BAB 1

KONSEP DASAR KEPROTOKOLAN

A. RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

1. Pengertian Umum Keprotokolan

Kata protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu protos yang berarti pertama dan colla
yang berarti melekatkan. Jadi, menurut asal katanya, protokol adalah lembaran pertama yang
melekat pada dokumen utama. Lama kelamaan, dokumen yang berisi simpulan-simpulan suatu
perjanjian internasional juga disebut protokol. Keprotokolan dapat dimaknai sebagai aturan baku
yang menyangkut penyelenggaraan acara-acara resmi ( pemerintah ), cara memperlakukan
penjabat pemerintah dalam aktivitas kedinasan, dan cara penyelenggaraan kegiatan oleh instansi
pemerintah atau masyarakat umum. Pihak yang bertindak sebagai pengemban tugas
keprotokolan dikenal dengan istilah protokoler. Keprotokolan sendiri telah diatur dalam
beberapa ketentuan perundangan, antara lain sebagai berikut :
a. Berdasarkan UU No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan :
1.) Penjabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana
dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
dna penjabat negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.
2.) Penjabat Pemerintah adlaah penjabat yang menduduki jabatan tertentu dalam
pemerintahan, aik pusat maupun daerah.
3.) Tamu Negara adalah pimpinan negara asing yang berkunjung secara kenegaraan,
resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.
b. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 9 Tentang Keprotokolan :
1.) Pasukan pengamanan Presiden ( Pasampres ) adalah pasukan yang bertugas
melaksanakan pengamatan fisik langsung jarak dekat setiap saat kepada Presiden
dan Wakil Presiden, mantan Presiden dan Wakil Presiden beserta keluarganya, serta
tamu negara setingkat kepala negara/kepala pemerintahan.

1
 2.) Konferensi Internasional adalah pertemuan antara wakil-wakil dari tiga negara atau
lebih untuk membahas topik tertentu yang menjadi kepentingan bersama secara
internasional.
3.) Perjanjian Internasional adalah perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu, yang
diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan
hak dan kewajiban di bidang hukum publik.
4.) Organisasi Internasional adalah organisasi antarpemerintah yang diakui sebagai
subjek hukum internasional dan mempunyai kapasitas untuk embuat perjanjian
internasional.
5.) Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Pneuh (Duta Besar LBBP) adalah seseorang
yangb diangkat dan diberhentikan oleh kepala negara / kepala pemerintahan negara
pengirim untuk jabatan Kepala Perwakilan Diplomatik untuk mewakili dan
meperjuangkan kepentingan bangsan dan negara di negara penerima atau pada
organisasi internasional.
c. Aturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No. 40 Tahun 2015 tentang Pedoman
Keprotokolan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara :
1.) Upacara Bendera adalah kegiatan pengibaran atau penurunan bendera merah putig
yang dilaksanakan dalam rangka memperingati hari-hari besar nasional, seperti
HUUT Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
2.) Very Very Important Persons ( VVIP ) adalah Presiden dan Wakil Presiden berserta
keluarganya, tamu negara setingkat kepala negara / kepala pemerintahan, serta
pimpinan organisasi internasional.
3.) Very Important Persons (VIP) asalah tami kehormatan selain Presiden dan Wakil
Presiden beserta keluarganya, tamu negara setingkat kepala negara / kepala
pemerintahan, serta pimpinan organisasi internasional.
4.) Tim Protokol adalah tim yang diberikan tugas oleh penjabat yang membidangi
urusan keprotokolan atau bagian yang membidangin administrasi umum pada
PKP2A dan Perguruan Tinggi di Lingkungan LAN untuk mengatur serta
melaksanakan tugas pelayanan keprotokolan dalam berbagai kegiatan sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang berlaku.

2
2. Asas Keprotokolan
Asas keprotokolan adalah asas yang mengatur bidang keprotokolan serta harus dijunjung
dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokoler. Berikut informasi lebih lanjut mengena
asas keprotokolan.
a. Jenis-Jenis Asas Keprotokolan
Keprotokolan diatur berdasarkan asas-asas, antara lain sebagai berikut :
1.) Asas kebangsaan
Keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang
dipengaruhi kebinekaan (pluralistic) dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
2.) Asas ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan
masyarakat melalui kepastian hukum.
3.) Asas keseimbangan, kesesuaian, dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu kesesuaian dan keselarasan anatar warga
negara ( sebagai individu) dan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan negara.
4.) Asas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh
negara.
b. Jenis Asas Keprotokolan sesuai Kontekstual
Kegiatan keprotokolan termasuk dalam kegiatan yang terencana, terstruktur, teratur, rapi,
dan terorganisasi. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua, yaitu
kegiatan yang sifatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan yang berkaitan dengan
lemabaga perguruan tinggi. Kegiatan-kegiatan tersebut diatur dalam asas-asas berikut :
1.) Asas kenegaraan, yaitu asas yang meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan
baik dalam bangsa sendiri ataupun dengan bangsa dan negara lain. Asas kenegaraan
diterapkan dalam kegiatan kunjungan tamu negara di dalam negeri ataupun kunjungan
perwakilan RI ke luar negeri.
2.) Asas kebangsaan, Dalam asas kebangsaan, pengaturan dilakukan selaras dengan
kedudukannya sebagai lambang kedaulatanuntuk meningkatkan jiwa dan semangat
kebangsaan. Asas kebangsaan diterapkan dala urutan kunjungan penjabat RI dan

3
 tamu asing di daerah, serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera
kebangsaan.
3.) Asas pergaulan, yaitu asas yang meliputi seperangkat peraturan mengenai perilaku dalam
tata pergaulan resmi. Asas pergaulan diterapkan dalam kegiatan resmi yang melibatkan
pemerintah negara dan wakil-wakilnya, ataupun tamu negara yang berasal dari luar
negera.
4.) Asas acara, yaitu asas yang mengatur kegiatan yang besifat resmi, termasuk pemberian
penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan kedudukannya.

3. Unsur-Unsur Keprotokolan

Ada empat unsur keprotokolan, antara lain sebagai berikut :

a. Tata cara, yaitu unsur yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu
acara tertentu, menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan
sebelumnya.
b. Tata krama, yaitu unsur yang memperhatikan pulugan kata, tata cara berkomunikasi, serta
perlaku yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
c. Aturan adat kebiasaan, yaitu suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan
secara universal oleh setiap negara.
d. Tata penghormatan, yaitu unsur yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap
orang lain dalam suatu acara keprotokolan.

4. Ruang Lingkup Kegiatan Keprotokolan

Ruang lingkup kegiatan keprotokolan meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Tata cara penerimaan tmu
Tata cara penerimaan dan penyambutan kunjungan tamu negara diatur dalam
peraturan menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang kesekretariatan
negara. Tata cara penerimaan tamu pemerintah dan tamu lembaga negara asing
dilaksanakan secara seksama dan terkoordinasi. Tamu negara harus mendapatkan
penghormatan dengan pelayanan keprotokolan dan fasilitas keamanan.
b. Kunjungan tamu dalam dan laur negeri
Berikut contoh kunjungan tamu dalam dan luar negeri.

4
 1.) Kunjungan kenegaraan, yaitu kunjungan yang dilakukan oleh kepala negara (baik
raja, presiden, sultan, ratu, paus, maupun yang dipertuakan agama ) dalam suatu
periode masa jabatan dan baru pertama kali diadakan. Kegiatan ini bertuuan
memperkenalkan diri atau mengawali suatu perjanjian kerja sama antara kedua
negara dalam suatu bidang tertentu.
2.) Kunjungan resmi, yaitu kunjungan yang dilakukan oleh kepala pemerintahan
(misalnya perdana menteru dan kanselir) untuk pertama kalinya atau kunjungan
kepala negara untuk kedua kalinya atau lebih ke negara lain. Kegiatan ini bertujuan
menindaklanjuti atau mengembangkan suatu perjanjian kerja sama yang disepakati
sebelumnya atau berdasarkan undangan negara yang dikunjungi.
3.) Kunjungan kerja, yaitu kunjungan yang ketiga kali atau lebih oleh kepala negara
ataupun kepala pemerintahan ke suatu negara tertentu. Kunjungan ini dilaksakana
dalam rangka menghadiri pertemuan-pertemuan internasional, misalnya konferensi
tingkat tinggi.
c. Penyelenggaraan jamuan kenegeraan
Jamuan kenegaraan adalah jamuan yang diperuntukan bagi kepala negara dalam
suatu kunjungan kenegaraan.
d. Penyelenggaraan jamuan resmi
Jamuan resmi diperuntkan bagi kepala pemerintahan dan pimpinan organisasi
internasional dalam suatu kunjungan resmi.
e. Penyelenggaraan upacara benderan dan upacara bukan bendera
Upacara bendera adalah kegiatan pengibaran bednera merah putih yang
dilaksanakan dalam memperingati hari-hari besar nasional, sedangkan upacara bukan
upacara bendera adalah kegiatan yang memerlukan pengaturan protokol, seperti
penerimaan tamu resmi Kepala LAN, pembukaan seminar, pelantikan perjabat, atau
tanda tangan nota kesepahaman dengan instansi atau negara lain.
f. Perjalanan dinas dalam negeri dan ke luar negeri.
g. Penyelengaraan rapat dinasi di dalam dan luar kantor.

5
5. Fungsi Pokok Keprotokolan
Keprotokolan memiliki fungsi pokok, yaitu turut menjaga dan meningkatkan citra
instutusi, yang pada umumnya memiliki serangkaian aturan atau tata cara yang menjadi
rujukan ketika mengadakan acara resmi atau menyambut tamu yang berkunjung ke
institusi tersebut.
a. Fungsi perencanaan, yaitu fungsi yang menatur tentang tujuan suatu acara yang
akan dilaksanakan, Fungsi perencanaan meliputi pemilihan waktu, tempat, dan
situasi yang akan digunakan.
b. Fungsi peroganisasian, yaitu fungsi yang menatur anggota kepanitiaan yang terlibat
dalam suatu acara secara terperinci.
c. Fungsi pergerakan, yaitu fungsi yang memiliki tugas sebagai pengawas dan
pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.
d. Fungsi pengawasan, yaitu fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk
memberikan pengamanan dan rasa jera bagi karyawan yang tidak memenuhi
peraturan.
e. Fungsi pengoordinasian, yaitu fungsi yang mengatur sikap kekompakan kerja sama
pada setiap anggootan dalam suatu sistem keprotokolan.
f. Fungsi pengambilan keputusan, yaitu fungsi yang bertujuan memutuskan segala
sesuatu yang berkatan dengan jasil perenvanaan suatu kelompok keprotokolan yang
digunakan pada suatu acara.

6. Syarat-Syarat Petugas Keprotokolan

Orang yang mengatur kegiatan protokol adalah penjabat atau peygas bagian protokol
yang memiliki pengetahuan dan kompeyensi dalam menyelenggarakan kegiata keprotokolan.
Petugas yang menjalankan kegiatan protokol lazim dikenal dengan sebutan protokoler.
Protokoler harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan efektif karena akan
selalu terkait dan berhubugan dengan bagian atau komponen lain dalam menunjang
keberhasilan dan kesuksesan acara secara keseluruhan. Protokoler yang baik harus memenuhi
bebebrapa syarat. Syarat menjadi proyokoler terbagi menjadi dua, yakni syarat umum dan
syarat teknis.

6
a. Syarat Umum
Beberapa syarat umum menjadi seorang protokoler, yaitu :
1.) mempunyai pengetahuan tentang kegiatan keproyojolan,
2.) memiliki kemampuan berkomuikasi yang baik dalam hubunngan antarmanusia,
3.) bermental kuat dan kepribadian tangguh
4.) kreatif, terampil, dan cekatan,
5.) mampu menguasai dan mengendalikan situasi,
6.) peka terhadap perubahan dan permasalah yang timbul,
7.) mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat,
8.) sopan dan memahami etika bersosialiasi,
9.) menghargai orang lain,
10.) percaya diri,
11.) berpenampilan menarik,
12.) pandai memilih busana sesuai dengan acara,
13.) mampu berbicara dengan tekanan dan volume suara yang baik,
14.) memiliki pengetahuan tentang tata usaha manajemen, dan
15. ) berwawasan luas.

b. Syarat Teknis
Beberapa syarat teknis menjadi seorang protokoler, yaitu :
1.) harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut untuk turut
memperhatikan kepentingan bidang lainnya,
2.) dapat mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib,
dan berwibawa dalam kondisi yang berasaskan kekeluargaan guna menjamin
keberhasilan pelaksanaan tugas,
3.) dapat menguasai segala permasalahan, tetapi tidak beraru harus melaksanakannya
sendiri,
4.) memahami arti penting dekorasi, kebersihan, dan keamanan tempat berlangsungnya
kegiatan,
5.) memahami prinsip-prinsi manajemen dengan baik, dan
6.) mampu berpakaian yang baik sesuai dengan kaidah ketimuran

7
8