Guideline Fuel pre dan pasca

Migrasi End State

Jakarta, Agustus 2021

NOVASI KONTRAK KERJASAMA PENGUSAHAAN
Tata Cara Proses Novasi Kontrak
1. Proses penandatanganan novasi kontrak
 Pelaksanaan penandatanganan novasi kontrak dilakukan oleh tiga pihak yaitu mitra
Lembaga Penyalur, pejabat Pertamina Persero dan pejabat Pertamina Patra Niaga.
 Untuk penandatanganan mitra Lembaga Penyalur dan pejabat Pertamina Persero
dapat dilakukan sebelum legal endstate berlaku. Namun, untuk pejabat Pertamina Patra
Niaga, proses penandatanganan dapat dilakukan setelah legal endstate berlaku.

2. Berkas yang perlu disiapkan saat proses sign oleh SPBU

(a) Akta perusahaan terbaru
(b) KTP Direktur terbaru
Berkas ini dapat disampaikan terlebih dahulu kepada Pertamina Persero untuk dicek
kesesuaiannya. Apabila sudah sesuai, proses signing bisa dilakukan baik dengan tatap
muka maupun virtual. Proses signing dimungkinkan untuk dilakukan secara sirkuler tanpa
notaris.

3. Terjadi proses perubahan PT akibat jual beli atau kepemilikan saham saat proses
signing novasi kontrak
 Diproses sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam kontrak eksisting terkait
peralihan kepemilikan dan diproses sesuai peraturan yang berlaku di Pertamina
MEKANISME PENEBUSAN BBM PRE DAN PASCA ENDSTATE
Proses Penebusan BBM dengan Sales Order (SO)
1. Proses penebusan BBM pra dan pasca legal endstate berjalan seperti biasa (normal) dengan
menggunakan H2H. Per tgl 1 September 2021, proses penebusan baru bisa dilakukan pukul
07.00 WIB. Jika terdapat kendala melalui H2H, maka dapat dilakukan penebusan dengan
mekanisme setoran Virtual dengan nomor virtual yang sudah disampaikan pihak Pertamina.

2. Mengoptimalkan penyelesaian sisa LO di bulan Agustus 2021.

3. Apabila memiliki saldo lebih bayar, maka agar segera dimintakan pembuatan credit note
dan digunakan di bulan Agustus.

4. Penebusan pada tanggal 31 Agustus 2021 untuk penyaluran bulan Sept 2021 nanti
dilakukan Maksimal Pukul 14.00 WIB.

5. Untuk sisa saldo atas LO Agustus 2021 yang belum tersalurkan Customer akan dikonfirmasi
via email atas sisa LO tersebut akan direfund ke PT Pertamina Patra Niaga agar penyaluran
BBM di bulan Sept 2021 berjalan lancar.

6. Seluruh customer dihimbau agar melakukan planning SMS MS2 pada tanggal 31 Agustus
2021 diatas pkl. 12.00 WIB
Do & Don’t Customer dengan Sales Order (SO)

Tidak berlaku setor angkut pada tanggal 31 Agustus 2021 karena penebusan tanggal
31 untuk SO nya sudah otomatis tercreate oleh Tim SSC.
Proses Penebusan BBM dengan Schedule Agreement (SA)

1. Untuk Customer dengan penebusan SA seperti SPBUN dan SPBB agar melakukan
penebusan untuk bulan September 2021 dibulan yang sama yaitu September 2021.

2. Untuk Customer yang memiliki alokasi di tanggal 01 Sept 2021 penebusannya

dilakukan di tanggal 01 Sept 2021 juga dan dilakukan setor angkut untuk
penyalurannya wajib berkoordinasi dengan SBM setempat pada H-1.

3. Agar dipastikan bahwa sisa LO bulan Agustus terealisasi di bulan Agustus. Jika
masih terdapat LO sisa maka LO tidak dapat disalurkan dan customer diwajibkan
menyampaikan permohonan refund dengan eskalasi tercepat 3x24 jam . Proses refund
dengan mengisi form refund.

4. Untuk menghabiskan sisa LO di bulan Agustus 2021, maka penebusan di tgl 31 Agustus
2021 diwajibkan setor angkut dengan berkoordinasi ke SBM setempat pada H-1.
Proses Penebusan BBM dengan Schedule Agreement (SA)

Jangan melakukan penebusan di bulan Agustus 2021 untuk SA bulan Sept 2021 karena
akan menimbulkan kendala penyaluran.
MEKANISME CREDIT/DEBIT NOTE PASCA ENDSTATE
Proses Credit/Debit Note

 Credit Note/Lebih bayar dapat diperoleh jika telah melunasi kekurangan bayarnya,
sisa lebih bayar yang belum di kompensasikan di penebusan Agustus 2021, maka
akan dilakukan Proses Refund ke rekening Customer

 Prosedur Proses Refund lebih bayar adalah sebagai berikut:

a. Customer bersurat ke Region Manager Retail Sales III dengan menyebutkan
jumlah lebih bayar dengan melampirkan copy rekening perusahan
b. Apabila Customer belum mengetahui jumlah lebih bayarnya, agar berkoordinasi
dengan SBM atau Fungsi Keuangan
c. Proses Refund minimal 7 Hari Kerja setelah dokumen dinyatakan lengkap
 Debit Note/Kurang bayar agar segera dilakukan pembayaran paling lambat 31
Agustus 2021

 Debit Note/Kurang bayar yang belum dilakukan pembayaran oleh customer sampai
dengan 31 Agustus 2021, maka akan ditagihkan kembali di bulan September 2021
dengan menggunakan nomor Debit Note yang baru, dan agar dilakukan pembayaran
sesuai dengan Virtual Account yang tercantum pada Debit Note
 Link Absensi https://ptm.id/SosialisasiEndStateJBB

Note : Materi Guideline Pre dan Pasca

Migrasi End State berlaku tmt End State
Resmi Diumumkan