MANAJEMEN PROPERTI BANGUNAN

Latar Belakang

Manajemen Properti (Property management) berkembang dengan pesat di

Indonesia, dalam beberapa tahun belakangan ini, seiring dengan pertumbuhan
bangunan-bangunan komersial dan hunian seperti gedung perkantoran, hotel, mall dan
apartemen.
Dengan pertumbuhan ini secara tidak langsung konsultan building manajemen
pun ikut tumbuh. Sebuah konsultan building manajemen harus bisa menjaga image
sebuah gedung atau estate yang dikelola agar tetap nyaman dan aman bagi pengguna
dan juga pengunjung. Karena inilah, yang nomor satu dalam hal bisnis ini adalah
pencitraan. Hal ini juga ada kaitannya dengan iklim bisnis ekonomi dengan supply dan
demand di tiap kota yang jelas berbeda-beda grafiknya. Secara supply dan demand,
konsultan pengelolaan gedung/building management ini pasti mengikuti pertumbuhan
gedung-gedung atau estate di sebuah kota tersebut.
Secara pengelolaan sebuah gedung dapat dibagi menjadi empat bagian
berdasarkan fungsinya. Yang pertama adalah high tower. Bangunan seperti ini adalah
gedung-gedung perkantoran seperti BRI Tower, Menara Intiland, Graha Pena, Graha
Pangeran dan sebagainya.Sedangkan yang kedua adalah apartemen. Saat ini sudah
banyak apartemen yang sudah berdiri dan pengelolaan gedungnya ditangani oleh
perusahaan manajemen building (pengelola gedung) seperti ini. Yang ketiga adalah
Hotel. Hotel-hotel ini pun belakangan juga makin banyak yang menggunakan jasa
pengelolaan gedung untuk mengatur, menjaga kebersihan, keamanan di lingkungannya.
Dan yang keempat adalah bangunan retail/mall (plaza). Estate ini juga meliputi pasar
grosir/pasar induk modern yang sekarang mulai marak. Seperti ITC, DTC yang
termasuk dalam gedung komersial area.
Dalam suatu gedung dalam skala yang besar, kita tahu pasti ada pengelolaan
gedung tersebut, namunorang awam tidak tahu bahwa kebanyakan dalam sebuah
gedung sebenarnya ada dua pihak yang mengelola. Yaitu pemilik gedung dan pengelola
gedung. Kedua belah pihak tersebut bisa dalam satu company.
Property management secara sederhana bisa diartikan menjadi pengelolaan
gedung, dalam hal perawatan dan pemeliharaan properti (gedung) tersebut, untuk
memberikan dan meningkatkan kepuasan pelayanan kepada tenant dan memberikan
 keuntungan kepada owner. Terkadang kita mendengar istilah estate manager, property
manager, building manager, dan facility manager. Memang di Indonesia, istilah-istilah
tersebut masih sering rancu digunakan dan terkadang pula diartikan sebagai lingkup
kerja yang sama. Dalam beberapa referensi yang saya baca dan pejari sebenarnya
lingkup dari property management ataupun pengelolaan gedung ini sangat luas, artinya
semua kegiatan operasional property tersebut, termasuk perawatan gedung,
pengelolaan keuangan, pengembangan kedepan, bahkan beberapa konsultan
mencangkup marketing occupancy dari gedung tersebut. Perbedaan pengelolaan estate
(hunian landed) dengan gedung mungkin hanya pada fasilitas landscaping/tamannya.
Karena di estate lebih banyak menggunakan landscaping dibandingkan di gedung.
Biasanya sebuah badan pengelola akan membagi tugas menjadi dua untuk penanganan
estate yakni Property Management dan Facility Management.
Facility Management hanya bertugas diluar penagihan iuran dan diluar
keuangan. Kualitas kebersihan, keamanan dan kenyamanan lah yang menjadi tugas
facility management. Semua hal tersebut masih dalam cakupan cost oriented. Apabila
sudah masuk ke property management maka konsultan tersebut mengelola hal yang
lebih berat lagi dimana dana harus digunakan seefisien mungkin. Atau juga bisa
dimainkan sesuai dengan cost oriented yang dibutuhkan dalam tiap bulan. Konsultan
pun diajak untuk membuat budgeting, target jangka panjang dan lain sebagainya. Mana
yang lebih menguntungkan, pengelolaan gedung dengan memakai konsultan atau
mengelola sendiri? akan kita bahas di dalam tulisan yang berikutnya.

Pengertian Manajemen Properti

Secara harfiah Property Management bisa diartikan Pengelola Properti. Properti

yang dikelola bisa bermacam-macam, mulai dari sebuah lahan kosong, kos-kosan,
komplek perumahan, apartemen, perkantoran, shopping center, dst. Di Indonesia
seringkali, seorang Property Manager (PM) masih dianggap sebagai penagih uang
sewa, manajer perbaikan bangunan atau sekedar pencari penyewa untuk gedung yang
dikelolanya. Kehadiran tim Property Management sebenarnya bukan hanya sekedar
mengerjakan ketiga item sebagaimana disebutkan diatas. Namun sebenarnya tugas
utama PM adalah memimpin timnya mengimplementasikan strategi yang cocok untuk
mencapai target Internal Rate of Return (IRR) yang telah ditargetkan oleh pemilik
properti. Dengan target IRR ini, maka ada 3 unsur yang sejatinya menjadi concern
seorang PM :
 Regular Income
Regular Income-lah yang membuat PM nampak seperti tukang tagih.
Dengan tugasnya meningkatkan income, PM sejatinya mempunyai jiwa
intrapreneur dalam mencari Penyewa. Rental bukanlah satu-satunya income
buat Property Management Office (PMO). Kreatifitas seoarang PM sangatlah
penting dalam rangka meningkatkan income. Diantara other income yang biasa
dilakukan di highrise building adalah; Reserved dan unreserved Parking,
Overtime Charge, Houskeeping Service di ruang yang disewakan, sewa tempat
Internal dan External Billboard, kerjasama dengan TV kabel, Kerjasama dengan
Internet provider, dll.
 Regular Expenses
Regular expense adalah isu yang membuat seorang PM nampak seperti Teknisi
yang bertanggung jawab terhadap operasional properti. Memang benar bahwa
PM harus bertanggung jawab terhadap operasional propertinya. Namun lebih
dari sekedar mengoperasionalkan propertinya, sebenarnya yang diharapkan dari
PM adalah menjaga agar biaya operasional dari propertinya bisa lebih efisien
tapi tetap efektif. Bahkan menjaga life time propertinya sampai dengan waktu
yang ditentukan oleh pemilik properti harus menjadi concernnya. Biaya
operasional properti yang akan dijual dalam waktu 5 tahun ke depan tentu akan
berbeda dengan properti yang akan dijual 30 tahun lagi.
 Nilai jual gedung di akhir masa investasi
Salah satu kompetensi proffessional yang dibutuhkan seorang PM adalah teknik
membuat Standard Operation Procedure (SOP) yang komprehensif namun tetap
aplikatif di lapangan, mudah dimengerti, sehingga properti yang dikelolanya
mencapai IRR yang diharapkan Pemilik properti.
Di industri Property Management, terutama untuk kelompok properti komersil
seperti shopping center dan perkantoran, apalagi hotel, sangat rentan dengan design
propertinya baik exterior maupun interior design.Di usia tertentu design dimaksud
harus sudah dirubah mengikuti trend mode di wilayah dimana properti itu berada.
Perubahan design properti ini sejatinya juga menjadi bagian dari concern PM. Bagi
pemilik properti, gedung yang sudah usianya mencapai 30 - 50 tahun seharusnya
 memang sudah di dispose karena memang sudah akan kalah bersaing di market properti
di sekitarnya karena baik dari sisi design gedung propertinya maupun kualitas
bangunan yang sudah menurun. Bagaimana mendisposenya tentu ada berbagai macam
cara, diantaranya:
 Menjual ke pihak lain
 Merubah fungsi gedung sesuai dengan demand
 Merenovasi total
 atau bahkan merobohkannya dan membangunnya kembali

Diusia gedung yang ke 20 tahun, seorang PM harus sudah mulai menganalisanya untuk
didisku Nilai jual gedung di akhir masa investasi

Pelaksanaan Manajemen Properti

Contoh Pada Gedung Mall Kelapa Gading

Tujuan pendirian Mal Kelapa Gading adalah untuk mengembangkan investasi
di bidang retail dalam rangka memenuhi beragam kebutuhan masyarakat modern
sekarang ini dengan konsep fashion, food, dan entertainment yang terpadu.
Dari pembangunan Mall kelapa gading, maka dibentuk suatu manajemen
property yang bertujuan untuk:
 Mengelola investasi

Dalam mengelola investasi, Manajer properti harus memastikan bahwa

nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan
sebaliknya nilainya terus bisa naik. Kenaikan property terseburt sangat dipengaruhi
oleh pendapatan bersih yang diperoleh.

 Mengelola bisnis

Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus
memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti
sebagai suatu bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya
mengelola properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki
hubungan yang erat.
 Struktur Organisasi

 Bentuk Organisasi Manajemen Properti

Bentuk organisasi manajemen property pada mal kelapa gading bersifat
internal/In House manajemen property, yaitu hubungan Antara manajer property dan
organisasi /pemilik bangunan hanyalah sebatas hubungan pekerja dan pemberi kerja.
Jadi, pengelola manajemen property mal kelapa gading diserahkan kepada manajer
pengelola mal kelapa gading yang bekerja untuk PT summarecon Agung Tbk selaku
pemilik.
 Pemeliharaan Bangunan
Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak MKG hanya
terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki Mall, seperti
eskalator, AC, lif barang, dan plumbing. Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang
yang disewa menjadi tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat
kerusakan, pihak penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan pangawasan
langsung dari pihak Mall.
Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni:
a. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintenance) melalui penyediaan
fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire alarm, hydrant, dan
sprinkler.
 b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi kerusakan
seperti terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air,
keretakan dinding, dan sebagainya. Seperti telah disebutkan di atas, apabila
kerusakannya ringan maka perbaikannya langsung ditangani oleh para
teknisi. Sedangkan untuk kerusakankerusakan besar, perbaikannya
diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem lelang.
c. Pemeliharaan Rutin (planned maintenance) seperti kebersihan ruangan, toilet,
pengecatan secara periodik, pembersihan sistem AC, perawatan eskalator, dan
sebagainya.
d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila terjadi
kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-
kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran akibat
adanya arus hubungan pendek dan sebagainya.
Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan:
a) Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh korosi,
cuaca, kelembaban, dan pembebanan di luar batas kemampuan struktur,
serta pencemaran lainnya.
b) Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan preventif.
c) Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan yang
menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada bangunan gedung, di
luar batas beban yang direncanakan.
d) Memelihara bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan yang
direncanakan.

Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan

transportasi) bangunan dilakukan dengan:

a. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata udara,

agar mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan teknis dan
kesehatan yang disyaratkan.
b. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air yang
meliputi penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem hidran,
sprinkler dan septik tank serta unit pengolah limbah.
c. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi dalam
gedung, baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.
 Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon,
komunikasi dan alarm) bangunan dilakukan dengan:

a. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap perlengkapan

pembangkit daya listrik cadangan.
b. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem
penangkal petir.
c. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi listrik,
baik untuk pasokan daya listrik maupun untuk penerangan ruangan.
d. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi tata
suara dan komunikasi (telepon) serta data.
e. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem tanda
bahaya dan alarm.

Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan:

a. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau halaman

luar bangunan gedung.
b. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran pembuangan,
pagar dan pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta pos/gardu jaga.
c. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan
lingkungannya.
 House Keeping
Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga
(outsourcing). Selama tiga tahun ini dilakukan oleh pihak ISS dan Ciptamulti
Agungjaya. Program kerja pemeliharaan kebersihan gedung yang dilakukan
meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan tahunan yang bertujuan
untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan luar gedung.