INISIASI PROYEK

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

DINI SUHARTINI, S.Kom., MMSI
INISIASI PROYEK
◦ Merupakan fase pertama yang harus dilalui dalam melaksanakan proyek
yang ditangani. Keberhasilan untuk tahap selanjutnya ditentukan oleh
keberhasilan dalam menangani fase inisiasi.
◦ Memiliki tujuan dalam menentukan factor-factor keberhasilan proyek
◦ Mekanisme :
Pemilik proyek memberikan tugas kepada manajemen dan tim proyek untuk
mendefinisikan proyek sehingga disetujui, kemudian mendefinisikan proyek
tersebut sebagai acuan dalam perencanaan proyek.
◦ Fase inisiasi harus dimulai dengan tujuan, ruang lingkup, kegunaan, dan hasil
yang akan dihasilkan. Poin-poin tersebut dengan dokumen brief.
◦ Dokumen brief : Surat Tugas dan Definisi Proyek
INISIASI PROYEK (lanjutan..)
◦ Pada fase ini hanya akan membahas mengenai pendefinisian proyek yang
dibatasi pada scope, time, dan cost.
◦ Pembahasan mengenai risiko dibatasi pada kasus penambahan scope
proyek yang sifatnya tidak mayor, yaitu perubahan scope yang tidak
menimbulkan perubahan besar pada proyek
Studi kelayakan (Feasible Study)
◦ Sebelum membuat dokumen brief tahap sebelumnya melakukan studi
kelayakan (Feasibility study)
◦ Studi kelayakan merupakan tindakan yang dilakukan untuk memastikan
apakah proyek yang akan dilakukan layak untuk direalisasikan atau tidak.
◦ Tahap studi kelayakan sangat penting karena merupakan tahap yang
menentukan suatu proyek jadi atau tidak dilaksanakannya kegiatan tersebut
◦ Proyek dikatakan tidak layak jika hanya menghasilkan produk atau jasa yang
hanya berfungsi satu kali saja atau jika proyek yang akan dilaksanakan tidak
memberi manfaat apapun selain hanya menambah Panjang birokrasi
Studi kelayakan (Feasible Study)
Lanjutan..
◦ Studi kelayakan terbagi dalam beberapa aktivitas yaitu :
1. Wawancara
2. Kunjungan ke lokasi (site vite) / Obervasi
3. Pengumpulan dokumen
Wawancara
◦ Wawancara dilakukan untuk ditujukan
1. Kepada pemilik proyek dan sponsor
2. Mengetahui tujuan yang diharapkan dengan pembuatan proyek tersebut
3. Berapa lama waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek.
◦ Tujuan wawancara
1. Mencari fakta dan informasi
2. Menjajaki sikap dan pendapat
3. Verifikasi data dan informasi yang telah di koreksi
4. Memperoleh data kualitatis dan kuantitatif mengenai kebijakan prosedur
dan biaya
5. Mencari jawaban yang lengkap dan jujur
Wawancara (Lanjutan..)
◦ Tenik wawancara
1. Pewawancara  karakteristik sosial, keterampilan mewawancarai, rasa
aman
2. Responden  karakteristik sosial, kemampuan menangkap pertanyaan,
kemampuan menjawab pertanyaan
3. Topik proyek yang tertuang dalam daftar pertanyaan
4. Situasi wawancara  waktu, tempat, kehadiran orang ketiga, sikap
masyarakat
Wawancara (Lanjutan)
◦ Konsep wawancara :
1. Menjelaskan tujuan wawancara
2. Memberikan kesempatan responden untuk bicara :
a. Hindari dugaan untuk menguji
b. Hindari perusahaan harus membela system lama/baru
c. Memberi rasa senang, percaya dan tenang
3. Merangsang responden untuk menjawab pertanyaan yang diajukan
4. Menggali jawaban lebih jauh bila dikendaki dan menactatnya
Wawancara (Lanjutan)
◦ Strategi wawancara :
1. Persiapan
2. Wawancara : umum ke spesifik
3. Usahakan pada waktu wawancara hanya responden yang hadir
4. Reaksi atau jawaban pertama terhadap suatu pertanyaan itulah
pendapat responden yang sesungguhnya.
5. Jangan tergesa-gesa melewat jawaban “tidak tahu”
6. Pada jawaban “Ya” atau “Tidak”, sering responden menambahkan
keterangan. Untuk itu ditanyakan meskipun untuk jawaban tertutup.
7. Usahakan fokus tetap berbicara
Wawancara (Lanjutan)
◦ Keunggulan Teknik wawancara :
1. Dapat memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan
bebas dan terbuka atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
2. Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi,
sehingga dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan responden
dilihat dari gerak-gerik dan raut wajahnya.

◦ Kelemahan Teknik wawancara :

1. Membutuhkan waktu yang cukup lama dan relative mahal dibandingkan
teknik lain.
2. Tergantung kepandaian pewawancara dalam hubungan atar manusia.
3. Wawancara tidak selalu tetap untuk kondisi dan tempat tertentu.
4. Dapat mengganggu responden, apabila waktu yang dimilikinya terbatas.
Wawancara (Lanjutan)
◦ Keberhasilan pengumpulan data sangatlah tergantung pada hal-hal berikut :
1. Dapatkah pewawancara menciptakan hubungan baik dengan responden
sehingga
wawancara dapat berjalan lancer?
2. Dapatkah pewawancara menyampaikan semua pertanyaan dalam daftar
pertanyaan kepada responden dengan baik dan tepat?
3. Dapatkah pewawancara mencatat semua jawaban lisan dari responden
dengan teliti dan jelas maksudnya?
4. Apabila jawaban responden tidak jelas, dapatkah pewawancara menggali
tambahan informasi dengan menyampaikan pertanyaan yang tepat dan
netral?
observasi
◦ Pengamatan langsung atau observasi merupakan teknik pengumpulan data
dengan langsung melihat kegiatan yang dilakukan oleh user.
◦ Dapat lebih mengenal lingkungan fisik, seperti tata letak ruangan, peralatan
dan formulir yang digunakan, hubungan antara pembuat keputusan dan
anggota organisasional lainnya, serta melihat proses bisnis dan kendala-
kendalanya.
◦ Observasi juga membantu (cross check) menegaskan atau menolak serta
melihat kembali tentang apa saja yang telah ditemukan lewat wawancara,
kuesioner, dan metode-metode lainnya.
◦ Dalam melakukan observasi, hendaknya menentukan waktu yang paling
tepat, Karena :
1. Harus menjaga supaya orang yang diamati merasa tidak terganggu
2. Pengamatan bisa dilakukan pada waktu beban waktu berada di voume
normal sampai volume puncak
Observasi (lanjutan)
◦ Teknik Observasi dibagi dalam 2 (dua) macam, yaitu :
1. Observasi Terstruktur
Kegiatan ini memerlukan alat pencatat data yang spesifik, dimana
hasilnya akan
dianalisa dan dicatat ke dalam fungsi-fungsi yang telah ditentukan.
2. Observasi Semi Terstruktur
Kegiatan ini tidak memerlukan catatan selama observasi, dimana hasilnya
akan
dicatat pada formulir khusus setelah proses pengamatan selesai
Observasi (lanjutan)
◦ Kegiatan yang harus dilakukan :
1. Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, dengan
menentukan
a. Apa yang akan diobservasi,
b. Dimana letak lokasi observasi,
c. Kapan observasi dilakukan,
d. Siapa yang akan melaksanakan observasi,
e. Siapa yang akan diobservasi,
f. Bagaimana melakukan observasi.
2. Minta izin terlebih dahulu dari manajer atau staf pegawai yang terlibat.
3. Bertindak dengan rendah hati (low profil).
4. Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung.
Observasi (lanjutan)
◦ Kegiatan yang tidak harus dilakukan :
1. Mengganggu kerja individu yang diobservasi maupun individu yang
lainnya.
2. Terlalu menekankan pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting.
3. Jangan membuat asumsi-asumsi sendiri.
Observasi (lanjutan)
◦ Keunggulan Teknik Observasi :
1. Data yang dikumpulkan mempunyai kehandalan yang tinggi, karena didapat dengan
langsung.
2. Dapat langsung melihat apa yang sedang dikerjakan dan menggambarkan kegiatan secara
langsung, pekerjaan yang rumit atau sulit dijelaskan dengan kata-kata.
3. Dapat menggambarkan lingkungan fisik, seperti tata letak peralatan, penerangan, ganguan
suara, dan lain sebagainya.
4. Dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan, baik pada waktu rutin atau pun tidak.

◦ Kelemahan Teknik Observasi :

1. Pada umumnya orang yang diamati akan merasa terganggu atau tidak nyaman, sehinggan
melakukan
pekerjaan dengan semestinya. Bahkan terkadang cenderung melakukan pekerjaan lebih
baik dari biasanya atau sering menutup-nutupi kekurangan yang ada.
2. Pekerjaan yang diobservasi belum tentu mewakili tingkat kesulitan yang ada, terutama jika
waktu observasi adalah waktu-waktu pada volume normal.
Pengumpulan Dokumen
◦ Formulir Input
◦ Formulir output
Analisis Kebutuhan
◦ Requirements (Kebutuhan) merupakan dasar perencanaan proyek.
◦ Proses Requirements :
1. Penyusunan Requirements (mengumpulkan, menganalisis, spesifikasi dan
validasi Requirements )
2. Manajemen Requirements (melaksanakan Requirements sesudah
disepakati
Analisis Kebutuhan (lanjutan)
◦ Jenis-jenis Requirements:
1. Business Requirements  proses bisnis sistem yang akan dibangun, batasan
(biaya,
sumberdaya, waktu)
2. Stakeholder Requirements
3. End-User Requirements  petunjuk penggunaan dan administrasi
4. System Requirements  hardware, software, jaringan, dll
5. Software Requirements
Analisis Kebutuhan (lanjutan)
◦ Kesalahan penyusunan Requirements:
1. Klien tidak (benar-benar) mengerti apa yang sebenarnya mereka inginkan,
maka perlu waktu yang cukup untuk memahami tujuan, asumsi dan resiko
yang akan terjadi.
2. Requirements bisa berubah saat proyek berlangsung, sehingga
memerlukan antisipasi dengan memiliki prosedur perubahan Requirements,
dan beri Batasan sejauh mana Requirement diperbolehkan, serta harus
dikomunikasikan dengan stakeholder
Analisis Kebutuhan (lanjutan)
◦ Pengelolaan Manajemen Resiko :
1. Jadikan Manajemen Resiko sebagai bagian dari Proyek
2. Identifikasi Resiko sejak awal Proyek
3. Komunikasikan Resiko-resiko Proyek
4. Pertimbangkan Ancaman maupun Kesempatan
5. Klasifikasi Penanggung Jawab Resiko
6. Buat prioritas Resiko
7. Melakukan Analisa Resiko
8. Buat Rencana dan Implementasi tanggapan terhadap resiko
9. Dokumentasikan Resiko Proyek
10.Tentukan Resiko dan tindakan yang akan diambil
Dokumen yang Harus Dipersiapkan
1. Surat Penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan Project
Definition
2. Pendefinisian Proyek (Project Definition)
Surat Penugasan Proyek
◦ Surat yang akan digunakan sebagai acuan dan pedoman dalam membuat
project defenition. Surat ini pula yang akan dijadikan sebagai landasan
hukum untuk membuktikan keabsahan proyek yang akan dilaksanakan.
Bentuk Surat ini bervariasi tergantung organisasi yang bersangkutan.
◦ Tim Proyek yang dibentuk memiliki karakteristik :
1. Anggota tim memiliki keahlian dan pengamalan yang berbeda-beda
2. Proses kerjakan belum ditentukan secara fproyek
3. Tim akan menemukan hal-hal yang belu diprediksi
4. Tekanan kejra lebih tinggi
5. Terkadang anggota tim merangkap tugas sehari-hari
Surat Penugasan Proyek
◦ Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam penyusunan tim :
1. Berikan penjelasan yang cukup kepad anggota tim mengenai proyek
2. Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim
3. Usahakan sebelum proyek dimulai semua anggota tim harus saling mengenal.

◦ Rapat Rutin memberi kesempatan kepada anggota tim untuk :

1. Tetap fokus pada tujuan proyek
2. Komitmen yang tetap pada tujuan proyek
3. Identifikasi jika terjadi masalah dalam proyek atau konflik antar anggota tim
4. Evaluasi hasil kerja anggota tim
5. Memberikan kesempatan untuk menentukan tujuan jangka pendek
Pendefinisian Proyek
◦ Dalam pendefinisian proyek semua harus dijelaskan secara detail mengenai
proyek yang akan dilaksanakan sehingga memberikan gambaran atas apa
yang akan dicapai.
◦ Pendefinisian Proyek dibentuk untuk membantu Manajer Proyek dan Anggota
Tim memahami secara jelas apa yang diharapkan dari proyek, sehingga tidak
terjadi ekspektasi yang berlebihan.
Pendefinisian Proyek
◦ Format Pendefinisian Proyek terdiri dari :
1. Dokumen Kontrol
2. Info Global
3. Info Umum :
A. Permasalahan
B. Deskripsi Produk/Jasa
C. Faktor Penentu Keberhasilan
D. Keuntungan yang Diharapkan
E. Teknologi yang Digunakan
F. Deskripsi Proyek (Tujuan, Hasil yang Diinginkan, Jadwal, Perkiraan Biaya, Perkiraan
Sumberdaya)
G. Perencanaan Aktivitas
H. Batasan
I. Asumsi
◦ Contoh template Surat Penugasan/ Surat Tugas dan Pendefinisian Proyek
dapat dilihat pada file yang diberikan.
◦ Contoh ini bukanlah format baku namun dapat disesuaikan dengan
kebutuhan dan format yang berlaku di tempat yang bersangkutan