04-Inisiasi Proyek

Dosen : Lita Karlitasari, S. Kom., MMSI

Program Studi Ilmu Komputer, FMIPA
Universitas Pakuan, 2020
September 2020 1
Project Initiation
• Inisiasi Proyek merupakan tahap awal memulai suatu proyek
• Di dalamnya berisi ruang lingkup, tujuan, waktu, biaya, dan informasi umum
lainnya
• Tujuannya untuk menentukan faktor-faktor keberhasilan proyek
• Mekanisme : Pemilik Proyek memberikan tugas kepada Manajemen dan Tim
Proyek untuk mendefinisikan proyek hingga disetujui, kemudia definisi proyek
tersebut menjadi acuan dalam perencanaan proyek (File : Surat Tugas dan
Definisi Proyek)
September 2020 2
 Feasible Study (Studi Kelayakan)

Studi Kelayakan adalah tindakan yang dilakukan untuk menentukan apakah

suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak.
Proyek tidak layak jikan hanya menghsilkan produk atau jasa yang hanya
berfungsi satu kal saja; atau jika proyek yang akan dilaksanakan tidak memberi
manfaat apapun selain hanya menambah Panjang birokrasi.

September 2020 3
Aktivitas atau kegiatan Studi Kelayakan :
1. Wawancara
Wawancara ditujukan kepada Pemilik Proyek dan sponsor, apa tujuan yang
diharapkan dengan pembangunan sistem ini, dan berapa lama waktu yang
diberikan untuk menyelesaikan sistem ini. Pastikan Anda mendapakan akses
kepada bagian organisasi dan wawancara dengan staf bila diperlukan
Tujuan Wawancara : Mencari fakta dan informasi, Menjajaki sikap dan
pendapat, Verifikasi data dan informasi yang telah dikoreksi, Memperoleh data
kualitatif dan kuantitatif tentang kebijaksanaan prosedur dan biaya, serta
Mencari jawaban yang lengkap dan jujur
September 2020 4
 Teknik Wawancara :
• Pewawancara (karakteristik sosial, keterampilan mewawancarai, rasa aman)
• Responden (karakteristik social, kemampuan menangkap pertanyaan,
kemampuan menjawab pertanyaan)
• Topik penelitian yang tertuang dalam daftar pertanyaan (peka untuk
ditanyakan, sukar ditanyakan, tingkat minat, kekhawatiran)
• Situasi wawancara (waktu, tempat, kehadiran orang ketiga, sikap masyarakat)

September 2020 5
 Keberhasilan pengumpulan data sangatlah tergantung pada hal-hal berikut :
• Dapatkah mereka menciptakan hubungan baik dengan responden sehingga
wawancara dapat berjalan lancer?
• Dapatkah mereka menyampaikan semua pertanyaan dalam daftar pertanyaan
kepada responden dengan baik dan tepat?
• Dapatkah mereka mencatat semua jawaban lisan dari responden dengan teliti
dan jelas maksudnya?
• Apabila jawaban responden tidak jelas, dapatkah mereka menggali tambahan
informasi dengan menyampaikan pertanyaan yang tepat dan netral?
September 2020 6
 Konsep Wawancara :
• Menjelaskan tujuan wawancara
• Memberi kesempatan responden untuk bicara (Hindari dugaan untuk
menguji, Hindari perusahaan harus membela sistem lama, Memberi rasa
senang, percaya dan tenang
• Merangsang responden untuk menjawab pertanyaan yang diajukan
• Menggali jawaban lebih jauh bila dikehendaki dan mencatatnya

September 2020 7
 Strategi wawancara :
• Persiapan
• Wawancara : umum ke spesifik
• Usahakan pada waktu wawancara hanya responden yang hadir
• Reaksi atau jawaban pertama terhadap suatu pertanyaan itulah pendapat
responden yang sesungguhnya.
• Jangan tergesa-gesa melewat jawaban “tidak tahu”
• Pada jawaban “Ya” atau “Tidak”, sering responden menambahkan
keterangan. Untuk itu ditanyakan meskipun untuk jawaban tertutup.
• Usahakan fokus tetap berbicara
September 2020 8
Keunggulan Teknik Wawancara :
• Dapat memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka atas
pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
• Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi, sehingga dapat menilai
kebenaran jawaban yang diberikan responden dilihat dari gerak-gerik dan raut wajahnya.

Kelemahan Teknik Wawancara :

• Membutuhkan waktu yang cukup lama dan relative mahal dibandingkan teknik lain.
• Tergantung kepandaian pewawancara dalam hubungan atar manusia.
• Wawancara tidak selalu tetap untuk kondisi dan tempat tertentu.
• Dapat mengganggu responden, apabila waktu yang dimilikinya terbatas.
September 2020 9
2. Observasi
Pengamatan langsung atau observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan langsung
melihat kegiatan yang dilakukan oleh user. Dengan demikian, sistem analis dapat lebih
mengenal lingkungan fisik, seperti tata letak ruangan, peralatan dan formulir yang digunakan,
hubungan antara pembuat keputusan dan anggota organisasional lainnya, serta melihat proses
bisnis dan kendala-kendalanya.
Observasi juga membantu (cross check) menegaskan atau menolak serta melihat kembali tentang
apa saja yang telah ditemukan lewat wawancara, kuesioner, dan metode-metode lainnya.
Dalam melakukan observasi, hendaknya menentukan waktu yang paling tepat. Karena selain
harus menjaga supaya orang yang diamati merasa tidak terganggu, juga pengamatan bisa
dilakukan pada waktu beban waktu berada di voume normal sampai volume puncak.
September 2020 10
Teknik Observasi dibagi dalam 2 (dua) macam, yaitu :
1. Observasi Terstruktur
Kegiatan ini memerlukan alat pencatat data yang spesifik, dimana hasilnya akan
dianalisa dan dicatat ke dalam fungsi-fungsi yang telah ditentukan.
2. Observasi Semi Terstruktur
Kegiatan ini tidak memerlukan catatan selama observasi, dimana hasilnya akan
dicatat pada formulir khusus setelah proses pengamatan selesai

September 2020 11
Kegiatan yang harus dilakukan :
• Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, dengan menentukan :
✓ apa yang akan diobservasi,
✓ dimana letak lokasi observasi,
✓ kapan observasi dilakukan,
✓ siapa yang akan melaksanakan observasi,
✓ siapa yang akan diobservasi,
✓ bagaimana melakukan observasi.
• Minta izin terlebih dahulu dari manajer atau staf pegawai yang terlibat.
• Bertindak dengan rendah hati (low profil).
• Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung.
September 2020 12
Kegiatan yang tidak harus dilakukan :
• Mengganggu kerja individu yang diobservasi maupun individu yang lainnya.
• Terlalu menekankan pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting.
• Jangan membuat asumsi-asumsi sendiri.

September 2020 13
Keunggulan Teknik Observasi :
• Data yang dikumpulkan mempunyai kehandalan yang tinggi, karena dapat langsung.
• Dapat langsung melihat apa yang sedang dikerjakan. Kadang-kadang pekerjaan yang rumit, sulit dijelaskan
dengan kata-kata. Selain itu sistem analis juga dapat langsung menggambarkan kegiatan yang terjadi
• Dapat menggambarkan lingkungan fisik, seperti tata letak peralatan, penerangan, ganguan suara, dan lain
sebagainya.
• Dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan, baik pada waktu rutin atau pun tidak.

Kelemahan Teknik Observasi :

• Pada umumnya orang yang diamati akan merasa terganggu atau tidak nyaman, sehinggan melakukan
pekerjaan dengan semestinya. Bahkan terkadang cenderung melakukan pekerjaan lebih baik dari biasanya
atau sering menutup-nutupi kekurangan yang ada.
• Pekerjaan yang diobservasi belum tentu mewakili tingkat kesulitan yang ada, terutama jika waktu observasi
adalah waktu-waktu pada volume normal.
September 2020 14
3. Pengumpulan Dokumen
• Formulit Input
• Formulir Output

September 2020 15
 Analisis Kebutuhan
Requirements (Kebutuhan) merupakan dasar perencanaan proyek.
Proses Requirements :
1. Penyusunan Requirements (mengumpulkan, menganalisis, spesifikasi dan
validasi Requirements )
2. Manajemen Requirements (melaksanakan Requirements sesudah disepakati

September 2020 16
Jenis-jenis Requirements:
1. Business Requirements (proses bisnis sistem yang akan dibangun, batasan (biaya,
sumberdaya, waktu)
2. Stakeholder Requirements
3. End-User Requirements (petunjuk penggunaan dan administrasi)
4. System Requirements (hardware, software, jaringan, dll)
5. Software Requirements

September 2020 17
Kesalahan penyusunan Requirements:
1. Klien tidak (benar-benar) mengerti apa yang sebenarnya mereka inginkan, maka
perlu waktu yang cukup untuk memahami tujuan, asumsi dan resiko yang akan
terjadi.
2. Requirements bisa berubah saat proyek berlangsung, sehingga memerlukan
antisipasi dengan memiliki prosedur perubahan Requirements, dan beri Batasan
sejauh mana Requirement diperbolehkan, serta harus dikomunikasi dengan
stakeholder

September 2020 18
Pengelolaan Manajemen Resiko :
1. Jadikan Manajemen Resiko sebagai bagian dari Proyek
2. Identifikasi Resiko sejak awal Proyek
3. Komunikasikan Resiko-resiko Proyek
4. Pertimbangkan Ancaman maupun Kesempatan
5. Klasifikasi Penanggung Jawab Resiko
6. Buat prioritas Resiko
7. Melakukan Analisa Resiko
8. Buat Rencana dan Implementasi tanggapan terhadap resiko
9. Dokumentasikan Resiko Proyek
10. Tentukan Resiko dan tindakan yang akan diambil
September 2020 19
 Surat Penugasan Proyek
Tim Proyek yang dibentuk memiliki karakteristik :
1. Anggota tim memiliki keahlian dan pengamalan yang berbeda-beda
2. Proses kerjakan belum ditentukan secara fproyek
3. Tim akan menemukan hal-hal yang belu diprediksi
4. Tekanan kejra lebih tinggi
5. Terkadang anggota tim merangkap tugas sehari-hari

September 2020 20
Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam penyusunan tim :
• Berikan penjelaan yang cukup kepad anggota tim mengenai proyek
• Tentukan denga jelas peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim
• Usahakan sebelum proyek dimulai sesm anggota tim harus saling mengenal

Rapat Rutin memberi kesempatan kepada anggota tim untuk :

1. Tetap fokus pada tujuan proyek
2. Komitmen yang tetap pada tujuan proyek
3. Identifikasi jika terjadi masalah dalam proyek atau konflik antar anggota tim
4. Evaluasi hasil kerja anggota tim
5. Memberikan kesempatan untuk menentukan tujuan jangka pendek
September 2020 21
 Dokumen Pendefinisian Proyek

Pendefinisian Proyek dibentuk untuk membantu Manajer Proyek dan Anggota

Tim memahami secara jelas apa yang diharapkan dari proyek, sehingga tidak
terjadi ekspektasi yang berlebihan.

September 2020 22
Format Pendefinisian Proyek terdiri dari :
1. Dokumen Kontrol
2. Info Global
3. Info Umum :
A. Permasalahan
B. Deskripsi Produk/Jasa
C. Faktor Penentu Keberhasilan
D. Keuntungan yang Diharapkan
E. Teknologi yang Digunakan
F. Deskripsi Proyek (Tujuan, Hasil yang Diinginkan, Jadwal, Perkiraan Biaya, Perkiraan Sumberdaya)
G. Perencanaan Aktivitas
H. Batasan
I. Asumsi
September 2020 23
 See you at next slide :

05-Project Planning

September 2020 24