Recall System

1. Definisi
a. Notifikasi pasien akan waktu untuk perawatan gigi secara rutin
i. Membantu identifikasi
ii. Menyampaikan pesan dari dental team pada pasien  we care about you
and your health. Bukti bahwa dental team memberikan perawatan paling
professional pada pasien. Sekitar 40% keberhasilan perawatan bergantung
pada sistem ini
iii. Tujuan
1. Profilaksis rongga mulut  pemeriksaan jaringan mulut setelah
prosedur operasi
2. Pemeriksaan relasi oklusi  pemeriksaan alat prostetik (GTL,
GTSL, implant, dll)
3. Menentukan status perawatan ortodonti
4. Follow-up endodontic
5. Menentukan status jaringan periodontal
iv. 3 faktor kesuksesan:
1. Motivasi
a. Sebelum melakukan perawatan
b. Dijelaskan pentingnya recall system
2. DHE
a. Dimulai dari pertama kali pasien datang
b. Dokter gigi harus mengetahui apa tujuan kesehatan pasien
sebelum memulai perawatan
c. Dokter gigi juga berdiskusi dengan pasien mengenai
rencana perawatan jangka panjang sehingga pasien tidak
hanya berorientasi untuk menyelesaikan masalah yang ada
saat itu
3. Follow-up secara konsisten
a. Diperlukan kerjasama dental team, tidak cuma dokter gigi
2. Keep patients informed
 a. Pasien harus mengetahui seberapa pentingnya recall ataupun recare. Banyak hal
yang bisa dilakukan untuk mengedukasi pasien terkait pentingnya recall atau
recare.
b. Ways to keep patients informed
i. Newsletters
ii. Before and after photographs
iii. Audiovisual materials in the reception room
iv. Kamera intraoral
v. Bulletin boards
vi. Follow-up e-mails
3. Tipe recall/recare system
a. Tidak ada sistem yang sempurna  sering digunakan lebih dari satu sistem
b. Advance appointment system
i. Sebelum pasien meninggalkan kantor setelah mereka selesai perawatan
ii. Secara konvensional, pasien tidak bisa prediksi jadwal 6 bulan berikutnya
iii. Kekacauan bisa terjadi bila salah satu komponen lupa
iv. Advokat berpendapat bahwa kebanyakan orang tahu rutinitas mereka
v. + : tidak perlu biaya (langsung dijadwalkan), tidak ada waktu khusus yang
harus disediakan, sederhana
vi. - : pasien belum tentu berkomitmen dengan jadwal mereka, buku
kunjungan bisa diisi 6 buln lebih cepat (staf bisa ganti, dan jadi bentrok)
c. Telephone appointment system
d. Mail recall or recare system
i. Pasien bertanggungjawab untuk menjadwalkan appointment atau
diberikan waktu dan pasien diminta mengonfirmasi
ii. Dengan recall card
iii. + : memberi tanggungjawab pada pasien, visible reminder
iv. - : pasien tidak melihat reminder, late reschedule, biaya
e. Telecommunication recare system (e-mail and text messaging system)
i. Dilakukan melalui email atau sms
ii. Pasien dengan mobilitas tinggi lebih memilih metode ini
 iii. Perlu diperhatikan untuk pasien usia dini  Bahasa, dan minta bantuan
kepada orangtua
iv. + : pesan cepat sampai, pasien memiliki rasa tanggungjawab, fitur
komunikasi yang baik, visible reminder, menghemat penggunaan kertas,
pesan dapat disimpan dalam waktu lama
v. - : menghabiskan waktu asisten administrasi tidak semua pasien dapat
menggunakannya, pasien dapat menghapus pesan dengan cepat
4. Establishing recall/recare system
a. Electronic
i. Dengan menggunakan komputer, software khusus
ii. Dapat juga membuat surat atau label surat seperti nama pasien dan
alamatnya. Biasanya software tersebut bisa langsung mengirim e-mail
kepada pasien yang harus kembali
iii. Data pasien harus dibackup
5. Follow-up
a. Mengingatkan pasien  bagaimana sistemnya bekerja
b. Sebelum mereka meninggalkan kantor  oleh asisten administrative
c. Pertimbangan
i. Telepon :
1. Jangan terlalu pagi
2. Intonasi yang benar
3. Buat panggilan yang bersifat pribadi
4. Jangan ganggu pasien
5. + : respon dari pasien cepat, practice builder
6. - : waktu banyak, asisten adminsitratif memegang tanggungjawab
ii. Mail :
1. +: tanggungjawab seutuhnya pada pasien, visible reminder
2. -: bisa diabaikan oleh pasien, ongkos, kurangnya respon pasien
iii. E-mail
1. + : diterima cepat, tanggungjawab berada pada pasien, visible
reminder, dapat disimpan tanpa hard copy
 2. – : menghabiskan waktu yang banyak, tidak semua pasien
menyukai metode ini, ada kemungkinan pasien langsung
menghapus
6. Purging the system
a. Secara periodic recall record harus dihapus
b. Yang dihapus adalah RM pasien yang tidak melakukan kontrol selama beberapa
waktu
c. Pasien harus harus diinformasikan terlebih dahulu
d. Tertulis HIPAA security and privacy kit
7. Appointment control tips
a. Prediksi dari awal kira-kira satu pasien butuh waktu berapa lama
b. Tanya pasien prefer kapan
c. Kebijakan pembatalan kapan
d. Kalau telat menghubungi pasien  minta maaf
e. Waktu dokter gigi mengerjakan 1 pasien terlalu lama, salah satu pasien harus
diingatkan
f. Dokter gigi harus memberikan autoritas dan kepercayaan terhadap administrasi
g. Komunikasi berkala antara dental team
h. Gunakan electronic scheduling

- Di Indonesia kebanyakan lewat SMS, dibanding telfon  banyaknya nomor yang gak
jelas jadi tidak diangkat. Biasanya di RS besar ditelfon h-berapa jam perawatan baru
ditelfon untuk diingatkan/dicari
- Komunikasi datangnya dari siapa?
o Saat perawatan  dokter ke asisten, dari situ ke asisten administrasi lalu
disampaikan ke pasien.
o Kalau ada perubahan biasanya akan diberi nomor kontak lain
o Pentingnya daily/weekly meeting : memastikan appointment atau schedule 
pasien hari apa aja
- Perjanjian baiknya tidak dipegang langsung oleh dokter. Kecuali dokter kandungan,
penyakit dalam
- Kalau mau pindah dokter karena tidak dapat jadwal yang match
o Boleh tergantung kesepakatan dokter pasien
o Long term treatment biasanya tidak disarankan karena butuh historynya
o Dan keinginan pasien
- Recall system bisa dengan software
o Appointment dalam sebulan/setahun bisa dianalisis  biasanya gp ada fluktuasi
 Masa bayar sekolah biasanya pasien turun gitu
o Pasien yang cenderung kembali yang gimana
o Untuk evaluasi bulanan/tahunan, dan revenue
o Kerjasama dengan perusahaan
o Menentukan target dan marketing selanjutnya bagaimana