STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP) PERSONALIA

KOTA PALOPO

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
PENDAHULUAN
A. PENGANTAR
B. TUJUAN
BAB I. ORGANISASI
A. LATAR BELAKANG
B. VISI DAN MISI
C. NILAI DASAR
D. PRINSIP DASAR YAYASAN
E. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI YBS
F. URAIAN TUGAS DAN WEWENANG
BAB II. STATUS DAN GOLONGAN KEPEGAWAIAN
A. STATUS KEPEGAWAIAN
B. GOLONGAN PEGAWAI
C. POSISI JABATAN
BAB III. PEREKRUTAN STAF
A. PENGANTAR
B. KETENTUAN UMUM
C. PROSEDUR
BAB IV. PENGUPAHAN
A. SISTEM PENGGAJIAN
B. GAJI POKOK
C. TUNJANGAN
D. PAJAK PENGHASILAN
BAB V. TATA TERTIB
BAB VI. PENILAIAN KINERJA PEGAWAI
A. MAKSUD DAN TUJUAN
B. PROSEDUR PENILAIAN
BAB VII. PENEMPATAN, MUTASI, DAN PROMOSI STAF
A. KETENTUAN UMUM
B. PROSEDUR
BAB VIII. MEKANISME CUTI
A. KETENTUAN UMUM
B. JENIS CUTI
C. PROSEDUR
BAB IX. PERJALANAN DINAS
A. BIAYA PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI
B. BIAYA PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB X. PELAKSANAAN TINDAKAN INDISIPLINER
A. PENGANTAR
B. KATEGORI PELANGGARAN
1. Tindakan Indisipliner Berat
2. Tindakan Indisipliner Sedang
3. Tindakan Indisipliner Ringan
C. SANKSI
D. PROSEDUR
BAB XI. PENGAKHIRAN HUBUNGAN KERJA
A. KETENTUAN UMUM
B. PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 PENDAHULUAN

A. Pengantar
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
organisasi berdasarkan indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai
dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja padaunit kerja yang
bersangkutan, sebagaimana yang diamanahkan oleh Undang-undang No.13 Tahun
2003 tentang Ketenagakerjaan. Yayasan Bumi Sawerigading (YBS) Palopo sebagai
Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) tentunya dalam proses perekrutan anggota,
pimpinan memerlukan acuan dan pedoman. Hakekat SOP adalah untuk
menghindari konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas. SOP merupakan
petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas
tersebut.Penyusunan SOP dinilai sangat penting untuk dapat digunakan sebagai
sarana pengembangan misi organisasi, pemantapan peraturan yang mengatur
pekerjaann teknik pelaksanaan pekerjaan dan untuk memantapkan koordinasi dan
sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.

B. Tujuan
SOP kepersonaliaan ini diperlukan untuk mengatur prosedur/tata cara pelaksanaan
berbagai kebijakan lembaga yang terkait kepersonaliaan. SOP Personalia ini
mengacu pada peraturan organisasi tentang personalia. Dari semua ketentuan
mengenai personalia, beberapa poin ketentuan diperlukan tambahan penjabaran
prosedur bagaimana ketentuan tersebut harus dilakukan oleh organisasi baik oleh
Ketua, dimana Staf Administrasi dan Keuangan yang memiliki tugas utama untuk
mendukung Ketua dalam penyelenggaraan operasional organisasi sehari-hari.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB I. ORGANISASI

A. Latar Belakang
Bumi Sawerigading yang dikenal dalam kitab I La Galigoyang merupakan epick
terpanjang sejarah dunia dan sebagai Memory of The Worldyang telah disahkan dan
diakui oleh UNESCO merupakan daerah yang penuh dengan sumber daya alam yang
berdaya guna sehingga membutuhkan sebuah proses perubahan dari yang kurang
baik menjadi lebih baik. Salah satu kritik terhadap pembangunan yang berlangsung
adalah terciptanya struktur kehidupan sosial yang bersifat hegemonik yang
membuat sebahagian besar masyarakat kita menjadi korban. Pembangunan
memang berhasil mengurangi kemiskinan, memajukan pendidikan, menciptakan
lapangan kerja, membangun infrastruktur, dan sebagainya. Namun ketidak
adilanlah, kesenjangan sosial, dan sebagainya masih berlangsung. Ini terjadi karena
kebijakan pembangunan yang diterapkan ternyata sekaligus disertai dengan
rekayasa sosial atas kehidupan masyarakat. Dan rekayasa inilah yang menimbulkan
beragam persoalan kehidupan sosial yang secara struktur bersifat hegemonik itu
tidak memberi peluang bagi terjadinya transformasi sosial dalam kehidupan
masyarakat.

Persoalan ini semakiun diperpuruk oleh kenyataan bahwa peran serta masyarakat
dalam proses pembangunan mendapat porsi yang sangat minim, sehingga proses
pembangunan itu sendiri hanya dapat dirasakan oleh sebahagian kelompok
masyarakat dan keberpihakan penentu kebijakan pada pengusaha-pengusaha. Oleh
karena itu sudah saatnya pembelaan masyarakat harus diwujudkan, dan ini
merupakan hal yang mendasar bagi kehidupan manusia. Secara fungsional,
kemandirian masyarakat akan berkaitan lanagsung dengan pembangunan itu
sendiri dan pengembangan sumber daya yang berkualitas akan memberikan
pengaruh terhadap peningkatan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat.

Berdasarkan kenyataan tersebut Yayasan Bumi Sawerigading (YBS) didirikan pada

tanggal 15 Januari 1997 di Palopo dan mendapatkan Akta Pendirian Notaris No. 6,
tanggal 13 Juni 1998 di Palopo, Notaris Zirmayanto, SH dan Akta Pengurus Harian
Notaris Notaris Zirmayanto, SH, No. 2, tanggal 2 April 2020,SK KEMENKUMHAM No.
AHU-0006245.AH.01.04.Tahun 2020 di Palopo Notaris Zirmayanto dan Surat
Terdaftar KESBANGPOL No. 220/002/Bakesbangpol/IV/2020 Kota Palopo, NPWP.
93.906.329.3-803.000, adalah salah satu organisasi nirlaba yang mengabdikan
dirinya pada bidang pemberdayaan masyarakat dan lingkungan dalam
pembangunan Indonesia. Jadi pada prinsipnya bahwa bentuk lembaga ini adalah
berbentuk yayasan.

B. Visi dan Misi

Visi : Mewujudkan tata kelola pengelolaan Sumber Daya Alam (SDA) berbasis
masyarakat, kearifan lokal dan berkelanjutan

Misi : 1. Mewujudkan tata kelola hutan dan lahan berbasis masyarakat inklusif
2. Membangun kolaborasi para pihak dalam mewujudkan, pembangunan
yang berkelanjutan
3. Mewujudkan kedaulatan pangan berbasis kearifan lokal

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

C. Nilai Dasar
Pedoman norma-norma yang menjadi landasan kerja dan etika organisasi
1. Tidak membedakan suku, ras dan agama (Keberagaman)
2. Keputusan diambil berdasarkan musyawarah mufakat (Demokrasi)
3. Senantiasa mengutamakan kepentingan bersama dan masyarakat
(Keberpihakan)
4. Tidak bernaung dan berafiliasi dibawah salah satu Orsospol/tidak
berafiliasi dengan politik praktis (Independensi)

D. Prinsip Dasar Yayasan

1. Transparansi: Keterbukaan dalam manajemen;
2. Partisipatif: mendorong peran serta setiap orang;
3. Realistis dalam perencanaan: bekerja sesuai dengan kapasitas organisasi;
4. Mengutamakan kepentingan bersama: melakukan aktifitas berdasarkan
kepentingan bersama.

E. Bagan Struktur Organisasi YBS

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

F. Uraian Tugas dan Wewenang
1. Ketua Pengurus Harian
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh anggota pimpinan dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan mekanisme dan berdasarkan asas
kolegial
b. Bertindak sebagai wakil organisasi untuk urusan intern maupun ekstern
organisasi
c. Memimpin rapat –rapat pengurus baik rapat khusus, atau rapat umum yang di
ikuti semua unsur pengurus
d. Menjaga dan meningkatkan hubungan kerja sama dengan sesama pihak yang
terkait dalam pelaksanaan program kerja organisasi
e. Menetapkan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan program,
manajemen, dan keuangan.
f. Memberikan persetujuan/otorisasi terkait dengan program, manajemen dan
keuangan.

2. Sekretaris
a. Melaksanakan pengelolaan administrasi kesekretariatan dan melakukan
koordinasi antar pengurus dan antar lembaga
b. Bersama Ketua membuat Surat Keputusan dan Rencana Kerja Organisasi
c. Menyiapkan surat keputusan organisasi tentang penetapan rencana kerja
organisasi dan kebijakan-kebijakan operasional lainnya yang
disahkan/ditandatangani oleh ketua pengurus harian
d. Melaksanakan fungsi koordinasi administrasi dan keseketariatan secara
umum
e. Mengkordinasikan manajemen SDM, mulai dari rekruitmen, penempatan,
penilaian kinerja, pengembangan kapasitas staf, dan system pengupahan.
f. menyiapkan permintaan penawaran dan bidding analysis.

3. Bendahara
a. Melaksanakan pengelolaan keuangan dan pembayaran barang dan jasa yang
dibutuhkan organisasi
b. Mewakili ketua apabila berhalangan hadir terutama untuk setiap aktivitas di
bidang pengelolaan aktivitas organisasi
c. Bertanggung jawab atas kebijaksanaan keuangan organisasi
d. Bersama Ketua dan Sekertaris merupakan tim kerja keuangan atau otorisator
keuangan di tubuh pengurus
e. Membuat voucher penerimaan dan pengeluaran bank dan mencatatkannya ke
dalam jurnal harian, membuka rekonsiliasi bank dan membuat laporan
keuangan.
f. Melakukan cash opname kas kecil secara berkala.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 4. Administrasi Keuangan
a. Mengelolah kas kecil
b. Menyiapkan bukti-bukti keuangan
c. Menyiapkan purchase order atau kontrak
d. Dokumentasi bukti-bukti keuangan

5. Koordinator Divisi
Koordinator Divisi Bertanggungjawab dalam pelaksanaan program kerja yang
meliputi perencanaan, penganggaran, pemantauan, dan pelaporan berdasarkan
Divisi masing-masing.

6. Staf Divisi
Menjadi pelaksana kegiatan-kegiatan di setiap divisi dan membuat laporan
kemajuan pelaksanaan kegiatan kepada kordinator divisi

7. Office Boy
a. Memastikan semua kebutuhan teknis karyawan di kantor terpenuhi dengan
baik
b. Memastikan kebersihan perangkat dan ruang kerja karyawan
c. Memastikan kebersihan lingkungan organisasi
d. Memastikan tugas yang dibebankan terlaksana dengan baik

8. Volunteer
Membantu setiap Divisi melakukan tugas-tugas harian, seperti membuat laporan
dan mengorganisir kegiatan, termasuk menjaga kebersihan
perangkat/inventaris/bangunan atau kantor, dan pelaksanaan program di
lapangan disesuaikan dengan kebutuhan lembaga dan kualifikasi relawan yang
bersangkutan.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB II. STATUS DAN GOLONGAN KEPEGAWAIAN

A. Status Kepegawaian
YBS Palopo sebagai Organisasi Masyarakat dan Lingkungan yang mendasarkan
pada semangat pengabdian mulai dari Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Divisi-
Divisi sesuai struktur organisasi. Personalia ini dibuat sebagai pedoman untuk
pengaturan dan pengelolaan SDM baik relawan maupun yang lainnya dalam
hubungan kerja antara SDM yang bersangkutan dengan organisasi.

1. SDM dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

Dalam lingkungan YBS Palopo adalah setiap personil/SDM yang bertugas
menjalankan program baik sebagai pelaksana maupun manajemen program.
SDM ini bekerja mengelola atau melaksanakan program secara penuh waktu (full
time) dan terus-menerus sesuai periode pelaksanaan program. Di lingkungan
YBS Palopo, Tenaga dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu adalah ketua
pengurus harian, sekretaris, bendahara, kordinator divisi dan pelaksana divisi.

2. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Setiap personel/SDM melaksanakan program baik sebagai pelaksana maupun
manajemen program dalam batas waktu/periode tertentu sesuai kebutuhan
program. SDM ini bekerja mengelola atau melaksanakan program sesuai
kebutuhan lembaga dengan waktu tertentu. Termasuk dalam kategori ini di
lingkungan YBS Palopo adalah Tenaga Ahli seperti tercantum dalam struktur
organisasi. YBS Palopo juga pada waktu-waktu tertentu membutuhkan tenaga
kategori ini antara lain Peneliti, Fasilitator, Manager Proyek yang ditetapkan
berdasarkan surat keputusan ketua pengurus harian sesuai dengan kebutuhan
organisasi.

3. Relawan
Personil/SDM yang betugas menjalankan pekerjaan secara sukarela berdasarkan
kesepakatan bersama antara pihak yang bersangkutan dan lembaga. Pada
dasarnya, relawan melaksanakan pekerjaan sesuai kebutuhan yang ditentukan
lembaga, seperti pelaksana lapangan, administrasi/kesekretariatan dan lain-lain.

B. Golongan Pegawai
Berdasarkan tugas, fungsi dan kewenangannya, golongan pegawai terbagi menjadi
tiga golongan sebagai berikut:

1. Golongan Managerial (Manager)

Golongan Manajerial adalah orang yang diberikan mandat oleh Ketua Harian
lembaga untuk menjalankan fungsi mengorganisir atau mengelolah suatu bidang
atau kegiatan. Adapun yang termasuk golongan manajerial ialah Ketua Pengurus
Harian, Sekretaris, Bendahara dan Kordinator Divisi.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 Kemudian syarat yang harus dipenuhi pada golongan manajerial, diutamakan
bagi yang telah memiliki kompetensi, atau pengalaman dalam organisasi dan
pengelolaan kegiatan, baik di internal maupun eksternal lembaga.

2. Golongan Pelaksana (Officer)

Golongan Pelaksana adalah setiap orang yang diberi mandat oleh Ketua Harian
Lembaga untuk melaksanakan kegiatan. Yang termasuk golongan ini adalah
pelaksana/officer di masing-masing divisi di bawah kordinasi kordinator divisi
yang bersangkutan. Kemudian yang menjadi syarat atau kualifikasi golongan
pelaksana adalah setiap orang yang memilik kompetensi atau pengalaman dalam
melaksanakan suatu kegiatan.

3. Golongan Teknis Administrasi (Petugas)

Golongan Teknis Administrasi adalah orang yang bekerja dalam menjalankan
tugasnya tidak disyaratkan kualifikasi dan kapasitas manajerial. Yang termasuk
golongan ini adalah tenaga yang bekerja pada urusan kesekretariatan, program,
pelayanan umum, keuangan, dan lain-lainnya sesuai kebutuhan lembaga yang
membantu proses administrasi lembaga, di bawah kordinasi Kordinator unit
kerja masing-masing.

C. Posisi Jabatan
Posisi Jabatan merupakan kedudukan yang menunjukan tugas, fungsi, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seorang sesuai pegawai/staf dalam organisasi atau
lembaga. Untuk posisi jabatan terbagi menjadi dua:

1. Jabatan Struktural:
Jabatan Struktural adalah yang mempimpin unit kerja dan memiliki kewenangan
struktural. Jabatan ini termasuk pada posisi/jabatan ini adalah Ketua Pengurus
Harian, Sekretaris, Bendahara, Para Kordinator Divisi.

2. Jabatan Fungsional:
Jabatan Fungsional pada intinya bekerja sesuai fungsi sesuai keahliannya dan
tidak memiliki kewenangan struktural. Jabatan ini termasuk pada posisi/jabatan
Pelaksana/Officer, Tenaga Ahli, Peneliti, Fasilitator, dan lain-lain di bawah
Kordinasi Kordinator Divisi, Sekretaris, Bendahara Atau Ketua Pengurus Harian.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB III. PEREKRUTAN STAF

A. Pengantar
Perekrutan staf dilakukan sesuai dengan peraturan organisasi. Keterlibatan,
Sekretaris dalam proses perekrutan ini adalah untuk membantu proses
mengumumkan lowongan, menyiapkan proses seleksi administrasi, tes tulis,
wawancara, dan psikotes, serta memberi pengumuman hasil dari setiap tahapan
seleksi itu.

B. Ketentuan Umum
1. Proses rekrutmen dilakukan oleh Ketua dengan membentuk tim yang terdiri dari
Sekretaris dan Tim Seleksi (Ketua, Sekretaris dan kordinator unit kerja, dan
pihak lain jika dianggap perlu sesuai kompetensinya).
2. Proses rekrutmen Staf didasarkan atas prinsip kode etik YBS Palopo sebagai
berikut :
- Non pemerintah
- Non partisan
- Anti diskriminasi
- Penghormatan terhadap HAM
- Keberpihakan pada masyarakat marginal
- Nirlaba
- Kerelawanan
- Keberlanjutan sumberdaya dan lingkungan hidup
- Anti Korupsi, Kolusi, Dan Nepotisme (KKN)
- Transparansi
- Partisipasi
- Independensi
- Anti kekerasan
- Keadilan dan kesetaraan gender
- Pengelolaan keuangan yang akuntabel
- Kepentingan terbaik untuk anak-anak
3. Proses seleksi dilakukan melalui seleksi administrasi, tertulis, psikotes, dan
wawancara oleh tim seleksi.
4. Dalam pelaksanaan tes psikotes, YBS Palopo bekerjasama dengan lembaga lain
yang memiliki kompetensi.
5. Menandatangani pakta integritas taat kepada Kode Etik lembaga.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

C. Prosedur
Adapun proses rekrutmen yang dilakukan di YBS Palopo secara garis besar adalah
sebagai berikut:

No Tahapan Kegiatan Pelakasana

Pengumuman Lowongan
1) Membuat informasi lowongan kerja sesuai
dengan kualifikasi
2) Menyebarkan informasi tersebut melalui milis
dimana YBS Palopo merupakan anggotanya, dan
juga ke website-website lowongan kerja yang
tersedia secara gratis seperti DevJobs Indonesia,
Sekretaris
1 Lowongan LSM, dan sebagainya. Selain itu,
informasi lisan ke kolega atau organisasi jaringan
lain dilakukan untuk memperbesar kemungkinan
penyebaran informasi
3) Melibatkan seluruh staf untuk menyebarkan
informasi lowongan ini melalui mikro blog
masing-masing mis. Facebook, Twiter, blog, dan
juga melalui milis dimana staf tersebut tergabung
Kompilasi Pelamar
1) Kompilasilah seluruh pelamar dalam sebuah table
sesuai dengan kualifikasi yang diharapkan. Tabel
2 kompilasi ini untuk mempermudah tim seleksi Sekretaris
dalam melakukan penilaian dan menghasilkan
short-list
2) Kirimkanlah hasil kompilasi ke tim seleksi
Seleksi administrasi untuk menghasilkan daftar Sekretaris Dan Tim
3
calon yang sesuai dengan kriteria (short-list) Seleksi
Persiapan dan pelaksanaan seleksi tertulis secara
offline dan/atau online
1) Setelah tim seleksi melakukan seleksi
admninistrasi dan memiliki calon yang masuk
short list, hubungilah calon-calon tersebut untuk Sekretaris Dan Tim
mengikuti tes tertulis. Informasikan melalui Seleksi
4 telepon dan email tentang: kapan, dimana, dan
perlengkapan apa yang diperlukan dalam
pelaksanaan tes tertulis tersebut.
2) Siapkan daftar pertanyaan tertulis yang akan
diujikan ke peserta
3) Print soal-soal tersebut sejumlah peserta yang
dites. Apabila seleksi tertulis secara online,

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 kirimkan soal kepada peserta melalui email.
4) Siapkan juga kertas kosong untuk menuliskan
jawaban. Apabila seleksi tertulis secara online,
peserta mengirimkan jawaban melalui email
sekretariat
5) Jika ada ujian praktek langsung, siapkan juga
peralatan yang diperlukan untuk mendukung,
misalnya komputer dengan aplikasi keuangan,
atau website, atau software lain yang akan dites
Catatan:
Salah satu dari tim seleksi atau Staf Administrasi
dan Keuangan yang diberi tugas, akan memberi
informasi tentang testertulis ini khususnya tentang
lamanya tes berlangsung serta bantuan yang
diberikan selama tes jika ada yang
membingungkan peserta
6) Kompilasilah hasil tes
7) Kirimkan kepada tim seleksi, kompilasi hasil tes
tertulis
Lakukanlah pemilihan terhadap calon yang akan
Sekretaris & Tim
5 dilanjutkan pada seleksi berikutnya: wawancara,
Seleksi
berdasarkan hasil seleksi tertulis ini.
Wawancara:
1) Setelah sudah ada calon yang terpilih dari seleksi
tertulis, lakukanlah prosedur pemanggilan
6 Sekretaris & Tim
kepada calon-calon tersebut
Seleksi
2) Lakukan wawancara kepada setiap calon satu per
satu
Psikotes.
1) Setelah sudah ada calon yang terpilih dari seleksi
tertulis, lakukanlah prosedur pemanggilan
kepada calon-calon tersebut
2) Psikotes, seluruh proses psikotes dilakukan oleh
lembaga yang ditunjuk oleh YBS untuk Sekretaris & Tim
7
melakukan tes. Hasil tes akan dikirimkan ke YBS Seleksi
sesuai dengan waktu yang disepakati. Hasil ini
akan menjadi dasar bagi tim seleksi untuk
membuat keputusan penerimaan staf yang
diperlukan
3) Keputusan tentang lolos seleksi
Pengumuman Hasil.
8 Sekretaris
1) Buatlah pengumuman kepada calon yang terpilih

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 tersebut tentang kelulusannya dan informasi
kapan mulai bekerja
2) Kirimkan informasi tersebut ke alamat email
calon yang lulus dan ikuti dengan menelpon yang
bersangkutan untuk memastikan informasi sudah
diterimanya
Persiapan administrasi staf baru.
1) Hari pertama staf baru masuk kantor, buatlah
draft SPK untuk staf baru beserta draft Pakta
Integritas taat kepada Kode Etik YBS
2) Berikanlah draft SPK dan pakta integritas kepada
Sekretaris dan
staf baru untuk dipelajari
9 atasan langsung
3) Setelah staf yang bersangkutan sudah memahami
SDM yang diterima
dan setuju dengan draft SPK yang diberikan,
cetaklah SPK dan pakta Integritas tersebut untuk
di tandatangani
4) Simpanlah arsip SPK yang telah ditandatangani
oleh staf ke dalam arsip organisasi

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB IV. PENGUPAHAN

A. Sistem Penggajian
1. Sistem penggajian di YBS Palopo didasarkan pada kebijakan-kebijakan organisasi
yang berlaku.
2. Penggajian diberikan berdasarkan beban kerja pada masing-masing staf/SDM
yang terlibat dalam kegiatan program/proyek dalam bentuk nilai total
keseluruhan gaji.
3. Tunjangan-tunjangan yang diberikan antara lain: transport, makan, dan
operasional lainnya pada saat menjalankan tugas.
4. Sesuai kesepakatan antara staf dan Lembaga maka setiap gaji yang diterima
masing-masing staf juga diwajibkan memberikan kontribusi sebagai penerimaan
untuk mendukung keberlanjutan operasional Lembaga.

B. Gaji Pokok
Gaji Pokok merupakan imbalan dasar yang wajib dibayarkan oleh
lembaga/organisasi kepada pekerja/staf beradasarkan kesepakatan dan
kemampuan organisasi serta beban kerja masing-masing staf.
Saat ini YBS Palopo belum bisa menerapkan standar upah minimum sesuai
ketentuan yang berlaku di Kota Palopo karena masih terbatasnya keuangan yang
dimiliki oleh organisasi. Pada masa-masa mendatang seiring dengan kemampuan
keuangan Lembaga ketentuan pengupahan akan diperbaiki sesuai dengan ketentun
upah minimum Kota Palopo atau Provinsi yang berlaku.

C. Tunjangan
a. Tunjangan-tunjangan yang diberikan antara lain: transport, makan, dan
operasional lainnya pada saat menjalankan tugas.
b. Saat ini YBS Palopo belum bisa menerapkan tunjangan-tunjangan standar dalam
aturan ketenagaan seperti tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, tunjangan
perumahan, dan lain-lain dikarenakan kemapuan keuangan organisasi yang masih
terbatas.
c. Pada masa mendatang ketentuan terkait tunjangan ini akan diperbaiki seiring
dengan kemampuan Lembaga dan mendasarkan pada ketentuan undang-undang
ketenagaan yang berlaku.

1. Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan:

Tunjangan Hari raya (THR) Keagamaan ini diberikan kepada setiap staf
misalnya untuk umat Islam pada Idul Fitri, umat Kristiani pada Hari Natal,
begitu juga bagi umat beragama lainnya. Ketentuannya:
a. THR diberikan kepada seluruh pegawai sebanyak 1 (satu) kali dalam
setahun.
b. Besarnya THR sebesar disesuaikan dengan kemampuan dana Lembaga.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 2. Tunjangan Kesehatan dan Ketenagakerjaan (BPJS Kesehatan & BPJS
Ketenagakerjaan).
a. Setiap staf di YBS Palopo mendapat tunjangan kesehatan dan
ketenagakerjaan dalam bentuk BPJS Kesehatan (minimal kelas 3) dan BPJS
Ketenagakerjaan.
b. Tunjangan BPJS ini setiap tahun akan dilakukan peninjauan dan diperbaiki
sesuai dengan kemampuan keuangan lembaga dalam rangka untuk
memberikan kesejahteraan kepada seluruh aktifisnya.

D. Pajak Penghasilan
Pajak penghasilan atas gaji yang diterima menjadi kewajiban pegawai bersangkutan
yang dipotong langsung oleh organisasi pada saat pembayaran gaji untuk disetorkan
ke kantor Pajak.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB V. TATA TERTIB

Tata Tertib adalah segala bentuk peraturan yang telah menjadi ketetapan
organisasi/lembaga dan wajib di ikuti oleh semua staf organisasi. Adapun bentuk Tata
Tertib yang telah ditetapkan YBS Palopo untuk sepenuhnya dan wajib untuk di ikuti
terdiri dari:

1. Hari Kerja dan Jam Kerja

a. Hari Kerja di YBS adalah 6 (enam) hari dalam seminggu.
b. Jam Kerja adalah 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1
(satu) minggu untuk 5 (lima) hari dalam 1 (satu) minggu.
Hari Senin s/d Kamis: 08.30 s/d 17.30 Istirahat : 12.00 s/d 13.00
Hari Jumat : 08.30 s/d 17.30 Istirahat : 11.30 s/d 13.00

2. Hari Libur
a. Hari istirahat mingguan adalah hari minggu.
b. Demi kepentingan bersama, pengaturan hari istirahat mingguan dapat diubah
oleh organisasi/lembaga dengan mengikuti ketentuan jumlah jam kerja dalam
seminggu.
c. Hari libur resmi adalah hari libur berdasarkan ketetapan pemerintah.
d. Hari libur adalah hari kerja yang ditetapkan oleh Ketua Pengurus Harian

3. Penggunaan Alat-Alat Kantor

a. Menyediakan peralatan kerja yang sesuai untuk digunakan staf dalam
melaksanakan tugasnya.
b. Peralatan kerja adalah barang inventaris organisasi untuk dipakai pada saat
bekerja
c. Seluruh peralatan kerja yang diberikan kepada staf wajib digunakan dan
dipelihara dengan baik.
d. Staf dilarang membawa peralatan kerja keluar kantor tanpa ijin tertulis dari
Ketua Pengurus Harian
e. Pelanggaran terhadap ketentuan ini merupakan tindakan pelanggaran disiplin
kerja.

4. Ijin Meninggalkan Pekerjaan pada Waktu Jam Kerja

a. Ketua Pengurus Harian dapat memberikan ijin kepada staf yang terlambat
datang atau meninggalkan pekerjaan pada waktu jam kerja untuk suatu
urusan atau kepentingan pribadi yang mendesak dan penting dengan alasan
yang dapat diterima oleh organisasi/lembaga dengan terlebih dahulu mengisi
formulir surat ijin yang diajukan kepada Ketua Pengurus Harian dan diketahui
oleh Sekretaris

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 b. Staf yang mengajukan ijin karena terlambat datang atau meninggalkan
pekerjaan pada waktu jam kerja untuk suatu urusan atau kepentingan pribadi,
dengan alasan yang tidak dapat diterima oleh lembaga/organisasi, maka hal
tersebut dapat ditolak oleh Ketua Pengurus Harian. Apabila staf tidak
menerima penolakan dari Ketua Pengurus Harian dan tetap bersikeras, maka
staf bersangkutan dapat dikenakan sanksi pelanggaran tata tertib kerja.

5. Meninggalkan Pekerjaan Tanpa Ijin/Mangkir

a. Staf yang tidak masuk kerja tanpa adanya pemberitahuan tertulis atau tanpa
ijin organisasi/lembaga dianggap mangkir dan upahnya tidak dibayar.
b. Besarnya upah yang tidak dibayar adalah 1/21 (untuk 5 hari kerja) dan 1/25
(untuk 6 hari kerja) kali upah sebulan untuk setiap hari mangkir.
c. Staf yang mangkir selama 1 (satu) hari penuh atau lebih baik berturut - turut
atau tidak berturut - turut dalam 30 (tiga puluh) hari kerja akan diberikan
sanksi.
d. Staf yang masuk kerja tetapi tidak bersedia melaksanakan tugasnya dengan
alasan yang tidak dapat diterima oleh organisasi/lembaga maka staf tersebut
dapat dianggap mangkir.
e. Apabila staf tidak masuk kerja selama 5 (lima) hari kerja berturut-turut tanpa
keterangan tertulis disertai bukti - bukti yang sah dan telah dipanggil secara
tertulis sebanyak 2 (dua) kali, maka staf tersebut dapat diputus hubungan
kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB VI. PENILAIAN KINERJA PEGAWAI

A. Maksud dan tujuan

1. Maksud dan tujuan dari penilaian kinerja pegawai adalah penilaian terhadap
kinerja dan kualitas kerja yang diamanahkan oleh organisasi/lembaga.
2. Menjadi Bahan pertimbangan dalam menentukan promosi, mutasi dan rotasi SDM
di organisai.

B. Prosedur Penilaian
1. Penilaian kinerja dilakukan setiap akhir tahun, dimana sebelumnya semua SDM
sudah mengetahui uraian tugas masing-masing di awal sebelum memulai
tugasnya.
2. Mekanisme penilaian yang diakukan oleh YBS Palopo terhadap kinerja staf
melalui penilaian terhadap kedisiplinan dan evaluasi beban kerja yang diberikan
sebagai tanggungjawab pekerjaan yang terdiri dari pemenuhan tugas, output
pekerjaan dan kualitas pekerjaan, juga aspek kedisiplinan sikap dan integritas
SDM dalam melaksanakan tugasnya.
3. Penilaian kinerja dilakukan dengan metode gabungan dari penilaian mandiri,
penilaian sejawat, dan penilaian dari komunitas penerima manfaat organisasi
YBS.
4. Setelah penilaian kinerja dilakukan, Ketua Pelaksana Harian, Sekretaris,
Bendahara dan atasan langsung SDM mendiskusikan hasil penilaian dengan SDM
yang bersangkutan.
5. Hasil penilaian kinerja ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau
penghargaan apabila diperlukan.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Personalia

 BAB VII. PENEMPATAN, MUTASI, DAN PROMOSI STAF

A. Ketentuan Umum
Penempatan, mutasi, dan promosi staf adalah wewenang lembaga dan dilakukan atas
dasar kebutuhan pekerjaan, hasil penilaian kinerja staf dan sepanjang staf tersebut
memenuhi persyaratan pekerjaan yang meliputi dua kompetensi penilaian yaitu:
1) Pengetahuan, ketrampilan, dan manajemen pekerjaan (hardcompetence)
2) Sikap dan perilaku: etos kerja, tanggungjawab dan komitmen pada pekerjaan,
kemandirian dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah (soft competence)

B. Prosedur
Keterlibatan Sekretaris dalam proses ini hanya sebatas penyiapan dokumen
administrasi yang diperlukan seperti Surat Perintah Kerja (SPK) beserta lampiran-
lampirannya serta mengarsipkan semua dokumen tersebut sesuai ketentuan
organisasi. Adapun langkah- langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Langkah Umum

No Tahapan Kegiatan Pelaksana

Lakukan penilaian kinerja secara reguler (setiap akhir
1 Ketua
tahun)
Sesuai hasil penilaian Kinerja dan kebutuhan
2 organisasi dan mengacu pada ketentuan yang berlaku Ketua
lakukanlah penempatan/mutasi/promosi staf
Umumkan/rapatkan bersama staf rencana
3 Ketua
penempatan/mutasi/promosi staf tersebut
Siapkan dokumen SPK beserta lampirannya sesuai
4 kebutuhan (penempatan/mutasi/promosi) dan Sekretaris
berikan kepada Ketua untuk dipelajari dan disetujui
Berikanlah kepada staf terkait SPK yang sudah
5 Sekretaris
disetujui oleh Ketua
6 Pelajari SPK Staf Terkait
Setelah staf yang bersangkutan sudah memahami
dan setuju dengan draft SPK yang diberikan, cetaklah
7 Sekretaris
SPK dan lampiran-lampiran tersebut
untuk ditandatangani
Simpanlah arsip SPK yang telah ditandatangani oleh
8 Sekretaris
staf dan Ketua ke dalam arsip organisasi

Standar Operasional Prosedur Personalia

 BAB VIII. MEKANISME CUTI

A. Ketentuan Umum
Mekanisme pengaturan dan pelaksanaan cuti dilakukan berdasarkan peraturan
organisasi, diantaranya :
1. Sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, setiap pegawai yang
telah bekerja selama 1 (satu) tahun berhak untuk mendapatkan hak cuti tahunan
selama 12 (dua belas) hari dengan tetap menerima gaji pokok.
2. Setiap pegawai wajib membuat rencana pengambilan cuti tahunan untuk tahun
depan disetiap akhir tahun berjalan. Rencana cuti tahunan yang telah disusun,
diberikan dan disetujui oleh atasannya masing-masing dan dijadikan sebagai
pedoman pengambilan cuti bagi pegawai yang bersangkutan.
3. Permohonan cuti harus diajukan sekurang-kurangnya 1 (satu) minggu
sebelumnya dengan mengisi formulir cuti dan diserahkan ke Sekretaris setelah
mendapatkan persetujuan dari atasannya masing-masing.
4. Setiap cuti yang diajukan oleh pegawai harus mendapatkan persetujuan dari
atasannya, hal ini diperlukan untuk mempertimbangkan beban pekerjaan yang
akan ditinggalkan oleh pegawai yang bersangkutan dan tidak akan mengganggu
kegiatan operasional Lembaga.
5. Dalam hal yang amat mendesak dan bersifat darurat, dan pegawai dapat dipanggil
kembali meski sedang menjalankan cuti untuk bekerja. Sisa hak cuti pegawai yang
bersangkutan akan diatur kembali dengan tidak mengurangi cuti yang belum
sempat dinikmati.
6. Permohonan cuti lebih dari 5 (lima) hari kerja berturut-turut harus diajukan
paling lambat 2 (dua) minggu sebelumnya. Keterlambatan pengajuan permohonan
cuti dapat mengakibatkan ditolaknya permohonan tersebut tanpa penjelasan.
7. Cuti Khusus yang sudah direncanakan dapat diajukan paling lambat 2 (dua)
minggu sebelumnya. Cuti khusus karena musibah dapat diajukan pada hari
kejadian.
8. Ketua lembaga berhak menolak atau menyetujui permohonan cuti tersebut
dengan menandatangani formulir pengajuan cuti dan menyerahkan kepada Staf
Administrasi dan Keuangan untuk perhitungan cuti.
9. Penolakan atas permohonan cuti yang diajukan oleh Staf harus disertai dengan
alasan yang jelas.

B. Jenis Cuti
Dasar pemberian waktu untuk libur dan cuti merupakan bentuk lain dari
kesejahteraan Staf yang diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Adapun
jenis cuti :

a. Libur Nasional
Lembaga akan menetapkan lama hari libur nasional dan cuti bersama terkait hari
raya keagamaan adalah 3 hari sebelum dan 3 hari sesudah cuti bersama sesuai
dengan pengumuman yang diumumkan pemerintah.

Standar Operasional Prosedur Personalia

 Staf berhak untuk libur pada hari libur resmi nasional. Untuk kebutuhan lembaga,
Staf dapat ditugasi untuk tetapbekerja pada hari libur tersebut. Staf yang
melakukankerja pada haril ibur tersebut dianggap/diperlakukan sebagai kerja
lembur atau dapat memperoleh penggantian haril ibur.

b. Cuti Tahunan
Hak cuti tahunan diberikan kepada Staf tetap yang telah bekerja selama 1 (satu)
tahun secara penuh. Bagi staf yang baru, akan mendapatkan hak cuti tahunan
secara proporsional. Lama cuti tahunan adalah 12 (dua belas) hari.
Staf dapa tmengajukan cuti untuk waktu yang disesuaikan dengan jadwal kerja
lembaga dan jumlahhakcuti.

c. Cuti Melahirkan
Hak cuti hamil atau cuti melahirkan diberikan kepada staf wanita maksimal 3
bulan terhitung sejak staf bersangkutan mengajukan izin cuti atau surat
permohonan cuti melahirkan, dari Badan Pengurus Harian.

d. Cuti Haid
Staf perempuan yang dalam masa haid merasakan sakit dan memberitahukan
kepada Badan Pengurus Harian, tidak wajib bekerja pada hari pertama dan kedua
pada waktu haid. Hak mengajukan cuti saat menstruasi, masuk dalam perjanjian
kerja.

e. Cuti Pernikahan
Cuti menikah diberikan kepada staf yang akan melangsungkan pernikahan. Cuti
diberikan selama 7 (tujuh) hari ditambah dengan hari perjalanan tercepat jika
pernikahan diadakan di tempat berbeda dengan lokasi kantor yang memerlukan
perjalanan.

f. Cuti Keluarga Meninggal

Staf yang keluarga intinya meninggal mendapatkan cuti selama dua (2) hari. Dan
untuk kerabat meninggal (kerabat yang dimaksud adalah apabila tinggal di dalam
satu rumah) maka staf diberikan cuti selama satu (1) hari.

g. Cuti sakit berkepanjangan

Badan Pengurus dilarang melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan
alasan dimana staf berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan
dokter selama waktu tidak melampaui 12 bulan secara terus-menerus.

h. Cuti tugas belajar.

Bagi staf yang tengah menempuh proses pendidikan, berhak menerima cuti tugas
belajar selama kurun waktu pendikan yang dimaksud, sesuai jeda waktu dari
Surat Pengantar dan Rekomendasi dari Perguruan Tinggi.

i. Cuti suami yang istrinya bersalin

Staf laki-laki yang istrinya melahirkan mendapatkan cuti menemani istri
melahirkan selama 7 (tujuh) hari

Standar Operasional Prosedur Personalia

C. Prosedur
Prosedur standar untuk mekanisme cuti adalah sebagai berikut:
No Tahapan Kegiatan Pelaksana
1) Isilah form pengajuan cuti yang disediakan oleh bagian
sekretariat atau mintalah jika form tersebut tidak
tersedia di tempat yang mudah diakses
2) Serahkanlah form cuti ke Staf Administrasi dan
Keuangan secara langsung untuk diproses dan
mendapatkan persetujuan dari Ketua. Staf yang
1
Catatan: SesuaiPeraturan Organisasi, cuti yang akan mengajukan cuti
diambil selama ≥5 hari kerja, harus diajukan paling
lambat 2 (dua) minggu sebelumnya. Sedangkan cuti
haid, cuti karena keguguran, cuti sakit, atau cuti khusus
karena musibah. Cuti yang dikecualikan tersebut di atas
dapat diajukan pada hari cuti akan diambil
Lakukan pengecekan ulang terhadap data penggunaan Sekretaris/Staf
2 cuti oleh staf yang bersangkutan selama tahun berjalan Administrasi dan
sesuai dengan peraturan organisasi. Keuangan
Ajukanlah form permohonan cuti staf tersebut ke Ketua Sekretaris/Staf
3 pada hari yang sama atau paling lambat hari kerja Administrasi dan
berikutnya untuk disetujui Keuangan
Periksalah pengajuan cuti staf, dan jika tidak ada
halangan pemberian cuti, berikanlah persetujuan dengan
4 mendatangani form pengajuan cuti Ketua
Jika tidak disetujui, lakukanlah diskusi dengan staf yang
bersangkutan tentang alasannya
Sekretaris/Staf
Jika sudah disetujui/tidak disetujui, informasikanlah hasil
5 Administrasi dan
tersebut ke staf yang mengajukan cuti
Keuangan
Arsipkan form pengajuan cuti dan perbaharui informasi Sekretaris/Staf
6 cuti staf yang bersangkutan dengan menambahkan Administrasi dan
jumlah hari cuti terbaru yang disetujui Ketua Keuangan
Dalam hal cuti yang diajukan adalah cuti di luar
tanggungan, informasikanlah hasil persetujuan cuti staf Sekretaris/Staf
7 tersebut ke bagian keuangan, untuk menjadi acuan dalam Administrasi dan
pembayaran gaji staf yang cuti di luar tanggungan ini di Keuangan
bulan berjalan atau selama cuti berlangsung

Standar Operasional Prosedur Personalia

 Khusus untuk cuti besar:
1) Harus dipastikan bahwa jadwal pengambilan waktu
cuti telah dilampirkan dalam form pengajuan cuti
tersebut secara jelas
2) Jika pengambilan cuti dilakukan secara bertahap, Sekretaris/Staf
8 pastikan bahwa staf yang bersangkutan harus member Administrasi dan
informasi 3 hari sebelum pengambilan cuti kedua dan Keuangan
seterusnya terutama jika ada perubahan waktu dan
durasi pengambilan cuti dari jadwal seblumnya
3) Lakukanlah perubahan data di database cuti staf jika
ada perubahan jadwal dan durasi cuti

Standar Operasional Prosedur Personalia

 BAB IX. PERJALANAN DINAS

Perjalanan Dinas adalah setiap perjalanan dalam rangka kepentingan pekerjaan dan
ditugaskan oleh Ketua Pengurus Harian berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPPD) yang ditandatangani oleh Ketua Pengurus Harian. Perjalanan Dinas diberikan
kepada masing-masing jabatan dalam Badan Pengurus Harian, sesuai fungsi dan tugas
yang akan dikunjungi (Supervisi, Kunjungan, Bimbingan Teknis, Lokakarya, Seminar,
dll) yang diterimakan kepada pegawai yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.

A. Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri

Yang termasuk biaya perjalanan dinas dalam negeri antara lain:
1. Tiket pesawat kelas ekonomi
2. Tiket bus, kereta, kapal laut kelas eksekutif
3. Transport lokal riil cost dengan menggunakan sistem reimbursed)
4. Biaya komunikasi maksimal Rp100.000,-/orang
5. Biaya perjalanan dinas diberlakukan sistem reimburse berdasarkan biaya riil
dengan disertai bukti yang sah dari pihak ketiga dengan maksimal biaya
akomodasi
6. Uang perdiem diberikan kepada staf yang melakukan perjalanan dinas yang
peruntukannya untuk uang makan, laundry dan lain-lain yang tidak perlu
dipertanggungjawaban dengan bukti-bukti pendukung dari pihak ketiga tetapi
cukup bukti kwitansi kepada staf yang bersangkutan. Besaran perdiem adalah
Rp. 150.000 per hari untuk dalam provinsi Sulawesi Selatan, dan Rp. 250.000
luar provinsi Sulawesi Selatan.

B. Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri

Bagi pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas keluar negeri, maka Lembaga
akan menanggung:
1. Biaya pembuatan pasport (bagi yang belum memiliki pasport)
2. Biaya pengurusan Visa
3. Segala biaya terkait perjalanan dinas luar negeri: tiket, transpor, akomodasi,
uang makan, dibebankan kepada penyelenggara dan pengudang.
4. Jika pihak pengundang tidak menanggung biaya tiket, transport lokal,
akomodasi, uang makan, apabila kegiatan tersebut dianggap sangat penting bagi
lembaga untuk berpatisipasi maka seluruh biaya tersebut akan diganti oleh
lembaga dengan sistem reimbursed dan dilengkapi dengan bukti pendukung,
setelah sebelumnya mendapatkan persetujun Ketua Pelaksana Harian dan
Dewan Pembina jika yang diundang adalah Ketua Pelaksana Harian

Standar Operasional Prosedur Personalia

 BAB X. PELAKSANAAN TINDAKAN INDISIPLINER

A. Pengantar
Pelaksanaan Tindakan Indisipliner (penegakan sanksi) adalah segala sesuatu yang
mengatur kinerja para staf. Dalam tindakan Indisipliner ini, terdapat beberapa
kategori tindakan. Namun dalam pemberian sanksi yang dilakukan staf, tetap
memperhatikan tingkat dan jenis pelanggaran.

B. Kategori Pelanggaran
1. Tindakan Indisipliner Berat
Adalah pelanggaran yang menyangkut pelanggaran terhadap kode etik dan nilai-
nilai Lembaga, pelanggaran pidana yang telah terbukti di pengadilan, tindakan
kekerasan, kekerasan dan pelecehan seksual, tindakan korupsi, penggelapan,
penipuan yang merugikan lembaga serta pelanggaran yang dilakukan berulang-
ulang. Pada kategori ini, staf yang bersangkutan akan diberikan sanki berupa
pemecatan setelah melalui proses hak jawab dan dinyatakan secara meyakinkan
bersalah.

2. Tindakan Indisipliner Sedang

Adalah pelanggaran yang terkait dengan kinerja, pelalaian tugas dan tanggung
jawab yang diberikan serta pelanggaran ringan yang dilakukan berulang-ulang.
Kategori ini, staf akan diberikan sanksi yang bersifat sedang berupa surat
peringatan disertai dengan tindakan pembinaan.

3. Tindakan Indisipliner Ringan

Adalah pelanggaran terkait dengan tata tertib kerja organisasi. Pada katgori ini,
staf diberikan sanksi yang bersifat ringan berupa teguran lisan, disertai dengan
tindakan pembinaan.

C. Sanksi
1. Pelanggaran ringan diberi peringatan dengan tahap-tahap sebagai berikut:
a. Peringatan lisan
b. Surat Peringatan I
c. Surat Peringatan II
2. Sanksi pelanggaran sedang diberikan surat peringatan I dan II
3. Apabila staf sudah mendapatkan surat peringatan II tetapi tidak ada perbaikan,
maka terhadap yang bersangkutan akan diberikan surat pemutusan hubungan
kerja.
4. Surat peringatan tidak perlu diberikan menurut turut-urutannya, tetapi dapat
dinilai dari besar-kecilnya kesalahan yang dilakukan oleh Staf menurut peraturan
lembaga atau perundangan yang berlaku.
5. Pelanggaran berat bisa langsung mendapatkan sanksi pemecatan

Standar Operasional Prosedur Personalia

D. Prosedur
Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :

No Tahapan Kegiatan Pelaksana

Peringatan Lisan :
1) Atas pelanggaran yang dilakukan oleh staf, yang sudah Ketua
diverifikasi benar telah terjadi, berikanlah peringatan
lisan kepada yang bersangkutan dengan memanggil
staf tersebut secara pribadi
1 2) Berikan pula tenggat waktu untuk staf tersebut
melakukan perbaikan. Jika tidak ada perbaikan, maka
yang bersangkutan akan mendapat peringatan tertulis
I
3) Lakukan evaluasi atas hasil perbaikan staf setelah
mendapat peringatan lisan
Pengatan tertulis I dan II
1) Berdasarkan permintaan Ketua, buatlah draf surat Sekretaris/Staf
peringatan I/II Draf ini berisi informasi tentang Administrasi dan
bentuk disiplin berapa yang diterima staf, alas an Keuangan
mengapa diberikan peringatan, dan juga dapat berisi
sanksi lain yang menyertai pemberian surat
peringatan pada staf tersebut sesuai peraturan
organisasi. Dalam surat tersebut sebaiknya dituliskan
jangka waktu toleransi yang diberikan organisasi
untuk staf yang dikenai sanksi untuk melakukan
perbaikan. Hal ini sekaligus juga menjadi acuan bagi
organisasi jika harus melakukan pemberian surat
peringatan kedua
2) Serahkanlah draf tersebut kepada Ketua untuk Sekretaris/Staf
2
disetujui Administrasi dan
3) Persetujuan (dan revisi) Keuangan
4) Surat peringatan yang sudah final dan sudah dibubuhi Ketua
tandatangan Ketua, di-scan dan dikirimkan ke staf
yang akan dikenai sanksi
5) Arsipkan surat peringatan tersebut dalam file terkait Sekretaris/Staf
internal organisasi/staf Administrasi dan
6) Lakukan evaluasi paling lambat 3 bulan setelah Keuangan
peringatan tertulis I. Jika tidak ada perbaikan, Sekretaris/Staf
lanjutkan dengan peringatan tertulis II Administrasi dan
Catatan: Keuangan
Berdasarkan ketentuan, pemberian surat Ketua
peringatan tidak harus dilakukan secara
berurutan, tetap diberikan berdasarkan berat

Standar Operasional Prosedur Personalia

 ringannya pelanggaran aturan organisasi yang
dilakukan oleh staf berurutan, tetap diberikan
berdasarkan berat ringannya pelanggaran aturan
organisasi yang dilakukan oleh staf

Standar Operasional Prosedur Personalia

 BAB XI. PENGAKHIRAN HUBUNGAN KERJA

A. Ketentuan Umum
1) Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dapat terjadi karena Staf meninggal dunia,
pemutusan hubungan kerja oleh lembaga atau atas permintaan Staf secara
sukarela.
2) PHK yang terjadi bukan karena pelanggaran maka staf yang dikenai PHK akan
menerima pesangon sesuai dengan ketentuan yang berlaku namun tetap
disesuaikan dengan kemapuan keuangan Lembaga.
3) PHK yang terjadi sebagai bentuk pemberian sanksi oleh lembaga kepada Staf yang
melakukan pelanggaran mengacu pada Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
4) Untuk kasus pelanggaran berat yang dilakukan staf hingga berimbas pada PHK,
lembaga/organisasi tidak berkewajiban memberikan pesangon.
5) Polis BPJS Ketenagakerjaan staf yang terkena PHK akan diserahkan kepada yang
bersangkutan.

B. Prosedur
Prosedur yang diaturdalam SOP iniadalahsebagai berikut :

No Tahapan Kegiatan Pelaksana

Berakhirnya hubungan kerja atas permintaan staf.
1) Staf mengajukan pengunduran diri secara lisan ke Staf
Ketua dan mengirimkan surat pengunduran diri secara
tertulis segera setelah berbicara dengan Ketua.
2) Ketua memberi respon paling lambat 14 hari atas Ketua
pengunduran diri tersebut
3) Setelah pengunduran diri disetujui Ketua, Sekretaris/Staf
lakukanlahpengecekan terhadap kewajiban-kewajiban Administrasi dan
1 yang masih harus dipenuhi oleh staf yang Keuangan
bersangkutan terutama hal-hal yang terkait dengan
keuangan dan administrasi perkantoran, yaitu:
a. Melengkapi dokumen administrasi dan keuangan
sesuai ketentuan,
b. mengembalikan barang organisasi yang
masih dalam penguasaan staf yang di-PHK
c. Lembaga menyerahkan polis BPJS Ketenagakerjaan
staf kepada yang bersangkutan

Standar Operasional Prosedur Personalia

 Berakhirnya hubungan kerja sebagai pemberlakuan
sanksi organisasi.
1) Pemanggilan staf yang bersangkutan oleh Ketua untuk Ketua
memberikan keputusan pemutusan hubungan kerja
secara langsung. Dalam waktu paling lambat 3 hari,
surat Keputusan pemutusan hubungan kerja diberikan
ke staf terkait
2) Buatlah draft surat keputusan pemutusan hubungan Sekretaris/Staf
kerja dengan staf yang bersangkutan, dan serahkan Administrasi dan
kepada Ketua untuk disetujui. Surat ini setidak- Keuangan
tidaknya berisi: alasan pemberian surat, kronologi
pemberian peringatan yang sudah dilakukan
sebelumnya, hak dan kewajiban staf yang
bersangkutan, dan tanggal efektif surat keputusan ini
2 berlaku
3) Persetujuan SK Ketua
4) Kirimkan surat keputusan yang sudah disetujui Ketua Staf Administrasi
dengan dibubuhi tandatangan kepada staf yang dan Keuangan
mendapatkan sanksi, beserta form exit interview dan
exit clearance untuk di isi dan harus dikembalikan di
hari kerja terakhir staf yang bersangkutan
5) Lakukan prosedur nomor 3-5, (kecuali form exit Sekretaris/Staf
interview) tidak perlu dikirim dan di isi staf tersebut. Administrasi dan
6) Semua aset organisasi dikembalikan langsung pada Keuangan
hari PHK
7) Staf yang di-PHK wajib mengganti semua kerugian
yang ditimbulkannya
8) Lembaga menyerahkan polis BPJS Ketenagakerjaan
kepada staf yang bersangkutan

Standar Operasional Prosedur Personalia

 LEMBAR PENGESAHAN

Pada hari ini, Kamis Tanggal 28, Bulan Januari, Tahun 2021, bertempat di Kantor
Yayasan Bumi Sawerigading (YBS) Palopo telah diselenggarakan Rapat Dewan Pembina
YBS Palopo. Rapat dimulai dengan membacakan ketentuan tata cara rapat dan
ketentuan kuorum rapat yang telah diatur dalam Anggaran Dasar (AD) YBS Palopo.

Bahwa ketentuan-ketentuan tersebut telah dipenuhi, maka rapat dinyatakan sah untuk
dilaksanakan dan sah mengambil keputusan-keputusan yang diperlukan.

Rapat memutuskan, Menetapkan dan Mengesahkan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Personalia YBS Palopo, sejak Tanggal 28 Bulan Januari 2021.

Pimpinan Rapat : Dr. Abdul Rahman Nur, SH., MH

Sekretaris : Khaerana, P, SE., MM
Anggota : Mahir Takaka, S.Ag
Ernyanti Zain, S.S., M.Hum
Abdul Malik, ST
Nur Anwar, S.Sos
Wardi
Ikbal

Palopo, 28 Januari, 2021

Yayasan Bumi Sawerigading

(YBS) Palopo

Disahkan oleh, Mengetahui,

Abdul Malik Saleh, ST Drs. Sahbuddin Umar, DP

Ketua Pengurus Harian Ketua Pendiri/Pembina

Standar Operasional Prosedur Personalia