KATA PENGANTAR

Pemeliharaan dan pengelolaan gedung adalah kegiatan manajemen untuk mengkordinasikan

dan mengendalikan seluruh aspek yang terkait didalam kegiatan pengoperasian dan
pemeliharaan gedung beserta fasilitas pendukungnya.

Pengelolaan gedung mutlak hanya dapat dilakukan dengan baik melalui pertahapan didalam
program perencanaan yang sistematis, dengan tujuan memperkecil jumlah pekerjaan-pekerjaan
yang tidak terencana menjadi terencana (Break Down menjadi Predictive Maintenance).

Merupakan hal penting bagi pemilik gedung untuk memperoleh JAMINAN terhadap kualitas
performansi pemeliharaan kebersihan dan kerapihan baik di dalam gedung maupun diluar
gedung untuk mencapai image/citra yang baik bagi customernya.

Kualitas performansi pemeliharaan kebersihan dan mutu pelayanan hanya dapat ditingkatkan
setiap saat dan terus menerus melalui SISTEM KERJA DENGAN PRODUK YANG
SENATIASA TERUKUR baik dibidang House keeping.

Sistem terukur ini akan memudahkan bagi pemilik gedung maupun pengelola sendiri dalam
meningkatkan kualitas pelayanannya dari waktu ke waktu.

Dengan pengalaman dan tenaga ahli yang dimiliki,kami menyampaikan PROPOSAL TEKNIS
sebagai bahan peertimbangan terhadap produk dan harga yang kamitawarkan apabila kami
mendapat kepercayaan didalam melaksanakan pekerjaan yang kami tawarkan apabila kami
mendapat kepercayaan didalam melaksanakan pekerjaan pemeliharaan dilingkungan
MANAJEMEN GEDUNG GRAHA MATAPEL
Jakarta, 10 September 2019

Nomor : 049/A-I/P-DGC/IX/2019

Lamp : 1 ( satu ) Bundel

Kepada Yth :
PT. Gold Gym
Ibu Rizqi Nurhayati
Purchasing

diTempat

Hal : Penawaran Harga Perawatan Kebersihan Interior

Dengan hormat,
Sesuai dengan hasil survey kami, maka dengan ini kami mengajukan penawaran harga untuk
pelaksanaan pekerjaan Perawatan Kebersihan di Gedung Golds Gym Cabang MOI Kelapa
Gading Jakarta per-Bulan sebesar :

Rp.36. 990.000,- / termasuk PPn 10 %

( Tiga Puluh Enam Juta Sembilan Ratus Sembilan Puluh Ribu Rupiah )

Biaya tersebut termasuk :

 Berjumlah 6 ( Tujuh ) CSO dan 1 (Satu) Team Leader
 Salary/Gaji
 Cleaning Material
 Cleaning Equipment Requipments
 Cleaning Chemical
Cara Pembayaran
 Pembayaran dilakukan yakni Maksimal 14 (Empat belas) hari setelah tanda terima
kwitansi penagihan (invoice) diserahkan

Lokasi Pekerjaan
 Termasuk pekerjaan Office
 Termasuk pekerjaan Lobby / Koridor exterior dan Toilet.
Waktu Pengerjaan

Perawatan Gedung/Maintenance Building

Senin s/d Minggu : Pukul 08.00 – 22.00 WIB.

Catatan :
 Hari dan jam kerja bersifat fleksible dan dapat di rubah sesuai dengan kondisi di
lapangan

Demikian penawaran harga ini kami ajukan. Kami menunggu informasi selanjutnya dari
Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Arwani S Th.I
Direktur
I. SUMBER DAYA MANUSIA
I.1 Struktur Unit Kerja ( 7 Man Power ) Housekeeping

I.2 Pengaturan Personil

QUALITY CONTROL/AREA SPV

SUPERVISOR(1 MP)

c so(7)
Shift Pagi ( 06.00 - 15.00 ) : 2 MP
Shift Pagi ( 07.00 - 16.00 ) : 5 MP

METODE OPERASI
Metoda Operasi merupakan suatu bentuk atau pola kerja yang dipilih untuk
melaksanakan atau mendukung suatu aktivitas hingga dapat dicapai satu tujuan
tertentu.

Untuk dapat menentukan metoda operasi yang sesuai sangat bergantung pada
beberapa hal sebagai berikut :

1. Tuntutan pemilik gedung atau pengguna jasa terhadap kualitas pelayanan.

2. Standard kualitas yang hendak dicapai.
3. Rekomendasi dari pengelola gedung berdasarkan pengalaman (empiris).
4. Aktivitas rutin yang merupakan tradisi pengguna jasa dalam bentuk jadwal yang
berkaitan dengan fasilitas gedung.
5. Tuntutan fasilitas gedung sesuai rekomendasi pabrik (Original Equipment
Manufacture Recommendation).

METODA OPERASI HOUSE KEEPING(HOSPITALITY) dan JASA-JASA

Definisi :

Adalah suatu metoda operasi pengelolaan aktivitas dan pelayanan terpadu yang
bersifat kerumah tanggaan,Keramah-tamahan dibuat sesuai dengan rutinitas dan
tradisi kegiatan didalam suatu bangunan/gedung dan dilaksanakan berdasarkan
jadwal-jadwal yang telah ditentukan oleh pengguna jasa mengikuti akvitas
penggunaan gedung.

Maksud dan Tujuan :

Pengguna Jasa mendapatkan pelayanan prima dalam hal ketersediaan setiap saat dan
kenyamanan penggunaan gedung dan fasilitas hingga diperoleh produktivitas kerja
yang optimum.

1 Prosedur Monitoring

Definisi :
Adalah prosedur kegiatan pengawasan yang bertujuan untuk memberikan jaminan
terhadap terlaksananya semua aktifitas dibidang HouseKeeping dan Jasa berdasarkan
jadwal yang telah ditentukan.

Maksud dan Tujuan :

Maksud dan tujuan dilaksanakannya monitoring adalah untuk memastikan bahwa :

1. Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang

telah ditentukan.
2. Pelaksanaan layanan jasa dapat dilaksanakan sesuai dengan permintaan dan
ketentuan dari pihak pengguna jasa.
3. Prosedur pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan petunjuk.
4. Jaminan kualitas hasil kerja yang baik.

Pelaksanaan Monitoring :

1. Pelaksana monitoring telah menerima semua jadwal pelaksanaan pekerjaan House

Keeping dan Jasa, baik rutin maupun non rutin sebelum pelaksanaan pekerjaan.
2. Pelaksana monitoring membuat semua jadwal aktivitas monitoring sesuai dengan
jadwal pekerjaan.
3. Pelaksana monitoring memonitor terlaksananya dan selesainya pekerjaan (sesuai
dengan rencana atau tidak).
4. Pelaksana monitoring membuat laporan dan alasan terhadap pelaksanaan
pekerjaan yang tidak selesai sesuai rencana kepada Menejer House Keeping dan
Jasa.
5. Penilaian (kuantisasi) hasil kerja kebersihan.

Dalam hal ini pelaksana monitoring dilakukan oleh Supervisornya masing-masing

sesuai dengan areal dan bagiannya.

Monitoring insidentil dapat dilakukan oleh atasannya baik langsung maupun tidak langsung.

METODE PELAPORAN
TUJUAN PELAPORAN

1. Untuk mengetahui hasil suatu pekerjaan (baik pekerjaan rutin maupun non-rutin) dari
bawahan ke atasan langsung (bottom-up).
2. Untuk mengetahui kondisi baik secara umum maupun khusus dari suatu lingkup pekerjaan
sedini mungkin, sehingga terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.
3. Untuk mengetahui perkembangan (progress) dari suatu pekerjaan yang belum selesai.
4. Sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan tindakan lebih lanjut

RUANG LINGKUP LAPORAN

Secara umum, ruang lingkup laporan adalah semua lingkup pekerjaan yang menjadi tugas
dan tanggung jawab pelapor masing-masing.

METODE PELAPORAN

Metode pelaporan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1. Metode Bottom-Up, yaitu metode pelaporan yang disusun/dibuat oleh seseorang atas
tugas & tanggung jawabnya ke atasannya langsung secara struktural.
2. Metode Independent, yaitu metode pelaporan yang disusun/dibuat oleh suatu
bagian/divisi lain berdasarkan hasil pengawasan dilapangan untuk dilaporkan pada
atasannya pada masing-masing bagian/divisi.

PERIODE PELAPORAN

Untuk menentukan jangka waktu pelaporan, maka perlu ditentukan periode pelaporan dengan
pertimbangan : jenis pekerjaan, tingkatan pelapor, kondisi ke- ungent-an, dll.

Dengan demikian dapat dibedakan menjadi beberapa periode :

a. Periode Harian
 Laporan harian ini dilakukan oleh pelaksana/eksekutor kepada atasannya langsung
(misalnya : Supervisor, Kepala Regu, Kepala Unit, atau istilah yang lain).
 Laporan harian ini merupakan laporan pekerjaan harian, sehingga hasil pekerjaannya
harus dilaporkan tiap hari secara periodik.
 Laporan harian ini dapat juga diterapkan terhadap progress pekerjaan yang
memerlukan pengawasan khusus dan berkesinambungan (continu).
 Contoh : Laporan Log-Sheet harian (Meter Reading), Laporan Kebersihan, Laporan
pekerjaan berdasarkan WO maupun SPK, dll.
b. Periode Mingguan
 Laporan mingguan ini dilakukan oleh pelaksana kepada atasannya langsung, untuk
pekerjaan mingguan.
 Laporan mingguan ini dilakukan oleh setingkat diatas pelaksana (Supervisor atau
setingkat) kepada atasannya langsung (Kabag. atau setingkat) tentang rekapan hasil
laporan pekerjaan harian.
 Contoh : Laporan Log-Sheet mingguan, Laporan Rekapan pekerjaan harian, dll.

c. Periode Bulanan
 Laporan bulanan ini dilakukan oleh Kabag. atau setingkat kepada atasannya (Menejer
dibagiannya, Building Manager diwilayahnya) tentang rangkuman aktifitas dan hasil
kerja serta kondisi umum dari seluruh ruang lingkup yang menjadi tugas dan
tanggung jawabnya.
 Contoh : Laporan pekerjaan dan hasil pekerjaan bagian HK
 Laporan Pimpinan Unit Kerja ( Building Manager atau setingkat) ke kantor pusat dan
pihak pemberi tugas dari semua rangkuman laporan-laporan perbagian dan kondisi
gedung secara umum serta kendala-kendala yang ditemui untuk ditindaklanjuti

d. Periode Tri-Wulan
 Laporan tri-wulanan biasanya hanya dilakukan oleh bagian/divisi keuangan untuk
mengetahu posisi keuangan pada saat itu, untuk dianalisa terhadap rencana anggaran
sebelumnya, sehingga keuangan tetap terkendali dan operasional dapat berjalan
dengan baik sampai akhir tahun.

e. Periode Semester
 Laporan Semester juga biasanya hanya dilakukan oleh bagian/divisi keuangan untuk
mengetahu posisi keuangan pada saat itu, untuk dianalisa terhadap rencana anggaran
sebelumnya, sehingga keuangan tetap terkendali dan operasional dapat berjalan
dengan baik sampai akhir tahun.

f. Periode Tahunan
 Laporan Tahunan ini dilakukan oleh kantor pusat tentang pelaksanaan pekerjaan
secara umum di suatu unit kerja untuk dilaporkan kepada pemberi tugas.

g. Periode Akhir Pekerjaan/Proyek

 Laporan Akhir Pekerjaan/Proyek dilakukan oleh kantor pusat berdasarkan laporan dari
unit kerja tentang pelaksanaan pekerjaan secara umum di suatu unit kerja (proyek)
kepada pemberi tugas, hal ini untuk mengantisipasi perpanjangan kontrak atau untuk
menghindari hal-hal yang tidak kita inginkan.

h. Periode Taktentu (Non-Periodic)

 Laporan Taktentu (Non-Periodic) ini dapat dilakukan disemua tingkatan dan disemua
bagian kepada atasannya langsung tentang kondisi yang darurat ( urgent).
ANALISA HASIL LAPORAN

Laporan yang diterima oleh Kepala bagian, Building Manager, Meneger perlu dianalisa untuk
mengetahui kerusakannya (bila terjadi) dan mengantisipasi kendala dan kesulitan
pelaksanaannya.

TINDAK LANJUT (REKOMENDASI) HASIL LAPORAN

 Dari hasil analisa tersebut diatas, Kepala bagian, Building Manager, Meneger menentukan
tindak lanjut (memberikan rekomendasi) untuk meningkatkan kualitas hasil kerja yang
ada
 Kepala bagian, Building Manager, Meneger melakukan koordinasi dengan bagian terkait
untuk meningkatkan kualitas hasil kerja secara umum.