Tugas Kelompok

Manajemen Arsip dan Dokumentasi

Oleh

Kelompok 6

Ridho Ibnu Shiva (2011050008)

Nova Irmawati (2011050010)
Aisyah Amini (2011050029)

Dosen Pengampu
M.Fadli S. Sos. M.I.Kom

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN IMAM BONJOL PADANG
2021
1. Urgensi Manajemen Arsip dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Sumatera Barat

Manajemen Arsip dan Dokumentasi itu sendiri berguna sebagai berikut;

- Menyatukan informasi-informasi yang tersedia pada arsip dan dokumentasi karena arsip
maupun dokumen tersebut berisi berbagai informasi terkait kepentingan instansi terkait,
dalam hal ini yaitu Pemprov Sumbar
- Memudahkan staff kearsipan ataupun orang yang mengelola arsip dan dokumentasi di
Lingkungan Pemprov Sumbar dalam pengaksesan dan penemuan kembali informasi. Jika
pencari informasi tersebut membutuhkan suatu arsip ataupun dokumen maka waktu yang
digunakan akan lebih efektif dan efisien.
- Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di
bidang manajemen kearsipan dinamis dan manajemen kearsipan statis yang profesional
dengan semangat otonomi pemerintah provinsi yang zz
- Menjaga keamanan dan keutuhan arsip dan dokumen. Tujuannya agar kondisi arsip dan
dokumen baik fisik maupun isi tetap terjaga. Mengingat arsip sebagai satu bukti sebuah
pertanggung jawaban aktivitas organisasi / instansi terkait.
- Pemanfaatan dan Pendayagunaan Arsip dan Dokumentasi. Konsep manajerial dapat
membantu pengoptimalan nilai guna arsip dan dokumentasi.

2. Identifikasi jenis-jenis arsip dinamis dan statis yang dimiliki oleh Kementerian/Lembaga
yang menjadi objek diskusi kelompok saudara!

Adapun Arsip Dinamis yang paling sering ditemukan di Lingkungan Provinsi Sumatera Barat,
yaitu biasanya berbentuk Naskah Dinas.

Aktif, frekuensi penggunaan sering atau turut dalam kegiatan sehari-hari.

- Daftar Hadir

Inaktif , frekuensi penggunaan tidak terus menerus dan dikelola pihak sentral.
- Instruksi
- Surat Undangan
- Surat Perintah Tugas

Vital, menunjang kegiatan operasional .

- STTP (Surat Pernyataan Absah Lulus Program Pendidikan bagian Keuangan)
- Surat Perjanjian
- Laporan Keuangan
 Arsip Statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan sudah habis masa
retensinya dan telah dipermanenkan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
- Surat Keputusan, contoh : Surat Keputusan Kepala BKN yang berisi tentang
penyampaian hasil SKD CPNS.
- Surat Keterangan, contoh Arsip tentang Masalah Perkeretaapian pada instansi PT.
(Persero) Kereta Api Divisi Regional II Sumatera Barat.

3. Klasifikasi Arsip dan Tujuannya di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat

Klasifikasi arsip yaitu daftar fungsi-fungsi dimana struktur arsip melekat sesuai dengan
relevansi substansinya atau secara sederhananya pengelompokan arsip yang didasarkan pada
tugas pokok dan fungsi organisasi yang disusun secsara logis dan sistematis. Tujuannya yaitu
untuk memudahkan staff kearsipan di Lingkungan Provinsi Sumbar dalam mengelompokkan dan
lebih cepat dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan atau sistem temu balik informasi.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Sumatera Barat Nomor 21 Tahun 2001
Klasifikasi Arsip dinamis di Lingkungan Pemprov Sumbar dikategorikan sebagai berikut.
 Biasa / Terbuka
 Terbatas
 Rahasia

Kode Klasifikasi Arsip merupakan bagian dari klasifikasi arsip yang menjadi tanda
pengenal urusan dalam benyuk angka yang berfungsi sebagai penunjuk terhadap letak berkas
atau tempat penyimpanannya, kode-kode ini berbentuk numeric yang disusuan berdasarkan
masalah dengan memahami hubungan antar topic / masalah. Berikut kode klasifikasi yang
dipakai di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumbar.

a. 000 Umum
b. 100 Pemerintah
c. 200 Politik
d. 300 Keamanan/ketertiban
e. 400 Kesejahteraan
f. 500 Perekonomian
g. 600 Pekerjaan umum dan ketenagaan
h. 700 Pengawasan
i. 800 Kepegawaian dan
j. 900 Keuangan

4. Uraikanlah regulasi pada Kementerian/Lembaga yang menjadi objek diskusi kelompok

saudara yang terkait dengan manajamen arsip dan dokumentasi!
(seperti Peraturan Menteri Nomor: xxx tahun xxx tentang Tata Naskah Dinas)

- Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat No.17 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan
Kearsipan
- Peraturan Gubernur No.1 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Sumatera Barat
- Peraturan Gubernur No.21 Tahun 2021 tentang sistem klasifikasi keamanan dan aksses
arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat