Setiap anggota muda Gerakan Pramuka sejak Pramuka Siaga, perlu dilatih di bidang

administrasi dan terus dikembangkan sampai yang bersangkutan mencapai usia

Pramuka Pandega. Administrasi-administrasi tersebut adalah sebagai berikut:

A. Penerimaan Anggota

1. Penerimaan anggota Gerakan Pramuka dalam Gugusdepan dilaksanakan oleh

Pembina Gugusdepan dan dicatat dalam Buku Induk Anggota Gugusdepan yang
bersangkutan.
2. Bagi calon Pramuka Siaga dan Pramuka Penggalang, hendaknya dilengkapi
surat pernyataan dari orang tua/walinya yang menyatakan bahwa mereka tidak
berkeberatan anaknya menjadi anggota Gerakan Pramuka di Gugusdepan
tersebut.
3. Bagi aggota Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega supaya dilengkai dengan
surat pernyataan dari yang bersangkutan yang menyatakan bahwa mereka
sanggup menjadi anggota Gerakan Pramuka secara sukarela tanpa paksaan
melainkan atas dasar kemauan dan minatnya sendiri.
4. Jika seorang pramuka pindah ke Gugusdepan lain, maka pembina Gugusdepan
yang bersangkutan memberi keterangan tentang diri pramuka tersebut dan
melaporkan kepada Ketua Kwartir Ranting, tembusan kepada Kwartir Cabang
dan Ketua Mabigus yang bersangkutan serta membantu catatan Buku Induk
Anggota Gudepnya.

B. Buku Administrasi 

Gudep hendaknya menyelenggarakan buku-buku administrasi sesuai dengan ketentuan

Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka Nomor: 041 Tahun 1995. Pada
garis besarnya administrasi yang ada di Gudep antara lain meliputi:

1. Permintaan Pendaftaran Anggota untuk Peserta Didik (Pramuka Siaga dan

Penggalang)
2. Surat Pernyataan Kesiapan Menjadi Anggota Gerakan Pramuka (Bagi Pramuka
Penegak dan Pandega)
3. Formulir Pendaftaran Anggota Gerakan Pramuka
4. Daftar Induk Anggota Gerakan Pramuka Gugsdepan
5. Daftar Inventaris Gugusdepan
6. Buku Tamu Gugusdepan
7. Laporan Semester Data dan Kegiatan Gugusdepan
8. Catatan Peristiwa-Peristiwa Penting
9. Program Kerja Tahunan Gugusdepan
10. Catatan Pribadi Anggota Gerakan Pramuka
11. Program Kerja 4 Bulan Perindukan Siaga
12. Program Kerja 4 Bulan Pasukan Penggalang
 13. Program Kerja Ambalan Penegak
14. Program Kerja Racana Pandega
15. Program Latihan Mingguan

Administrasi tersebut di satuan, dikembangkan sebagai berikut:

RESPONSIVE LEADERBOARD AD
AREA
Perindukan Siaga

1. Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku ini dapat dijadikan satu
buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)
2. Buku Tabungan
3. Buku Acara Latihan
4. Buku Catatan Rapat (Notulen)
5. Buku Inventaris
6. Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwa-peristiwa yang mengesankan
yang pernah dialami oleh satuan)
7. Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan pengeluarannya)
8. Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan hasil observasi watak peserta
didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan yang ada pada setiap
peserta didik).  Adapun tentang buku catatan pribadi inimerupakan buku yang
harus dirahasiakan oleh pembina. Kalau karena sesuatu hal pembina itu pindah
atau tidak lagi membina pada satuan itu, buku catatan itu diserahkan kepada
pembina yang menggantikannya yang juga harus merahasiakan buku ini. 
9. Buku Upacara Pelantikan

Pasukan Penggalang

1. Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku ini dapat dijadikan satu
buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)
2. Buku Tabungan
3. Buku Acara Latihan
4. Buku Catatan Rapat (Notulen)
5. Buku Inventaris
6. Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwa-peristiwa yang mengesankan
yang pernah dialami oleh satuan)
7. Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan pengeluarannya)
8. Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan hasil observasi watak peserta
didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan yang ada pada setiap
peserta didik). 
9. Buku Upacara Pelantikan
 10. Buku Renungan
11. Buku Adat Istiadat Pasukan

Adapun tentang buku catatan pribadi ini merupakan buku yang harus dirahasiakan oleh
pembina. Kalau karena sesuatu hal pembina itu pindah atau tidak lagi membina pada
satuan itu, buku catatan itu diserahkan kepada pembina yang menggantikannya yang
juga harus merahasiakan buku ini.

Ambalan Penegak

1. Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku ini dapat dijadikan satu
buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)
2. Buku Tabungan
3. Buku Acara Latihan
4. Buku Catatan Rapat (Notulen)
5. Buku Inventaris
6. Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwa-peristiwa yang mengesankan
yang pernah dialami oleh satuan)
7. Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan pengeluarannya)
8. Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan hasil observasi watak peserta
didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan yang ada pada setiap
peserta didik). 
9. Buku Upacara Pelantikan
10. Buku Renungan Jiwa
11. Buku Adat Istiadat Ambalan

Adapun tentang buku catatan pribadi ini merupakan buku yang harus dirahasiakan oleh
pembina. Kalau karena sesuatu hal pembina itu pindah atau tidak lagi membina pada
satuan itu, buku catatan itu diserahkan kepada pembina yang menggantikannya yang
juga harus merahasiakan buku ini.

C. Laporan Kerja

1. Gudep hendaknya memberikan laporan secara berkala kepada Kwartir Cabang

tembusan kepada Mabigus dan Kwartir Ranting setempat.
2. Setiap tahun Gudep harus mendaftarkan ulang seperti tersebut di atas, oleh
Kwartir Cabang diberikan tanda daftar ulang.  

D. Pendanaan Gudep 

Pendanaan Gudep diperoleh dari:

1. Iuran anggota yang besarnya ditentukan oleh musyawarah gudep.

 2. Bantuan dari pemerintah melalui sekolah yang bersangkutan.
3. Bantuan dari masyarakat yang tidak mengikat.
4. Usaha-usaha lain yang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-
undangan, Anggaran Dasar, dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka. 

E. Iuran

1. Pembina Pramuka dan anggota Mabigus membayar iuran bulanan kepada

Kwartir Ranting/Kwartir Cabang sesuai Keputusan Musyawarah Ranting/Cabang.
2. Gudep yang sudah disahkan wajib membayar uang iuran bulanan
kepada Kwartir Ranting/Kwartir Cabang sesuai Keputusan Musyawarah
Ranting/Cabang.

F. Tanda Anggota 

1. Para Pramuka menerima Tanda Anggota Gerakan Pramuka pada saat

pelantikan, yang disahkan oleh Pembina Gudep dan diberikan oleh Pembina
Pramuka yang bersangkutan setelah memenuhi pernyataan administrasinya.
2. Para Pembina Pramuka dan anggota Mabigus menerima Tanda Anggota
Gerakan Pramuka dari Kwartir Ranting/Kwartir Cabang yang bersangkutan.
3. Tanda anggota tersebut diurus administrasinya oleh Pembina Gudep kepada
Kwartir Cabang yang bersangkutan.

Sumber:

 Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka Nomor: 041 Tahun 1995.

 Petunjuk Teknis Kegiatan Ekstrakurikuler Pramuka di Sekolah