 Tansfer In

A. Melaksanakan transfer penjemputan wisatawan di terminal kedatangan

Tahap Persiapan

1. Mempersiapkan Customer Arrival Information ( data wisatawan ) dari Travel

dan melengkapinya jika ada kekurangan.

Customer arrival information umumnya berisi :

 Tempat kedatangan : Airport ( Terminal A,…,E,F ), Stasiun Kereta, Pelabuhan

 Waktu Kedatangan : Hari, Tanggal, Jam kedatangan
 Nama Airline/Transport : GA 971, MH 711, SQ 160, Bima, Agro Bromo, dll.

2. Mempersiapkan Passenger list ( dari Travel ) yang dapat digunakan sebagai

tempat mencatat : jumlah peserta, yang tidak datang, perubahan – perubahan
dan lainnya.

Passenger list umumnya berisi :

 Nama Group / Tour Leader.

 Daftar nama peserta tour.
 Daftar kamar / room list.
 Jenis service ( Full Board, American Breakfast, dll )
 Jenis meals ( Moslem, Khoser, dll )

3. Mempersiapkan Tehnik Identifikasi, sehingga customer dapat

menemukan/mengenali Pramuwisatanya di tempat pertemuan.

Tehnik Identifikasi yang umum adalah :

 Name Plate : plat kertas/karton yang ditulisi nama tamu/tour leader/tour group
yang akan ditunjukkan di pintu keluar.
 Name Tag/Uniform/Badge/Sign dll yang akan digunakan si Pramuwisata hingga
dapat dikenali oleh customer.

Sebelumnya telah dibuat perjanjian tempat bertemu melalui Travel negara asal. Tempat
bertemu  (Information centre, Restaurant atau fasilitas lainnya yang ada di terminal
kedatangan).

 Handphone ( nomor ) si pramuwisata diberikan ke client/TL.

 4. Reconfirmation

Bersama Staf Travel melaksanakan reconfirmation kepada supplier yang dirasa perlu
(Airline/Hotel/Bus/Baggage Transportation).Mencatat nomor telephone perusahaan bus,
nomor telephone Baggage transportation, nomor kendaraannya, nama drivernya,
tempat dan cara bertemu di terminal kedatangan.

1. Mempersiapkan Operation Cost/Biaya Operasi/Petty Cash dari Travel agent/tour

operator/BPW.
2. Mempersiapkan Itinerary dan informasi atas dokumen yang akan diterima dari
wisatawan/tour leader (voucher dan lainnya).

Tahap Pelaksanaan.

 Di airport (Airport Handling)

1. Check customer arrival information di Board / di Information centre.

Perhatikan ETS (Estimate Time Shedule), ETA (Estimate Time Arrival), Pintu Keluar
(Gate 1/2/3), sudah mendarat atau belum.

1. Jika ada perubahan yang mendasar (keterlambatan atau lainnya) segera

menghubungi travel, driver, hotel, atau supplier lain yang perlu diberitahu.
2. Menunggu dipintu keluar imigrasi internasional dengan membawa Name
Plate berisi nama Wisatawan/Group dan melaksanakan Paging ( Mengangkat
dan menunjukkannya kepada orang-orang yang sedang keluar ).(WAITING IN
FRONT OF ARRIVAL HALL)
3. Setelah bertemu membawa wisatawan ke tempat yang cukup tenang di halaman
airport untuk greeting dan menunggu Bus, check itinerary, voucher apakah
sesuai dengan yang dipersiapkan. (CHECK THE DOCUMENT)
4. Jika ada masalah imigrasi, lost baggage, dll, turut membantu Tour Leader
(TL). (Lost Baggage Problem)

Jika ada lost baggage, segera hubungi bagian Lost and Found.

B. Pemberian Informasi Kepada Wisatawan

Memberikan salam pembukaan yang memberikan kesan baik pada

Pramuwisatanya, Perusahaannya, Indonesia umumnya dan daerah tempat kedatangan
 wisatawan.Guide berdiri menghadap wisatawan, perhatian merata keseluruh
wisatawan.

1. Memberikan penjelasan dan informasi untuk subjek-subjek berikut :

2. Penjelasan tentang prosedur transfer in dan tour yang akan dilaksanakan
selanjutnya
3. Informasi tentang Indonesia secara umum
4. Informasi tentang Jakarta dan daya tariknya
5. Informasi tentang Keadaan Hotel, fasilitasnya dan daerah sekitarnya
6. Informasi umum yang berisikan

 Penjelasan tentang waktu lokal, jam  dan perbedaan waktu dengan negara asal
 Penjelasan tentang Kurs Tukar Rupiah dan tempat penukaran uang
 Penjelasan tentang Tip di Indonesia
 Penjelasan-penjelasan lainnya seperti mata uang, menawar barang, hati-hati
ditempat ramai, transport, ATM, pembayaran credit card,postal service, dll.

C. Melaksanakan proses check-In Hotel

1. Customer dijelaskan prosedur check in untuk menghindari kesimpang siuran dan

untuk mengurangi waktu yang diperlukan dalam melaksanakan check in.
2. Customer dibantu dengan ramah dan efisien untuk melaksanakan check in.
3. Pramuwisata bekerja sama dengan staf-staf hotel/akomodasi agar kesulitan-
kesulitan (bahasa, prosedur, dan lainnya) dapat teratasi. Terutama saat di front
office desk. Termasuk mencatat perubahan kamar, memberikan kunci,
menyiapkan morning call, breakfast, dll.

 City Tour (ON Board Activities )

A. Menyiapkan Informasi Pemanduan City Tour

Sebelum melakukan tour awalnya akan diadakan PRA-Tour yaitu aktivitas- aktivitas
yang dilakukan sebelum memulai tour mulai, waktunya bisa jauh hari sebelumnya
ataupun detak, disini yang terpenting adalah tersedianya informasi-informasi tempat
wisata tempat yang akan didatang/i agar saat tpur dilaksanakan tidak lagi sibuk untuk
bertanya tentang wisata ditempat.

B. Menyajikan Informasi Pemanduan City Tour

 Memulai Pemanduan
1. Mengucapkan salam dengan bahasa yang familiar
2. Memperkenalkan perusahaan, nama, dan tugas pramuwisata, pengemudi, co-
driver, serta tanda khusus untuk memudahkan pengenalan.
3. Membagikan informasi dalam bentuk brosur dengan tulisan dan gambar yang
jelas.
4. Menjelaskan gambaran umum objek atau atraksi wisata yang akan dikunjungi.
5. Menjelaskan gambaran umum wilayah penyelenggaraan tur.

 Selama dalam perjalanan

1. Deskripsi singkat tentang objek wisata dan waktu tempuh ke tempat atraksi yang
akan dikunjungi.
2. Materi pemanduan yang mendukung, seperti makanan khas, kerajinan
traditional, upacara adat, atau agama, dan lain-lain.
3. Hal-hal yang dilewati dalam perjalanan yang menarik disebelah kiri dan kanan
jalan. Pramuwisata dapat mengatakan “look at yoru left/right side…”
4. Apabila memungkinkan, beri wisatawan untuk istirahat dan mengambil gambar.
5. Beberaoa saat sebelum tiba di tempat tujuan pertama, informasikan kepada
wisatawan untuk mempersiapkan diri, membawa kamera, payung, tiket, dan lain-
lain.

 Di Objek Wisata

1. Menginformasikan lama kunjungan dan tempat berkumpul kembali/tempat

bertemu (meeting point)
2. Mengurus biaya masuk ke objek wisata (entrance fee).
3. Mempersilahkan wisatawan turun dari kendaraan
4. Memandu wisatawan menuju objek atau atraksi wisata
5. Apabila ada pramuwisata lokal (local guide), serahkan kepadanya.
6. Apabila waktunya telah cukup, persilahkan wisatawan kembali ke kendaraan.
7. Mengecek jumlah wisatawan pada saat kembali naik kendaraan.

 Mengakhiri Pemanduan

1. Pramuwisata mengulas kembali program perjalanan yang telah dilaksanakan

secara singkat.
2. Tanyakan kesan wisatawan selama perjalanan berlangsung. Distribusikan
kuesioner jika ada,
3. Ucapkan terima kasih,
4. Sampaikan harapan anda dan perusahaan agar wisatawan berkenan untuk
mengikuti tur pada kesempatan lain,
5. Menyampaikan permohonan maaf ada kekurangan atau pelayanan yang tidak
terpenuhi dalam perjalanan.
6. Menyampaikan ucapan terima kasih kepada driver and co-driver.
7. Mengingatkan wisatawan agar tidak meninggalkan barang-barang di kendaraan.
 Transfer Out

A. Melakukan Proses check Out Hotel

1.Datang ke Hotel lebih awal dari waktu yang ditentukan, kemudian cek keberadaan
Bus dan Baggage Transportation. Hubungi jika belum datang, pastikan
kedatangannya.
2.Menunggu di lobby hotel sampai waktu bertemu dengan para wisatawan, bantu
untuk menyelesaikan prosedur dan syarat-syarat check out (Billing setlement, claim,
dll).
3.Customer disarankan untuk memeriksa kembali barang-barang nya jangan sampai
tertinggal (Passport, Barang di safety box) dan tidak membawa barang-barang hotel
(kunci dan lainnya).
4.Setelah seluruh syarat check out terpenuhi, mengorganisasi para wisatawan dan
memberi saran agar keberangkatan group tidak mengganggu aktivitas hotel.
5.Baggage di cek ulang oleh para wisatawan dan dihitung sebelum dimasukkan ke
dalam baggage transportation.
6.Memanggil bus dan membantu para wisatawan naik ke bus.

B. Melaksanakan pengantaran dari hotel menuju terminal Keberangkatan

Di Perjalanan

1. WI informal, tidak passing sight hanya mengobrol. Jika ada pertanyaan, dijawab.
2. Wisatawan di jelaskan prosedur check in di Airport, Departure Tax, Duty ree
requirement, out going passenger cards, yang berlaku di Airport.
3. Saran-saran dan questioner (jika ada) diminta untuk diserahkan kepada
perusahaan.
4. Formal Ending / Farewell greeting (tidak minta maaf kecuali Asia).

Di Airport

1. Jika Pramuwisata tidak masuk Imigrasi, Membantu pengaturan barang sampai

pintu imigrasi.
2. Jika Pramuwisata Masuk Imigrasi (menggunakan Pass) membantu pengaturan
barang sampai counter check in Airline.Membantu pengurusan Airport Tax dan
Boarding Pass.