I.

Tips for Efficient Appointment Management

a. Tempatkan satu orang penanggung jawab dalam sistem kunjungan
b. Pada buku janji kunjungan konvensional, buat catatan dengan akurat dan rapih
c. Berikan akomodasi kepada pasien sebanyak mungkin, tetapi tetap terkontrol
d. Hindari penjadwalan yang berulang
e. Sadar akan kriteria tujuan produksi
f. Jadwalkan beban kerja berdasarkan jam kerja anggota staf
g. Memberikan tugas klinis hanya kepada staf legal yang terkualifikasi
h. Hindari waktu senggang antara janji kunjungan
i. Menetapkan pedoman untuk situasi sulit
j. Pastikan praktik terkontrol melalui sistem janji kunjungan

II. Appointment Book

a. Terdapat dua jenis appointment book
i. Konvensional
1. Mempertimbangkan ukuran dan desain yang sesuai dengan kebutuhan
praktisi
2. Buku ini harus mempermudah dokter maupun administrasi untuk
membacanya
3. Format paling efisien untuk appointment book adalah dengan kolom per
minggu
4. Jika ada beberapa dokter, bisa dibedakan dengan warna
5. Dituliskan dengan pensil
ii. Elektronik
1. Keuntungan
a. Mengetahui target dari penjadwalan janji
b. Data-datanya dapat dilihat setiap hari
c. Entri lebih mudah dibaca
d. Bisa dilakukan auto-scheduling
e. Banyak mode tampilan layar yang tersedia
f. Lebih efisien karena menghemat waktu dan gerak
g. Data pasien tercatat lebih lengkap dan akurat
 h. Lebih mudah untuk follow-up pasien
2. Features
a. Finding the next available appointment  memastikan janji
temu pasien di waktu selanjutnya (spesifik) tidak bertabrakan
dengan pasien lain
b. Daily appointment screen  menunjukan ruang perawatan
dalam format kolom dengan nama masing-masing pasien,
informasi perawatannya, dan daftar sumber daya yang
dibutuhkan untuk setiap unit waktu
c. Patient information window  berisi tentang informasi pasien
seperti tempat tinggal, finansial, asuransi, dan pertemuan
selanjutnya
d. Locate appointment  Mengetahui apakah pasien memiliki
janji temu
e. Goal tracking  menganalisa data kebutuhan dental office
f. Short call list  melacak pertemuan yang dibatalkan atau tidak
dijadwal ulang
g. New calendar year  berganti tahun secara otomatis
b. Appointment book matrix
i. Appointment book matrix berfungsi sebagai acuan untuk membuat janji temu
kepada pasien
ii. Harus memuat :
1. Liburan  pada appointment book konvensional maupun elektronik,
biasanya hari libur besar telah ditandai oleh produsennya. Namun,
dental office dapat memasukkan tanggal libur khusus ke dalam
appointment book
2. Makan siang  garis atau warna cerah bisa digunakan untuk menandai
waktu makan siang agar dapat terbaca dengan jelas
3. Periode kosong  waktu yang disisihkan untuk menyusun pekerjaan
yang harus dikerjakan
III. Faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat janji pertemuan
a. Pasien gawat darurat
 i. Perjelas mengenai keluhannya
ii. Kalau yang dikeluhkan rasa sakit perjelas beberapa hal seperti sudah berapa
lama sakit, bagian mana yang sakit, dan lain-lain
b. Anak-anak
i. Memperhatikan waktu anak-anak tidur, makan, dan kebiasaan rutin lainnya 
waktu yang tepat pagi
c. Pasien lanjut usia
i. Butuh perhatian khusus
ii. Sebaiknya tidak pada pagi hari  rush hour dianggap tidak nyaman untuk pergi
ke dokter gigi
IV. Dentist’s Biological Clock
a. Menjadwalkan perawatan paling rumit pada siang hari  saat dokter gigi memiliki peek
energy
b. Scheduling for Productivity
i. Kedokteran gigi adalah bisnis  cara untuk meningkatkan keuntungan dengan
meningkatkan produktifitas dan fokus pada prosedur yang paling
menguntungkan
ii. Jam yang paling baik adalah jam 10 pagi hingga 2 siang
c. Extended office hours
i. Menambahkan jadwal di luar jam kerja  akhir pekan, pagi hari, atau malam
hari
d. Management of Prime Time
i. Waktu tersibuk di klinik  paling sering diminta
ii. Pasien biasanya paling banyak minta di atas jam 3 sore
e. Habitually Late Patients
i. Dilema  menerima pasien yang datang terlambat mengakibatkan jadwal
praktik terganggu, sedangkan menolak merupakan hal yang tidak etis
ii. Untuk menghindarinya : ingatkan pasien sehari sebelum perawatan, pastikan
praktik dimulai tepat waktu,
f. Series appointment
i. Terus-terusan nerima pasien  membuat lelah
ii. Pasien itu bervariasi, waktu yang dibutuhkan berbeda-beda
 iii. Faktor
1. Jumlah pasien yang ada
2. Tindakan
3. Cara kerja operator
4. Staff consideration
5. Fasilitas
g. Drop-ins
i. Pasien tiba-tiba datang
h. Broken appointment
i. Memahami alasan dan keadaan tersebut
ii. Jika pasien membatalkan terus-menerus berikan biaya pembatalan  tetapi
selain memberi efek jera, hal ini dapat menyebabkan perawatan tidak
terselesaikan dan rusaknya hubungan dokter dan pasien
V. Dovetailing
a. Melakukan perawatan pada pasien lainnya, di selang waktu pengerjaan pasien lain
VI. Establishing an Appointment Time
a. Hindari pemberian pertanyaan yang berat  “kapan waktu paling nyaman?” “kapan
hari libur anda?” lebih baik diberi pertanyaan, “anda lebih memilih pagi atau siang?”
VII. Confirming Appointments
a. Konfirmasi lebih baik digunakan dibanding kata mengingatkan, karena pasien tidak
menyukai diingatkan tentang jadwal kunjungan mereka
VIII. Daily Appointment Schedule
a. Daftar kronologis aktivitas harian
b. Dapat ditulis maupun diketik, dengan menyertakan beberapa hal :
i. Nama pasien
ii. Perawatan yang akan dikerjakan
iii. Waktu kedatangan pasien
c. Seluruh staf dapat mengaksesnya tetapi tidak untuk publik termasuk pasien.