TUGAS 4 RESUME PIO MSDM

Nama: Shafira Ghassani H.

NPM: 10050019024

Kelas: A

ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS)

A. Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :

 Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

 Apa wewenang dan tanggung jawabnya
 Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
 Bagaimana cara melakukannya
 Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya .
Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
 Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
 Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
tersebut
 Dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :

1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian

2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
 4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini

bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan

2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah
melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku
catatan harian

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan

tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran
tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa
Jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan

2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan

3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
 Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau
kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis
Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis
dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut
uraian jabatan (Job Description).

B. Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan
sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :
1. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
2. Menentukan besarnya upah
3. Merancang jalur karir pekerja / pegawai
4. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
5. Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga

bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan
ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti
para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya
dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

C. Uraian Jabatan (Job Description)

Job Description adalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan yang
termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya
yang melekat pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan
tersebut diantaranya seperti nama Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi
pelaporan, ringkasan pekerjaan, sifat pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus
 dilakukan, kondisi kerja, mesin dan peralatan yang akan digunakan serta bahaya dan
risiko yang terlibat didalamnya.

Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description)

1. Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data pekerjaan yang berkaitan
dengan jabatan yang bersangkutan dan untuk pengiklanan pengrekrutan karyawan
yang berbakat.
2. Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang dibutuhkan oleh
departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas dan pekerjaan tertentu.
3. Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat tentang pekerjaan
apa yang akan diisinya dan juga apa yang harus dilakukan apabila terpilih menjadi
karyawan.

Job Description dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu Deskripsi Umum Jabatan dan
Deskripsi Spefisik Jabatan. 

 Deskripsi umum jabatan: adalah deskripsi jabatan yang digunakan oleh

organisasi untuk menemukan informasi dasar tentang pekerjaan atau jabatan
tertentu. Deskripsi umum jabatan ini tidak mengandung sub-tugas, standar kinerja
dan dasar untuk mengevaluasi suatu pekerjaan serta tidak menentukan paket
kompensasinya.
 Deskripsi Spesifik Jabatan ini memberikan informasi yang detail terhadap apa
yang menjadi tanggung jawab jabatan tersebut. Mencakup tugas utama, sub-tugas,
fungsi inti serta rincian pada setiap pekerjaannya, serta merinci semua pekerjaan
yang harus dilakukan oleh karyawan dan cara untuk melakukan pekerjaan tersebut
serta standar kinerja yang diinginkan.

D. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi
karyawan adalah pernyatan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman,
kualitas khusus, keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang
 diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab yang terlibat dalam
pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan mental,
kecerdasan, bakat, daya ingat,  keterampilan kepemimpinan, kemampuan beradaptasi,
kemampuan emosional, flesibilitas, perilaku, kreativitas, etika dan lain sebagainya.

Tujuan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

 Berdasarkan informasi deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan membantu kandidat

(pelamar) menganalisis apakah dirinya memenuhi syarat untuk mengisi lowongan
pekerjaan tertentu atau tidak.
 Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim rekrut untuk memahami apakah kandidat
yang melamar telah memenuhi tingkat kualifikasi, kualitas, karakteristik syarat-
syarat lainnya untuk mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
 Spesifikasi Jabatan memberikan informasi rinci tentang tanggung jawab,
keterampilan teknis dan fisik yang diinginkan, kemampuan berkomunikasi dan
syarat-syarat lainnya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
 Spesifikasi Jabatan membantu memilih kandidat yang paling tepat untuk mengisi
jabatan kosong yang dibutuhkan oleh perusahaan.

E. Analisis Jabatan (Job Analysis)

Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah sebuah proses untuk
mengidentifikasikan dan menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan
tertentu serta kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan
tertentu. Analisis Jabatan harus merumuskan semua jabatan baik sebagai tenaga
pelaksana, non-manerial mapun manajerial dalam suatu perusahaan sedangkan hasil dari
Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah identifikasi jabatan, ringkasan tugas, rincian
tugas, spesifikasi jabatan , hasil kerja dan tanggung kerja.

Tujuan Analisis Jabatan (Job Analysis)

1. Rekrutmen dan Seleksi (Recruitment and Selection) : membantu manajemen

untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau
 melakukan pekerjaan tertentu. Menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja,
keterampilan teknis, fisik, emosional dan keahlian pribadi seseorang untuk dapat
melakukan pekerjaan dan mengisi jabatan yang dibutuhkan. Tujuannya adalah
mendapatkan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat atau mengisi
posisi jabatan yang tepat (right person at the right place).

2. Menilai Kinerja Karyawan (Performance Analysis) : Manajemen dapat memeriksa

apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang
bersangkutan sudah tercapai atau tidak.

3. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development) : Digunakan untuk

menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Manajemen dapat
menentukan isi pelatihan, peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan untuk
melakukan pelatihan serta metoda yang akan digunakan untuk pelatihan ini.

4. Manajemen Kompensasi (Manajement Compensation) : menentukan paket gaji,

tunjangan dan insentif karyawan. Tentunya, Paket gaji seorang karyawan pada
dasarnya tergantung pada posisi, jabatan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat
dalam suatu pekerjaan. Proses ini dapat membantu manajemen khusus manajer
sumber daya manusia untuk menentukan kompensasi yang harus diberikan pada
karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

F. Tujuan Analisa Jabatan

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan
kerja
 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

G. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,
penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
 Tahap persiapan dan perencanaan
 Tahap pengumpulan data (Metode Analisis Jabatan)
 Tahap pengolahan data

1) Tahap persiapan dan perencanaan

Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
 Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi
pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan
dan tempatnya.
 lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di
susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
 Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
 Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang
metode yang akan digunakan.
 Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan
tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.

2) Metode Analisis Jabatan

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
b. Metode Kuesioner (Daftar Pertanyaan)
c. Metode Studi Referensi
d. Metode Kombinasi
 Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus.
Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti
kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang
digunakan.
 Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara
tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-
nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
 Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua
karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap
kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna
mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
 Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan
harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini
agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak
merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak
membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

3) Tahap Pengolahan Data

a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
c. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
d. Analisa persyaratan jabatan
e. Menyusun uraian jabatan
f. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
g. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai
; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai,
sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.