: GPP lantai 4 di depan ruang 403/ Gazebo UB dekat FK):
a) Merupakan lokasi pengecekan penggunaan SPMK+Nametag+Kaos Kaki dan
penyediaan form OTS pada calon staff divisi PEMILWA 2016 oleh korlap 1 (BPI
PEMILWA 2016 yang off ).
b) Merupakan lokasi tanda tangan kehadiran awal calon staff PEMILWA 2016.
c) Lokasi ini dijaga oleh korlap 1 (BPI PEMILWA 2016 yang off ):
1) Mengecek SPMK+Nametag+Kaos Kaki calon staff.
2) Menyediakan form offline bagi calon staff.
3) Menegur calon staff yang tidak sesuai dengan poin nomor 1.
4) - Mempersilahkan calon staff masuk area wawancara setelah korlap 1
(BPI PEMILWA 2016 yang off) memberikan informasi spot wawancara
divisi apa yang perlu diisi. Mungkin bisa diganti ini
- Mempersilahkan calon staff menuju ke tempat OR setelah korlap 1
(BPI PEMILWA 2016 yang off) memberikan informasi tempat
wawancara divisi apa yang perlu diisi.
5) Mengarahkan staff masuk ke area wawancara dengan membawa form
offline yang akan diberikan kepada korlap 2 (BPI PEMILWA 2016 yang
off). Mungkin bisa diganti ini
Mengarahkan staff menuju ke tempat dengan membawa form offline yang
akan diberikan kepada korlap 2 (BPI PEMILWA 2016 yang off).
6) Menerima form offline dari calon staff yang selesai melakukan
wawancara.
7) Mengingatkan calon staff untuk mengisi tanda tangan pada lembar
absensi kedatangan dan kepulangan.
d) Terdapat form kehadiran yang berisi nama, nim, jurusan, pilihan kepanitiaan dan
divisi, jam datang, jam pulang, tanda tangan kedatangan, tanda tangan
kepulangan. (Bentuk form akan dikoordinasikan dengan divisi kestari)
 e) Calon staff diberi kesempatan untuk merubah pilihan divisi sebelum masuk meja
registrasi.
f) Calon staff yang telah menyerahkan form di meja registrasi, tidak diperbolehkan
mengganti pilihan divisi lagi.
g) Perlengkapan yang dibutuhkan : (koordinasi dengan divisi perlengkapan)
1) 1 buah kursi bermeja
2) 1 buah meja dada
3) 4 buah Bulpoin (1 untuk BPI yang berjaga, 3 untuk cadangan bagi staff
yang meminjam untuk mengisi form)
4) 1 buah Lem
5) Form OTS (Jumlah disesuaikan)
6) Lembar Presensi
7) 1 buah Stabilo
8) 1 wadah untuk pengumpulan form offline calon staff yang sudah
menyelesaikan wawancara Gak perlu juga gppa
9) Label “Registrasi” ini kestari beb

2. Ruang Tunggu (Gazebo di depan gazebo panggung):

a) Merupakan ruang tunggu calon staff sebelum melakukan wawancara dan sebagai
ruang transit sebelum melakukan wawancara selanjutnya.
b) Terdapat korlap 2 (BPI PEMILWA 2016 yang off) yang bertugas :
1) Memberikan informasi tempat wawancara divisi apa yang kosong kepada
korlap 1. Agar korlap 1 mempersilahkan calon staff menuju ke tempat
wawancara sesuai yang dibutuhkan dengan permintaan korlap 2.
2) Mengatur dan mengarahkan calon staff untuk alur wawancara.
3) Mengingatkan calon staff untuk tidak ramai saat wawancara berlangsung.
4) Tempat perizinan calon staff jika meninggalkan tempat.
5) Mengecek form calon staff apakah sudah terisi 3 atau 4 tanda tangan.
6) Jika calon staff memilih 2 divisi 1 kegiatan kepanitian, maka korlap 2
wajib untuk menyilang 1 kolom tanda tangan BPH, sehingga tersisa 3 kolom
yaitu 1 kolom BPI dan 2 kolom BPH.
7) Jika calon staff hanya memilih 1 divisi 1 kegiatan kepanitian, maka korlap
2 wajib untuk menyilang 1 kolom tanda tangan BPH, sehingga tersisa 2 kolom
yaitu 1 kolom BPI dan 1 kolom BPH.
8) Mengutamakan tempat wawancara yang kosong untuk diisi oleh calon
staff yang melakukan wawancara.
9) Jika ada tempat wawancara yang kosong, namun calon staff yang di
tempat tunggu tidak mengisi(karena bukan divisi yang dituju), maka bisa
mempersilahkan calon staff lain sejumlah tempat dan divisi yang kosong.
 10) Mengutamakan calon staff yang sudah menunggu terlebih dahulu untuk
menyelesaikan seluruh rangkaian wawancara.
11) Mengingatkan calon staff yang selesai wawancara dan meninggalkan
tempat wawancara dengan membawa form offline yang harus diberikan
kepada korlap 1 di luar ruangan.
c) Terdapat area tunggu dengan rincian sbb:
Gazebo yang berada tepat di depan pintu masuk sebelum gazebo panggung.
d) Perlengkapan yang dibutuhkan :(koordinasi dengan divisi perkap)
1.) 1 buah meja dada untuk korlap
2.) 4 bolpoin
3.) 1 stabilo jika diperlukan
4.) Form OTS
5.) Wadah untuk tempat Form
6.) 1 buah lem
7.) Label “RuangTunggu”
8.) Label regis
9.) Label divisi
e) Mekanisme perijinan ke kamar mandi atau keperluan lain:
1) Calon staff menuju panitia (korlap 2) yang berjaga untuk selanjutnya nama
calon staff akan diberi tanda khusus pada lembar registrasi pemilihan
divisi.
2) Calon staff meninggalkan form Offline
3) Pemanggilan akan dilakukan berulang setelah melalui 1 orang setelahnya.

3. Ruang Wawancara (Gazebo Panggung) :

a) Berisi 8 divisi (6 BPH dan 2 BPI) yang diberi jarak tiap divisi-divisinya (jarak
menyesuaikan).
b) Penilaian wawancara menggunakan media kertas form penilaian (koordinasi
dengan kestari)
c) Menggunakan time keeper pusat yang dijaga oleh salah satu BPI PEMILWA 2016
dengan rincian tiap orang berisi 5 menit wawancara. Setelah 5 menit wawancara
BPI PEMILWA 2016 wajib menyalakan alarm dan seluruh BPH dan BPI wajib
menyelesaikan wawancara pada saat itu juga dan mempersilahkan kembali calon
staff untuk menuju korlap 2 atau ruang tunggu.
d) Setiap panitia yang bertugas wawancara wajib membawa list indikator, parameter
dan pertanyaan.
e) Setiap panitia yang bertugas wawancara wajib membawa jam atau stopwatch.
f) Durasi waktu wawancara dibatasi 5 menit setiap pos nya untuk BPH dan BPI.
g) Durasi mobilisasi maksimal 1 menit.
h) Setiap selesai melakukan wawancara, divisi pewawancara wajib :
 1) Menandatangani form offline yang dibawa oleh calon staff pada kolom
tanda tangan yang tersedia.
2) Memberi peringatan kepada calon staff yang telah diwawancara untuk
tidak membocorkan soal kepada calon staff lain.
3) Memberi pengarahan kepada calon staff untuk menuju ruang tunggu atau
korlap 2.
i) Setiap calon staff harus memiliki:
1) 2 checklist, jika memilih 1 divisi
2) 3 checklist, jika memilih 2 divisi
di form offline yang selanjutnya dikumpulkan di BPI. Terdapat area ruang tunggu
untuk calon staff yang telah melakukan wawancara X kali tahapan wawancara
dengan BPH dan akan melakukan wawancara dengan BPI
f) Jika ada peserta yang selesai melakukan wawancara X kali namun kurang X kali
dan tempat yang akan didatangi sudah terisi maka wajib menunggu di ruang
tunggu.
g) Jika ada tempat wawancara yang kosong, namun calon staff yang menunggu di
gazebo depan pintu masuk tidak mengisi (karena bukan divisi yang dituju), maka
bisa mempersilahkan calon staff lain sejumlah tempat dan divisi yang kosong.
h) Perlengkapan yang dibutuhkan : (koordinasi dengan divisi perlengkapan)
1) 6 tempat untuk BPH
2) 2 tempat untuk BPI
3) Microphone atau speaker untuk alarm laptop jika dibutuhkan
4) Label masing-masing divisi

MEKANISME WAWANCARA BPI BPH

I. Barang bawaan pewawancara

Barang bawaan wajib untuk BPH dan BPI yang bertugas melakukan wawancara :

1. SPMK dresscode
Bawahan: Gelap
Baju : Warna Bebas
Kerudung Merah (BPI), Biru Dongker (BPH)
2. Meja Dada
3. Alat Tulis
4. Form Penilaian Peserta
5. Lembar indikator dan pertanyaan

II. Mekanisme Wawancara

ALUR WAWANCARA
 Peserta datang menuju korlap 1.
 Korlap 1 melakukan absensi kehadiran (mendata pilihan divisi dan pengumpulan
form)
 Korlap 1 mengecek SPMK+Nametag+Kaos Kaki peserta.
 Korlap 2 memberikan informasi ke korlap 1 kursi/tempat wawancara divisi apa
yang kosong.
 Selanjutnya korlap 1 memandu calon staff yang bisa mengisi kursi/tempat masuk
ke dalam ruangan dan mengingatkan calon staff untuk memberikan form offline
kepada korlap 2.
 Peserta memberikan form kepada korlap 2.
 Korlap 2 bisa menyilang kolom tanda tangan yang tidak dibutuhkan (ada di
mekanisme tugas korlap 2) di waktu calon staff memberikan form baik di awal
masuk ruangan maupun saat pergantian wawancara.
 Peserta akan dipanggil dan diarahkan oleh korlap 2 untuk melakukan wawancara.
 Wawancara dilakukan selama 5 menit.
 Setelah 5 menit berlalu, time keeper wajib menyalakan alarm. Segala kegiatan
wawancara wajib berhenti saat itu juga.
 Setelah melakukan wawancara, peserta diarahkan oleh BPI dan BPH untuk
menuju ruang tunggu atau korlap 2 dan menunggu giliran wawancara selanjutnya.
 Peserta akan dipanggil dan diarahkan kembali oleh korlap 2 untuk melakukan sesi
wawancara selanjutnya.
 Jika terdapat tempat wawancara divisi yang kosong, korlap 2 memberi informasi
ke korlap 1 untuk mempersilahkan calon staff masuk/menuju sejumlah divisi dan
kursi yang diminta oleh korlap 2.
  Siklus di atas diulang sampai pada wawancara terakhir.
 Setelah peserta selesai melakukan wawancara, korlap 2 mengingatkan calon staff
untuk membawa form dan dikembalikan ke korlap 1 yang ada di luar
ruangan/depan gazebo pintu masuk.
 Korlap 1 menerima form dari calon staff yang telah selesai melakukan seluruh
rangkaian wawancara.
 Calon staff menandatangani absensi kepulangan.

III. Mekanisme Perizinan BPH

BPH yang tidak dapat hadir dalam Open Recruitment PEMILWA 2016 melakukan izin:

 Izin dengan menghubungi BPI masing – masing acara melalui sms

 Izin dengan menghubungi SC masing – masing acara melalui sms (setelah
mendapatkan persetujuan dari BPI)

RUNDOWN OR STAFF PEMILWA 2016

No WAKTU DURASI KEGIATAN PJ RUANG

1. 5’ GCU panitia Gazebo
14.30-14.35 BPI
Panggung
3. 25’ Briefing Panitia dan ibadah Gazebo
14.35-15.00 Acara
Panggung
4. 15.00-15.30 30’ Persiapan Perkap Gazebo
Panggung
5. 15.30-17.30 120’ Open Gate + Pelaksanaan OR BPI + BPH Gazebo
Panggung
6. 17.30-18.00 30’ Penutupan + Pengkondisian BPI + BPH Gazebo
Ruang/Tempat Panggung
7. 18.00-18.30 30’ Ibadah Gazebo
Panggung
6. 18.30-selesai - Evaluasi BPI Gazebo
Panggung
A. Rabu, 26 Oktober 2016