Technology in Business Dental Office

I. Sistem Informasi
a. Sistem yang digunakan dalam meberikan informasi yang akurat, berguna, dan tepat waktu
b. Dibutuhkan asisten bidang administrasi yang mengerti konsep dasar sistem informasi
c. Sistem informasi dibagi menjadi 5 elemen :
i. Hardware
1. Perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi
2. Alat yang digunakan adalah komputer/laptop yang dapat menerima,
memproses data secara aritmatika dan logika, memberikan output dari data
yang telah diproses, dan menyimpan data
3. Productivity and Customer Service
a. Teknologi yang diterapkan untuk meningkatkan produktivitas dan
kualitas pelayanan pada dental practice :
i. Voicemail yang dapat menerima dan mengirim pesan
ii. Pagers yang dibawa oleh dokter gigi
iii. Voice recorder, untuk memberikan instruksi resep secara
oral atau transkrip data saat meeting dan ringkasan suatu
seminar
iv. Mesin fax yang dapat menerima dan mengirim dokumen
dan gambar
v. Mesin fotokopi, hal-hal yang dipertimbangkan :
1. Model
2. Volume pekerjaan
3. Kualitas
4. Jenis dan ukuran kertas
5. Fotokopi warna
6. Kecepatan dan output
vi. Digital camera atau intraoral camera untuk produksi foto
sebagai salah satu bentuk rekam medis pasien
vii. Kalkulator, hal-hal yang dipertimbangkan :
1. Jenis display
2. Kemampuan print
 3. Kualitas keyboard
4. Tipe baterai
5. Durabilitas
6. Kemudahan
7. Fungsi decimal
8. Memory register
viii. Scanner untuk mengubah data hard copy ke digital dan
langsung menyimpannya di komputer
ii. Software
1. Banyak software yang bisa digunakan dalam dental office, di antaranya
software untuk general purpose seperti word, spreadsheet, atau sistem
database
2. Ada juga software yang dikhususkan untuk manajemen dental practice
3. Pemilihan software dalam manajemen praktik
a. Practice management
i. Fakta
1. Di Indonesia  kebanyakkan masih manual (harus
catat 2 kali, seperti rekam medik, stok obat, laporan
keuangan)
2. Semua administrasi diurus oleh dokter, bukan staf
administrasi
3. Catatan transaksi masih manual atau menggunakan
word dan excel
ii. Hasil
1. Banyak berkas hard copy yang menumpuk
2. Pencatatan sering salah, tidak sinkron antar satu
dan yang lain, tidak up-to-date, dan tidak actual
3. Rawan manipulasi
iii. Solusi
1. Pencacatan dilakukan dengan komputer dan
software
 2. Pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi
didelegasikan ke staf administrasi
b. Pertimbangan awal
i. Pemilihan software cloud-based atau proprietary ?
ii. Pilih yang memiliki free demo, good customer support, dan
review yang baik
iii. Feature : billing, scheduling, charting, electronic dental
health records, digital imaging
c. Panduan memilih software
i. Menentukan kebutuhan tempat praktik
ii. Memilih vendor yang baik dan merespon dengan cepat
serta efisien
iii. Memastikan fungsi software
iv. Identifikasi jenis sistem back up yang teredia
v. Tentukan jenis pelatihan yang tersedia dari vendor
d. Contoh software
i. Curve Dental
ii. Dentrix
iii. TigerView Imaging Software
iv. Apteryx imaging software
iii. Data
1. Material mentah yang akan diolah oleh komputer untuk menghasilkan
informasi akhir
iv. Personnel
1. Individu yang diharapkan dapat mengoperasikan dan memelihara sistem
informasi, namun dalam dental practice (asisten administrasi) diharapkan
mampu bertanggungjawab atas akurasi input dan output sistem informasi
v. Prosedur
1. Peraturan yang membantu memelihara sistem informasi secara efisien
II. Siklus Pengolahan Informasi
a. Input  untuk memasukkan informasi dan instruksi ke komputer
b. Processor  unit pengendali sistem, berisi sirkuit elektronik untuk manipulasi data
 c. Output
d. Storage
III. Dental Charting
a. Komunikasi antar anggota dental team mengenai kondisi dental pasien
b. Riwayat medis dan riwayat dental pasien dalam aplikasi harus dijaga kerahasiaannya dengan
sistem sekuritas yang baik
IV. Dental Imaging
a. Menghubungkan foto dental dengan dental chart
b. Membuat catatan langsung pada foto
c. Menggunakan foto pasien untuk menjelaskan dan menggambarkan perkiraan gigi pasien
setelah dilakukan perawatan
d. Otomatis menyimpan dan menjaga foto dari terjadinya perubahan
V. Aplikasi Administratif
a. Word processing  berfungsi untuk menulis format surat
b. Spreadsheets  menampilkan data dan memproses perhitungan data numerik dalam
berbagai cara, membuat akun yag diterima, pembayaran, dapat menampilkan data grafis
c. E-mail  sebagai alat komunikasi
d. Back-up management  sistem penyimpanan data dan software baik secara otomatis
maupun manual
e. Performing basic computer tasks  mengetahui hal-hal dasar dalam mengakses komputer
dan aplikasinya
VI. Menentukan prosedur komputerisasi
a. Dalam suatu waktu akan diperlukan modifikasi atau perubahan dari sistem yang sudah ada
b. Prosedur perlu untuk ditentukan untuk memastikan seluruh pekerjaan berjalan efektif dan
efisien
c. Jika prosedur manual sistem diubah, perlu diadakan pertemuan staf untuk pelatihan
VII. Ergonomi
a. Mengatur posisi kursi
b. Lengan dan siku membentuk sudut tidak kurang dari 90 o
c. Kaki harus tertapak pada lantai
d. Ketika mengetik, usahakan siku lebih tinggi
e. Duduk lebih dekat kepada meja agar siku lebih dekat ke keyboard dengan badan
 f. Pergelangan tangan tidak bersandar pada meja atau keyboard ketika mengetik
g. Memastikan ada waktu istirahat
VIII. Internet business and computer ethics
a. Internet business
i. Menciptakan lapangan kerja baru terkait tekonologi informasi
ii. Memudahkan komunikasi bisnis
iii. Menyediakan fasilitas transaksi bisnis
iv. Mempercepat proses transaksi bisnis
v. Akses dan penyebaran informasi bisnis
vi. Memperkecil biaya bisnis dan operasional
vii. Memangkas jalur distribusi barang
viii. Menjadi sarana iklan
ix. Menyajikan informasi bisnis dan keuangan
x. Menciptakan peluang usaha internasional
b. Pemanfaatan internet di dental office
i. Untuk akses lokasi perusahaan asuransi
ii. Memesan kebutuhan perlengkapan kedokteran gigi secara online
iii. Menghubungi dental software provider
iv. Promosi klinik
v. Komunikasi dengan pasien
c. Computer ethics
i. Tidak meninggalkan informasi pasien yang ditampilkan di layar komputer
ii. Close screen jika sedang tidak berada di depan komputer
iii. Jika memiliki banyak karyawan maka masing – masing punya akun yang berbeda
untuk mengakses komputer dengan password yang berbeda
iv. Tidak semua karyawan mendapatkan akses dalam bidang administrasi dan
keuangan
v. Tidak menggunakan komputer saat akun karyawan lain belum log out
vi. Komputer tidak boleh digunakan untuk mengakses email pribadi dan kepentingan
lainnya
vii. Informasi yang diinput ke komputer harus dicek dengan hati – hati
viii. Informasi yang dibaca melalui email ataupun file mengenai data pasien dirahasiakan
dan tidak boleh dibicarakan, meskipun dengan karyawan yang bekerja pada klinik
yang sama untuk menghormati pasien dan menjaga rahasia pasien