RENCANA MANAJEMEN MUTU REKAM MEDIS RSUD DR.

ADJIDARMO

NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB

1 Kelengkapan Status 1 Penyiapan prosedur untuk pengisian ### - IK pengisian rekam CR terhadap IK Ka. Rekam Medis
100 % rekam medis medis, pengisian rekam
medis 100 %

- Prosedur Pengelolaan
rekam medis

PLAN
2 Sosialisasi prosedur pengisian rekam ### Absensi, Notulen 100% petugas pengisi Ka. Rekam Medis
medis rapat rekam medis
tersosialisasi

Sosialisasi Prosedur Pengelolaan Friday, September 15, 2017 Absensi, Notulen 100% petugas Ka. Rekam Medis
rekam medis rapat pengelola rekam
medis tersosialisasi

1 Proses Assembling Status :

Identifikasi rekam medis yang sudah IK proses assembling Buku distribusi rekam CR terhadap IK proses Ka. Rekam Medis
selesai pelayanan baik rawat jalan rekam medis medis assembling rekam
maupun rawat inap medis 100 %

Penyusunan rekam medis rawat inap Checklist Assembling 100% status rekam
urutan no lembar rekam medis medis dilakukan
assembling

Melakukan checklist kelengkapan

lembar rekam medis
Format rekapitulasi
Rekapitulasi ketidaklengkapan assembling
lembar rekam medis yang masuk
dari rawat jalan maupun rawat
inap

Pengiriman kembali lembar rekam

medis yang tidak lengkap ke
petugas yang seharusnya mengisi
NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB

Pengambilan kembali rekam medis 100% rekam medis 48

yang sudah dilengkapi selama 48 jam kembali ke unit
jam rekam medis

Mengusulkan surat pemanggilan

kepada komite tenaga kesehatan
lainnya untuk petugas yang belum
mengisi lembaran rekam medis
yang dikirim kembali

Surat panggilan dari

komite tenaga
Pemberian surat panggilan oleh kesehatan lainnya
komite tenaga kesehatan lainnya
kepada petugas yang tidak mengisi
lembar rekam medis yang dikirim
kembali
Pengisian rekam medis oleh petugas
yang dipanggil di unit rekam medis
DO

setiap akhir bulan di check seluruh

rekam medis masih ada yang
bermasalah dengan pengisian atau
tidak
Status yang masih belum terisi Format rekam medis
dijadikan rekam medis yang yang bermasalah
bermasalah dan dibicarakan pada
pertemuan komite tenaga kesehatan
lainnya di awal bulan

Diberikan teguran pada petugas yang Surat teguran dari 100% petugas yang
mempunyai rekam medis yang komite tenaga mempunyai status
bermasalah kesehatan lainnya bermasalah mendapat
surat teguran

2 Proses Distribusi Rekam Medis :

Pencatatan semua rekam medis yang IK distribusi rekam medis Buku distribusi rekam 100% rekam medis
didistribusi medis yang didistribusi
kembali ke unit rekam
medis
NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB

Pencatatan semua rekam medis yang

kembali hari itu
Checklist penyusunan urutan lembar- Checklist Assembling
lembar rekam medis standard untuk Awal
rawat inap

3 Proses Peminjaman Rekam Medis :

Pencatatan Peminjaman Rekam medis IK peminjaman rekam Buku Peminjaman 100% status rekam
medis Rekam Medis medis yang dipinjam
kembali ke unit rekam
medis

Pencatatan Pengembalian Rekam

Medis
Serah terima rekam medis lengkap Format serah terima
pada rekam medis ke peminjam rekam medis yang
dipinjam

1 Monitoring Proses Assembling Rekam - Checklist Assembling Lembaran rekam Ka. Rekam Medis
Medis medik lengkap 100%
- Buku distribusi rekam
medis
- Format rekapitulasi
assembling
CHECK

2 Monitoring Proses Distribusi Rekam - Buku distribusi rekam

Medis medis
- Checklist Assembling
Awal
3 Monitoring Proses Peminjaman - Buku Peminjaman
Rekam Medis Rekam Medis
- Format serah terima
rekam medis yang
dipinjam

1 Bila rekam medis sering tidak lengkap Format CAR CAR Close Out 100% Ka. Rekam Medis
maka:
Re-sosialisasi prosedur penyusunan
rekam medis
ACTION
NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB

ACTION
Surat teguran dari komite tenaga
kesehatan lainnya kepada petugas
yang mempunyai rekam medis yang
bermasalah

Penahanan sebagian jasa medis

dokter sebelum rekam medis
dilengkapi
 RENCANA MANAJEMEN MUTU REKAM MEDIS RSUD DR. ADJIDARMO KAB. LEBAK

NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB
1 Kasus Kehilangan 1 Persiapan format-format : Friday, September 01, 2017 Prosedur pengelolaan rekam
Rekam Medis 0 % medis
Pendaftaran - Format pengisian 100% Data terisi
identitas pasien lengkap
- Format pendaftaran
- Lembaran-lembaran
format rekam medis
pasien

Bank Nomer - Buku Bank 0 % double nomer

Nomer/Database nomer
rekam medis

Buku Distribusi - Buku distribusi 100% status yang

didistribusi kembali
PLAN

Buku Peminjaman - Buku Ekspedisi 100% status yang

dipinjam kembali
- Buku catatan
peminjaman
- Absensi dan notulen
rapat
Master Indeks Pasien
2 Sosialisasi pengelolaan rekam medis Friday, September 15, 2017 100% petugas pengisi
rekam medis
tersosialisasi
pengelolaan rekam
medis

1 Proses Pendaftaran
Registrasi Pasien Lama Umum IK pendaftaran/registrasi Format- format jaminan: 100% pasien terdaftar
sesuai golongannya

Registrasi Pasien Baru Umum BPJS PBI

Registrasi Pasien Rawat Inap BPJS Non PBI
Registrasi Pasien Operasi Asuransi Swasta
Registrasi Pasien BPJS PBI Perusahaan
Registrasi Pasien BPJS Non PBI Buku register
NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB
Registrasi Pasien Gawat Darurat Kartu Berobat Pasien
Registrasi Pasien Laboratorium
2 Proses Penomeran
IK Penomeran Rekam Medis Bank Nomer/database 0 % double nomer
master indeks pasien
Identifikasi Blok Nomor dari master
indeks pasien rekam medis RSUD dr.
Adjidarmo yang di drop secara manual
per tahun

Memasukkan blok nomer ke

database/bank nomer, bila manual
pembagian bank nomer tiap pagi
untuk tiap-tiap konter registrasi

Setiap akhir pelayanan poliklinik

evaluasi bank nomer untuk pelayanan
24 jam diberikan jatah bank nomer
setelah poliklinik tutup
3 Proses Distribusi
Setelah didaftar pasien baru IK distribusi rekam medis Buku Distribusi
dibuatkan rekam medis baru Dicatat
dalam buku distribusi kemudian
didistribusikan setiap lima rekam
medis baik lama maupun baru

Setelah didaftar pasien lama dicari Buku Ekspedisi

rekam medisnya kemudian
didistribusikan setiap lima rekam
DO

medis baik lama maupun baru

4 Proses Pengembalian rekam medis

Pengembalian rekam medis poliklinik IK pengembalian rekam Buku Distribusi

setelah selesai pelayanan pada hari itu medis

Rekam medis rawat inap dikembalikan IK peminjaman rekam medis Agenda

setelah pasien hari itu pulang

Selama rekam medis pasien

dipelayanan rawat inap diberikan
tracer pada fillingnya.

5 Proses Filling
NO SASARAN MUTU STRATEGI TANGGAL PELAKSANAAN DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB
5
Terminal digit IK Filling Rekam Medis Tracer Pencarian rekam
medis kembali
maksimal 1 menit

Kode warna
6 Proses Peminjaman
Peminjam mengisi format Format Peminjaman
peminjaman rekam medis
Petugas rekam medis mencarikan - Format Serah Terima
sejumlah rekam medis yang dipinjam,
bila untuk penelitian tidak boleh
dibawa pulang tapi disimpan didalam - Buku Peminjaman
loker rekam medis dokter.

Bila untuk pelayanan ditandai dengan Tracer

tracer
Dicatat didalam buku peminjaman
rekam medis
Serah terima rekam medis dilakukan Format Serah Terima
dengan format serah terima rekam
medis

1 Monitoring Proses pendaftaran

2 Monitoring proses penomeran
3 Monitoring Proses distribusi
CHECK

4 Monitoring proses Pengembalian

status
5 Monitoring proses Filling
6 Monitoring proses Peminjaman
1 Bila status sering hilang maka : Format CAR CAR Close Out 100%
ACTION

Re-sosialisasi pengelolaan rekam

medis
Penyelesaian segera master indeks
pasien
 PENANGGUNG JAWAB
Kepala Rekam Medis

Kepala Rekam Medis

 PENANGGUNG JAWAB

Kepala Rekam Medis

Kepala Rekam Medis

 PENANGGUNG JAWAB

Kepala Rekam Medis

Kepala Rekam Medis

Kepala Rekam Medis

 RENCANA MANAJEMEN MUTU REKAM MEDIS RSUD dr. ADJIDARMO

TANGGAL PELAKSANAAN
NO SASARAN MUTU STRATEGI DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB
1 Status Ganda 0 % 1 Penyiapan : Friday, September 01, 2017 Kepala Rekam Medis
- Kartu berobat pasien Kartu Berobat Pasien 100% data pasien sesuai dengan
kartu berobat pasien

- Kartu Indeks untuk Pengendali (KIUP) Kartu Indeks Pengendali

(KIUP)
- Tracer-tracer Tracer
PLAN - Buku Distribusi Buku distribusi
Buku Peminjaman Buku peminjaman
2 Sosialisasi prosedur pendaftaran Friday, September 15, 2017 Prosedur Pendaftaran 100% pasien mengerti dan tidak Kepala Rekam Medis
pasien kepada pasien Pasien salah mendaftar

3 Sosialisasi pengelolaan rekam medis ### Prosedur Pengelolaan 100% petugas rekam medis dan
kepada petugas rekam medis dan rekam medis seluruh petugas pelayanan
seluruh petugas pelayanan tersosialisasi

1 Pendaftaran Kepala Rekam Medis

Identifikasi pasien baru Format Pendaftaran/
Pasien Baru
100% pasien baru mendapatkan
no rekam medis dan kartu
berobat
Buku Register

100% pasien lama status rekam

identifikasi pasien lama medis ditemukan
2 Penomeran IK Penomeran Rekam Bank Nomer/database Kepala Rekam Medis
Medis master indeks pasien

Penghitungan nomer baru di bank

nomer yang berlanjut dari aktivitas
harian bila masih manual

3 Pencarian Status Kepala Rekam Medis

DO
 TANGGAL PELAKSANAAN
NO SASARAN MUTU 3 STRATEGI DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB
identifikasi kartu berobat pasien dan - Kartu berobat
Kartu indeks pasien untuk pengendali

DO
(KIUP) bila masih manual
- Kartu Indeks untuk
Pengendali (KIUP)
Database pasien kalau sistem sudah Database
online
Pencarian di sistem Filling (terminal
digit dan kode warna)
4 Kepala Rekam Medis
Peminjaman
Buku peminjaman
Identifikasi status yang dipinjam di
buku peminjaman
5 Distribusi Kepala Rekam Medis
Identifikasi seluruh status yang di - Buku distribusi
distribusi - Buku Ekspedisi
6 Pengembalian status Kepala Rekam Medis
Identifikasi status yang sudah Format Serah Terima
dikembalikan dari pelayanan maupun
dari peminjaman

7 Kebenaran Filling Kepala Rekam Medis

Pencocokan tracer dengan buku - Tracer
distribusi dan buku peminjaman - Daftar Kode Warna
1 Monitoring Proses Pendaftaran Kepala Rekam Medis
2 Monitoring Proses Penomeran Kepala Rekam Medis
3 Monitoring Proses Pencarian Status Kepala Rekam Medis
CHECK

4 Monitoring Proses Peminjaman Kepala Rekam Medis

5 Monitoring Proses Distribusi Kepala Rekam Medis
6 Monitoring Proses Pengembalian Kepala Rekam Medis
Status
7 Monitoring Proses Kebenaran Filling Kepala Rekam Medis

1 Bila status pasien sering Format CAR CAR Close Out 100% Kepala Rekam Medis
ganda/double, maka :
Diberikan edukasi pasien secara
berkala mengenai prosedur
ACTION

pendaftaran
 1

TANGGAL PELAKSANAAN

ACTION
NO SASARAN MUTU STRATEGI DOKUMEN MUTU CATATAN MUTU PERSYARATAN MUTU PENANGGUNG JAWAB
Re-Sosialisasi Prosedur Pengelolaan
Rekam Medis kepada petugas rekam
medis dan seluruh petugas pelayanan
1. Kelengkapan status 100 %
2. Kasus kehilangan status 0 %
3. Status Ganda 0 %