Buku Panduan Karyawan PT.

Senyum Pesona Timur

i
Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur
ii
Bu
 PENGANTAR

Selamat datang dan selamat bergabung di PT. Senyum

Pesona Timur. Kami berharap anda dapat mengganggap
PT. Senyum Pesona Timur sebagai rumah kedua dan
sebagai media membangun karir bersama dan untuk
menyalurkan karya-karya terbaik anda bagi perusahaan
dan bangsa Indonesia.

Kami memahami bahwa proses adaptasi di lingkungan

baru sangat penting untuk Anda. Untuk itulah buku ini
dibuat untuk memudahkan adaptasi Anda, terutama pada
hari-hari pertama Anda di PT. Senyum Pesona Timur.

Buku ini bersifat informatif dan tidak menggantikan

Peraturan Perusahaan yang sudah ada. Oleh karena itu
segala yang tercantum didalam buku ini dapat direvisi
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sekali lagi, selamat bergabung dan berkarya di PT. Senyum

Pesona Timur

Manajemen

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

iii
Bu
Definisi
Beberapa definisi yang akan digunakan didalam buku ini
maupun yang lazim digunakan di lingkup perusahaan akan
dijelaskan berikut ini:

Perusahaan HPI-Agro, dan seluruh perusahaan yang

bernaung didalamnya.

Karyawan Semua karyawan yang berstatus

karyawan tetap maupun kontrak.

Karyawan Karyawan untuk jangka waktu tertentu,

Kontrak guna mengerjakan pekerjaan tertentu
yang menurut jenis dan sifat atau
kegiatan pekerjaannya akan selesai
dalam waktu tertentu.

Karyawan Karyawan untuk jangka waktu tidak

Tetap tentu, guna mengerjakan pekerjaan
tertentu yang menurut jenis dan sifat
atau kegiatan pekerjaannya bersifat
berkelanjutan.

Keluarga Istri dan anak dari karyawan yang

terdaftar pada Database Karyawan di
Departemen HRD.
Atasan atasan langsung setingkat Kepala Bagian
atau lebih tinggi.
 Daftar Isi
PENGANTAR...........................................................................i
Definisi..................................................................................iii
Daftar Isi...................................................................................v
LATAR BELAKANG PERUSAHAAN.........................................1
Visi dan Misi Perusahaan......................................................2
Nilai Inti HPI-Agro.................................................................3
Yel HPI-Agro..........................................................................4
ETIKA BISNIS.............................................................................5
Etika Bisnis Umum................................................................5
Tindakan Indisipliner............................................................6
ADMINISTRASI KEKARYAWANAN.........................................8
Busana Kerja.....................................................................8
Kartu Identitas Karyawan.................................................8
Presensi / Kehadiran........................................................9
Ketidakhadiran...............................................................10
Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja..............11
Cuti Tahunan..................................................................11
Perpanjangan Cuti Tahunan...........................................13
Cuti T idak Dibayar ( Unpaid Leave)................................13

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

v
 Cuti Istimewa..................................................................13
Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off)..............15
Surat Keterangan Kerja..................................................16
Media Komunikasi Perusahaan......................................16
Libur Nasional dan Cuti Bersama...................................16
Meninggalkan HPI-Agro.................................................17
PENGGAJIAN DAN BENEFIT...............................................18
Penggajian......................................................................18
Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)......................18
Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan................18
Layanan Kesehatan di Rumah Sakit Rujukan Perusahaan
......................................................................... 20
Tunjangan dan Fasilitas Perumahan..............................21
Bantuan Biaya Kepindahan.............................................22
Tunjangan Kepulangan...................................................24
LAYANAN KEKARYAWANAN...............................................26
Perjalanan Dinas.............................................................26
Biaya Perjalanan Dinas...................................................28
Alat Tulis Kantor (ATK)....................................................29
Kendaraan Pool Perusahaan..........................................29

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

vi
 Ruang Rapat....................................................................30
Layanan Pengiriman Barang / Dokumen........................30
Alat Komunikasi..............................................................30
Teknologi Informasi........................................................31
Printer dan Fotokopi......................................................31
KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA............................33
Meminimalisir Resiko.....................................................33
Kontak HPI-Agro..................................................................34
Kantor Pusat - Jakarta.....................................................34
Kantor Regional - Pontianak...........................................34
Kantor Regional - Tomohon............................................34
PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYAWAN.........................35

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

vi
i
 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN

HPI-Agro, adalah perusahaan agribisnis swasta nasional

yang saat ini sedang berkembang pesat, khususnya untuk
perkebunan kelapa sawit dan tanaman lainnya. HPI-Agro
berkomitmen tinggi dalam usaha perluasan lahan, menjalin
kemitraan saling menguntungkan dengan masyarakat
hingga mengutamakan prinsip Good Agricultural Practice.

Memulai usahanya sejak tahun 2008, HPI-Agro memiliki

komitmen membangun perkebunan yang taat hukum,
berwawasan ramah lingkungan, dan memberi nilai tambah
dan manfaat bagi masyarakat di sekitarnya. Hubungan
antara perusahaan dan masyarakat berlandaskan pada
prinsip kemitraan yang dikenal dengan nama Mutual
Benefit (keuntungan bersama). Tujuannya adalah menjalin
kerja sama yang saling menguntungkan antara perusahaan
dengan masyarakat.

Dalam menjalankan roda operasionalnya, HPI-Agro

mengedepankan semangat keunggulan untuk meraih
kinerja terbaik atas kolaborasi yang efektif. Berbagai upaya
kemajuan yang berkelanjutan dilakukan dan diwujudkan
secara nyata dalam pembangunan sistem dan tim kerja,
serta pengembangan SDM yang tangguh.

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

1
Sebagai perusahaan agribisnis, selain di kelapa sawit dan
cengkeh, HPI-Agro saat ini juga sedang melakukan riset
untuk menjajaki potensi bisnis tanaman lain.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi
 Menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia yang
menciptakan nilai tambah tertinggi bagi stakeholders-
nya
 Menjadi perusahaan agribisnis dengan kinerja terbaik
pada tahun 2025

Misi
Membangun serta mengoperasikan perkebunan dan
pengolahan hasil perkebunan yang bersifat lestari,
sehingga mampu mengubah peluang-peluang yang ada di
dalam bidang Agro Industri menjadi suatu usaha yang
menguntungkan

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis

khususnya kelapa sawit saat ini, maka HPI-Agro pun
memiliki visi yang kami sebut Target Agronomi Sawit
35/25.
Target Agronomi Sawit 35/25
 35 = 35 ton / Ha
€ Berat Tandan Buah Segar (TBS) yang dihasilkan
dalam 1 Ha lahan per tahun.
 25 = 25%
€ Target persentase ekstraksi Minyak Kelapa Sawit
(MKS) yang dihasilkan TBS.
Target tersebut dapat dicapai dengan kualitas bibit,
kualitas pemeliharaan, desain kebun, populasi dan
homogenitas tanaman, serta pemilihan sis tem tanaman
yang baik.

Nilai Inti HPI-Agro

Bagi setiap perusahaan, memiliki nilai inti yang kuat, sama

halnya dengan memiliki pondasi yang kuat bagi
perusahaan tersebut. Dengan adanya nilai inti ini maka
perusahaan akan siap untuk menghadapi berbagai situasi
dan kondisi yang mungkin akan dihadapi oleh perusahaan.

Sementara itu, kesuksesan jangka panjang dari suatu

perusahaan akan ditentukan baik oleh nilai inti dari
perusahaan, maupun dari keselarasan karyawan dengan
nilai inti yang diterapkan. Oleh karena itu menjadi penting
kiranya bagi setiap karyawan untuk dapat mengetahui dan
kemudian menerapkan nilai inti yang dipegang teguh oleh
perusahaan.
Nilai inti yang dimiliki oleh HPI-Agro, bukan hanya milik
perusahaan, tapi adalah milik semua karyawan. Karena
nilai inti ini bersifat mendasar dan manusiawi serta
mengedepankan kebersamaan dan profesionalisme. Nilai
inti ini adalah:

1. Spirit for Excellence

2. Effective Collaboration for Our Better Future
3. Value Creation Powered by Efficiency
4. Quality in Our Blood
5. A Company of Good Nature

Yel HPI-Agro

Dalam keseharian di lapangan, HPI-Agro memiliki kebiasan

positif untuk selalu memotivasi karyawannya dengan
berupa yel-yel yang dipraktekkan sebelum bekerja. Yel
tersebut adalah:

Komandan : HPI-Agro!
Anggota Regu : TANGGUH!!
Komandan : HPI-Agro!
Anggota Regu : TERBAIK!!
Komandan : 35/25!
Anggota Regu : KITA BISA!!
Bersama-sama : BISA!!!!!
 ETIKA BISNIS

Etika Bisnis Umum

Sesuai dengan etika yang berlaku umum di setiap
perusahaan, maka karyawan tidak diperbolehkan untuk:
 Menggunakan dana dan fasilitas perusahaan untuk
kepentingan pribadi.
 Menggunakan properti dan aset perusahaan (logo,
stempel, website, dan aset perusahaan lainnya) untuk
kepentingan pribadi.
 Memberikan keterangan palsu, menggandakan dan
menyebarluaskan informasi dan dokumen sensitif
perusahaan, baik ketika karyawan masih bekerja
ataupun sudah meninggalkan HPI-Agro.
 Menerima pemberian dalam bentuk apapun (uang,
hadiah, komisi, pinjaman) dari pihak eksternal seperti
kontraktor, supplier, pelanggan, dan pihak eksternal lain
yang berhubungan dengan tugas dan jabatan karyawan
yang bersangkutan. Bila seandainya karyawan
melihat/menerima/mengetahui hal tersebut maka wajib
melaporkan ke bagian HR&GS atau atasan.
 Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha perkebunan
kelapa sawit baik secara langsung maupun tidak, dalam
radius 100 km (seratus kilometer) dari lokasi kebun
perusahaan.
 Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha pemasok
yang berhubungan langsung dengan perusahaan.
 Bekerja paruh waktu, memberikan jasa atau bertindak
sebagai konsultan pada usaha perkebunan ataupun
proses-proses pengolahan bahan baku, penyetelan dan
instalasi mesin pabrik kelapa sawit dan kegiatan lain
sejenis.
 Menjalankan segala kegiatan usaha yang dapat
menimbulkan konflik kepentingan dengan fungsi dan
perannya selama bekerja di perusahaan, yang bisa
berdampak pada merosotnya kinerja baik individu
maupun kelompok, yang bisa menurunkan moral kerja
sesama karyawan dan merugikan perusahaan, baik
langsung maupun tidak langsung.

Tindakan Indisipliner
 Karyawan wajib menunjukkan integritas tertinggi dalam
melaksanakan pekerjaannya dan wajib mentaati
peraturan perusahaan dan kebijakan yang berlaku.
Pelanggaran peraturan akan dikenakan tindakan
indisipliner.
 Tindakan indisipliner diterapkan berdasarkan tingkat
keseriusan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
Tindakan indis ipliner dapat berupa:
- Peringatan Verbal
- Surat Peringatan Pertama
- Surat Peringatan Kedua
- Surat Peringatan Ketiga
- Skorsing
- Pemutusan Hubungan Kerja
 Setiap karyawan bertanggung jawab untuk menjaga
perilaku agar tetap sela ras dengan peraturan dan etika
bisnis perusahaan.
 Segala tindakan yang dilakukan oleh perusahaan terkait
dengan penerapan tindakan indisipliner mengacu pada
aturan Pemerintah dan UU tenaga kerja yang berlaku.
 ADMINISTRASI KEKARYAWANAN

Busana Kerja
 Setiap karyawan wajib berpenampilan dan berpakaian
rapi serta sopan untuk menciptakan budaya disiplin kerja
dan membangun citra perusahaan yang profesional.
 Setiap karyawan akan mendapat baju seragam HPI-Agro
sesuai dengan lokasi penempatan dan jabatannya. Baju
seragam wajib dikenakan sesuai jadwal dan ketentuan
yang berlaku.
 Seragam adalah identitas perusahaan, oleh karena itu
tingkah laku yang diharapkan muncul mewakili
perusahaan sesuai dengan norma dan nilai inti yang
berlaku.
 Seragam harus dikembalikan ke Personnel
Administration jika karyawan memutuskan untuk
berhenti bekerja di HPI-Agro, maupun bila ada kebijakan
pergantian seragam.
 Ketentuan mengenai aturan berbusana dapat diakses di:
- Internal memo perihal “Pergantian Seragam Kantor
dan Ketentuan Busana Kerja” (HPI-Agro-IM-HRD-013-
VI-2012).

Kartu Identitas Karyawan

 Setiap karyawan staff ke atas akan mendapatkan Kartu
Identitas Karyawan yang harus selalu dikenakan pada
saat berada di lokasi kerja.
 Karyawan yang Kartu Identitas Karyawan-nya rusak /
hilang wajib memberitahukan kepada Personnel
Administration. Jika Kartu Identitas Karyawan rusak /
hilang atas kelalaian karyawan, maka yang bersangkutan
akan dikenakan biaya penggantian.
 Kartu Identitas Karyawan harus dikembalikan ke
Personnel Administration jika karyawan sudah berhenti
bekerja dari HPI-Agro.

Presensi / Kehadiran
 Sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh
Pemerintah, maka jam kerja minimal yang berlaku untuk
semua karyawan adalah 40 jam per minggu, tidak
termasuk waktu istirahat dan makan siang.
 Berikut ini hari dan jam kerja resmi untuk setiap daerah
operasional HPI-Agro:
- Kantor Pusat: Senin – Jumat pk. 08.00 – 17.00
- Kantor Regional: Senin – Jumat pk. 08.00 – 16.00 dan
Sabtu pk. 08.00 – 14.00
- Kantor Estate: Senin – Kamis dan Sabtu: 07.00 – 14.00;
Jumat pk. 07.00 – 12.00 (atau disesuikan dengan
kondisi operasional kebun masing-masing)
 Setiap karyawan wajib melakukan pencatatan kehadiran
setiap masuk dan pulang kerja sesuai ketentuan yang
berlaku di lokasi penempatan.
 Karyawan yang memalsukan kehadiran dan melakukan
presensi atas nama orang lain akan dikenakan tindakan
indisipliner.
 Ketentuan mengenai presensi dan waktu kerja dapat
diakses di :
- Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro-
HRD-PR-015).
- Perjanjian Kerja karyawan yang bersangkutan.

Ketidakhadiran
 Setiap karyawan wajib menginformasikan ke atasan dan
Personnel Administration apabila tidak dapat masuk
kerja.
 Jika karyawan tidak masuk kerja lebih dari satu hari
karena sakit, maka yang bersangkutan wajib
menyerahkan Surat Keterangan Dokter. Jika tidak, maka
akan diperhitungkan sebagai pengambilan cuti tahunan.
 Ketidakhadiran dengan alasan selain sakit akan dihitung
sebagai pengambilan cuti tahunan.
 Jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan maka akan
dianggap mangkir. Jika hal tersebut terjadi lebih dari 5
hari berturut- turut maka perusahaan berhak melakukan
pemutusan hubungan kerja (sesuai dengan aturan
Pemerintah dan atau UU Tenaga Kerja yang berlaku)
 Ketentuan mengenai ketidakhadiran karyawan dapat
diakses di :
- Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro-
HRD-PR-015).

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

1
0
Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja
 Setiap karyawan tidak diperbolehkan meninggalkan
lokasi kerja selama jam kerja tanpa persetujuan atasan.
 Apabila karyawan bermaksud meninggalkan lokasi kerja
saat jam kerja, maka wajib mengajukan izin tertulis
berupa :
- Formulir Surat Tugas Dinas Luar apabila memiliki
keperluan dinas di luar lokasi kerja, atau
- Formulir Izin Harian apabila memiliki kepentingan
pribadi tak terduga di lua r lokasi kerja
Kedua formulir tersebut harus ditandatangani oleh
atasan lalu diserahkan kepada Personnel Administration
selambatnya satu hari setelah tanggal kejadian.
 Izin harian maksimum 4 jam sehari untuk 2 kali sebulan.
Diluar batas itu akan diperhitungkan sebagai
pengambilan cuti tahunan.
 Ketentuan mengenai iz in saat jam kerja dapat diakses di:
- Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro-
HRD-PR-015).
 Ringkasan :

Cuti Tahunan
 Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan
berturut- turut berhak atas cuti tahunan.
 Periode cuti tahunan diperhitungkan mulai 21 Desember
sampai 20 Desember pada tahun berikutnya. Hak cuti
tahunan tidak dapat diakumulasikan ke periode
berikutnya dan tidak dapat diuangkan.
 Pengajuan cuti harus disetujui oleh atasan setingkat
Manager.
 Pinjam cuti tahunan dapat diberikan maksimal 2 hari per
tahun dengan syarat karyawan sudah melewati masa
kerja 3 bulan.
 Karyawan yang jatuh sakit saat menjalani cuti tahunan
tidak diperkenankan mengganti hari cuti tahunannya
dengan izin sakit. Pengecualian berlaku untuk karyawan
yang dirawat di rumah sakit / menjalani bed rest minimal
selama 2 hari, dengan melampirkan Surat Keterangan
Opname / Istirahat Total dari Dokter (asli).
 Ketentuan mengenai cuti tahunan dapat diakses di :
- Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003).
 Ringkasan :
Perpanjangan Cuti Tahunan
 Jika karyawan tidak dapat mengambil cuti tahunan
karena tuntutan tugas, sisa cuti tahunan dapat
diperpanjang maksimum selama 3 bulan di tahun
berikutnya dengan persetujuan atasan setingkat manajer
atau lebih.
 Sisa cuti tahunan yang tidak diambil dalam masa
perpanjangan tersebut akan dianggap hangus.
 Ketentuan mengenai perpanjangan cuti tahunan dapat
diakses di:
- Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003).

Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave)

 Cuti tidak dibayar hanya berlaku untuk karyawan yang
belum mendapatkan hak cuti atau hak cutinya sudah
habis dengan justifikasi.
 Pinjam cuti tahunan dapat diberikan maksimal 6 hari per
tahun dengan persetujuan atasan.
 Selama cuti, karyawan tidak mendapatkan upah / gaji.
 Ketentuan mengenai cuti tidak dibayar dapat diakses di:
- Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-HRD-PR-003).

Cuti Istimewa
 Cuti is timewa hanya dapat diambil dengan menyertakan
dokumen pendukung maksimal 7 hari setelah karyawan
masuk kerja.
 Sesuai dengan UU tentang Ketenagakerjaan, berikut ini
yang termasuk dalam cuti istimewa :
 - Karyawan menikah : 3 hari
- Karyawan menikahkan anak : 2 hari
- Karyawan melahirkan : 3 bulan
- Karyawan keguguran : sesuai rekomendasi dokter,
(maksimal 1,5 bulan)
- Istri karyawan melahirkan / keguguran : 2 hari
- Karyawan terkena bencana alam : 1 hari
- Anggota keluarga langsung sakit keras : 1 hari
- Anggota keluarga langsung meninggal : 2 hari
- Anggota keluarga satu rumah meninggal : 1 hari
- Ibadah haji yang pertama : 1 bulan
- Baptisan / khitanan anak : 2 hari
 Karyawan yang mengambil cuti istimewa tetap
mendapatkan gaji selama masa cuti jika memenuhi
ketentuan perusahaan dan menyertakan dokumen
pendukung dalam pengajuan cuti.
 Cuti istimewa tidak memotong hak cuti tahunan.
 Ketentuan mengenai cuti istimewa dapat diakses di:
- Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003).
 Ringkasan :
Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off)
 Karyawan berhak atas Hari Libur Pengganti jika bekerja
pada hari libur atas perintah atasan selama 4 jam
berturut- turut atau lebih.
 Hari Libur Pengganti harus diambil dalam tenggat waktu
30 hari sejak tanggal bertugas dengan membuat
pengajuan tertulis yang disetujui atasan.
 Pengajuan Hari Libur Pengganti harus disertai bukti
tertulis yang berupa surat tugas, Bukti Kunjungan Kerja,
atau jadwal piket bulanan (untuk karyawan kebun).
 Jika karyawan tidak dapat mengambil Hari Libur
Pengganti karena tuntutan tugas, tenggat waktu
pengambilan diperpanjang sebanyak 30 hari. Hari Libur
Pengganti akan hangus jika tidak diambil dalam masa
perpanjangan.
 Ketentuan mengenai Pengganti Kerja Hari Libur dapat
diakses di :
- Prosedur Change Day Off (HPI-Agro-HRD-PR-006).
 Ringkasan :
Surat Keterangan Kerja
 Karyawan yang membutuhkan surat keterangan kerja
dapat mengajukan permohonan tertulis / e-mail kepada
Officer – Payroll & Benefit dengan menjelaskan
keperluan dari surat tersebut.
 Karyawan tidak diperbolehkan menerbitkan dan
menandatangani surat keterangan kerja sendiri dengan
menggunakan kop surat perusahaan.
 Ringkasan :

Media Komunikasi Perusahaan

 HPI-Agro memiliki media komunikasi internal
perusahaan yang bernama TUNAS sebagai sarana
pertukaran berita dan informasi antar karyawan.
Karyawan dapat mengirimkan kontribusinya berupa
artikel / tulisan ke : tunas@hpi-agro.com.
 HPI-Agro juga memiliki Internal Web sebagai media
pendistribusian berbagai dokumen internal seperti
catatan, berita, hasil rapat, kebijakan perusahaan, SOP,
dan informasi penting la innya. Internal web dapat
diakses di http://internalweb.hpi-agro.com.

Libur Nasional dan Cuti Bersama

 Jadwal libur nasional dan cuti bersama yang
dilaksanakan di perusahaan mengacu pada
 pengumuman resmi pemerintah dan kebijakan
manajemen.
 Jika tidak ada pengumuman resmi dari manajemen,
maka hari tersebut dihitung sebagai hari kerja.

Meninggalkan HPI-Agro
 Selain pemutusan hubungan kerja karena berakhirnya
masa kontrak, atau hal lain yang tertulis dalam
perjanjian kerja, karyawan wajib memberikan
pemberitahuan tertulis dalam jangka waktu sebagai
berikut :
- Manajer keatas: 2 bulan sebelumnya.
- Officer dan Staff: 1 bulan sebelumnya.
- Karyawan dalam masa percobaan atau kontrak: 12
hari sebelumnya.
 Berikut ini yang harus dilakukan oleh karyawan sebelum
meninggalkan HPI-Agro :
- Menyelesaikan utang piutang perusahaan.
- Menyerahkan dan mengembalikan semua atribut dan
fasilitas milik perusahaan berdasarkan Daftar Periksa
Karyawan Keluar ke Personnel Administration.
- Mengambil hak cuti tahunan yang tersisa selama
periode pemberitahuan.
 PENGGAJIAN DAN BENEFIT

Penggajian
 Gaji bulanan akan dibayarkan ke rekening bank yang
ditunjuk karyawan. Bagi karyawan yang belum memiliki
rekening bank pribadi diwajibkan untuk membuka
rekening bank dan menginformasikan nomor rekening
ke Personnel Administration.
 Setiap karyawan akan menerima slip gaji sebagai bukti
pembayaran gaji pada bulan yang bersangkutan.
 Untuk hal-hal terkait penggajian, karyawan dapat
menghubungi Officer – Payroll & Benefits.

Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)

 Perusahaan mengikutsertakan karyawan dalam program
Jamsostek sesuai dengan ketentuan Pemerintah.
 Untuk hal- hal terkait Jamsostek, karyawan dapat
menghubungi Officer – Payroll & Benefits.

Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan

 Penggantian biaya pemeliharaan kesehatan bagi
karyawan pria diberikan kepada karyawan dan
keluarganya.
 Sedangkan untuk karyawan wanita hanya berlaku untuk
karyawan yang bersangkutan saja.
 Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan dapat
diajukan dengan melampirkan : kuitansi pengobatan
 (asli), copy resep, surat rujukan, dan dokumen
penunjang medis lainnya.
 Batas waktu pengajuan Penggantian Biaya Pemeliharaan
Kesehatan paling lambat 1 bulan sejak tanggal
pembuatan kuitansi. Lebih dari 1 bulan, kuitansi tersebut
dianggap tidak berlaku.
 Plafon Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan tidak
dapat diakumulasikan di periode berikutnya. Sisa plafon
tidak berlaku di periode berikutnya serta tidak dapat
diuangkan.
 Biaya Pemeliharaan Kesehatan yang melebihi sisa saldo
plafon atau tidak sesuai ketentuan akan dibebankan ke
karyawan yang bersangkutan.
 Ketentuan mengenai Penggantian Biaya Pemeliharaan
Kesehatan dapat diakses di :
- Prosedur Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan
– Staff (HPI-Agro-HRD-PR-002).
 Ringkasan :
Layanan Kesehatan di Rumah Sakit Rujukan
Perusahaan
 Karyawan dapat memperoleh layanan kesehatan tanpa
perlu membayar tagihan biaya (sampai batas tertentu) di
tempat dengan menunjukan Kartu Kesehatan di RS
rujukan/rekanan yang ditunjuk dan bekerja sama dengan
perusahaan. Seluruh tagihan biaya pemeriksaan
kesehatan akan dikirimkan langsung oleh pihak Rumah
Sakit kepada Dept. HR&GS.
 Apabila biaya tagihan Rumah Sakit melebihi batas
maksimum penggantian biaya dan atau terdapat biaya
pengobatan yang tidak termasuk biaya pemeliharaan
kesehatan yang ditanggung, maka kedua hal tersebut
akan ditagihkan kepada Karyawan bersangkutan.
 Daftar rumah sakit rujukan perusahaan beserta
ketentuan mengenai layanan kesehatan di rumah sakit
tersebut dapat ditanyakan ke Personnel Admin dan
dapat diakses di :
- Internal memo tentang ”Kerjasama dengan RS Royal
Taruma” (HPI-Agro-IM-HRD-007-IV-2012).
 Ringkasan :

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

2
0
Tunjangan dan Fasilitas Perumahan
 Benefit ini hanya berlaku untuk karyawan Kantor
Regional dan Estate dengan lokasi penerimaan dan
lokasi penempatan yang berbeda propinsi. Benefit ini
tidak berlaku untuk karyawan Kantor Pusat.
 Rumah dinas atau mess diperuntukkan untuk karyawan
lajang, sedangkan Fasilitas Perumahan disediakan untuk
karyawan yang sudah menikah yang membawa keluarga
ke lokasi penempatan.
 Tunjangan Perumahan diberikan oleh perusahaan
kepada karyawan berupa uang tunai untuk menyewa
tempat tinggal bagi karyawan dan keluarganya di lokasi
penempatan, dan tidak berlaku untuk rumah cicilan.
 Fasilitas perumahan diberikan secara langsung sejak
karyawan mulai bertugas di lokasi penempatan.
 Tunjangan dan Fasilitas Perumahan diberikan dengan
pengajuan terlebih dahulu kepada Departemen HR&GS
maksimal 30 hari sebelum tanggal kepindahan.
 Karyawan yang mendapatkan tunjangan perumahan,
diperkenankan mengajukan tunjangan perumahan
sebesar 12 bulan dimuka untuk tahun pertama sewa
rumah dengan pengikat Surat Pernyataan.
 Karyawan yang memperoleh benefit ini tidak
diperkenankan menyewakan rumahnya kepada orang
lain yang tidak berhak.
 Untuk lokasi penempatan yang belum tersedia Fasilitas
Perumahan, akan disesuaikan dan diatur kemudian.
 Ketentuan mengenai Tunjangan dan Fasilitas Perumahan
dapat diakses di :
- Prosedur Tunjangan dan Fasilitas Perumahan (HPI-
Agro-HRD-PR-008).
 Ringkasan pengajuan Rumah Dinas :

 Ringkasan pengajuan Tunjangan Perumahan :

Bantuan Biaya Kepindahan

 Bantuan Biaya Kepindahan hanya diberikan kepada
karyawan baru dengan lokasi penerimaan dan lokasi
penempatan yang berbeda propinsi serta karyawan yang
mengalami relokasi penempatan.
 Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan berlaku
untuk karyawan berstatus tetap, kontrak, dan masa
percobaan, tidak berlaku untuk karyawan non staff dan
Trainee. Sedangkan Bantuan Biaya Kepindahan untuk
keluarga karyawan berlaku untuk karyawan berstatus
tetap saja.
 Bantuan Biaya Kepindahan meliputi penggantian biaya
transportasi dan pengiriman barang atau kendaraan
milik pribadi.
 Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan saja
diberikan secara langsung / otomatis ketika karyawan
mulai ditugaskan di lokasi penempatan.
 Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan
diberikan dengan pengajuan terlebih dahulu kepada
Departemen HR&GS.
 Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat
diakses di :
- Prosedur Bantuan Biaya Kepindahan (HPI-Agro-HRD-
PR-009).
 Ringkasan pengajuan Bantuan Biaya Kepindahan untuk
keluarga karyawan :
Tunjangan Kepulangan
 Tunjangan Kepulangan hanya diberikan kepada
karyawan staf berstatus tetap dengan lokasi penerimaan
dan lokasi penempatan yang berbeda. Tunjangan
Kepulangan tidak berlaku untuk karyawan dengan lokasi
penempatan Kantor Pusat.
 Tunjangan Kepulangan hanya berlaku untuk karyawan
dan keluarga karyawan sesuai ketentuan.
 Pengajuan Tunjangan Kepulangan diterima HR&GS
maksimal 14 hari sebelum tanggal kepulangan.
 Periode Tunjangan Kepulangan berlaku 1 tahun dari 1
Januari sampai 31 Desember tahun yang bersangkutan.
Jatah Tunjangan Kepulangan yang tidak diambil pada
periode tersebut dianggap hangus dan tidak dapat
diuangkan.
 Jika karyawan tidak dapat mengambil Tunjangan
Kepulangan karena tuntutan tugas, sisa Tunjangan
Kepulangan dapat diperpanjang maksimum selama 3
bulan di tahun berikutnya dengan persetujuan atasan.
 Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat
diakses di :
- Prosedur Tunjangan Kepulangan (HPI-Agro-HRD- PR-
005).
 Ringkasan :
 LAYANAN KEKARYAWANAN

Perjalanan Dinas
 Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk
melakukan perjalanan dinas.
 Perjalanan dinas maksimal dilakukan selama 1 bulan.
Lebih dari itu maka dianggap penugasan tidak tetap dan
akan diatur tersendiri oleh HR&GS.
 Karyawan wajib mengisi Surat Tugas Perjalanan Dinas
sebelum melakukan perjalanan dinas, dan disetujui oleh
atasan.
 Surat Tugas Perjalanan Dinas dapat diperoleh di bagian
General Services.
 Perusahaan menyediakan transportasi dan akomodasi
bagi karyawan untuk keperluan dinas dengan terlebih
dahulu berkoordinasi dengan bagian General Services.
 Karyawan tidak diperkenankan untuk melakukan
pemesanan transportasi dan akomodasi sendiri tanpa
persetujuan atasan dan tanpa koordinasi dengan bagian
General Services.
 Karyawan wajib tinggal di mess perusahaan apabila
tersedia. Bila karena suatu hal mess tidak dapat
digunakan, maka karyawan diperkenankan untuk
menginap di hotel atas pengaturan dari General
Services.
 Setiap karyawan level Staff dan Officer yang melakukan
perjalanan dinas dalam lingkungan perusahaan wajib
 mengisi Bukti Kunjungan Kerja (BKK) untuk disetujui
Personnel Administration setempat.
 Untuk karyawan yang ditugaskan dinas diluar negeri
maka diharapkan untuk dapat berkoordinasi dengan
bagian General Services paling tidak 14 hari sebelumnya.
 Segala laporan pertanggungjawaban dilakukan maksimal
14 hari dari tanggal kepulangan.
 Ketentuan mengenai perjalanan dinas dapat diakses di :
- Prosedur Perjalanan Dinas Dalam Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-001).
- Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-013).
 Ringkasan prosedur perjalanan dinas :
Biaya Perjalanan Dinas
 Biaya perjalanan dinas yang dapat diklaim terdapat di
ketentuan perusahaan. Biaya lain untuk keperluan bisnis
dapat diklaim atas persetujuan atasan.
 Klaim perjalanan dinas dilakukan maksimal 14 hari kerja
setelah tanggal kepulangan ke kota asal dengan mengisi
Laporan Perjalanan Dinas.
 Surat Tugas Perjalanan Dinas, serta seluruh tiket, bon,
kuitansi, dan bukti pendukung lainnya harus disertakan
ketika melakukan proses klaim.
 Ketentuan mengenai klaim perjalanan dinas dapat
diakses di :
- Prosedur Perjalanan Dinas Dalam Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-001).
- Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-013).
 Ringkasan prosedur klaim perjalanan dinas :
Alat Tulis Kantor (ATK)
 Perusahaan menyediakan ATK untuk mendukung
pekerjaan karyawan, dan distandarkan sesuai dengan
kebutuhan pekerjaan.
 Karyawan wajib menjaga ATK supaya tidak mudah rusak
dan tidak hilang.
 Permintaan ATK dilakukan dengan mengisi Formulir
Permintaan Alat Tulis kantor yang tersedia di bagian
General Services.
 Ringkasan :

Kendaraan Pool Perusahaan

 Mobil dan motor pool hanya dapat digunakan untuk
keperluan pekerjaan.
 Karyawan yang hendak mengajukan peminjaman
kendaraan pool dapat menghubungi bagian General
Services minimal 1 hari sebelum keberangkatan.
 Karyawan tidak diperkenankan untuk mengendarai
sendiri mobil pool, kecuali pada kondisi tertentu dan
dengan persetujuan General Services.
 Bagi karyawan yang menggunakan motor pool,
diperkenankan untuk mengendarai sendiri, dengan
syarat memiliki kelengkapan administrasi berkendara
(SIM C, dsb).
 Peminjam bertanggung jawab terhadap penggunaan
kendaraan pinjaman sesuai dengan tujuan perusahaan
meminjamkan kendaraan, sehingga tidak terjadi
kerusakan maupun kecelakaan.

Ruang Rapat
 Perusahaan menyediakan ruang rapat bagi karyawan
untuk mengadakan pertemuan internal dan eksternal.
 Karyawan yang hendak menggunakan ruang rapat dapat
menghubungi resepsionis setempat untuk reservasi,
dengan terlebih dahulu mengisi Formulir Penggunaan
Ruangan yang disediakan.

Layanan Pengiriman Barang / Dokumen

 Perusahaan menyediakan layanan pengiriman surat dan
barang lewat pos untuk keperluan bisnis.
 Karyawan yang hendak mengirimkan surat atau barang
dapat menghubungi bagian General Services.

Alat Komunikasi
 Perusahaan menyediakan fasilitas komunikasi berupa
telepon, V-sat, dan radio komunikasi (handy-talky) untuk
mempermudah pelaksanaan tugas karyawan. Fasilitas

Buku Panduan Karyawan PT. Senyum Pesona Timur

3
0
 tersebut tidak boleh dipergunakan untuk keperluan
pribadi.
 Penyalahgunaan fasilitas ini akan dianggap sebagai
pelanggaran disiplin.

Teknologi Informasi
 Perusahaan menyediakan fasilitas teknologi informasi
untuk mendukung pekerjaan, dan distandarkan sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan yang ditentukan oleh
HR&GS.
 E-mail dan akses internet hanya boleh digunakan untuk
hal yang berhubungan dengan kepentingan pekerjaan.
 Pengaksesan situs pornog rafi, lelang, judi ataupun
jaringan sosial dari komputer perusahaan akan
dikenakan tindakan indisipliner.
 Karyawan dilarang menginstal segala aplikasi / perangkat
lunak ke komputer perusahaan. Segala penambahan
aplikasi komputer wajib disetujui oleh atasan dan
Departemen ICT.
 Untuk layanan yang berhubungan dengan komputer, e-
mail, dan internet dapat menghubungi Departemen ICT.

Printer dan Fotokopi

 Perusahaan menyediakan fasilitas printer dan fotokopi
untuk keperluan pekerjaan
 Karyawan wajib menggunakan fasilitas printer dan
fotokopi secara tepat guna, tidak untuk kepentingan
pribadi.
 Karyawan wajib menjaga keamanan dokumen cetak
dengan tidak meninggalkan hasil cetakan di printer /
fotokopi atau menghancurkan dokumen yang bersifat
rahasia.
 Untuk layanan yang berhubungan dengan printer dan
fotokopi dapat menghubungi Departemen Information,
Communication and Technology (ICT).
 KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

Meminimalisir Resiko
 Karyawan wajib mengenakan perlengkapan kerja dan
Alat Pelindung Diri (APD) sesuai standar yang disediakan.
 Karyawan wajib memahami langkah-langkah yg harus
dilakukan dalam keadaan darurat.
 Karyawan bertanggung jawab untuk meminimalkan
resiko bagi diri sendiri dan orang lain di sekitarnya dalam
melaksanakan kerja.
 Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mencatat dan
melaporkan setiap kejadian yang menyebabkan jatuhnya
korban cidera atau meninggal, maupun yang berpotensi
untuk melukai atau membunuh, ke atasan dan ke
Departmen Sustainability bagian Environment, Health &
Safety (EHS) dalam waktu maksimal 2 x 24 jam.
 Karyawan wajib mengetahui kontak darurat terkait
dengan kesehatan dan keselamatan kerja yang
disosialisasikan pada papan pengumuman setempat.
 Selain itu untuk kepentingan operasional, perusahaan
juga membentuk satuan ERT (Emergency Response
Team) juga P3K yang tersedia dan disesuikan dengan
kondisi dan kebutuhan pekerjaan.
 Untuk hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan
keselamatan kerja silakan berkoordinasi dengan
Departmen Sustainability bagian Environment, Health &
Safety (EHS).
 Kontak HPI-Agro

Kantor Pusat - Jakarta

Menara Citicon Lt. 17
Jl. Letjen S. Parman Kav-77
Jakarta 11410
Phone : 021-53670077, Fax : 021-53670078
www.hpi-agro.com

Kantor Regional - Pontianak

Komplek Villa Ceria Lestari No. 33
Jl. Arteri Supadio KM 12,5
Pontianak 78391
Phone : 0561-723799, Fax : 021-725032

Kantor Regional - Tomohon

Jl. RA. Mandangi No. 107, Kakasen 1, Tomohon Utara
95362
 PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYAWAN

Saya menyatakan bahwa saya telah men erima, telah membaca,

dan memahami kondisi kerja, peraturan, serta kebijakan
perusahaan yang tercantum dalam buku ini.

Sebagai karyawan HPI-Agro saya akan melaksanakan segala

kebijakan yang tercantum di buku ini selama saya bekerja di HPI-
Agro, termasuk jika isi buku ini mengalami revisi.

Saya memahami bahwa segala pertanyaan yang berkaitan

dengan peraturan dan kebijakan perusahaan akan saya
konsultasikan dan klarifikasikan dengan atasan saya atau pihak
HR&GS.

Saya tidak akan mendistribusikan isi buku ini ataupun peraturan

dan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal dan pihak lain
yang tidak berkepentingan, baik selama saya menjadi karyawan
maupun sudah tidak menjadi karyawandi HPI-Agro.

Saya memahami bahwa isi buku ini hanya berlaku sebagai

pedoman kerja, bukan sebagai kontrak ataupun dokumen legal.

Tempat / tanggal:

Tanda tangan dan nama jelas karyawan

Bagian ini ditandatangan Karyawan dan dikembalikan ke Personnel Admin