SOP Internal Audit
SOP Internal Audit
APKEPI
A. PENDAHULUAN
I. TUJUAN / RUANG LINGKUP:
Tujuan Audit Internal adalah untuk memperbaiki sistem dan meningkatkan efektivitas dari
sistem. Ketidaksesuaian, observasi dan diskusi selama audit digunakan untuk
memperbaiki sistem tersebut melalui tindakan koreksi dan pencegahan atas
ketidaksesuaian dan tindak lanjut dari observasi atau hasil diskusi.
Auditor adalah pengendali sistem atau manager departemen atau bagian lain yang ditunjuk
yang telah mengikuti pelatihan auditor atau telah mengikuti proses audit (observer).
Auditor harus bersifat independen dan tidak bertanggung jawab langsung pada area atau
scope yang diaudit
Pimpinan Tim Audit dijabat oleh auditor yang telah melaksanakan Audit Mutu dan
Keamanan Pangan Internal paling tidak dua kali dan telah mengikuti Training Lead
Assessor yang diselenggarakan oleh Lembaga Training yang terdaftar di IRCA atau
Training Auditor Internal yang bersertifikat dan diakui sebagai Auditor Internal Keamanan
Pangan / Mutu yang kompeten oleh BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi)
Audit Internal yang dilakukan oleh Auditor dapat dikategorikan menjadi dua yaitu
1. Audit Terjadwal. Audit yang telah terjadwal pada Jadwal Audit Prosedur (JAP)
2. Audit Tidak Terjadwal. Audit atau penelusuran dan investigasi atas suatu
ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan atau prosedur yang
teridentifikasi diluar audit terjadwal
Beberapa hal yang harus diperhatikan dan menjadi wawasan audit adalah:
1. Audit dilakukan untuk menilai efektivitas dari Prosedur yang dijalankan
3. Antara auditor dan auditee harus terjalin kerjasama dan komunikasi yang baik,
sehingga suatu ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan yang
sekecil apapun bisa dilacak
4. Semua hasil dan temuan audit harus berdasarkan bukti objektif, tidak berdasarkan opini
5. Bukti objektif yang diambil sebagai sampel harus ditulis secara spesifik, terukur
kuantitatif dan lokasi yang jelas
2. AUDITOR:
a. Pemenuhan persyaratan pelaksanaan audit
b. Berkomunikasi dan menjelaskan pelaksanaan audit
c. Merencanakan dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan
d. Mendokumentasikan hasil-hasil observasi dan melaporkan hasil audit
e. Memverifikasi keefektifan dan tindakan perbaikan
f. Menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen yang diaudit
3. AUDITEE
a. Memberikan informasi kepada personil terkait pada bagian yang akan diaudit
b. Menyediakan sumberdaya bagi tim audit untuk menjamin bahwa audit dilakukan
secara efektif dan efisien
c. Menyediakan fasilitas dan materi yang diperlukan oleh auditor
d. Bekerjasama dengan auditor
e. Melaksanakan tindakan perbaikan berdasarkan laporan audit atau temuan
ketidaksesuaian
III. DEFINISI
1. Audit Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan adalah pemeriksaan secara
sistematis dan independen terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen
Keamanan Pangan untuk melihat kesesuaian dan efektivitas
2. Checklist adalah lembar periksa kesesuaian sistem
3. Auditee adalah organisasi yang akan diaudit
4. Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit
IV. REFERENSI
1. Manual Mutu dan Keamanan Pangan PT APKEPI
2. SNI ISO 9001: 2008 (BSN)
3. SNI ISO 22000: 2009 (BSN)
4. SNI ISO 19011: 2012 (BSN)
B. PROSEDUR
I. PENJADWALAN AUDIT
1. Penjadwalan proses audit. Untuk setiap periode tertentu dilakukan audit internal
yang bersifat terjadwal ataupun tidak terjadwal
2. Audit internal terjadwal. Wakil Manajemen (MR) menetapkan prosedur-prosedur
mana saja yang akan diaudit oleh auditor yang dituangkan kedalam form Jadwal
Program Audit (FAMI-001). Audit Internal dilakukan minimal 1(satu) kali dalam 6
(enam) bulan
3. Audit internal tidak terjadwal. Proses audit tidak terjadwal akan dilakukan jika
didapati masalah dalam Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, yang berupa
pengamatan dan pemantauan rutin dari Wakil Manajemen bila didapati masalah yang
serius dalam prosedur ataupun permintaan khusus dari manager terkait
4. Persiapan audit. Persiapan pada saat audit akan dilakukan berdasarkan jadwal audit
yang telah ditetapkan oleh Wakil Manajemen
I. PELAKSANAAN AUDIT
1. Meeting Pembuka (Opening Meeting). Proses meeting pembukaan dihadiri oleh
seluruh anggota tim audit dan auditee. Lead Auditor akan melakukan tugas-tugas
sebagai berikut:
a. Menjelaskan tentang tujuan dan wawasan audit yang akan dilakukan
b. Ruang lingkup area yang akan diaudit (prosedur yang akan diaudit)
c. Metoda untuk menentukan dan mencatat ketidaksesuaian akan dijelaskan
d. Kriteria temuan dan laporan hasil audit yang akan disampaikan
e. Tindak lanjut yang diperlukan atas temuan yang terjadi selama proses audit dan
verifikasi yang dilakukan oleh auditor
Peserta meeting di list dalam form Daftar Hadir Meeting (FAMI-004)
2. Proses Audit. Proses audit dilakukan dengan cara wawancara / interview dan
sampling catatan di area yang diaudit serta observasi/pengamatan di lapangan.
Auditor akan meminta auditee untuk menunjukkan bagaimana persyaratan Sistem
Manajemen Mutu & Keamanan Pangan terkait telah terpenuhi
4. Kesesuaian Prosedur. Bila ternyata Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan
yang diperiksa memenuhi persyaratan. Auditor akan mencatatnya dan mencari bukti
objektif dengan memantau proses kerja dan/atau catatan yang telah digariskan dalam
prosedur
6. Mencatat Temuan Audit. Hasil observasi, interview dan sampling catatan di area
yang diaudit (auditee) dicatat pokok-pokoknya dalam form Temuan Audit (FAMI-003)
7. Perkembangan Proses Audit. Perkembangan proses audit akan didiskusikan oleh
tim audit untuk memantau status audit yang sedang berlangsung dan saling tukar
informasi atas temuan yang terjadi
8. Evaluasi Temuan Audit. Setelah proses audit selesai, dan sebelum Meeting Penutup
audit, Tim Audit akan bertemu untuk membahas serta mengevaluasi temuan-temuan
audit
Ketidaksesuaian, Jika;
a. Prosedur tidak sesuai atau belum memenuhi persyaratan standard Sistem
Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan
b. Pelaksanaan tidak sesuai dengan prosedur yang tertulis
c. Terdapat kelemahan yang mendalam pada SIstem yang disebabkan oleh tidak
ditaatinya metoda pengendalian atau persyaratan yang ditetapkan
d. Kegiatan yang telah lama dilakukan dan mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
dan Keamanan Pangan / Prosedur, tetapi belum dibakukan / dimuat dalam
Prosedur
e. Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan / Prosedur pada area diaudit tidak
berjalan secara efektif
Observasi, Jika;
Secara mendasar tujuan dari standard dan/atau metoda yang dipakai sudah dipenuhi,
tetapi Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan / Prosedur tersebut masih
dapat diperbaiki dalam rangka proses perbaikan terus menerus. Ada penyebab
tertentu pada proses yang potensial terjadi masalah dikemudian hari. Observasi dapat
menjadi bahan perbaikan untuk Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan
10. Penerbitan Hasil Audit. Auditor menerbitkan form Temuan Audit (FAMI-003) atas
setiak ketidaksesuaian yang terjadi, kemudian ditandatangani oleh Auditee dan Auditor
Jika ada hal-hal yang kurang jelas terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, maka
persyaratan-persyaratan tertulis pada prosedur akan dijelaskan kembali dan
dihubungkan dengan bukti temuan (evidence) tim audit
Jika ada yang keberatan, maka hal ini akan dicatat dan keputusan akan diambil oleh
Lead Auditor dengan mempertimbangkan bukti nyata objektif temuan audit lainnya dan
hasil diskusi dengan tim audit
2. Persetujuan Laporan Hasil Audit. Laporan Hasil Audit ditandatangani oleh Wakil
Manajemen
3. Distribusi Laporan Hasil Audit. Setelah Laporan Hasil Audit ditandatngani kemudian
didistribusikan
a. Lembar 1 (Asli) : difile oleh Wakil manajemen
b. Lembar 2 (Copy) : Diserahkan ke manajer atau auditee terkait
4. Pemantauan Status Temuan Audit. Untuk temuan audit yang telah diterbitkan oleh
auditor dan disetujui oleh manager / auditee akan dipantau status terbit dan tindaklanjut
penyelesaiannya dengan menggunakan form Status Temuan Audit (FAMI-06) oleh
Wakil Manajemen
Selanjutnya form temuan audit diserahkan kembali ke Wakil Manajemen untuk ditinjau
dan diputuskan apakah jawaban hasil temuan telah memadai atau belum
4. Menerima Jawaban dan Menilai Hasil Temuan Audit. Untuk form Temuan Audit
harus diterima kembali oleh Auditor / Wakil Manajemen paling lambat 2 (dua) minggu
setelah tanggal diterbitkan, untuk dinilai apakah tindakan koreksi/pencegahan cukup
memadai untuk dilaksanakan. Jika dalam batas waktu yang ditentukan, form Temuan
Audit belum dikirim ke auditor, maka auditor akan mengirimkan surat peringatan ke
auditee.
Bila auditor menganggap belum memadai, maka auditor meminta auditee untuk
menyempurkan tindakan koreksi/pencegahan tsb
5. Menyimpan Dokumen Temuan Audit. Form Temuan Audit asli yang sudah diisi oleh
auditee disimpan di Wakil Manajemen. Auditee harus menyimpan copy dari form
Temuan Audit yang telah diisi.
7. Penutupan Hasil Verifikasi Audit. Bila tindakan koreksi dinilai efektif dan
menyelesaikan masalah, maka ketidaksesuaian pada form Temuan Audit yang
bersangkutan ditutup (CLOSED). Tindakan penutupan Temuan Audit ini dicatat pada
form Status Temuan Audit.
8. Tindak lanjut Hasil Verifikasi. Jika tidak efektif atau tidak menyelesaikan masalah,
maka pihak yang diaudit akan mengajukan kembali rencana tindak lanjut ke auditor.
Waktu perkiraan selesainya tindak lanjut Temuan Audit ini dicatat pada form Status
Temuan Audit. Tindak lanjut yang diambil merupakan hasil diskusi antara Auditor,
Wakil Manajemen dan manager Departemen terkait.
Tindak lanjut dapat berupa penerbitan Temuan Audit baru atas masalah yang sama jika
tindakan koreksi atau pencegahan yang diajukan berbeda dengan tindakan koreksi
sebelumnya.
Pada tanggal yang sudah ditentukan, yaitu tanggal selesai tindak lanjut, Auditor akan
memverifikasi kembali implementasi dan efektifitas tindak lanjut yang diambil. Jika
tindak lanjut dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka Temuan Audit ditutup.