Peran Protokoler dan Implementasi Ilmu Keprotokolan di Lingkungan

Universitas dalam Situasi Pandemi Covid-19

Oleh : Septian Zulvikar

Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan

pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan
suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan
dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut
diperlukan untuk menunjang suksesnya puncak acara. Keprotokolan merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari suatu organisasi, terlebih organisasi
pemerintahan. Mengacu pada UU No. 9 Tahun 2010, Keprotokolan adalah
serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau
acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Dengan diadakan
Pelatihan Protokoler ini, diharapkan mahasiswa semakin paham bagaimana cara
memperlakukan tamu.
Masa pandemi Covid 19 tidak harus menjadi penghalang bagi kita selaku
mahasiswa untuk terus belajar dan terjun di dunia keprotokolan. Dengan adanya
keprotokolan tersebut dapat menjaga dan meningkatkan citra Institusi/universitas
kita. Sebuah institusi pada umumnya memiliki serangkaian aturan atau tata cara
yang menjadi rujukan ketika mengadakan acara resmi dan menyambut tamu yang
berkunjung ke institusi tersebut. Seperti yang kita ketahui, tugas seorang
protokoler tidaklah mudah, butuh dedikasi dan komitmen yang tinggi dalam
menjalani setiap tugasnya. Tuntutan kerja yang tinggi sangat melekat dengan
keseharian seorang protokoler. Demikian pula dengan mahasiswa, persaingan
yang tinggi di dunia pendidikan menuntut seorang mahasiswa untuk fokus dalam
menggali ilmu dan pengetahuan, meraih prestasi sebanyak dan setinggi mungkin
agar mampu bersaing dengan dunia luar. Sebuah tantangan tersendiri ketika
seseorang memegang dua peran ini sekaligus. Mahasiswa dan Protokoler.
Lembaga-lembaga tinggi sarat akan aktivitas-aktivitas dan kegiatan yang sifatnya
resmi dan dihadiri oleh petinggi-petinggi dalam lembaga tersebut. Demikian pula
denngan lembaga pendidikan, banyak sekali acara dan kegiatan lembaga yang
harus mendatangkan pimpinan-pimpinan, baik pimpinan dari dalam maupun dari
luar lembaga yang tentunya memiliki relasi khusus dengan lembaga dalam acara
tersebut. Oleh karena itu, harus ada tim professional yang mampu mengelola acara
tersebut. Pengetahuan keprotokolan menjadi amat penting dalam memenuhi
kepuasan semua pihak sehingga tidak aneh lagi jika dalam melaksanakan
tugasnya protokoler mempunyai peran yang dominan.
Pada kesehariannya aktivitas keprotokolan sangatlah diperlukan khususnya dalam
hal pengelolaan dan pengaturan acara atau kegiatan secara professional. Dengan
adanya keprotokolan acara dapat berlangsung dengan lebih tertib dan teratur.
Kemampuan yang baik dari para protokoler dalam mengelola dan mengatur
berlangsungnya aktivitas, kegiatan maupun acara kelembagaan sangatlah penting.
Seorang protokoler dituntut untuk terampil, tanggap, dan professional dalam
menyelenggarakan sebuah acara. Mereka pun harus mampu berkoordinasi dengan
semua pihak yang mendukung acara sehingga acara dapat berjalan dengan lancar,
tertib, aman, dan nyaman. Pada akhirnya, berhasil atau tidaknya suatu acara
seringkali bergantung pada bagaimana protokoler mengatur dan mengelola acara.
Untuk itu, pemahaman mengenai hal-hal berkaitan dengan keprotokolan sangat
diperlukan khususnya mengenai keprotokolan di Indonesia.

Walaupun situasi yang berbeda seperti sekarang ini yaitu situasi pandemi Covid
19, tentunya akan sangat berbeda dari segi acara ,tamu, dan hal lainnya. Tentunya
seorang protokoler,mau tidak mau harus terbiasa dengan kondisi seperti ini.
Mereka harus mengetahui dan menguasai bagaimana terciptanya suatu acara yang
dilaksanakan secara online ataupun hybrid sehingga dapat berjalan baik dan
lancar. Apabila acara tersebut akan dilaksanakan secara hybrid,tentunya banyak
sekali hal hal mengenai protocol kesehatan yang harus diperhatikan. Seorang
mahasiswa yang terjun di dunia keprotokolan tentunya harus bisa beradaptasi
dengan situasi baru seperti ini. Dengan adanya peran protokoler dan di
Lingkungan Universitas dalam Situasi Pandemi Covid-19 ini,tentunya dapat
membuat semua acara di lingkungan universitas berjalan dengan baik dan lancar,
walaupun terdapat hal hal baru yang tentunya menjadi tugas seorang protokoler di
masa pandemic seperti ini.