Aplikasi Ms Access Untuk Data Karyawan P
Aplikasi Ms Access Untuk Data Karyawan P
Mengetahui
Pembantu Direktur I,
Dengan mengucapkan puji syukur alhamdulillah atas petunjuk dan rahmat Nya,
sehingga dapat diselesaikan buku berjudul Buku Komputer Teori Dan Praktek Ms
Access modul “Aplikasi Ms Access untuk Data Pegawai”
Pada buku ini, kami sadari bahwa hasilnya masih jauh dari sempurna sehingga
terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati penulis
memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang
diberikan, kepada yang terhormat:
1. Ir. Tundung Subali Patma, MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Malang.
2. Drs. Heru Utomo, MELECCOMM, selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Malang.
3. Drs. Ludfi Djajanto, MBA, selaku Pembantu Direktur I Politeknik Negeri
Malang.
4. Semua pihak yang telah memberikan bimbingan, motivasi, bantuan dan
masukan sehingga dapat terselesaikannya buku ini.
Akhirnya dengan segala kerendahan hati, kami berharap semoga buku ini
dapat bermanfaat.
Pembahasan materi praktek mata kuliah Aplikasi Macro Access, agar mudah
dipahami, maka harus ditunjang pemahaman teori terlebih dahulu, Dalam pembahasan
teori seorang mahasiswa harus dapat membaca dan mengerti peranan dokumen dasar,
pelaksanaan normalisasi, design database ( meliputi file database, table, query, form,
report dan macro), dan pembuatan program secara terintegrasi.
Data Base Management System adalah struktur dan hubungan antar data yang
diatur dan dikelola oleh sebuah program aplikasi database.
Program Aplikasi akan melaksanakan proses input (memasukkan), edit
(memperbarui), delete (menghapus), menganalisis dan melaporkan data.
Sebagai contah program aplikasi adalah Microsoft Access, aplikasi ini bukanlah
yang paling cepat atau paling hebat, melainkan yang paling mudah dari yag ada.
Sistem manajemen Database dapat diartikan sebagai berikut :
Database adalah sekumpulan informasi yang berhubungan untuk tujuan
tertentu, seperti database pelanggan, database karyawan dll
Basis Data (database) yaitu kumpulan dari sejumlah data yang tidak terbatas.
Disistemkan, yang berarti distrukturkan dan diatur berkaitan antar data-data
tersebut, dan yang menstrukturkan dan mengaturnya adalah program perangkat
lunak.
Secara lebih specifik, sistem manajemen Database adalah untuk menciptakan
pengelolaan data yang bericirikan sebahgai berikut :
Memudahkan Pengaksesan Data, meretrieve data dari sejumlah data dengan
cara yang cepat dan hasilnya benar.
Mengurangi redudansi dan Inkosistensi data, Mengurangi redudansi ( lebih
data / data overload ) dan inskonsistensi data yaitu :
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama
dalam merancang database adalah bagaimana merancang database dapat
memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang.
Perangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik.
Perancangan model konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya
berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Ketika menentukan entity dan
relasinya dibutuhkan analisa data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di
masa mendatang.
Pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan relational digunakan,
namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan ke model relational
saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model network.
Perancangan model konseptual tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi
antara file
Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah
menggunakan model data relational.
Terdapat dua buah teknik
a. Teknik Normalisasi
b. Teknik Entity Realationship
.TEKNIK NORMALISASI
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table –
table yang menunjukkan entity ( Tabel ) dan relasinya.
Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan
pada saat menambah/insert, mengahapus/delete, mengubah/update,
membaca/retrive pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut
maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi atau dengan kata lain
perancangan belum mendapat data basei yang optimal.
Isitilah – istilah dalam Realational Database.
Itsilah Definisi
Relational Database Access
Entiti Tabel Orang, Tempat atau konsep yang dibutuhkan untuk menyimpan
informasi.
Atribut Field Bagian dari informasi yang mendifinisikan entiti
Relationship Relationship Hubungan antar dua entiti
Primary Key Primary Key Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan kejadian
khusus pada sebuah entiti. Primery key mengidentifikasikan baris
atau record khusus dalam table yang unik.
Candidate Key Candidate Key Atribut atau kumpulan atribut yang dibutuhkan primery key, tetapi
tidak padat digunakan seperti primery key.
Foreign Key Foreign Key Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan entiti yang
dimana entiti lain dihubungkan.
Aturan Bisnis Key Triggers Suatu kondisi dimana foreign key dapat diselipkan, diupdate, atau
dihapus
Domain Definisi dari sebuah kolom atau atribut.
Biasanya mendekripsikan tipe data, panjang, format, keunikan dan
lain-lain.
Data diatas merupakan bentuk 1NF karena tidak ada yang berganda dan tiap attribute
satu pengertian yang tunggal.
Bentuk Normal Kesatu dari kedua data diatas adalah sebagai berikut :
No_Siswa Nama Wali_Studi Kode_Kelas
22354001 Basuki Karman 1234
22354001 Basuki Karman 1244
22345002 Nia Rizki 1234
22345002 Nia Rizki 1254
22345002 Nia Rizki 1244
RELASI AmbilKelas,
No_Siswa Kode_Kelas
22354001 1234
22354001 1244
22345002 1234
22345002 1254
22345002 1244
1. Komputer Pentium 166 (minimal), diatas itu akan lebih baik misalnya Pentium II
atau Pentium III.
2. Komputer dengan Windows 97, Windows 98 atau Windows 2000.
3. RAM 16 MB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 32 MB atau 64 MB.
4. VGA Card 1 MB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 4 MB atau 8 MB.
5. Hard Disk 1,2 GB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 3,2 GB atau 6,4
GB.
Database pada Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel,
query, form, report, makro, dan modul.
3.3.4.1 Tables
Tabel adalah “kumpulan data yang merupakan komponen utama pada
sebuah database.” (Diki Septanto,1998:579). Tabel merupakan objek
pertama dalam sebuah database yang mengawali pembuatan suatu aplikasi
database.
Queries adalah “bagian dalam access yang digunakan untuk mengatur data mana saja
yang terdapat pada suatu tabel yang perlu ditampilkan.” (Diki Septanto,1998:580).
Selain itu query bisa mengatur syarat/kriteria agar suatu data dapat ditampilkan,
mengatur urutan data, menghapus data serta melakukan perhitungan.
a. Fasilitas Query
Fasilitas Query digunakan untuk menentukan serta mengelompokkan field dan
record dimana saja dari suatu tabel yang akan ditampilkan. Selain itu query juga
mengatur urutan dari penampilan data didalamnya. Query seringkali digunakan
sebagai pengganti tabel. Karena Form atau Report bisa dibuat berdasarkan sebuah
tabel atau query yang sudah ada. Perubahan yang dilakukan pada data di dalam
query, otomatis akan ikut mengubah isi tabel karena hubungan dinamis antara
query dengan tabel yang menjadi dasar pembuatannnya.
Untuk memulai bekerja pada sebuah query baru, pilihlah Queries tab pada Database
Windows, laluk klik tombol New. Setelah itu akan muncul kotak dialog New
Query dengan berbagai pilihan metode pembuatan query.
b. Fasilitas Filter
Selain query, fasilitas untuk pengelompokkan data sederhana atau hanya untuk
kepentingan sementara. Access telah menyediakan fasilitas filter yang berfungsi
mirip dengan Query, yang bisa ditetapkan untuk menyaring data pada tabel atau
form. Bedanya, adalah filter tidak bisa diberi nama, maka sebuah tabel atau form
Form adalah “ sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrol-
kontrol untuk proses memasukkan, memeriksa, dan memperbaiki data.” (LPKBM
Madcoms Madiun,2001:26)
Fasilitas Form
Form digunakan untuk mempermudah memasukkan data tabel, menampilkan data,
mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Access menyediakan berbgai
fasilitas yang membantu dalam pembuatan form tersebut. Bahkan Access juga memberi
fasilitas yang memungkinkan penggunanya untuk membuat form dengan desain
masing-masing.
Adapun metode-metode pembuatan Form adalah sebagai berikut:
1. Klik Tab Form pada Database Windows.
2. Design View, untuk membuat form dalam bentuk desain bebas.
3. Form Wizard, pembuatan form dengan tuntunan Wizard.
4. AutoForm Columnar, membuat form dengan urutan tabel dari atas ke bawah.
5. Autoform Tabular, membuat form dengna susunan field yang memanjang seperti
tabel.
6. AutoForm Datasheet, membuat form yang tampilannya menyerupai tabel dalam
metode Datasheet View.
7. Chart Wizard, untuk membuat grafik.
8. Pivot Table Wizard, membuat form dengan pivot table dari Microsoft Access.
Report adalah “ sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang
telah diformat sesuai dengan ketentuan yang diberikan.” (LPKBM Madcoms Madiun,
2001:26).
a. Fasilitas Report
Report atau Laporan merupakan hasil akhir dari berbagai pengolahan atau
pemrosesan data. Pada umumnya laporan disajikan dalam bentuk sudah tercetak di
kertas. Untuk itu report yang disajikan harus diusahakan sebaik dan serapi mungkin
sehingga memudahkan pihak lain dalam memahami isi laporan tersebut. Seperti halnya
dengan pembuatan form, dalam pembuatan report, Access juga memberikan berbagai
fasilitas pembuatan report termasuk dengan desain sendiri. Tetapi untuk mempercepat
pembuatan report, dapat menggunakan fasilitas wizard. Pilihan-pilihan yang tersedia
pada report sama dengan pilihan yang disediakan oleh form.
Untuk mengakhiri Microsoft Access klik tombol X (pojok kanan atas) yang
tampak pada seluruh jendela aplikasi windows 2000. Klik tombol close akan
mengakhiri aplikasi Access dan mengembalikan pada Desktop. Selain itu juga dapat
Membuat file merupakan langkah awal dalam Ms Access, dimana file ini akan
menampung seluruh data dan object dari Ms Access.
File database Ms Access akan disimpan pada file dengan extension . mdb
Didalam file akan tertampung semua komponen, meliputi Object Table s/d object
Modules
Metode Pembuatan Table dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :
- Klik Objects
- Klik Tables
- Pilih dan Klik Create table in Design view
- Klik New
Selanjutnya tertampil kotak dialog, New table sebagai berikut :
Mengolah data (proses data) dalam MS Access dapat dilaksanakan dengan Filter, Sord
dan fasilitas Query.
3.1. Filter
Filter merupakan fasilitas yang disediakan untuk menyaring database record sesuai
keperluan, data yang dihasilkan dari proses filter merupakan informasi yang
diperlukan.
Contoh kasus : Pemakai table data DATA_KARYAWAN menghendaki
informasi data karyawan dengan tempat kelahiran Surabaya.
Untuk menampilkan informasi sesuai yang dikehendaki pada kasus diatas dapat
dikikuti prosedur sebagai berikut :
a. Open table DATA-KARYAWAN
b. Klik menu Record, pilih Filter, Pilih dan Klik By Form
c. Tempatkan kursor pada cell kolom (field) Tempat Kelahiran
d. Klik control button dan pilih SURABAYA
e. Klik bar Apply Filter, maka tertampil informasi data pegawai dengan tempat
kelahiran surabaya.
Untuk membebaskan dari format filter Klik bar Remove Filter
3.2. Sort
Sort merupakan fasilitas untuk proses data berupa peng urutan data menurut
abjad ( A ke Z atau Z ke A)
Contoh kasus, pemakai data table DATA_KARYAWAN menghendaki tampilan data
nama karyawan diurutkan sesuai index abjad dari A ke Z untuk mempermudah
pencarian nama karyawan sesuai abjad awal nama karyawan, maka dapat diikiti
prosedur sebagai berikut :
3.3. Query
Contoh Kasus, pemakai data base berkeinginan membuat laporan meliputi data nama
pegawai, tempat lahir, tanggal lahir dan umur pada tahun 2008. Maka langkah pertama
adalah dibuat query.
Pada kasus diatas dapat dibuat query dengan nama UMUR_KARYAWAN dengan
mengikuti prosedur sebagai berikut :
a. Klik Object Query
b. Klik bar New
c. Pilih Design View, Klik OK
d. Pada Show Table, Klik Table dan Klik nama table DATA-KARYAWAN,
Klik Add
4.1 Relationships
f. Drag dari field NIK DATA_KARYAWAN ke field NIK ABSENSI, akan tertampil
display sebagai berikut :
Dua table yaitu table DATA_KARYAWAN dan table ABSENSI dapat digabung
dalam query, dengan tujuan data dari dua table tersebut selanjutnya dapat ditampilakan
sebagai data maupun sebagai informasi.
Kedua table tersebut akan di gabung dalam query dengan nama QUERY_ABSENSI
Ikuti prosedur berikut untuk membuatnya
a. Klik Object Query
b. Klik New
c. Klik Design View, Klik OK selanjutnya tertampil display sebagai berikut :
d. Klik Table
e. Klik DATA_KARYAWAN, Klik Add
f. Klik ABSENSI, Klik Add
g. Klik Close, selanjutnya tertampil display sebagai berikut
Query dari dua table diatas dapat dipakai sebagai media untuk input data, edit
data, delete data maupun untuk display data.
Field – field yang tertampil adalah sesuai dengan struktur yang telah dibuat.
Pengaruh dari relationship, karena field NAMA, NIPEG dari table
DATA_KARYAWAN telah mempunyai data, maka secara otomatis akan tertampil.
Untuk meng inputkan data absen pada QUERY_ABSENSI, ikuti prosedur sebagai
berikut :
a. Klik QUERY_ABSENSI
b. Klik bar Open
c. Inputkan angka 1 pada cell NIP
selanjutnya tertampil display sebagai berikut :
Tugas :
Inputkan seluruh data pegawai untuk absen 1 hari
Dalam membuat contoh report, disini akan dipakai metode report dengan Report
Wizard.
Data yang dipakai bersumber dari QUERY_ABSENSI
Untuk membuat report dengan nama LAPORAN_ABSENSI dapat diikuti prosedur
sebagai berikut :
a. Klik Objects Reports
b. Klik New, akan tertampil display sebagai berikut,
j. Pada pilihan any grouping, abaikan (tidak dibuat grouping) langsung Klik Next,
Klik Next, akan tertampil display sebagai berikut
l. Klik Tabular, Klik Next dan akan tertampil display sebagai berikut
Untuk membuka / menjalankan report / laporan dapat diikuti prosedur sebagai berikut :
a. Klik Object
b. Klik Reports
c. Klik Nama report ( LAPORAN_ABSENSI)
d. Klik Preview
Prosedur membuka report / laporan selesai
Untuk memperbaiki / edit report / laporan dapat diikuti prosedur sebagai berikut :
e. Klik Object
f. Klik Reports
g. Klik nama report ( LAPORAN_ABSENSI)
h. Klik Design
Prosedur memperbaiki / edit report / laporan selesai
Macro merupakan fasilitas dalam Ms Access untuk otomatisasi perintah. Macro yang
disusun dalam berbagai aaction dapat menjadi sebuah program.
c. Klik pada control action untuk memilih perintah yang dipergunakan (contoh
open form untuk form DATA_KARYAWAN), selanjutnya akan tampil display
sebagai berikut
Tugas :
1. Buat Macro untuk open query UMUR_KARYAWAN dengan nama
MACRO_UMUR
2. Buat Macro untuk open query QUERY_ABSENSI dengan nama
MACRO_ABSENSI
3. Buat Macro untuk open report LAPORAN_ABSENSI dengan nama
REPORT_ABSENSI
4. Buat Macro untuk Close dengan nama MACRO_SELESAI
Penyusuan menu dengan form dapat mengikuti sebagai berikut (beserta contoh)
a. Klik pilihan Form pada Objects
b. Klik New
c. Pilih mode design View
d. Klik OK (tanpa mengisi nama table atau nama query) akan tampil display
sebagai berikut :
e. Media design pada detail adalah tempat untuk mendesign detail tampilan, design
dapat juga di letakkan di Header/Footer sesuai dengan kebutuhan dengan
mengaktifkan Header dan Footer.
Dalam design ini buat rancangan sesuai display berikut
- Klik bar Label pada Toolbox , drag di bidang detail selanjutnya ketik
MENU UTAMA
- Lakukan dengan prosedur yang sama untuk labet 2, 3 dan 4
g. Membuat action button pada label 1 (FORM INPUT DATA KARYAWAN),
caranya
- Klik kotak label 1 (FORM INPUT DATA KARYAWAN)
- Klik menu View, pilih dan Klik Properties, akan tampil display sebagai
berikut
- Klik Event, Klik contol Button pada on Click, pilih nama macro
MACRO_FORMKARYAWAN akan tampil display sebagai berikut :
- Klik close
Untuk mengaktifkan menu dengan form, Klik pada nama form dan aktifkan dengan
Klik pada bar Open. Atau Doeble Klik pada nama Form
Untuk mengedit menu dengan form, Klik pada nama form dan edit dengan Klik
pada bar Design. Selanjutnya lakukan redesign sesuai dengan rancangan yang
dikehendaki.
i. Klik Close untuk menyimpan format design, selanjutnya akan tertampil display
sebagai berikut :