LAPORAN PROJECT WORK

PENGELOLAAN PERTEMUAN/RAPAT (WEDDING PLANNER)

NAMA ANGGOTA : 1. Ani Suryani

2. Nurtia Fadilah
3. Muhammad Jenal Abidin
4. Rahmawati
5. Wahyuni Nur A.Y.Y

KELAS : XII OTKP 7

SMK PELITA CIAMPEA

1
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Project Work Yang Berjudul : Pengelolaan Pertemuan/Rapat (Wedding Planner)

Disusun : - Ani Suryani
- Nurtia Fadilah
- Muhammad Jenal Abidin
- Rahmawati
- Wahyuni Nur A.Y.Y
Program Studi : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Bogor, 8 Januari 2021

Mengetahui,

Pembimbing 1 Pembimbing 2

Yandi Ariandi, S.E Sudrajat, S.Pd

2
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan inayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Project Work yang berjudul Pengelolaan
Pertemuan/Rapat (Wedding Planner)
Terima kasih saya ucapkan kepada Bapak/Ibu Yandi Ariandi, S.E dan Sudrajat, S.Pd yang telah
membantu kami baik secara moral maupun materi. Terima kasih juga saya ucapkan kepada
teman-teman seperjuangan yang telah mendukung kami sehingga kami bisa menyelesaikan tugas
ini tepat waktu.

Penyusun

3
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................................................................ 1

Lembar Pengesahan .................................................................................................................... 2
Kata Pengantar ............................................................................................................................ 3
Daftar Isi ..................................................................................................................................... 4
BAB I Pendahuluan .................................................................................................................... 5
1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 5
1.2 Keunggulan dan Fungsi Produk/Jasa ........................................................................ 5
1.3 Tujuan Wedding Planner .......................................................................................... 6
BAB II Pelaksanaan Wedding Planner ....................................................................................... 7
2.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ............................................................................... 7
2.2 Alat dan Bahan .......................................................................................................... 7
2.3 Langkah Kerja ........................................................................................................... 7
2.4 Hasil Yang Dicapai ................................................................................................... 8
BAB III Proses Produksi ............................................................................................................. 9
3.1 Layout/Bagan Kerja .................................................................................................. 9
3.2 Proses Produksi ......................................................................................................... 12
3.3 Stategi Pemasaran ..................................................................................................... 12
BAB IV Rencana Anggaran Biaya ............................................................................................. 13
4.1 Anggaran Biaya ........................................................................................................ 13
4.2 Perhitungan Harga Pokok Produksi (HPP) ............................................................... 13
BAB V Kesimpulan dan Saran ................................................................................................... 14
5.1 Kesimpulan ............................................................................................................... 14
5.2 Saran ......................................................................................................................... 14

4
1. PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Pernikahan adalah upacara pengikatan janji nikah yang dirayakan atau dilaksanakan oleh dua
orang dengan maksud meresmikan ikatan perkawinan secara norma agama, norma hukum,
dan norma sosial. Upacara pernikahan memiliki banyak ragam dan variasi menurut
tradisi suku bangsa, agama, budaya, maupun kelas sosial. Penggunaan adat atau aturan
tertentu kadang-kadang berkaitan dengan aturan atau hukum agama tertentu.
Pernikahan yang disukai setiap pasangan adalah pernikahan yang indah, megah, sempurna,
dan sesuai dengan impian calon pengantin mengingat hal itu adalah salah satu moment yang
sangat spesial. Setiap calon pengantin pasti membutuhkan wedding planner untuk
pernikahannya. Banyak orang sering menjumpai jasa wedding planner yang sesuai dengan
keinginannya tetapi tidak sesuai dengan harga yang telah ditentukan oleh organisasi tersebut.
Banyak juga orang yang sudah mengeluarkan biaya yang cukup mahal, tapi ketika hari H
pelayanannya tidak sesuai dengan keinginan.
Maka wedding planner sangatlah penting untuk mewujudkan pernikahan impian anda.
I.2 Keunggulan dan Fungsi Produk/Jasa
Adapun keunggulan dan fungsi dari produk jasa wedding planner yang kami tawarkan adalah
sebagai berikut.
a. Keunggulan
 Tim wedding planner yang profesional dan berpengalaman.
 Pelayanan yang bagus dan memuaskan.
 Murah dan berkualitas, sesuai dengan anggaran calon pasangan pengantin.
 Decor yang sesuai dengan konsep yang diinginkan oleh calon pasangan pengantin.
 Vendor make up yang terbaik, sesuai, dan berpengalaman.
 Catering makanan yang enak, dan banyak pilihan.
 Master of Ceremony (MC) yang berpengalaman.
 Dokumentasi berbentuk foto dan video, sesuai dengan kebutuhan calon pasangan
pengantin.
b. Fungsi
 Untuk memecahkan masalah atau kesulitan yang dialami oleh calon pasangan
pengantin.
 Memberikan solusi terbaik.
 Sebagai sarana bernegosiasi.

5
I.3 Tujuan Wedding Planner

 Untuk menciptakan wedding sesempurna mungkin.

 Untuk memecahkan masalah dan mencari jalan keluar.
 Mempersiapkan acara pernikahan dengan baik.
Agar tujuan wedding planner dapat dicapai, dibutuhkan: koordinasi yang baik, partisipasi aktif
dari tim wedding planner, vendor-vendor, dan calon pasangan pengantin, dan disiplin waktu.

6
II. Pelaksanaan Wedding Planner
2.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
a. Waktu Pelaksanaan
Rapat mengenai persiapan wedding dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah diatur
antara tim wedding planner dan calon pasangan pengantin. Secara garis besar persiapan
yang harus dilaksanakan, yaitu:
1. Pertemuan antara calon pasangan pengantin dan tim wedding planner untuk
menentukan konsep dan vendor-vendor terbaik di bidangnya, dan sesuai anggaran calon
pasangan pengantin.
2. Rapat menjelang hari H-1, penentuan rancangan susunan acara dan merampungkan
konsep.
3. Hari H sebagai penentuan tujuan wedding planner dan acara pernikahan.
b. Tempat pelaksanaan
Pertemuan, rapat rancangan, dan acara pernikahan diselenggarakan di tempat yang telah
ditentukan.

2.2 Alat dan Bahan

No. Nama Alat Spesifikasi Jumlah
1. Laptop Baik 3
2. Printer Inkjet 1
3. Kertas HVS HVS, Ukuran A4, Berat 80 250 Lembar
gsm
4. Soundsystem Baik 1
5. Microphone meja Baik 1
6. Note Book Baik 1
7. Tinta Printer Inkjet 1 Tube
8. Name Tag Tim Wedding Planner 15 13,5 cm x 9,5 cm
Orang
9. ATK Baik 1 Paket
10. Kertas Foto Ukuran A3 1 Rim

2.3 Langkah Kerja

 Pertemuan konsultasi penentuan konsep dan vendor yang tepat

 pertemuan vendor
 surat undangan
 ekspedisi

7
  Rapat menjelang hari H-1, rancangan susunan acara kegiatan, merampungkan konsep.
 Persiapan decor, catering, make up, dokumentasi.
 Daftar hadir tamu undangan
 anggaran
 bukti-bukti pembayaran/pengeluaran
 foto-foto kegiatan (dokumentasi)

2.4 Hasil Yang Dicapai

Pernikahan sesuai yang diinginkan calon pasangan pengantin dapat dikatakan baik,
sempurna, dan berhasil apabila tujuan rancangan persiapan dari rapat yang telah dilakukan
tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan ada beberapa syarat yang harus diperhatikan tim
wedding planner, calon pasangan pengantin (clien), dan tim vendor. Yaitu:

 Membicarakan suatu masalah mengenai rancangan acara pernikahan clien ketika

rapat dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
 Pada saat rapat seluruh peserta (tim wedding planner, clien, tim vendor) berperan
aktif.
 Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka).
 Ketika rapat adanya unsur-unsur seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta
rapat, dan masalah yang dibahas.

8
III. Proses Produksi
3.1 Layout/Bagan Kerja
a. Layout (dekor acara)
1. Dekorasi Pelaminan Indoor

2. Dekorasi Pelaminan Outdoor

3. Dekorasi Pelaminan Adat Minang

9
b. Peralatan yang digunakan

1. laptop

2. Printer

3. Soundsystem

10
4. Note Book

5. Tinta Printer

6. Kertas Foto

11
3.2 Proses Produksi

Persiapan : Rancangan, Tujuan, Partisipan, Agenda, Bahan, Fasilitas

Pelaksanaan : Kepemimpinan, Aturan, Dokumentasi
Penyelesaian : Penugasan, Tindak lanjut.

3.3 Strategi Pemasaran

 Pemasaran

Metode promosi pemasaran yang kami lakukan melalui promosi di internet atau media
social dan semacamnya. Tidak sampai di situ saja, teknik pemasaran yang kami lakukan
nantinya memberikan seperti; potongan harga khusus jika memberikan ulasan baik
tentang jasa wedding planner kami, dapat free tiket liburan honeymoon, kamar suite room
hotel.

 Strategi Penjualan

Adapun strategi penjualan yang kami lakukan diantaranya adalah memberikan servis
pelayanan yang maksimal, serta memberikan potongan harga khusus untuk setiap clien
yang memilih vendor catering makanan dengan restoran yang bekerja sama dengan jasa
wedding planner kami. Tentunya harus memastikan bahwa restoran tersebut memberikan
pelayanan catering makanan yang baik dan memuaskan.

12
IV. Rencana Anggaran Biaya

IV.1 Anggaran Biaya

No. Pengeluaran Harga Kebutuhan Total

1. Sewa Gedung/Hari Rp. 4.000.000 1 Hari 4.000.000
Jam
2. Dekorasi Rp. 10.000.000 1 Hari 10.000.000
3. Catering Rp. 35.000 200 Undangan 7.000.000
4. Sewa Baju dan Rias Rp. 7.500.000 1 Hari 7.500.000
Pengantin
5. Undangan dan Rp. 4000 200 Undangan 5.000.000
Souvenir
6. Dokumentasi Rp. 1.200.000 1 Hari 1.200.000
7. Photobooth Rp. 2.000.000 1 Hari 2.000.000
8. Sewa Soundsystem Rp. 800.000 1 Hari 800.000
9. Music Rp. 2.000.000 1 Hari 2.000.000
10. Mc Rp. 2.000.000 1 Hari 2.000.000
11. Name Tag (untuk tim Rp. 8.000 15 Orang 120.000
wedding planner 15
orang)
12. Lain-lain Rp. 5.000.000 - 5.000.000
Total Rp. 46.620.000

IV.2 Perhitungan Harga Pokok Produksi (HPP)

HPP = Total Biaya Produksi / Jasa Yang Dihasilkan

= Rp. 46.620.000 / 1

= Rp. 46.620.000

Laba Yang Dihasilkan = HPP x % Laba

= Rp. 46.620.000 x 20%

= Rp. 9.324.000

HJ = HPP + % Laba

= Rp. 46.620.000 + Rp. 9.324.000

= Rp. 55.944.000

13
V. Kesimpulan dan Saran

V.1Kesimpulan

Dari hasil pembahasan tentang perancangan laporan project work jasa wedding planner
yang kami buat, maka diambil kesimpulan:

1. Jika memiliki ketertarikan pada wirausaha jasa wedding planner, maka perhatikan
hubungan kerja sama dengan banyak vendor pernikahan.

2. Profesional, tanggung jawab dalam menjalankan tugas

3. Gencar promosi di media social, dll.

V.2Saran

Untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran yang sangat
bermanfaat dan dapat membantu manajemen jasa wedding planner, yaitu:

1. Perlunya koordinasi atau komunikasi yang baik antara tim wedding planner, calon
pasangan pengantin, dan vendor-vendor.

2. Untuk memberikan keringanan pada calon pasangan pengantin, jasa wedding planner
bisa memberlakukan cicilan selama 2 bulan.

14