PROGRAM KERJA

UNIT REKAM MEDIS

RSUD CARUBAN KABUPATEN MADIUN
TAHUN 2021
A. Pendahuluan
RSUD Caruban dalam kurun waktu 24 tahun operasionalisasi sebagai RSUD
“Baru” di Kabupaten Madiun telah  mengalami perkembangan kemampuan pelayanan
ditinjau dari jumlah sarana fisik, peralatan medik, tenaga dan kemampuan finansial.
Dengan menyelaraskan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya sebagai rumah sakit
umum daerah di Kabupaten Madiun, RSUD Caruban mempunyai visi dan misi untuk
mendukung misi dari pemerintah Kabupaten Madiun yaitu meningkatkan sistem
sosial yang dinamis, berkeadilan dan berbudaya. Sehingga dibutuhkan strategi,
kebijakan serta program untuk meningkatkan kualitas pelayanan sehingga mampu
menempatkan RSUD Caruban Kabupaten Madiun sebagai sarana pelayanan publik
yang berorientasi pada “Customer Service” yang tujuannya adalah meningkatkan
mutu pelayanan yang profesional, sepenuh hati dan bersahabat.
RSUD Caruban dalam memberikan pelayanan kesehatan terus berusaha
mendorong upaya-upaya pembangunan dibidang kesehatan termasuk pembangunan
sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan IPTEK, peningkatan kualitas
pelayan, keterjangkauan pelayanan, kesinambungan pelayanan, kenyamanan dan
keamanan pelayanan serta faktor kompetensi lainnya yang sesuai standar mutu
pelayanan yang terus menerus akan selalui ditingkatkan dengan menganut pola
pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah yang telah ditetapkan oleh
Pemerintah Kabupaten Madiun.
Unit Rekam Medis sebagai salah satu pelayanan penunjang non medik di
RSUD Caruban mempunyai tanggung jawab terhadap pengelolaan rekam medik
untuk mewujudkan tercapainya tertib administrasi demi peningkatan pelayanan
kesehatan di RSUD Caruban. Untuk itu diperlukan penyusunan penyusunan program
kerja masing-masing unit rumah sakit , termasuk unit rekam medis.
B. Latar Belakang
Rekam Medis merupakan kumpulan data medis yang berisi riwayat
penyakit seorang penderita, pengobatan dan perawatan serta akibatnya yang ditulis
secara ringkas, teliti, lengkap dan tepat oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya, hal
ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk
menyembuhkan pasien. Oleh karena itu rekam medis yang teratur, akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan mencerminkan keadaan pelayanan medis dari rumah sakit
tersebut.
Proses pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri maupun
perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya yang akan
dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan
maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke
rumah sakit.

Perhitungan statistik kesehatan pada RSUD Caruban Kabupaten Madiun yang

meliputi BOR, LOS, TOI, dan BTO dari data tahun 2020 menunjukkan bahwa belum
tercapainya pelayanan yang efektif dan efisien, sehingga diperlukan berbagai usulan
perbaikan. Hal ini terjadi karena 3 dari 4 indikator efisiensi rawat inap nilainya tidak
ideal menurut Depkes RI. Nilai BOR dihasilkan 49,6% dibawah nilai ideal yang
seharusnya 60%-85%. Diperlukan juga peningkatan pelayanan perawatan karena hasil
AVLOS di bawah nilai ideal yaitu 3,06 hari, yang mana nilai ideal menurut Depkes
RI yang seharusnya dicapai adalah 6-9 hari. Untuk nilai TOI perlu di pertahankan
karena nilai TOI yang dihasilkan adalah 2,8 hari, hal ini sudah sesuai dengan nilai
ideal TOI yang disarankan dari Depkes RI yaitu 1-3 hari. Dan untuk nilai BTO masih
melebihi standar ideal dari Depkes RI yaitu 65,3 kali yang seharusnya 1 tempat tidur
dipakai hanya 40-50 kali dalam 1 tahun.

Maka dari itu terwujudnya visi dan misi RSUD Caruban menjadi sangat
penting, yaitu dengan adanya peningkatan secara terus menerus dari sisi kompetensi
sumber daya manusia, peningkatan sarana dan prasarana maupun sistem
manajemen rumah sakit dan pelayanan terbaik kepada pasien.
Fungsi utama rekam medis/rekam kesehatan baik dalam bentuk kertas maupun
elektronik adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Kegunaan
rekam medis meliputi beberapa aspek yaitu ALFRED yang mempunyai nilai
kepentingan Administratif, Hukum (legal), Finansial, Riset, Edukasi, dan
Dokumentasi (Hatta, 1985).
Begitu pentingnya rekam medis menyangkut pelayanan kepada pasien
maupun berbagai pihak maka diperlukan adanya bentuk pengorganisasian Instalasi
Rekam Medis yang dapat menunjang tercapainya mutu rekam medis yang
 baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya organsiasi Instalasi Rekam
Medis yang memiliki manajemen yang baik dari proses perencanaan hingga
proses evaluasi organisasi.
Untuk menunjang hal tersebut maka diperlukan adanya bentuk
perencanaan sebagai dasar dalam pelaksanaan manajemen untuk mencapai tujuan
Instalasi Rekam Medis. Perencanaan tersebut disusun dalam bentuk program
kerja Instalasi Rekam Medis RSUD Caruban sebagai acuan dalam pengelolaan rekam
medis.
C. Tujuan Program
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis di RSUD Caruban Kabupaten
Madiun.
2. Tujuan Khusus
a. Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan unit rekam medis pada tahun 2021
b. Meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan SIMRS dalam mendukung
pelayanan serta pelaporan dalam rekam medis
c. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia unit rekam medis
 D. Kegiatan Pokok, Cara Pelaksanaan, Sasaran dan Anggaran Kegiatan

No Kegiatan Pokok dan Cara Pelaksanaan Sasaran Anggaran

Rician
1 Monitoring dan evaluasi 1. Menjalankan 1. Peningkatan Rp.680.000,-
penyelenggaraan setiap SPO mutu rekam
pelayanan rekam medis sesuai dengan medis dengan
a. Monitoring kegiatan target 100%
ketidaklengkapan penyelenggara dalam hal
pengisian rekam an pelayanan kelengkapan
medis setelah selesai rekam medis rekam medis
pelayanan di rawat 2. Menyiapkan untuk
inap check list menghasilkan
b. Merekap angka ketidaklengkap informasi
ketidaklengkapan an pengisian yang lengkap
rekam medis tiap rekam medis 2. Peningkatan
bulan dan atau tiap 3. Meningkatkan mutu rekam
tahun analisa medis dengan
c. Monitoring ketidaklengkap target 100%
pengembalian rekam an pengisian dalam hal
medis yang keluar rekam medis ketepatan
dari ruang dengan Run waktu
penyimpanan Chart untuk pengembalian
d. Monitoring nomor melihat rekam medis
rekam medis yang besarnya untuk
sudah penyimpangan pemeliharaan
keluar/digunakan 4. Melakukan dokumen
e. Mengevaluasi pemeliharaan rekam medis
laporan statistik terhadap tracer
3. Adanya
secara periodik yang menjadi
evaluasi
pengganti
terhadap
rekam medis
laporan
yang keluar
statistik secara
5. Membuat
periodik untuk
 laporan mewujudkan
statistik secara pelayanan
periodik yang efektif
dan efisien
2 Peningkatan Melakukan Peningkatan Rp.2.800.00
pemanfaatan dan koordinasi secara 100% fungsi dari 0,-
pengembangan SIMRS berkala dengan tim SIMRS untuk
a. Peningkatan fungsi IT atau menjadikan
berkelanjutan dalam pengembang sistem rekam
program SIMRS SIMRS dalam medis yang
untuk unit rekam peningkatan fungsi berbasis
medis sesuai dari SIMRS elektronik secara
kebutuhan keseluruhan
b. Meningkatkan
koneksi jaringan
SIMRS
3 Peningkatan pelayanan 1. Melakukan Mewujudkan Rp.1.680.00
pendaftaran rapat rutin pelayanan yang 0,-
a. Mengadakan seluruh prima sebagai
sosialisasi dan petugas pintu terdepan
pembinaan terhadap pendaftaran dari rumah sakit
petugas pendaftaran untuk dengan
mengenai mengevaluasi peningkatan
pelayanan prima sistem mutu pelayanan
b. Membiasakan sikap pelayanan 100%
3S (Senyum, Salam, yang sudah
Sapa) dalam dilakukan.
kegiatan pelayanan 2. Memberikan
pendaftaran motivasi
c. Mengevaluasi terhadap
sistem pelayanan petugas
yang telah diberikan pendaftaran
terhadap pasien
maupun keluarga
 melalui kritik dan
saran
4 Pelaksanaan retensi dan 1. Melakukan Menciptakan Rp. -
pemusnahan rekam pemilihan dan ruang
medis inaktif penyisiran penyimpanan
a. Penyortiran berkas berkas rekam yang bersih, rapi
rekam medis inaktif medis yang dan teratur
b. Perekapan berkas pasiennya dengan sistem
rekam medis inaktif tidak retensi dan
c. Evaluasi retensi melakukan pemusnahan
setiap bulan kunjungan 5 rekam medis 5
d. Memusnahkan rekam tahun terakhir tahun terakhir
medis yang telah 2. Memilah yang optimal
berakhir fungsi dan fromulir- 75%
nilai gunanya formulir yang
dilestarikan
3. Menyimpan
rekam medis
inaktif terpisah
dari rekam
medis aktif
4. Memusnahkan
rekam medis
yang telah
berakhir
fungsi dan
njlai gunanya
dengan cara
dibakar atau
dicacah dan
membentuk
tim
pemusnahan
serta berita
 acara
5 Peningkatan 1. Melakukan Meningkatkan Rp.1.480.00
profesionalisme sumber analisis kualitas dan 0,-
daya manusia ketenagaan, profesionalisme
a. Pelatihan ICD 10 dan kuantitas, seluruh staf
ICD 9 CM kualifikasi rekam medis
b. Menyelenggarakan 2. Menyelenggarak
kegiatan inhouse an pelatihan
training rekam medis internal
bagi setiap unit mengenai
sistem dan alur
prosedur kerja
3. Menyelenggarak
an kegiatan
inhouse training
rekam medis
4. Mengikutsertaka
n pelatihan
eksternal bagi
staff rekam
medis
Jumlah Rp.
6.640.000,-

E. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Jadwal pelaksanaan Unit Rekam Medis yaitu sebagai berikut.
 Tahun 2021
Bulan
No Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Monitoring dan evaluasi √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
penyelenggaraan pelayanan rekam
medis
a. Monitoring ketidaklengkapan
pengisian rekam medis setelah
selesai pelayanan di rawat inap
b. Merekap angka
ketidaklengkapan rekam medis
tiap bulan dan atau tiap tahun
c. Monitoring pengembalian
rekam medis yang keluar dari
ruang penyimpanan
d. Monitoring nomor rekam medis
yang sudah keluar/digunakan
e. Mengevaluasi laporan statistik
secara periodik

2 Peningkatan pemanfaatan dan √ √ √ √

pengembangan SIMRS
a. Peningkatan fungsi berkelanjutan
dalam program SIMRS untuk unit
rekam medis sesuai kebutuhan
b. Meningkatkan koneksi jaringan
SIMRS
3 Peningkatan pelayanan pendaftaran √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
a. Mengadakan sosialisasi dan
pembinaan terhadap petugas
pendaftaran mengenai pelayanan
prima
b. Membiasakan sikap 3S (Senyum,
Salam, Sapa) dalam kegiatan
pelayanan pendaftaran
 c. Mengevaluasi sistem pelayanan
yang telah diberikan terhadap pasien
maupun keluarga melalui kritik dan
saran

4 Pelaksanaan retensi dan pemusnahan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

rekam medis inaktif
a. Penyortiran berkas rekam medis
inaktif
b. Perekapan berkas rekam medis
inaktif
c. Evaluasi retensi setiap bulan
d. Memusnahkan rekam medis
yang telah berakhir fungsi dan 5 Tahun
nilai gunanya

5 Peningkatan profesionalisme sumber √ √

daya manusia
a. Pelatihan ICD 10 dan ICD 9
CM
b. Menyelenggarakan kegiatan
inhouse training rekam medis
bagi setiap unit

F. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

Pelaksanaan kegiatan Unit Rekam Medis RSUD Caruban dievaluasi secara
periodik tiap bulan, berdasarkan hasil rapat rutin bulanan. Hasil evaluasi dilaporkan
kepada Direktur dan umpan balikkan kepada Instansi terkait.
 No Kegiatan Evaluasi Waktu Yang Mengevaluasi Pelaporan Ket
1. Monitoring dan evaluasi 1 Penanggung jawab Ka. Instalasi
penyelenggaraan tahun Manajemen Rekam Rekam Medis -
pelayanan rekam medis Medis Direktur
2. Peningkatan pemanfaatan 1 Penanggung jawab Ka. Instalasi
dan pengembangan SIMRS tahun Registrasi URI, Rekam Medis -
URJ ,UGD Direktur
3. Peningkatan pelayanan 1 Penanggung jawab Ka. Instalasi
pendaftaran tahun Registrasi URI, URJ Rekam Medis -
,UGD Direktur
4. Pelaksanaan retensi rekam 1 Penanggung jawab Ka. Instalasi
medis inaktif bulan Penyimpanan, Rekam Medis -
Pemusnahan & Direktur
Distributor
5. Pelaksanaan pemusnahan 5 tahun Penanggung jawab Ka. Instalasi
rekam medis Penyimpanan, Rekam Medis -
Pemusnahan & Direktur
Distributor
6. Peningkatan 1 Penanggung jawab Ka. Instalasi
profesionalisme sumber tahun Kodefikasi & Indeks Rekam Medis -
daya manusia Direktur

G. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Progress dari program kerja unit rekam medis rumah sakit dicatat setiap bulan, dari
masing-masing kegiatan, mana yang dilaksanakan sesuai kegiatan yang ada. Dari hasil
pencatatan program kerja dilaporkan ke Direktur beserta evaluasinya. Apabila dari
kegiatan yang ada tidak sesuai jadwal atau ada kendala akan dicari akar masalah dan
solusinya.

Kediri, 12 Desember 2021

Mengetahui, Kepala Unit

( nama Ka. Instalasi Rekam Mesis) (nama Penanggungjawab)

Menyetujui,

Direktur RSUD Caruban Kabupaten Madiun,

drg. Farid Amirudin