Pengertian Administrasi, Manajemen, Kantor dan Ruang

Lingkup Kantor

Tujuan Manajemen Perkantoran ul

Arti Manajemen Perkantoran
Kaitan Manajemen Perkantoran dengan Fungsi
Manajemen
Aktivitas Manajemen Perkantoran
Pengertian
Asas Pokok Organisasi
Manajemen Perkantoran
Pengertian dan Ruang Lingkup Organisasi
Modul 1
Konsep dan Ruang Lingkup administrasi
perkantorandan Ruang Lingkup
Administrasi Perkantor
Pengertian, tujuan, fungsi, syarat-syarat surat,
langkah, bagian, dan bentuk surat
Modul 6
Korespondensi Macam-macam surat, serta mengurus dan
mengendalikan surat
Tata cara pembuatan laporan

Prinsip dan Fungsi Jenis laporan

Modul 7
Penulisan Laporan Syarat seorang pembuat laporan Tanggung
Laporan Manajerial

jawab pimpinan atas laporan

Organisasi bentuk fungsional

Organisasi bentuk lini dan staf Pengertian, arti, Jenis-jenis, pengelolaan arsip, ruang
lingkup manajemen kearsipan
Organisasi bentuk panitia

Tipe/Bentuk Organisasi Sistem kearsiapan yang baik

Organisasi bentuk matrix
Modul 2
Organisasi bentuk informal Pengorganisasian arsip
Organisasi Pekerjaan Kantor
Modul 8 Sarana penataan arsip
Kearsipan
Sistem penataan arsip

Tahapan Penetapan Kedudukan dan Struktur Asas Peminjaman arsip

Pemeliharaan arsip
Penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan arsip
Pelaksanaan Pekerjaan Kantor
Peralatan dalam penataan arsip
Faktor yg mempengaruhi penerapan pelaksanaan
Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Kantor Petugas kearsipan
kantor
Administrasi Perkantoran
Pelayanan kantor yg dpt disentralisasikan Pengertian

Manfaat
Bidang Pengelolaan Organisasi Kantor

Pengaturan pokok Asas

Lingkungan
Prosedur Perkantoran asas penyusunan
Jarak
Prinsip dan teknik penyusunan Simbol
Harga
simbol dalam prosedur kerja Prosedur
Kedekatan dgn pusat tenaga kerja
Penentuan lokasi
Perkantoran
Jalan keluar masuk
Modul 9 Pengertian dan Tujuan
Keamanan Prosedur Perkantoran dan Efisiensi
Modul 3
Pekerjaan Kantor Asas Efisiensi dalam pekerjaan kantor
Manajemen Gedung/Tempat Kantor
Pedoman menyusun tata ruang
Syarat pencapaian efisiensi kerja
Tata ruang kantor
Macam macam tata ruang kantor
Efisiensi Pekerjaan Kantor Pedoman untuk bekerja efisien

Faktor yg mempengaruhi efisiensi kerja

Faktor pertimbangan dlm memilih perlengkapan kantor

Fasilitas atau perlengkapan kantor Sumber efisiensi kerja Penerapan

Prinsip pemilihan perabot kantor Perabot
efisiensi dalam kantor
kantor, mesin kantor, alat bantu peraga Modul 4
Personil
Kepemimpinan dalam Kantor
Modul 4 Manajer, Sekretaris, dan Staf

Personel Pengertian, Fungsi, dan Kegunaan Formulir Modul 5

Perencanaan dan Pengendalian
Perencangan pembuatan formulir kantor dan
dan Pengendalian
Formulir
Berdasarkan mind mapping diatas, review yang bisa saya garis besarkan dari modul ADPU ADPU 4331 adalah :

 Administrasi Secara Etimologis

Secara etimologis, istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner's Dictionary of Current
English (1974), kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata Administrasi dalam bahasa Belanda adalah administratie yang
mempunyai pengertian mencakup stelselmatige verkrijging en verwerking van gegeven (tata usaha), bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi), dan beheer (manajemen
dari sumber daya, seperti finansial, personel, gudang)

Di zaman Romawi terdapat banyak istilah yang berhubungan dengan administrasi, antara lain:

1. administer, => pembantu, abdi, kaki tangan, penganut.

2. administratif =>pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.
3. administro => membantu, mengabdi, memelihara, menguruskan, memimpin, mengemudikan, mengatur.
4. administrator => pengurus, pengelola, pemimpin.

 Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.

 Administrasi dalam arti luas

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang
Gie; 1980)

Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya. Tujuan
yang ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1980).

 Pengertian manajemen

Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain (Sondang
P. Siagian, 1978). Manajemen sebagai "rangkaian kegiatan penataan berupa pengger

Manajemen sebagai "rangkaian kegiatan penataan berupa penggerakan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benarbenar tercapai" (The Liang Gie dan
Sutarto, 1980)
Dalam modul , manajemen diartikan sebagai suatu proses kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer/administrator untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya
dengan menggunakan sumbersumber daya yang ada setepat-tepatnya. Kegiatan yang dimaksud tidak lain adalah fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
dan pengawasan, Sumber-sumber daya yang dimaksud, lazim disebut dengan tool of management.

Menurut David B. Hertz (dalam Kast dan Rozenweig, 1983), satu-satunya kegiatan manusia yang selalu ada setiap waktu adalah kegiatan manajemen.

Organisasi merupakan alat dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Oleh sebab itu pimpinan yang bijaksana adalah pimpinan yang mampu menciptakan dan
memelihara agar organisasi sehat, tepat dan sempurna yakni suatu organisasi yang didalam proses pembentukan maupun eksistensi dan operasionalnya dapat memenuhi asas- asas
pokok dan prinsip- prinsip pengorganisasian. Ada 6 bentuk organisasi dapat dijadikan pilihan dalam penentuan bentuk organisasi yang akan dibuat, yaitu sebagai berikut:

 Organisasi bentuk lini (line organization)

 Organisasi bentuk fungsional (functional organization)
 Organisasi bentuk lini dan staf (line and staff organization)
 Organisasi bentuk panitia (committee type organization)
 Organisasi bentuk matriks
 Organisasi bentuk informal

Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja dari kantor yang bersangkutan. Formulir harus didesain sesuai dengan kegunaannya. Pertimbangan pertama adalah
apakahformulir digunakan untuk mengumpulkan atau untuk laporan informasi. Semakin meluasnya penggunaan formulir oleh kantor-kantor pemerintah maupun nonpemerintah
disebabkan oleh daya guna/kemanfaatan formulir kantor tersebut bagi pelaksanaan operasi kegiatan perkantoran. Lebih-lebih setelah digunakan mesin computer dalam kegiatan
perkantoran sehingga mengakibatkan proses pengolahan informasi atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan kantor dapat dilaksanakan dengan cepat dan akurat. Dengan
meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.

pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian –bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan,
dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan.untuk instansi pemerintah
pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara nomor 71 tahun 1993
tentang pedoman tata persuratan dinas.

 Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu yang disebut “ style”.

Bentuk style dalam organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. untuk instansi pemerintah pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian
surat ini dimuat dalam keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara nomor 71 tahun 1993

Formulir kantor adalah lembaran kertas lepas dengan ukran tertentu dan dicetak memuat kolom- kolom dan uraian. Untuk menghimpun informasi atau data yang diperlukan. Formulir
dipergunakan untuk mempermdah mengumpulkan data dengan menghemat waktu dan tenaga. Dalam merancang atau mendesain formulir kantor perlu diperhatikan beberapa asas yang
dapat dijadikan masukan.
Fungsi utama dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah untuk memberikan kejelasan dalam proses manajemen. Sistem kerja ataupun prosedur kerja merupakan hal penting
dalam sebuah kantor sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran program, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan nyata.prosedur perkantoran
atau system perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan ) dimana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan
,bagaimana melakukannya ,bilamana melakukannya,dimana melakukannya,dansiapayang melakkukannya. Prosedur perkantoran dapat dilaksanakan apabila didasarkan pada prinsip-
prinsip yang terdapat dalam system perkantoran serta harus berdasarkan teknik membuat dan memperbaiki system perkantoran

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah dimana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana dilakukannya,
dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Prosedur perkantoran dapat dilaksanakan apabila didasarkan pada prinsip-prinsip yang terdapat dalam sistem perkantoran, serta
harus berdasarkan teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran. Disisi lain, suatu organisasi/kantor harus mempunyai bagan pelaksanaan pekerjaan kantor. Lalu lintas
keterangan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang
berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual). Efisiensi adalah suatu konsepsi
mengenai perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh atau output dengan usaha yang harus dilakukan atau input dengan menggunakan sumber daya, waktu dan ruang. Untuk
mencapai efisiensi diperlukan beberapa asas yaitu asas perencanaan, penghematan, penyerdehanaan, penghapusan dan penggabungan. Untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara
efisiensi maka harus memenuhi syarat-syarat yaitu berhasil guna dan efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, dan syarat pembagian kerja yang nyata.

Administrasi Perkantoran, Edisi 2 maka silakan kemukakan, materi/bagian mana yang menurut Anda paling sulit dipahami? dan materi/bagian mana yang menurut Anda paling menarik
untuk dipelajari? 

Menurut saya bagian yang paling sulit dipahami adalah kearsipan pada modul 8,karena kearsipan begitu banyak macam dan system nya. Baik menurut sifat mupun
kepentingannya.manajemen dan ruang lingkupnya .dan juga system kearsipannya.

Dan materi yang paling menarik untuk dipelajari adalah materi konsep dan ruang lingkup administrasi perkantoran karena berisi pengertian administrasi,manajemen dan kantor dimana
bagi saya yang juga pekerja ,tidak begitu sulit untuk memahaminya,

Nama : Nia Apriyana

Nim : 030908615
Makul : Administrasi Perkantoran

Sumber teori : BMP ADPU 4331, Universitas terbuka