Ikhtisar Jabatan :

Memimpin dan melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek Dokumentasi Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang ber
pimpinan perangkat daerah, di lingkup Pemerintah Kabupaten Purwakarta.

DIGUNAKAN DALAM
NO URAIAN TUGAS BAHAN KERJA
TUGAS

1 Merencanakan kegiatan kerja penataan aspek Dokumentasi pimpinan berdasarkan rencana

operasional Bagian Protokol sebagai pedoman pelaksanaan tugas ; Penyusunan Rencana
Rencana Operasional
Kegiatan Kerja
Bagian;
Subbagian;

1) Menelaah rencana operasional Bagian Dokumentasi pimpinan ;

2) Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana operasional;

3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan kerja yang akan dilakukan;

4) Menetapkan rencana kegiatan kerja setelah mendapat persetujuan dari atasan.

2 Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing
untuk kelancaran pelaksanaan tugas penataan aspek dokumentasi pimpinan; Pembagian Tugas
Bawahan (Tiap
Beban Kerja Unit ;
Jabatan Pelaksana
dan/Fungsional);

1) Menjabarkan rencana kegiatan kerja menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan;

2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan;

3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;

4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;

5) Menentukan target waktu penyelesaian.

3 Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan
Pembimbingan Tugas
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan Tugas Bawahan (Tiap
Bawahan (Tiap
lancar; Jabatan Pelaksana
Jabatan Pelaksana
dan/Fungsional);
dan/Fungsional);

1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;

2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.

4 Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Pemeriksaan Hasil
Hasil Tugas Bawahan
Tugas Bawahan;

1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;

2) Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.
5 Menyusun konsep pedoman teknis lingkup Subbag. Dokumentasi pimpinan berdasarkan
prosedur yang berlaku agar kegiatan kerja dapat terlaksana dengan baik;
Program kegiatan Penyusunan Konsep
kerja Bagian; Pedoman Teknis;

1) Menelaah program Bagian dalam aspek dokumentasi pimpinan;

2) Mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan kerja dokumentasi pimpian
3) Membahas jenis-jenis kegiatan kerja Dokumentasi pimpinan;
4) Menentukan Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;
5) Memfinalisasi Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;.
6 Mengoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Penataan Aspek Dokumentasi
pimpinan Perangkat Daerah berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan
agar penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek dokumentasi pimpinan
Lingkup Kab.Purwakarta terkelola dengan baik;

Pengoordinasian
Penyusunan dan
Data, Informasi dan
Pelaksanaan
Permasalahan Yang
Kebijakan Penataan
ditemukan;
Aspek dokumentasi
pimpinan;

1) Mengidentifikasi kebutuhan bahan (data dan informasi) dan Membuat konsep nota dinas
untuk atasan sebagai dasar pemberitahuan dan permintaan data ke tiap bagian;;

2) Menghimpun, mengklasifikasi, dan menelaah data berdasarkan sasaran dan program pada
Renstra Setda;

3) Membahas, mengkomunikasikan dengan Atasan dan Bagian Lain dan membuat konsep
alternatif solusi;

4) Menyusun laporan hasil koordinasi.

7 Menyelenggarakan Pembinaan, fasilitasi, Supervisi, Konsultasi aspek Dokumentasi

pimpinan berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar penyelenggaraan
berjalan semestinya dan terkelola optimal;

Data & Informasi

Penyelenggaraan
permasalahan,
pembinaan,fasilitasi,
kekurang optimalan
Supervisi, Konsultasi;
atau ketidakselarasan;
 Data & Informasi
Penyelenggaraan
permasalahan,
pembinaan,fasilitasi,
kekurang optimalan
Supervisi, Konsultasi;
atau ketidakselarasan;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

8 Menyelenggarakan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Dokumentasi pimpinan berdasarkan

pedoman dan peraturan perundang-undangan agar protokol terpantau dengan baik serta
diperoleh data telaahan/bahan perbaikan (feed forward) kebijakan dimasa selanjutnya;

Data & Informasi

catatan Optimalitas
Pelaksanaan, Penyelenggaraan
perkembangan, Monitoring, Evaluasi
kekurangan, dan Pelaporan;
kelemahan, tingkat
kepatuhan dst ;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.
9 Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan dengan
cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa
mendatang; Laporan Tugas Evaluasi Pelaksanaan
Bawahan Tugas

1) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;

2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

10 Melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan
kegiatan mendatang;

1) Menganalisis capaian kinerja bawahan;

2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

11 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
Pelaksanaan Tugas
Instruksi Pimpinan.
Kedinasan Lain.

1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;

2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
WEWENANG
undang-undangan yang berlaku dalam rangka tata kelola yang baik aspek Dokumentasi

Waktu Volum Waktu Pegawa

Satuan
ALAT/PERANGKAT DIGUNAKAN DALAM Penyele e Kerja i Yang TANGGUNG JAWAB (Seputar
HASIL KERJA Hasil
KERJA TUGAS saian (setah Efektif Dibutu Tugas Teknis)
Kerja
(menit) un) (Menit) hkan

Menyusun Rencana
SOP dan Petunjuk Rencana Kegiatan
Kegiatan Kerja Dokumen 4500 1 72000 0.063 KOSONGKAN Ajah
Teknis; Kerja Subbag;
Subbagian;

Mendistribusikan
Uraian Tugas Tiap
Tugas ke tiap
Bawahan (Tiap Tabel Pembagian
Bawahan (Tiap Dokumen 90 12 72000 0.015 KOSONGKAN Ajah
Jabatan Pelaksana Tugas Bawahan;
Jabatan Pelaksana
dan/Fungsional);
dan/Fungsional);
 Membimbing Bawahan Notulensi Rapat
SOP dan Petunjuk (Tiap Jabatan Arahan Pelaksanaan
Dokumen 90 12 72000 0.015 KOSONGKAN Ajah
Teknis; Pelaksana Tugas Untuk
dan/Fungsional); Bawahan;

Peraturan yang
Memeriksa Hasil Koreksian/saran
berlaku dan Kerangka Dokumen 90 12 72000 0.015 KOSONGKAN Ajah
Tugas; Pelaksanaan Tugas;
Acuan Kerja (K.A.K);

Peraturan
Perundangan yang
Menyusun konsep Draft Final Pedoman
terkait dengan Tugas Dokumen 1500 1 72000 0.021 KOSONGKAN Ajah
pedoman teknis; teknis;
Subbag. Dokumentasi
pimpinan;
 1 Terkoordinasinya
penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan
Penataan Aspek
Dokumentasi pimpinan;
Petunjuk Teknis, SOP
dan Peraturan Mengoordinasikan
Perundangan Atau Penyusunan dan
2. Cukup 1 aja
NSPK (Norma, Pelaksanaan Laporan Hasil
Dokumen 1600 12 72000 0.267
Standar, Kebijakan Penataan Pengoordinasian ;
Pedoman,Ketentuan) Aspek dokumentasi
alat rujukan pimpinan;
Pengoordinasian;

1 Terselenggaranya
pembinaan,fasilitasi,
Supervisi, Konsultasi;
Petunjuk Teknis, SOP
2. Cukup 1 aja
dan Peraturan
Perundangan Atau
Laporan
NSPK (Norma, Menyelenggarakan
Penyelenggaraan
Standar, pembinaan,fasilitasi, Dokumen 1600 12 72000 0.267
pembinaan,fasilitasi,
Pedoman,Ketentuan) Supervisi, Konsultasi;
Supervisi, Konsultasi;
alat rujukan/pedoman
pembinaan fasilitasi,
Supervisi, Konsultasi;
 dan Peraturan
Perundangan Atau
Laporan
NSPK (Norma, Menyelenggarakan
Penyelenggaraan
Standar, pembinaan,fasilitasi, Dokumen 1600 12 72000 0.267
pembinaan,fasilitasi,
Pedoman,Ketentuan) Supervisi, Konsultasi;
Supervisi, Konsultasi;
alat rujukan/pedoman
pembinaan fasilitasi,
Supervisi, Konsultasi;

1 Terselenggaranya
Monitoring, Evaluasi dan
Pelaporan;

Petunjuk Teknis, SOP 2 Cukup 1 aja

dan Peraturan
Perundangan Atau
NSPK (Norma, Menyelenggarakan Laporan Hasil
Standar, Monitoring, Evaluasi Monitoring, Evaluasi Dokumen 1600 12 72000 0.267
Pedoman,Ketentuan) dan Pelaporan; dan Pelaporan;
alat rujukan/pedoman
Monitoring, Evaluasi
dan Pelaporan;
 Hasil Evaluasi
Rencana Operasional Mengevaluasi Kegiatan Di
Dokumen 600 1 72000 0.008 KOSONGKAN Ajah
Bagian; Pelaksanaan Tugas lingkungan Sub.
bagian;

SOP dan Petunjuk Laporan Kegiatan

Menyusun Laporan Dokumen 600 12 72000 0.100 KOSONGKAN Ajah
Teknis; Kerja Subbagian;

Peraturan terkait dan Melaksanakan Tugas Laporan Tugas

Dokumen 600 12 72000 0.100 KOSONGKAN Ajah
Arahan Pimpinan. Kedinasan Lain. Kedinasan Lain.

JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI 1.14

 WEWENANG

KOSONGKAN Ajah

KOSONGKAN Ajah
KOSONGKAN Ajah

KOSONGKAN Ajah

KOSONGKAN Ajah
1 Memvalidasi Data Yang disampaikan terkait
Penataan Aspek Dokumentasi pimpinan OPD;

2 kalo ada

3 kalo ada

4 kalo ada

1 Melakukan Pembinaan (Secara Teknis) Dalam

Rangka Penataan Aspek Dokumentasi pimpinan
OPD;

2 kalo ada

3 kalo ada
4 kalo ada

1 Memonitor dan mengevaluasi termasuk

memberikan catatan/penilaian terhadap Aspek
Dokumentasi pimpinan OPD untuk bahan
pelaporan;

2 kalo ada

3 kalo ada

4 kalo ada
KOSONGKAN Ajah

KOSONGKAN Ajah

KOSONGKAN Ajah
ANALISIS JABATAN
1. Nama Jabatan : Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan
2. Kode Jabatan :
3. Unit Organisasi :
a. Eselon I :
b. Eselon II : 1) Sekretariat Daerah
2) Asisten Sekretaris Daerah Bidang Administrasi Umum

c. Eselon III : Bagian Protokol

d. Eselon IV : Subbag. Dokumentasi pimpinan

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Asisten Sekretaris Daerah Bidang

Administrasi Umum

Kepala Bagian Protokol

Kasubbag. Dokumentasi Kasubbag.Komunikasi

Kasubbag. Protokol
Pimpinan Pimpinan

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek
Dokumentasi Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam
rangka tata kelola yang baik aspek Dokumentasi pimpinan perangkat daerah, di lingkup
Pemerintah Kabupaten Purwakarta.

6. Uraian Tugas :
a. Merencanakan kegiatan kerja penataan aspek Dokumentasi pimpinan berdasarkan rencana
operasional Bagian Protokol sebagai pedoman pelaksanaan tugas ;

1) Menelaah rencana operasional Bagian Dokumentasi pimpinan ;

2) Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana operasional;
3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan kerja yang akan dilakukan;
4) Menetapkan rencana kegiatan kerja setelah mendapat persetujuan dari atasan.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing
untuk kelancaran pelaksanaan tugas penataan aspek dokumentasi pimpinan;
1) Menjabarkan rencana kegiatan kerja menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan;
2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
 4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
5) Menentukan target waktu penyelesaian.

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan

sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan
lancar;

1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;

2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.

d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;

1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;

2) Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.

e. Menyusun konsep pedoman teknis lingkup Subbag. Dokumentasi pimpinan berdasarkan

prosedur yang berlaku agar kegiatan kerja dapat terlaksana dengan baik;

1) Menelaah program Bagian dalam aspek dokumentasi pimpinan;

2) Mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan kerja dokumentasi pimpian
3) Membahas jenis-jenis kegiatan kerja Dokumentasi pimpinan;
4) Menentukan Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;
5) Memfinalisasi Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;.

f. Mengoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Penataan Aspek Dokumentasi

pimpinan Perangkat Daerah berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek dokumentasi pimpinan Lingkup
Kab.Purwakarta terkelola dengan baik;

1) Mengidentifikasi kebutuhan bahan (data dan informasi) dan Membuat konsep nota dinas
untuk atasan sebagai dasar pemberitahuan dan permintaan data ke tiap bagian;;

2) Menghimpun, mengklasifikasi, dan menelaah data berdasarkan sasaran dan program

pada Renstra Setda;
3) Membahas, mengkomunikasikan dengan Atasan dan Bagian Lain dan membuat konsep
alternatif solusi;
4) Menyusun laporan hasil koordinasi.

g. Menyelenggarakan Pembinaan, fasilitasi, Supervisi, Konsultasi aspek Dokumentasi pimpinan

berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar penyelenggaraan berjalan
semestinya dan terkelola optimal;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

h. Menyelenggarakan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Dokumentasi pimpinan berdasarkan

pedoman dan peraturan perundang-undangan agar protokol terpantau dengan baik serta
diperoleh data telaahan/bahan perbaikan (feed forward) kebijakan dimasa selanjutnya;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
 4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

i. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan dengan

cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa
mendatang;

1) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;

2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
j. Melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai
dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana
kegiatan mendatang;
1) Menganalisis capaian kinerja bawahan;
2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1 Rencana Operasional Bagian; Penyusunan Rencana Kegiatan Kerja

Subbagian;

2 Beban Kerja Unit ; Pembagian Tugas Bawahan (Tiap Jabatan

Pelaksana dan/Fungsional);

3 Tugas Bawahan (Tiap Jabatan Pelaksana Pembimbingan Tugas Bawahan (Tiap Jabatan
dan/Fungsional); Pelaksana dan/Fungsional);

4 Hasil Tugas Bawahan Pemeriksaan Hasil Tugas Bawahan;

5 Program kegiatan kerja Bagian; Penyusunan Konsep Pedoman Teknis;

6 Data, Informasi dan Permasalahan Yang Pengoordinasian Penyusunan dan

ditemukan; Pelaksanaan Kebijakan Penataan Aspek
dokumentasi pimpinan;

7 Data & Informasi permasalahan, kekurang Penyelenggaraan pembinaan,fasilitasi,

optimalan atau ketidakselarasan; Supervisi, Konsultasi;

8 Data & Informasi catatan Optimalitas Penyelenggaraan Monitoring, Evaluasi dan

Pelaksanaan, perkembangan, kekurangan, Pelaporan;
kelemahan, tingkat kepatuhan dst ;

9 Laporan Tugas Bawahan Evaluasi Pelaksanaan Tugas

10 Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan

11 Instruksi Pimpinan. Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain.

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

 1 SOP dan Petunjuk Teknis; Menyusun Rencana Kegiatan Kerja Subbagian;

2 Uraian Tugas Tiap Bawahan (Tiap Jabatan Mendistribusikan Tugas ke tiap Bawahan (Tiap
Pelaksana dan/Fungsional); Jabatan Pelaksana dan/Fungsional);

3 SOP dan Petunjuk Teknis; Membimbing Bawahan (Tiap Jabatan

Pelaksana dan/Fungsional);

4 Peraturan yang berlaku dan Kerangka Acuan Memeriksa Hasil Tugas;

Kerja (K.A.K);

5 Peraturan Perundangan yang terkait dengan Menyusun konsep pedoman teknis;

Tugas Subbag. Dokumentasi pimpinan;

6 Petunjuk Teknis, SOP dan Peraturan Mengoordinasikan Penyusunan dan

Perundangan Atau NSPK (Norma, Standar, Pelaksanaan Kebijakan Penataan Aspek
Pedoman,Ketentuan) alat rujukan dokumentasi pimpinan;
Pengoordinasian;

7 Petunjuk Teknis, SOP dan Peraturan Menyelenggarakan pembinaan,fasilitasi,

Perundangan Atau NSPK (Norma, Standar, Supervisi, Konsultasi;
Pedoman,Ketentuan) alat rujukan/pedoman
pembinaan fasilitasi, Supervisi, Konsultasi;

8 Petunjuk Teknis, SOP dan Peraturan Menyelenggarakan Monitoring, Evaluasi dan

Perundangan Atau NSPK (Norma, Standar, Pelaporan;
Pedoman,Ketentuan) alat rujukan/pedoman
Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan;

9 Rencana Operasional Bagian; Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas

10 SOP dan Petunjuk Teknis; Menyusun Laporan

11 Peraturan terkait dan Arahan Pimpinan. Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain.

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil Kerja

1 Rencana Kegiatan Kerja Subbag; Dokumen

2 Tabel Pembagian Tugas Bawahan; Dokumen

3 Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Tugas Untuk Bawahan; Dokumen

4 Koreksian/saran Pelaksanaan Tugas; Dokumen

5 Draft Final Pedoman teknis; Dokumen

6 Laporan Hasil Pengoordinasian ; Dokumen

7 Laporan Penyelenggaraan pembinaan,fasilitasi, Supervisi, Dokumen

Konsultasi;
8 Laporan Hasil Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan; Dokumen
9 Hasil Evaluasi Kegiatan Di lingkungan Sub. bagian; Dokumen

10 Laporan Kegiatan Kerja Subbagian; Dokumen

11 Laporan Tugas Kedinasan Lain. Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Terkoordinasinya penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Penataan Aspek Dokumentasi
pimpinan;

b. Terselenggaranya pembinaan,fasilitasi, Supervisi, Konsultasi;

 c. Terselenggaranya Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan;

11. Wewenang :

a. Memvalidasi Data Yang disampaikan terkait Penataan Aspek Dokumentasi pimpinan OPD;
Melakukan Pembinaan (Secara Teknis) Dalam Rangka Penataan Aspek Dokumentasi
b. pimpinan OPD;

Memonitor dan mengevaluasi termasuk memberikan catatan/penilaian terhadap Aspek

c. Dokumentasi pimpinan OPD untuk bahan pelaporan;

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

Mendampingi Atasan
langsung,Konsultasi,
Arahan dan Pelaporan
(sesuai batasan wajar etika
& normatif tertentu.
1 Sekretaris Daerah Sekretariat Daerah
Dan/atau atas sebab
situasi/pertimbangan
tertentu semisal
mendesak/segera : dapat
berhubungan langsung )

Mendampingi Atasan
langsung,Konsultasi,
Arahan dan Pelaporan
(sesuai batasan wajar etika
Asisten Sekretaris Daerah & normatif tertentu.
2 Sekretariat Daerah
Bidang Administrasi Umum Dan/atau atas sebab
situasi/pertimbangan
tertentu semisal
mendesak/segera : dapat
berhubungan langsung )

Konsultasi, Arahan dan

3 Kepala Bagian Protokol Bagian Protokol
Pelaporan;

Koordinasi, Kerjasama,
4 Seluruh Kasubbag Lain Sekretariat Daerah Konfirmasi Data &
Informasi;

5 Para Pelaksana. Di Pembagian,Pengarahan,Pen

Lingkungan : gendalian Pelaksanaan
Bagian Protokol Bagian Protokol
Tugas dan Pembinaan
Sikap;

Pejabat Atas permintaan dari Y.B.S

Pemerintah Kabupaten
6 Administrator /Ess.III di dan izin pimpinan;
Purwakarta
Perangkat Daerah Lain Konfirmasi Teknis;

Pejabat Koordinasi, Kerjasama,

Pemerintah Kabupaten
7 Pengawas /Ess.IV di Konfirmasi Data & Informasi
Purwakarta
Perangkat Daerah Lain untuk Penyelarasan teknis;

Kasubbag pada Bag.
8 Dokumentasi Pimpinan di Pemerintah Provinsi Jawa Barat
Kab./Kota lain
Kasubbag pada Di
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa
9 Lingkungan Biro
Administrasi Umum
10 Ditjen Otonomi Daerah
Unsur Administrasi Umum
11 dan Dapat Pula unsur
lainnya;
Unsur pada Kemenpan&RB
yang terkait dengan
12
Pembinaan administrasi
umum di Daerah
Unsur Pada BPKP yang
Badan Pemeriksa Keuangan dan
13 terkait dengan administrasi
umum di Daerah
Unsur Pada Ombudsman RI
yang terkait dengan
14
administrasi dan umum di
Daerah
Koordinasi dan Kerjasama
(dalam pelaksanaan tugas
bersama dari Provinsi) serta
Komparasi /Tukar Informasi
(perbandingan);
Mendampingi /Atas
Perintah Atasan ;
Konsultasi,
Koordinasi,Pelaporan dan
Barat
Arahan
(PP.18/2016,Provinsi
Sebagai Wakil Pem.Pusat);
Mendampingi /Atas
Perintah Atasan ;
Kementerian Dalam Negeri RI
Konsultasi, Arahan dan
Pelaporan;
Mendampingi /Atas
Perintah Atasan ; Konsultasi
Badan Kepegawaian Negara RI
dan Pendampingan
(Tentatif);
Mendampingi /Atas
Perintah Atasan ; Konsultasi
Kementerian Pendayagunaan (Tentatif/ situasional)
Aparatur Negara &Reformasi semisal : terkait Indeks
Birokrasi RI reformasi birokrasi,Kinerja
dan Pelayanan Publik di
Daerah, dll;
Mendampingi /Atas
Perintah Atasan ;
Konsultasi (Tentatif/
Pembanguan (BPKP) situasional) diantaranya,
berkaitan Sistem
AKIP/SAKIP;
Mendampingi /Atas
Perintah Atasan ; Konsultasi
Ombudsman RI
(Tentatif/ situasional)
berkaitan Pelayanan Publik;

Pejabat Pada Unit Kerja Yang
Kementerian / Lembaga Negara
Relevan dengan Pelaksanaan
15
Tugas dan Fungsi Bagian
komunikasi Pimpinan
Konsultasi/Koordinasi
Komparasi dll.
(dimungkinkan/situasional
sesuai Kebutuhan. Baik
(1).Prakarsa sendiri dgn izin
pimpinan atau (2). Atas
Non Kementerian/Provinsi/
permintaan OPD). Contoh
Kab.Kota Lainnya
(1) : Kondisional; Contoh (2).
Di minta oleh Dinas PTSP
untuk mendampingi
konsultasi aspek Pelayanan
Publik Ke Kota Lain, dst;

Perikatan Kerjasama atau

sebagai fasilitator
(dimungkinkan/situasional
sesuai Kebutuhan. Baik
(1).Prakarsa sendiri atau (2).
Atas permintaan OPD).
Pihak Lain Diluar Institusi NGO (Non Goverment Contoh (Kerjasama dalam
16
Pemerintah Organization)/Sejenis Peningkatan Kapasitas
Kelembagaan termasuk
Subtansi Pelayanan Publik
Didalamnya dengan B_Trust
(Bandung Trust/salah satu
lembaga fasilitator Uni
Eropa) sejak tahun 2007

Pengumpulan Data dan

Informasi dari Lapangan
perihal protokol di
Kab.Purwakarta
(dimungkinkan/situasional
(Pengguna Layanan Publik sesuai Kebutuhan. Contoh:
17 Masyarakat
Pemerintah Kab.Purwakarta) Sosialisasi & Audiensi
langsung dengan Unsur
Perwakilan Masyarakat,
Lembaga PLIPMAS (Pusat
Layanan Informasi dan
Pengaduan Masyarakat)

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1 Tempat kerja Di dalam ruangan
2 Suhu Suhu kamar normal
3 Udara Sirkulasi baik
4 Keadaan ruangan Luas
5 Letak Rata
6 Penerangan Cukup
7 Suara Tidak berisik
 8 Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas
9 Getaran Tidak Ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

- -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golongan Ruang
1) Terendah : Penata /III.c
2). Tertinggi : Penata Tk.1/ III.d
(Berdasarkan PP.No.13 Tahun 2002)
b. Pendidikan : Minimal Strata 1(S1) Administrasi Negara/Ilmu
Pemerintahan, Manajemen atau disiplin ilmu lain yang
Relevan.

c. Diklat
1) Penjenjangan : Diklat PIM.IV
2). Teknis :
a. Diklat/Bimtek Komunikasi Pimpinan ;

b. Diklat/Bimtek Penyusunan S.O.P; (Pembinaan pelayanan publik diantaranya

menelaah ketersediaan S.O.P pada kegiatan-kegiatan kerja pelayanan OPD kepada
masyarakat, dimana keberadaan S.O.P untuk pelayanan masyarakat merupakan
salah satu prioritas pembinaan, untuk proses kerja yang baik dan transparansi
dalam pelayanan publik; Dalam maksud Pemahaman yang integratif kelembagaan
seputar keterkaitan antar unsur dalam lembaga ketika menjalan suatu operasi;

c. Pendidikan dan/atau pelatihan lain yang relevan dengan kebutuhan pelaksanaan

tugas dan fungsi Subbagian.Kelembagaan

d. Pengalaman Kerja
:
1) 1 Tahun melaksanakan tugas di lingkup Subbag.protokol Bagian Protokol sebagai; atau

2). Bidang tugas lain yang Relevan berdasarkan pertimbangan Sistem Merit (tour of area &
tour of duty), Diutamakan Pernah Bertugas sebagai Jabatan Pengawas pada Unit kerja
yang membidangi/erat kaitan/fasilitator implementasi kebijakan dan/atau pembinaan
protokol.

e. Pengetahuan Kerja :
1) Peraturan Perundangan Yang Berkaitan erat dengan Komunikasi pimpinan, dengan
Peraturan Pokok antara lain :

1) Undang-Undang No 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan Peraturan-

Peraturan turunannya atau yang terkait erat dengan UU tersebut dalam Konteks
diantaranya komunikasi Pimpinan,;
 2) Undang - Undang No. 9 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan-
Peraturan turunannya atau yang terkait erat dengan protokol, Pelayanan Publik
dalam Konteks Formulasi kebijakan daerah serta sisi teknis Penataan, Pembinaan,
dan Monitoring & Evaluasi pelayanan publik yang dilaksanakan OPD;

3) Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri

Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 65, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6037);

4) Peraturan-Peraturan Bupati Purwakarta tentang Perincian Tugas dan Fungsi

Perangkat Daerah (30 Peraturan Bupati);

2). Berbagai Peraturan Perundangan lain yang relevan untuk menunjang pengetahuan dan
pemahaman dalam menjalankan tugas dan fungsi Subbagian. Protokol dengan baik.

f. Keterampilan Kerja :

1). Terampil mengidentifikasi permasalahan (analytical Skill) untuk mengetahui (identified

&scanning) akar dari masalah yang muncul dari aspek protokol;

2). Terampil mengklasifikasikan permasalahan sesuai kriteria tertentu untuk mengetahui

jenis, variasi dan kadar kesulitan masalah yang muncul dari aspek protokol;

3). Mengelola dengan baik pertemuan (peserta jumlah kecil) pembahasan permasalahan
untuk situasi yang disebabkan ketidakhadiran Atasan pada jadwal yang telah
direncanakan (inisiatif dan mengambil peran aktif) sesuai batasan kewenangan yang
dimiliki. Misal : memerankan moderator pertemuan;

4). Terampil mencatat dengan baik ide solusi dari peserta pertemuan pembahasan
permasalahan aspek protokol;
5). Terampil menganalisa dan membuat konsep alternatif pemecahan permasalahan
(telaahan subbagl) protokol;

6). Terampil mengkomunikasikan alternatif solusi pada pimpinan atau unsur OPD baik
proses formulasi, sosialisasi maupun implementasi kebijakan aspek protokol sesuai batas
kewenangan yang dimiliki;

7). Terampil memimpin, membagi tugas, mengarahkan pekerjaan, dan memberdayakan

kasubbag dan pelaksana secara proposional sesuai situasi dan kondisi yang
memungkinkan;

8). Mengkonsep naskah dinas (surat, nota dinas dll), format-format untuk bahan pengerjaan
Pelaksana, dan konsep lain dengan kadar kesulitan yang setara;

9). Melakukan Bimbingan Teknis lain yang diperlukan seputar pembinaan aspek protokol;

g. Bakat Kerja :
1) G : Intelegensi (Kemampuan belajar secara umum)
2). V : Verbal (Kemampuan memahamiarti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan
efektif);

3) Q : Ketelitian : Kemampuan menyerap isi yang berkaitan dengan bahan verbal atau
data tabel;

h. Temperamen :
 1) D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan atau merencanakan.

2). M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan,

pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan/Keputusan berdasarkan
kriteria yang diukur atau yang dapat diuji.

3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara

terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur,
urutan atau kecepatan yang tertentu.

i. Minat Kerja :
1) Konvensional (C)
2). Realistik (R)
3) Kewirausahaan (E)

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2). Berbicara
3) Berjalan

k. Kondisi Fisik :
Sebagai pejabat publik secara umum harus sehat jasmani dan rohani serta bebas narkoba
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2). Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : Rapih/ Normatif Seragam Kerja

l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D2 Menganalisis Data (Mempelajari, mengurai, merinci,
dan menilai data untuk mendapatkan kejelasan, atau
untuk menyajikan tindakan alternatif;

2). Orang : O3 Menyelia (Menentukan atau menafsirkan prosedur

kerja, membagi tugas, menciptakan dan memelihara
hubungan yang harmonis diantara bawahan dan
meningkatkan efisiensi.

3). Benda : B7 Memegang (Menggunakan anggota badan, perkakas

tangan atau alat khusus lain, dalam mengerjakan,
memindahkan, atau membawa benda. Contoh; Menulis
(memegang pulpen atau pensil)

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

waktu
Volume
No Hasil Kerja Penyelesai-an
(setahun)
(menit)

1 Rencana Kegiatan Kerja Subbag; 4,500 1

2 Tabel Pembagian Tugas Bawahan; 90 12

 3 Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Tugas Untuk Bawahan; 90 12

4 Koreksian/saran Pelaksanaan Tugas; 90 12

5 Draft Final Pedoman teknis; 1,500 1

6 Laporan Hasil Pengoordinasian ; 1,600 12

7 Laporan Penyelenggaraan pembinaan,fasilitasi, Supervisi, 1,600 12

Konsultasi;
8 Laporan Hasil Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan; 1,600 12

9 Hasil Evaluasi Kegiatan Di lingkungan Sub. bagian; 600 1

10 Laporan Kegiatan Kerja Subbagian; 600 12

11 Laporan Tugas Kedinasan Lain. 600 12

17. Butir Informasi Lain : -

DUPLIKAT I

Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

1) Sekretariat Daerah

Asisten Sekretaris Daerah Bidang Administrasi Umum

Bagian Protokol
Subbag. Dokumentasi pimpinan
 ANALISIS BEBAN KERJA
Nama Jabatan : Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Unit Kerja : Bagian Protokol

Ikhtisar Jabatan : Memimpin dan melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek Dokumentasi Pimpinan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dalam rangka tata kelola yang baik aspek Dokumentasi pimpinan perangkat daerah, di lingkup Pemerintah
Kabupaten Purwakarta.

WAKTU WAKTU
SATUAN PENYE VOLUME KERJA PEGAWAI YANG
No URAIAN TUGAS HASIL LESAIAN EFEKTIF DIBUTUHKAN
(1 Thn)
KERJA (Menit) (Menit)

1 Merencanakan kegiatan kerja penataan aspek Dokumentasi pimpinan berdasarkan rencana operasional
Bagian Protokol sebagai pedoman pelaksanaan tugas ; Dokumen 4500 1 72,000 0.063

1) Menelaah rencana operasional Bagian Dokumentasi pimpinan ;

2) Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana operasional;
3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan kerja yang akan dilakukan;
4) Menetapkan rencana kegiatan kerja setelah mendapat persetujuan dari atasan.
2 Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk
kelancaran pelaksanaan tugas penataan aspek dokumentasi pimpinan; Dokumen 90 12 72,000 0.015

1) Menjabarkan rencana kegiatan kerja menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan;

2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;

5) Menentukan target waktu penyelesaian.

3 Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai dengan
tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar; Dokumen 90 12 72,000 0.015

1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;

2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.
 WAKTU WAKTU
SATUAN PENYE VOLUME KERJA PEGAWAI YANG
No URAIAN TUGAS HASIL LESAIAN (1 Thn) EFEKTIF DIBUTUHKAN
KERJA (Menit) (Menit)

4 Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai dengan prosedur
dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan; Dokumen 90 12 72,000 0.015

1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;

2) Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.
5 Menyusun konsep pedoman teknis lingkup Subbag. Dokumentasi pimpinan berdasarkan prosedur yang
berlaku agar kegiatan kerja dapat terlaksana dengan baik; Dokumen 1500 1 72,000 0.021

1) Menelaah program Bagian dalam aspek dokumentasi pimpinan;

2) Mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan kerja dokumentasi pimpian
3) Membahas jenis-jenis kegiatan kerja Dokumentasi pimpinan;
4) Menentukan Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;
5) Memfinalisasi Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;.
6 Mengoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Penataan Aspek Dokumentasi pimpinan
Perangkat Daerah berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar penyusunan dan
Dokumen 1600 12 72,000 0.267
pelaksanaan kebijakan penataan aspek dokumentasi pimpinan Lingkup Kab.Purwakarta terkelola dengan
baik;
1) Mengidentifikasi kebutuhan bahan (data dan informasi) dan Membuat konsep nota dinas untuk atasan
sebagai dasar pemberitahuan dan permintaan data ke tiap bagian;;
2) Menghimpun, mengklasifikasi, dan menelaah data berdasarkan sasaran dan program pada Renstra
Setda;

3) Membahas, mengkomunikasikan dengan Atasan dan Bagian Lain dan membuat konsep alternatif
solusi;

4) Menyusun laporan hasil koordinasi.

7 Menyelenggarakan Pembinaan, fasilitasi, Supervisi, Konsultasi aspek Dokumentasi pimpinan berdasarkan

pedoman dan peraturan perundang-undangan agar penyelenggaraan berjalan semestinya dan terkelola Dokumen 1600 12 72,000 0.267
optimal;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

 WAKTU WAKTU
SATUAN PENYE VOLUME KERJA PEGAWAI YANG
No URAIAN TUGAS HASIL LESAIAN (1 Thn) EFEKTIF DIBUTUHKAN
KERJA (Menit) (Menit)

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;

3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;

4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

8 Menyelenggarakan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Dokumentasi pimpinan berdasarkan pedoman dan
peraturan perundang-undangan agar protokol terpantau dengan baik serta diperoleh data telaahan/bahan
perbaikan (feed forward) kebijakan dimasa selanjutnya; Dokumen 1600 12 72,000 0.267

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

9 Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan dengan cara

mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa mendatang; Dokumen 600 1 72,000 0.008

1) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;

2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

10 Melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai dengan prosedur
dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang; Dokumen 600 12 72,000 0.100

1) Menganalisis capaian kinerja bawahan;

2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

11 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis. Dokumen 600 12 72,000 0.100
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
 WAKTU WAKTU
SATUAN PENYE VOLUME KERJA PEGAWAI YANG
No URAIAN TUGAS HASIL LESAIAN (1 Thn) EFEKTIF DIBUTUHKAN
KERJA (Menit) (Menit)

JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI (ASN) 1.14

PEMBULATAN 1
 EVALUASI JABATAN
INFORMASI FAKTOR JABATAN STRUKTURAL

NAMA JABATAN : Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

UNIT KERJA : Bagian Protokol

INSTANSI : Sekretariat Daerah

I. PERAN JABATAN :
Memimpin dan melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek
Dokumentasi Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam
rangka tata kelola yang baik aspek Dokumentasi pimpinan perangkat daerah, di lingkup
Pemerintah Kabupaten Purwakarta.

II. URAIAN TUGAS :

a. Merencanakan kegiatan kerja penataan aspek Dokumentasi pimpinan berdasarkan rencana
operasional Bagian Protokol sebagai pedoman pelaksanaan tugas ;
1) Menelaah rencana operasional Bagian Dokumentasi pimpinan ;
2) Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana operasional;
3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan kerja yang akan dilakukan;
4) Menetapkan rencana kegiatan kerja setelah mendapat persetujuan dari atasan.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing
untuk kelancaran pelaksanaan tugas penataan aspek dokumentasi pimpinan;

1) Menjabarkan rencana kegiatan kerja menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan;

2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan

sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan
lancar;
1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.

d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;

1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;

2) Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.

e. Menyusun konsep pedoman teknis lingkup Subbag. Dokumentasi pimpinan berdasarkan

prosedur yang berlaku agar kegiatan kerja dapat terlaksana dengan baik;
1) Menelaah program Bagian dalam aspek dokumentasi pimpinan;
2) Mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan kerja dokumentasi pimpian
3) Membahas jenis-jenis kegiatan kerja Dokumentasi pimpinan;
4) Menentukan Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;
5) Memfinalisasi Konsep kerangka pedoman teknis lingkup Dokumentasi pimpinan;.
 f. Mengoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Penataan Aspek Dokumentasi
pimpinan Perangkat Daerah berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan penataan aspek dokumentasi pimpinan Lingkup
Kab.Purwakarta terkelola dengan baik;

1) Mengidentifikasi kebutuhan bahan (data dan informasi) dan Membuat konsep nota dinas
untuk atasan sebagai dasar pemberitahuan dan permintaan data ke tiap bagian;;
2) Menghimpun, mengklasifikasi, dan menelaah data berdasarkan sasaran dan program
pada Renstra Setda;

3) Membahas, mengkomunikasikan dengan Atasan dan Bagian Lain dan membuat konsep
alternatif solusi;

4) Menyusun laporan hasil koordinasi.

g. Menyelenggarakan Pembinaan, fasilitasi, Supervisi, Konsultasi aspek Dokumentasi pimpinan

berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar penyelenggaraan berjalan
semestinya dan terkelola optimal;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

h. Menyelenggarakan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Dokumentasi pimpinan berdasarkan

pedoman dan peraturan perundang-undangan agar protokol terpantau dengan baik serta
diperoleh data telaahan/bahan perbaikan (feed forward) kebijakan dimasa selanjutnya;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.

i. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan dengan

cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa
mendatang;

1) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;

2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

j. Melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Subbag. Dokumentasi pimpinan sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana
kegiatan mendatang;

1) Menganalisis capaian kinerja bawahan;

2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

III TANGGUNG JAWAB :

a. Terkoordinasinya penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Penataan Aspek Dokumentasi
pimpinan;
b. Terselenggaranya pembinaan,fasilitasi, Supervisi, Konsultasi;
 c. Terselenggaranya Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan;

IV. HASIL KERJA :

Satuan Hasil
No Hasil Kerja
Kerja
1 Rencana Kegiatan Kerja Subbag; Dokumen
2 Tabel Pembagian Tugas Bawahan; Dokumen
3 Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Tugas Untuk Bawahan; Dokumen
4 Koreksian/saran Pelaksanaan Tugas; Dokumen
5 Draft Final Pedoman teknis; Dokumen
6 Laporan Hasil Pengoordinasian ; Dokumen
7 Laporan Penyelenggaraan pembinaan,fasilitasi, Supervisi, Konsultasi; Dokumen
8 Laporan Hasil Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan; Dokumen

9 Hasil Evaluasi Kegiatan Di lingkungan Sub. bagian; Dokumen

10 Laporan Kegiatan Kerja Subbagian; Dokumen
11 Laporan Tugas Kedinasan Lain. Dokumen

V. TINGKAT FAKTOR :
FAKTOR 1 : RUANG LINGKUP DAN DAMPAK PROGRAM (FK : 1 Level : 1 = 175 )

a. RUANG LINGKUP
Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan
Mengarahkan pekerjaan yang bersifat prosedural, rutin, dan secara tipikal
memberikan jasa atau hasil kerja kepada Pejabat Administrator yang menjadi
atasan langsungnya, yakni :

Kepala Bagian Protokol

b. DAMPAK
Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Mengarahkan pekerjaan yang berdampak langsung pada pekerjaan Pejabat

yang menjadi atasan langsungnya, yakni :

Kepala Bagian Protokol

FAKTOR 2 : PENGATURAN ORGANISASI (FK : 2 Level : 1 = 100 )

Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Dalam melaksanakan tugas jabatannya, bertanggungjawab kepada Pejabat

Administrator, yakni :

Kepala Bagian Protokol

FAKTOR 3 : WEWENANG PENYELIAAN DAN MANAJERIAL (FK : 3 Level : 1 = 450 )

Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Memiliki wewenang, sebagai berikut :
 1 Merencanakan pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan, menetapkan dan
menyesuaikan prioritas jangka pendek, dan menyusun jadwal penyelesaian
pekerjaan;

2 Memberikan pekerjaan kepada bawahan berdasarkan prioritas, tingkat

kesulitan dan persyaratan tugas, dan kemampuan pegawai;

3 Mengevaluasi kinerja bawahan;

4 Memberikan saran atau petunjuk kepada bawahan masalah pekerjaan dan
administrasi;

5 Memvalidasi Data Yang disampaikan terkait Penataan Aspek Dokumentasi

pimpinan OPD;

6 Melakukan Pembinaan (Secara Teknis) Dalam Rangka Penataan Aspek

Dokumentasi pimpinan OPD;
7 Memonitor dan mengevaluasi termasuk memberikan catatan/penilaian
terhadap Aspek Dokumentasi pimpinan OPD untuk bahan pelaporan;

8 Mendengarkan dan menyelesaikan pengaduan dari pegawai;

9 Melakukan tindakan disiplin ringan, seperti peringatan dan teguran,

memberikan rekomendasi tentang tindakan lain dalam kasus yang lebih berat;

10 Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan dan pelatihan pegawai dengan

cara memberikan atau mengatur pengembangan dan pelatihan yang
diperlukan;

11 Menemukan cara pengembangan output atau meningkatkan kualitas

pekerjaan yang diarahkan;

12 Mengembangkan standar kinerja.

FAKTOR 4 : HUBUNGAN PERSONAL

A. Sifat Hubungan (FK :4A Level : 2 = 50 )

Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Dalam melaksanakan tugasnya berhubungan dengan :

1. Atasan langsung yang setinggi-tingginya Jabatan Administrator (pejabat
eselon III.a dan III.b) dalam hal ini yakni ;

Kepala Bagian Protokol

2. Sesama Pejabat Pengawas (Pejabat Eselon IV.a dan/atau Eselon IV.b),
Dalam hal ini terkait adanya hubungan pelaksanaan tugas dengan Para
Kepala Bagian yang lain di lingkungan instansinya yakni :

Sekretariat Daerah
3. Para pelaksana dibawahnya.

B. Tujuan Hubungan (FK :4B Level : 1 = 30 )

Tujuan hubungan yang dilakukan oleh Jabatan Pengawas ini adalah untuk
membahas pekerjaan, memberikan atau menerima pelayanan, tukar menukar
informasi tentang pekerjaan dan masalah kepegawaian, dan untuk
memberikan pelatihan, nasihat, dan bimbingan kepada bawahan.

FAKTOR 5 : KESULITAN DALAM PENGARAHAN (FK : 5 Level : 3 = 340 )

PEKERJAAN
Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Mempunyai tingkat kesulitan dalam mengarahkan pekerjaan dasar yang dilakukan

oleh Para Pelaksana (Kelas 6) yaitu :
 1) Pengelola Bahan Informasi dan Publikasi
2) Pengelola Dokumentasi

FAKTOR 6 : KONDISI LAIN : (FK : 6 Level : 1 = 310 )

Jabatan ini yakni ; Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan

Mengarahkan pekerjaan yang dilakukan oleh Jabatan (Kelas 7) atau lebih rendah

VI. SYARAT JABATAN TERTENTU

( Tidak ada)
KELAS 9
6 Tugas Teknis Pertama

7 Tugas Teknis Kedua

8 Tugas Teknis Ketiga

 EVALUASI JABATAN
FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN STRUKTURAL
NAMA JABATAN : Kasubbag. Dokumentasi Pimpinan
UNIT KERJA : Bagian Protokol
INSTANSI : Sekretariat Daerah

Standar Jabatan
Nilai Yang
No Faktor Evaluasi Struktural Yang Keterangan
Diberikan
Digunakan

1 Faktor 1: Ruang Lingkup dan 175

Dampak Program Faktor 1; Level : 1

2 Faktor 2: Pengaturan Organisasi 100 Faktor 2; Level : 1

3 Faktor 3: Wewenang Penyeliaan dan 450

Manajerial Faktor 3; Level : 1

4 Faktor 4: Hubungan Personal

a. Sifat Hubungan 50 Faktor 4A; Level : 2

b. Tujuan Hubungan 30 Faktor 4B; Level : 1

5 Faktor 5: Kesulitan Dalam 340
Pengarahan Pekerjaan Faktor 5; Level : 3

6 Faktor 6: Kondisi Lain 310 Faktor 6; Level : 1

KESIMPULAN
Total Nilai 1,455
Kelas Jabatan 9 Interval (1.355 - 1.600)

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan

Ketua Tim

TITA SULASTRI, SH

Pejabat Yang Bersangkutan Pimpinan Unit Kerja

ENDAH FITRIAH, SE DIAN ANDRIANSYAH, ST. MM

NIP.197601112007012007
NIP.197602062006041011
KELAS
9
1.11 1 Penyusun Rencana Sarjana (S1)/ Diploma IV di bidang Manajemen/
Kerja Sekretariat Ekonomi/ Ilmu pemerintahan/ Ilmu administrasi/
Daerah kebijakan publik/ Ilmu Hukum atau bidang lain yang
relevan dengan tugas jabatan

1.5 2 Analis Kinerja Sarjana (S1)/ Diploma IV di bidang Manajemen/

Ekonomi/ Administrasi/ psikologi atau bidang lain yang
relevan dengan tugas jabatan

1.2 3 Pengelola Data Minimal Diploma III di bidang Teknik Infomatika/ teknik
komputer/ Administrasi Pekantoran atau bidang lain
yang relevan dengan tugas jabatan
Melakukan kegiatan penerimaan, pengumpulan,
pengklasifikasian dan penelahaan data obyek kerja
di bidang rencana kerja sekretariat daerah

Melakukan kegiatan yang meliputi pengumpulan,

pengklasifikasian dan penelaahan untuk
menyimpulkan dan menyusun rekomendasi di
bidang kinerja

Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi

penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan
laporan untuk disajikan kepada pimpinan
Mengoordinasikan Penataan Aspek kinerja dan pengembangan layanan publik OPD
(penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, Pembinaan, Monitoring dan Evaluasi aspek
kelembagaan OPD) , berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar
aspek kelembagaan OPD terarah sebagaimana mestinya sesuai rambu-rambu
Kebijakan Kinerja dan pengembangan layanan publik OPD yang sudah diatur;
A

1
2

3
5
6
7

1
2
3
4
5
Mengoordinasikan Penataan Aspek kinerja dan pengembangan layanan publik OPD (penyusunan dan pelaksanaan
kebijakan, Pembinaan, Monitoring dan Evaluasi aspek kelembagaan OPD) , berdasarkan pedoman dan peraturan
perundang-undangan agar aspek kelembagaan OPD terarah sebagaimana mestinya sesuai rambu-rambu
Kebijakan Kinerja dan pengembangan layanan publik OPD yang sudah diatur;

Mengidentifikasi permasalahan Aspek kinerja dan pengembangan layanan publik OPD;

Mengklasifikasikan permasalahan Aspek kinerja dan pengembangan layanan publik OPD;

Membahas permasalahan Aspek kinerja dan pengembangan layanan publik OPD;

Menyusun laporan hasil koordinasi Aspek kinerja dan pengembangan layanan publik OPD.

mengoordinasikan penyusunan rencana strategis, rencana kerja, laporan akuntabilitas kinerja sekretariat daerah
berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar dokumen perencanaan Setda Selaras dengan
Dok.Perencanaan Daerah (RPJMD) dan dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Setda terkatagori baik ;

Mengidentifikasi kebutuhan bahan (data dan informasi) dan Membuat konsep nota dinas untuk atasan sebagai
dasar pemberitahuan dan permintaan data ke tiap bagian;

Menghimpun, mengklasifikasi, dan menelaah data berdasarkan sasaran dan program pada Renstra Setda;

Membahas dan mengkomunikasikan dengan Atasan dan Bagian Lain;

Memverifikasi Data dengan pemberi data;
Menyusun konsep Laporan.

Menyelenggarakan Pembinaan, fasilitasi, Supervisi, Konsultasi penyelenggaraan pelayanan publik OPD

berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar Kinerja Pelayanan terwujud optimal;

Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.
Menyelenggarakan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Kinerja dan Pengembangan Layanan Publik OPD
berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan agar Kinerja dan Pengembangan Layanan Publik OPD
terpantau dengan baik serta diperoleh data telaahan/bahan perbaikan (feed forward) kebijakan dimasa
selanjutnya;

1) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan;

2) Menyiapkan sumber daya yang diperlukan agar kegiatan berjalan dengan lancar;
3) Mengadakan rapat koordinasi untuk membahas kegiatan penyelenggaraan;
4) Menyusun laporan hasil penyelenggaraan kegiatan.