Distributor

UG.03/ePurchasing v.5/08/2019
 Panduan User Distributor e-Purchasing ii

DAFTAR ISI

1. Pendahuluan ..........................................................................................................................................................................................1

1.1 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi (Tanpa Fitur Negosiasi Harga) .................................. 3
1.2 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi (Dengan Fitur Negosiasi Harga) ................................ 4
2. Memulai Aplikasi ....................................................................................................................................................................................5

2.1 Akses ke dalam Katalog Elektronik Produk Barang/Jasa Pemerintah ......................................................................................... 5

3. Penjelasan Fungsi dan Fitur ...................................................................................................................................................................8

3.1 Halaman Syarat & Ketentuan .......................................................................................................................................................... 8

3.2 Proses Paket Hasil Konfirmasi PPK e-Purchasing Tanpa Fitur Negosiasi ........................................................................................ 9
3.3 Laporan .......................................................................................................................................................................................... 25
3.4 Diskusi Produk ............................................................................................................................................................................... 27
3.5 Pesan ............................................................................................................................................................................................. 28
3.6 Halaman Menu Unduh .................................................................................................................................................................. 28
3.7 Halaman Hubungi Kami ................................................................................................................................................................. 31
4. Mengakhiri Aplikasi ..............................................................................................................................................................................32

5. Penutup ................................................................................................................................................................................................33
 Panduan User Distributor e-Purchasing iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Alur Proses ePurchasing Produk Barang/Jasa tanpa negosiasi harga. ..................................................................................... 3
Gambar 2. Alur proses ePurchasing Produk Barang/Jasa dengan negosiasi harga.................................................................................... 4
Gambar 3. Halaman Utama ........................................................................................................................................................................ 5
Gambar 4. Halaman Login. ........................................................................................................................................................................ 6
Gambar 5. Pop up window pilihan saat distributor/pelaksana pekerjaan login pertama kali ke aplikasi Katalog Elektronik .................. 7
Gambar 6. Halaman Syarat & Ketentuan Penggunaan Aplikasi................................................................................................................ 8
Gambar 7. Halaman Daftar paket............................................................................................................................................................... 9
Gambar 8. Halaman Detail Paket - Riwayat Pengiriman ......................................................................................................................... 10
Gambar 9. Halaman Riwayat Pengiriman ................................................................................................................................................ 11
Gambar 10. Halaman Form Tambah Pengiriman – Informasi Pengiriman ............................................................................................. 12
Gambar 11. Halaman Detail Paket – Pilih Produk................................................................................................................................... 13
Gambar 12. Pop Up window Pilih Produk ............................................................................................................................................... 14
Gambar 13. Halaman Detail Paket – Tambah Pembayaran ..................................................................................................................... 15
Gambar 14. Notifikasi Simpan Riwayat Pengiriman ............................................................................................................................... 16
Gambar 15. Halaman Detail paket – Tombol Cetak Detil Paket ............................................................................................................. 17
Gambar 16. Halaman Cetak Pesanan PDF ............................................................................................................................................... 18
Gambar 17. Halaman Detail Paket – Tombol Daftar Kontrak ................................................................................................................. 19
Gambar 18. Halaman Daftar Kontrak ...................................................................................................................................................... 20
 Panduan User Distributor e-Purchasing iv

Gambar 19. Halaman Detail Paket – Tombol Riwayat Penerimaan ........................................................................................................ 21

Gambar 20. Halaman Detail Paket – Riwayat Penerimaan...................................................................................................................... 22
Gambar 21. Halaman Detail Paket – Tombol Pembayaran ..................................................................................................................... 23
Gambar 22. Halaman Detail Paket – Pembayaran ................................................................................................................................... 24
Gambar 23. Menu Laporan ...................................................................................................................................................................... 25
Gambar 24. Form Laporkan ..................................................................................................................................................................... 26
Gambar 25. Diskusi Produk ..................................................................................................................................................................... 27
Gambar 26. Live Chat .............................................................................................................................................................................. 28
Gambar 27. Halaman Pesan ..................................................................................................................................................................... 29
Gambar 28. Halaman Unduh.................................................................................................................................................................... 30
Gambar 29. Halaman Hubungi Kami....................................................................................................................................................... 31
Gambar 30. Proses Mengakhiri Aplikasi. ................................................................................................................................................ 32
 Panduan User Distributor e-Purchasing 1

1. Pendahuluan
Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan
pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa Pemerintah
secara elektronik, yaitu pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun
tentang pengadaan barang/jasa Pemerintah. Selain itu sebagaimana ketentuan pasal 50 ayat (5) pada Peraturan Presiden Nomor 16
Tahun 2018 K/L/PD wajib melaksanakan pengadaan barang/jasa melalui metode e-Purchasing yang menyangkut pemenuhan
kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah. Selain itu pada Peraturan
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Nomor 9 Tahun 2018 menjadikan pedoman selaku K/L/PD dalam melakukan proses
pengadaan barang/jasa melalui penyedia.

Proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi,
efektifitas, transparansi, dan akuntahapanilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa
Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya
persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak dibidang pengadaan
barang/jasa Pemerintah.
 Panduan User Distributor e-Purchasing 2

e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-
Purchasing produk barang/jasa Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan/surat
perjanjian, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangani, sampai dengan cetak pesanan produk barang/jasa
Pemerintah. Dengan adanya e-Purchasing produk barang/jasa Pemerintah, diharapkan proses pengadaan produk barang/jasa
Pemerintah dapat lebih efisien dan lebih transparan.

Produk yang sudah tampil di Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah dapat dibeli dengan menggunakan e-
Purchasing. Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah menampilkan informasi penyedia produk, spesifikasi produk, harga,
serta gambar dari produk barang/jasa Pemerintah.
 Panduan User Distributor e-Purchasing 3

1.1 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi

(Tanpa Fitur Negosiasi Harga)

Gambar 1. Alur Proses ePurchasing Produk Barang/Jasa tanpa negosiasi harga.

 Panduan User Distributor e-Purchasing 4

1.2 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi

(Dengan Fitur Negosiasi Harga)

Gambar 2. Alur proses ePurchasing Produk Barang/Jasa dengan negosiasi harga.

 Panduan User Distributor e-Purchasing 5

2. Memulai Aplikasi
2.1 Akses ke dalam Katalog Elektronik Produk Barang/Jasa Pemerintah
Distributor dapat mengakses Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah melalui alamat e-katalog.lkpp.go.id. Untuk
masuk ke dalam halaman katalog elektronik, pilih Login.

Pilih Login

Gambar 3. Halaman Utama

 Panduan User Distributor e-Purchasing 6

Setelah tampil halaman Login, isikan username dan password (gunakan username & password yang sudah terdaftar di SPSE), pilih
tombol Login.

1. Input Username
& Password

2. PilihLogin

Gambar 4. Halaman Login.

 Panduan User Distributor e-Purchasing 7

Saat distributor baru pertama kali masuk ke dalam aplikasi, distributor akan diminta memilih apakah bertindak sebagai penyedia dan
Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Penyedia Saja, atau Distributor Saja. Pilihan ini bersifat permanen, selanjutnya pilih Distributor Saja,
kemudian pilih tombol Submit, maka aplikasi akan logout secara otomatis. Setelah itu distributor dapat melakukan login kembali.

1. Tentukan
Pilihan
2. Klik
Submit

Gambar 5. Pop up window pilihan saat distributor/pelaksana pekerjaan login pertama kali ke aplikasi Katalog Elektronik
 Panduan User Distributor e-Purchasing 8

3. Penjelasan Fungsi dan Fitur

3.1 Halaman Syarat & Ketentuan
Setelah berhasil login, maka akan tampil halaman informasi Syarat & Ketentuan Penggunaan Aplikasi.

Gambar 6. Halaman Syarat & Ketentuan Penggunaan Aplikasi

 Panduan User Distributor e-Purchasing 9

3.2 Proses Paket Hasil Konfirmasi PPK e-Purchasing Tanpa Fitur Negosiasi
Pada halaman Daftar Paket, akan tampil informasi paket yang ditujukan untuk Distributor. Terdapat fasilitas pencarian yang
dapat digunakan untuk memudahkan Distributor dalam mencari Paket. Distributor dapat memproses paket yang mempunyai Status
Paket PPK Setuju dan Posisi Paket di Distributor.

Cari Paket Pilih Paket

Gambar 7. Halaman Daftar paket

Selanjutnya akan tampil halaman detail paket. Distributor/Pelaksana Pekerjaan dapat pilih tombol Riwayat Pengiriman yang
sebelumnya sudah dapat persetujuan PPK untuk mengisi status pengiriman barang/jasa.
Panduan User Distributor e-Purchasing 10

Pilih Riwayat pengiriman

Gambar 8. Halaman Detail Paket - Riwayat Pengiriman

 Panduan User Distributor e-Purchasing 11

Pada halaman riwayat pengiriman, Distributor/Pelaksana Pekerjaan dapat melihat daftar dokumen pengiriman terkait paket yang
sedang dilaksanakan. Pilih tombol Tambah Pengiriman untuk menambahkan dokumen.

PilihTambah Pengiriman

Gambar 9. Halaman Riwayat Pengiriman

 Panduan User Distributor e-Purchasing 12

Kemudian akan tampil halaman Tambah Pengiriman, pada form pertama informasi pengiriman isikan Nomor Dokumen, Tanggal
Dokumen, Lampiran, Referensi Ongkos Kirim dan Catatan. Lalu pilih tombol Selanjutnya.

1. Isikan Informasi
Pengiriman

2. Pilih Selanjutnya

Gambar 10. Halaman Form Tambah Pengiriman – Informasi Pengiriman

 Panduan User Distributor e-Purchasing 13

Pada form Pilih Produk, Distributor/Pelaksana Pekerjaan dapat memilih produk yang dikirimkan kepada pemesan/pembeli produk
barang/jasa pemerintah tersebut. Pilih tombol Tambah Produk untuk menampilkan pop up window pilih produk.

1. Pilih Tambah Produk

Gambar 11. Halaman Detail Paket – Pilih Produk

 Panduan User Distributor e-Purchasing 14

Kemudian pada pop up window pilih tombol Cari lalu akan otomatis muncul nama produk, jumlah pesanan, nomor produk dan catatan
dari pembeli. Pilih tombol “ + ” untuk menambahkan produk, lalu pilih tombol Close.

1. Pilih Cari

2. Pilih “+”

3. Pilih Close
Gambar 12. Pop Up window Pilih Produk
 Panduan User Distributor e-Purchasing 15

Setelah berhasil terpilih produk yang akan dikirimkan, maka akan kembali ke halaman Tambah Pengiriman – Pilih Produk. Pada
halaman tab Pilih Produk terdapat informasi Produk, Catatan Pemesanan, Unit Pengukuran, Jumlah Pesanan dan Pengiriman (Isikan
jumlah kuantitas produk untuk pengiriman secara parsial). Distributor dapat mengisikan Catatan Pengiriman terkait produk
barang/jasa Pemerintah tersebut. Lalu pilih tombol Simpan.

2. Isikan Catatan Pengiriman

1. Isikan jumlah pengiriman

3. Pilih Simpan

Gambar 13. Halaman Detail Paket – Tambah Pembayaran

 Panduan User Distributor e-Purchasing 16

Kemudian Selanjutnya akan tampil notifikasi yang menjelaskan bahwa riwayat pengiriman berhasil disimpan.

Gambar 14. Notifikasi Simpan Riwayat Pengiriman

 Panduan User Distributor e-Purchasing 17

Pada halaman Detail Paket - Tab Informasi Utama, terdapat fitur mencetak informasi paket produk barang/jasa Pemerintah. Tombol
Cetak Detil Paket akan muncul apabila sudah ada kesepakatan antara PP/Pemesan dan Penyedia, untuk mencetak detil paket produk
barang/jasa Pemerintah. Pilih tombol Cetak Detil Paket lalu sistem akan mencetak informasi paket produk tersebut menjadi file pdf.

Pilih Cetak Detil Paket

Gambar 15. Halaman Detail paket – Tombol Cetak Detil Paket

Panduan User Distributor e-Purchasing 18

Gambar 16. Halaman Cetak Pesanan PDF

 Panduan User Distributor e-Purchasing 19

Pada halaman Detail Paket terdapat fitur melihat daftar kontrak yang sudah dilakukan oleh PPK/Pembeli. Untuk melihat daftar
kontrak, Distributor pilih tombol Daftar Kontrak.

Pilih Daftar Kontrak

Gambar 17. Halaman Detail Paket – Tombol Daftar Kontrak

 Panduan User Distributor e-Purchasing 20

Kemudian akan tampil halaman daftar konrak, Distributor dapat melihat rincian informasi Nomor Kontrak, Tanggal Kontrak, Nilai
Kontrak, Deskripsi dan File Kontrak (Surat Pesanan). Informasi pada kontrak ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan pengisian
data kontrak pada aplikasi e-Purchasing produk barang/Jasa pemerintah. Distributor dapat mengunduh dokumen kontrak (Surat
Pesanan) dengan pilih tombol Aksi – Unduh Lampiran.

Gambar 18. Halaman Daftar Kontrak

 Panduan User Distributor e-Purchasing 21

Pada halaman Detail Paket terdapat fitur melihat riwayat penerimaan yang sudah dilakukan oleh PPK/Pembeli. Untuk melihat riwayat
penerimaan, Distributor pilih tombol Riwayat Penerimaan.

Pilih Riwayat Penerimaan

Gambar 19. Halaman Detail Paket – Tombol Riwayat Penerimaan

 Panduan User Distributor e-Purchasing 22

Kemudian akan tampil halaman daftar riwayat penerimaan. Distributor dapat melihat rincian informasi Nomor Dokumen (LKPP),
Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen, Tanggal Penerimaan dan Catatan. Informasi pada riwayat penerimaan ini akan tampil apabila
PPK sudah melakukan pengisian data riwayat penerimaan pada aplikasi e-Purchasing produk barang/Jasa pemerintah. Distributor
dapat mengunduh dokumen penerimaan dengan pilih tombol Aksi – Unduh Lampiran.

Gambar 20. Halaman Detail Paket – Riwayat Penerimaan

 Panduan User Distributor e-Purchasing 23

Pada halaman Detail Paket terdapat fitur melihat pembayaran yang sudah dilakukan oleh PPK/Pembeli. Untuk melihat rincian
pembayaran, Distributor pilih tombol Pembayaran.

Pilih Pembayaran

Gambar 21. Halaman Detail Paket – Tombol Pembayaran

 Panduan User Distributor e-Purchasing 24

Kemudian akan tampil halaman daftar pembayaran. Distributor dapat melihat rincian informasi Nomor Tagihan, Total Tagihan,
Tanggal Pembayaran dan Deskripsi. Informasi pada pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan pengisian data
pembayaran pada aplikasi e-Purchasing produk barang/Jasa pemerintah. Distributor dapat mengunduh dokumen pembayaran
dengan pilih tombol Aksi – Unduh Lampiran.

Gambar 22. Halaman Detail Paket – Pembayaran

 Panduan User Distributor e-Purchasing 25

3.3 Laporan
Menu laporkan digunakan untuk mengirimkan pengaduan atau laporan ke LKPP. Menu laporkan berada dalam detail produk
terkait yang akan dilaporkan, pilih pada nama produk yang akan dilaporkan. Kemudian pilih tab menu Laporkan.

Menu Laporkan

Gambar 23. Menu Laporan

 Panduan User Distributor e-Purchasing 26

Selanjutnya akan tampil form laporkan yang akan diisikan oleh pelapor. Kemudian isikan Jenis Laporan, NIK,NIP, Nomor Telepon,
email dan Alasan, lalu unggah lampiran jika ada. Ceklis untuk konfirmasi apakah data yang dimasukkan sudah benar. Terakhir isikan
kode yang tertera pada kolom yang tersedia dan pilih tombol Kirim.

5. Isikan Kirim

1. Isikan Data
Laporkan

2. Unggah file

3. Ceklis Konfirmasi

4. Isikan Kode

Gambar 24. Form Laporkan

 Panduan User Distributor e-Purchasing 27

3.4 Diskusi Produk

Menu diskusi produk digunakan untuk membantu semua pengguna aplikasi Katalog Elektronik bertanya atau berdiskusi
kepada pihak penyedia barang/jasa terkait dengan produk yang tayang di Katalog Elektronik. Diskusi dalam bentuk tanya jawab yang
dilakukan oleh semua pengguna dan Penyedia barang/jasa Katalog Elektronik tersebut ditampilkan pada halaman detail produk.
Pengguna lain juga dapat melihat diskusi produk barang/jasa yang sudah ada tersebut.

Gambar 25. Diskusi Produk

 Panduan User Distributor e-Purchasing 28

3.5 Pesan
Distributor dapat menuliskan pesan pada live chat pada halaman detail paket. Distributor dapat melakukan percakapan
kepada pemesan/pembeli (PP/PPK) barang/jasa pemerintah yang terlibat dalam proses e-Purchasing.

Live Chat Pesan

Gambar 26. Live Chat

 Panduan User Distributor e-Purchasing 29

Pilih menu Pesan pada pojok kanan atas. Kemudian akan tampil daftar pesan yang terkait dengan paket yang telah dibuat. Pilih pada
salah satu pesan untuk dapat langsung membalasnya.

Pilih Pesan

1. Pilih pada
pesan tersebut

2. Balas dan kirim pesan

Gambar 27. Halaman Pesan

 Panduan User Distributor e-Purchasing 30

3.6 Halaman Unduh

Pilih menu Unduh untuk melihat daftar dokumen yang dapat diunduh oleh pengguna. Dokumen yang dapat diunduh misalnya
petunjuk penggunaan aplikasi, template surat perjanjian dan surat pemesanan.

Pilih Unduh

Gambar 28. Halaman Unduh

 Panduan User Distributor e-Purchasing 31

3.7 Halaman Hubungi Kami

Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi, dapat
menghubungi Communication Center LKPP melalui telepon atau email.

Pilih Hubungi Kami

Gambar 29. Halaman Hubungi Kami

 Panduan User Distributor e-Purchasing 32

4. Mengakhiri Aplikasi
Pada pojok kanan atas pilih pada nama pengguna, lalu pilih menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.

Pilih logout

Gambar 30. Proses Mengakhiri Aplikasi.

 Panduan User Distributor e-Purchasing 33

5. Penutup
Petunjuk penggunaan ini dibuat sesuai dengan versi ePurchasing produk barang/jasa Pemerintah tertentu. Untuk
meningkatkan pelayanan, ePurchasing produk barang/jasa Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk
penggunaan ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi ePurchasing produk barang/jasa Pemerintah yang sedang
digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian ePurchasing produk barang/jasa Pemerintah, silahkan
menghubungi nomor Communication Center LKPP di nomor (021) 5020 5577 ext. 3 atau email helpdesk.katalog@lkpp.go.id.