Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer e-ISSN: 2548-964X

Vol. 2, No. 2, Februari 2018, hlm. 811-820 http://j-ptiik.ub.ac.id

Perancangan Business Process Improvement Untuk Layanan Kepegawaian

Menggunakan Domain Service Design Dalam Framework Information
Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi Pada Bank XYZ)
Citra Hemas Jati Inayu1, Yusi Tyroni2, Nanang Yudisetiawan3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Email: 1cici.people@gmail.com, 2yusi_tyro@ub.ac.id, 3nanang@ub.ac.id

Abstrak

Bank XYZ merupakan perusahaan perbankan yang memiliki kantor pusat di Kota Jakarta. Proses bisnis
layanan kepegawaian untuk cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ masih
mengandalkan paper based, sehingga bagian unit HC area (Human Capital) harus menginputkan secara
manual data rekap kedalam SAP (Sistem Administrasi Pegawai). Pegawai unit HC area akan sangat
rentan untuk melakukan kesalahan input yang dapat berakibat fatal bagi perhitungan gaji pegawai.
Penerapan paper based pada sebagian aktivitas cuti, lembur, dan update data juga menyebabkan proses
berjalan kurang efisien dan efektif sehingga waktu proses menjadi lebih lama. Metode yang digunakan
dalam melakukan perbaikan proses bisnis mengacu pada framework ITIL v3 domain service design.
Hasil perbaikan proses bisnis layanan kepegawaian Bank XYZ untuk cuti yaitu percepatan waktu rata-
rata sebesar 58.11 menit karena hilangnya aktivitas PIC (Person in Charge) dalam meminta dan
menyampaikan formulir izin cuti, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area
karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada proses bisnis lembur pegawai, percepatan waktu rata-rata
sebesar 370.98 menit karena hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual, serta
pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada
proses bisnis update data pegawai terdapat percepatan sebesar 22.6 menit karena hilangnya aktivitas
memberikan formulir serta input data pegawai, serta terdapat perubahan persentase pemanfaatan
resource karena berkurangnya aktivitas HC area.
Kata kunci: proses bisnis, process business improvement, metode ITIL V3, domain service design.

Abstract
XYZ Bank is a banking company with head office in Jakarta. The employment service business process
for leave, overtime, and update of employee data at Bank XYZ still rely on paper based, so that the HC
area unit (Human Capital) must manually input recap data into SAP (Employee Administration System).
HC area unit employees will be particularly vulnerable to input errors that can be fatal for employee
salary calculations. The implementation of paper based on some activities of leave, overtime, and data
update also cause the process runs less efficient and effective so that the processing time becomes
longer. The method used in doing business process improvement refers to the framework of ITIL v3
domain service design. The result of the business process improvement of XYZ staffing service business
for leave is an average time acceleration of 58.11 minutes due to loss of PIC (Person in Charge) activity
in requesting and submitting the leave leave form, as well as equalization of utilization to superiors,
employees and HC area due to loss of role PIC and courier. In the employee overtime business process,
the average acceleration time of 370.98 minutes due to loss of PIC's role in manual recording, as well
as equitable distribution of employers, officers, and HC areas due to loss of PIC and messenger role. In
the business process update employee data there is an acceleration of 22.6 minutes due to loss of activity
provide the form and input employee data, and there is a change in resource utilization percentage due
to reduced HC area activity.
Keywords: business process, business improvement process, ITIL V3 method, domain service design.

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Brawijaya 811
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
1. PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi di era sekarang ini
semakin berkembang pesat. Manusia tidak
terlepas dari penggunaan teknologi hampir di
segala aspek kehidupan. Era digital juga
membawa manusia memasuki babak baru yaitu
paperless dan atau lesspaper world. Melakukan
perubahan dari paper based office menjadi
paperless office ataupun lesspaper office erat
kaitannya dengan peningkatan proses bisnis
perusahaan. Persaingan bisnis salah satunya bisa
dimenangkan oleh perusahaan dengan cara
mengoptimalkan proses bisnisnya. Penulis
tertarik untuk mengamati proses bisnis yang ada
pada Bank XYZ.
Terdapat beberapa aktivitas pada Bank
XYZ yang menjadi perhatian dalam penelitian
ini antara lain, cuti dan lembur pegawai, serta
update data pegawai yang sebagian prosesnya
masih menerapkan paper based. Saat ini, arsip
cetak disimpan di dosir pegawai yang dikelola
oleh unit HC Area Bank XYZ. Dosir pegawai
merupakan map data pegawai yang menyimpan
data pegawai sejak awal masuk hingga keluar.
Dokumen berbentuk softcopy akan disimpan di
pusat arsip yang berada di kantor pusat. Tidak
semua dokumen membutuhkan arsip cetak,
sehingga aktivitas – aktivitas yang terdapat pada
proses cuti, lembur, dan update data pegawai
pada Bank XYZ dapat ditinjau kembali untuk
dapat mengurangi permasalah ada.
Penelitian sebelumnya dengan judul
“Business Process Improvement on
Maintanance Management: a Case Study”
menggunakan ITIL untuk membantu
mengidentifikasi tantangan dan peluang untuk
menyelaraskan TI dengan kebutuhan bisnis,
serta meningkatkan kualitas layanan pada ANA
airports Portugal. Pada jurnal dengan judul
“Evaluasi Tingkat Kesiapan Service design
menggunakan IT Infrastructure Library (ITIL)
Versi 3 pada PT Fajar Mas Murni Bekasi (Studi
kasus: Aplikasi AS400)” dilakukan pengukuran
terhadap tingkat kesiapan service design pada
aplikasi AS400 dan rekomendasi untuk
melakukan evaluasi terhadap service design
pada aplikasi AS400.
Berdasarkan latar belakang yang sudah
diuraikan dan jurnal terdahulu yang dirujuk
dalam penelitian ini, business process
improvement dengan framework ITIL v3
menggunakan domain service design dipilih
sebagai metode yang tepat dalam menyelesaikan
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
812
masalah. Pada penelitian ini business process
improvement pada proses cuti, lembur, dan
update data dilakukan dengan harapan alur
kegiatan berjalan lebih efisien dan efektif
sehingga perusahaan dapat mengurangi
kesalahan yang ada, memperpendek waktu
tunggu, meminimasi sumber daya, serta
memberi kemudahan bagi pengguna layanan.
Business process improvement dilakukan
dengan menggunakan metode ITIL (Information
Technology Infrastructure Library) versi 3. ITIL
versi 3 merupakan metode yang berguna dalam
meningkatkan kepuasan pengguna atau
konsumen akan layanan TI. Metode ITIL versi 3
cocok digunakan pada penelitian ini karena
proses bisnis yang akan diteliti merupakan
bagian dari layanan kepegawaian Bank XYZ.
Kepuasan pelanggan yaitu pegawai menjadi
sangat bergantung pada kelancaran aktivitas-
aktivitas yang ada dalam proses bisnis tersebut.
Pada penelitian ini tahap ITIL yang
digunakan yaitu service design. Pemilihan
service design karena layanan kepegawaian cuti,
lembur, dan update data pegawai pada Bank
XYZ sudah ditetapkan dan terdefinisi dengan
jelas serta memiliki nilai bagi pengguna. Fokus
perhatian saat ini yaitu perlu dilakukan
perbaikan pada layanan cuti, lembur, dan update
data pegawai, sehingga perusahaan dituntut
untuk dapat mendesain layanan yang tepat.
Domain service design berguna dalam
mendesain dan membangun layanan TI yang
sesuai, untuk meningkatkan kepuasan pengguna
akan layanan sehingga dapat mendukung
perbaikan proses bisnis.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN
2.1. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan serangkaian
aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi
dalam menjalankan bisnisnya. Proses bisnis
mencakup inisiasi masukan (input),
pengolahan input menjadi output (proses),
dan menghasilkan keluaran (output). Output
yang dihasilkan mempunyai dampak yang baik
bagi konsumen maupun bagi organisasi.
(Harmon, 2007).
2.2 Proses Bisnis Modelling (BPM)
BPM (Proses Bisnis Modelling) atau
pemodelan proses bisnis secara istilah 'bisnis'
dapat dihubungkan dengan organisasi. Ada dua
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
jenis Model Proses Bisnis yang utama menurut
Alan Chapman, yaitu (Chapman, 2017):
1. Model dasar 'as-is', yang menggambarkan
situasi saat ini.
2. Model 'to-be', yaitu model proses bisnis baru
yang memiliki tujuan dan harapan
kedepan yang difungsikan untuk
menganalisis, menguji, menerapkan dan
meningkatkan proses.
2.3 Business Process Improvement (BPI)
Business Process Improvement atau
perbaikan proses bisnis dicapai dengan
memeriksa dan memahami mengapa, apa, serta
bagaimana proses dan interaksi antara orang-
orang, proses, dan teknologi (Attong & Metz,
2013). Pada penelitiain ini, perbaikan proses
bisnis didasarkan atas pedoman dari framework
ITIL v3 pada domain service design.
Peningkatan dilakukan dengan terlebih dahulu
memodelkan proses bisnis as-is pada aktivitas
cuti, lembur, dan update data. Kemudian
membuat proses bisnis to-be berdasarkan dari
hasil analisa dengan framework ITIL v3 domain
service design untuk mengetahui proses apa saja
yang perlu ditingkatkan.
2.4 Information Technology Infrastructure
Library (ITIL)
ITIL (Information Technology
Infrastucture Library) adalah framework ITSM
IT Service Management) yang paling banyak
digunakan di dunia saat ini. ITIL berfungsi untuk
memberikan arahan kepada organisasi untuk
memanfaatkan TI sebagai alat dalam mendorong
pembangunan, perubahan bisnis, serta
transformasi. ITIL bertujuan dalam
meningkatkan efisiensi dan mencapai tujuan
peningkatan layanan. (OpenCampus, n.d.).
Gambar 1 Service lifecyle
Sumber : Bernard (2011)
2.5 Service Design
Service design merupakan tahap merancang
dan mengembangkan layanan TI. Layanan TI
yang dimaksud termasuk arsitektur, sistem,
proses, ukuran dan metric, alat untuk ITSM,
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
813
serta kebijakan dan dokumen yang berguna
untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan
masa depan (Bernard, 2011). Proses-proses
dalam service design ada tujuh, antara lain
(UCISA, n.d.) :
1. Service Level Management.
2. Capacity management.
3. Availability management.
4. IT Service Continuity management.
5. Information Security management.
6. Service Catalogue management.
7. Supplier management.
2.6 Maturity Level
IT Maturity Model merupakan model yang
digunakan untuk mengukur tingkat kematangan
pengelolaan teknologi informasi dalam suatu
organisasi. IT Maturity Model terdiri dari lima
tingkat kematangan pengelolaan IT, meliputi :
tingkat 0 (non-existent), tingkat 1 (initial),
tingkat 2 (repeateable), tingkat 3 (defined),
tingkat 4 (managed) dan tingkat 5 (optimised).
Semakin tinggi maturity level akan semakin baik
proses pengelolaan teknologi informasi, yang
secara tidak langsung bermakna semakin reliable
dukungan teknologi informasi dalam proses
pencapaian tujuan organisasi (Limited, 2013).
Tabel 1 Skala pembulatan maturity level
Skala pembulatan Tingkat model maturity
4.51 -5.00 5 – dioptimalisasi (optimized)
3.51 – 4.50 4 – diatur (managed)
2.31 – 3.50 3 – ditetapkan (defined)
1.31 – 2.50 2 – dapat diulang (repeatable)
0.51 – 1.50 1 – inisialisasi (initial)
0.00 – 0.50 0 – tidak ada (nun-existent)
3. METODOLOGI
Penelitian pada penelitian ini merupakan
jenis penelitian non-implementatif. Penelitian
dilakukan pada unit Area Bank XYZ mulai
bulan Januari 2017. Dalam melakukan
pengumpulan data dilakukan teknik wawancara
dan kuesioner, kuesioner dibagikan kepada 13
orang responden dari 16 orang populasi
berdasarkan rumus slovin dengan toleransi eror
10%. Empat orang diantaranya dipilih
berdasarkan teknik purposive sampling Terdapat
langkah-langkah atau tahapan untuk
menyelesaikan proyek penelitian ini. Alur
penelitian jelasnya dapat dilihat pada flowchart
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 814

berikut. berorientasi pada bisnis dan pelanggan.

Tersedia layanan TI dalam mengelola
SMaP urusan kepegawaian untuk proses cuti,
7
07 lembur, dan update data pegawai yang
hemat biaya dan aman.
Tersedia layanan IT dalam mengelola
urusan kepegawaian untuk proses cuti,
SMaP
8 lembur, dan update data pegawai yang
08
fleksibel dan memenuhi tuntutan
peningkatan bisnis.
Adanya pemahaman mengenai layanan
SMaP kepegawaian untuk proses cuti, lembur,
9
09 dan update data pegawai yang
disediakan.

4.3.1 Hasil Maturity Level

Service Management as a practice
Tabel 3 Maturity level service management as a
practice
Mat
Bobot Nilai Mat
urit
Tota urity
y
l level
No Kod leve
0 1 2 3 4 5 Resp Resp
e l
on onde
Cur
n
rent
SMa
1 0 0 2 7 4 0 13 3.15 4
P01
SMa
2 0 0 1 4 8 0 13 3.53 4
Gambar 2 Metodologi penelitian P02
SMa
3 0 0 0 8 5 0 13 3.38 4
P03
4. PERANCANGAN 4
SMa
0 0 3 5 5 0 13 3.15 4
P04
SMa
4.3 Hasil dan Analisa Maturity level 5
P05
0 0 0 6 7 0 13 3.53 4
SMa
Tabel 2 Pertanyaan service management as a 6
P06
0 0 2 7 4 0 13 3.15 4
practice 7
SMa
0 0 0
1
3 0 13 3.23 4
P07 0
SMa
No Kode Service Management as a Practice 8
P08
0 0 5 4 4 0 13 2.92 3
Terdapat manajemen layanan 9
SMa
0 0 0 1
1
0 13 3.92 4
kepegawaian untuk proses cuti, lembur, P09 2
SMaP dan update data pegawai yang
Scor
0 0
1 5 5
0 117 3.33 3.88
1 e 3 2 2
01 terdefinisi dengan jelas.
Tersedia layanan TI dalam mengelola
urusan kepegawaian untuk proses cuti, Pada tabel 3 diketahui nilai maturity level
SMaP lembur, dan update data pegawai yang responden tertinggi yaitu 3.92 pada pertanyaan
2 dikelola dan dioperasikan untuk tingkat
02 nomor 9. Tingginya nilai tersebut karena sudah
risiko yang rendah
Ada suatu hasil yang diberikan kepada
terdapat aturan atau SOP yang jelas mengenai
pengguna atau pemangku kepentingan layanan kepegawaian dan terdapat perjanjian
SMaP kerja bersama yang disepakati oleh stakeholder
3 dari setiap proses yang terdapat pada
03
layanan kepegawaian untuk proses cuti, terkait. Sedangkan nilai maturity level
lembur, dan update data pegawai. responden terendah terdapat pada pertanyaan
Adanya keaktifan dalam mengelola
desain layanan baru ataupun perubahan nomor 8. Nilai tersebut merupakan yang paling
SMaP rendah karena SAP saat ini hanya dapat diakses
4 layanan pada layanan kepegawaian
04
untuk proses cuti, lembur, dan update oleh HC area, sehingga menyebabkan waktu
data pegawai. proses menjadi lebih lama karena sebagian
Adanya keaktifan dalam mengelola
desain portofolio layanan, termasuk
aktivitas masih berjalan manual.
SMaP
5 layanan katalog pada layanan Hasil rata-rata maturity level responden
05
kepegawaian untuk proses cuti, lembur,
dan update data pegawai.
yang didapat dari kuesioner pada sub-domain
Tersedia layanan TI dalam mengelola service management as a practice yaitu 3.33,
SMaP
6 urusan kepegawaian untuk proses cuti, yang berada pada level 3 atau define. Pengguna
06
lembur, dan update data pegawai yang menganggap bahwa penggunaan TI belum dapat

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
diaplikasikan untuk proses cuti, lembur, dan
update data yang masih berjalan manual
tersebut.
Setelah dilakukan wawancara untuk
mencocokkan nilai maturity level menurut
responden dengan fakta di lapangan, ternyata
ada perbedaan hasil. Rata-rata maturity level
current bernilai 3.88 yang berada pada level 4
(manage). Peningkatan yang cukup signifikan
itu karena perusahaan sebenarnya sudah
mempersiapkan layanan TI untuk mendukung
proses-proses yang berjalan kurang efektif dan
butuh perbaikan tersebut, namun belum ada
tindak lanjut untuk dapat mengaplikasikannya.
Untuk lebih jelasnya pada tabel 4 berikut
deskripsi proses-proses yang ada di perusahaan
saat ini untuk setiap poin pertanyaan terdapat :
Tabel 4 Maturity level current service management
as a practice
Maturit
Kod
y level Deskripsi proses
e
Current
Terdapat unit Human Capital yang
mengelola kepegawaian dan sudah
terdapat aplikasi untuk
kepegawaian dengan nama SAP
SM 4 (Sistem Administrasi Pegawai)
aP0 yang di dalamnya juga mencakup
1 proses pencatatan, perekapan, dan
monitoring cuti, lembur, dan
update data pegawai.
Pegawai sudah mengetahui
kemana mereka harus bertanya jika
SM terdapat hal-hal terkait layanan
4 Untuk memperoleh nilai maturity level yang
aP0 kepegawaiaan, termasuk proses
2 cuti, lembur, dan update data (ke
unit Human Capital).
SM
aP0 4
Ada output atau laporan yang bisa
disampaikan kepada atasan.
3
SM
Terdapat unit pengembangan TI di
kantor pusat yang secara intensif
aP0 4
mengelola desain untuk layanan
4
baru atau perubahan layanan.
Terdapat unit pengembangan TI di
SM
kantor pusat yang secara intensif
aP0 4
mengelola desain portofolio dan
5
layanan katalog.
SM
Sudah ada sistem SAP dan dikelola
aP0 4
6
oleh unit TI pengembangan.
SM
Sudah ada sistem SAP dan dikelola
aP0 4
oleh unit TI pengembangan.
7 untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
Program SAP sudah fleksibel
(dapat dirubah maupun
SM ditambahan) namun belum
aP0 3 memenuhi tuntutan peningkatan
8 bisnis karena fungsinya masih
terbatas untuk melakukan
perekapan, pencatatan, dan
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
815
monitoring cuti lembur, dan
update data pegawai.
Program SAP memiliki sistem
Sm
keamanan berlapis dan terus
aP0 4
diawasi dan dikelola oleh unit IT
9
security dan IT operation.
Rendahnya nilai pada poin pertanyaan 8
karena program SAP sudah fleksibel (dapat
dirubah maupun ditambahan namun belum
memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena
fungsinya masih terbatas untuk melakukan
perekapan, pencatatan, dan monitoring cuti
lembur, dan update data pegawai.
4.3.2 Analisa Maturity Level
Service Management as a Practice
Tabel 5 Gap service management as a practice
No Kode Maturity level Current Gap
1 SMaP01 4 0
2 SMaP02 4 0
3 SMaP03 4 0
4 SMaP04 4 0
5 SMaP05 4 0
6 SMaP06 4 0
7 SMaP07 4 0
8 SMaP08 3 1
9 SmaP09 4 0
Score 3.88
Nilai rata-rata maturity level Service
Management as a Practice pada saat ini
(current) yaitu 3.88 yang berada pada level 4.
diharapkan, solusi yang harus diterapkan yaitu
dengan meningkatkan sistem SAP yang sudah
ada untuk fungsi cuti, lembur dan update data
pegawai agar memenuhi tuntutan peningkatan
bisnis. Peningkatan bisnis dapat dilakukan
dengan perbaikan proses bisnis yang ada pada
aktivitas cuti, lembur, dan update data pegawai.
5. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Simulasi Proses Bisnis As-Is
Simulasi ini digunakan untuk mengetahui
apakah proses bisnis yang berjalan saat ini sudah
sesuai dengan harapan yang ingin dicapai
perusahaan atau masih perlu adanya perbaikan
5.1.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai
Tabel 6 Hasil simulasi proses bisnis as-is cuti
pegawai
Min. Avg. Total
Instan Instance Max
Name Type
ces s started
time
.
time time
(m) (m) (m)
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 816
compl time
eted (m) Simulasi proses bisnis as-is untuk cuti
pegawai yang terdapat pada tabel 6
PT. XYZ Process 40 40 22 116 67.775 2711 menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu
NoneStart
Start
event 40
40. Jumlah tersebut sama dengan jumlah
ExclusiveG instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati
ateway Gateway 40 40
ExclusiveG dengan benar berdasarkan probabilitas yang
ateway Gateway 22 22
ExclusiveG
ditentukan. Waktu minimal proses bisnis as-is
ateway Gateway 21 21 cuti pegawai secara keseluruhan adalah 22
End
NoneEnd event 18 menit, waktu maksimal sebesar 116 menit,
NoneEnd
End
event 3 dengan waktu rata-rata 67.78 menit. Dari uraian
NoneEnd
End
event 18
tersebut didapatkan total waktu sebesar 2711
End menit.
NoneEnd event 1
Meminta
formulir Tabel 7 Hasil simulasi resource proses bisnis as-is
surat izin
cuti Task 40 40 2 2 2 80 cuti pegawai
Memberi
formulir
surat izin
cuti via Resource Utilization
email Task 40 40 3 3 3 120
Meneruska
n formulir
surat izin Atasan 23.41%
cuti via
email Task 40 40 1 1 1 40 Pegawai 23.48%
Mencetak
formulir PIC 97.77%
surat izin
cuti Task 40 40 3 3 3 120 HC Area 12.75%
Mengisi
formulir Kurir 89.07%
surat izin
cuti Task 40 40 2 2 2 80
Memberi
persetujuan
Simulasi resource menjelaskan besarnya
izin cuti
Memberi
Task 40 40 5 5 5 200
jumlah pemanfaatan resource, jumlah tersebut
pesan cuti
ditolak Task 18 18 2 2 2 36 menunjukkan waktu resource sedang sibuk
Menerima
pesan cuti
ditolak Task 18 18 2 2 2 36
dalam bentuk persentase. Pada Tabel 7 diketahui
Menerima
pesan cuti
bahwa pemanfaatan PIC (Person in Charge)
ditolak
Mencocokk
Task 1 1 2 2 2 2 adalah yang paling besar yaitu 97.77%,
an formulir
dengan data kemudian kurir sebesar 89.07%, kemudian
cuti
pegawai Task 22 22 10 10 10 220 pegawai sebesar 23.48%, atasan 23.41%, dan
Menyerahk
an formulir
surat izin
jumlah pemanfaatan paling kecil yaitu HC area
cuti
Memberi
Task 22 22 60 60 60 1320 sebesar 12.75%. PIC dan kurir memiliki
pesan cuti
ditolak via
persentase pemanfaatan yang cukup besar.
telepon/ema
il Task 1 1 2 2 2 2 Besarnya pemanfaatan tersebut menyebabkan
Menyampai
kan pesan adanya antrian, sehingga instance harus
cuti ditolak Task 1 1 3 3 3 3
Menandata
ngani surat
menunggu sampai PIC atau kurir tersedia
izin cuti
Menerima
Task 21 21 5 5 5 105 kembali.
surat izin
cuti Task 21 21 1 1 1 21
Menerbitka
n surat izin
5.2 Analisa Fit/Gap
cuti Task 21 21 5 5 5 105
Revisi data
cuti Table 8 Analisis fit/gap cuti pegawai
pegawai Task 3 3 5 5 5 15
Melakukan No Kriteri Kondisi Degre Teknik Usulan
perekapan
data cuti a Saat ini e of Perbaikan Perbaika
pegawai Task 21 21 5 5 5 105 Fit n
Menyampai
kan pesan
Cuti Pegawai Eliminate Aktivitas
cuti Pegawa Meminta ini
dibatalkan i formulir dihilangka
via 1 G
email/telep surat izin n
on Task 3 3 2 2 2 6 cuti ke
Meminta
formulir PIC
surat izin PIC Eliminate Aktivitas
cuti via
telepon/ema
meminta ini
il Task 40 40 2 2 2 80 formulir dihilangka
Menyetujui surat izin n
pembatalan 2 G
cuti cuti via
pegawai Task 3 3 2 2 2 6 telepon/e
Membuat
surat
mail ke
pembatalan HC Area
cuti via HC Area Eliminate Aktivitas
email Task 3 3 3 3 3 9
memberi ini
3 formulir G dihilangka
surat izin n
cuti via

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 817

email ke via Administr

PIC telepon/e asi
PIC Eliminate Aktivitas mail Pegawai)
menerusk ini PIC Eliminate Aktivitas
an dihilangka menyam ini
formulir n paikan dihilangka
4 G
surat izin pesan n
15 G
cuti via cuti
email ke ditolak
pegawai ke
Pegawai Eliminate Aktivitas pegawai
mencetak ini Pegawai Automate Aktivitas
5 G
surat izin dihilangka menerim ini
cuti n a pesan dilakukan
Pegawai Simplify Aktivitas cuti melalui
mengisi ini 16 ditolak P SAP
formulir dilakukan oleh HC (Sistem
surat izin melalui Area Administr
6 cuti P SAP asi
(Sistem Pegawai)
Administr Atasan Simplify Aktivitas
asi menandat menandat
Pegawai) angani angani
Atasan Simplify Aktivitas surat izin dilakukan
memberi ini cuti melalui
persetuju dilakukan SAP
an izin melalui 17 P (Sistem
7 cuti P SAP Administr
(Sistem asi
Administr Pegawai)
asi dengan
Pegawai) melakuka
Atasan Simplify Aktivitas n approval
memberi ini Pegawai Automate Aktivitas
pesan dilakukan menerim ini
cuti melalui a surat dilakukan
8 ditolak P SAP izin cuti melalui
(Sistem 18 P SAP
Administr (Sistem
asi Administr
Pegawai) asi
Pegawai Automate Aktivitas Pegawai)
menerim ini Pegawai Simplify Aktivitas
a pesan dilakukan membuat ini
cuti melalui surat dilakukan
9 ditolak P SAP pembatal melalui
oleh (Sistem 19 an cuti P SAP
atasan Administr via email (Sistem
asi Administr
Pegawai) asi
PIC Eliminate Aktivitas Pegawai)
menyerah ini Atasan Simplify Aktivitas
kan dihilangka menyetuj ini
10 formulir G n ui dilakukan
surat izin pembatal melalui
cuti ke 20 an cuti P SAP
HC Area pegawai (Sistem
HC Area - Tidak Administr
mencoco terdapat asi
kkan perubahan Pegawai)
11 formulir F pada PIC Eliminate Aktivitas
dengan aktivitas menyam ini
data cuti ini paikan dihilangka
pegawai pesan n
HC Area - Tidak cuti
21 G
melakuka terdapat dibatalka
n perubahan n via
12 perekapa F pada email/tele
n data aktivitas pon ke
cuti ini HC Area
pegawai HC Area - Tidak
HC Area Simplify Aktivitas merevisi terdapat
menerbit ini data cuti perubahan
22 F
kan surat dilakukan pegawai pada
izin cuti melalui aktivitas
13 P SAP ini
(Sistem
Administr
asi
Pegawai) Hasil Persentase Fit = (Jumlah Fit / Jumlah
HC Area Simplify Aktivitas Requirement) * 100
memberi ini
pesan dilakukan
14
cuti
P
melalui
= (19/62) * 100
ditolak SAP
ke PIC (Sistem = 31 %

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 818
Melakukan
Hasil Persentase Partial Fit = (Jumlah Partial Fit perekapan
data cuti
/ Jumlah Requirement) * 100 pegawai
Menerbitka
Task 6 6 5 5 5 30

n surat izin
= (22/62) * 100 cuti
Memberi
Task 6 6 0.5 0.5 0.5 3

persetujuan
= 35 % penerbitan
surat izin
cuti Task 6 6 0.5 0.5 0.5 3
Menerima
Hasil Persentase Gap = (Jumlah Gap / Jumlah pesan cuti
ditolak Task 11 11 0 0 0 0
Requirement) * 100 Memberi
laporan
cuti ditolak Task 11 11 0.5 0.5 0.5 5.5
= (21/62) * 100 Memberi
pesan surat
izin cuti
= 34 % ditolak
Menerima
Task 23 23 0.5 0.5 0.5 11.5

pesan cuti
ditolak Task 23 23 0.5 0.5 0.5 11.5
Dari hasil diatas diketahui bahwa aktivitas yang Menerima
surat izin
sudah berjalan baik sehingga tidak diperlukan cuti Task 6 6 0.5 0.5 0.5 3
Akses SAP
adanya perbaikan sebesar 31%, kegiatan yang halaman
cuti Task 1 1
0.08333
3333
0.08333
3333
0.08333
3333
0.08333
3333
sudah berjalan baik namun masih perlu Membatalk
an cuti Task 1 1 0.5 0.5 0.5 0.5
dilakukan perbaikan sebesar 35%, dan kegiatan Menyetujui
pembatalan
yang berjalan kurang baik sebesar 31% sehingga cuti
pegawai Task 1 1 0.5 0.5 0.5 0.5
masih perlu menjadi fokus perhatian. Revisi data
cuti
pegawai Task 1 1 5 5 5 5

5.3 Simulasi Proses Bisnis To-Be

Simulasi ini juga berguna untuk mengukur Simulasi proses bisnis to-be untuk pegawai
sejauh apa perbaikan yang dilakukan ajukan lembur atas keinginannya yang terdapat
perusahaan, apakah sudah sesuai dengan pada tabel 9 menampilkan jumlah instance yang
harapan yang ingin dicapai atau belum. Dengan selesai yaitu 40. Jumlah tersebut sama dengan
dilakukannya simulasi terhadap proses bisnis to- jumlah instance diawal, artinya setiap aktivitas
be, maka dapat dilihat perbandingannya dengan dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas
proses bisnis as-is yang berjalan saat ini. yang ditentukan. Waktu minimal proses bisnis
to-be cuti pegawai secara keseluruhan adalah
5.3.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai 4.58 menit, waktu maksimal sebesar 26.17
Tabel 9 Hasil simulasi proses bisnis to-be cuti menit, dengan waktu rata-rata 9.67 menit. Dari
pegawai uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar
Instan Insta
406.92 menit. Berdasarkan hasil diatas diketahui
Min. Max. Avg. Total
Name Type
ces
compl
nces
starte
time
(m)
time
(m)
time
(m)
time
(m)
bahwa proses bisnis to-be dapat mempercepat
eted d
Proc 4.58333 26.1666 9.67291 406.916
waktu minimal proses sebesar 17.42 menit,
PT. XYZ ess 40 40 3333 6667 6667 6667 waktu maksimal sebesar 89.83 menit, waktu
InclusiveG Gate
ateway way 40 40 rata-rata sebesar 58.11 menit, dan total waktu
ExclusiveG
ateway
Gate
way 40 40
sebesar 2304.08 menit. Beberapa aktvitas yang
ExclusiveG
ateway
Gate
way 17 17
mempercepat waktu proses antara lain adanya
InclusiveG Gate otomatisasi pada aktivitas untuk mengisi rencana
ateway way 40 40
End
cuti serta penyampaian dan penerimaan
NoneEnd event 23
informasi persetujuan dan penolakan izin cuti.
ExclusiveG Gate
ateway way 6 6 Adanya otomatisasi juga menyebabkan
NoneEnd
End
event 5 hilangnya peran PIC sebagai perantara dalam
NoneEnd
End
event 1
meminta dan menyerahkan formulir izin cuti
Start kepada HC area. Aktivitas tersebut merupakan
NoneStart event 40
End
yang paling banyak memangkas waktu proses.
NoneEnd event 11
Pegawai
login
Tabel 10 Hasil simulasi resource proses bisnis to-be
sistem SAP
Akses SAP
Task 40 40 0.5 0.5 0.5 20
cuti pegawai
halaman 0.08333 0.08333 0.08333 3.33333
cuti Task 40 40 3333 3333 3333 3333
Mengisi
rencana
cuti Task 40 40 1 1 1 40
Memberi Resource Utilization
persetujuan
izin cuti Task 40 40 2 2 2 80 Pegawai 78.79%
Memberita
hukan via
WA/email Task 40 40 0.5 0.5 0.5 20
Atasan 76.05%
Mencocok
kan dengan HC Area 56.97%
data cuti
pegawai Task 17 17 10 10 10 170

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
Simulasi resource menjelaskan besarnya
jumlah pemanfaatan resource dalam bentuk
persentase. Pada Tabel 10 diketahui bahwa
pemanfaatan terbesar yaitu pegawai dengan
persentase sebesar 78.79%, kemudian atasan
sebesar 76.05%, kemudian yang terakhir HC
area sebesar 56.97%. Berdasarkan hasil diatas
diketahui bahwa peningkatan sebesar 52.64%
terjadi pada atasan, peningkatan 78.79% terjadi
pada pegawai, dan peningkatan sebesar 44.22%
pada HC area. Sedangkan untuk peran PIC dan
kurir dihilangkan pada proses bisnis to-be.
Meningkatnya pemanfaatan resource pada
atasan, pegawai, dan HC area disebabkan karena
hilangnya peran kurir dan PIC pada jalannya
proses bisnis cuti. Aktivitas dimaksimalkan pada
ketiga resource tersebut dengan bantuan sistem.
6. KESIMPULAN
Berdasarkan analisis, hasil dan pembahasan
yang telah dilakukan pada layanan kepegawaian
untuk proses proses cuti, lembur, dan update
data pegawai, dapat diambil kesimpulan:
1. Berdasarkan hasil analisa maturity level, sub
domain yang berada pada level 4 sudah
memiliki kesiapan yang cukup untuk
merancang layanan TI dalam rangka
memenuhi kebutuhan bisnis. Sedangkan
untuk sub-domain pada level 3 masih perlu
dilakukan pengelolaan dan perbaikan agar
sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai
perusahaan.
2. Berdasarkan hasil analisa maturity level
diketahui bahwa masih terdapat gap positif
(+) pada beberapa aktivitas. Oleh karena itu,
beberapa aktivitas perlu ditingkatkan
nilainya. Rekomendasi dibuat untuk dapat
memenuhi kebutuhan aktivitas yang
memiliki nilai dibawah rata – rata maturity
level current.
3. Simulasi proses bisnis as-is dan to-be
menghasilkan perbandingan sebagai berikut:
a. Proses bisnis usulan (to-be) cuti pegawai
dapat mempercepat waktu rata-rata
sebesar 58.11 menit yang disebabkan
hilangnya aktivitas PIC dalam meminta
dan menyampaikan formulir izin cuti,
selain itu meningkatkan pemanfaatan
resource pada atasan, pegawai, dan HC
area yang disebabkan hilangnya peran
PIC dan kurir.
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
819
b. Proses bisnis usulan (to-be) lembur
pegawai dapat mempercepat waktu rata-
rata sebesar 370.98 menit yang
disebabkan hilangnya peran PIC dalam
melakukan perekapan secara manual,
serta meningkatkan pemanfaatan
pegawai, atasan, dan HC area yang
disebabkan hilangnya peran PIC dan
kurir.
c. Proses bisnis usulan (to-be) update data
pegawai dapat mempercepat waktu rata-
rata sebesar 22.6 menit yang disebabkan
hilangnya aktivitas yang dijalankan HC
area seperti memberikan formulir pada
pegawai dan melakukan penginputan
data pegawai, serta mengurangi
pemanfaatan resource pada pegawai dan
HC area, serta meningkatkan
pemanfaatan pusat dan kurir. Aktivitas
yang paling berperan dalam perubahan
persentase pemanfaatan yaitu
berkurangnya aktivitas HC area
sehingga aktivitas pegawai lebih banyak
tertuju kepada pusat.
DAFTAR PUSTAKA
Attong, M. & Metz, T., 2013. COD : CHANGE
OR DIE. [e-book] U.S: Taylor & Francis
Group, LLC. Tersedia di: Google Books
<http://booksgoogle.com> [1 Juni 2017]
Bernard, P., 2011. Foundations of ITIL. [e-
book] Van Haren Publishing. Tersedia di:
Google Books <http://booksgoogle.com>
[10 Mei 2017]
Chapman, A., 2017. Businessballs. [Online]
Available at:
http://www.businessballs.com/business-
process-modelling.htm
[Accessed 3 march 2017].
Harmon, P., 2007. Business Process Change.
[e-book] USA: Morgan Kaufmann.
Tersedia di: Google Books
<http://booksgoogle.com> [2 Mei 2017]
Limited, A., 2013. Axelos Global Best Practice.
[Online]
Available at:
https://www.axelos.com/best-practice-
solutions/itil/itil-maturity-model
[Accessed 7 April 2017].
OpenCampus, n.d. OpenCampus. [Online]
Available at:
https://www.greycampus.com/opencamp
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 820

us/itil-foundation/what-is-itil
[Accessed 4 June 2017].
UCISA, n.d. UCISA. [Online]
Available at: https://www.ucisa.ac.uk
[Accessed 7 May 2017].

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya