Pharmacy Apps

Manual - Browser
 Introduction
Ø Portal apotek halodoc adalah situs web
resmi halodoc yang digunakan untuk
mengelola order yang masuk dari
aplikasi Halodoc dan Gojek.
Ø Portal apotek halodoc dapat di akses
melalui website (chrome)
portalapotek.halodoc.com
Browser dapat dibuka pada :
• Smartphone dan tablet android ios dll menggunakan
Chrome
• Lebih dari 1 apoteker di setiap apotek
• Jaringan selular (internet) atau menggunakan Wifi
Login Flow

1. Apotek akan diminta untuk

memasukkan nomor ponsel yang
terdaftar

2. Apotek akan mendapatkan SMS

“Kode verifikasi Anda xxx-xxx” ke
nomor ponsel yang telah diisi, 1
selanjutnya anda harus 2
memasukkan nomor yang ada di
SMS untuk login ke aplikasi

3. Masukkan 6 angka verifikasi yang

3
telah dikirim ke nomor ponsel
kemudian klik “confirm”
New Unregistered User

1. Tampilan jika apotek Anda belum

terdaftar di dalam database Halodoc

2. Anda bisa merubah nomor ponsel

anda ke nomor ponsel yang sudah
terdaftar

3. Lalu bisa menghubungi PIC Apotik

Pharmacy App Menu

1. Nama apotek akan tampil sesuai dengan

1
login / apotek anda 2
2. Anda dapat melihat detail profile apotek
anda dengan menekan “profile”
3
3. Untuk melihat syarat dan ketentuan yang
berlaku di Halodoc app anda dapat 4
menekan “Terms & Conditions”

4. Jika anda ingin mengganti / keluar dari

account login anda, anda bisa menekan
“logout”
Customer Service Support

Bila ada kendala pada aplikasi atau

transaksi halodoc bisa menghubungi
CS melalui fitur berikut. Layanan ini
aktif selama 24 jam setiap hari.
Profile Page

1
1. Nama apotek akan tampil sesuai dengan login /
apotek anda
5
2. Alamat apotek anda dapat dilihat disini
2
3. Nomor telepon yang terdaftar di dalam apotek anda,
nomor telepon yang terdaftar ini juga sebagai nomor
yang dapat digunakan untuk login ke aplikasi
Halodoc pharmacy 3
4. Jam buka- apotek anda dapat dilihat disini, anda
tidak akan mendapatkan order jika diluar jam buka
apotek

5. Jika informasi diatas kurang / tidak sesuai dengan

yang sebenarnya, anda bisa menekan tulisan
“menghubungi kami” dan akan langsung
menghubungi customer service Halodoc untuk
melakukan perubahan data
4
Halodoc Flow
Notification Untuk mengaktifkan notifikasi menggunakan cara berikut
Order Flow

Jumlah Item
tidak Wajar
 Reject, apabila :
- Produk tidak tersedia/kurang
- Harga salah
- Satuan jual salah
- Jumlah order tidak wajar

Assign to Me & Ready, apabila :

- Barang tersedia
- Produk tidak expired (Min. 6 bulan)
- Harga sesuai
- Satuan jual sesuai
- Jumlah order wajar
Home Page

7
1. Tab “New” difungsikan untuk melihat daftar order baru
yang masuk ke dalam apotek
1
2. Tab “In Progress” difungsikan untuk melihat daftar order
2 3
yang sedang di proses di apotek

3. Tab “History” difungsikan untuk melihat daftar order yang

sudah selesai (“Complete”,”Cancel”,”Reject”) di apotek
5
4. “5K3D25-4437” adalah nomor order Halodoc anda 4
5. Harga yang tertera merupakan total harga dari order
tersebut
6
6. Nama yang tertera adalah nama yang sedang mengambil
alih / bertanggung jawab terhadap order

7. Tekan “ ☰ ” untuk melihat menu lain seperti (profile apotik,

syarat dan ketentuan, bantuan / faq, logout)
New Order

1. anda dapat menekan tombol “Assign to me” untuk

mengambil alih / bertanggung jawab terhadap order 1
tersebut

2. “x 2” adalah jumlah QTY yang dipesan oleh

pelanggan

3. 69.600 adalah total price di setiap produk (sudah

dikalikan dengan jumlah qty) dengan contoh sesuai
di gambar, harga satuan produknya adalah 34.800
rupiah
2 3

4. 93.400 adalah total harga keseluruhan dalam satu

order
4
5. 93.400 adalah harga total keseluruhan yang akan 5
dibayar oleh pihak kurir ke apotik
Preparing Order

1. Tekan gambar foto untuk memperbesar

gambar foto resep yang tersedia

2. Tekan nomor telepon yang ada untuk

menghubungi customer yang memesan obat

3. Lihat informasi customer yang memesan

obat , informasi yang ditampilkan berupa
umur, tinggi badan, dan berat badan

4. Kemudian harus mengisi aturan pakai obat

jika didalam order terdapat obat yang berlogo
“Rx” atau menggunakan resep

5 Jika resep salah atau produk yang di pesan

sedang tidak tersedia, Bisa “reject”
orderan yang masuk ke apotek anda

6. Tekan “ready” jika anda ingin memproses

orderan
Preparing Order

1. Tutup kembali gambar yang dibuka dengan

menekan logo “X”

2. Putar gambar yang ada dengan menekan

tombol tersebut

3. Untuk membesarkan gambar yang ada , dapat

menggeser dengan menggunakan 2 jari ke
arah yang berlawanan

4. Jika foto didalam order lebih dari 1 foto, geser

ke kanan / ke kiri untuk melihat foto lainnya
 1

3
Order Rejection

Apotek DILARANG request CANCEL ke Customer.

Setiap order masuk namun tidak sesuai, apotek wajib klik
REJECT.
Apabila sudah terlanjur Pick Up oleh driver, harap
dilaporkan ke CS menggunakan fitur chatt di aplikasi /
web Halodoc Pharmacy dengan cara menuliskan nomor
order secara lengkap.
Contoh :
Halo CS Halodoc, Mohon bantuan cancel Order berikut
PRT5KF-3131 karena barang kosong/harga salah dan
gojek sudah klik Pick Up duluan
Order History
1

1. Klik “History” untuk melihat order

yang completed, di cancel oleh
2
apotek dan di reject oleh customer

2. 6 mnt lalu, adalah waktu order

tersebut masuk ke aplikasi Halodoc
for Pharmacy anda

3. - Diambil , order tersebut sudah

selesai di proses / “complete”
- Dibatalkan, order tersebut sudah
dibatalkan oleh customer
- Ditolak, order tersebut di “reject”
oleh pihak apotek

3
 Payment

Halodoc Bayar
• Go Pay
• Halodoc Wallet
• Credit/Debit Card
• Insurance
Gojek datang ke apotek dan “tidak
perlu melakukan pembayaran” sesuai
tagih tunai di aplikasi.
Diaplikasi gojek akan tertera “gosend”.
 Packaging Order

ü Pastikan menulis etiket (khusus Ethical)

dan mengisi form di plastic
ü Memastikan KIE (Konseling Informasi
Edukasi) berjalan (Permenkes 73 2016).
ü Mencegah obat dirusak atau tertukar.
ü Tidak Perlu Memberikan Struk ke
Customer
ü Membuat bukti serah terima.
ATTENTION
Ø Pastikan gojek tidak klik Pick Up sebelum di cek ketersediaan barang dan ketepatan harga
Ø Setelah memastikan barang tersedia dan harga tepat, pastikan Gojek / Apotek menghubungi
customer
• Mencegah Customer Cancel setelah terjadi transaksi
• Memastikan bukan order fiktif

Ø Apabila gojek sudah datang tapi order tidak muncul di aplikasi Halodoc mohon refresh Apps
Halodocnya/ Log out log in
Ø Apabila order sudah cancel di apps Halodoc tapi masih muncul di Apps gojek minta gojek untuk
refresh Aplikasi gojeknya dan log in Log out
Ø Harap selalu di cek tanggal Expired produk
Ø Tidak perlu memberikan Struk/Kwitansi/BON ke Customer
Ø Dilarang melakukan refund dana ke customer apabila ada produk yang tidak tersedia/kurang dan
harga tidak sesuai
Ø Tidak boleh melakukan substitusi (penggantian) produk walaupun komposisi dan fungsi produk
tersebut sama dengan yang di order customer
Ø Pastikan menulis etiket (khusus Ethical) dan mengisi form di plastik
• Memastikan KIE (Konseling Informasi Edukasi) berjalan (Permenkes 73 2016).
• Mencegah obat dirusak atau tertukar
 Order Cases

Ø Hardware (Tablet dan Koneksi Internet) Ø Human Error

Ø Aplikasi Halodoc for Pharmacy
• Tidak bisa Login (Mendaftarkan nomor baru)
• Apotek tidak aktif pada aplikasi
• Gojek Klik Pick Up duluan sehingga tidak bisa reject
• Order masuk (sudah klik ready) tapi tidak diambil
gojek
• Gojek datang tapi order tidak muncul di Aplikasi.
• Ada perbedaan stock, harga, atau satuan jual.
• Customer tidak bisa dihubungi.
• Customer minta ganti obat atau quantity.
• Salah pengiriman product/quantity.
• Tidak menggunakan plastik halodoc.
• Tidak mengisikan form di plastik halodoc.
• Tidak menuliskan Etiket pada product ethical.
• Memberikan struk pada driver Gojek/Customer.
• Meminta cancel pada customer.
• Menagihkan tunai kepada customer karena harga
tidak sesuai.
• Memberikan produk ED tidak sesuai ketentuan.

Apabila terjadi case seperti diatas, dapat menghubungi PIC Halodoc

area masing-masing atau bisa menghubungi CS Halodoc menggunakan
fitur chatt di aplikasi / web Halodoc Pharmacy dengan cara menuliskan
nomor order secara lengkap atau ke nomer 021 31106999
 Flagging Order

• Memberikan laporan order yang tidak diambil

oleh gojek.
• Klik 3 titik vertikal di bagian kanan atas pada
display order
• Order yang dilaporkan otomatis akan tertandai
dan tidak akan terhitung sebagai transaksi
• Apabila ada order yang tidak sengaja terklik
“Laporkan” oleh staff apotik, maka wajib
diinformasikan kepada team HALODOC atau
melalui fitur chatt di aplikasi / web Halodoc
Pharmacy untuk dilakukan unflagging oleh tim
HALODOC.
 Portal Apotek Halodoc

Ø Portal apotek halodoc adalah situs web resmi halodoc yang digunakan untuk
melihat history transaksi yang masuk di aplikasi halodoc pharmacies, mengontrol
stok dan harga yang dijual melalui aplikasi halodoc, serta melakukan cek dan
print e-prescription
Ø Portal apotek halodoc dapat di akses melalui website portalapotek.halodoc.com
Ø Portal apotek halodoc digunakan untuk :
§ Melihat history order yang masuk di aplikasi halodoc pharmacies
§ Melakukan penambahan produk yang akan dijual melalui aplikasi halodoc (untuk
Apotik yang menggunakan metode integrasi EXTRANET)
§ Melakukan update harga dan stok (untuk Apotik yang menggunakan metode
integrasi EXTRANET)
§ Melakukan download dan print e-prescription terhadap order status “delivered”
Portal Apotek Halodoc portalapotek.halodoc.com

Nomor HP yg di masukkan adalah yang

terdaftar di aplikasi halodoc pharmacies
Portal Apotek Halodoc

Masukkan Kode OTP yang masuk

melalui sms di nomor HP yang terdaftar
Order history
Print & Download E-Prescription

Klik
view
Untuk melihat resep

Untuk download dan

print resep
Tampilan E-Resep

Print resep
 ATTENTION

Ø Setelah order status berubah menjadi delivered dalam 15 menit atau 1x 24 jam
resep tidak muncul di aplikasi halodoc pharmacies dan portal apotek, harap
laporkan kepada halodoc team dengan menghubungi PIC Area halodoc atau
dapat melalui menu support
Ø Apabila menemukan ketidakwajaran E-Resep yang muncul, harap laporkan
kepada halodoc team dengan menghubungi PIC Area halodoc atau dapat melalui
menu support
Update stock & harga

Klik “Inventory”
Update stock & harga

Klik
view
Perhatikan satuan jual
produk
Harga harus sesuai
dengan harga jual
Stok harus apotik
sesuai dengan Jangan diubah
stok fisik

Jangan lupa
klik “save”
ATTENTION

Harga terlalu MAHAL

ATTENTION

Harga terlalu MURAH

Terima kasih
2020

37
 Kepada Apotik Mitra Halodoc,

Sehubungan dengan beberapa kendala yang terjadi terkait dengan kegiatan operasional
Apotik Mitra Halodoc, kami mengingatkan / menghimbau kembali kepada Apotik Mitra untuk
memperhatikan poin-poin sebagai berikut :

1. Membuat dan mempunyai buku serah terima APOTIK dengan Driver Gojek sebagai
tanda bukti order sudah dilayani dan memastikan obat apotik keluar.

Contoh Bukti Serah Terima Apotik dengan Driver Gojek :

Nama Nomor TTD PIC Apotik

Nama Tanggal Total Driver No Order Hp Driver yang
Tanggal No. Order Customer Nama Obat Expired Harga Gojek Gojek Driver Gojek menyerahkan
12 Mei 6E3YD6- 1-Sep- GK1029829-
2020 9420 Tommy Paracetamol 22 11000 Johan 09 0813xxx Dina

2. Apabila ada order dengan Quantity tidak wajar, apotik disarankan untuk melakukan
“Reject Order” dengan alasan pilihan “jumlah item tidak wajar”.
3. Apabila stok produk di apotik selisih / sedang kosong tetapi apotik masih terima order
maka Apotik harap untuk melakukan “Reject Order”dengan alasan pilihan
“Produk tidak tersedia“. Apotik DILARANG untuk substitusi produk walaupun
dengan zat/khasiat sama.
4. Apabila stok produk di apotik selisih / sedang kosong namun order terlanjur terpick
up oleh driver / apotik terlanjur ready order, segera laporkan pada PIC Apotik agar
dibantu cancel oleh CS Halodoc atau langsung menggunakan fitur chatt di aplikasi /
web Halodoc Pharmacy.
5. Apabila terdapat perbedaan harga antara Apotik dan Sistem Halodoc, diharapkan
apotik untuk melakukan “Reject Order”dengan alasan pilihan “Harga salah”.
Apotik DILARANG untuk menagihkan atau memberikan uang tunai / mengurangi
atau menambahkan jumlah produk ke Customer sesuai perbedaan Harga.
6. Apotik dimohon untuk tidak memberikan struk/kwitansi kepada customer karena
harga di aplikasi apotik berbeda dengan harga di aplikasi konsumen (berikut biaya
jasa dan ongkos kirim). Jika customer meminta struk, Halodoc menyediakan struk
digital di aplikasi konsumen.
7. Apabila terdapat perubahan jam operasional apotik, maka apotik wajib
menginformasikan pihak Halodoc untuk menghindari order masuk ke aplikasi
sementara Apotiknya sedang tutup / nonaktif.
8. Apabila stock plastik sudah menipis harap info PIC area masing-masing untuk segera
dialokasikan