Dental Team Management

I. Establishing practice goals and Objections

Tahapan untuk mencapai tujuan dalam sebuah dental team management adalah:
a. Mengembangkan filosofi praktik
b. Mengembangkan tujuan praktik
c. Menjelaskan misi
d. Mengembangkan kebijakan praktik
e. Mengembangkan kebijakan prosedural
f. Mengembangkan prinsip bisnis
g. Mengembangkan standar praktik: SOP (tugas masing-masing dental team)
h. Mengembangkan staff recognition program
II. Business office etiquette
a. Etiket kantor mengacu pada perilaku bisnis
b. Awalnya bersifat formal dan kaku sehingga tidak bisa diterapkan dalam
kehidupan sehari-hari
c. Etiket harus diterapkan pada interaksi sehari-hari dengan setiap anggota staf dan
juga pasien
III. The shifting role of the administrative assistant
a. Dapat didefinisikan dengan berbagai istilah seperti sekertaris, resepsionis, bisnis
asisten, atau orang meja depan
b. Tugas asisten administrasi bervariasi dan mungkin ditugaskan pada tingkat yang
berbeda
c. Dalam dental team yang masih berkembang, dokter gigi cenderung
mendelegasikan tugas manajemen ke asisten administrasi. Sedangkan dental team
yang besar beberapa orang diperkerjakan dengan masing-masing tanggungjawab
yang berbeda sebagai asisten administrasi (resepsionis, manajer asuransi, petugas
data dikerjakan oleh masing-masing orang)
IV. Staff management
a. Memiliki tugas yang spesifik
b. Skills manager dapat diperoleh dari tiga hal :
i. Pengalaman
 ii. Pembelajaran
iii. Usaha
c. Five R(s) of management :
i. Responsibility
1. Mengarah pada tugas dan kewajiban masing-masing orang 
melaksanakan dan menyelesaikan sebuah proyek atau tugas
2. Jika tanggungjawab tidak diberikan, maka pemimpin merasa
bahwa staf pekerja tidak mampu menyelesaikan tugas
ii. Respect
1. Setiap anggota dental team harus saling menghormati skill dan
latar belakang setiap orang yang berbeda
2. Orang yang tidak bisa menghormati orang lain akan mencerminkan
sikapnya sendiri yang tidak baik terhadap kemampuan orang lain
iii. Rapport
1. Kepercayaan atau hubungan emosional antar semua anggota, hal
ini akan disadari oleh pasien apakah dental team memiliki
kerjasama yang baik atau tidak
iv. Recognition
1. Ketika seseorang mencapai sesuatu orang tersebut patut
mendapatkan penghargaan yang bisa berupa pujian verbal
v. Remuneration
1. Penghargaan (berupa uang) yang diberikan kepada staf karena
pencapaiannya
2. Jika penghargaan sesuai maka staf akan mampu meningkatkan
performanya dalam bekerja, pendidikan, waktu bekerja, serta biaya
hidup
d. Fungsi sistem administrative
i. Ada beberapa fungsi sistem administrative :
1. Planning
a. Tentukan apa yang harus dilakukan ke depannya
 b. Asisten administrative terlibat dalam perencanaan jangka
panjang dan sehari-hari
2. Organizing
a. Setelah prosedur ditentukan, bagi dental team untuk setiap
prosedur
3. Staffing

Ada beberapa tahap dalam staffing, yaitu :

a. Recruiting
b. Selecting
c. Orientating
d. Promoting
e. Paying
f. Rewarding of employees

Setelah staffing, staf perlu diberikan beberapa hal :

a. Instruksi
b. Evaluasi
c. Edukasi
d. Menyediakan kesempatan untuk berkembang
4. Leading

Terdiri dari :

a. Melatih leadership
b. Mengutarakan ide
c. Arahan dan instruksi
d. Memotivasi staf
5. Controlling

Fungsi yang berkaitan dengan penilaian, apakah plans berjalan

dengan baik, dan jika diperlukan pembuatan kepusan untuk
modifikasi plans agar mencapai tujuan awal.
 ii. Fungsi-fungsi tersebut terkadang sering overlap sehingga penting untuk
adanya perencanaan untuk mengurangi crisis management
iii. Manajemen staf yang efektif untuk dokter gigi dan tim dental
1. Mensukseskan Klinik
a. Mempkerjakan staf dengan bijaksana
b. Mengerti motivasi staf
i. Uang  selalu melihat jam, jika belum bekerja
tanyakan bagaimana akan menghandle interaksi
dengan pasien berapapun dibayar, dan jika sudah
bekerja beri tahu untuk memperbaiki sikapnya
ii. Keuntungan pribadi  menawarkan produk tertentu
pada pasien
iii. Keyakinan
iv. Kewajiban  tipe pekerja keras
v. Sistem penghargaan
c. Sistem penghargaan yang adil dan efektif
V. Staff communication
a. Komunikasi merupakan elemen penting dalam manajemen dan membangun
hubungan yang bermakna antara anggota dental team
b. Saran untuk membangun interaksi positif :
i. Membantu orang lain kea rah yang benar
ii. Bersenang-senang
iii. Antusias
iv. Cari ide baru untk bekerja
v. Berani mengambil kesempatan
vi. Pertahankan sikap mental yang positif
vii. Menjaga kerahasiaan
viii. Pastikan informasi yang didengar
ix. Berbicara positif
x. Katakan “terimakasih”
xi. Ekspresikan sikap bahagia dalam komunikasi nonverbal
 xii. Jika tidak memiliki sesuatu yang positif untuk dikatakan, jangan
mengatakan apapun
c. Macam-macam saluran komunikasi
i. Formal
1. Downward
a. Berisi petunjuk, penjelasan, dan komunikasi yang
membantu karyawan dalam melakukan pekerjaan
2. Upward
a. Bebas mengekspresikan perasaan dan sikapnya
b. Kurangnya komunikasi akan membuat karyawan merasa
tidak puas
3. Horizontal
a. Penting untuk organisasi besar
b. Misal, dari departemen sat uke departemen lainnya
ii. Non-formal
1. Sering membawa rumorm interpretasi pribadi, atau informasi yang
terdistorsi
d. Memberdayakan karyawan
i. Lingkungan yang direkomendasikan untuk memberdayakan karyawan
adalah lingkungan dimana staf melakukan hal berikut :
1. Berjalan sesuai dengan pekerjaan dan perusahaan
2. Berperilaku secara bertanggungjawab
3. Melihat konsekuensi dari pekerjaan yang mereka lakukan
4. Tahu bagaimana melakukan dan bagaimana mereka dihargai di
praktik
5. Menentukan solusi untuk masalah
6. Memiliki masukan dalam pekerjaan yang dilakukan
7. Menghabiskan banyak waktu untuk tersenyum
8. Mminta orang lain jika mereka butuh bantuan
ii. Konsep memberdayakan karyawan
 1. Buat proses komunikasi yang lengkap, konsisten, dan jelas dapat
dipahami oleh semua anggota staf
2. Memastikan bahwa semua karyawan memahami apa yang
diharapkan dari mereka di posisi pekerjaan masing-masing
3. Memberikan setiap karyawan pelatihan yang tepat, informasi, dan
bahan-bahan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka
4. Jelas mendefinisikan dan membangun evluasi untuk
tanggungjawab setiap pekerjaan
5. Mendorong, mendukung, dan feedback yang jelas pada karyawan
6. Mendorong rasa tanggunghawab masing-masing karyawan
7. Mendorong pendidikan berkelanjutan dan mandate
8. Menciptakan peluang bagi anggota staf untuk bekerjasama dalam
tim
9. Buatlah memuji satu sama lain menjadi mudah
10. Dengarkan dan percaya pada karyawan.
e. Conducting staff members
i. Morning meeting
1. Dilakukan setiap pagi hari sebelum pekerjaan saat pasien belum
datang
2. Terkadang dilakukan dua kali sehari, di pagi dan sore hari sebelum
memulai tugas sore
3. Pertemuan tersebut memberikan kesempatan untuk
mempersiapkan perawatan pasien
ii. Tim rutin atau pertemuan staf bulanan
1. Merupakan pertemuan yang teratur dan terjadwal sebulan sekali
2. Sebagai cara efektif untuk menjaga komunikasi terbuka
3. Rapat staf memberikan kesempatan untuk untuk meninjau tujuan
praktik dan membantu motivasi staf
4. Waktu dan panjang rapat staf akan bervariasi tergantung kebutuhan
staf.
iii. Pedoman efektif dalam rapat tim, antara lain :
 1. Beritahu setiap anggota staf, waktu, dan tempat rapat staf.
Penggunaan email akan memastikan bahwa semua pihak yang
dikirim mendapatkan informasi
2. Meminta menjawab email untuk hadir
3. Menentukan prioritas agenda
4. Mendapatkan saran dari anggota staf
5. Memberikan Salinan agenda untuk setiap anggota staf, dan
mematuhi agenda
6. Review pencapaian
7. Menentukan tujuan dan kebutuhan untuk perubahan
8. Menetapkan metode untuk mencapai tujuan tersebut
9. Hasil pencapaian rapat
10. Pertahankan jadwal pertemuan
11. Jangan biarkan satu orang memonopoli pertemuan
12. Jangan mengubah pertemuan ke sesi mengeluh
iv. Managing conflict
1. Langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah
a. Beri waktu sesegera mungkin untuk mendiskusikan
masalah  penundaan dapat mengakibatkan konflik
tambahan
b. Dengarkan dengan sabar semua masalah dengan pikiran
terbuka
c. Menentukan masalah yang sebenarnya
d. Latihan pengendalian diri
e. Hindari keterlambatan dalam pengambilan keputusan
f. Mencatat.
v. Barriers to staff communication
1. Hambatan umum
a. Prasangka
b. Kurang mendengarkan
c. Ketidak sabaran
 d. Gangguan pendengaran
2. Hambatan tambahan
a. Status atau posisi
b. Sikap tentang pekerjaan
c. Kesulitan komunikasi dengan rekan kerja
3. Karena hambatan-hambatan tersebut pesan belum tentu diterima
sesuai keinginan. Harus menyadari kemungkinan adanya salah
tafsir. Evaluasi pertukaran informasi dan menentukan apakah
semua aluran komunikasi terbuka untuk semua orang secara
berkala.
VI. Advantages of hiring a skilled administrative assistant time management
a. Harus memiliki :
i. Pengetahuan luas
ii. Terorganisir
iii. Mampu merespon dan menentukan pilihan
iv. Pemahaman computer dan peralatan bisnis otomatis lainnya
v. Keterampilan dalam manajememen
vi. Mampu berkomunikasi dengan baik
b. Keuntungan :
i. Memahami teknologi dasar kedokteran gigi
ii. Memahami komunikasi interpersonal
iii. Memahami data klinis
iv. Mampu mengubah data klinis menjadi data keuangan
v. Mampu menjelaskan prosedur perawatan kepada pasien
vi. Dapat mempromosikan dental care
vii. Memahami konsekuensi apabila mengabaikan kesehatan gigi dan mulut
viii. Mampu melakukan prosedur infeksi kontrol
ix. Melaksanakan peraturan OSHA
x. Memahami jadwal kunjungan dari berbagai prosedur dental
xi. Mampu mengelola prosedur emergensi
xii. Minim melakukan kesalahan umum
 c. Manajemen Waktu
i. Aspek vital dari asisten administratif  manajemen waktu. Tahu
bagaimana melakukan tugas spesifik, mengetahui kapan untuk melakukan
masing-masing tugas, bagaimana untuk memilih pekerjaan yang dilakukan
terlebih dahulu, dna berapa lama tugas tersebut berlangsung
ii. Ada beberapa solusi yang bisa dilakukan untuk memanajemen waktu :
1. Siapkan to-do-list
2. Gunakan mensin penjawab otomatis saat bekerja
3. Belajar berkata tidak
4. Dll.
VII. Designing a procedural manual
a. Prosedur manual  serangkaian langkah yang akan dilaksanakan dan ditulis oleh
semua anggota dengan arahan dokter gigi
b. Berfungsi untuk mempertahankan efisiensi kerja dan komunikasi yang baik
c. Meliputi :
i. Filosofi dokter gigi dalam praktiknya
ii. Penjelasan tanggungjawab dari anggota
iii. Detail teknik yang diimplementasi dalam setiap prosedur, baik lingkungan
bisnis maupun klinis dari klinik gigi
d. Pedoman prosedur manual:
i. Tujuan dari prosedur manual
ii. Filosofi praktik kedokteran gigi
iii. Daftar isi
iv. Komunikasi dalam praktik kedokteran gigi
1. Kosa kata
2. Telekomunikasi
3. Teknis resepsi
4. Komunikasi tertulis
5. Edukasi pasien
6. Kerahasiaan
v. Kebijakan staf
1. Tingkah laku
2. Penampilan
3. Dress codes
4. Staff meetings
a. Harian
b. Reguler
5. Penggunaan telepon klinik untuk kebutuhan pribadi
6. Penggunaan telepon genggam pribadi
7. Arsip klinik dokter gigi
a. Kontrol infeksi
b. Arsip pasien
c. Arsip occupational safety and health administration
(OSHA)
d. Material Safety Data Sheets
e. Arsip pegawai
f. Transfer arsip
g. Penyimpanan arsip
8. Kebijakan kontrol infeksi
a. Pedoman OSHA
b. Kategori risiko kesehatan
c. Nomenklatur
d. Pedoman sterilisasi dan disinfeksi
e. Manajemen limbah
f. Prosedur rekam medik
g. Universal precautions
h. Vaksinasi preventif
9. Prosedur klinis
a. Kegawatandaruratan
b. Susunan tray
c. Sterilisasi
d. Resep dokter
 e. Sistem invetarisasi
10. Edukasi lanjutan
11. Organisasi profesi
vi. Kebijakan kerja
1. Bersifat adil dan wajar  mencegah terjadinya konflik
VIII. Hiring practice
a. Menuliskan deskripsi pekerjaan
b. Menulis lowongan pekerjaan
c. Wawancara calon karyawan
d. Pelatihan karyawan baru

Tambahan :

I. Apakah kualifikasi yg kerja?

a. Professional account
b. Modal dari klinik2 itu udh cukup belum buat gaji perbulan -> sekolah kejuruan
dan diberi pelatihan berkala
II. Bagaimana caranya meyakinkan pasien untuk fresh graduate?
a. Lebih ke komunikasi pasien tapi bukan skill
b. Profesionalisme
III. Morning meeting itu penting
a. Biasanya di klinik yg unitnya lebih dr 1
b. Rencana perawatan hari itu
IV. Pertemuan rutin
a. Profitable atau tdk
b. Complain atau tdk
c. Bahan yg expired dan hrs diganti
V. Mempertahankan jadwal harian
a. Personal appointment
b. To do list (buat sebanyak mungkin hal untuk dilakukan)
c. Adm staf : untuk perjanjian, perawatannya apa
d. Ini yg bikin pasien seneng, ketepatan gt