KAK Digitalisasi Kaltim 2021

KERANGKA ACUAN KERJA
DIGITALISASI DOKUMEN DAN WARKAH PERTANAHAN
KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI

KALIMANTAN TIMUR
TAHUN ANGGARAN 2021
1
DAFTAR ISI
I. DASAR HUKUM ................................................................................................................................. 3

II. GAMBARAN UMUM ......................................................................................................................... 5
III. SASARAN .......................................................................................................................................... 10
IV. MANFAAT .......................................................................................................................................... 11
V. SPESIFIKASI TEKNIS ................................................................................................................... 11
V.1. Metode Pelaksanaan Kegiatan............................................................................................ 11
A. Perangkat Keras, dengan kondisi; ................................................................................... 11
B. Sumber Daya Manusia ......................................................................................................... 12
V.2. Kualifikasi Penyedia ................................................................................................................ 13
V.3. Pelaporan .................................................................................................................................... 13
V.4. Serah Terima Pekerjaan. ....................................................................................................... 13
VI. Standar Keluaran............................................................................................................................ 14
VII. PROSEDUR DAN TAHAPAN PELAKSANAAN ................................................................ 14
1. Alur Kerja Digitalisasi Dokumen Pertanahan ................................................................... 14
2. Tahapan Digitalisasi Dokumen Pertanahan ..................................................................... 15
a. Warkah .................................................................................................................................... 16
b. Buku Tanah ............................................................................................................................ 17
c. Surat Ukur ............................................................................................................................... 17
d. Serah Terima Berkas.......................................................................................................... 17
e. Pemindahan Dokumen. ..................................................................................................... 18
f. Pemindaian (Scanning). ..................................................................................................... 18
g. File Naming/Indexing dan character recognition ....................................................... 20
h. Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi Hasil Pemindaian ...................... 21
i. Autentikasi ............................................................................................................................... 23
j. Stempel pada Dokumen Pertanahan Analog .............................................................. 25
k. Penyimpanan dan Penggandaan File. .......................................................................... 25
l. Penyimpanan ke dalam DMS atau Server .................................................................. 26
m. Penyimpanan Kembali Dokumen Analog ................................................................... 26
n. Penghitungan Bobot Dokumen ....................................................................................... 26
o. Perhitungan Bobot Tahapan Pekerjaan ....................................................................... 26
VIII. WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN .................................................................................... 27
IX. LOKASI PEKERJAAN DAN TARGET ..................................................................................... 27
X. BIAYA .................................................................................................................................................. 27
2
I. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 Peraturan
Dasar Pokok-Pokok Agraria (Lembaga Negara Republik
Indonesia Tahun 1960 Nomor 104, Tambahan Negara
Republik Indonesia Nomor 2043);
2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan;
3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaga
Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18);
4. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
6. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
8. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah
9. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan
dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Repubik Indonesia
Nomor 3912);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan Media Lainnya dan Legalisasi
11. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5286);
12. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan
Tata Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 83);
3
13. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 84);
14. Keputusan Presiden Nomor 34 tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional di Bidang
Pertanahan;
15. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
16. Keputusan Presiden Nomor 113/P Tahun 2019 tentang Pembentukan
Kementerian Negara dan Pengangkatan Menteri Negara Kabinet Indonesia Maju
Periode Tahun 2019-2024;
17. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 17 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan
Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan;
Nomor 16 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
Nomor 5 Tahun 2020 tentang Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi Secara
Elektronik;
20. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanaahn Nasional
Nomor 7 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri
Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang
Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang
Pendaftaran Tanah;
Nomor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik;
Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 686);
Nomor 10 Tahun 2018 tetang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2018 Nomor 687);
4
24. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 6
Tahun 2013 tentang Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Badan
Pertanahan Nasional Republik Indonesia;
25. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang
Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan;
26. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaaan Peraturan
Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah;
27. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi
Arsip Digital;
28. Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik;
29. Peraturan Kepala ANRI Nomor 18 tahun 2012 tantang Pedoman Pembuatan dan
Pengumuman Daftar Pencarian Arsip (DPA) (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 237);
30. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);
31. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar
Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif;
32. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar
Penyimpanan Fisik Arsip.
II. GAMBARAN UMUM

Dalam Rencana Pembanguna Jangka Menengah 2020-2024, Kementerian ATR/BPN
memiliki visi salah satunya adalah Mewujudkan Kantor Layanan Modern dengan
memberikan produk dan layanan Pertanahan dan Tata Ruang secara elektronik.
Terkait dengan perwujudan visi tersebut, Kementerian ATR/BPN melaksanaan
Transformasi Digital guna memberikan kemudahan layanan pertanahan bagi
masyrakat. Tuntutan perbaikan terhadap pelayanan publik tersebut mendorong
Kementerian ATR/BPN untuk terus berbenah kearah yang lebih baik dan
bertransformasi, utamanya dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0 dimana
pemanfaatan teknologi menjadi peran utama dalam memberikan kemudahan.
Kemudahan akses layanan publik, khususnya layanan pertanahan, juga menjadi fokus
5
penilaian dunia internasional. Hal ini terlihat jelas dengan adanya indikator penilaian
yang diinisiasi oleh Bank Dunia/World Bank melalui penilaian Ease of Doing Business
(EoDB), khususnya indikator Registering Property. Berdasarkan penilaian EoDB pada
tahun 2020, Indonesia mendapatkan peringkat 106 se-Asia Tenggara untuk sektor
Registering Property dengan nilai sebesar 60.0. Hal ini tentunya menjadi refleksi bagi
Kementerian ATR/BPN dalam mengambil langkah langkah perbaikan peringkat
EoDB, yang salah satunya adalah dengan menerapkan layanan berbasis elektronik.
Dalam rangka mencapai visi kelembagaan maka Kementerian ATR/BPN telah bersiap
dengan menentukan roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan (Gambar 2).
Gambar 1 Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan
Berdasarkan roadmap transformasi pelayanan pertanahan tersebut, digitalisasi

dokumen menjadi salah satu prasyarat dalam mewujudkan transformasi layanan.
Digitalisasi dokumen pertanahan yang dimaksud adalah mengalihmediakan dokumen
fisik/kertas menjadi bentuk digital melalui proses scanning/pemindaian, Dokumen
pertanahan yang dimaksud adalah arsip/dokumen pertanahan yang masih
aktif/berlaku seperti: Buku Tanah, Surat Ukur, Gambar Ukur/Gambar Denah, dan
Warkah.
Fungsi dan peranan dokumen/arsip sangat diperlukan oleh Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam menjalankan fungsi kegiatannya
sebagai berikut:
1. Aset Negara
6
Dari semua aset negara yang ada, arsip pertanahan adalah salah satu aset yang
berharga. Data-data tanah yang dihasilkan dari kegiatan administrasi Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional merupakan warisan nasional
dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Seluruh wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia merupakan kesatuan tanah air dari
keseluruhan Bangsa Indonesia. Tanah merupakan perekat Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
2. Alat Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action)
Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip pertanahan yang dimiliki Kantor
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor
Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota memiliki fungsi
sebagai legalitas atau bukti-bukti kepemilikan tanah. Hal tersebut sangat penting
untuk kenyamanan dalam setiap pelaksanaan kegiatan, untuk memberikan
kepastian hukum baik bagi pemerintah maupun kepada masyarakat.
3. Sumber Pengambilan Keputusan (Current and future policy formation and
manajemen decision making)
Manajemen Kantor Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional, Kantor Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota
dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk
saat ini maupun masa yang akan datang. Data dan informasi tersebut dapat
ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik
maupun non elektronik.
Arsip yang disimpan merupakan sumber ingatan atau memori, serta merupakan bank
data yang dapat berfungsi sebagai rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
Dalam hal pemeliharaan arsip, terdapat beberapa faktor yang harus dipenuhi yaitu
antara lain:
1. Kewajiban Undang-Undang (Statutory obligation)

2. Pentingnya Arsip Negara digariskan dalam Undang undang No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan yang intinya bahwa seluruh aparatur negara berkewajiban
melaksanakan kegiatan penyimpanan dokumen/arsip sebagai bukti kegiatan
administrasi yang dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
3. Kebutuhan Audit (Audit requirements)
7
4. Penataan dokumen Dokumen/arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan
pelaksanaan pemeriksaan/audit terhadap dokumen tersebut. Proses penelusuran
dokumen, pencarian informasi dan perbandingan antar dokumen atau data dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.
5. Peningkatan Pelayanan Kepada Masyarakat
6. Pengelolaan sistem manajemen kearsipan yang lebih baik menghasilkan
informasi dan data yang lengkap, akurat, tepat waktu dari sumber yang dapat
dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan. Sumber data tersebut berupa arsip
atau dokumen yang tersusun dengan baik, rapi, terstruktur, mudah di akses dan
terjamin keamanannya. Hal ini tentu akan meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat baik dari waktu pelayanan, kualitas pelayanan dan efektivitas
pelayanan itu sendiri.
Dalam menjalankan kegiatan administrasi kearsipan yang dilakukan di lingkungan
Kementerian ATR/BPN, baik pusat maupun daerah, menghasilkan dokumen/arsip
yang bersifat dinamis karena digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Dokumen/arsip yang dihasilkan
dalam lingkungan Kementerian ATR/BPN meliputi:
1. Arsip Vital
Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional bagi pencipta arsip. Contoh Buku Tanah, Surat Ukur,
Warkah (yang terdiri dari: Berkas Permohonan, Peta Bidang Tanah, Gambar Ukur,
Surat Keputusan Pemberian Hak, dll). Warkah yang disimpan oleh Kantor
Pertanahan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Sertipikat Tanah yang
diterbitkan oleh BPN, didalam warkah tersebut berisi berbagai surat/berkas yang
dipersyaratkan, terutama sekali adalah riwayat beserta bukti penguasaan atau
kepemilikan tanah. Jumlah lembar Warkah dapat bervariasi tergantung dari jenis
pelayanannya. Warkah dapat berisi, antara lain sebagai berikut:
Fotocopy identitas pemohon (KTP);
Bukti perolehan tanah (Surat Penguasaan Tanah dari Pejabat yang
berwenang, Keterangan Waris, Letter C, Girik, Akta Verbonding/Belanda, Akta
PPAT, dan lainnya);
Surat pendukung lainnya yang dipersyaratkan, seperti Surat Permohonan,
Surat Pernyataan, Berita Acara, dan lainnya;
8
Dokumen pertanahan mengenai bidang tanah yang dibuat dalam proses
sertipikat (Peta Pendaftaran, Daftar Tanah, Surat Ukur, Buku Tanah, SK
Pemberian Hak Atas Tanah);
Lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, buktisetor pajak, IMB).
2. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus. Contoh arsip aktif adalah dokumen yang dihasilkan dari kegiatan
penunjang kegiatan pokok pertanahan yang berupa dokumen perencanaan,
keuangan, kepegawaian, surat menyurat, dan lainnya;
3. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip yang ada merupakan aset negara yang tidak ternilai harganya karena arsip
pertanahan yang saat ini dikelola merupakan arsip vital dan arsip terjaga. Tidak dapat
dibayangkan berapa nilai aset dokumen kepemilikan atas tanah yang ada diseluruh
Indonesia apabila tidak dikelola dengan baik dan diamankan untuk kepentingan
bangsa dan negara khususnya bagi seluruh rakyat Indonesia. Arsip berguna bagi
pimpinan dalam pengambilan keputusan, pelaporan, analisis dalam penentuan
langkah kebijakan. Disamping itu arsip juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban
pelaksanaan kegiatan sebagai alat bukti hukum. Arsip dapat dijadikan sebagai Alat
Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action) apabila sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. Dalam rangkaian proses digitalisasi, arsip hasil alih media
yang dihasilkan harus memenuhi standar:
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tenatang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya Legalisasi; dan
3. ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation Records Management
Process.
Pada pelaksanaan kegiatan PTSL dengan target yang setiap tahun semakin
meningkat yaitu 9 juta bidang tanah pada tahun 2019 dan 10 juta bidang tanah di tahun
2020, maka akan menghasilkan dokumen warkah dalam jumlah yang besar. Apabila
diasumsikan jumlah lembar tiap warkah adalah rata-rata 40 lembar maka akan ada
penambahan jumlah arsip sebanyak 40 juta lembar dalam bentuk kertas. Adanya
9
penambagan jumlah yang cukup signifikan tersebut tentunya menuntut pengelolaan
yang cermat untuk menghindari beberapa kendala yang sering timbul, seperti:
1. Tingkat kesulitan pencarian dokumen sangat tinggi;

2. Kecepatan pencarian dokumen sangat rendah;
3. Dokumen hilang ketika dibutuhkan;
4. Tidak ada batasan kewenangan akses terhadap dokumen;
5. Pertumbuhan jumlah dokumen yang berbanding lurus dengan kebutuhan
ruangan;
6. Jumlah SDM/tenaga yang mengurusi kearsipan sangat sedikit;
7. Akses pencarian dan biaya perawatannya;
8. Pada sisi lain, faktor alam seperti pelapukan, banjir, gempa dan tsunami juga patut
diperhitungkan dalam pengelolaan arsip agar bencana alam tersebut tidak
menghancurkan dokumen/arsip yang ada.
III. SASARAN
Sasaran dari kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan adalah, untuk:
1. Terciptanya pengelolaan arsip/dokumen elektronik pada lingkup sistem dokumen

manajemen pertanahan di lingkungan Kementerian ATR/BPN;
2. Terpenuhinya akuntabilitas dan ketentuan hukum pelaksanaan pengelolaan arsip
elektronik;
3. Terciptanya budaya pengelolaan arsip elektronik yang baik sesuai dengan
undang-undang kearsipan dan peraturan serta Tata Cara Kerjanya di lingkungan
Kementerian ATR/BPN;
4. Berkurangnya tingkat resiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip fisik;
5. Terciptanya efisiensi proses bisnis dalam pemberian pelayanan pertanahan
berbasis elektronik;
6. Terwujudnya kelengkapan data arsip dokumen pertanahan digital/elektronik;
7. Terjaminnya keamanan arsip digital/elektronik dari resiko-resiko
penyalahgunaannya;
8. Terciptanya inisiatif selanjutnya pada pengembangan sistem manajemen
dokumen elektronik yang akuntabel, cepat dan mudah diakses;
9. Terciptanya budaya tata kelola TIK yang baik melalui sistem arsip elektronik.
10
IV. MANFAAT
Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan ini adalah
sebagai berikut:
1. Memberi kemudahan dan meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan kepada

masyarakat serta mendukung pelaksanaan Ease Of Doing Bussines (EoDB);
2. Pengamanan dokumen dari resiko kebencanaan yang dapat menyebabkan
hilangnya dokumen fisik;
3. Percepatan pelaksanaan pendaftaran tanah dengan memanfaatkan dokumen
elektronik dalam proses pencarian maupun verifikasi berkas pendaftaran;
4. Arsip/dokumen elektronik dapat dimanfaatkan untuk proses validasi basisdata
pertanahan sehingga data elektronik pertanahan menjadi lengkap dan akurat.
V. SPESIFIKASI TEKNIS
V.1 Metode Pelaksanaan Kegiatan
Dalam masa pandemic Covid-19, diharapkan agar proses pekerjaan dilakukan
dengan mempedomani Physical Distancing dengan menjaga jarak aman antar
petugas dan diharapkan setiap petugas menggunakan peralatan kerja secara mandiri.
Kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan dapat dilakukan di aula Kantor agar
memiliki space yang lebih luas untuk mendukung Physical Distancing. Petugas saat
melakukan kegiatan dilengkapi dengan alat pelindungan diri yang memungkinkan
untuk meminimalisir bahaya Covid-19. Kegiatan Digitalisasi dan Verifikasi Data
Pertanahan ini merupakan kegiatan kontraktual yang melibatkan pihak ke-3 dalam
pengerjaannya. Untuk mendukung kegiatan implementasi diperlukan persiapan
pelaksanaan meliputi:
A. Perangkat Keras, dengan kondisi;
Memenuhi standar teknis untuk pelaksanaan kegiatan ini
Memenuhi aspek interkonektivitas dan kompatibilitas dengan sistem
yang digunakan.
Perangkat Keras untuk melaksanakan pekerjaan ini, yaitu minimal:
1. Scanner atau Kamera
a. Ukuran Kertas A3 dengan jumlah yang disesuaikan sehingga mampu
melakukan pemindaian sebanyak 200.000 halaman per hari.
b. Ukuran kertas A4 dengan jumlah yang disesuaikan sehingga mampu
melakukan pemindaian sebanyak 200.000 halaman per hari.
2. Aplikasi atau Layanan aplikasi pembaca karakter terhadap dokumen
hasil scan.
3. PC/Laptop.
Berikut daftar minimal kebutuhan Personal Computer/Laptop:
11
Kebutuhan
No. Fungsi
PC/Laptop
1 Tim Leader 1
2 Koordinator 3
3 Teknisi Scanner 3
4 Tenaga Penataan dan Pilah -
5 Tenaga Operator Scanner 36
6 Tenaga Indexing/data Entry 6
7 Tenaga Unggah/Upload File 15
8 Tenaga Quality Control 11
Jumlah 65
4. Segala peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan pada saat pelaksanaan

pekerjaan pada prinsipnya disediakan oleh penyedia barang/jasa kecuali
dinyatakan sebaliknya dalam dokumen pengadaan.
5. Perangkat Lunak yang dapat digunakan untuk mempermudah dan
mempercepat pelaksanaan pekerjaaan serta terjamin keamanan dan
keandalan operasi sebagaimana mestinya.
B. Sumber Daya Manusia
Berikut daftar minimal kebutuhan SDM pelaksana kegiatan;
1. Tenaga Inti
Tenaga Inti yang diperlukan diperlukan dalam pekerjaan Digitalisasi dan
Verifikasi Data Pertanahan adalah:
a. Tim Leader
S1/S2 bidang Teknologi Informasi/Komputer/Informatika/Manajemen
atau sejenisnya, berpengalaman terhadap pekerjaan sejenis minimal
2 pekerjaan sebanyak 1 orang.
b. Koordinator
D3/S1 bidang
Kearsipan / Manajemen / Komputer / Informatika / Perpustakaan atau
sejenisnya, dan berpengalaman minimal 2 pekerjaan sejenis sebanyak
3 orang.
c. Teknisi Scanner
D3/S1 bidang Teknologi Informasi/Komputer/Informatika/Manajemen
atau sejenisnya, berpengalaman minimal 2 pekerjaan sejenis
sebanyak 3 orang.
2. Tenaga Pendukung
a. Tenaga Penataan dan Pilah Arsip
SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan pemilahan,
penataan, pengelompokan arsip manual, minimal 16 orang.
b. Tenaga Operator Scanner
SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu mengoperasikan dokumen
highspeed scanner, minimal 36 orang.
c. Tenaga Indexing/Data Entry
12
SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan data entry
deskripsi arsip manual, minimal 6 orang.
d. Tenaga Quality Control/Legalisasi
SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan kontrol kualitas
hasil konversi arsip ke digital, minimal 11 orang.
e. Tenaga Unggah/Upload File
SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan kontrol kualitas
hasil konversi arsip ke digital, minimal 15 orang.
Kebutuhan tenaga/SDM disesuaikan dengan variabel volume, pagu dan
durasi pekerjaan untuk masing-masing Kantor Pertanahan Kab/Kota.
V.2 Kualifikasi Penyedia

1. Memiliki izin usaha jasa telematika/komputer/teknologi informasi/alih media/
digitalisasi;
2. Memiliki pengalaman pekerjaan sejenis selama 3 tahun terakhir;
3. Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib menandatangani perjanjian
kerahasiaan data pada saat pelaksanaan pekerjaan;
4. Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib bersedia untuk tidak menyimpan
file salinan dari hasil digitalisasi warkah dalam media apapun setalah masa
pekerjaan berakhir.
5. Penyedia memiliki perwakilan yang bersedia berdomisili di samarinda untuk
berkoordinasi dengan pihak Kantor Wilayah Provinsi Kalimantan Timur
selama pekerjaan berlangsung sampai dengan selesai.
6. Pihak penyedia sudah harus menyampaikan kontrak pembelian e-stamp
khusus untuk pekerjaan di provinsi Kalimantan Timur paling lambat satu bulan
setelah tanggal perjanjian kerja.
V.3 Pelaporan
Sejak pekerjaan mulai dilaksanakan yang ditandai dengan SPMK bersamaan
dengan penanda-tanganan surat pernyataan Pakta Integritas, maka
selanjutnya pelaksana membuat laporan yang terdiri dari:
1. Laporan Awal.
2. Laporan Antara.
3. Laporan Akhir,
V.4 Serah Terima Pekerjaan.

Setelah semua rangkaian kegiatan dilalui, maka seluruh hasil pekerjaan
diserah-terimakan antara pelaksana pekerjaan dengan pihak/unit penanggung-
jawab dokumen di lingkungan Kementerian ATR/BPN yang ditandai dengan
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
13
VI. Standar Keluaran
Indikator untuk mengukur keseluruhan hasil pekerjaan adalah berdasarkan output

dari setiap fase perkerjaan yang dilalui, meliputi:
a. Indikator pencapaian hasil pekerjaan (realisasi) adalah jumlah dokumen

warkah yang telah dialihmediakan dan telah dibubuhi stempel elektronik;
b. Ketersediaan dokumen digital yang autentik berupa dokumen pdf;
c. Ketersediaan database dokumen yang tersimpan dalam server atau data

storage yang berisikan field tentang image, kode, nama subjek arsip, tahun
pembuatan, dan keterangan-keterangan lain yang dibutuhkan;
d. Ketersediaan file csv untuk hasil scan buku tanah dan surat ukur dalam yang
berisi field-field utama dan tingkat kepercayaan/keakuratan.
e. Ketersediaan backup data;
f. Ketersediaan Daftar Inventaris Dokumen Pertanahan yang juga dapat

berfungsi sebagai Daftar Pencarian Arsip (DPA);
g. Ketersediaan Laporan dan Berita Acara Pelaksanaan Kegiatan

Digitalisasi/Alih Media telah didigitalisasi sudah tersimpan dalam database
server;
h. Dokumen yang telah dialihmediakan tersusun dalam berkas seperti semula

dan ditempatkan kembali sesuai dengan sistem penataan dan penempatan
dokumen fisik pertanahan yang dibuktikan dengan dokumentasi foto kondisi
sebelum dan sesudah alihmedia.
VII. PROSEDUR DAN TAHAPAN PELAKSANAAN

1. Alur Kerja Digitalisasi Dokumen Pertanahan
Alur kerja kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 3 berikut.
14
OCR
OCR
Gambar 2 Diagram Alur Digitalisasi Dokumen Pertanahan
2. Tahapan Digitalisasi Dokumen Pertanahan

a. Persiapan.
Sebelum melakukan digitalisasi dokumen pertanahan perlu dilakukan
persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas arsip yang akan dilakukan
digitalisasi. Tahapan kegiatan ini melibatkan Tim Persiapan, Tim Pelaksana,
dan Tim Pengawas. Peran setiap Tim dijelaskan sebagai berikut:
Tim Persiapan, yang terdiri dari unsur Kantor Pertanahan berperan dalam:
- Menentukan dan mempersiapkan dokumen Buku Tanah, Surat Ukur
dan Warkah Pendaftaran (DI208) yang akan discan;
- Melakukan penyusunan mekanisme kerja digitalisasi dokumen
pertanahan;
- Menentukan tempat/ruangan yang memadai untuk pelaksanaan
digitalisasi;
- Memastikan ketersediaan internet dan listrik selama kegiatan
berlangsung.
Tim Pelaksana (Kantor Pertanahan/Penyedia Jasa) berperan dalam
menentukan form, media dan peralatan yang akan digunakan untuk
pekerjaan digitalisasi. From yang diperlukan dapat dilihat pada dokumen
Tata Cara Kerja Digitalisasi Dokumen .Form yang diperlukan pada
kegiatan ini terdiri dari:
- Form 1. Hasil Inventarisasi (LAMPIRAN B);
- Form 2. Kartu Kendali Dokumen ( LAMPIRAN C);
- Form 3. Rekap Progres Pekerjaan (LAMPIRAN D);
- Form 3a. Detail Progress Pekerjaan (L AMPIRAN E)
15
- Form 4. Daftar Pencarian Arsip (LAMPIRAN F);
- Form 5. Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan
(LAMPIRAN G)
- Form 6. Daftar Arsip Yang Dipindahkan (LAMPIRAN H)
Tim Pengawas yang berasal dari unsur Kantor Wilayah/Kantor
Pertanahan berperan dalam menentukan petugas yang ditunjuk untuk
mengawasi pelaksanaan kegiatan digitalisasi serta melaksanakan kendali
mutu;
b. Pendataan dan Penataan (Inventarisasi Dokumen).
Tahap ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Tim Persiapan dari Kantor
Pertanahan. Pada tahap pendataan dan penataan, bundel dokumen yang
sudah diambil dan dipindahkan ke tempat pemilahan kemudian dicatat atau
diinventarisasi. Hasil inventarisasi kemudian dituangkan dalam sebuah daftar
yang pada tahapan akhir, daftar tersebut sekaligus menjadi Daftar Pencarian
Arsip (DPA). Untuk memudahkan jalannya kegiatan digitalisasi maka dalam
setiap berkas dapat dicantumkan Kartu Kendali kegiatan untuk memantau
jalannya proses secara administrasi. Selanjutnya Kartu Kendali ini berjalan
mengikuti setiap langkah ekskalasi pemrosesan masing-masing dokumen,
dan berakhir hingga dokumen bersangkutan kembali ke rak semula. Adapun
pencatatan pada kartu kendali ini meliputi: nomor urut, jenis dokumen, nomor
bundel dokumen, tahun, asal lokasi rak, jumlah dokumen, tanggal pinjam,
tanggal kembali, keterangan serta nama dan paraf para petugas yang dilalui
oleh dokumen tersebut. Proses pendataan dan penataan dilakukan terhadap
dokumen yuridis dan dokumen fisik bidang tanah, yaitu Buku Tanah dan Surat
Ukur, atau warkah lainnya yang diperlukan.
c. Pemilahan, Pengelompokan dan Penataan
Pekerjaan pemilahan, pengelompokan dan penataan dilakukan oleh Tim
Persiapan. Prosedur tahapan ini adalah memilah dokumen yang akan
dipindai/dialihmediakan dengan beberapa kondisi yaitu:
a. Warkah (DI208), dilakukan pemilahan warkah dengan kriteria:
- Diutamakan Warkah yang datanya sudah ter-entry dalam KKP;
- Untuk bundle warkah yang terdiri dari warkah pendaftaran pertama
dan warkah pemeliharaan dihitung sebagai 1 (satu) set warkah;
16
- Untuk warkah tertentu yang penyimpanannya dengan dijilid maka
harus dilakukan pelepasan jilid, dibersihkan, dirapikan dan diurutkan;
- Untuk warkah yang buku tanahnya aktif namun belum ada dalam
sistem KKP maka Tim Persiapan harus berkoordinasi dengan seksi
terkait agar dilakukan entry buku tanah ke dalam sistem terlebih
dahulu;
b. Buku Tanah, dilakukan pemilahan dan pengelompokan serta dilakukan
penataan dengan kriteria:
- Buku Tanah masih aktif yang belum dilakukan alihmedia dan
diutamakan yang sudah di-entry dalam KKP;
- Buku Tanah Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya sudah berakhir dan belum dilakukan alihmedia;
- Buku Tanah Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya berakhir karena adanya pemecahan bidang dan
peningkatan hak tidak perlu dialihmediakan.
- Untuk buku tanah dengan kriteria di atas namun belum ada dalam
terkait agar dilakukan entry buku tanah ke dalam sistem terlebih
dahulu;
c. Surat Ukur, dilakukan pemilahan dengan kriteria;
- Surat Ukur yang masih aktif yang belum dilakukan scanning dan
diutamakan yang sudah di-entry dalam KKP;
- Surat Ukur Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya sudah berakhir dan belum dilakukan alihmedia;
- Surat Ukur Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya berakhir karena adanya pemecahan bidang dan
peningkatan hak tidak perlu dialihmediakan.
- Untuk surat ukur dengan kriteria di atas namun belum ada dalam
terkait agar dilakukan entry surat ukur ke dalam sistem terlebih dahulu.
d. Serah Terima Berkas.
Dokumen yang terhimpun dalam berkas yang akan didigitalisasi, terlebih dulu
diinventarisasi oleh Tim Persiapan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan
17
pemrosesan yang pelaksanaannya dilakukan secara bertahap disesuaikan
dengan anggaran.
Berkas yang telah diinventarisasi kemudian diserah-terimakan yang ditandai
dengan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan
dengan lampiran berupa Daftar Arsip Yang Dipindahkan (Form dapat dilihat
di dokumen Tata Cara Kerja Digitalisasi) antara Tim Persiapan dengan Tim
Pelaksana. Berita Acara sekurang-kurangnya memuat:
- Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya
digitalisasi;
- Keterangan mengenai jenis dokumen pertanahan yang dilakukan
digitalisasi;
- Keterangan bahwa digitalisasi dokumen pertanahan yang dibuat diatas
kertas atau sarana lainnya kedalam mikrofilm atau media lainnya telah
dilakukan sesuai dengan naskah aslinya;
- Tanda tangan dan nama jelas/lengkap pejabat yang bersangkutan.
Berita Acara dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan Daftar Arsip
yang dialihmediakan kedalam mikrofilm atau media lainnya dengan
ketentuan:
- Rangkap pertama untuk Kepala Kantor Pertanahan selaku pembina
kearsipan;
- Rangkap kedua untuk unit pengolah;
- Rangkap ketiga untuk unit kearsipan.
e. Pemindahan Dokumen.
Dokumen dipindahkan Tim Pelaksana dari rak penyimpanan ke ruang atau
lokasi pemindaian. Alat angkut yang digunakan bisa berupa lori (trolley) atau
baki dengan kondisi yang memungkinkan dokumen tidak tercecer dalam
perjalanan. Penyediaan alat angkut ini diperlukan guna tercapainya efisiensi
kerja dan pengamanan terhadap fisik dokumen. Tetapi jika lokasinya
berdekatan misalnya masih dalam satu ruangan gedung, maka pemindahan
arsip cukup dilakukan tanpa alat.
f. Pemindaian (Scanning).
Pemindaian adalah proses perekaman, digitalisasi, atau alih media dari
dokumen fisik menjadi data atau file digital yang berbentuk .pdf. Kegiatan
pemindaian untuk dokumen pada umumnya menggunakan perangkat keras
18
berupa pemindai berkecepatan tinggi (High Speed Scanner) dengan jenis
ADF (Automatic Document Feeder). Tetapi dalam keadaan tertentu tidak
menutup kemungkinan menggunakan scanner jenis Flatbed atau jenis lain
apabila kondisi dokumen yang akan dipindai tersebut dinilai tidak
memungkinkan menggunakan jenis ADF. Tingkat kerapatan (resolusi) yang
dihasilkan minimum 300 dpi, dengan pertimbangan sebagai berikut:
- Informasi pada dokumen digital dapat dibaca dan dikenali dengan jelas
dan lengkap;
- Ciri, ukuran, dan hasil cetakan dari dokumen digital masih serupa dengan
sumber dokumen fisik aslinya;
- Jumlah ukuran (size) total file hasil digitalisasi masih sesuai dan
sebanding dengan daya tampung data storage;
- Beban terhadap sistem pemrosesan digitalisasi dan penyajian informasi
atau pencarian kembali dokumen digital masih ringan dan dapat dilakukan
dengan cepat;
Pada umumnya media kertas pada dokumen yang sudah berusia lebih dari
25 tahun akan mengalami penurunan tingkat kelenturannya sehingga bila
dipindai menggunakan scanner jenis ADF, akan merusak fisik dokumen
tersebut. Untuk menghindari resiko ini, maka langkah pemindaian harus
ditempuh dengan menggunakan scanner jenis Flatbed jenis lain, meski butuh
waktu pemrosesan yang agak lambat. Ketentuan pada proses scanning ini
adalah:
- Buku Tanah dan Surat Ukur discan dalam format A3 atau dilembarkan
- Warkah (DI208) dalam format A4.
Setelah dokumen fisik dilakukan scanning/pemindaian maka dokumen

tersebut diberikan stempel sekurangnya memuat informasi dengan
ketentuan:
- Stempel dilekatkan pada dokumen pertanahan:

- Warkah, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
- Buku Tanah, pada halaman Catatan Pendaftaran/Catatan Peralihan
terakhir;
- Surat Ukur, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
- Tercantum kalimat: ;
19
- Tercantum Tanggal pelaksanaan kegiatan, yang menyatakan
waktu/kapan dokumen tersebut discan dan Nomor Kontrak
Kegiatan (jika dilakukan Penyedia Jasa);
- Tercantum Nama Pelaksana kegiatan, yang menyatakan siapa
nama petugas/Penyedia Jasa yang melaksanakan kegiatan
scanning;
Telah Dialihmediakan
23/08/2020 PT. ANUGRAH SEJAHTERA
12/KNT-WARKAH.XI/PPK-PDIP/VII/2020
Gambar 3 Contoh Stempel Scanning/Alih Media
g. File Naming/Indexing dan character recognition

Setelah pemindaian, langkah selanjutnya adalah indexing, yakni
melakukan pengkodean file, penamaan subjek arsip, penomoran,
dan berbagai bentuk entry lain yang dibutuhkan untuk menjelaskan isi
file image hasil pemindaian. Selanjutnya file dimasukkan ke dalam
folder dengan kode atau penamaan yang sesuai dengan kelompok
file bersangkutan. Penamaan file hasil Scan diurutkan berdasarkan
tipe dokumen, contoh seperti pada tabel sebagai berikut:
Tabel 1 Sistem Penamaan File
No Tipe Warkah Penamaan

1 Buku Tanah
JenisHak_LimaDigitNomorHak
Contoh :
M_001435 (Buku Tanah Hak Milik)
Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per
wilayah
Contoh :
Dokumen Buku tanah
Kecamatan Pasar Minggu
Kelurahan Ragunan
20
2 Surat Ukur Tipe SU_5digitnomorSU_tahun
Contoh :
SU_00320_2010
Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per
wilayah
Contoh :
Dokumen Surat Ukur
Kecamatan Pasar Minggu
Kelurahan Ragunan
2010
5 Warkah W_5 digit nomor DI 208_ tahun

pendaftaran Contoh :
(DI208) W_00258_2005
Penyimpanan file disimpan dalam folder per
tahun
Contoh :
2005
- Penyimpanan file dalam folder per tipe warkah pertanahan, dan per tahun;
- Apabila terdapat nomor warkah ganda maka menggunakan
ketentuan penamaan sebagai berikut
Terhadap hasil scan buku tanah dan surat ukur dilakukan

pembacaan field secara otomatis terhadap field-field utama (lampiran
dapat dilihat pada dokumen Tata Cara Kerja Digitalisasi) dengan
menampilkan tingkat kepercayaannya.
h. Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi Hasil Pemindaian

Melakukan kontrol kulitas/Quality Control (QC) untuk memperbaiki
21
image jika ada image yang tidak layak untuk ditampilkan seperti
image miring, image tidak terbaca karena hasil scan yang tidak bagus
dan melakukan pengecekan metadata/index, file name dan metadata
hasil bookmark yang sudah dibuat sampai hasil tersebut disetujui oleh
Kementerian ATR/BPN. Pekerjaan quality control atau kontrol kualitas
untuk pengendalian mutu hasil baik dari pemindaian ataupun
indexing, merupakan pekerjaan validasi dan verifikasi atas kelayakan
data dan hasil pemindaian, dan merupakan tahap pekerjaan yang
akan menentukan apakah file yang dihasilkan itu dapat dipakai atau
tidak. Kontrol kualitas terhadap hasil scan dan indexing ditentukan
dari:
- Pengkodean file, penamaan subjek, pengisian tahun, dan
sebagainya sudah lengkap dan sesuai dengan tata laksana dan
tuntutan sistem. Ini dapat dilakukan misalnya dengan menghitung
jumlah digit pada kode file, koreksi terhadap redaksional
pengetikan subjek, dan lain-lain;
- Tampilan image yang dihasilkan dari proses pemindaian sudah

sesuai, baik dari segi jumlah lembar fisik ataupun kualitasnya.
Langkah ini dilakukan dengan cara menghitung kembali jumlah
halamannya dan membandingkan fisik asli setiap lembar dokumen
dengan tampilan image dari file dokumen bersangkutan.
Jika jumlah atau isi file sudah benar dan hasilnya indeks sudah sesuai
dengan standar yang diharapkan, maka proses alih media/digitalisasi
dokumen dapat dilanjutkan ke fase berikutnya. Tetapi jika hasilnya
dinilai masih belum memadai, maka langkah yang harus dilakukan
adalah:
- Menyerahkan lembar dokumen yang mungkin belum terpindai

(terlewat) untuk dilakukan pemindaian ulang, dan selanjutnya
disisipkan (inserting) sebagai bagian yang utuh dari halaman
dalam file bersangkutan;
- Melakukan revisi redaksional dari hasil indeks (entri data)
sebelumnya jika ternyata belum lengkap atau tidak sesuai;
- Melakukan penyesuaian (adjustment) atau koreksi output image
22
hasil pemindaian. Tetapi jika ternyata langkah penyesuaian dan
koreksi ini dinilai masih belum juga memenuhi standar
pemindaian, maka langkah yang ditempuh adalah menyerahkan
kembali lembar fisik dokumen arsip tersebut ke bagian scanning
untuk dilakukan pemindaian ulang dengan setting khusus agar
image yang dihasilkan benar-benar memenuhi standar
dokumentasi digital.
Selain tugas seperti di atas, langkah validasi dan verifikasi dari quality
control juga melakukan pemeriksaan terhadap autentikasi pada
setiap hasil pemindaian sebagai tanda keaslian atau autentitas dari
dokumen bersangkutan. Jika sudah dianggap sesuai, maka
pekerjaan proses digitalisasi dapat dilanjutkan ke langkah berikutnya.
i. Autentikasi
Prosedur autentifikasi hanya dilakukan apabila Tim Pelaksana
berasal dari Penyedia Jasa. Kegiatan autentikasi adalah kegiatan
yang bertujuan untuk memberikan autentikasi pada hasil digitalisasi
(file .pdf), yang dilakukan oleh petugas QC setelah melakukan kontrol
kualitas tehadap file hasil scan dimana autentikasi ini dapat berupa:
- Berita Acara autentikasi; atau
- Tanda/Stempel Elektronik yang dilekatkan/dibubuhkan pada hasil
digitalisasi, tanda tersebut dapat berupa kode yang secure yang
terasosiasi dan terintegrasi serta tersertifikasi.
Adapun stempel elektronik yang dimaksudkan harus memenuhi
beberapa persyaratan, seperti:
- Stempel Elektronik yang dimaksud adalah stempel elektronik
yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik
(PSrE) yang tersertifikasi oleh Kementerian Komunikasi dan
Informatika (KOMINFO). Proses autentifikasi ini untuk menjamin
bahwa dokumen elektronik (hasil scan) adalah asli dan
sesuai/persis sama dengan aslinya/hardcopynya (digital twin);
- Pada saat pembubuhan stempel elektronik, dokumen hasil
pemindaian tidak boleh dipindahkan ke sistem penyedia stempel
elektronik secara manual;
23
- Stempel Elektronik memiliki kemampuan menyimpan informasi
private di dalamnya;
- Pembacaan kode harus menggunakan perangkat/tools khusus
yang dimiliki oleh BPN;
- Pembacaan kode harus menggunakan aplikasi khusus yang
dikeluarkan oleh BPN dan tidak terbaca oleh aplikasi lain;
- Menggunakan stempel elektonik berbentuk QR dimana terdapat
gambar atau logo Lembaga/Perusahaan ditengah-tengah
stempel dengan rasio minimum mencapai 70% dari keseluruhan
kode;
- Stempel Elektronik berbentuk persegi dengan ukuran 1,5 x 1,5 cm;
- Stempel Elektronik dapat memberikan informasi validitas dari
suatu dokumen;
- Stempel Elektronik dapat memenuhi prinsip integrity dan non repudiation;
- Menggunakan token yang secure untuk proses pembubuhan
seperti: Biometric Authentication dan Disposable Uniquely
Random Code;
- Stempel Elektronik dapat memuat informasi waktu pembubuhan
pada dokumen (timestamp);
Dokumen pertanahan fisik yang telah dipindai/scan, sebelum

dikembalikan pada tempat semula harus diberikan
penandaan/stempel pada setiap kesatuan berkas. Lokasi stempel
pada area yang diperbolehkan dan tidak mengganggu informasi
dokumen, disarankan dilekatkan pada Catatan Buku Tanah yang
terakhir, Ini merupakan bukti autentikasi terhadap fisik dokumen
pertanahan. Selanjutnya autentikasi pada file hasil scan/softcopy
dapat berupa pemberian kode pengaman atau dalam bentuk stempel
elektronik dan bentuk lainnya yang terasosiasi dan terintegrasi.
24
Gambar 4 Contoh Stempel Elektronik
j. Stempel pada Dokumen Pertanahan Analog
Setelah dilakukan legalisasi pada file hasil alih media (softcopy) maka langkah
selanjutnya adalah memberikan stempel “Dokumen ini Telah
Dialihmediakan dan Divalidasi” pada semua dokumen analog pertanahan
khususnya Buku Tanah dan Surat Ukur, (tempatnya di catatan terakhir).
Stempel tersebut menyatakan bahwa dokumen hasil alih media sudah
dinyatakan sesuai dengan aslinya/fisiknya/digital twin (lihat Langkah 9.
Autentikasi diatas).
Dokumen ini Telah

Dialihmediakan & Divalidasi
Gambar 5 Contoh Stempel pada Dokumen Pertanahan
k. Penyimpanan dan Penggandaan File.

Langkah pemrosesan selanjutnya adalah penyimpanan file hasil alih
media ke dalam memori komputer atau dimasukkan langsung ke
dalam server (data storage) sebagai database. Penyedia harus
menyerahkan kepada pemilik pekerjaan harddisk internal pada PC
25
yang digunakan untuk menyimpan file hasil scan. Pekerjaan ini juga
masih tetap dalam pengawasan pengendalian mutu (quality control).
l. Penyimpanan ke dalam DMS atau Server
Dokumen pertanahan yang sudah dilakukan digitalisasi kemudian
dilakukan penyimpanan ke dalam sistem yang sudah tersedia
sehingga terintegrasi dengan dokumen digital yang terdapat pada
Aplikasi KKP. Penyimpanan hasil digitalisasi ke dalam sistem
pengelolaan dokumen dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan
melalui Aplikasi KKP. Batas waktu pelaksanaan penyimpanan dalam
KKP dapat disesuaikan dengan jangka waktu maksimal
keterlambatan pekerjaan.
m. Penyimpanan Kembali Dokumen Analog
Tim Pelaksana harus menata kembali dokumen seperti kondisi
semula dan disusn dengan mengacu kepada sistem penataan
sebagaimana ketentuan yang ada (referensi dari Biro Umum).
Selanjutnya dokumen dikembalikan dengan diikat dan disimpan
terpisah dari dokumen yang belum dialihmediakan. Untuk
mempermudah pencarian di kemudian hari, dokumen Buku Tanah,
Surat Ukur dan Warkah lainya yang telah dialihmediakan, disimpan
secara terpisah dari dokumen yang belum discan.
n. Penghitungan Bobot Dokumen
Bobot Tipe Dokumen yang di alih mediakan adalah Warkah (70%), BT
(15%), SU (15%) dari nilai harga satuan digitalisasi sesuai kontrak.
Ilustrasi penghitungan realisasi dapat dilihat pada dokumen Tata
Cara Kerja Digitalisasi.
o. Perhitungan Bobot Tahapan Pekerjaan
- Tahap Scanning memiliki bobot sebesar 40%
- Tahap Indexing ini memiliki bobot sebesar 20%
- Keseluruhan Tahap Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi

Hasil Pemindaian, Tahap Autentikasi, Tahap Penyimpanan dan
Penggandaan File memiliki bobot sebesar 20%
26
- Tahap Penyimpanan ke dalam Server memiliki bobot sebesar 20%
VIII. WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN

Rencana pelaksanaan kegiatan ini adalah selama 120 hari kalender.
IX. LOKASI PEKERJAAN DAN TARGET

Kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Warkah Pertanahan akan
dilaksanakan Kantor Pertanahan Kab/Kota dengan detail terlampir.
X. BIAYA
Alokasi biaya untuk pekerjaan ini akan dibebankan pada DIPA Tahun Anggaran
2021 yang bersumber dari Pinjaman Bank Dunia No. 8897-ID Program
Percepatan Reforma Agraria
Pejabat Pembuat Komitmen

Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi
Kalimantan Timur
Amy Pramdany, S.IP

NIP. 19820903 200804 1 001
27
KERANGKA ACUAN KERJA VALIDASI BUKU TANAH DAN
SURAT UKUR
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN

PERTANAHAN NASIONAL
1
DAFTAR ISI
I. Latar Belakang......................................................................................................................... 3
I.2 Gambaran Umum .......................................................................................................... 4
I.3 Sasaran .............................................................................................................................. 6
I.4 Maksud, Tujuan dan Manfaat ................................................................................. 7
I.5 Ruang Lingkup............................................................................................................... 8
I.6 Penerimaan Manfaat.................................................................................................... 8
II. Strategi Pencapaian Keluaran ......................................................................................... 9
II.1 Metode Pelaksanaan ................................................................................................... 9
II.2 Perangkat Keras dan Personil ............................................................................ 13
II.3 Kualifikasi Penyedia................................................................................................. 14
II.4 Pelaporan ....................................................................................................................... 15
II.5 Serah Terima Pekerjaan ......................................................................................... 15
III. Tahapan Pelaksanaan ...................................................................................................... 16
III.1 Persiapan ....................................................................................................................... 16
III.2 Inventarisasi dan Analisis Data ......................................................................... 17
III.3 Validasi Data ................................................................................................................ 20
IV. Keluaran ................................................................................................................................... 32
V. Waktu Pelaksanaan............................................................................................................ 32
VI. Biaya yang Diperlukan ..................................................................................................... 32
VII. Penutup .................................................................................................................................... 32
2
I. Latar Belakang
a. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 694)
sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 23 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua aras Peraturan
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1158);
b. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor
Pertanahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor
1874) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Agraria
dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun
2018 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016
tentang Oganisasi dan tata Kerja Kantor Pertanahan (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 500);
c. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2015 tentang Standar
Pelayanan dan Pengaturan Agraria, Tata Ruang dan Pertanahan
dalam Kegiatan Penanaman Modal;
d. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 5 Tahun 2017 tentang Layanan Informasi
Pertanahan Secara Elektronik;
e. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018
Nomor 686);
3
f. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 10 Tahun 2018 tetang Klasifikasi Arsip
di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018
Nomor 687);
g. Surat Edaran Menteri ATR/BPN Nomor 5/SE-100/I/2015 tanggal 29
Januari 2015 Tentang Penggunaan Aplikasi Komputerisasi Kegiatan
Pertanahan;
h. Surat Edaran Sekretaris Jenderal ATR/BPN nomor 8/SE-100/IX/2017
tentang Pengisian Buku Tanah dan Sertipikat Tanah dan Standard
Teknis.
I.2 Gambaran Umum

Dalam rangka mendukung dan meningkatkan pelayanan publik di
bidang pertanahan, khususnya pendaftaran tanah, maka perlu disusun
sebuah sistem manajemen dokumen untuk mengatur dokumen- dokumen
pertanahan lainnya sehingga terwujud pengelolaan dan pemanfaatan
dokumen pertanahan khususnya Buku Tanah dan Surat Ukur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang- undangan serta bertujuan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dokumen-dokumen tersebut
memiliki peran utama dalam proses kegiatan pendaftaran tanah baik
sebagai output sebuah sistem maupun sebagai arsip pertanahan yang
harus dikelola. Buku Tanah dan Surat Ukur merupakan keluaran dari
sistem administrasi pertanahan yang disebut sistem Komputerisasi
Kegiatan Pertanahan (KKP). Basisdata pertanahan merupakan basisdata
yang terpusat dalam Data Center Pertanahan sehingga dapat diakses,
dikelola dan disajikan secara nasional dengan berbagai format penyajian
dalam bentuk spasial maupun laporan dan tabulasi.
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta
potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi
pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi khususnya
dalam penyelenggaraan penyajian sistem informasi pertanahan. Selain
itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan
meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas
4
penyelenggaraan pengelolaan data dan informasi pertanahan. Sistem
KKP dapat menyajikan data dan informasi skala nasional secara real time
karena dalam sistem ini mengintegrasikan kurang lebih 485 Kantor
Pertanahan Kabupaten/Kota diseluruh Indonesia. Seiring dengan
kemajuan teknologi komunikasi dan informasi tersebut kebutuhan
penyajian dan pengelolaan data pertanahan semakin meningkat.
Pemanfaatan data dan informasi pertanahan kian berkembang dan
bervariasi dengan tujuan memberikan kemudahan pengambilan
keputusan dan analisa diberbagai bidang baik politik, sosial, budaya,
ekonomi serta pertanahan keamanan.
Di bidang ekonomi nasional, sistem administrasi pertanahan
harus dapat mendukung program- program strategis pemerintah
khususnya Reforma Agraria menuju masyarakat Indonesia yang
berkeadilan sosial, tidak hanya itu proses pengadaan tanah utamanya
untuk kepentingan umum juga menjadi kegiatan pendukung program
strategis pemerintah dalam hal pembangunan infrastruktur mulai dari
jalan tol, jalan raya akses antar provinsi, bandar udara, stasiun kereta dan
lain sebagainya. Yang tidak kalah penting adalah dalam hal menarik
investor asing untuk menanamkan modal di negara kita sehingga
meningkatkan ekonomi usaha baik makro dan mikro. Langkah
pemerintah dalam hal memberikan kemudahan penanaman modal untuk
investor asing sudah banyak dilakukan melalui pengurangan waktu
proses dalam berbagai level birokrasi, perijinan dan pendaftaran properti.
Kementerian Agraria dan Tata Ruang berperan penting dalam
memberikan kemudahan dibidang pendaftaran properti/tanah yang
bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dan perlindungan hukum
kepada pemegang hak atas suatu bidang tanah, satuan rumah susun dan
hak-hak lain. Hal ini telah dikaji secara detail oleh Bank Dunia dalam Ease
of Doing Bussiness (EODB). Hasil kajian EoDB tahun 2020 Indonesia
menempati ranking 73 secara keseluruhan, tetapi untuk kemudahan
dalam hal Registering Property (pendaftaran properti) Indonesia
menduduki posisi rangking 106. Hal ini tentunya menjadi refleksi bagi
Kementerian ATR/BPN dalam mengambil langkah – langkah perbaikan
peringkat EoDB, yang salah satunya adalah dengan menerapkan layanan
5
berbasis elektronik yang didukung dengan tingkat validitas data yang
tinggi.
Berbagai kebutuhan akan data dan informasi pertanahan diatas
menunjukkan bahwa Kemeterian ATR/BPN memiliki tugas dan peran
penting untuk meningkatkan ekonomi skala nasional maupun
internasional, untuk itu kegiatan Validasi Buku Tanah dan Surat Ukur
menjadi kegiatan dasar dan mutlak untuk dilakukan. Data pertanahan
yang akuntabel, akurat dan terpercaya menjadi modal utama dalam
memberikan kemudahan dan kelancaran dalam proses penyajian
informasi pertanahan, dimana informasi pertanahan yang dihasilkan
dapat digunakan sebagai sumber pengambilan keputusan di berbagai
bidang seperti halnya pada kegiatan pendaftaran tanah/registering
property. Validitas data dan informasi pertanahan menjadi modal dasar
dalam membangun Sistem Informasi Pertanahan yang akan berpengaruh
terhadap pengambilan keputusan strategis di tingkat manajerial dalam hal
pertanahan.
Kegiatan validasi data pertanahan ini diawali dengan memvalidasi
eksisting data elektronik pertanahan atau database pertanahan
khususnya basisdata Buku Tanah dan Surat Ukur. Data elektronik
pertanahan, selanjutnya disebut data pertanahan ,secara umum bisa
dikelompokan menjadi 2 (dua) kategori yaitu: data pertanahan tekstual
selanjutnya disebut data tekstual yang mendeskripsikan dan
menginformasikan tentang kondisi-kondisi bidang tanah yang ada di
sertipikat tanah/Buku Tanah dan kedua adalah data pertanahan spasial
selanjutnya disebut data spasial yang mendeskripsikan posisi, bentuk dan
geometri bidang tanah beserta atribut yang melekat yang tersimpan
dalam basisdata spasial yang salah satu tertuang dalam Surat Ukur.
I.3 Sasaran
 Terciptanya kondisi data pertanahan yang valid dan akurat sehingg dapat
digunakan untuk peningkatan kualitas dan kuantitas pelayanan
pertanahan;
 Diperolehnya data pertanahan tekstual valid serta sesuai dengan
Sertipikat/Buku Tanah dan Surat Ukur, sehingga informasi elektronik
6
pertanahan dapat disajikan dengan akurat dan akuntabel;
 Terwujudnya sistem informasi eksekutif berbasis data pertanahan yang
valid;
 Terselenggaranya analisis data guna mendukung pengambilan
keputusan strategis dibidang pertanahan;
 Terhindarinya duplikasi dan anomali data sebagai akibat dari kesalahan
proses pencatatan dalam sistem aplikasi.
I.4 Maksud, Tujuan dan Manfaat
Maksud dan tujuan dari kegiatan Validasi Data Tekstual ini adalah, untuk:
i. Memperoleh data yang valid dan akurat yang bisa digunakan untuk
peningkatan kualitas dan kuantitas pelayanan pertanahan;
j. Memperoleh data tekstual valid yang sesuai dengan kondisi data fisik
Sertipikat/Buku Tanah, sehingga informasi elektronik pertanahan dapat
disajikan dengan akurat dan akuntable;Data elektronik yang valid dapat
mendukung penyajian informasi pertanahan di tingkat manajerial dalam
rangka pengambilan keputusan;
k. Data analitik pertanahan dapat pula disajikan guna mendukung
pengambilan keputusan strategis lainnya dibidang pertanahan;
l. Meminimalisir data duplikat dan data anomali hasil dari kesalahan
proses pendaftaran tanah.
Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Validasi Buku Tanah dan Surat Ukur ini
diantaranya sebagai berikut:
a. Mendukung pelaksanaan Ease Of Doing Bussines (EODB), dimana data

elektronik pertanahan yang valid/akurat akan memudahkan dan
mempersingkat waktu akses informasi kepada pihak lain. Sebagai
contoh, proses pengecekan informasi sertifikat secara cepat dilakukan
tanpa harus dilakukan pengecekan fisik lagi, karena data sudah
divalidasi (adanya jaminan kesesuaian dengan data elektronik).
Percepatan pelaksanaan pendaftaran tanah. Dalam suatu proses
pendaftaran tanah, sering kali kita harus memverifikasi data bidang yang
7
bersebelahan. Proses verifikasi bidang bersebelahan ini cukup
memakan waktu karena harus mencari dokumen fisiknya. Dengan
adanya data pertanahan yang sudah valid dan akurat dapat
mempersingkat proses ini.
b. Pengambilan keputusan strategis di bidang petanahan dapat
dilaksanakan dengan tepat seiring dengan data pertanahan yang valid;
c. Meningkatkan kepercayaan masyarakat dan stakeholder lainnya dalam
hal informasi pertanahan;
d. Mendukung tahapan penyelesaian sengketa dan konflik pertanahan,
dengan adanya kesesuaian data pada fisik Buku Tanah dengan data
elektronik dalam sistem KKP maka proses penyelesaian sengketa dan
konflik pertanahan dapat dicapai.
I.5 Ruang Lingkup

Ruang lingkup pekerjaan Validasi Buku Tanah dan Surat Ukur ini adalah
sebagai berikut:
a. Kegiatan ini dilakukan di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional baik di tingkat Kantor Wilayah BPN
Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota;
b. Kegiatan validasi data tekstual Buku Tanah dan Surat Ukur ini
diutamakan untuk Buku Tanah dan Surat Ukur yang sudah dilakukan
digitalisasi/scanning;
c. Selanjutnya, menginventarisasi semua jumlah fisik Buku Tanah dan
Surat Ukur, untuk mendapatkan jumlah yang belum divalidasi (data
pembanding dari Aplikasi KKP) disesuaikan dengan jumlah target
masing-masing yang sudah ditetapkan dalam RAB terlampir;
d. Proses validasi, proses pencocokan, pembuktian serta penyesuaian
antara data elektronik yang tersimpan dalam Aplikasi Komputerisasi
Kegiatan Pertanahan (KKP) dengan data fisik Buku Tanah dan Surat
Ukur hasil inventarisasi, kegiatan validasi ini adalah validasi data
tekstual;
I.6 Penerimaan Manfaat

Penerima manfaat dari kegiatan ini secara langsung adalah
8
jajaran internal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional, Pusat Data dan Informasi Pertanahan dan LP2B, Kantor
Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota, dan
penerima manfaat eksternal langsung adalah instansi lain/terkait dengan
masyarakat umum, khususnya masyarakat pemilik tanah dan yang
memperoleh kepentingan atas tanah.
II. Strategi Pencapaian Keluaran
II.1 Metode Pelaksanaan

Protokol Pencegahan Covid19
Dalam masa pandemic Covid-19, pelaksanaan kegiatan agar
berpedoman pada Keputusan Menteri Kesehatan No.
HK.01.07/MENKES/328/2021 tentang Paduan Pencegahan dan
Pengendalian Corona Virus Deseas 2019 (Covid -19) di Tempat Kerja
Perkantoran dan Industri Dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha
Pada Situasi Pandemi, agar proses pekerjaan dilakukan dengan
mempedomani Physical Distancecing dengan menjaga jarak aman
antar petugas dan diharapkan setiap petugas menggunakan peralatan
kerja secara mandiri. Kegiatan Digitalisasi Dokemen Pertanahan dapat
dilakukan diaula Kantor agar memiliki space yang lebih luas untuk
mendukung Physical Distancing. Petugas saat melakukan kegiatan
dilengkapi dengan alat pelindung diri yang memungkinkan untuk
meminimalisir bahaya Covid-19. Protokol pelaksanaan kegiatan
digitalisasi selama masa pandemi Covid-19 terdiri dari beberapa
tahapan sebagai berikut:
A. Persiapan Sebelum Pelaksanaan Pekerjaan
1. Seluruh petugas pelaksanaan Digitalisasi dokumen pertanahan

melakukan pemeriksanaan kesehatan rapid test/ swab test pada
rumah sakit/klinik/laboratorium kesehatan dengan hasil
pemeriksaan Non Reaktif atau Negatif Covid-19;
2. Menentukan pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan dan
mengawasi digitalisasi serta memberikan arahan untuk
meminimalisir dampak Covid- 19 dengan cara:
9
 Menyediakan sarana cuci tangan menggunakan air dan
sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol di berbagai
lokasi strategis sesuai jumlah dibutuhkan;
 Menginstruksikan agar ruangan pelaksanaan kegiatan
dibersihkan secara rutin (minimal 1 kali sehari) dengan
desinfektan, khususnya handel pintu, saklar lampu,
komputer, meja, keyboard dan fasilitas lain yang sering
terpegang oleh tangan;
 Menginstruksikan petugas pelaksana untuk mencuci tangan
menggunakan air dan sabun atau pencuci tangan berbasis
alkohol, dan Perilaku Hidup Bersih Sehat (PHBS) lainnya
seperti: makan makanan sehat, olah raga teratur, tidak
merokok diruangan kerja, membuang sampah pada
tempatnya dan lain-lain;
 Menghimbau petugas pelaksana untuk tidak menggunakan
peralatan makan, minum dan ATK secara bergantian karena
akan meningkatkan risiko terjadinya penularan penyakit;
3. Menginstruksikan kepada petugas pelaksana untuk menghindari
kontak fisik langsung (bersalaman, cium tangan, dan
sebagainya);
4. Menginstruksikan untuk melakukan skrining awal berupa
pengukuran suhu tubuh terhadap semua petugas pelaksana
yang datang ke ruang kerja;
5. Memonitor absensi (Ketidak hadiran) petugas pelaksana. Jika

diketahui tidak hadir karena sakit dengan gejala
demam/batuk/pilek/sakit tenggorokan/ sesak napas disarankan
untuk segera memeriksakan diri ke fasilitas kesehatan tersekat;
6. Memberikan himbauan kepada petugas pelaksana yang sakit
dengan gejala demam/batuk/pilek/sakit tenggorokan/sesak
napas untuk mengisolasi diri dirumah dengan tidak banyak
kontak dengan orang lain;
7. Jika terdapat ketidakhadiran dalam jumlah besar karena sakit
yang berkaitan dengan pernapasan, pejabat berwenang
10
berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan setempat untuk
dilakukan pemeriksaan lebih lanjut;
8. Melakukan pengaturan shift kerja dengan memperhatikan durasi
jam kerja dan usia petugas pelaksana, sebagaimana ketentuan
dalam Keputusan Menteri Kesehatan No.
HK.01.07/MENKES/328/2021 tentang Panduan Pencegahan
dan Pengendalian Corona Virus Deseas 2019 (Covid-19) di
Tempat Kerja Perkantoran dan Industri Dalam Mendukung
Keberlangsungan Usaha Pad Situasi Pandemi;
9. Memberikan fasilitas transportasi untuk
menghindarkan petugas pelaksana menggunakan transportasi
publik menuju/ pulang dari tempat kerja;
Memerintahkan seluruh petugas pelaksana agar
melaksanakan Physical Distancing, Social Distancing dan
PHBS selama berada di tempat kerja maupun di luar tempat
kerja.
B. Pelaksanaan Kegiatan/Pekerjaan
Melakukan penyusunan mekanisme kerja digitalisasi dokumen
pertanahan dengan memperhatikan perilaku hidup bersih dan sehat
serta program Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) untuk
meminimalisir dampak Covid-19 seperti :
1. Seluruh petugas pelaksana wajib mengikuti skrining awal berupa
pengukuran suhu tubuh sebelum memasuki ruang kerja;
2. Seluruh petugas pelaksana wajib mencuci tangan menggunakan
air dan sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol sebelum
memasuki ke ruang kerja;
3. Seluruh petugas pelaksana tidak diperkenankan memakai
aksesoris (seperti ham tangan, gelang) dakam pelaksanaan
kegiatan;
4. Seluruh petugas pelaksana selalu menggunakan masker dalam
pelaksanaan kegiatan;
5. Seluruh petugas pelaksana selalu menggunakan masker dalam
pelaksanaan kegiatan;
11
6. Seluruh petugas pelaksana tidak diperkenankan menyentuh
permukaan apa pun menggunakan tangan langsung, disarankan
menggunakan sarung tangan atau tisu serta langsung
membuangnya ke tempat sampah ketika selesai digunakan;
7. Seluruh petugas pelaksana wajib mencuci tangan atau
menggunakan hand sanitizer setelah menyentuh benda dan
permukaan apa pun;
8. Seluruh petugas pelaksana tidak menyentuh wajah sampai
tangan benar- benar bersih;
9. Seluruh petugas pelaksana wajib membersihkan peralatan yang

digunakan atau benda yang dibawa dari luar termasuk dokumen
pertanahan yang akan dan telah dilakukan digitalisasi dengan
alkohol atau disenfektan sebelum digunakan.
10. Seluruh petugas pelaksana dilarang :
 Membawa tas dan alat penyimpan data ke dalam ruang
kerja;
 Menyembunyikan/ membawa ke luar ruang kerja
dokumen pertanahan yang discan;
 Mengcopy file hasil scan dokumen pertanahan;
C. Menentukan tempat/ruangan yang memadai untuk pelaksanaan
digitalisasi dengan memperhatikan aspek kesehatan dan jarak aman
untuk meminimalisir dampak Covid-19 seperti:
 Membersihkan ruangan pelaksanaan kegiatan secara
rutin (minimal 1 kali sehari) dengan desinfektan,
khususnya handel pintu, saklar lampu, komputer, meja,
keyboard dan fasilitas lain yang sering terpegang oleh
tangan;
 Meja kerja antar petugas pelaksana diberikan jarak untuk
memenuhi kaidah
 Physical Distancinng;
 Ruangan hanya memiliki satu akses pintu keluar untuk

menjaga keamanan dokumen pertanahan saat keluar
12
masuk ruang kerja;
 Ruang kerja difasilitasi dengan CCTV, Pendingin
Ruangan, alat pendeteksi asap serta alat pemadam
kebakaran.
II.2 Perangkat Keras dan Personil
Kegiatan validasi data Buku Tanah dan Surat Ukur ini merupakan
kegiatan kontraktual yang melibatkan pihak ke-3 dalam pengerjaannya.
Untuk mendukung kegiatan implementasi diperlukan persiapan
pelaksanaan meliputi:
D. Perangkat Keras dengan kondisi;
 Memenuhi standar teknis untuk pelaksanaan kegiatan ini
 Memenuhi aspek interkonektivitas dan kompatibilitas dengan
sistem yang digunakan.
Kebutuhan perangkat keras meliputi:
1. Printer sebanyak : 1 Unit

2. PC/Notebook/Laptop sebanyak: 20 Unit
Kebutuhan
No. Fungsi
PC/Laptop
1 Tim Leader -
2 Koordinator -
3 Administrator 3
4 Tenaga Validator/Entri Data 17
Jumlah 20
1. Segala peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan pada saat

pelaksanaan pekerjaan pada prinsipnya disediakan oleh
penyedia barang/jasa kecuali dinyatakan sebaliknya dalam
dokumen pengadaan.
2. Perangkat Lunak dan Koneksi Internet yang dapat digunakan
untuk mempermudah dan mempercepat pelaksanaan
pekerjaaan serta terjamin keamanan dan keandalan operasi
sebagaimana mestinya disediakan oleh penyedia barang/jasa
13
kecuali dinyatakan sebaliknya dalam dokumen pengadaan.
E. Sumber Daya Manusia

Berikut daftar minimal kebutuhan SDM pelaksana kegiatan;
1. Tenaga Inti
Tenaga Inti yang diperlukan diperlukan dalam pekerjaan
Digitalisasi dan Verifikasi Data Pertanahan adalah:
a. Tim Leader
S1/S2 bidang Teknologi Informasi / Komputer / Informatika /
Manajemen atau sejenisnya, berpengalaman terhadap
pekerjaan sejenis minimal 2 pekerjaan sebanyak 1 orang.
b. Koordinator D3/S1 bidang

Kearsipan / Manajemen / Komputer / Informatika /
Perpustakaan atau sejenisnya, dan berpengalaman minimal
2 pekerjaan sejenis sebanyak 1 orang.
c. Administrator
D3 bidang Teknologi Informasi / Komputer / Informatika /
Manajemen atau sejenisnya, berpengalaman minimal 2
pekerjaan sejenis sebanyak 3 orang.
2. Tenaga Pendukung
 Tenaga Validator/Entri Data
SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu mengoperasikan
computer dan melakukan entri data ke dalam sistem/aplikasi
sesuai ketentuan serta mampu melakukan kegiatan
administratif lainnya, minimal 17 orang.
II.3 Kualifikasi Penyedia
1. Memiliki izin usaha jasa telematika/komputer/teknologi informasi/alih

media/ digitalisasi;
2. Memiliki pengalaman pekerjaan sejenis selama 3 tahun terakhir;
14
3. Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib menandatangani
perjanjian kerahasiaan data pada saat pelaksanaan pekerjaan;
4. Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib bersedia untuk tidak

menyimpan file salinan dari hasil digitalisasi warkah dalam media
apapun setalah masa pekerjaan berakhir.
5. Penyedia memiliki perwakilan yang bersedia berdomisili di

samarinda untuk berkoordinasi dengan pihak Kantor Wilayah
Provinsi Kalimantan Timur selama pekerjaan berlangsung sampai
dengan selesai.
6. Pihak penyedia sudah harus menyampaikan kontrak pembelian e-

stamp khusus untuk pekerjaan di provinsi Kalimantan Timur paling
lambat satu bulan setelah tanggal perjanjian kerja.
7. Bahwa setiap kantor pertanahan terkait tidak memiliki kewajiban

untuk menyiapkan memfasilitasi sarana dan prasarana penyedia.
II.4 Pelaporan
Sejak pekerjaan mulai dilaksanakan yang ditandai dengan SPMK
bersamaan dengan penanda-tanganan surat pernyataan Pakta
Integritas, maka selanjutnya pelaksana membuat laporan yang terdiri
dari:
1. Laporan Awal.
2. Laporan Antara.
3. Laporan Akhir,
II.5 Serah Terima Pekerjaan
Setelah semua rangkaian kegiatan dilalui, maka seluruh hasil

pekerjaan diserah-terimakan antara pelaksana pekerjaan dengan
pihak/unit penanggung-jawab dokumen di lingkungan Kementerian
ATR/BPN yang ditandai dengan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
15
III. Tahapan Pelaksanaan
Tahapan – tahapan pada pelaksanaan pekerjaan ini adalah seperti
diuraikan secara detail sebagai berikut:
Diagram Alur Digitalisasi Dokumen Pertanahan
III.1 Persiapan
Sebelum melakukan validasi data pertanahan, Tim Persiapan perlu
melakukan persiapan dan penelitian dengan mempertimbangkan
berbagai aspek terkait rekam data dalam sistem KKP serta dokumen
arsip terkait. Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan, beberapa hal
yang harus dipersiapkan:
a. Melakukan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan kegiatan, terkait

data Buku Tanah dan Surat Ukur yang akan divalidasi;
b. Melakukan pemilihan/inventarisasi data Buku Tanah dan Surat Ukur

yang akan divalidasi dengan kriteria sebagaimana terdapat pada
table dan dituangkan dalam daftar hasil Inventarisasi Jumlah Fisik
Buku Tanah dan Surat Ukur yang ada di Kantor Pertanahan;
c. Melakukan peminjaman arsip/dokumen fisik/hasil scan Buku Tanah
dan Surat Ukur, menggunakan Berita Acara Peminjaman dan
Pengembalian;
d. Membuat rencana kerja/mekanisme/tahapan pekerjaan berdasarkan
wilayah per jenis hak maupun per tahun;
16
e. Menyusun jadwal pelaksanaan pekerjaan dan personil yang akan
melakukan pekerjaannya, dan informasi lainnya yang dianggap
penting terkait dengan pelaksanaan pekerjaan;
f. Mempersiapkan form-form dan format Berita Acara/Laporan yang
akan digunakan pada saat pelaksanaan pekerjaan;
g. Fasilitas yang harus disiapkan:
 Menyediakan ruangan untuk bekerja;
 Memastikan listrik selalu ada/nyala untuk kelancaran pekerjaan;
Tabel Kriteria Data BT/SU Yang Divalidasi

No Buku Tanah Status Status Sudah Belum Hak Hak
dan Surat Valid Belum Entry Entry Masih Sudah
Ukur Valid Berlaku Tidak
Berlaku
1 Hak Milik      x
Hak Guna
2      √1)
Bangunan
Hak Guna
3      √1)
Usaha
Hak
4      x
Pengelolaan
5 Hak Pakai      x
Tanah
6      x
Wakaf
Keterangan 1) BT/SU HGB dan HGU yang jangka waktu hak-nya

berakhir bukan karena pemecahan bidang dan peningkatan hak.
h. Membuatkan user login ke Aplikasi KKP sebagai petugas validator

dan entri data dengan durasi;
i. Menunjuk pegawai yang bertanggung jawab terhadap arsip untuk
mengawasi dan menandatangani BA Peminjaman dan
Pengembalian dokumen.
III.2 Inventarisasi dan Analisis Data

Kegiatan inventarisasi Buku Tanah dan Surat Ukur sangat penting
untuk dilakukan, untuk memastikan kondisi fisik, kelengkapan dan jumlah
nya dapat memenuhi target/volume pekerjaan, meliputi:
17
j. Melakukan inventarisasi dokumen analog Buku Tanah dan Surat Ukur
serta memastikan kelengkapan datanya sesuai dengan target volume
pekerjaan yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Inventarisasi;
k. Melakukan analisis Buku Tanah dan Surat Ukur digital yang ada di
dalam basis data Kantor Pertanahan lokasi pekerjaan yang meliputi:
 Buku Tanah
- Menghitung dokumen analog semua Buku Tanah setiap bundel
per desa per jenis hak dan memastikan kelengkapan datanya;
- Memastikan apakah semua dokumen analog Buku Tanah telah

terentri dan tervalidasi di Komputerisasi Kegiatan Pertanahan
(KKP);
- Melakukan analisa kondisi kualitas data pertanahan baik data

tekstual dan spasial melalui Aplikasi KKP seperti Gambar 1,
untuk menjadi dasar perencanaan kegiatan validasi data tekstual
Buku Tanah (berapa jumlah Buku Tanah yang belum terentri dan
tervalidasi);
- Mendapatkan data dokumen Buku Tanah yang ada di KKP tetapi

tidak ada dokumen fisiknya untuk di rekap dan dibuatkan Berita
Acara Untuk Penghapusan Dokumen tersebut di KKP;
Gambar Kualitas Data pada Aplikasi KKP
18
- Data elektronik yang ada di KKP baik yang status valid juga
harus dianalisa kembali, dan divalidasi ulang;
- Jika terdapat duplikasi data baik di data elektronik dan/atau di

dokumen analog Buku Tanah, hendaknya dikoordinasikan
dengan pejabat yang berwenang di Kantor Pertanahan agar
dapat ditindaklanjuti sesuai ketentuan dan peraturan perundang-
undangan;
- Jika terdapat dokumen analog Buku Tanah tetapi tidak ada di

data elektronik di KKP, maka dilakukan entri data Buku Tanah
sesuai dengan panduan entri data;
- Jika terdapat Buku Tanah dengan wilayah yang sudah tidak

sesuai (akibat pemekaran wilayah), agar diinventarisir, dan
dibuatkan Berita Acara pemindahan wilayahnya hal ini dilakukan
baik di fisik Buku Tanahnya dan di data elektronik di KKP sesuai
dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan;
- Hasil analisa dituangkan dalam Berita Acara Pengumpulan,

Verifikasi dan Analisa Data.
 Surat Ukur
- Menghitung dokumen analog semua Surat Ukur setiap bundel
per tahun, terdapat 2 kemungkinan kondisi bundle/album Surat
Ukur yang masih tersimpan terpisah dengan Buku Tanah dan
yang sudah menyatu dalam album Buku Tanah;
- Jika kondisi Surat Ukur menyatu pada album/bendel Buku Tanah

maka inventarisasi dilakukan bersamaan pada saat menghitung
Buku Tanahnya;
- Jika terdapat duplikasi data baik di data elektronik dan/atau di

dokumen analog Surat Ukur, hendaknya dikoordinasikan dengan
pejabat yang berwenang di Kantor Pertanahan agar dapat
ditindaklanjuti sesuai ketentuan dan peraturan perundang-
undangan;
- Jika terdapat dokumen analog Surat Ukur tetapi tidak ada di data
19
elektronik di KKP, maka dilakukan entri data tekstual Surat Ukur
sesuai dengan panduan entri data;
- Jika terdapat Surat Ukur dengan wilayah yang sudah tidak

sesuai (akibat pemekaran wilayah), agar diinventarisir, dan
dibuatkan Berita Acara pemindahan wilayahnya hal ini dilakukan
baik di fisik Surat Ukur dan di data elektronik di KKP sesuai
dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan;
- Hasil analisa dituangkan dalam Berita Acara Pengumpulan,

Verifikasi dan Analisa Data.
III.3 Validasi Data

Ketentuan dalam tahapan validasi data tekstual Buku Tanah dan
Surat Ukur harus memperhatikan sebagai berikut:
 Buku Tanah dan Surat Ukur yang di validasi merupakan pasangan
dengan volume/jumlah yang sama, jika salah satu jumlah tidak
memenuhi target maka dapat digantikan ke volume dokumen yang
masih banyak (baik Buku Tanah maupun Surat Ukur);
a. Validasi Tekstual Buku Tanah
Proses ini dilakukan untuk perekaman semua informasi yang terdapat

pada data Buku Tanah, baik data pendaftaran pertama kali maupun data
pada catatan pendaftarannya. Adapun fields/attribute dalam database
KKP yang sering kali kosong dan diperlukan validasi diantaranya
adalah:
 Nomor Hak tidak sesuai/kosong

 Nama Pemegang Hak, Nomor Seri Blanko tidak sesuai/kosong
 Luas (tertulis) yang angkanya ekstrim (tidak wajar)/ Luas tidak sesuai
 Catatan peralihan/pendaftaran yang tidak lengkap/tidak
sesuai/kosong, Catatan Pendaftaran Pertama harus sesuai dengan
yang tertera di dalam fisik Buku Tanah yang meliputi Nomor D.I
(Daftar Isian) beserta tanggalnya, Asal Hak dan Alas Hak, Penunjuk,
Tanggal Pembukuan dan Tanggal Penerbitan Sertifikat beserta
20
penandatangannya.
 Tanggal pembukuan dan tanggal penerbitan: tidak sesuai/Kosong

 Nama Penandatangan tidak sesuai/kosong
 Narasi pada petunjuk tidak sesuai/kosong
 Tanggal Terbit dan tanggal berakhir hak untuk yang berjangka waktu
 Tipe Pemilik dan Nama Pemilik Pertama pada sertifikat.
 Dokumen pengukuran harus terisi baik Nomor, Tahun, Tipe
(GS/SU/SUS/PLL), Luas dan NIB (Nomor Induk Bidang) jika ada,
sehingga link terhadap Buku Tanah bisa dilakukan, dan jika didalam
fisik Buku Tanah tidak tertulis maka dilakukan pencatatan (sebagai
keterangan) dan segera dilakukan koordinasi untuk memperoleh data
yang sesuai dengan petugas Arsip atau pegawai kantah terkait
mengenai hal tersebut.
 Catatan pendaftaran harus sesuai dengan yang tertera di dalam fisik

Buku Tanah baik catatan perubahan dan nomor D.I (Daftar Isian)
beserta tanggal penandatangan serta penandatangan nya sehingga
urutan untuk catatan pendaftaran bisa secara otomatis diurutkan
berdasarkan tanggal penandatanganannya.
Validasi Buku Tanah dilakukan oleh profile Validator Buku Tanah dengan
langkah – langkah sebagai berikut:
 Login ke dalam Aplikasi KKP, (jika pelaksana pihak ke-3 maka

harus dibuatkan user dengan profil Validator Buku Tanah oleh
Admin Kantah setempat)
 Pilih menu Dokumen Hak dengan klik menu Dokumen → Buku
Tanah (Hak Milik, Hak Guna Bangunan, Hak Guna Usaha, Hak
Pengelolaan, Hak Pakai);
 Pilih Propinsi→Kabupaten→Kecamatan→Desa;
 Masukkan Nomor Hak 5 digit terakhir→klik Dokumen Hak nya;
 Cek dokumen digital dengan fisik Buku Tanah;
 Klik pada Validasi apabila sudah sesuai dengan data yang tertera
21
pada fisik/scan Buku Tanah;
 Buku Tanah sudah tervalidasi.
Gambar Tampilan Menu dari Buku Tanah di Aplikasi KKP
Apabila sudah dilakukan validasi tetapi masih terdapat atribut yang akan
diperbaiki/edit maka langkahnya adalah sebagai berikut:
 Pilih data Dokumen Hak/Buku Tanah pada daftar di bagian kiri;
 Klik menu Buka Validasi;
 Akan ada warning bahwa persetujuan buka validasi oleh Kepala

Kantor, maka akan menunggu persetujuan dari Kepala Kantor;
 Jika Kepala Kantor sudah menyetujui maka ikon validasi akan

muncul kembali/aktif berwarna hijau dan proses validasi dapat
diulang dari step awal nomor 1 melakukan validasi.
22
Gambar Notifikasi Buka Validasi Buku Tanah
Kemungkinan kondisi data yang akan ditemukan dalam proses validasi

data pada Aplikasi KKP, sebagai berikut:
 Data hasil scan/fisik Buku Tanah tidak ditemukan dalam basis data,
jika hasil scan tidak terdapat di dalam basis data maka harus
dilakukan proses entri data baru yang sama dan sesuai dengan hasil
scan/fisik Buku Tanah;
 Data pada basis data berbeda dengan hasil scan/fisik, maka harus
dilakukan updating data pada basis data yang disesuaikan dengan
hasil scan/fisik sehingga data pada basis data sama dengan
dokumen fisik.
b. Entry Buku Tanah

Entri Buku Tanah dilakukan jika pada saat validasi Buku Tanah di
23
database KKP tidak ditemukan Buku Tanah dimaksud. Kondisi ini
diungkinkan karena Buku Tanah yang lama dan diterbitkan sebelum
adanya Aplikasi KKP. Berikut adalah langkah-langkah entri Buku Tanah:
 Booking Counter Desa

- Login ke Aplikasi KKP web sebagai admin;
- Klik menu Administrasi→pilih Konter Kelurahan/Desa;
Gambar Menu Konter Desa/Kelurahan
- Cari Nama Desa yang akan ditambahkan Buku Tanahnya;
- Klik buku Tanah sesuai Buku Tanah fisik yang belum terentri;
- Masukan angka sejumlah Buku Tanah yang akan dientri;
- Klik Proses;
Gambar Proses Pembukuan Buku Tanah
24
 Pembuatan Dokumen Hak
- Klik Menu Dokumen→pilih Buku Tanah Hak Guna Bangunan;
- Pilih menu ;
- Pilih Nama Kegiatan→Propinsi→Kabupaten→Kecamatan

Desa;
- Input Nomor Hak 5 digit terakhir→input tanggal penerbitan;
- Klik OK dan Buku Tanah telah terbuat.
Gambar Proses Pembuatan Buku Tanah Baru
c. Validasi Tekstual Surat Ukur

Validasi Surat Ukur dilakukan oleh profile Validator Surat Ukur dengan
melakukan pengecekan dengan fisik Surat Ukur telah diterima sudah
sesuai dan valid dengan Dokumen digital Surat Ukur yang akan di
validasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:
 Cari Dokumen Surat Ukur dengan klik menu Dokumen Surat

Ukur;
 Pilih Propinsi→Kabupaten→Kecamatan→Desa→Tipe SU;
 Input nomor Surat Ukur 5 digit;
 Input Tahun Surat Ukur→klik Cari→pilih Surat ukur;
25
 Cek dokumen digital dengan fisik Surat Ukur;
 Pilih menu Validasi apabila memang sudah sesuai dan dokumen

digital Surat Ukur sudah tervalidasi;
Gambar Menu Surat Ukur
Gambar Hasil Validasi Surat Ukur
Apabila fisik dan digital dokumen Surat Ukur terdapat perubahan data
dan akan diperbaiki, maka langkahnya adalah sebagai berikut:
 Klik menu Buka Validasi;
 Akan ada warning bahwa persetujuan buka validasi oleh Kepala

Infrastruktur Pertanahan;
26
Gambar Notifikasi Proses Buka Validasi Surat Ukur
d. Pemberian Stempel Validasi
Setelah dokumen fisik dilakukan validasi/entri data maka dokumen

tersebut diberikan stempel sekurangnya memuat informasi dengan
ketentuan:
 Stempel dilekatkan pada dokumen pertanahan:
- Warkah, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
- Buku Tanah, pada halaman Catatan Pendaftaran/Catatan

Peralihan terakhir;
- Surat Ukur, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
 Tercantum kalimat: “Telah Divalidasi” dan/atau ”Telah Dientri”;
 Tercantum Tanggal pelaksanaan kegiatan, yang menyatakan

waktu/kapan dokumen tersebut discan dan Nomor Kontrak Kegiatan
(jika dilakukan pihak ke3);
 Tercantum Nama Pelaksana kegiatan, yang menyatakan siapa
nama petugas/nama Badan Hukum atau pihak ke3 (jika dilakukan
pihak ke3) yang melaksanakan kegiatan validasi/entri data;

Gambar 1 Contoh Stempel Validasi/Entri Data
27
e. Kontrol Kualitas
Kontrol Kualitas dilakukan dengan menggunakan metode Four Eyes
Principle. Prinsip dari metode ini adalah bahwa sebuah data dinyatakan
valid apabila ada dua pihak yang menyatakan data telah valid, yaitu pihak
pelaksana kegiatan validasi dan pihak pengawas yang dalam hal ini
adalah Tim Pengawas.
Adapun mekanisme pelaksanaan Kontrol Kualitas adalah sebagai

berikut:
 Pelaksana kontrol kualitas/Tim Pengawas adalah Aparatur Sipil
Negara di lingkungan Kantor Pertanahan/Kantor Wilayah. Petugas
yang ditunjuk untuk melakukan kontrol kualitas harus mempunyai
pengetahuan, pemahaman, dan pengalaman yang cukup tentang
kualitas data utamanya kegiatan validasi buku tanah.
 Tanggung jawab petugas kontrol kualitas meliputi output buku tanah

dan surat ukur hasil kegiatan validasi sudah sesuai dengan
informasi yang tercatat pada buku tanah dan surat ukur fisik
 Volume buku tanah dan surat ukur yang wajib dilakukan kontrol
kualitas sebesar 10% dari volume kontrak pekerjaan.
 Apabila kualitas hasil kegiatan validasi buku tanah dan surat ukur
yang dihasilkan oleh Pihak Ketiga tidak memenuhi syarat maka
hasilnya tidak dapat dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
Lingkup pekerjaan kontrol kualitas adalah sebagai berikut:

 Memeriksa dokumen administrasi yang meliputi:
- Melakukan pengecekan jumlah volume pekerjaan;
- Melakukan pengecekan dasar pelaksaan pekerjaan (Surat

Keputusan atau Dokumen Kontrak);
- Melakukan pengecekan kesesuaian akun pelaksana;
- Melakukan pengecekan jadwal pelaksanaan
 Memeriksa metodologi yang digunakan oleh pelaksana;
 Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan;
28
 Menetapkan jumlah data yang akan dilakukan pemeriksaan, apabila
ditetapkan berdasarkan sampling maka jumlah data tersebut harus
memenuhi kaidah statistika;
 Informasi yang umumnya perlu diperhatikan saat melakukan kontrol
kualitas adalah:
- Nomor Hak tidak sesuai/kosong
- Nama Pemegang Hak, Nomor Seri Blanko tidak sesuai/kosong
- Luas (tertulis) yang angkanya ekstrim (tidak wajar)/ Luas tidak

sesuai
- Catatan peralihan/pendaftaran yang tidak lengkap/tidak

sesuai/kosong, Catatan Pendaftaran Pertama harus sesuai
dengan yang tertera di dalam fisik Buku Tanah yang meliputi
Nomor D.I (Daftar Isian) beserta tanggalnya, Asal Hak dan Alas
Hak, Penunjuk, Tanggal Pembukuan dan Tanggal Penerbitan
Sertifikat beserta penandatangannya.
- Tanggal pembukuan dan tanggal penerbitan: tidak
sesuai/Kosong
- Nama Penandatangan tidak sesuai/kosong
- Narasi pada petunjuk tidak sesuai/kosong
- Tanggal Terbit dan tanggal berakhir hak untuk yang berjangka

waktu
- Tipe Pemilik dan Nama Pemilik Pertama pada sertifikat
- Dokumen pengukuran harus terisi baik Nomor, Tahun, Tipe

(GS/SU/SUS/PLL), Luas dan NIB (Nomor Induk Bidang) jika
ada, sehingga link terhadap Buku Tanah bisa dilakukan, dan
jika didalam fisik Buku Tanah tidak tertulis maka dilakukan
pencatatan (sebagai keterangan) dan segera dilakukan
koordinasi untuk memperoleh data yang sesuai dengan
petugas Arsip atau pegawai kantah terkait mengenai hal
tersebut.
29
- Catatan pendaftaran harus sesuai dengan yang tertera di
dalam fisik Buku Tanah baik catatan perubahan dan nomor D.I
(Daftar Isian) beserta tanggal penandatangan serta
penandatangan nya sehingga urutan untuk catatan pendaftaran
bisa secara otomatis diurutkan berdasarkan tanggal
penandatanganannya.
 Memastikan hasil buku tanah dan surat ukur yang telah dilakukan
validasi telah diberikan stempel validasi.
 Membuat laporan secara tertulis terkait pelaksanaan kegiatan
kontrol kualitas kepada Pejabat Pembuat Komitmen. Penyampaian
laporan dilakukan sekurang-kurangnya 3 (tiga) kali (awal-antara-
akhir) dengan melampirkan daftar hasil pemeriksaan hasil validasi
(LAMPIRAN I pada dokumen Tata Cara Kerja Digitalisasi dan
Validasi
30
Tim Pelaksana Tim Pengawas PPK / Kantor Pertanahan
Permohonan Melakukan
Kontrol Kualitas verifikasi Persetujuan Hasil
Kegiatan Validasi BT dan SU Kegiatan Validasi
Hasil Diterima
Dengan
Melampirkan Validasi
Laporan Detail
Hasil Validasi
ML
Output
Form Ceklist hasil
Verifikasi BT dan
SU
Laporan
Pelaksanaan
Kontrol Kualitas
Gambar Alur Kerja Kontrol Kualitas Validasi
31
f. Penyimpanan Dokumen
Tahapan terakhir dalam kegiatan validasi ini adalah mengembalikan
dokumen fisik Buku Tanah dan Surat Ukur ke posisi penyatuan fisik Buku
Tanah dan Surat Ukur sesuai dengan NIB maupun Nomor Hak nya, dan
mengikuti penyimpanan Buku Tanah yang per Jenis Hak dan per
Desa/Kelurahan. Buku Tanah dan Surat Ukur yang sudah disatukan
kemudian diikat dan disimpan pada tempat yang terpisahterpisah dari
dokumen yang belum divalidasi. Untuk mempermudah pencarian di
kemudian hari, dokumen Buku Tanah dan Surat Ukur yang telah
divalidasi, disimpan dalam satu sampul untuk setiap bidangnya.
IV. Keluaran
Untuk mengukur keseluruhan hasil pekerjaan, indikatornya adalah
berdasarkan output/keluaran dari setiap fase perkerjaan yang dilalui,
meliputi:
a. Rekapitulasi Daftar Hasil Pekerjaan Validasi;
b. Daftar Bidang Tanah per Desa/Kelurahan yang sudah tervalidasi.
V. Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan pada pekerjaan ini adalah 120 hari kalender.
VI. Biaya yang Diperlukan

Alokasi biaya untuk pekerjaan ini akan dibebankan pada DIPA Tahun
Anggaran 2021 yang bersumber dari Pinjaman Bank Dunia No. 8897-ID
Program Percepatan Reforma Agraria
VII. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) kegiatan Validasi Buku Tanah dan
Surat Ukur ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Pejabat Pembuat Komitmen

Kantor Wilayah Badan Pertanahan
NasionalProvinsi Kalimantan Timur
Amy Pramdany, S.IP

NIP. 19820903 200804 1 001
32
LAMPIRAN KETERSEDIAAN SARANA DAN PRASARANA
Voucher
Kantor Pertanahan Ruangan Internet
Listrik
Kantah Kota Samarinda v - -
Kantah Kota Balikpapan v - -
Kantah Kabupaten Penajam Paser
- - -
Utara
LAMPIRAN LOKASI PEKERJAAN, TARGET, BIAYA DAN KEBUTUHAN

PERANGKAT KERAS, PERSONEL
Uraian Vol Satuan

D Digitalisasi Dukungan
> Kantah Kota Balikpapan
- Digitalisasi Dokumen Warkah dokumen
148,620
- Validasi Buku Tanah dan SU dokumen
60,000
> Kantah Samarinda

149,179
45,629
> Kantah Kab. Penajam Paser

Utara
40,000
1,300
Paket pekerjaan
337,799
106,929
444.728
33
34

KAK Digitalisasi Kaltim 2021

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KAK Digitalisasi Kaltim 2021

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KERANGKA ACUAN KERJA

DIGITALISASI DOKUMEN DAN WARKAH PERTANAHAN

KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI

TAHUN ANGGARAN 2021

I. DASAR HUKUM ................................................................................................................................. 3

II. GAMBARAN UMUM

Gambar 1 Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan

Berdasarkan roadmap transformasi pelayanan pertanahan tersebut, digitalisasi

1. Kewajiban Undang-Undang (Statutory obligation)

1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan;

1. Tingkat kesulitan pencarian dokumen sangat tinggi;

1. Terciptanya pengelolaan arsip/dokumen elektronik pada lingkup sistem dokumen

1. Memberi kemudahan dan meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan kepada

4. Segala peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan pada saat pelaksanaan

V.2 Kualifikasi Penyedia

V.4 Serah Terima Pekerjaan.

Indikator untuk mengukur keseluruhan hasil pekerjaan adalah berdasarkan output

a. Indikator pencapaian hasil pekerjaan (realisasi) adalah jumlah dokumen

b. Ketersediaan dokumen digital yang autentik berupa dokumen pdf;

c. Ketersediaan database dokumen yang tersimpan dalam server atau data

e. Ketersediaan backup data;

f. Ketersediaan Daftar Inventaris Dokumen Pertanahan yang juga dapat

g. Ketersediaan Laporan dan Berita Acara Pelaksanaan Kegiatan

h. Dokumen yang telah dialihmediakan tersusun dalam berkas seperti semula

VII. PROSEDUR DAN TAHAPAN PELAKSANAAN

Gambar 2 Diagram Alur Digitalisasi Dokumen Pertanahan

2. Tahapan Digitalisasi Dokumen Pertanahan

Setelah dokumen fisik dilakukan scanning/pemindaian maka dokumen

- Stempel dilekatkan pada dokumen pertanahan:

g. File Naming/Indexing dan character recognition

No Tipe Warkah Penamaan

Kecamatan Pasar Minggu

5 Warkah W_5 digit nomor DI 208_ tahun

Terhadap hasil scan buku tanah dan surat ukur dilakukan

h. Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi Hasil Pemindaian

- Tampilan image yang dihasilkan dari proses pemindaian sudah

- Menyerahkan lembar dokumen yang mungkin belum terpindai

Dokumen pertanahan fisik yang telah dipindai/scan, sebelum

j. Stempel pada Dokumen Pertanahan Analog

Dokumen ini Telah

Gambar 5 Contoh Stempel pada Dokumen Pertanahan

k. Penyimpanan dan Penggandaan File.

o. Perhitungan Bobot Tahapan Pekerjaan

- Tahap Scanning memiliki bobot sebesar 40%

- Tahap Indexing ini memiliki bobot sebesar 20%

- Keseluruhan Tahap Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi

VIII. WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN

IX. LOKASI PEKERJAAN DAN TARGET

Pejabat Pembuat Komitmen

Amy Pramdany, S.IP

KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN

I.2 Gambaran Umum

I.4 Maksud, Tujuan dan Manfaat

a. Mendukung pelaksanaan Ease Of Doing Bussines (EODB), dimana data

I.5 Ruang Lingkup

I.6 Penerimaan Manfaat

II. Strategi Pencapaian Keluaran

II.1 Metode Pelaksanaan

1. Seluruh petugas pelaksanaan Digitalisasi dokumen pertanahan

5. Memonitor absensi (Ketidak hadiran) petugas pelaksana. Jika

9. Seluruh petugas pelaksana wajib membersihkan peralatan yang

 Ruangan hanya memiliki satu akses pintu keluar untuk

II.2 Perangkat Keras dan Personil