Buku Panduan Karyawan HPI-Agro I

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro
i
PENGANTAR
Selamat datang dan selamat be rgabung di HPI-Agro. Kami

berharap anda dapat me ngganggap HPI-Agro sebagai
rumah kedua dan sebagai media membangun karir
bersama dan untuk menyalurkan karya-karya terbaik anda
bagi perusahaan dan bangsa Indones ia.
Kami memahami bahwa proses adaptasi di lingkungan

baru sangat penting untuk Anda. Untuk itulah buku ini
dibuat untuk memudahkan adaptasi Anda, te rutama pada
hari-hari pe rtama Anda di HPI-Agro.
Buku ini bersifa t informa tif dan tidak menggantikan

Peraturan Perusahaan yang sudah ada. Oleh karena itu
segala yang tercantum didalam buku ini dapa t direvisi
sesuai dengan kebutuhan pe rusahaan.
Untuk kejelasan lebih lanjut setiap karyawan dianjurkan

untuk dapat me ngakses internal web HPI-Agro:
http://internalwe b.hpi-agro.com se telah mendapatkan
kode dan hak aksesnya.
Sekali lagi, selamat bergabung dan berkarya di HPI-Agro.
Manajemen

ii
Definisi
Beberapa definisi yang akan digunakan didalam buku ini
maupun yang lazim digunakan di lingkup pe rusahaan akan
dijelaskan berikut ini:
Perusahaan HPI-Agro, dan seluruh perusahaan yang

bernaung didalamnya.
Karyawan Semua karyawan level Staff ke atas yang

berstatus karyawan te tap maupun
kontrak.
Karyawan Karyawan untuk jangka waktu te rte ntu,

Kontrak guna mengerjakan pekerjaan tertentu
yang menurut jenis dan sifat a tau
kegiatan pekerjaannya akan selesai
dalam waktu te rtentu.
Karyawan Karyawan untuk jangka waktu tidak

Tetap tentu, guna mengerjakan pekerjaan
tertentu yang menurut jenis dan sifa t
atau kegiatan pekerjaannya bersifa t
berkelanjutan.
Keluarga Istri dan anak dari karyawan yang

terdafta r pada Database Karyawan di
Departemen HR&GS.

iii
Atasan atasan langsung setingkat Manager atau
lebih tinggi.
Kartu Identitas Kartu identitas kekaryawanan yang wajib

Karyawan digunakan selama jam kerja dan atau
berada di area kerja/pe rusahaan.
HR&GS Singkatan dari Human Resources &

General Services, merupakan salah satu
departemen di perusahaan.
Personne l Salah satu fungsi dibawah departeme n

Administration HR&GS
Payroll & Salah satu fungsi dibawah departeme n

Benefit HR&GS
General Salah satu fungsi dibawah departeme n

Services HR&GS
Point of Kabupaten / provinsi dimana calon

Placement karyawan ditempatkan untuk bekerja
(PoP)

iv
Daftar Isi
PENGANTAR ..............................................................i
Definisi ................................................................ iii
Daftar Isi ..................................................................v
LATAR BELAKANG PERUSAHAAN...................................1
Visi dan Misi Pe rusahaan .........................................2
Nilai Inti HPI-Agro ...................................................3
Yel HPI-Agro ..........................................................4
ETIKA BISNIS.............................................................5
Etika Bisnis Umum ..................................................5
Tindakan Indisipliner ...............................................6
ADMINISTRASI KEKARYAWANAN..................................8
Busana Kerja .........................................................8
Kartu Identitas Ka ryawan.........................................8
Presensi / Kehadiran ...............................................9
Ketidakhadira n .................................................... 10
Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja ........... 11
Cuti Tahunan ....................................................... 11
Perpanjangan Cuti Tahunan.................................... 13
Cuti T idak Dibayar ( Unpaid Leave) ........................... 13

v
Cuti Istimewa....................................................... 13
Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off)........... 15
Surat Kete rangan Kerja .......................................... 16
Media Komunikasi Pe rusahaan ............................... 16
Libur Nasional dan Cuti Bersama ............................. 16
Meninggalkan HPI-Agro......................................... 17
PENGGAJIAN DA N BE NEFIT........................................ 18
Penggajian .......................................................... 18
Jaminan Sosial Tenaga Ke rja (Jamsostek) .................. 18
Penggantian Biaya Pemeliharaan Kese hatan.............. 18
Layanan Kesehatan di Rumah Sakit Rujukan Perusahaan
......................................................................... 20
Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan ......................... 21
Bantuan Biaya Kepindahan..................................... 22
Tunjangan Kepulangan .......................................... 24
LAYANAN KEKARYAWANAN ....................................... 26
Perjalanan Dinas .................................................. 26
Biaya Perjalanan Dinas .......................................... 28
Alat Tulis Kantor (ATK)........................................... 29
Kendaraan Pool Pe rusahaan ................................... 29

vi
Ruang Rapat ........................................................ 30
Layanan Pengiriman Barang / Dokumen ................... 30
Alat Komunikasi ................................................... 30
Teknologi Informasi .............................................. 31
Printer dan Fotokopi ............................................. 31
KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA ....................... 33
Meminimalisir Resiko ............................................ 33
Kontak HPI-Agro ...................................................... 34
Kantor Pusat - Jakarta ........................................... 34
Kantor Regional - Pontianak ................................... 34
Kantor Regional - Tom ohon .................................... 34
PERNYATAAN PERSETUJUAN KA RYAWAN..................... 35

vii
LATAR BELAKANG PERUSAHAAN
HPI-Agro, adalah pe rusahaan agribisnis swasta nasional

yang saat ini sedang berkembang pesat, khusus nya untuk
perkebunan kelapa sawit dan tanaman lainnya. HPI-Agro
berkomitmen tinggi dalam usaha perluasan lahan, menjalin
kemitraan saling menguntungkan dengan masyarakat
hingga mengutamakan prinsip Good Agricultural Practice.
Memulai usahanya sejak tahun 2008, HPI-Agro memiliki

komitmen membangun pe rkebunan yang taat hukum,
berwawasan ramah lingkungan, dan memberi nilai tambah
dan manfaat bagi masyarakat di sekitarnya. Hubungan
antara perusahaan dan masyarakat berlandaskan pada
prinsip kemitraan yang dikenal dengan nama Mutual
Benefit (keuntungan bersama). Tujuannya adalah menjalin
kerja sama yang saling menguntungkan antara perusahaan
dengan masyarakat.
Dalam menjalankan roda operasionalnya, HPI-Agro

mengedepankan semangat keunggulan untuk me raih
kinerja terbaik a tas kolaborasi yang efektif. Berbagai upaya
kemajuan yang berkelanjutan dilakukan dan diwujudkan
secara nyata dalam pembangunan sistem dan tim kerja,
serta pengembangan SDM yang tangguh.

1
Sebagai perusahaan agribisnis, selain di kelapa sawit dan
cengkeh, HPI-Agro saat ini juga sedang melakukan riset
untuk menjajaki pote nsi bisnis tanaman lain.
Visi dan Misi Perusahaan
Visi
• Menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia yang
menciptakan nilai tambah te rtinggi bagi stakeholders-
nya
• Menjadi perusahaan agribis nis dengan kine rja terbaik
pada tahun 2025
Misi
Membangun serta mengope rasikan perkebunan dan
pengolahan hasil perkebunan yang bersifat lestari,
sehingga mampu menguba h peluang-peluang yang ada di
dalam bidang Agro Industri menjadi suatu usaha yang
menguntungkan
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis

khususnya kelapa sawit saat ini, maka HPI-Agro pun
memiliki visi yang kami sebut Target Agronom i Sawit
35/25.

2
Target Agronomi Sawit 35/25
• 35 = 35 ton / Ha
Berat Tandan Bua h Segar (TBS) yang dihasilkan
dalam 1 Ha lahan per tahun.
• 25 = 25%
Target pe rsentase ekstraksi Minyak Kelapa Sawit
(MKS) yang dihasilkan TBS.
Target tersebut dapat dicapai dengan kualitas bibit,
kualitas pemeliharaan, desain kebun, populasi dan
homogenitas tanaman, serta pemilihan sis tem tanaman
yang baik.
Nilai Inti HPI-Agro
Bagi setiap perusahaan, memiliki nilai inti yang kuat, sama

halnya dengan memiliki pondasi yang kuat bagi
perusahaan terse but. Dengan adanya nilai inti ini maka
perusahaan akan siap untuk menghadapi berbagai situasi
dan kondisi yang mungkin akan dihadapi ole h pe rusahaan.
Sementara itu, kesuksesan jangka panjang dari suatu

perusahaan akan ditentukan baik oleh nilai inti da ri
perusahaan, maupun dari keselarasan karyawan dengan
nilai inti yang diterapkan. Oleh karena itu menjadi penting
kiranya bagi setiap karyawan untuk dapat mengetahui dan
kemudian menerapkan nilai inti yang dipegang teguh oleh
perusahaan.

3
Nilai inti yang dim iliki oleh HPI-Agro, bukan hanya milik
perusahaan, tapi adala h milik semua karyawan. Karena
nilai inti ini bersifat mendasar dan manusiawi se rta
mengedepankan kebersamaan dan profesionalisme. Nilai
inti ini adalah:
1. Spirit for Excellence

2. Effective Collaboration for Our Better Future
3. Value Creation Powere d by Efficiency
4. Quality in Our Blood
5. A Company of Good Nature
Yel HPI-Agro
Dalam keseharian di lapangan, HPI-Agro memiliki kebiasan

positif untuk selalu memotivasi karyawannya dengan
berupa yel-yel yang dipraktekkan sebelum bekerja. Yel
tersebut adalah:
Komandan : HPI-Agro!
Anggota Regu : TANGGUH!!
Komandan : HPI-Agro!
Anggota Regu : TERBAIK!!
Komandan : 35/25!
Anggota Regu : KITA BISA!!
Bersama-sama : BISA!!!!!

4
ETIKA BISNIS
Etika Bisnis Umum

Sesuai dengan etika yang berlaku umum di se tiap
perusahaan, maka karyawan tidak diperbolehkan untuk:
• Menggunakan dana dan fasilitas perusahaan untuk
kepentingan pribadi.
• Menggunakan properti dan aset perusahaan (logo,
stempel, website, dan aset perusahaan lainnya) untuk
kepentingan pribadi.
• Memberikan keterangan pals u, menggandakan dan
menyebarluaskan informasi dan dokumen sensitif
perusahaan, baik ketika karyawan masih bekerja
ataupun sudah meninggalkan HPI-Agro.
• Menerima pemberian dalam be ntuk apapun (uang,
hadiah, komisi, pinjaman) dari pihak eksternal seperti
kontraktor, supplier, pelanggan, dan pihak eksternal lain
yang berhubungan dengan tugas dan jabatan karyawan
yang bersangkutan. Bila seandainya karyawan
melihat/menerima/mengetahui ha l tersebut maka wajib
melaporkan ke bagian HR&GS atau atasan.
• Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha perkebunan
kelapa sawit baik secara langsung maupun tidak, dalam
radius 100 km (seratus kilomete r) dari lokasi kebun
perusahaan.
• Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha pemasok
yang berhubungan langsung dengan perusahaan.

5
• Bekerja paruh waktu, memberikan jasa atau be rtindak
sebagai konsultan pada usaha perkebunan ataupun
proses-proses pengolahan bahan baku, penyetelan dan
instalasi mesin pabrik kelapa sawit dan kegiatan lain
sejenis.
• Menjalankan segala kegiatan usaha yang dapat
menimbulkan konflik kepentingan dengan fungsi dan
perannya selama bekerja di perusahaan, yang bisa
berdampak pada merosotnya kinerja baik individu
maupun kelompok, yang bisa menurunkan moral kerja
sesama karyawan dan merugikan perusahaan, baik
langsung maupun tidak langsung.
Tindakan Indisipliner
• Karyawan wajib menunjukkan integritas tertinggi dalam
melaksanakan pekerjaannya dan wajib mentaati
peraturan pe rusahaan da n kebijakan yang be rlaku.
Pelanggaran peraturan akan dikenakan tindakan
indisipline r.
• Tindakan indisipline r dite rapkan berdasarkan tingkat
keseriusan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
Tindakan indis ipliner dapat be rupa:
- Peringatan Verbal
- Surat Peringatan Pe rtama
- Surat Peringatan Kedua
- Surat Peringatan Ke tiga
- Skorsing
- Pemutusan Hubungan Kerja

6
• Setiap karyawan bertanggung jawab untuk menjaga
perilaku agar tetap sela ras dengan peraturan dan etika
bisnis pe rusahaan.
• Segala tindakan yang dilakukan oleh perusahaan terkait
dengan pene rapan tindakan indisipline r mengacu pada
aturan Peme rintah dan UU tenaga kerja yang berlaku.

7
ADMINISTRASI KEKARYAWANAN
Busana Kerja
• Setiap karyawan wajib berpenampilan dan berpakaian
rapi serta sopan untuk menciptakan budaya disiplin kerja
dan membangun citra perusahaan yang profesional.
• Setiap karyawan akan mendapat baju seragam HPI-Agro
sesuai dengan lokasi penem patan dan jaba tannya. Baju
seragam wajib dikenakan sesuai jadwal dan ketentuan
yang berlaku.
• Seragam adalah identitas perusahaan, oleh karena itu
tingkah laku yang diharapkan muncul mewakili
perusahaan sesuai dengan norma dan nilai inti yang
berlaku.
• Seragam harus dikembalikan ke Personnel
Administration jika karyawan memutuskan untuk
berhenti bekerja di HPI-Agro, maupun bila ada kebijakan
pergantian se ragam.
• Ketentuan mengenai aturan berbusana dapat diakses di:
- Internal memo perihal “Pe rgantian Seragam Kantor
dan Ketentua n Busana Kerja” (HPI-Agro-IM-HRD-013-
VI-2012).
Kartu Identitas Karyawan

• Setiap karyawan staff ke atas akan mendapatkan Kartu
Identitas Karyawan yang harus selalu dikenakan pada
saat berada di lokasi kerja.

8
• Karyawan yang Kartu Identitas Ka ryawan-nya rusak /
hilang wajib membe ritahukan kepada Personnel
Administration. Jika Kartu Identitas Karyawan rusak /
hilang atas kelalaian karyawan, maka yang bersangkutan
akan dikenakan biaya penggantian.
• Kartu Identitas Karyawan harus dikembalikan ke
Personne l Administration jika karyawan sudah berhenti
bekerja dari HPI-Agro.
Presensi / Kehadiran
• Sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh
Pemerinta h, maka jam kerja minimal yang berlaku untuk
semua karyawan adalah 40 jam per minggu, tidak
termasuk waktu istirahat dan makan siang.
• Berikut ini ha ri dan jam kerja resmi untuk setiap daerah
operasional HPI-Agro:
- Kantor Pusat: Senin – Jumat pk. 08.00 – 17.00
- Kantor Regional: Senin – Jumat pk. 08.00 – 16.00 dan
Sabtu pk. 08.00 – 14.00
- Kantor Estate: Senin – Kam is dan Sabtu: 07.00 – 14.00;
Jumat pk. 07.00 – 12.00 (atau disesuikan dengan
kondisi operasional kebun masing-masing)
• Setiap karyawan wajib melakukan pencatatan kehadiran
setiap masuk dan pulang kerja sesuai ketentuan yang
berlaku di lokasi pe nempatan.
• Karyawan yang memalsukan kehadiran dan melakukan
presensi a tas nama orang lain akan dikenakan tindakan
indisipline r.

9
• Ketentuan mengenai presensi dan waktu kerja dapat
diakses di :
- Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro-
HRD-PR-015).
- Perjanjian Ke rja karyawan yang bersangkutan.
Ketidakhadiran
• Setiap karyawan wajib menginformasikan ke atasan dan
Personne l Administra tion apabila tidak dapat masuk
kerja.
• Jika karyawan tidak masuk kerja lebih dari satu ha ri
karena sakit, maka yang bersangkutan wajib
menyerahkan Surat Keterangan Dokte r. Jika tidak, maka
akan diperhitungkan sebagai pengambilan cuti tahunan.
• Ketidakhadira n dengan alasan selain sakit akan dihitung
sebagai pengambilan cuti tahunan.
• Jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan maka akan
dianggap mangkir. Jika hal tersebut terjadi lebih dari 5
hari be rturut-turut maka perusahaan be rhak melakukan
pemutusan hubungan kerja (sesuai dengan aturan
Pemerinta h dan ata u UU Tenaga Kerja yang berlaku)
• Ketentuan mengenai ketidakhadiran karyawan dapat
diakses di :
HRD-PR-015).

10
Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja
• Setiap karyawan tidak diperbole hkan meninggalkan
lokasi kerja selama jam kerja tanpa persetujuan atasan.
• Apabila karyawan bermaksud meninggalkan lokasi kerja
saat jam kerja, maka wajib mengajukan izin tertulis
berupa :
- Formulir Surat Tugas Dinas Luar apabila memiliki
keperluan dinas di luar lokasi kerja, atau
- Formulir Izin Harian apabila memiliki kepentingan
pribadi tak te rduga di lua r lokasi kerja
Kedua formulir tersebut harus ditandatangani oleh
atasan lalu disera hkan kepada Personnel Adm inis tration
selambatnya satu hari setelah tanggal kejadian.
• Izin harian maksimum 4 jam sehari untuk 2 kali sebulan.
Diluar batas itu akan diperhitungkan sebagai
pengambilan cuti tahunan.
• Ketentuan mengenai iz in saat jam kerja dapa t diakses di:
HRD-PR-015).
• Ringkasan :
Cuti Tahunan
• Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan
berturut-turut berhak atas cuti tahunan.
11
• Periode cuti tahunan diperhitungkan mulai 1 Janua ri
sampai 31 Desember pada tahun yang sama. Hak cuti
tahunan tidak dapat diakumulasikan ke periode
berikutnya dan tidak dapat diuangkan.
• Pengajuan cuti harus dise tujui oleh atasan setingkat
Manager.
• Pinjam cuti tahunan dapat dibe rikan maksimal 2 hari per
tahun dengan syarat karyawan sudah melewati masa
kerja 3 bulan.
• Karyawan yang jatuh sakit saat menjalani cuti tahunan
tidak diperkenankan mengganti hari cuti tahunannya
dengan izin sakit. Pengecua lian be rlaku untuk karyawan
yang dirawat di rumah sakit / menjalani bed rest minimal
selama 2 hari, dengan melampirkan Surat Keterangan
Opname / Istirahat Total da ri Dokter (asli).
• Ketentuan mengenai cuti tahunan dapat diakses di :
- Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003).
• Ringkasan :

12
Perpanjangan Cuti Tahunan
• Jika karyawan tidak dapat mengambil cuti tahunan
karena tuntutan tugas, sisa cuti tahunan dapat
diperpanjang maksimum selama 3 bulan di tahun
berikutnya dengan persetujuan atasan setingkat manajer
atau lebih.
• Sisa cuti tahunan yang tidak diambil dalam masa
perpanjangan tersebut akan dia nggap hangus.
• Ketentuan mengenai pe rpanjangan cuti tahunan dapat
diakses di:
Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave)

• Cuti tidak dibayar hanya berlaku untuk karyawan yang
belum mendapatkan hak cuti atau hak cutinya sudah
habis dengan justifikasi.
• Pinjam cuti tahunan dapat dibe rikan maksimal 6 hari per
tahun de ngan perse tujuan atasan.
• Selama cuti, karyawan tidak mendapatkan upah / gaji.
• Ketentuan mengenai cuti tidak dibayar dapat diakses di:
- Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-HRD-PR-003).
Cuti Istimewa
• Cuti is timewa hanya dapat diambil de ngan menyertakan
dokumen pendukung maksimal 7 hari setelah karyawan
masuk kerja.
• Sesuai dengan UU tentang Ketenagakerjaan, berikut ini
yang termasuk dalam cuti istimewa :
13
- Karyawan menikah : 3 hari
- Karyawan menikahkan anak : 2 hari
- Karyawan melahirkan : 3 bulan
- Karyawan keguguran : sesuai rekomendasi dokte r,
(maksimal 1,5 bulan)
- Istri karyawan melahirkan / keguguran : 2 ha ri
- Karyawan terkena bencana alam : 1 ha ri
- Anggota keluarga langsung sakit keras : 1 ha ri
- Anggota keluarga langsung meninggal : 2 hari
- Anggota keluarga satu rumah meninggal : 1 hari
- Ibadah haji yang pertama : 1 bulan
- Baptisan / khitanan anak : 2 ha ri
• Karyawan yang mengambil cuti istimewa tetap
mendapatkan gaji selama masa cuti jika memenuhi
ketentuan perusahaan dan menyertakan dokumen
pendukung dalam pengajuan cuti.
• Cuti istimewa tidak memotong hak cuti tahunan.
• Ketentuan mengenai cuti istime wa dapat diakses di:
• Ringkasan :

14
Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off)
• Karyawan berhak atas Hari Libur Pengganti jika bekerja
pada hari libur atas perintah atasan se lama 4 jam
berturut-turut a tau lebih.
• Hari Libur Pengganti harus diam bil dalam te nggat waktu
30 hari sejak tanggal bertugas dengan mem buat
pengajuan te rtulis yang disetujui atasan.
• Pengajuan Hari Libur Pengganti harus dise rtai bukti
tertulis yang berupa surat tugas, Bukti Kunjungan Kerja,
atau jadwal piket bulanan (untuk karyawan kebun).
• Jika karyawan tidak dapat mengambil Hari Libur
Pengganti karena tuntutan tugas, tenggat waktu
pengambilan dipe rpanjang sebanyak 30 hari. Hari Libur
Pengganti akan hangus jika tidak diambil dalam masa
perpanjangan.
• Ketentuan mengenai Pengganti Kerja Hari Libur dapat
diakses di :
- Prosedur Change Day Off (HPI-Agro-HRD-PR-006).
• Ringkasan :

15
Surat Keterangan Kerja
• Karyawan yang membutuhkan surat keterangan kerja
dapat mengajukan permohonan tertulis / e-mail kepada
Officer – Payroll & Benefit dengan menje laskan
keperluan da ri surat tersebut.
• Karyawan tidak diperbolehkan mene rbitkan dan
menandatangani surat keterangan kerja sendiri dengan
menggunakan kop surat pe rusahaan.
• Ringkasan :
Media Komunikasi Perusahaan

• HPI-Agro memiliki media komunikasi inte rnal
perusahaan yang bernama TUNAS sebagai sarana
pertukaran berita dan informasi antar karyawan.
Karyawan dapat mengirimkan kontribusinya berupa
artikel / tulisan ke : tunas@hpi-agro.com.
• HPI-Agro juga memiliki Internal Web sebagai media
pendistribusian berbagai dokumen inte rnal seperti
catatan, berita, hasil rapat, kebijakan perusahaan, SOP,
dan informasi penting la innya. Internal web dapat
diakses di http://inte rnalweb.hpi-agro.com.
Libur Nasional dan Cuti Bersama

• Jadwal libur nasional dan cuti bersama yang
dilaksanakan di perusahaan mengacu pada
16
pengumuman resmi pemerintah dan kebijakan
manajemen.
• Jika tidak ada pengumuman resmi dari manajeme n,
maka hari tersebut dihitung sebagai ha ri kerja.
Meninggalkan HPI-Agro
• Selain pemutusan hubungan kerja karena berakhirnya
masa kontrak, atau hal lain yang tertulis dalam
perjanjian kerja, karyawan wajib memberikan
pemberitahuan tertulis dalam jangka waktu sebagai
berikut :
- Manajer keatas: 2 bulan sebe lumnya.
- Officer dan Staff: 1 bulan sebelumnya.
- Karyawan dalam masa percobaan a tau kontrak: 12
hari sebelumnya.
• Berikut ini yang harus dilakukan oleh karyawan sebelum
meninggalkan HPI-Agro :
- Menyelesaikan utang piutang pe rusahaan.
- Menyerahkan dan mengembalikan semua atribut dan
fasilitas milik perusahaan berdasarkan Daftar Periksa
Karyawan Keluar ke Pe rsonnel Administration.
- Mengambil hak cuti tahunan yang te rsisa selama
periode pembe ritahuan.

17
PENGGAJIAN DAN BENEFIT
Penggajian
• Gaji bulanan akan dibayarkan ke rekening bank yang
ditunjuk karyawan. Bagi karyawan yang belum mem iliki
rekening bank pribadi diwa jibkan untuk membuka
rekening bank dan menginformasikan nomor rekening
ke Personnel Administration.
• Setiap karyawan akan menerima slip gaji sebagai bukti
pembayaran gaji pada bulan yang be rsangkutan.
• Untuk hal-hal te rkait penggajian, karyawan dapat
menghubungi Officer – Payroll & Be nefits.
Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)

• Perusahaan mengikutsertakan karyawan dalam program
Jamsostek sesuai dengan ketentuan Peme rintah.
• Untuk hal-hal te rkait Jamsostek, karyawan dapat
menghubungi Officer – Payroll & Be nefits.
Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan

• Penggantian biaya pemeliharaan kesehatan bagi
karyawan pria diberikan kepada karyawan dan
keluarganya.
• Sedangkan untuk karyawan wanita hanya berlaku untuk
karyawan yang bersangkutan saja.
• Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan dapat
diajukan dengan melampirkan : kuitansi pe ngobatan

18
(asli), copy resep, surat rujukan, dan dokumen
penunjang me dis lainnya.
• Batas waktu pengajuan Penggantian Biaya Pemeliharaan
Kesehatan paling lambat 1 bulan sejak tanggal
pembuatan kuitansi. Lebih da ri 1 bulan, kuitansi tersebut
dianggap tidak be rlaku.
• Plafon Penggantian Biaya Pemeliharaan Kese hatan tidak
dapat diakumulasikan di periode be rikutnya. Sisa plafon
tidak berlaku di pe riode berikutnya serta tidak dapat
diuangkan.
• Biaya Pemeliharaan Kesehatan yang melebihi sisa saldo
plafon a tau tidak sesuai ketentuan akan dibebankan ke
karyawan yang bersangkutan.
• Ketentuan mengenai Penggantian Biaya Pemeliharaan
Kesehatan dapat diakses di :
- Prosedur Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan
– Staff (HPI-Agro-HRD-PR-002).
• Ringkasan :

19
Layanan Kesehat an di Rumah Sakit Rujukan
Perusahaan
• Karyawan dapat memperole h layanan kesehatan tanpa
perlu membayar tagihan biaya (sampai batas te rte ntu) di
tempat de ngan menunjukan Kartu Kesehatan di RS
rujukan/rekanan yang ditunjuk dan bekerja sama dengan
perusahaan. Seluruh tagihan biaya pemeriksaan
kesehatan akan dikirimkan langsung oleh pihak Rumah
Sakit kepada Dept. HR&GS.
• Apabila biaya tagihan Rumah Sakit me lebihi batas
maksimum penggantian biaya dan atau te rdapat biaya
pengobatan yang tidak te rmasuk biaya pemeliharaan
kesehatan yang ditanggung, maka kedua hal tersebut
akan ditagihkan kepada Karyawan bersangkutan.
• Daftar rumah sakit rujukan perusahaan beserta
ketentuan mengenai layanan kesehatan di rumah sakit
tersebut dapat ditanyakan ke Personne l Admin dan
dapat diakses di :
- Internal memo tentang ”Kerjasama dengan RS Royal
Taruma” (HPI-Agro-IM-HRD-007-IV-2012).
• Ringkasan :

20
Tunjangan d an Fasilitas Perumahan
• Benefit ini hanya berlaku untuk karyawan Kantor
Regional dan Esta te dengan lokasi pe nerimaan dan
lokasi penempatan yang berbeda propins i. Benefit ini
tidak berlaku untuk karyawan Kantor Pusat.
• Rumah dinas atau mess diperuntukkan untuk karyawan
lajang, sedangkan Fasilitas Perumahan dise diakan untuk
karyawan yang sudah menikah yang membawa keluarga
ke lokasi penempatan.
• Tunjangan Perumahan diberikan ole h perusahaan
kepada karyawan berupa uang tunai untuk menyewa
tempat tinggal bagi karyawan dan kelua rganya di lokasi
penempatan, dan tidak berlaku untuk rumah cicilan.
• Fasilitas perumahan diberikan se cara langsung se jak
karyawan mulai bertugas di lokasi penempata n.
• Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan dibe rikan dengan
pengajuan terlebih da hulu kepada Departemen HR&GS
maksimal 30 hari sebe lum tanggal kepindahan.
• Karyawan yang mendapatkan tunjangan perumaha n,
diperkenankan mengajukan tunjangan pe rumahan
sebesar 12 bulan dimuka untuk tahun pertama sewa
rumah de ngan pengikat Surat Pe rnyataan.
• Karyawan yang memperoleh benefit ini tidak
diperkenankan menyewakan rumahnya kepada orang
lain yang tidak be rhak.
• Untuk lokasi penempatan yang belum tersedia Fasilitas
Perumahan, akan disesuaikan dan diatur kemudian.

21
• Ketentuan mengenai Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan
dapat diakses di :
- Prosedur Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan (HPI-
Agro-HRD-PR-008).
• Ringkasan pengajuan Rumah Dinas :
• Ringkasan pengajuan Tunjangan Pe rumahan :
Bantuan Biaya Kepindahan

• Bantuan Biaya Kepindahan hanya diberikan kepada
karyawan baru dengan lokasi penerimaan dan lokasi
penempatan yang be rbeda propins i serta karyawan yang
mengalami relokasi pe nempatan.

22
• Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan berlaku
untuk karyawan berstatus tetap, kontrak, dan masa
percobaan, tidak berlaku untuk karyawan non s taff dan
Trainee. Sedangkan Bantuan Biaya Kepindahan untuk
keluarga karyawan berlaku untuk karyawan bers tatus
tetap saja.
• Bantuan Biaya Kepindahan me liputi penggantian biaya
transportasi dan pe ngiriman barang ata u kendaraan
milik pribadi.
• Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan saja
diberikan secara langsung / otomatis ketika karyawan
mulai ditugaskan di lokasi penempatan.
• Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan
diberikan dengan pengajuan te rlebih dahulu kepada
Departemen HR&GS.
• Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat
diakses di :
- Prosedur Bantuan Biaya Kepindahan (HPI-Agro-HRD-
PR-009).
• Ringkasan pengajuan Bantuan Biaya Kepindahan untuk
keluarga karyawan :

23
Tunjangan Kepulangan
• Tunjangan Kepulangan hanya diberikan kepada
karyawan staf berstatus tetap dengan lokasi penerimaan
dan lokasi penempatan yang berbeda. Tunjangan
Kepulangan tidak berlaku untuk karyawan dengan lokasi
penempatan Kantor Pusat.
• Tunjangan Kepulangan hanya berlaku untuk karyawan
dan keluarga karyawan sesuai ketentuan.
• Pengajuan Tunjangan Kepulangan dite rima HR&GS
maksimal 14 hari sebe lum tanggal kepulangan.
• Periode Tunjangan Kepula ngan berlaku 1 tahun dari 1
Januari sampai 31 Desember tahun yang be rsangkutan.
Jatah Tunjangan Ke pulangan yang tidak diambil pada
periode tersebut dianggap hangus dan tidak dapat
diuangkan.
• Jika karyawan tidak dapat mengambil T unjangan
Kepulangan karena tuntutan tugas, sisa Tunjangan
Kepulangan dapat dipe rpanjang maksimum selama 3
bulan di tahun be rikutnya de ngan perse tujuan atasan.
• Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat
diakses di :
- Prosedur Tunjangan Kepulangan (HPI-Agro-HRD-PR-
005).

24
• Ringkasan :

25
LAYANAN KEKARYAWANAN
Perjalanan Dinas
• Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk
melakukan perjalanan dinas.
• Perjalanan dinas maksimal dilakukan selama 1 bulan.
Lebih dari itu maka dianggap penugasan tidak tetap dan
akan diatur tersendiri ole h HR&GS.
• Karyawan wajib mengisi Surat Tugas Perjalanan Dinas
sebelum melakukan perjalanan dinas, dan disetujui oleh
atasan.
• Surat Tugas Pe rjalanan Dinas dapat dipe roleh di bagian
General Services.
• Perusahaan menyediakan transportasi dan akomodasi
bagi karyawan untuk keperluan dinas dengan terlebih
dahulu berkoordinasi dengan bagian Gene ral Services.
• Karyawan tidak diperkenankan untuk melakukan
pemesanan transportasi dan akomodasi sendiri tanpa
persetujuan atasan dan tanpa koordinasi dengan bagian
General Services.
• Karyawan wajib tinggal di mess perusahaan apabila
tersedia. Bila karena suatu hal mess tidak dapat
digunakan, maka karyawan diperkenankan untuk
menginap di hotel atas pengaturan dari Gene ral
Services.
• Setiap karyawan level Staff dan Office r yang melakukan
perjalanan dinas dalam lingkungan perusahaan wajib

26
mengisi Bukti Kunjungan Kerja (BKK) untuk disetujui
Personne l Administra tion setempat.
• Untuk karyawan yang ditugaskan dinas diluar negeri
maka diharapkan untuk dapat berkoordinasi dengan
bagian General Services paling tidak 14 hari sebelum nya.
• Segala laporan pertanggungjawaban dilakukan maksimal
14 hari dari tanggal kepulangan.
• Ketentuan mengenai pe rjalanan dinas dapat diakses di :
- Prosedur Pe rjalanan Dinas Dalam Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-001).
- Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-013).
• Ringkasan prosedur perjalanan dinas :

27
Biaya Perjalanan Dinas
• Biaya perjalanan dinas yang dapat diklaim te rdapat di
ketentuan perusahaan. Biaya lain untuk keperluan bisnis
dapat diklaim a tas persetujuan atasan.
• Klaim perjalanan dinas dilakukan maksimal 14 hari kerja
setelah tanggal kepulangan ke kota asal dengan mengisi
Laporan Pe rjalana n Dinas.
• Surat Tugas Perjalanan Dinas, serta seluruh tiket, bon,
kuitansi, dan bukti pendukung lainnya harus disertakan
ketika melakukan proses klaim.
• Ketentuan mengenai klaim pe rjalanan dinas dapat
diakses di :
- Prosedur Pe rjalanan Dinas Dalam Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-001).
- Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri – Staff (HPI-
Agro-HRD-PR-013).
• Ringkasan prosedur klaim perjalanan dinas :

28
Alat Tulis Kantor (ATK)
• Perusahaan menyediakan ATK untuk mendukung
pekerjaan karyawan, dan distanda rkan sesuai dengan
kebutuhan pekerjaan.
• Karyawan wajib menjaga ATK supaya tidak mudah rusak
dan tidak hilang.
• Permintaan ATK dilakukan dengan mengisi Formulir
Permintaan Alat Tulis kantor yang tersedia di bagian
General Services.
• Ringkasan :
Kendaraan Pool Perusahaan

• Mobil dan motor pool hanya dapat digunakan untuk
keperluan pekerjaan.
• Karyawan yang hendak mengajukan pem injaman
kendaraan pool dapat menghubungi bagian Gene ral
Services minimal 1 hari sebelum keberangkatan.
• Karyawan tidak diperkenankan untuk mengendarai
sendiri m obil pool, kecuali pada kondisi te rtentu dan
dengan persetujuan Gene ral Services.

29
• Bagi karyawan yang menggunakan motor pool,
diperkenankan untuk mengendarai se ndiri, dengan
syarat memiliki kelengkapan adminis trasi be rkendara
(SIM C, dsb).
• Peminjam bertanggung jawab te rhadap penggunaan
kendaraan pinjaman sesuai de ngan tujuan pe rusahaan
meminjamkan kendaraan, sehingga tidak terjadi
kerusakan maupun kecelakaan.
Ruang Rapat
• Perusahaan menyediakan ruang rapat bagi karyawan
untuk mengadakan pertemuan internal dan eksternal.
• Karyawan yang hendak menggunakan ruang rapat dapat
menghubungi resepsionis se tempat untuk reservasi,
dengan terle bih dahulu mengisi Form ulir Penggunaan
Ruangan yang disediakan.
Layanan Pengiriman Barang / Dokumen

• Perusahaan menyediakan layanan pengiriman sura t dan
barang lewat pos untuk keperluan bisnis.
• Karyawan yang hendak mengirimkan surat a tau barang
dapat menghubungi bagian Gene ral Services.
Alat Komunikasi
• Perusahaan menyediakan fasilitas komunikasi be rupa
telepon, V-sat, dan radio komunikasi (handy-talky) untuk
mempermudah pelaksanaan tugas karyawan. Fasilitas

30
tersebut tidak boleh dipergunakan untuk keperluan
pribadi.
• Penyalahgunaan fasilitas ini akan dianggap sebagai
pelanggaran disiplin.
Teknologi Informasi
• Perusahaan menyediakan fasilitas teknologi informasi
untuk mendukung pekerjaan, dan distanda rkan sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan yang ditentukan oleh
HR&GS.
• E-mail dan akses inte rnet hanya bole h digunakan untuk
hal yang berhubungan de ngan kepentingan pekerjaan.
• Pengaksesan situs pornog rafi, lelang, judi ataupun
jaringan sosial dari komputer pe rusahaan akan
dikenakan tindakan indisipline r.
• Karyawan dilarang me nginstal segala aplikasi / pe rangkat
lunak ke komputer pe rusahaan. Segala penambahan
aplikasi kompute r wa jib disetujui oleh atasan dan
Departemen ICT.
• Untuk layanan yang berhubungan dengan komputer, e-
mail, dan interne t dapat menghubungi Depa rtemen ICT.
Printer dan Fotokopi

• Perusahaan menyediakan fasilitas printe r dan fotokopi
untuk keperluan pekerjaan
• Karyawan wajib menggunakan fasilitas printer dan
fotokopi secara tepat guna, tidak untuk kepentingan
pribadi.
31
• Karyawan wajib menjaga keamanan dokumen ce tak
dengan tidak meninggalkan hasil cetakan di printer /
fotokopi atau me nghancurkan dokumen yang bersifat
rahasia.
• Untuk layanan yang berhubungan dengan printer dan
fotokopi dapat menghubungi Departemen Information,
Communication and Technology (ICT).

32
KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA
Meminimalisir Resiko
• Karyawan wajib me ngenakan perle ngkapan kerja dan
Alat Pelindung Diri (APD) sesuai standar yang disediakan.
• Karyawan wajib memahami langkah-langkah yg harus
dilakukan dalam keadaan darurat.
• Karyawan bertanggung jawab untuk meminimalkan
resiko bagi diri sendiri dan orang lain di sekitarnya dalam
melaksanakan kerja.
• Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mencatat dan
melaporkan setiap kejadian yang menyebabkan jatuhnya
korban cide ra atau meninggal, maupun yang berpotensi
untuk melukai atau membunuh, ke atasan dan ke
Departmen Susta inability bagian Environment, Health &
Safety (EHS) dalam waktu maksimal 2 x 24 jam.
• Karyawan wajib me ngetahui kontak darurat terkait
dengan kesehatan dan keselamatan kerja yang
disosialisasikan pada papan pe ngumuman setempa t.
• Selain itu untuk kepentingan operasional, perusahaan
juga membentuk satuan E RT (Emergency Res ponse
Team) juga P3K yang tersedia dan disesuikan dengan
kondisi dan kebutuhan pekerjaan.
• Untuk hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan
keselamatan kerja silakan be rkoordinasi dengan
Departmen Susta inability bagian Environment, Health &
Safety (EHS).

33
Kontak HPI-Agro
Kantor Pusat - Jakarta

Menara Citicon Lt. 17
Jl. Letjen S. Parman Kav-77
Jakarta 11410
Phone : 021-53670077, Fax : 021-53670078
www.hpi-agro.com
Kantor Regional - Pontianak

Komplek Villa Ceria Lestari No. 33
Jl. Arteri Supadio KM 12,5
Pontianak 78391
Phone : 0561-723799, Fax : 021-725032
Kantor Regional - Tomohon

Jl. RA. Mandangi No. 107, Kakasen 1, Tomohon Utara
95362

34
PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYAWAN
Saya menyatak an bahwa say a tel ah men erima, tel ah membaca,

dan memahami kondisi kerja, peraturan, serta k ebijakan
perusahaan yang tercantum dalam buku ini.
Sebagai k aryawan HPI-Agro saya akan melaksanakan segala

kebijakan yang t ercantum di buku ini selama saya bekerja di HPI-
Agro, termasuk jika isi buku ini mengalami revisi.
Saya memahami bahwa segala pertanyaan yang berkaitan

dengan peraturan dan kebijakan perusahaan akan saya
konsultasikan dan klarifikasikan dengan atasan saya atau pihak
HR&GS.
Saya tidak ak an mendistribusikan isi buku ini ataupun peraturan

dan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal dan pihak lain
yang tidak berkepentingan, baik selama saya menjadi kary awan
maupun sudah tidak menjadi karyawandi HPI-Agro.
Saya memahami bahwa isi buku ini hanya berlaku sebagai

pedoman kerja, bukan sebagai kontrak ataupun dokumen legal .
Tempat / tanggal:
Tanda tangan dan nama jelas kary awan
Bagian ini ditandatangan Karyawan dan dikembalikan ke Personnel Admin

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro I

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro I

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro

Selamat datang dan selamat be rgabung di HPI-Agro. Kami

Kami memahami bahwa proses adaptasi di lingkungan

Buku ini bersifa t informa tif dan tidak menggantikan

Untuk kejelasan lebih lanjut setiap karyawan dianjurkan

Sekali lagi, selamat bergabung dan berkarya di HPI-Agro.