Otomatisasi Tata Kelola Humas Dan Keprotokolan C3 Kelas XI
Otomatisasi Tata Kelola Humas Dan Keprotokolan C3 Kelas XI
Penulis :
Dr. Suyitno, S.E., M.Pd
Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe
Photoshop CS3.
Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)
B5 (17,6 × 25) cm
viii + 145 halaman © Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.
Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun
tanpa izin tertulis
Puji syukur ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga
buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan untuk siswa SMK/MAK Kelas XI ini
telah diselesaikan. Buku ini disusun sesuai dengan tuntutan Kurikulum 2013 dengan revisi
terbaru, yang diharapkan dapat menjadi buku panduan belajar dan praktik bagi siswa dan
guru Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Program Keahlian Manajemen Perkantoran. Buku
ini dirancang untuk memperkuat kompetensi siswa dari sisi pengetahuan, keterampilan dan
sikap berkarakter secara utuh. Buku ini telah dirancang sesuai dengan model pembelajaran
berbasis HOTS dan STEM serta diselaraskan dengan pembelajaran Revolusi Industri 4.0
sehingga diharapkan dapat menjadi bahan ajar yang lebih sesuai dalam pencapaian
kompetensi siswa.
Terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu hingga terwujudnya
buku ini, terutama kepada Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan dan Penerbit yang
telah memfasilitasi penerbitan buku ini.
Dengan hadirnya buku ini diharapkan siswa lebih mudah dan siap dalam belajar
serta menerapkan ilmu hasil proses belajarnya selama ini. Kami menyadari masih terdapat
kekurangan dalam buku ini, untuk itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini
sangat diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi siswa dan guru Sekolah
Menengah Kejuruan khususnya, dan bagi semua pihak yang membutuhkan.
Tim Penulis.
BAB 1 KEHUMASAN................................................................................................ 1
A. Sejarah Humas/Public Relations............................................................................ 3
B. Definisi Humas/Public Relations............................................................................ 6
C. Fungsi Humas................................................................................................................ 6
D. Aspek-aspek Humas.................................................................................................... 7
E. Proses Humas................................................................................................................ 8
F. Manfaat Humas............................................................................................................ 10
Uji Kompetensi....................................................................................................................... 12
Daftar Isi v
Daftar Gambar
Gambar 1.1. Ivy Ledbetter Lee, The Father of Public Relations ................................................... 3
Gambar 1.2 Edward Bernays, “The Father of Modern Public Relation”.................................... 4
Gambar 1.3. Prita Kemal Gani, Pendiri London School of Public Relation............................... 5
Gambar 1.4 Contoh Kasus Humas dan Penyelesaiannya ............................................................. 10
Gambar 2.1. Bagan Manajemen Komunikasi Terbuka................................................................... 20
Gambar 2.2. Bagan Proses Tata Kelola Kehumasan......................................................................... 21
Gambar 3.1. Pengelompokan Khalayak Humas............................................................................... 32
Gambar 4.1. Dinamika Etika Kehumasan............................................................................................ 42
Gambar 5.1. Sikap dalam Bekerja.......................................................................................................... 59
Gambar 5.2. Grooming.............................................................................................................................. 61
Gambar 5.3. Grooming and Personality............................................................................................... 63
Gambar 5.4. Pemberian Greeting.......................................................................................................... 64
Gambar 5.5. Pelayanan Prima Berdasarkan Tindakan.................................................................... 66
Gambar 6.1. Model Komunikasi Alir Dua Tahap............................................................................... 80
Gambar 6.2. Model Komunikasi Alir Dua Tahap............................................................................... 80
Gambar 6.3. Model Komunikasi Alir Multi Tahap............................................................................. 81
Gambar 7.1. Gaya Piramida Terbalik Penyusunan Press Release................................................ 96
Gambar 7.2. Contoh Press Release........................................................................................................ 98
Gambar 8.1. Contoh House Journal....................................................................................................... 107
Gambar 8.2. Contoh Annual Report...................................................................................................... 108
Gambar 8.3. Contoh Advertorial/Pariwara.......................................................................................... 109
Gambar 8.4. Contoh Brosur/Selebaran................................................................................................. 109
Gambar 8.5. Contoh Media Kits.............................................................................................................. 110
Gambar 8.6. Contoh Media Sosial Online............................................................................................ 111
Gambar 9.1. Company profile engineering........................................................................................ 125
Gambar 9.2. Company Profile Event Organizer................................................................................. 126
Gambar 9.3. Company Profile Furniture............................................................................................... 126
Gambar 9.4. Company Profile dalam Bentuk Web Terintegrated............................................... 127
Gambar 9.5. Company Profile dengan Video..................................................................................... 127
vii
viii Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk SMK/MAK
B AB
1 Kehumasan
Kompetensi Dasar
3.1 Memahami Kehumasan
4.1 Melakukan pengelompokan kehumasan
Kehumasan 1
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini diharapkan peserta didik dapat:
1. Menjelaskan sejarah Humas/Public Relation
2. Menjelaskan definisi Humas/Public Relation
3. Menjelaskan fungsi kehumasan
4. Mengidentifikasi aspek-aspek kehumasan
5. Menjalankan proses humas
6. Menunjukkan manfaat humas
Peta Konsep
Sejarah Humas
(Public Relation)
Definisi Humas
(Public Relation)
Aspek-Aspek Humas
Proses Humas
Manfaat Humas
A. Sejarah Humas/PR
Kehumasan 3
Gambar 1.2. Edward Bernays, “The Father of Modern Public Relation”.
(Sumber: https://www.google.co.id/
Dan bagaimana pula perkembangan PR/Humas di Indonesia?
PR/Humas di Indonesia mulai di akui pada tahun 1950 secara konseptual, pada saat
Indonesia mendapat pengakuan dari Kerajaan Belanda pada tanggal 27 Desember 1949.
Kala itu Indonesia masih sangat muda dan tidak berpengalaman. Indonesia butuh bantuan
secara materi dan moral dari dunia. Maka dari itu dunia harus mengetahui dan paham dengan
kondisi Indonesia. Sehingga dunia mau berempati pada Indonesia. Untuk itu dibuatlah
Departemen Penerangan. Setelah berjalan beberapa tahun, dirasa Departemen Penerangan
belum menyeluruh, maka kemudian pemerintah membentuk Divisi Humas pada tahun 1962.
Dengan dibentuknya Divisi Humas, PR/Humas di Indonesia mulai terorganisir. Sampai
pada tahun 1972, tepatnya pada tanggal 15 Desember, Perhimpunan Hubungan Masyarakat
(PERHUMAS) resmi didirikan. Perhumas didirikan oleh Marah Joenoes yang merasa perlu
adanya perhimpunan untuk profesi ini.
Secara kelembagaan atau institusional profesi PR diakui kberadaannya sejak terbentuknya
BAKOHUMAS pada tanggal 13 Maret 1971. Bakohumas ini menghimpun para pejabat dan
para staf PR di lingkungan departemen, lembaga pemerintah, dan BUMN. Perkembangan
PR di Indonesia cukup pesat ada 3 (tiga) yang melatarbelakangi, yakni kemajuan teknologi,
pertumbuhan ekonomi, dan kian hausnya masyarakat akan informasi. Selanjutnya, lembaga
pertama di Indonesia yang menghimpun pra praktisi PR (individu) adalah Perhumas (Public
Relations Associatos of Indonesi). Pendirinya dari kalangan swasta dan pemerintah antara lain:
Wardiman Djojonegoro, Brigjen Soemrahadi, Marah Joenoes, Nana Sutrisna, Feisal Tamin,
R.M. Hadjiwibowo, Dr. Alwi Dahlan, Drs. Soemadi, Uman Soedjon, Isaksono Noeradi, dan
beberapa tokoh lainnya.
Pada tanggal 13 September 1996 dibentuklah Forkamas (Forum Komunikasi Humas
Perbankan) yang khusus menghimpun pejabat PR di lingkungan perbankan, Penggagasnya
Gubernur Bank Indonesia saat itu, Soedrajad Djiwandono.
Namun, orientasi PR Indonesia belum seutuhnya dapat dikatakan sebagai “PR” sejati,
sebab berbeda dengan konsep yang diterapkan oleh Ivy Ledbetter Lee yang mempunyai
posisi pemimpin dan diberi kebebasan untuk berprakarsa dalam menyiapkan secara bebas
serta terbuka. Tidak heran jika di periode pertama PR di Indonesia secara struktural belum
banyak ditempatkan dalam top manajemen. Hal ini sangat ironis, padahal dalam kenyataannya
Gambar 1.3. Prita Kemal Gani, Pendiri London School of Public Relation
(Sumber: https://www.google.co.id/)
Sekarang bagaimana dengan kalian sebagai generasi penerus bangsa yang nantinya
melanjutkan estafet kemajuan negara tercinta? Tentunya wajib ikut berperan sebagai humas
di era global saat ini.
Di samping ini semua sejarah perkembangan Public Relations bisa dilihat dari beberapa
gambaran kronologi seperti berikut ini:
1. Abad ke-19 : PR di Amerika dan Eropa merupakan program studi yang mandiri
didasarkan pada perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
2. 1865-1900 : Publik masih dianggap bodoh.
3. 1900-1918 : Publik diberi informasi dan dilayani.
4. 1918-1945 : Publik diberi pendidikan dan dihargai.
5. 1925 : Di New York, PR sebagai pendidikan tinggi resmi.
6. 1928 : Di Belanda memasuki pendidikan tinggi dan minimal di fakultas sebagai
mata kuliah wajib. Di samping itu banyak diadakan kursus-kursus yang
bermutu.
7. 1945-1968 : Publik mulai terbuka dan banyak mengetahui
8. 1968 : Di Belanda mengalami perkembangan pesat. Ke arah ilmiah karena
penelitian yang rutin dan kontinu.
Di Amerika perkembangannya lebih ke arah bisnis.
1. 1968-1979 : Publik dikembangkan di berbagai bidang, pendekatan tidak hanya satu
aspek saja.
2. 1979-1990 : Profesional/internasional memasuki globalisasi dalam perubahan mental
dan kualitas
Kehumasan 5
3. 1990-sekarang: Perkembangannya antara lain:
a. Perubahan mental, kualitas, pola pikir, pola pandang, sikap dan
pola perilaku secara nasioal/internasional.
b. Membangun kerja sama secara lokal, nasional, dan internasional.
c. Saling belajar di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, iptek,
sesuai dengan kebutuhan era global/informasi.
C. Fungsi Humas
D. Aspek-Aspek Humas
Setelah mengetahui definisi dan fungsi humas dapatlah kita ketahui bahwa dalam tugas
humas terdapat aspek aspek di dalamnya, antara lain:
1. Aspek Layanan, yaitu untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses
bisnis/kegiatan perusahaan juga layanan pelanggan dan dukungan teknis, dengan
tujuan menarik pelanggan/klien dan memeliharanya agar tidak berada di tempat kita.
Contohnya pada perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan
bertahan pada perusahaan tersebut.
2. Aspek Komunikasi, yaitu perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau
hubungan dua arah (two-way commucations). Definisi mengenai humas kemudian
memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between
(antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi
timbal balik (interaktif ). Contohnya sebelum para karyawan perusahaan melakukan
unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus melibatkan semua staf perusahaan yang
bersankutan untuk mencegah aksi umpan balik. Public relations menggunakan informasi
untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan risiko
unjuk rasa dan kemudian melasanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh
karyawan perusahaan.
3. Aspek Kesetiaan, mempengaruhi pelaku orang secara individu maupun kelompok
saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, di mana persepsi,
sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan di mana dia
berada. Contohnya menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan
Kehumasan 7
demi kelancaran jalannya perusahaan.
4. Aspek Produktivitas, secara umum produktivitas mengandung pengertian
perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keselutuhan sumber
daya (input) yang digunakan, dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil atau
output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/
kerja. Semakin baik kinerja seorang pegawai, berarti tersebut juga semakin produktif
atau produktivitasnya semakin meningkat. Contohnya merancang iklan yang menarik
dan inovatif sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan
produktivitas diperusahaan.
5. Aspek Etika Moral, dalam era globalisasi yang ditandai munculnya kebebasan pers,
mengeluarkan pendapat/opini dan berekspresi terbuka, serta kemampuan untuk
berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya dibidang jasa teknologi
informasidan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara,
sehingga dampaknya sulit dibendungoleh negara lain sebagai target sasarannya.
Contohnya tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proes
berjalannya perusahaan.
E. Proses Humas
Berbicara tentang proses humas, tidak akan bisa lepas dari aspek manajemen PR, telah
kita ketahui pada dasarnya fungsi humas tidak lepas dari fungsi manajemen, begitu juga
dengan proses kerja humas yang tidak lepas dari fungsi manajemen.
Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center proses manajemen public relations
sepenuhnya mengacu kepada pendekaan manajerial, di mana proses kerjanya dilakukan
melalui 4 (empat) tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk
melaksanakan program kerja kehumasan, yaitu: fact finding, planning, communicating
dan evaluating.
1. Fact Finding yaitu mendifinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian
dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik
terhadap lembaga. Tahap ini memberikan landasan pada tahap-tahap berikutnya
dalam proses penyelesaian masalah, dengan mengatakan, “Apa yang terjadi sekarang.”
2. Planning yaitu membuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk
membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan
kepentingan publik. Tahap ini melibatkan hal-hal yang ditemukan pada tahap pertama.
Tahap kedua ini berusaha menjawab, “Didasarkan pada apa kita telah mempelajari
situasi, apa yang akan kita ubah atau lakukan dan katakan?”
3. Communicating yaitu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu
mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksaan
program tersebut. Jadi tahap ini merupakan tahap pelaksanaan program. Pertanyaan
dalam tahap ini adalah “Siapa yang akan melakukan dan memberitahukan program ini
serta kapan, di mana dan bagaimana?”
4. Evaluating yaitu tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program
dari perencanaan, pelaksanaan program (pengkomunikasian), sampai keberhasilan
Kehumasan 9
mengundang artis “icon” dan mengundang badan POM, dokter kulit. Membuat
berita melalui media cetak, majalah mengenai perbaikan citra dari produk kami.
Membuat iklan yang mengandung unsur pembuktian bahwa bahan-bahan
pembuatan bedak ini adalah alami semuanya dan tentunya juga harus menarik
dengan memperhatikan komposisi warna dan icon atau artis yang menjadi talent
dalam iklan tersebut.
3. Comunicating : Kemudian PR akan membagikan tugas kapada karyawan yang
memiliki keahlian pada tugasnya masing-masing agar rancangan yang telah disusun
berjalan dengan baik misalnya membagi tugas untuk acara event siapa saja yang
mengatur lokasi, bintang tamu dan sebagainya, kemudian yang merancang berita
di media cetak agar terlihat lebih menarik dan tugas lainnya . Setelah semua hal-hal
sudah diatur dengan baik, PR beserta karyawan lain yang ikut serta membantu
kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya langsung melakukan tindakan dan
terjun ke lapangan untuk merealisasikannya. Tentunya setiap kegiatan ini juga
kami bekerja sama dengan pihak media agar setiap kegiatan kami diberitakan
sehingga perusahaan kami membaik imagenya. Tentunya hal ini juga diawali
dengan hubungan yang baik antara PR dengan para wartawan/pers. Dalam
pelaksanaan kegiatan seorang PR perusahan yang memegang andil besar bagi
kegiatan yang akan dilaksanakan ini maka PR harus mengontrol segala kegiatan
yang dilakukan agar meminimalisir kesalahan dan meluruskan segala sesuatu
yang melenceng dari jalur yang telah disepakati atau ditentukan. Tujuan lainnya
yaitu agar segala kegiatan berjalan sesuai rencana sehingga target atau tujuan
yang diinginkan bisa tercapai dengan baik karena pada dasarnya yang merancang
kegiatan ini adalah seorang PR, maka PR itu juga yang harus mengawasi agar
sesuai track/perencanaan awal.
4. Evaluating : Setelah selesai kagiatan tersebut seorang PR perusahaan pigeon akan
mengevaluasi seluruh kegiatan tersebut apakah berjalan sesuai rencana, lancar
dan memenuhi target yang diinginkan sehingga kedepannya diperlukan modifikasi
atau tidak. Dan tidak lupa setelah kegiatan ini PR juga harus memantau segala
pemberitaan yang berkembang di publik melalui media massa maupun media
elektronik.
Gambar 1.4 Contoh Kasus Humas dan Penyelesaiannya
(Sumber: http://sumaiyahinfo.blogspot.co.id/2013/03/proses-atau-tahapan-kerja-public.html)
F. Manfaat Humas
Kehumasan 11
Rangkuman
Humas adalah usaha untuk mempengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara
timbal balik dalam rangka memperoleh kerjasama dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi/perusahaan.
Dalam tugas humas terdapat aspek-aspek di dalamnya, antara lain: 1) Aspek Layanan;
2) Aspek Komunikasi; 3) Aspek Kesetiaan; 4) Aspek Produktivitas; dan 5) Aspek Etika Moral.
Proses humas tidak terlepas dari proses manajemen. M. Cultip dan Allen H. Center
proses manajemen public relations sepenuhnya mengacu kepada pendekaan manajerial,
dimana proses kerjanya dilakukan melalui 4 (empat) tahapan atau langkah-langkah
pokok yang menjadi acuan untuk melaksanakan program kerja kehumasan, yaitu: fact
finding, planning, communicating dan evaluating.
Manfaat humas sebagaimana diungkapkan Frank Jefkins (1988:333) meliputi
empat al, yaitu: 1) Manajemen krisis; 2) Penerbitan dekstop; 3) Identitas perusahaan; 4)
Hubungan Parlemen. Kemajuan teknologi telah mengubah pola komunikasi humas
yang sebelumnya bersifat konvensional beralih ke penggunaan internet. Internet telah
membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi
yang memungkinkan setiap orang mengakses informasi kemana saja dalam memenuhi
kebutuhannya.
Uji Kompetensi
A. Pilihlah jawaban yang tepat!
Kehumasan 13
c. Memberi berbagai informasi tentang peraturan dan undang-undang baru yang
sedikit banyak akan berpengaruh pada aktivitas perusahaan.
d. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah potensial,
kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
e. Menyelenggarakan koordinasi integrasi dan sinkronisasi serta kerjasama kegiatan
PR atau hubungan masyarakat untuk penyempurnaan pelayanan penerangan
terhadap umum.
8. Semakin baik kinerja seorang pegawai, beraarti tersebut juga semakin produktif atau
produktivitasnya semakin meningkat, hal ini merupakan....humas.
a. Aspek hukum d. Aspek kesetiaan
b. Aspek produktivitas e. Aspek komunikasi
c. Aspek layanan
9. Dalam era globalisasi yang ditandai munculnya kebebasan pers, mengeluarkan
pendapat/opini dan berekspresi terbuka, serta kemampuan untuk berkompetitif dalam
persaingan pasar bebas, khususnya di bidang jasa teknologi informasidan bisnis lainnya
yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara, sehingga dampaknya sulit
dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya, hal ini merupakan....
a. Aspek layanan d. Aspek Etika Moral
b. Aspek kesetiaan e. Aspek hukum
c. Aspek komunikasi
10. Mendifinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa
situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga
merupakan tahap....
a. Planning d. Communicating
b. Evaluating e. Exploring
c. Fact Finding
11. Usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu
kepentingan dari organisasi atau perusahaan, perlu adanya humas, dalam hal ini humas
memberikan manfaat....
a. Profil perusahaan d. Layanan masyarakat
b. Hubungan parlemen e. Identitas perusahaan
c. Hubungan eksternal
12. Dalam beberapa masa belakangan ini, hampir semua organisasi pernah mendapatkan
krisis hingga kalangan pimpinan dan pihak manajemen sadar mereka membutuhkan
kesiapan dan persiapan untuk mengatasi hal ini, utamanya yang berkaitan dengan
hubungan pers. Oleh sebab itu tiap organisasi harus membentuk tim ....
a. Manajemen krisis d. Auditor
b. Top manager e. Birokrasi
c. Controlling
13. Evaluating merupakan tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan
program dari perencanaan, pelaksanaan program (pengkomunikasian), sampai
keberhasilan atau kegagalan yang terjadi pada program tersebut. Pertanyaan dalam
tahap ini adalah....
Kehumasan 15
16 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk SMK/MAK