SISTEM DAN KOMPONEN ARSIP ELEKTRONIK

1. Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik

Beberap vendor menyediakan sistem pengelolaan kearsipan secara baik dan benar. Saat
ini terdapat 3 sistem utama di pasar yaitu:
a. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (Electronic document management system–
EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronis melalui
computer masing-masing pegawai, misalnya word processing, spreadsheet, presentasi,
proyek, dan lain-lain
b. Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system-EIS) yang akan mengelola
dokumen hasil pemindaian (scan).
c. Software Manajemen Dokumen (record management software-RMS) yang akan
mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat
penyimpanan yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam
kantor atau pusat penyimpanan dokumen.

2. Komponen Arsip Elektronik

Komponen-komponen dasar dalam memilih sistem pengarsipan elektronik (Sukoco,
2007: 116-121), yaitu:

a. Memindahkan dokumen
a. Scanning. Memindai atau men-Scan gambar yang dapat disimpan di computer.
b. Conversion. Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word
processor atau spreadsheet menjadi kata gambar permanen untuk disimpan pada
sistem komputerisasi. Proses konversi ini akan menghasilkan dokumen yang
lengkap dengan tetap menjaga format visual dan layout dari data original.
c. Importing. Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen
office suite, grafik, audio clips, atau data video, ke dalam sistem pengarsipan
dokumen elektronis. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag dan drop ke
sistem dan tetap menggunakan format data aslinya. Data ini dapat ditampilkan
dalam format originalnya baik dengan menjalankan aplikasi aslinya atau dengan
menggunakan file viewer dari sistem terkomputerisasi.

b. Menyimpan dokumen
 Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar. Sitem
penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah
dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.

c. Mengindeks dokumen
Ketika dokumen berupa kertas disimpan di kantor, dokumen itu harus dikelola agar
bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, disortir, diindeks,
ditempatkan pada folder, dan dimasukkan filling cabinet. Tanpa langkah ini, mustahil
suatu dokumen kertas dapat ditemukan. Begitu juga arsip elektronik, yang memerlukan
beberapa metode guna mengeloa informasi yang mudah dipahami oleh user pada saat
ini maupun masa yang akan datang. Ada tiga metode dalam mengelola pengindeksan
arsip elektronik:
1) Index Field, adalah yang menggunakan katergorisasi tema dan kata kunci sebagai
metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas. Indeks ini dapat
digunakan untuk mengkategorisasi dokumen, sehingga memungkinkan pelacakan
tanggal penyimpanan oleh pengguna yang lain.
2) Full-text indexing, dengan meng-install software Optical Character Recognition
(OCR), menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan
menggunakan kata kunci.
3) Folder/File Structure. Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian
dokumen.

d. Mengontrol akses
Komponen ini penting untuk diperhatikan dalam pengarsipan dokumen secara
elektronik. Pada dasarnya arsip yang ada dalam suatu perusahaan yang terhubung
dengan LAN diseluruh ruangan kantor akan dibaca oleh setiap orang dalam perusahaan
tersebut. Diperlukan pengamanan dan pengontrol akses setiap mengakses setiap
dokumen-dokumen yang tersimpan.