PEDOMAN

MONITORING DAN EVALUASI (MONEV)

PENYELENGGARAAN PELATIHAN ADMINISTRASI
PADA KEMENTERIAN AGAMA
 PEDOMAN
MONITORING DAN EVALUASI (MONEV)
PENYELENGGARAAN PELATIHAN ADMINISTRASI
PADA KEMENTERIAN AGAMA

KEMENTERIAN AGAMA RI
BADAN LITBANG DAN DIKLAT
PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI
2018

i
ii
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT (Tuhan Yang Maha
Esa). Berkat rahmat-Nya, Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan
Diklat Kementerian Agama telah berhasil menyelesaikan penyusunan
Pedoman Diklat. Keberhasilan ini tidak lepas dari ketepatan dalam
pencapaian target perencanaan pelaksanaan dan evaluasi akhir kegiatan
penyusunan Pedoman.
Pedoman ini dapat diselesaikan berkat kontribusi berbagai pihak.
Untuk itu, kami mengucapkan terimakasih yang setinggi-tingginya kepada
para pengelola dan pelaksana kegiatan serta khususnya kepada penyusun
Pedoman. Semoga karya ini menjadi sumbangan berharga untuk
mewujudkan kualitas diklat di Kementerian Agama.
Dengan adanya Pedoman ini, diharapkan penyelenggara diklat dapat
mengikuti proses yang ada dalam Pedoman, sehingga Diklat dapat berjalan
sesuai standar yang sudah ditetapkan
Sebagai buah karya manusia, tentu Pedoman ini tidak sempurna.
Untuk itu, kami mohon maaf jika masih terdapat kekurangan sekaligus
mengharapkan kepada seluruh pengguna, khususnya penyelenggara Diklat
dapat memberikan kritik dan saran perbaikan demi penyempurnaannya.
Semoga Pedoman ini bermanfaat untuk kita semua, dan selamat
membaca.

Jakarta, Februari 2018

iii
 KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, DAN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : 8A TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
TENAGA ADMINISTRASI PADA KEMENTERIAN AGAMA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas

pelaksanaan pendidikan dan pelatihan Aparatur
Sipil Negara (ASN) pada Kementerian Agama
diperlukan pedoman penyelenggaraan pendidikan
dan pelatihan tenaga administrasi pada
kementerian agama sebagai acuan dalam
penyelenggaraan diklat;
b. bahwa Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pelatihan Tenaga Administrasi pada Kementerian
Agama sebagaimana tercantum dalam lampiran
keputusan ini telah melalui serangkaian
pembahasan dan mengacu kepada ketentuan yang
berlaku;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagai mana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b diatas, perlu
menetapkan Keputusan Kepala Badan Penelitian
dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan
Kementerian Agama tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Tenaga
Administrasi pada Kementerian Agama;
Mengingat : 1. Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017
tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS);
3. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 tentang
Kementerian Agama;
4. Peraturan Menteri Agama Nomor 59 tahun 2015
tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pendidikan
dan Pelatihan Keagamaan;
5. Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2015
tentang Pedoman Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
pada Kementerian Agama;
6. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 42 Tahun 2016
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Agama;
7. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 43 Tahun 2016
tentang Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
dan Pelatihan pada Kementerian Agama;

iv
 MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KEMENTERIAN AGAMA TENTANG PEDOMAN
PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
TENAGA ADMINISTRASI PADA KEMENTERIAN AGAMA

KESATU : Pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan

tenaga administrasi pada Kementerian Agama
sebagaimana terlampir merupakan pedoman dalam
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan tenaga
administrasi pada kementerian agama;

KEDUA : Pedoman penyenggaraan pendidikan dan pelatihan

tenaga administrasi sebagaimana disebut pada diktum
kesatu terdiri dari 16 (enam belas) pedoman;

KETIGA : Pusdiklat tenaga administrasi dan balai diklat

keagamaan di seluruh indonesia dalam melaksanakan
pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi
mempergunakan pedoman sebagaimana disebut pada
diktum kesatu;
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat
kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di : Jakarta, 15 Januari 2018

Pada tanggal : 15 Januari 2018

KEPALA BADAN PENELITIAN DAN

PENGEMBANGAN SERTA PENDIDIKAN
DAN PELATIHAN,

ABD. RACHMAN

v
 LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENELITIAN
DAN PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN
DAN PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8A TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TENAGA
ADMINISTRASI PADA KEMENTERIAN AGAMA

NO JUDUL
1. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Akreditasi Balai Diklat Keagamaan
2. Pedoman Standar Program Pelatihan
3. Pedoman Standar Tenaga Kediklatan
4. Pedoman Standar Fasilitas Diklat
5. Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan Diklat
6. Pedoman Penyelenggaraan Diklat Di Tempat Kerja (DDTK)
7. Pedoman Penyusunan Pelaporan
8. Pedoman Penjaminan Mutu Diklat
9. Pedoman Pelaksanaan Pengembangan Kompetensi ASN pada Instansi Lain
10. Pedoman Pelatihan Teknis Pengelolaan Pengeluaran Keuangan Negara
11. Pedoman Penyusunan Modul Pelatihan Teknis Administrasi
12. Pedoman Penyusunan TOR (Term Of Reference)
13. Pedoman Penyelenggaraan Diklat PIM Tk III
14. Pedoman Monitoring dan Evaluasi (Monev) Penyelenggaraan Pelatihan
Administrasi pada Kementerian Agama
15. Pedoman Diklat Di Wilayah Kerja (DDWK) untuk Pelatihan Teknis
Administrasi
16. Pedoman Program Pengembangan Kompetensi Widyaiswara Pengampu
Dikla Kepemimpinan Tk. III dan IV melalui Magang

KEPALA BADAN PENELITIAN DAN

PENGEMBANGAN SERTA PENDIDIKAN
DAN PELATIHAN,

ABD. RACHMAN

vi
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ....................................................................................... iii

Keputusan Kepala Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama RI
Nomor 8A Tahun 2018 ........................................................................... iv
Lampiran Keputusan Kepala Badan Litbang dan Diklat Kementerian
Agama RI Nomor 8A Tahun 2018 .......................................................... vi
Daftar Isi ............................................................................................. vii

BAB I. PENDAHULUAN .............................................................. 1

A. Latar Belakang .............................................................. 1
B. Tujuan, Sasaran, dan Ruang Lingkup ........................... 3
C. Pengertian ..................................................................... 4
D. Dasar Hukum ................................................................ 4

BAB II. TIM PELAKSANAAN, ASPEK, INDIKATOR ............... 5

A. Tim Pelaksanaan ........................................................... 5
B. Aspek dan Indikator ...................................................... 5

BAB III. RINCIAN TUGAS.............................................................. 7

A. Tim Pelaksanaan Monev............................................... 7
B. Pelaksanaan Monev ...................................................... 7

BAB IV. PELAPORAN DAN INSTRUMEN MONEV ................... 9

A. Pelaporan ...................................................................... 9
B. Instrumen Monev .......................................................... 9

BAB V. PENUTUP........................................................................... 10

vii
viii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam siklus manajemen, monitoring dan evaluasi (monev) menjadi
unsur yang sangat penting karena memiliki fungsi untuk memberikan
feedback (umpan balik) terhadap tahap planning (perencanaan) dan
organizing (pengorganisasian) dan actuating (pelaksanaan) sebuah
kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melalui hasil yang diperoleh dari monev ini diharapkan arah kebijakan
yang telah dituangkan ke dalam berbagai program dan kegiatan dapat
dilaksanakan dengan tepat dan benar untuk mendukung pencapaian
tujuan organisasi dan keinginan pengambil kebijakan. Untuk maksud
ini, monev sebaiknya dilakukan secara terintegrasi sejak perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan hingga pelaporannya. Monev
terintegratif ini akan dapat menyimpulkan secara utuh, berhasil
tidaknya suatu program dan kegiatan yang dilakukan oleh setiap unsur
dalam organisasi. Sehingga konsistensi dan komitmen sejak dari
perencanaan, penganggaran, pengorganisasian, dan pelaksanaan
program/kegiatan menjadi hal penting yang harus dipahami oleh para
evaluator. Evaluator bertugas untuk mendeteksi berbagai kekurangan
dan penyimpangan yang ada melalui identifikasi dan monitoring
terhadap kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan, serta evaluasi
terhadap program dan kegiatan yang sudah dilakukan.
Monev program/kegiatan pelatihan pada Pusdiklat Tenaga Administrasi
dimaksudkan untuk melihat seberapa jauh konsistensi pelaksanaan
program dan kegiatan pelatihan sesuai ketentuan yang telah diatur baik
oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku pembina Pelatihan
Aparatur, maupun ketentuan-ketentuan lainnya yang telah ditetapkan
oleh Unit Pembina Jabatan Teknis/Administrasi sesuai dengan jenis dan
jenjang pelatihan yang diselenggarakan. Dengan demikian, kegiatan
monev juga akan terintegrasi dengan kegiatan penjaminan mutu dan
kegiatan pembinaan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pelatihan sehingga
harus pula melibatkan peran aktif penerima manfaat dari setiap
program/kegiatan pelatihan yang diselenggarakan.

1
 Untuk dapat melakukan monev diperlukan instrumen baik dengan cara
check list, kuisioner (daftar pertanyaan), angket (daftar pernyataan),
pertanyaan terbuka, pertanyaan tertutup, kombinasi antarkeduanya
(kuisioner-angket, pertanyaan terbuka-tertutup) atau dengan metode
kualitatif seperti wawancara dan observasi. Instrumen monev haruslah
meliputi seluruh tahapan kegiatan, mulai dari persiapan awal,
pelaksanaan kegiatan dan setelah pelaksanaan kegiatan.
Melalui berbagai metode tersebut, kegiatan monev lebih dimaksudkan
sebagai upaya untuk mengetahui adanya ketepatan kegiatan dengan
rencana yang telah disusun. Sehingga monev dapat digunakan sebagai
salah satu cara memperbaiki kegiatan yang mengalami perubahan
hingga penyimpangan dari rencana, memberikan koreksi atas,
misalnya, penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk
mengupayakan agar tujuan yang ingin dicapai dapat efektif dan efisien.
Secara umum, kegiatan monev dapat dikatakan sebagai proses yang
bersifat rutin dalam rangka pengumpulan data dan pengukuran
kemajuan, memantau perubahan-perubahan yang ada, terutama fokus
pada proses dan keluaran. Berdasarkan uraian di atas, kegiatan monev
idealnya dilakukan beriringan karena monitoring tanpa evaluasi tidak
akan memiliki data dasar untuk dilakukan analisis, dan dikhawatirkan
akan mengakibatkan spekulasi dan prasangka yang tidak valid.
Pendek alasan, sebuah program monitoring, tidak boleh dirancang
tanpa diketahui bagaimana data dan informasi tersebut akan dievaluasi
dan tepat guna. Untuk itulah diperlukan pedoman monev
penyelenggaraan diklat ini sehingga dapat menjawab sebuah proses
berkesinambungan, sekaligus menjadi panduan bagi lembaga/unit kerja
dan para penyelenggara/petugas monev.
Untuk dapat mengukur apakah sebuah program, dalam hal ini program
pelatihan, berkualitas atau tidak, sangat dibutuhkan kegiatan monev
yang pelaksanaannya dapat diintegrasikan secara bersamaan. Pedoman
ini memberikan informasi bagaimana sebuah monev dilakukan dan
instrumen apa yang akan diberikan.

2
B. Tujuan, Sasaran dan Ruang Lingkup
a. Tujuan
Tujuan pedoman ini dapat dibagi ke dalam dua bagian, yaitu:
1) Tujuan Umum
Tujuan umum pedoman ini adalah untuk menyamakan persepsi
bagi petugas dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi serta
memberikan acuan teknis dalam melaksanakan kegiatan monev.
2) Tujuan Khusus
Tujuan khusus pedoman ini adalah:
a) Memonitoring pelaksanaan program/kegiatan pelatihan
mulai dari perencanaan dan penyusunan program/kegiatan;
b) Mengevaluasi capaian kinerja program/kegiatan pelatihan
yang mencakup aspek input, proses, maupun output;
c) Mendapatkan umpan balik sebagai upaya perbaikan
terhadap program/kegiatan pelatihan ke depan.
b. Sasaran
Sasaran pedoman ini adalah:
1) Setiap Balai Diklat Keagamaan dapat melaksanakan pelatihan
sesuai dengan standar pelatihan administrasi;
2) Penyempurnaan proses penyelenggaraan pelatihan
administrasi;
3) Peningkatan kualitas pelayanan kepada steakholders.
c. Ruang lingkup
Pelaksanaan monev meliputi tiga tahapan, yaitu:
1) Tahapan Perencanaan,
2) Tahapan Pelaksanaan, dan
3) Tahapan Evaluasi dan Pelaporan.

3
C. Pengertian
Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan:
a. Monitoring adalah suatu kegiatan observasi yang berlangsung terus
menerus untuk memastikan dan mengendalikan keserasian
pelaksanaan program dengan perencanaan yang telah ditetapkan;
b. Evaluasi adalah suatu teknik penilaian kualitas program yang
dilakukan secara berkala melalui metode yang tepat;
c. Pelatihan adalah proses belajar mengajar dalam rangka
meningkatkan kompetensi Aparatur Sipil Negara (ASN);
d. Tim Pelaksana Monitoring dan evaluasi adalah adalah tim yang
terdiri dari pejabat/pegawai yang diberi tugas untuk melaksanakan
monitoring dan evaluasi;
e. Pusdiklat adalah Pusat Pendidikan dan Pelatihan Tenaga
Administrasi Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan
dan Pelatihan Kementerian Agama;
f. Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan adalah Unit Pelaksana
Teknis di lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan serta
Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Agama, yang selanjutnya
disebut dengan Balai Diklat;
g. Widyaiswara adalah Widyaiswara PNS di lingkungan Kementerian
Agama.

D. Dasar Hukum
a. Undang–Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara
b. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 trentang Manajemen
Pegawai Negeri Sipil
c. Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai pada
Kementerian Agama
d. Peraturan Kepala LAN Nomor 25 Tahun 2015 tentang Pedoman
Akreditasi Lembaga Diklat Pemerintah

4
 BAB II
TIM PELAKSANAAN MONEV DAN ASPEK
SERTA INDIKATOR PELAKSANAAN MONEV

A. Tim Pelaksanaan Monev

Monev penyelenggaraan pelatihan administrasi merupakan aktivitas
yang tidak terpisahkan dari fungsi administrasi dan manajemen
lembaga pelatihan. Oleh karena itu, pelaksanaan fungsi monev ini harus
berlangsung secara sinergis dan berkesinambungan dalam setiap
aktivitas organisasi pelatihan, baik itu aktivitas administrasi
perkantoran maupun aktivitas pelaksanaan tugas-tugas substansi
khususnya di bidang penyelenggaraan pelatihan.
Untuk tertibnya pelaksanaan monev ini, maka perlu dibentuk Tim
Pelaksana monev penyelenggaraan program/kegiatan pelatihan pada
Pusdiklat Tenaga Administrasi dan Balai Diklat Keagamaan. Poin (B)
diatur lebih lanjut dalam panduan tersendiri.

B. Aspek dan Indikator Pelaksanaan Monev

Kegiatan monev ini dilaksanakan sejak tahapan perencanaan,
pelaksanaan hingga evaluasi. Adapun indikator dari ketiga aspek
tersebut, adalah sebagai berikut.
a. Aspek Perencanaan
Kegiatan pelatihan/penyusunan dan sejenisnya
1) Ketersediaan TOR, dan
2) Ketersediaan Rencana Anggaran dan Biaya (RAB)
b. Aspek Pelaksanaan
Kegiatan pelatihan/penyusunan dan sejenisnya:
1) ketersediaan SK kepanitiaan,
2) ketersediaan rincian tugas dan tanggungjawab kepanitiaan,
3) ketersediaan laporan persiapan dan ketepatan pengirimannya,

5
 4) administrasi persuratan (surat pemanggilan peserta, surat
permohonan narasumber, dan surat pembukaan kegiatan),
5) ketersediaan bahan/instrumen kediklatan/penyusunan dan
sejenisnya,
6) ketersediaan jadwal kegiatan,
7) ketersediaan biodata peserta,
8) ketersediaan biodata narasumber,
9) ketersediaan absensi peserta,
10) ketersediaan fasilitas pembelajaran, dan
11) ketersediaan konsumsi dan snack.
c. Aspek Evaluasi dan Pelaporan
kegiatan pelatihan/penyusunan dan sejenisnya:
1) ketepatan persyaratan peserta,
2) ketepatan jumlah peserta,
3) ketepatan jumlah mata pelatihan,
4) ketepatan alokasi jam pelatihan setiap mata pelatihan,
5) kelengkapan bahan ajar,
6) ketepatan kompetensi/kualitas widyaiswara,
7) ketepatan ketercapaian hasil pelatihan (evaluasi kelulusan
peserta),
8) ketepatan aspek pelaporan,
9) ketepatan penyampaian laporan pelaksanaan,
10) ketepatan aspek laporan keuangan,
11) ketepatan aspek sarana dan prasarana, dan
12) ketepatan aspek konsumsi.

6
 BAB III
RINCIAN TUGAS
TIM PELAKSANAAN MONEV DAN
PELAKSANAAN MONEV

A. Tim Pelaksanaan Monev

Agar Tim Pelaksana Monev Penyelenggaran Pelatihan Administrasi
dapat bekerja dengan tepat, benar, dan optimal, maka rincian tugas dari
masing-masing unsur dalam tim dapat diuraikan. Pada poin (D) dapat
diaatur lebih lanjut dalam panduan.

B. Pelaksanaan Monev
Pelaksanaan monev penyelenggaraan pelatihan administrasi secara
administratif dilaksanakan dalam tiga tahapan, sebagai berikut:
a. Tahap Perencanaan
Kegiatan Substansial (Pelatihant, Penyusunan, Seminar, Rakor, dll)
NO. ITEM PEMANTAUAN CHECK KETERANGAN
LIST
1. TOR Kegiatan
2. RAB Kegiatan
3. Standar Biaya Masukan
4. Standar Biaya Khusus

b. Tahap Pelaksanaan
Kegiatan Substansial (Pelatihan, Penyusunan, Seminar, Rakor, dll)
NO. ITEM PEMANTAUAN CHECK KETERANGAN
LIST
1. SK Kepanitiaan
2. Rincian Tugas
Kepanitiaan
3. Surat Panggilan Calon
Peserta

7
 4. Laporan Persiapan
5. Surat Permohonan
Membuka
6. Kurikulum dan Silabus
7. Instrumen Evaluasi
8. Jadwal Kegiatan
9. Surat Permohonan
Narasumber
10. Biodata Peserta
11. Biodata Narasumber
12. Absensi Peserta
13. Fasilitas Pembelajaran
14. Konsumsi dan Snack

c. Tahap Pelaporan
Kegiatan Substansial (Pelatihan, Penyusunan, Seminar, Rakor, dll)
NO. ITEM PEMANTAUAN CHECK KETERANGAN
LIST
1. Ketepatan Persyaratan
Peserta
2. Ketepatan Jumlah Peserta
3. Ketepatan Jumlah Mata
Pelatihan
4. Ketepatan Jumlah Alokasi
Jam setiap Mata Pelatihan
5. Kelengkapan Bahan Ajar
6. Ketepatan Kompetensi/
Kualitas Widyaiswara
7. Evaluasi Kelulusan
Peserta
8. Ketepatan Aspek
Pelaporan
9. Ketepatan Penyampaian
Laporan Pelaksanaan
10. Ketepatan Aspek Laporan
Keuangan

8
 BAB IV
PELAPORAN DAN INSTRUMEN MONEV

A. Pelaporan
Kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) penyelenggaraan pelatihan
administrasi dapat dibuktikan dengan output kegiatan. Output yang
dimaksud adalah:
a. Laporan hasil monev komprehensif pelaksanaan program/kegiatan
pelatihan pada Pusdiklat Tenaga Administrasi dan Balai Diklat
Keagamaan seluruh Indonesia disusun dan ditandatangani oleh Tim
Pelaksana Monev sesuai contoh terlampir;
b. Dokumen instrumen evaluasi menjadi lampiran pelaporan;
c. Dokumen instrumen ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
dan distempel basah.

B. Instrumen Monev
Instrumen monev menggunakan chek list sebagaimana telah diuraikan
di atas.

9
 BAB V
PENUTUP

Pedoman pelaksanaan monev ini disusun sebagai acuan bagi Tim

Pelaksana Monev Pusdiklat Tenaga Administrasi dan Balai Diklat
Keagamaan dalam melaksanakan kegiatan monev penyelenggaraan
pelatihan administrasi pada setiap tahun anggarannya. Hal-hal yang belum
datur dalam pedoman ini akan diatur lebih lanjut sesuai ketentuan yang
berlaku.

10