Administrasi kesekretariatan

HMI
Curriculum Vitae
 HELMY YUNAN IHNATON, ST
 Ponorogo, 02 Juli 1989
 S1 Teknik Fisika ITS (2007)
 S2 Teknik Fisika ITS (2012)
Training Formal HMI:
 LK1 (Basic Training)
 LK2 (Intermediate Training) Tingkat Nasional
 LK3 BADKO HMI JATIM
 Senior Course/ Training Instruktur HMI Cabang Surabaya
Organisasi :
 Ketua Umum Lembaga Dakwah Jurusan Teknik Fisika
 Kepala Biro Infrastruktur Organisasi Himpunan Mahasiswa Teknik
Fisika
 Kepala Regional 2 Forum Silaturahmi Mahasiswa Nasional
 Sekum HMI Komisariat Fisika Teknik
 Sekum Lembaga Teknologi Mahasiswa Islam Cabang Surabaya
 Ketua Umum HMI Koordinator Komisariat Sepuluh Nopember
 Ketua Bidang KPP HMI Cabang Surabaya
 Ketua Bidang PA BADKO HMI Jawa Timur
 Preface
Definition and Example

Hukum merupakan salah satu norma atau kaidah

sosial yang dibentuk oleh masyarakat yang berfungsi
untuk menciptakan keteraturan dalam pergaulan
sosial.
Konstitusi  Risalah hukum yang berisi sejumlah ketentuan
yang disusun secara sistematis dan menjadi peraturan
tertinggi yang menjadi dasar dan sumber semua peraturan.
Digunakan dalam perjalanan suatu aktivitas
keorganisasian untuk mencapai tujuan yang diharapkan
Contoh :
 Pancasila & UUD 1945 –> Indonesia
 Al-Qur’an dan Hadits -> Islam
 AD/ART dan pedoman lain –> HMI
 Rosulullah di madinah ====) Piagam Madinah
Syarat Konstitusi

1. Bentuknya: Sebagai naskah tertulis

yang merupakan perundangan tertinggi
yang berlaku dalam suatu
organisasi/negara.
2. Isinya: Merupakan peraturan yang
bersifat fundamental; artinya tidak semua
masalah yang penting harus dibuat,
melainkan hal-hal yang bersifat pokok,
dasar atau azas-azasnya saja.
3. Sifatnya: Universal, Fleksibel, dan
Luwes
ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN
1) Pendahuluan
Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha
kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya
administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu
proses yang tertib
2) Kesekretariatan HMI,
3) Administrasi surat menyurat (ketatausahaan)
HMI,
4) Tata kearsipan,
5) Invetaris dan dokumentasi organisasi,
6) Perpustakaan organisasi,
7) Keprotokoleran,
8) Penutup
Sekretariat

Letak Sekretariat : Strategis/ Terjangkau dengan anggota

Bangunan : Dapat menampung seluruh Aktivitas
Isi :
 Ruang tata usaha , tempat pengerjaan dan penyesuaian surat-menyurat
dan penyimpanan arsip – arsip organisasi.
 Ruang tamu, untuk menerima tamu – tamu organisasi
 Ruang perpustakaan
 Ruang persidangan, untuk sidang dan rapat para pengurus
 Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badan-
badan khusus HMI yang setingkat. Atau satu atap dengan komisariat
dalam satu korkom.
 Surat-surat
 Untuk Pengurus : 06/A/Sek/08/1435
 Untuk Kepanitiaan : 06/A/Sek.Pan/08/1435
 Internal HMI menggunakan Kode A, Eksternal HMI menggunakan kode B
 Yang Mengeluarkan Adalah Sekum/Wasekum, dan yang bertanggungjawab adalah
Ketua Umum/ Ketua Bidang
 Menggunakan Kertas Putih ukuran F4
 Nomor Surat berdasarkan Perihal, bukan berdasarkan banyaknya surat
 Lampiran diisi sebanyak yang mau dilampirkan (lembar/ berkas)
 Tanggal Surat (Hijriah dan Masehi)
 PENGAJUAN BERKAS (KOMISARIAT)
 Surat Pengantar Ketua Umum Demisioner (Ist/A/Pengantar Demisioner/08/1435)
 Surat Permohonan SK kepada Pengurus Cabang Up Bidang PAO
 Surat Permohonan Melantik kpd Ketua Umum Cabang
 Surat Keputusan Formateur-Mide Formateur (Ist/A/F-MF/08/1435)
 Hasil-hasil RAK (Konsideran/SK, LPJ,Rekomendasi)
 Surat Kesediaan Menjadi Pengurus (Kolektif/Individu)
 Biodata Calon Pengurus
ANGGARAN DASAR

Pasal 1 Nama
Pasal 2 Waktu dan Tempat Kedudukan
Pasal 3 Azas
Pasal 4 Tujuan (5 Kualitas Insan Cita HMI)
Pasal 5 Usaha
Pasal 6 Sifat
Pasal 7 Status
Pasal 8 Fungsi
Pasal 9 Peran
Pasal 10 Keanggotaan
 Anggaran Dasar
Kerangka Anggaran Dasar HMI
Bab I Nama, waktu & tempat
Bab II Azas
Bab III Tujuan, usaha dan sifat
Bab IV Status, fungsi dan peran
Bab V Keanggotaan
Bab VI Kedaulatan
Bab VII Struktur organisasi
Bab VIII Keuangan dan harta benda
Bab IX Perubahan AD & pembubaran
Bab X Penjabaran AD, & Pengesahan

Visit : http://bangjanusk.wordpress.com/download | Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan

 Anggaran RT
Anggaran Rumah Tangga HMI
Bab I Keanggotaan
Bab II Struktur Organisasi
Bab III Alumni
Bab IV Keuangan dan Harta Benda
Bab V Lagu, Lambang dan Atribut
Bab VI Perubahan Anggaran Rumah Tangga

Bab VII Aturan Tambahan

Bab VIII Aturan Peralihan

Visit : http://bangjanusk.wordpress.com/download | Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan