1.

Archives Association Of British of Columbia (1999) setidaknya ada 4 prinsip dari deskripsi
keaarsipan.
 Prinsip Provenance
Menunjukkan bahwa arsip dikelola oleh unit penciptanya secara bersamaan namun
tidak dapat digabungkan dengan unit pencipta arsip lainnya. Contoh arsip dari devisi
penjualan tidak digabungkan arsip devisi pemasaran meskipun arsip tersebut memiliki
subyek yang sama.
 Prinsip Original Order
Menunjukkan berkas arsip yang dikelola berdasarkan tata susunan yang sama dengan
unit arsip tersebut berasal sehingga satu kesatuan dari arsip orisinil dapat
dipertahankan.
 Prinsip Arrangement
Menunjukkan arsip yang disuusun berdasarkan fungsi organisasi antara lain fungsi
administrasi, fungsi keuangan, fungsi kepegawaian, fungsi produksi dan lain sebagainya.
 Deskripsi Arsip dari Umum ke Khusus
Menunjukkan pendeskripsian arsip dari hal hal yang bersifat umu menuju hal hal yang
bersifat khusus sehingga pendeskripsiannya dapat lebih rinci pada kelompok seri.

2. Prosedur peminjaman arsip dinamis:

Prosedur peminjaman dimulai dengan membuat suatu formulir formulir peminjaman arsip.
Formulir peminjaman dibutuhkan untuk mencegah kesalahan penempatan kembali arsip ke
dalam tempat penyimpanan. Arsip yang dipinjamkan dapat berupa copy file saja dan aslinya
disimpan. Formulir peminjaman arsip hendaknya memuat data:
 Nama Peminjam
 Unit kerja
 Nomor telepon/E-mail
 Judul berkas arsip yang dipinjam
 Deskripsi arsip
 Nomor boks
 Perkiraan waktu peminjaman
 Sulistyo-Basuki (2003) menyebutkan jika seseorang ingin meminta akses terhadap arsip
dinamis, orang tersebut harus memenuhi prosedur yang telah ditentukan, mencakup:
 Bila tinjauan arsip diminta oleh perorangan, maka diperlukan dua bentuk identifikasi bila
individu yang dimintai tinjauan tidak dikenal, dalam hal demikian perlu mengisi formulir
otorisasi
 Bila salinan arsip dinamis diminta oleh orang lain maka dalam hal ini diperlukan formulir
otorisasi dan tanda terima salinan

 Bila peminjam merupakan karyawan badan korporasi, maka perlu tanda terima untuk
peninjauan, pengkopian, atau peminjaman
 Bila permintaan dilakukan melalui pos, maka legitimasi perlu diverifikasi, dan perlu izin
tertulis pelepasan arsip dinamis perlu dibuat
 Bila arsip dinamis merupakan arsip dinamis rahasia, maka hanya orang yang berwenang
saja yang diizinkan memeriksa arsip dinamis, sehingga perlu dibuat daftar pejabat yang
berwenang dan nama pemohon arsip perlu dicantumkan dalam senarai.
 Dalam hal lain, manajer arsip dinamis atau pejabat yang ditunjuk harus memberikan
persetujuan berdasarkan kasus demi kasus. Semua dilakukan secara tertulis dan
tercatat.

Sumber: Buku Modul Pokok Akses dan Layanan Arsip edisi 2