Berikut adalah hal yang harus diperhatikan dan struktur yang dapat digunakan untuk

menyusun email balasan secara tepat:

1. Gunakan sapaan resmi
Pada Ketika membalas email yang pada dasarnya berasal dari perusahaan, sebaiknya gunakan
sapaan formal, seperti Mr., Ms., Dr., etc.
Contoh:
“Ms. Petrova” (jika anda mengetahui nama belakangnya)
“Mr. Interviewer”(jika anda tidak mengetahui nama orang yang mengirim email tersebut)
2. Langsung pada pokok tujuan dari email anda
Dalam membalas, hindari kalimat yang bertele–tele. Langsung katakan secara singkat, padat
dan jelas tujuan anda mengirim email tersebut. Sampaikan rasa terima kasih anda karena
telah diundang, dan segera katakana bahwa anda dengan senang hati akan mengikuti
undangan wawancara tersebut.
Contoh:
“Thank you for inviting me to interview for the position of marketing director in your
company. I’m very excited to be considering for this position, and I look forward to having
chance meeting with you.” (Terima kasih telah mengundang saya untuk wawancara untuk
posisi direktur pemasaran di perusahaan anda. Aku sangat bahagia telah dipertimbangkn
untuk posisi ini, dan telah menunggu waktu untuk dapat bertemu dengan anda)
3. Berikan detail jadwal untuk melakukan wawancara
Selanjutnya yang perlu dicantumkan adalah jawaban atas panggilan interview yang biasanya
tela mencantumkan kapan dan dimana interview itu akan dilakukan. Pada bagian ini, anda
harus mengatakan dengan pasti bahwa anda akan hadir tepat waktu sesuai jadwal yang sudah
ditentukan.
Contoh:
“Per the scheduling option suggested in your email, I would like to schedule an interview on
Monday, 28th of May 2019 at 10.00 a.m. And according to your email, the interview will be
take place on the central tower building, at 134 Andydrive.” (Sesuai pilihan jadwal yang anda
sarankan pada email anda, saya ingin menjadwalkan wawancara pada hari senin, tanggal 28
Mei 2019 pada pukul 10.00 pagi. Dan sesuai dengan email anda, wawancara akan bertempat
di gedung menara Central, di Andydrive 123.)
4. Mintalah balasan atau respon dari si pengirim email
Setelah memberitahukan bahwa anda akan mengikuti wawancara dan kapan anda akan
melakukan wawancara tersebut, anda juga perlu mendapatkan respon terkait dengan respon
yang telah anda berikan. Hal ini untuk memastikan bahwa wawancara tersebut dapat
dilakukan tepat waktu.
Contoh:
“Please confirm this is convenient for you, and if I got the right place” (Tolong konfirmasi
bahwa permintaan tersebut sesuai untuk anda, dan tempat yang telah saya sebutkan
merupakan tempat yang tepat)
5. Penutup yang sesuai dan sopan
Penutup suatu email sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat resmi pada umumnya.
Gunakan bahasa yang padat dan jelas serta sopan.
Contoh:
“I look forward to interviewing with you and learning more about employment opportunities
with Green Company” (Aku sangat menantikan wawancara dengan anda dan belajar lebih
banyak tentang kesempatan bekerja di perusahaan Green.)
CONTOH BALASAN EMAIL UNTUK UNDANGAN INTERVIEW
Contoh 1
“Mr. Interviewer,
Thank you for inviting me to interview for a position as a Marketing Manager with Flow Art
Company. I am very excited to be considered for this position, and I look forward to having a
chance to meet with you. Per the scheduling options suggested in your email, I would like to
schedule an interview with you on Monday, May 19 at 10 a.m. It is my understanding that the
interview will take place at your corporate office, which is located at Joela Street, 145. Please
confirm if this time is convenient for you, and that I have the correct location.
I look forward to meeting you in person and sharing information on how I can be an asset to
Flow Art Company.
Regards,
Rizky Interviewee
08118726778”
(Tuan pewawancara,
Terima kasih telah mengundang saya untuk melakukan wawancara untuk posisi sebagai
manajer pemasaran di perusahaan Flow Art. Aku sangat bahagia dan senang karena telah
dipertimbangkan untuk mengisi posisi ini, dan sangat menantikan kesempatan untuk bertemu
denganmu. Sesuai dengan jadwal yang anda telah sarankan pada email anda, aku ingin
melakukan wawancara pada hari senin, tanggal 19 April 2019, dan  saya telah mengerti
bahwa wawancara akan bertempat di kantor perusahaan anda, yang berlokasi di Jl. Joela, 145.
Tolong konfirmasi anda jika jadwal tersebut sesuai dengan kesibukan anda, dan aku telah
menyebutkan lokasi yang tepat.
Saya sangat menantikan kesempatan untuk bertemu dengan anda dan saling berbagi
informasi tentang bagaimana saya bisa menjadi asset bagi perusahaan Flow Art.
Dengan hormat,
Rizky peserta wawancara,
08118726778)
Contoh 2
“Dear Ms. Sands,
Thank you for your consideration and the invitation to interview for the Public Relation
position at Orango Company. I am available this Wednesday at 11.30 pm, and I look forward
to meeting with you to discuss this position in more detail.
Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on
Wednesday afternoon at your offices.
Sincerely,
Gita Sherly
Phone: 08119918998
(Yang terhormat Bu Sands,
Terima kasih untuk pertimbangan dan undangan wawancara anda untuk mengisi posisi
sebagai humas di perusahaan Orango. Saya dapat melakukan wawancara pada hari rabu ini
pukul 11.30 siang, dan aku sangat menanikan untuk bertemu denganmu untuk mendiskusikan
posisi ini lebih detail.
Tolong beritahukan apa saja informasi tambahan yang mungkin harus saya sediakan untuk
pertemuan kita pada hari rabu siang di kantor anda.
Dengan hormat,
Gita Sherly
Telepon: 08119918998)