PERATURAN TENTANG REKAM MEDIS.

Di susun oleh:

Kelompok 1
-Nur Fauzia Yunus
-Sahlia Purnama Tahir
-Tiara Sahrain
-Whitney Mohungo

Program Studi S-1 Administrasi Rumah Sakit

Fakultas Sains Teknologi dan Ilmu Kesehatan

Kebijakan Penyimpanan dan Penomoran Rekam Medis

Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dengan
adanya rekam medis proses pelayanan kesehatan dapat berlangsung secara terintegrasi dan
berkelanjutan. Selain isi rekam medis yang lengkap, akurat dan terintegrasi, sebagai bagian dari upaya
meningkatkan kualitas rekam medis, pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis tersebut juga
memegang peranan penting dalam menunjang kualitas rekam medis. Dua teknik penyimpanan yang
banyak digunakan yaitu family folder dan personal folder.

Puskesmas Sanden merupakan salah satu puskesmas di bantul yang pengelolaan penyimpanan rekam
medisnya menggunakan sistem family folder dan personal folder. Kebijakan ini telah dilaksanakan sejak
tahun 2015 lalu. Sistem penomoran family folder biasanya terdiri dari penggunaan sepasang
angka extra yang menunjukan posisi seseorang di dalam keluarga, penggunaannya kadang memiliki
kekurangan seperti pencarian berkas rekam medis lama karena petugas kesehatan harus memeriksa
kembali identitas pasien menggunakan kartu keluarga dan pada kasus kehilangan berkas rekam medis,
data rekam medis seluruh anggota keluarga yang bersangkutan juga akan hilang karena penyimpanan
semua file anggota keluarga lainnya berada dalam satu map. Pada sistem penyimpanan menggunakan
personal folder, penomoran didasarkan atas domisili pasien yang berarti didasarkan atas tempat tinggal
pasien saat ini. Dengan demikian, apabila pasien datang dengan tidak membawa kartu pengobatan
maupun kartu jaminan, maka pasien hanya perlu menyebutkan nama dan alamat tinggalnya
saja. Puskesmas Sanden menggabung kedua jenis penyimpanan ini dengan ketentuan untuk sistem
penomoran menggunakan sistem family folder, sedangkan untuk lokasi penyimpanannya di rak
menggunakan sistem personal folder. Misalnya untuk pasien yang domisili di desa Murtigading, maka
penanda berkas rekam medis wilayah tersebut menggunakan warna hitam, contoh lainnya untuk pasien
yang berdomisili di desa Gadingharjo digunakan warna hijau. Pada pasien yang domisilinya di luar
wilayah Kecamatan Sanden penanda yang digunakan adalah dengan warna ungu.

Hal yang masih menjadi kekurangan sistem personal folder adalah penyimpanannya yang membutuhkan
tempat yang lebih luas dan terkadang terjadi duplikasi penomoran sehingga satu nomor rekam medis
dapat digunakan untuk dua orang. Menurut wawancara pada Oktober lalu, untuk mengatasi masalah
tersebut Puskesmas Sanden dapat mengurangi luas penyimpanan berkas rekam medis dengan
memodifikasi ukuran dan bentuk map yang digunakan sehingga lebih minimali dan menggunakan
tempat yang lebih sempit. Terkait  dengan kejadian terjadinya penggandaan rekam medis, petugas
pendaftaran dapat melakukan pengecekan ulang data pasien menggunakan identitas minimal pasien
seperti nama, tempat tinggal, dan waktu lahir pada sistem di komputer.

Dengan menerapkan kebijakan ini beberapa aktor yang terlibat antara lain kepala puskesmas petugas
rekam medis, petugas pendaftaran, dokter, dan pasien. Selain itu yang terlibat yang terlibat secara tidak
langsung antara lain adalah dinas kesehatan dan menteri kesehatan. Untuk petugas rekam medis
berikut yang terlibat di dalamnya

1.      Kepala Instalasi

·         Mengatur serta mengawasi pelaksanaan kegiatan rekam medik

·         Memberi pengarahan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik

2.      Bagian Produksi dan Filling

·         Pengadaan berkas rekam medik

·         Merakit berkas rekam medik

·         Menyimpan berkas rekam medik

·         Menyusun berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan

·         Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik

3.      Bagian Assembling dan Analisis

·         Merapikan form rekam medik sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan

·         Menganalisis kelengakapan status pasien yang terdapat di form rekam medik.

·         Jika belum lengkap, maka dikembalikan ke dokter atau perawat bersangkutan

4.      Bagian Koding dan Indeksing

·         Mengkode penyaki dansebab kematian sesuai ICD-10

·         Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit

5.      Bagian Pelaporan

·         Sensus harian di tiap unit puskesmas

·         Pelaporan ke Dinkes