Agency Training & Development 2022

Agency Development
Head Office, BFI Tower
Sunburst CBD Lot. 1.2.
Floor 9th
Table of Proses Maintain #03
Content Tahapan yang harus kita lakukan
dalam proses maintain agent 04
Esensi Maintain #01
03 Tips Maintain #04
Beberapa tips yang
Tentang intisari atau hal yang mendasari bisa diterapkan agar
pentingnya maintain agent
02 aktivitas maintain
berjalan efektif

01 Tujuan Maintain #02

Beberapa poin penting yang menjadi
Table of Content
alasan mengapa kita harus maintain agent
 Sebagai salah satu dari core activities agency,
maintain dilakukan untuk menjaga hubungan
baik dengan para agent aktif BFI, sehingga
diharapkan mereka dapat loyal dan produktif
terhadap BFI.

Maintain merupakan fondasi dari kesuksesan

dan loyalitas agent terhadap BFI. Semakin baik
kualitas dan frekuensi maintain terhadap agent,
semakin besar peluang kita untuk memperkuat
loyalitas dan potensi mereka.

MAINTAIN AGENT SEBAGAI

01. 03.
Mengenal lebih Menjaga Loyalitas
jauh tentang karakter agent agent agar terus bersama dan
berkontribusi untuk BFI

02.
Membangun Kepercayaan
sebagai kunci dari terjaganya sebuah hubungan yang
baik dan kuat
Steps 01 02 03

Proses Personal Approach

Tahap ini untuk mengetahui
Listing Prioritas Agent
Memperioritaskan agent yang
Metode Maintain
Tentukan metode maintain
seberapa tepat agent yang akan dimaintain berdasarkan yang akan digunakan, yaitu

Maintain kita miliki dari segi

kemampuan dan kemauan.
kuadran, potensi dan join
date.
personal maintain atau
group maintain

04 05
Maintain Scheduling Eksekusi Maintain
Tentukan jadwal aktivitas Melakukan aktivitas
maintain agent yang telah maintain berdasarkan list
ditargetkan setiap prioritas maintain dan
jadwal yang ditetapkan
 GALI NILAI YANG DIMILIKI
SEORANG AGENT
1. Temukan seberapa besar
01 potensi agent dari sisi skill
bisnis, maupun pengetahuan
dan pengalaman bisnis
2. Gali seberapa besar kemauan
agent untuk maju
berkembang secara
kemampuan diri maupun
Pendekatan personal finansial
(personal approach)
penting untuk
LAKUKAN PERTEMUAN DORONG MOTIVASI AGENT
menelusuri sejauh mana
kapabilitas dan kapasitas
INTENSIF DENGAN SKEMA BENEFIT
yang dimiliki oleh
Pertemuan secar intensif Sampaikan benefit untuk
seorang agent
dilakukan agar kita bisa mendorong motivasi mereka
mendapatkan informasi detail agar mau berkembang
mengenai personality agent bersama BFI dan menjadi
terkait. sukses
 FILTER BY KUADRAN AGENT
01
02 Prioritaskan kelompok agent yang masuk kuadran
Quadran 1 1, lalu kuadran 2, 3 dan 4.

Quadran 1: Ada Kemampuan,

Quadran 2 Ada Kemauan FILTER BY PROFILE AGENT
Quadran 2: Ada kemampuan, 02
Listing prioritas agent dengan spesifik profile yang
Tidak Ada Kemauan
Quadran 3 potensial, seperti marketing bank, marketing otomotif,
Quadran 3: Tidak Ada
kemampuan, Ada Kemauan dsb.
Quadran 4 Quadran 4: Tidak Ada
kemampuan, Tidak Ada FILTER BY JOIN DATE
03 Listing prioritas agent berdasarkan masa join
Kemauan
mulai dari terbaru hingga terlama, mengingat
agent baru sangat butuh perhatian di awal masa
joinnya.
“
…Klasifikasi Kuadran bersifat dinamis (bisa berubah kapanpun),
sehingga peran personal approach sangat penting untuk mengetahui
perkembangan dinamika kelompok agent di setiap kuadran.
 Group Maintain dilakukan secara
kolektif antara ARE atau SPV dengan
beberapa agent. Hal yang dilakukan saat
personal maintain:

Metode • Bertukar pengalaman

• Diskusi panel membahas common
problems
Maintain Agent • Presentasi (open discuss) terkait
agency terkait benefit, program.
03
Indirectly Personal Maintain dilakukan secara
On Call (phone) khusus antara ARE atau SPV dengan
setiap agent perorangan. Hal yang
On Video Call (WA, Google Duo, etc)
dilakukan saat personal maintain:
Via Video Conference (Zoom, skype, etc) • Bertukar pengalaman
• Diskusi permasalahan
Directly
• Update informasi agency (program,
At café/ cozy eat place benefit, dsb)
At external meeting room
 Maintain Scheduling
Aktivitas Maintain
SUN MON TUE WED THU FRI SAT

1
PM Agent A, B & C GM Agent D, E & F
Tentukan tanggal berapa kita maintain dalam satu
2 3 4 5 6 7 8 bulan, beserta agent yang akan kita kunjungi/
hubungi pada tangga-tanggal tersebut secara satu
PM Agent G, H & I GM Agent J, K & L
persatu.

9 10 11 12 13 14 15
PM Agent M, N & O GM Agent P, Q & R

04 16 17 18 19 20 21 22
Menentukan jadwal maintain secara group
PM Agent S, T
(lebih dari satu agent dalam satu waktu)
dalam satu bulan.
23 24 25 26 27 28 29
GM Agent U, V & W

Tandai jadwal di kalender (E.g: Google Calendar) seperti

30 31 contoh di atas beserta target yang ditetapkan (adjustable).
 Eksekusi Maintain

BEST COMMUNICATION SHOW APPRECIATION SHARING SESSION ASK FEEDBACK

• Buka dan ciptakan • Tunjukkan apresiasi dalam • Berbagi pengalaman dengan • Sampaikan keterbukaan kita
komunikasi yang berkualitas bentuk ucapan, souvenir, agent mengenai pekerjaan, dalam menerima saran dan
dan efisien waktu. atau hadiah yang dapat kehidupan yang dapat masukan dari agent
• Seimbangkan pembahasan membuat mereka merasa meningkatkan motivasi • Berikan pertanyaan
terkait pekerjaan dan diperhatikan • Berbagi pengetahuan yang pancingan untuk
maupun non-pekerjaan (E.g: • Apresiasi diberikan relevan dengan bisnis mendapatkan feedback,
seperti kehidupan, entertain berdasarkan beberapa agency seperti, “apa yang Anda
story) pertimbangan, seperti join • Buka kesempatan bagi agent butuhkan saat ini?
05 untuk menyampaikan Bagaimana kami bisa
• Pastikan poin-poin maksud date, kontribusi, kemauan
dan tujuan dari maintain yang tinggi, dan loyalitas pengalaman, kendala memenuhinya? Apa yang
tersampaikan dalam proses yang ditunjukkan maupun keluhan yang kurang atau harus
komunikasi dirasakan. Jadilah pendengar diperbaiki?
yang baik
 Treatment Maintain based Quadrant
Image One Image Two Image Three Image Four

01 Pemberian Apresiasi 01 Kunjungan Intensif 01 Sharing Knowledge 01 Blasting Benefit

02 Ucapan Personal 02 Pemberian Motivasi 02 Sharing Session 02 Blasting Program

05 03 Pemberian Entertain 03 Pemberian Reward 03 Kunjungan Rutin 03 Undang Event/

Gathering

04 Full Support 04 Fast Respon & Support 04 Training Basic Agency

QUADRANT 1 QUADRANT 2 QUADRANT 3 QUADRANT 4

Tips Maintain
Agar berjalan efektif
Pastikan komunikasi dalam
dilakukan secara regular dan
berkelanjutan, untuk
mengetahui perkembangan
agent dari waktu ke waktu.
Regular Communication
Menganggap agent layaknya
teman kita akan lebih mudah
untuk mendapatkan
kepercayaan serta mengikat
hubungan yang kuat dengan
Regard as a Friend mereka.
Jangan pernah memberikan janji
yang berlebihan dan di luar
control kemampuan kita untuk
menepatinya, hal ini dapat
menjadi factor yang merusak
Under Promise hubungan dan mengurangi trust
agent terhadap kita.
Menjadi pendengar yang baik dari
setiap hal yang disampaikan agent
dan pahami secara mendalam setiap
kendala yang dialami mereka agar
kita mampu menjadi problem solver
yang baik bagi mereka.
Listen & Understanding
2022 Agency Development
 13

Break
Time
2018 All Rights Reserved
Thank You
for your attention

Agency Development
Head Office, BFI Tower
Sunburst CBD Lot. 1.2.
Floor 9th