TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

TEKNIK PENGGALIAN DATA

DAN PENULISAN REKOMENDASI

BADAN AKREDITASI NASIONAL SEKOLAH/MADRASAH

Kompleks Kemendikbud, Gedung F Lantai 2
Jl. RS. Fatmawati, Cipete, Jakarta Selatan 12001
Telepon & Fax (021) 75914887
Situs web: bansm.kemdikbud.go.id
Surel: sekretariat.bansm@kemdikbud.go.id

1
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

DAFTAR ISI

BAB I. TEKNIK PENGGALIAN DATA .............................................................. 3

A. Latar belakang ........................................................................................................ 3
B. Teknik wawancara................................................................................................. 4
C. Teknik Observasi ................................................................................................. 10
D. Focus Group Discussion (FGD) ....................................................................... 12
BAB II. TEKNIK PENYUSUNAN REKOMENDASI ........................................ 14

2
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

BAB I. TEKNIK PENGGALIAN DATA

Teknik penggalian data adalah bagian yang terpenting dalam proses

akreditasi. Oleh sebab itu seorang asesor dituntut untuk menguasai
Teknik penggalian data tentang satuan Pendidikan yang diakreditasi guna
memperoleh penilaian yang akurat

A. Latar belakang

Perubahan sistem akreditasi dari compliance based menjadi performance

based mensyaratkan kecakapan asesor dalam penggalian data pada saat
melakukan visitasi. Setelah melakukan penggalian data dengan beberapa
cara kemudian asesor harus mampu mengambil kesimpulan dari data
yang telah dihimpun melalui lebih dari satu teknik. Setelah itu asesor
melakukan evaluasi terhadap data yang telah diperoleh untuk akhirnya
memutuskan penilaian dan menulis rekomendasi.

Dalam proses penggalian data seorang asesor ada kemungkinan perlu

melakukan triangulasi artinya data dikumpulkan dengan beberapa cara.
Misalnya untuk mendapatkan data tentang apakah sekolah/madrasah
melakukan pencegahan dan penanganan praktek perundungan. Maka
seorang asesor dapat memberikan kuesioner, melakukan wawancara,
serta melakukan observasi. Setelah itu dilakukan triangulasi, mempelajari
data yang diperoleh dari tiga sumber penggalian, lalu mengambil
kesimpulan akhir apakah terjadi perundungan atau tidak.

Setelah semua data dan informasi untuk setiap butir terkumpul. Proses
pengambilan keputusan penilaian kinerja dilakukan dengan
menggunakan triangulasi dari berbagai sumber dan metode penggalian
data. Setelah dipelajari konsistensi informasinya lalu dibuat rekomendasi.

3
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

B. Telaah Dokumen

Dalam proses akreditasi salah satu kegiatan yang penting adalah

menelaah seluruh dokumen yang diperlukan dalam rangka memberikan
penilaian terhadap satuan Pendidikan yang sedang diakreditasi. IASP2020
yang berfokus pada penilaian kinerja atau performance satuan Pendidikan
disusun dalam format sebagai berikut:

1. Komponen yang diikuti dengan sub komponen, indikator, rumusan

pernyataan, dan capaian kerja sebagai pedoman aspek yang dinilai
2. Setiap komponen diikuti oleh Petunjuk Teknis pengisian Instrumen
yang terdiri dari
a. Definisi
b. Pembuktian Kinerja
c. Petunjuk Telaah Dokumen
d. Petunjuk Observasi
e. Petunjuk/pedoman wawancara
f. Kesimpulan penilaian

Di bawah ini adalah contoh format yang harus diikuti oleh setiap asesor
pada saat melakukan telaah dokumen untuk menentukan penilaian
atas kinerja satuan Pendidikan.

4
TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

5
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

Pada setiap butir terdapat petunjuk telaah dokumen yang berbeda-beda

sesuai dengan butir yang dinilai. Berikut salah satu contoh petunjuk
telaah dokumen.

Asesor perlu mendeskripsikan secara spesifik dan jelas mengenai

kelengkapan dokumen yang ada pada satuan Pendidikan yang sedang
diakreditasi. Bila pada saat visitasi ternyata ada dokumen tambahan yang
ditelaah, asesor dapat menambahkan.

Fokus IASP 2020 adalah menggali data mengenai 4 Komponen yaitu mutu
lulusan, proses pembelajaran, mutu guru, dan manajemen
sekolah/madrasah. Karena fokus akreditasi pada performance, maka
penilaian ke empat komponen tersebut bersifat kualitatif, sehingga
dokumen tertulis bukan menjadi bagian utama dalam penilaian saat
visitasi. IASP2020 menuntut telaah yang lebih menyeluruh dari
penggalian data melalui Teknik yang lain. Oleh sebab itu untuk mencapai
hasil penilaian yang akurat perlu dilakukan penggalian data dengan

6
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

menggunakan beberapa teknik yang lazim dalam penggalian data

kualitatif yaitu:

1. wawancara dan telewicara

2. observasi,
3. diskusi terpumpun (FGD),
4. kuesioner.

Gambar 1. Teknik penggalian data

C. Wawancara

Wawancara adalah salah satu Teknik penggalian data yang sangat

digemari. Penyelenggaraannya bisa dilakukan secara tatap muka maupun
telewicara. Wawancara yang yang baik ditentukan oleh kecakapan
pewawancara. Pewawancara harus memastikan bahwa pertanyaan-
pertanyaan yang diajukan tepat sasaran. Pertanyaan yang kurang tepat
akan mengarah pada jawaban-jawaban yang meleset dari informasi yang
dibutuhkan. Oleh sebab itu seorang pewawancara harus merencanakan

7
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

pertanyaan-pertanyaan apa saya yang akan diajukan kepada target yang

diwawancarainya.

Prinsip- prinsip wawancara yang efektif adalah sebagai berikut:

Sebelum melakukan wawancara:

1. Pelajari seluruh isi IASP2020 dan tentukan butir mana saja yang
memerlukan penggalian data lewat wawancara. Ada kemungkinan
satu wawancara mencakup data yang diperlukan dalam beberapa
butir pernyataan.
2. Siapkan catatan untuk bagian-bagian yang akan ditanyakan (bisa
ambil dari format materi Draf IASP2020}
3. Siapkan pertanyaan–pertanyaannya.
4. Jumlah pertanyaan disiapkan lebih banyak, daripada kurang untuk
menghindari spontanitas pertanyaan yang kurang mengena pada
sasaran.
5. Jika akan mencatat pada saat wawancara, sampaikan kepada
responden bahwa anda akan sambil mencatat atau merekam.

Selama Proses Wawancara:

1. Bersikap ramah.
2. Ajukanlah pertanyaan secara sistematis.
3. Kemukakan pertanyaan itu secara jelas dan singkat.
4. Ketika mengajukan pertanyaan, hindari dua atau lebih pertanyaan
sekaligus.
5. Pertanyaan-pertanyaan disampaikan dengan ramah sehingga dapat
menciptakan suasana akrab dengan orang yang diwawancarai.
6. Selama proses wawancara berlangsung, asesor hendaknya bersikap
sebagai pihak yang netral, artinya tidak memihak pada suatu konflik
pendapat, peristiwa ataupun konflik-konflik lainnya yang mungkin
dikemukakan oleh narasumber.
7. Asesor hendaknya tidak mempengaruhi sikap, pendirian ataupun
emosi-emosi narasumber.

8
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

8. Beri kesempatan orang yang diwawancarai untuk menjawab secara

leluasa, hindari menyela. Mintalah penjelasan kepada yang
bersangkutan apabila terdapat jawaban yang meragukan.
9. Beri pertanyaan yang memotivasi mereka untuk memberi respons
10. Menjaga sikap selama berkomunikasi agar tidak mengganggu
komunikasi.
11. Menyimak dengan sungguh-sungguh. Hindari menggunakan gawai
saat wawancara.
12. Ajukan pertanyaan terbuka yang mengarah pada jawaban yang tidak
hanya fokus pada salah dan benar, misalnya:
a. Apa alasan anda mengatakan demikian?
b. Mengapa hal tersebut bisa terjadi?
13. Beri mereka waktu yang cukup untuk menjawabnya.
14. Hindari mengambil kesimpulan secara tergesa-gesa dari jawaban
responden.
15. Hindari mengajukan pertanyaan yang tidak terkait langsung dengan
kegiatan visitasi.

Dalam kegiatan wawancara ini, asesor juga harus mempunyai kesiapan

dan teknik-teknik khusus dalam mengatasi kesulitan-kesulitan yang
mungkin terjadi misalnya jawaban yang dikemukakan narasumber
berbelit-belit, dan sebagainya. Asesor hendaknya menyimak dengan
seksama, mencatat poin-poin penting yang diberikan oleh responden.
Apabila perekaman data menggunakan tape recorder atau telepon pintar,
hendaknya berdasarkan persetujuan narasumber terlebih dahulu.
Namun demikian walaupun sudah menggunakan tape recorder sebaiknya
asesor tetap melakukan pencatatan yang cukup berupa kata-kata kunci
dari pendapat yang dikemukakan narasumber. Catatan atau kata-kata
kunci itu gunanya untuk membantu asesor agar dapat merencanakan
pertanyaan baru berikutnya dan membantu asesor untuk mencari pokok-
pokok penting sehingga mempermudah proses penganalisisnya.

9
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

Gambar 2. Tahap-tahap wawancara

D. Observasi

Dalam kegiatan visitasi, observasi dilakukan untuk melengkapi perolehan

data dan informasi tentang satuan Pendidikan. Ada dua cara pokok
tentang mencatatkan observasi, yaitu:

1. Target yang akan diobservasi dirumuskan atau ditentukan lebih

dulu, dan catatan-catatan yang dibuat hanyalah mengenai
aspek-aspek atau kegiatan yang telah ditentukan;
2. Observasi dilakukan secara acak tanpa menentukan lebih dulu
aspek-aspek atau kegiatan-kegiatan tingkah laku yang akan
diamati.

Cara yang kedua memberi kesempatan observer untuk dapat

memperoleh data yang luas dan bervariasi (banyak macamnya).

Dalam kegiatan visitasi, kedua cara mencatatkan observasi tersebut di

atas sering kali diperlukan dan dilakukan oleh asesor di
sekolah/madrasah yang divisitasi.

10
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

Dalam pelaksanaan observasi ke sekolah, seringkali ditemui kendala

berupa:

1. Kemungkinan terjadi ketidakwajaran apabila yang diobservasi

mengetahui bahwa dirinya sedang diobservasi;
2. Observasi banyak tergantung dari faktor yang tidak terkontrol
misalnya kendala teknis;
3. Subyektivitas asesor sukar dihindarkan.

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan pada saat melakukan observasi

antara lain adalah:

1. Pada saat melakukan observasi perhatikan hal-hal yang tidak tercakup

dalam wawancara maupun kuesioner.
2. Lakukan observasi terhadap perilaku siswa, guru, dan tenaga
kependidikan yang sedang tidak bertugas dalam kegiatan akreditasi
sekolah/madrasah.
3. Keterbatasan waktu asesor sehingga jumlah responden atau kegiatan
yang diamati kurang optimal. Oleh sebab itu asesor perlu menemukan
titik-titik krusial yang dapat menggambarkan informasi yang dicari.
4. Catatlah fakta-fakta dan kenyataan yang anda saksikan saat observasi
dan jangan tergesa-gesa memberikan penilaian atau membuat
kesimpulan.
5. Sebagai seorang asesor harus benar-benar bisa menjaga kerahasiaan
data yang diperolehnya, ini dimungkinkan jika terjadi hal yang tidak
diinginkan, misalnya jika identitas asesor terbongkar maka pihak yang
diteliti merasa tidak nyaman dan akan menghindar dari penelitian yang
dilakukan asesor yang nantinya akan menghambat proses observasi.

11
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

E. Focused Group Discussion (FGD)

Dalam proses akreditasi, FGD adalah sarana untuk mendapatkan

informasi dari semua pemangku kepentingan. Kegiatan FGD sebaiknya
dilaksanakan pada saat semua partisipan yang diperlukan sudah hadir di
sekolah/madrasah. Tujuan utama FGD dalam proses akreditasi adalah
untuk meminta opini dari para peserta tentang satu hal yang sama oleh
sebab itu sebaiknya digunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka.

Dalam proses FGD untuk akreditasi asesor yang berperan sebagai

moderator sebaiknya:

a. Bersikap netral
b. Tidak menyela pada saat seorang responden sedang menyampaikan
opininya
c. Fokus menyimak dan mencatat atau merekam jawaban peserta
FGD.
d. Dianjurkan mengajukan pertanyaan untuk pendalaman.
e. Tidak membuat kesimpulan.
f. Tidak menggunakan gawai untuk berkomunikasi.

F. Kuesioner atau Angket

Kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

memberikan pertanyaan atau pernyataan tertulis pada responden untuk
dijawab. Dalam proses akreditasi angket atau kuesioner diberikan ketika:

1. responden kemungkinan besar tidak dapat mengungkapkan

jawaban secara lisan. tidak langsung bertanya kepada responden
seperti wawancara;
2. diperlukan pendapat umum terhadap suatu masalah atau isu yang
tidak mungkin diperoleh secara lisan;
3. diketahui responden tidak mungkin dihadirkan pada saat visitasi.

12
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

G. Teknik Pengambilan Keputusan Penilaian Kinerja

Proses pengambilan keputusan penilaian kinerja dilakukan dengan

menggunakan triangulasi dari berbagai sumber dan metode penggalian
data. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Untuk setiap butir, susunlah semua informasi yang

dikumpulkan dari berbagai sumber, hasil wawancara, observasi,
FGD, dan kuesioner jika ada.
2. Bandingkan data hasil observasi, wawancara, FGD, kuesioner,
dan data tertulis yang tersedia.
3. Periksalah konsistensi informasi yang dikumpulkan dari
berbagai sumber dan metode tersebut.
4. Buatlah kesimpulan penilaian kinerja berdasarkan tiga proses di
atas untuk setiap butir pernyataan IASP2020

13
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

BAB II. TEKNIK PENYUSUNAN REKOMENDASI

Setelah selesai penggalian data maka seorang asesor harus mampu

menyimpulkan semua data dan informasi yang telah diperoleh untuk
kemudian menjadi rekomendasi bagi pemangku kepentingan. Dalam
menyusun rekomendasi, sebaiknya sudah mengklasifikasikan informasi
yang diperoleh dari berbagai cara penggalian data dalam tabel yang sudah
anda rancang sesuai dengan selera anda. Contoh tabel yang dapat
digunakan sebagai berikut:

Komponen Kesimpulan Rekomendasi

Kompetensi mutu Hasil observasi, Berisi rekomendasi spesifik

lulusan wawancara, FGD, telaah tentang apa yang perlu
dokumen, dan hasil ditingkatkan.
kuesioner

A. Contoh rekomendasi untuk sekolah/madrasah yang komponen

proses pembelajarannya rata-rata mendapat capaian kinerja pada
level 2 dan 1

Guna meningkatkan kualitas proses pembelajaran kepala

sekolah/madrasah setiap minggu perlu melakukan supervisi kelas.
Melakukan pencatatan tentang bagaimana guru mengaktifkan seluruh
siswa dalam proses pembelajaran. Setelah mendapatkan data tentang cara
guru mengaktifkan siswa, kepala sekolah mengidentifikasi persoalan umum
dan selanjutnya melakukan pendampingan kepada guru yang dianggap
belum memenuhi. Guru serumpun secara rutin melakukan koordinasi dan
saling bertukar informasi tentang kegiatan pembelajaran di kelas-kelas
mereka. Harus diakukan pertemuan rutin untuk membahas RPP yang
benar-benar dipakai di kelas. Karena nilai butir no. 11 adalah 1 maka harus

14
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

ada pembinaan lebih lanjut oleh kepala sekolah/madrasah dan pengawas

mengenai pemahaman dan praktek tentang evaluasi pembelajaran di kelas.

B. Contoh rekomendasi untuk sekolah/madrasah yang komponen

proses pembelajarannya rata-rata mendapat nilai di atas 3.

Untuk mempertahankan kualitas proses pembelajaran yang telah

dilaksanakan sampai saat ini seluruh guru perlu terus berkoordinasi untuk
saling belajar. Pertemuan-pertemuan rutin perlu dilakukan untuk saling
berbagi mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di kelas dan
Bersama-sama menemukan solusinya. Kepala sekolah/madrasah secara
rutin meminta guru untuk menulis refleksi tentang proses pembelajarannya
dan hasil refleksinya menjadi bahan diskusi. Beberapa guru dapat
bergantian untuk berbagi dalam forum MGMP atau KKG.

Pada prinsipnya menulis rekomendasi itu perlu mengikuti kriteria double

SMART (Suyanto, 2019) yaitu:

1. Specific: langsung menuju pada persoalan, tidak bersifat umum seperti

misalnya sekolah harus meningkatkan kinerjanya yang akan
menimbulkan multi tafsir.
2. Measurable yaitu terukur.
3. Assignable yaitu dijelaskan siapa saja yang terlibat dalam kegiatan
peningkatan/perbaikan
4. Realistic apa yang direkomendasikan dapat dilaksanakan dan hasil
dapat dicapai secara nyata atau riil.
5. Time-bound dijelaskan dalam rekomendasi tentang rentang waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan peningkatan/perbaikan.

Sedangkan SMART yang kedua adalah Solution Mindful Argued Root-

Cause Responsive dan Targeted yang diusulkan oleh Association for
Prevention of Torture (APT), Center for Detention Studies (2011).

15
 TEKNIK PENGGALIAN DATA DAN PENULISAN REKOMENDASI

1. Solution- suggestive yaitu bahwa rekomendasi harus memuat saran dan

cara pemecahan masalah.
2. Mindful of priorisation and sequencing yaitu mempertimbangkan prioritas
dan tata urutan. Mendahulukan subkomponen mana yang harus
terlebih dahulu ditingkatkan mutunya.
3. A2- Argued yaitu beralasan. Rekomendasi harus mencantumkan alasan-
alasan mengapa pada komponen/subkomponen mana yang nilainya
paling rendah atau memerlukan perhatian khusus dibandingkan dengan
komponen/subkomponen yang lain.
4. R2- Root-cause responsive artinya merespons akar permasalahan. Hasil
penilaian akreditasi yang tampak pada instrumen adalah kondisi nyata
yang bisa divalidasi oleh asesor. Akan tetapi kondisi terebut belum tentu
merupakan akar permasalahan. Sebelum memberikan rekomendasi
seorang asesor dapat menemukan akar permasalahan dari apa yang
muncul sebagai masalah.
5. T2- Targeted yaitu memiliki target. Rekomendasi harus menyatakan
secara jelas apa yang ingin dicapai dan seberapa banyak.

16