MODUL

SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan memahami sistem dan
prosedur akuntansi pengeluaran kas, baik sistem akuntansi pengeluaran kas-
Pembebanan Langsung (LS) maupun sistem akuntansi pengeluaran kas-
Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan
Uang Persediaan (TU) serta mampu mengisi dokumen-dokumen pengeluaran kas.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan dapat:
1. Menjelaskan sub sistem dari sistem dan prosedur pengeluaran kas
2. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas – pembebanan langsung
3. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas – Pembebanan Uang
Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan Uang
Persediaan (TU).
4. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas –
Pembebanan Langsung (LS).
5. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas –
Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan
Tambahan Uang Persediaan (TU).

WAKTU PEMBELAJARAN
Jangka waktu yang diperlukan untuk memberikan materi ini adalah 360 menit.
 METODE PEMBELAJARAN
1. Paparan
2. Diskusi
3. Latihan Bersama (Diskusi Kelompok dan Kelas)

ALAT BANTU PEMBELAJARAN

1. LCD/Overhead Projector
2. White Board dan Spidol
3. Latihan Kasus

REFERENSI

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);
3. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004
Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);
4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan
dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 4400);
5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004
Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);
6. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah
diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2007 tentang Penetapan
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2007
Tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara

2
 Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia nomor 4548);
7. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan
Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4438);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Akuntansi
Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor
49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4503);
9. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Perubahan Atas
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan
Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 94,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4540);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2007 tentang Pinjaman Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 136, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4574);
11. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Dana Perimbangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 137, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4575);
12. Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2007 tentang Sistem Informasi
Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007
Nomor 138, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4576);
13. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 2007 tentang Hibah (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 139, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4577);
14. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2007 tentang Pengelolaan
Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007
Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578);
15. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2007 tentang Pedoman
Penyusunan dan penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4585);
16. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan
dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia

3
 Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4614);
17. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan
dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2006);
18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman
Pengelolaan Keuangan Daerah;
19. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor SE.900/316/BAKD tentang
Pedoman Sistem dan Prosedur Penatausahaan dan Akuntansi, Pelaporan,
dan Pertanggungjawaban

4
 SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS

A. PENDAHULUAN

Sistem akuntansi pengeluaran Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan

kas merupakan sistem yang
digunakan untuk mencatat sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh
seluruh transaksi pengeluaran
kas, yang meliputi serangkaian transaksi pengeluaran kas. Penatausahaan pengeluaran
proses kegiatan menerima,
menyimpan, menyetor, kas merupakan serangkaian proses kegiatan
membayar, menyerahkan, dan
mempertanggungjawabkan
pengeluaran uang yang berada menerima, menyimpan, menyetor, membayar,
dalam pengelolaan SKPKD
dan/atau SKPD. menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan
pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan
SKPKD (Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah)
dan/atau SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).

Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas

terdiri atas 4 sub sistem yaitu:

1. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-

Pembebanan Uang Persediaan (UP)
2. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Ganti Uang Persediaan (GU).
3. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Tambahan Uang Persediaan (TU).
4. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Langsung (LS).
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran
Kas, terdiri atas:
1. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
3. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM)
4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
5. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
6. Penerbitan Nota Permintaan Dana (NPD)

5
 B. SPD (SURAT PENYEDIAAN DANA)

SPD adalah Surat Penyediaan SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang
Dana, yang dibuat oleh BUD
dalam rangka manajemen kas dibuat oleh BUD (Bendahara Umum Daerah) dalam
daerah.
rangka manajemen kas daerah.
SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi
SPD digunakan untuk
menyediakan dana bagi tiap- tiap-tiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam
tiap SKPD dalam waktu tertentu.
Informasi dalam SPD SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan.
menunjukkan secara jelas
alokasi tiap kegiatan.

SPD yang diterbitkan terdiri atas 3 lembar, terdiri atas:

1. Lembar 1 diterima oleh Bendahara Pengeluaran
SPD yang diterbitkan terdiri
atas 3 lembar Pembantu-SKPD;
2. Lembar 2 diterima oleh Bendahara
Pengeluaran-SKPD;
3. Lembar 3 sebagai arsip PPKD selaku BUD.

Pihak Terkait

1. Kuasa BUD
Dalam kegiatan ini, kuasa BUD mempunyai tugas:
Pihak Terkait :
1.Kuasa BUD  Menganalisa DPA-SKPD yang ada di database
2. PPKD
3. Pengguna Anggaran
 Menganalisa anggaran kas pemerintah
khususnya data per SKPD
 Menyiapkan draft SPD
 Mendistribusikan SPD kepada para pengguna
anggaran
2. PPKD
Dalam kegiatan ini, PPKD mempunyai tugas:
 Meneliti draft SPD yang diajukan kuasa BUD
 Melakukan otorisasi SPD

C. SPP (SURAT PERMINTAAN

PEMBAYARAN)

Berdasarkan SPD atau dokumen lain atau yang

dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran

6

SPP-UP dipergunakan untuk
mengisi uang persediaan tiap-
tiap SKPD
SPP-GU dipergunakan untuk
mengganti uang persediaan
yang sudah terpakai dan
diajukan setelah uang
persediaan habis
SPP-TU dipergunakan hanya
untuk memintakan tambahan
uang, apabila pengeluaran yang
sedemikian rupa sehingga saldo
UP tidak akan cukup untuk
membiayainya
SPP-LS dipergunakan untuk
pembayaran langsung pada
pihak ketiga dengan jumlah
yang telah ditetapkan
mengajukan SPP (Surat Perintah Pembayaran) kepada
pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui
Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD).
SPP memiliki 4 jenis yang terdiri dari:
 SPP Uang Persediaan (SPP-UP)
Dipergunakan untuk mengisi uang persediaan (UP)
tiap-tiap SKPD. Pengajuan SPP-UP hanya
dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk
mengisi saldo uang persediaan akan menggunakan
SPP-GU.
 SPP Ganti Uang (SPP-GU)
Dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah
terpakai. Diajukan ketika UP habis.
 SPP Tambahan Uang (SPP-TU)
Dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan
uang, apabila terjadi pengeluaran yang sedemikian
rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk
membiayainya. Jumlah dana yang dimintakan
dalam SPP-TU ini harus dipertanggungjawabkan
tersendiri dan bila tidak habis, harus disetorkan
kembali.
Pengajuan SPP UP, GU, dan TU dilampiri dengan
daftar rincian rencana penggunaan dana sampai
dengan jenis belanja.
 SPP Langsung (SPP-LS)
Dipergunakan untuk pembayaran langsung kepada
pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan.
SPP-LS dikelompokkan menjadi:
 SPP-LS Gaji dan Tunjangan
 SPP-LS Barang dan Jasa
 SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan
Tak Terduga, serta pengeluaran pembiayaan.
7
 Mekanisme atas pengeluaran-pengeluaran
belanja bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, belanja
bagi hasil, bantuan keuangan, dan pengeluaran
pembiayaan dapat dilakukan oleh bendahara
pengeluaran SKPKD dengan menerbitkan SPP-LS yang
diajukan kepada PPKD melalui PPK-SKPKD.
SPP UP,TU dan LS yang diajukan dibuat
SPP UP,TU dan LS yang
diajukan dibuat rangkap 3 rangkap 3:

Sedangkan SPP-GU yang

1 Lembar 1 dan 2 untuk Bendahara Pengeluaran
diajukan dibuat rangkap 2 yang
dua-duanya diserahkan ke yang akan diteruskan ke PPK-SKPD dan PPKD,
Bendahara Pengeluaran.
setelah ditandatangani oleh Bendahara
Pengeluaran.
2 Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu
Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat
rangkap 2 yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara
Pengeluaran.

Pihak Terkait
Pihak Terkait :
1.Bendahara Pengeluaran
2. PPK-SKPD
3. PPTK 1. Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran
mempunyai tugas:
 Mempersiapkan dokumen SPP beserta
lampiran-lampirannya
 Mengajukan SPP kepada PPK-SKPD
2. PPK-SKPD (Pejabat Pengelola Keuangan-SKPD)
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD mempunyai tugas:
 Menguji kelengkapan dan kebenaran SPP yang
diajukan Bendahara Pengeluaran.
3. PPTK (Pejabat Pengelola Teknik Kegiatan)
Dalam kegiatan ini, PPTK mempunyai tugas:
 Mempersiapkan dokumen-dokumen yang
diperluka dalam pengajuan SPP-LS

8
 D. SPM (SURAT PERINTAH
MEMBAYAR)

Proses penerbitan SPM adalah tahapan penting

Penerbitan SPM adalah otoritas
Pejabat Pengguna Anggaran
(PPA)
dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan
tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai
tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat)
sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM-UP, SPM-GU,
SPM-TU, dan SPM-LS.
SPM dapat diterbitkan jika:
 Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu
anggaran yang tersedia
 Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai
dengan peraturan perundang-undangan
Waktu pelaksanaan penerbitan SPM:
 Diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari sejak SPP
diterima
 Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1
(satu) hari sejak diterima SPP
SPM yang diajukan dibuat SPM yang diajukan dibuat rangkap 3, antara lain:
rangkap 3
 Lembar 1 dan 2 untuk Kepala SKPD/Pengguna
Anggaran yang diteruskan ke PPKD dan PPK
SKPD ,setelah ditandatangani oleh Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran.
 Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu.

Pihak Terkait

Pihak Terkait : 1. PPK-SKPD

1.PPK-SKPD
2. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas
sebagai berikut:
 Menguji SPP beserta kelengkapannya
 Membuat rancangan SPM atas SPP yang telah
diuji kelengkapan dan kebenarannya dan

9

SP2D atau Surat Perintah
Pencairan Dana adalah surat
yang dipergunakan untuk
mencairkan dana lewat bank
yang ditunjuk setelah SPM
diterima oleh BUD
Penerbitan SP2D terdiri atas 5
lembar
mengajukannya ke Pengguna Anggaran
 Menerbitkan Surat Penolakan SPM bila SPP
yang diajukan oleh Bendahara SKPD tidak
lengkap
 Membuat Register SPM
2. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki
tugas sebagai berikut:
 Mengotorisasi dan menerbitkan SPM
 Mengotorisasi Surat Penolakan SPM yang
diterbitkan PP-SKPD bila SPP yang diajukan
bendahara SKPD tidak lengkap
E. SP2D (SURAT PERINTAH
PENCAIRAN DANA)
SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana
adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan
dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima
oleh BUD.
SP2D adalah spesifik, artinya satu SP2D hanya
dibuat untuk satu SPM saja.
Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D:
 Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM
diterima.
 Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1
hari sejak diterima SPM.
Penerbitan SP2D terdiri atas 5 lembar yang terdiri
atas:
a. Lembar 1 dikirim ke bank.
b. Lembar 2 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu.
c. Lembar 3 diarsip oleh fungsi akuntansi SKPKD
d. Lembar 4 diarsip oleh fungsi akuntansi PPK-
SKPD.
10
 e. Lembar 5 diarsip oleh PPKD
Pihak Terkait :
1. Kuasa BUD Pihak Terkait
2. Pengguna Anggaran
3. Bendahara Pengeluaran
SKPKD
1. Kuasa BUD
Dalam kegiatan ini, Kuasa BUD memiliki tugas
sebagai berikut:
 Melakukan pengujian atas kebenaran dan
kelengkapan SPM.
 Mencetak SP2D.
 Mengirimkan SP2D kepada bank.
 Membuat dokumen :
1. Register SP2D,
2. Register surat penolakan penerbitan SP2D,
dan
3. Buku kas penerimaan dan pengeluaran.
2. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki
tugas:
 Menandatangani SPM.
3. Bendahara Pengeluaran SKPKD
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran
SKPKD memiliki tugas:
 Mencatat SP2D pada dokumen penatausahaan
yang terdiri atas:
 BKU Pengeluaran
 Buku Pembantu Simpanan Bank
 Buku Pembantu Pajak
 Buku Pembantu Panjar
 Buku Rekapitulasi Pengeluaran Perincian
Objek

11
 F. SPJ (SURAT
PERTANGGUNGJAWABAN
PENGELUARAN)

Bendahara pengeluaran wajib Bendahara pengeluaran secara administratif

mempertanggungjawabkan
penggunaan uang
persediaan/ganti uang
persediaan/tambah uang
persediaan kepada kepala SKPD
melalui PPK-SKPD paling
lambat 10 bulan berikutnya
Pertanggungjawaban (SPJ) UP,
TU, dan LS rangkap 3
Sedangkan pada mekanisme GU,
SPJ dibuat rangkap 2 yang
keduaya diserahkan ke
bendahara pengeluaran
wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang
persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang
persediaan (UP/GU/TU) kepada kepala SKPD melalui
PPK-SKPD paling lambat 10 bulan berikutnya.
Dokumen yang digunakan oleh PPK-SKPD
dalam menatausahakan pertanggungjawaban
pengeluaran mencakup:
 Register penerimaan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
 Register pengesahan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
 Surat penolakan laporan pertanggungjawaban
pengeluaran (SPJ);
 Register penolakan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
 Register penutupan kas.
Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat
Laporan Pertanggungjawaban (SPJ) UP, TU, dan LS
rangkap 3:
a. Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu;
b. Lembar 1 dan 2 bersama SPP GU lembar 1 dan 2
dikirim ke Bendahara Pengeluaran-SKPD.
Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat
rangkap 2 yang keduaya diserahkan ke bendahara
pengeluaran.

Pihak terkait

Pihak terkait:
1. Bendahara Pengeluaran
1. Bendahara Pengeluaran
2. PPK-SKPD
3. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran

12
 memiliki tugas:
 Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban.
 Melakukan pencatatan bukti-bukti
pembelanjaan dana dari UP/GU/TU dan LS
pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku
Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu
Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku
Pembantu Pengeluaran per Objek.
 Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan
mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan
ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD)
untuk disahkan.

2. PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas:
 Meneliti kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban dan keabsahan bukti-
bukti pengeluaran yang dilampirkan;
 Menguji kebenaran perhitungan atas
pengeluaran per rincian obyek yang tercantum
dalam ringkasan per rincian obyek;
 Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban
pengeluaran per rincian obyek; dan
 Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan
SP2D yang diterbitkan periode berikutnya.
 Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan
oleh Bendahara Pengeluaran dalam buku
register penerimaan SPJ pengeluaran,
meregister SPJ pengeluaran yang telah
disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam
buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan
meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak
oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku
register penolakan SPJ pengeluaran.

13
 3. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki
tugas:
 Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran
yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.

G. NOTA PERMINTAAN DANA (NPD)

NPD digunakan untuk

Nota Permintaan Dana (NPD) adalah nota yang
mencairkan dana melalui
bendahara pengeluaran atau digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara
bendahara pengeluaran
pembantu pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu.
Pada mekanisme ini tidak terdapat surat
pertanggungjawaban (SPJ), tetapi hanya menunjukkan
nota atau kwitansi sebagai bukti pertanggungjawaban.
Pihak yang terkait dalam Prosedur Penerbitan Nota
Pihak yang terkait dalam
penerbitan NPD adalah Permintaan Dana adalah Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran
Pembantu
Pembantu.

Dokumen yang digunakan adalah Nota

Permintaan Dana (NPD).
Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah:
1. Buku Kas Umum Pengeluaran
2. Buku Pembantu Pengeluaran Per
Rincian Objek
3. Buku Pembantu Kas Tunai
4. Buku Pembantu Simpanan/Bank
5. Buku Pembantu Panjar
6. Buku Pembantu Pajak

1. PROSEDUR UP (UANG
PERSEDIAAN)
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembebanan UP, terdiri atas:

 Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)

14
 Prosedur pengajuan SPD-UP secara rinci adalah :
1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam
rangka manajemen kas menerbitkan SPD.
2) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk
ditandatangani oleh PPKD
3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang
dipersamakan dengan SPD

 Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran

(SPP)

Dokumen yang digunakan

dalam Prosedur Pengajuan SPP- Prosedur pengajuan SPP-UP secara rinci adalah:
UP adalah:
1. Surat Penyediaan Dana (SPD) 1) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan
2. Surat Permintaan
Pembayaran-Uang dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu
Persediaan (SPP-UP)
membuat kemudian mengajukan SPP-UP
kepada Bendahara Pengeluaran.
2) Bendahara Pengeluaran kemudian
mencocokkan SPP-UP dari Bendahara
Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk
kemudian ditandatangani dan diserahkan
kepada PPK-SKPD.
3) Catatan yang digunakan dalam prosedur
penerbitan SPP-UP adalah: Register SPP-UP,
Register SPP-UP adalah daftar
SPP-UP yang telah diotorisasi yaitu daftar SPP-UP yang telah diotorisasi oleh
oleh Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran. Register SPP-UP
diselenggarakan oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu–Pencatat Dokumen
4) Kelengkapan dokumen SPP-UP terdiri atas:
a. Surat Pengantar SPP-UP;
b. Ringkasan SPP-UP;
c. Rincian SPP-UP;
d. Salinan SPD;
e. Draft surat pernyataan penggunan
anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang

15
 menyatakan bahwa uang yang diminta tidak
dipergunakan untuk keperluan lain selain
uang persediaan;
f. Lampiran lain yang diperlukan;
5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-UP yang
diajukan ke dalam register SPP-UP.

 Penerbitan Surat Permintaan Membayar

(SPM)
Dokumen yang digunakan
dalam Prosedur Penerbitan
SPM-UP:
Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur
1. SPP-UP
2. SPM-UP Penerbitan SPM-UP secara rinci meliputi :
a. PPK-SKPD atas nama PA/KPA menerima
SPP-UP yang diajukan oleh Bendahara
Pengeluaran.
b. PPK-SKPD mencatat SPP-UP yang diterima
ke dalam register SPP-UP.
c. PPK-SKPD atas nama Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran meneliti
kelengkapan dokumen SPP-UP.
d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SPM-UP adalah:
 Register SPP-UP
 Register Penerbitan SPM-UP
 Register Penolakan SPP-UP
e. Jika kelengkapan dokumen SPP-UP
dinyatakan lengkap dan sah, PPK-SKPD
menyiapkan SPM-UP untuk ditandatangani
oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
f. Jika kelengkapan dokumen SPP-UP
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka
PPK-SKPD menolak untuk menerbitkan
SPM-UP dan selanjutnya mengembalikan
SPP-UP kepada bendahara pengeluaran
untuk dilengkapi dan diperbaiki.
g. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui

16
 PPK-SKPD mengembalikan SPP-UP paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak
diterimanya pengajuan SPP-UP yang
bersangkutan.
h. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-UP ke
dalam register penerbitan SPM-UP.
i. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan
SPM-UP ke dalam register penolakan SPP-
UP.

 Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana

(SP2D)

Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SP2D-

UP secara rinci:
a. PPKD menerima SPM-UP yang diajukan
oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
b. PPKD mencatat SPM-UP yang diterima ke
dalam register SPM-UP.
c. PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPM-
UP.
d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SP2D-UP adalah :
 Register SPM-UP
 Register Penerbitan SP2D-UP
 Register Penolakan SP2D-UP
e. Jika kelengkapan dokumen SPM-UP
dinyatakan lengkap dan sah, PPKD
menyiapkan SP2D-UP untuk diterbitkan
SP2D-UP.
f. Jika kelengkapan dokumen SPM-UP
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka
PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-UP
dan selanjutnya mengembalikan SPM-UP
kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan
diperbaiki.

17

Dokumen yang digunakan
dalam Penerbitan SPJ-UP:
1. Surat Perintah Pencairan
Dana–UP (SP2D-UP).
2. Surat Pertanggungjawaban
(SPJ-UP).
g. PPKD mengembalikan SPM-UP paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak
diterimanya pengajuan SPM-UP yang
bersangkutan.
h. PPKD mencatat penerbitan SP2D-UP ke
dalam register penerbitan SP2D-UP.
i. PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-
UP ke dalam register penolakan SPM-UP.
 Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci
adalah:
1) Oleh Bendahara Pengeluaran–SKPD, SPJ-UP
ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD.
2) PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti SPJ-
UP, lembar pertama kemudian dikirim ke
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran sedangkan
lembar ke dua dikirim ke fungsi akuntansi
SKPD.
3) Setelah ke Kepala SKPD/Pengguna Anggaran
SPJ-UP kemudian dikirim ke PPKD untuk
diverifikasi dan dikirim ke fungsi akuntansi
SKPKD.
18
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME UANG PERSEDIAAN

BUD/KUASA BUD

Mulai

Menerbitkan
SPD

3
2
SPD 1
SPD

1
Register
SPD

19
 BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU-SKPD
1 7
11

1 SP2D 2
SPD 2
Uang SPM-UP

Register
Membuat SP2D
SPP-UP Menerima
transfer uang
Ke sub prosedur
penggunaan kas di
SPD 1 bendahara pengeluaran
3 12
2 pembantu (kas kecil)
3 1
13
SPP-UP T

Mempersiapkan
Dilengkapi: Register SPJ-UP dan
-Surat Pengantar Membuat SPP-GU
SPP-UP
-Ringkasan SPP
-Rincian SPP
-Salinan SPP
-Surat
Pernyataan
3
-Lampiran lain 2
SPP-GU
SPJ 1
3 3
2
SPJ-UP 1
2
SPM-UP
Seluruh dokumen yang
tidak diarsip diserahkan
ke Bendahara
Pengeluaran untuk
selanjutnya mengikuti
prosedur pengeluaran
kas mekanisme GU
T

20
BENDAHARA PENGELUARAN -SKPD

2 3

2
2 1
SP2D
SPD SPP-UP

Dicocokkan/
ditandatangani
dan diserahkan
ke PPK-SKPD

2
3SPP-UP 1
2
SPD

4
T

21
 PPK-SKPD

2
1
SPP-UP

Meneliti Register
kelengkapan SPP-UP
SPP-UP

Tidak Mengembalikan ke
Lengkap
Bendahara
Pengeluaran SKPD
Ya

Menyiapkan
SPM-UP Register
Penolakan
SPP-UP

SPP-UP 1
3
2
1
SPM-UP
T

Register
SPM-UP

22
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN

SPP-UP 1
3 2
SPP 1
SPM-UP

Meneliti &
Menandatangani
SPM

SPP-UP 1
3 2
1
SPM-UP

23
 PPKD

SPP-UP 1 Setelah dicap

2 kembali ke
1
PPK-SKPD
SPM-UP

T
Register
SPM

Meneliti
kelengkapan
SPM

Tidak Mengembali
Lengkap
kan ke PPK-
SKPD

Ya
Register
Menyiapkan Penolakan
SP2D SPM

5
SPM 4
SPM 3
SPM 2
SP2D
SPM 1 T
1
SPM UP 10

Register
Penerbitan
SP2D
8

24
 BANK

1
SP2D

Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer

Uang

25
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD

9 10

3 4
SP2D SP2D

T
T

26
2. PROSEDUR GU (GANTI UANG)

Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Pembebanan GU, terdiri atas:

 Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)

Lanjutan prosedur UP

 Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran

(SPP)

Prosedur pertanggungjawaban dan pengajuan

SPP-GU secara rinci adalah:
1 Bersamaan dengan membuat SPJ-UP,
Bendahara Pengeluaran Pembantu juga
membuat Surat Permintaan Pembayaran-
Ganti Uang (SPP-GU) dan kemudian
menyerahkannya kepada Bendahara
Pengeluaran.
2 Bendahara Pengeluaran kemudian
menandatangani SPP-GU dan
menyerahkannya ke PPK-SKPD.
3 Kelengkapan dokumen SPP-GU terdiri atas:
a. Surat Pengantar SPP-GU;
b. Ringkasan SPP-GU;
c. Rincian penggunaan SP2D-UP/GU yang
lalu;
d. Bukti transaksi yang sah dan lengkap;
e. Salinan SPD;
f. Draf surat pernyataan penggunan
anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran
yang menyatakan bahwa uang yang
diminta tidak dipergunakan untuk
keperluan lain selain ganti uang

27
 persediaan;
g. Lampiran lain yang diperlukan.

 Penerbitan Surat Permintaan Membayar

(SPM)

Prosedur Penerbitan SPM-GU secara rinci

meliputi :
1. PPK-SKPD atas nama Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran menerima SPP-
GU dan SPJ yang diajukan oleh Bendahara
Pengeluaran.
2. PPK-SKPD mencatat SPP-GU yang diterima
ke dalam register SPP-GU.
3. PPK-SKPD atas nama Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran memverifikasi
kesahihan bukti SPJ dan meneliti
kelengkapan dokumen SPP-GU.
4. Jika kelengkapan dokumen SPP-GU
dinyatakan lengkap dan sahih, PPK-SKPD
menyiapkan SPM-GU untuk ditandatangani
oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
5. Jika kelengkapan dokumen SPP-GU
dinyatakan tidak lengkap dan sahih, maka
PPK-SKPD menolak untuk menerbitkan
SPM-GU dan selanjutnya mengembalikan
SPP-GU kepada bendahara pengeluaran
untuk dilengkapi dan diperbaiki.
6. Penerbitan SPM-GU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SPP-GU yang dinyatakan lengkap dan sah.
7. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui
PPK-SKPD mengembalikan SPP-GU paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak
diterimanya pengajuan SPP-GU yang
bersangkutan.

28
 8. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-GU ke
dalam register penerbitan SPM-GU.
9. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan
SPM-GU ke dalam register penolakan SPP-
GU.

 Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana

(SP2D)

Prosedur Penerbitan SP2D-GU secara rinci:

1 PPKD menerima SPP-GU, SPJ-UP, dan
SPM-GU yang diajukan oleh PPK-SKPD.
2 PPKD mencatat SPM-GU yang diterima ke
dalam register SPM-GU.
3 PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran
dan meneliti kelengkapan dokumen SPM-
GU.
4 Jika kelengkapan dokumen SPM-GU
dinyatakan lengkap dan sah, PPKD
menyiapkan SP2D-GU untuk diterbitkan
SP2D-GU.
5 Jika kelengkapan dokumen SPM-GU
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka
PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-
GU dan selanjutnya mengembalikan SPM-
GU kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
6 Penerbitan SP2D-GU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SP2D-GU yang dinyatakan lengkap dan sah.
7 Pengembalian SPM-GU paling lambat satu
hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan SPM-GU yang bersangkutan.
8 PPKD mencatat penerbitan SP2D-GU ke
dalam register penerbitan SP2D-GU.
9 PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-

29
 UP ke dalam register penolakan SPM-GU.
10 PPKD menyerahkan SPJ-UP kepada Fungsi
Akuntansi SKPKD.
11 PPKD menyerahkan SPM-GU kepada
Bendahara Pengeluaran Pembantu

 Penerbitan Surat Pertanggungjawaban

(SPJ)

Prosedur laporan pertanggungjawaban secara

rinci adalah:
1 Bendahara Pengeluaran Pembantu SKPD
membuat SPJ GU rangkap 2 yang diajukan
ke Bendahara Pengeluaran SKPD.
2 SPJ GU dan SPP GU ini dijadikan dasar
pengajuan pencairan dana.

30
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME GANTI UANG

BENDAHARA PENGELUARAN – SKPD

Mulai

Lanjutan dari
prosedur
pengeluaran kas
mekanisme UP

Diterima dari
Bendahara
Pengeluaran
Pembantu SKPD

2
SPJ
SP2D1
2
1
SPP-GU

Ditandatangani
dan diserahkan
ke PPK-SKPD

2
SPJ
SP2D1
2
1
SPP-GU

31
 PPK – SKPD
1

3
SPJ 2
2
1
SPP-GU

Register
Memverifikasi SPP-GU
kesahihan bukti
SPJ dan Meneliti
kelengkapan SPP-
GU

Tidak Mengembalikan
Sahih ke Bendahara
Pengeluaran
SKPD
Ya

Menyiapkan
SPM-GU Register
Penolakan
SPP-GU

2
SPP-GU 1
SPM
3
SPJ 2
3
2
1
SPM-GU

Register
SPM

32
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN

SPP GU 1
2
SPJ 1
2
SPP 1
SPM GU

Meneliti &
Menandatangani
SPM-GU

SPP GU 1
2
SPJ 1
2
SPP 1
SPM GU

33
 PPKD
4

SPP-GU 1
SPJ 1 Setelah dicap
2 kembali ke
1 PPK SKPD
SPM-GU

T Register
SPM-GU

Memverifikasi
kesesuaian anggaran
dan Meneliti
kelengkapan SPM-GU

tidak
Mengembalikan
Lengkap
& Sah ke PPK-
SKPD
lengkap

Menyiapkan
SP2D Register
Penolakan
SPM-GU

SPP-GU 1
SPJ 1
5
SPM 4
SPM 3
SPM 2
SP2D
SPM 1
2
SPM GU Register
9 Penerbitan T
SP2D

5 10

34
 BANK

1
SP2D

Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer

Uang

35
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU – SKPD

7
6

3
SP2DSP2D 2
SP2D2
SPM-GU
Uang

Register
SP2D
Menerima
Transfer uang

Ke sub prosedur
penggunaan kas di
bendahara pengeluaran
pembantu (kas kecil)
11
Dari sub prosedur
penggunaan kas di
12
bendahara pengeluaran
pembantu (kas kecil)

Mempersiapkan
dan membuat
SPJ

3
2
SPP-GU
SPM 1
3
2
SPJ 1
2
SP2D

Diserahkan ke
Bendahara Pengeluaran
untuk selanjutnya mengikuti
T prosedur pengeluaran kas
mekanisme GU,
berulang dari awal sampai akhir

36
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD

10 8 3 9

1 3 2 4
SPJ SP2D SPJ SP2D

Mencatat ke Mencatat ke
Jurnal Jurnal

Jurnal Jurnal

Posting ke Posting ke
Buku Besar Buku Besar

Buku Buku
Besar Besar
SP2D 3 SP2D 4
1 2
SPJ SPJ

T T

37
 3. PROSEDUR TU (TAMBAHAN UANG)

Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Pembebanan TU, terdiri atas:

 Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)

Prosedur pengajuan SPD-TU secara rinci adalah :
1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam
rangka manajemen kas menerbitkan SPD.
2) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk
ditandatangani oleh PPKD
3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang
dipersamakan dengan SPD

 Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran

(SPP)

Prosedur pengajuan SPP-TU secara rinci adalah:

Dokumen yang digunakan
dalam Pengajuan SPP-TU
adalah:
1) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan
1. Surat Penyediaan Dana (SPD)
2. Surat Permintaan dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu
Pembayaran-Tambahan Uang
(SPP-TU) dengan persetujuan PPTK mengajukan SPP-TU
kepada Bendahara Pengeluaran.
2) Bendahara Pengeluaran kemudian
mencocokkan SPP-TU dari Bendahara
Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk
kemudian ditandatangani dan diserahkan
kepada PPK-SKPD.
Register SPP-TU, merupakan 3) Catatan yang digunakan dalam prosedur
daftar SPP-TU yang telah
diotorisasi oleh Bendahara penerbitan SPP-TU adalah: Register SPP-TU,
Pengeluaran
merupakan daftar SPP-TU yang telah diotorisasi
oleh Bendahara Pengeluaran
4) Kelengkapan dokumen SPP-TU terdiri atas:
a. Surat Pengantar SPP-TU;
b. Ringkasan SPP-TU;

38
 c. Rincian SPP-TU;
d. Salinan SPD;
e. Draft surat pernyataan penggunan
anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran yang
menyatakan bahwa uang yang diminta tidak
dipergunakan untuk keperluan lain selain
uang persediaan/ganti uang
persediaan/tambahan uang persediaan;
f. Harus ada surat keterangan yang memuat
penjelasan keperluan pengisian tambahan
uang persediaan;
g. Lampiran lain yang diperlukan.
5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-TU yang
diajukan ke dalam register SPP-TU.

 Penerbitan Surat Permintaan Membayar

(SPM)
Dokumen yang digunakan
dalam Penerbitan SPM-TU
adalah:
Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur
1. SPP-TU
2. SPM-TU Penerbitan SPM-TU secara rinci meliputi :
1) PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna
Anggaran menerima SPP-TU yang diajukan oleh
Bendahara Pengeluaran.
2) PPK-SKPD mencatat SPP-TU yang diterima ke
dalam register SPP- TU.
3) PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna
Anggaran meneliti kelengkapan dokumen SPP-
TU.
4) Jika kelengkapan dokumen SPP-TU dinyatakan
lengkap dan sah, PPK-SKPD menyiapkan SPM-
TU untuk ditandatangani oleh Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran.
5) Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SPM-TU adalah:
a. Register SPP-TU,
b. Register Penerbitan SPM-TU

39
 c. Register Penolakan SPP-TU
6) Jika kelengkapan dokumen SPP- TU dinyatakan
tidak lengkap dan sah, maka PPK-SKPD
menolak untuk menerbitkan SPM-TU dan
selanjutnya mengembalikan SPP-TU kepada
bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
7) Penerbitan SPM-TU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SPP- TU yang dinyatakan lengkap dan sah.
8) Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui PPK-
SKPD mengembalikan SPP- TU paling lambat
satu hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan SPP- TU yang bersangkutan.
9) PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM- TU ke
dalam register penerbitan SPM- TU.
10) PPK-SKPD mencatat penolakan
penerbitan SPM- TU ke dalam register
penolakan SPP- TU.

 Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana

(SP2D)

Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SP2D-

TU secara rinci:
1) PPKD menerima SPM-TU yang diajukan oleh
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
2) PPKD mencatat SPM-TU yang diterima ke
dalam register SPM-UP.
3) PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPM-
TU.
4) Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SP2D-TU adalah:
1. Register SPM-TU
2. Register Penerbitan SP2D-TU
3. Register Penolakan SP2D-TU

40
 5) Jika kelengkapan dokumen SPM-TU
dinyatakan lengkap dan sah, PPKD
menyiapkan SP2D-TU untuk diterbitkan
SP2D- TU.
6) Jika kelengkapan dokumen SPM- TU
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD
menolak untuk menerbitkan SP2D-TU dan
selanjutnya mengembalikan SPM- TU kepada
PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki.
7) Penerbitan SP2D-TU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SP2D- TU yang dinyatakan lengkap dan sah.
8) Pengembalian SPM- TU paling lambat satu
hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan SPM- TU yang bersangkutan.
9) PPKD mencatat penerbitan SP2D- TU ke
dalam register penerbitan SP2D- TU.
10) PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-
TU ke dalam register penolakan SPM- TU.

 Penerbitan Surat Pertanggungjawaban

(SPJ)

Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci

adalah:
1) Bendahara pengeluaran pembantu membuat
surat pertanggungjawaban (SPJ)
2) SPJ lembar 2 dan 3 dari bendahara pengeluaran
pembantu diajukan ke bendahara pengeluaran
untuk dicatat, direkap di BKU dan
ditandatangani
3) Setelah ditandatangani oleh bendahara
pengeluaran, SPJ 2 dan 3 diajukan ke PPK-
SKPD untuk diverifikasi kesahihannya dan
kelengkapannya
4) Jika kelengkapan dokumen SPJ dinyatakan

41
 lengkap dan sah, maka diajukan ke PPKD dan
fungsi akutansi PPK- SKPD lalu ke fungsi
akuntansi SKPD untuk diverifikasi kesesuaian
dengan anggaran dan kelengkapannya serta
dicatat dalam jurnal
5) Jika kelengkapan dokumen SPJ dinyatakan
tidak lengkap, maka dikembalikan ke PPK-
SKPD untuk dibuat register penolakan SPJ.

 Prosedur Pencatatan Akuntansi

Dokumen yang digunakan dalam Prosedur

Akuntansi Pengeluaran Kas Tambahan Uang adalah
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Bendahara
Pengeluaran SKPD.
Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran Kas-
TU diuraikan sebagai berikut:
1. Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas SPJ
lembar kedua dari PPKD. Fungsi Akuntansi-
SKPKD mencatat SPJ ke Jurnal Pengeluaran
Kas per tanggal pengesahan SPJ yang telah
diotorisasi dan melakukan peringkasan
transaksi-transaksi (posting) dari Jurnal
Pengeluaran Kas ke Buku Besar. Fungsi
Akuntansi-SKPKD juga mencatat mencatat
transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu
yang berisi rincian item buku besar setiap
rekening yang dianggap perlu (dalam rincian
obyek belanja).
2. Fungsi Akuntansi-SKPD menerima berkas SPJ
lembar ke 3 dari PPK-SKPD. Fungsi Akuntansi-
SKPD mencatat berkas-berkas tersebut ke
dalam buku Jurnal Pengeluaran Kas per tanggal
pengesahan yang telah diotorisasi oleh Kuasa
BUD. Fungsi Akuntansi SKPD menerima SPJ
lembar ke-3 dari PPK-SKPD kemudian

42
mencatat ke dalam buku jurnal umum per
tanggal pengesahan SPJ. Fungsi Akuntansi
SKPD melakukan peringkasan transaksi-
transaksi (posting) dari Jurnal Pengeluaran Kas
ke dan Jurnal Umum ke Buku Besar. Fungsi
Akuntansi-SKPD juga mencatat mencatat
transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu
yang berisi rincian item buku besar setiap
rekening yang dianggap perlu (dalam rincian
obyek belanja).

43
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME TAMBAHAN UANG (TU)

BUD/KUASA BUD

Mulai

Menerbitkan
SPD

3
2
1
SPD

1
Register
SPD

44
 BENDAHARA PENGELUARAN - SKPD

2 3 14

2 3
2 1 SPJ 2
SP2D SP2D
SPD SPP-TU 2
SP2D

Dicocokkan/
ditandatangani Dicatat, direkap
dan diserahkan ke di BKU dan
PPK-SKPD ditandatangani

2 3
SPP-TU
3 1 2 SPJ 2
2 3 2
SPD SP2D

T 15
4
T

45
 PPK - SKPD

4 15

2
1 3
SPP-TU 2
SPJ

Meneliti Register
Memverifikasi
kelengkapan SPP-TU
kesahihan SPJ dan
SPP-TU bukti pengeluaran

Tidak Lengkap tidak

Lengkap Mengembalikan Register
ke Bendahara Penolakan
Pengeluaran SPJ
SKPD
Ya Ya
3
Menyiapkan 2
SPM-TU Register SPJ
Penolakan
SPP-TU

SPP-TU 1
3
2 17
1
SPM-TU

T 16

Register
SPM-TU

46
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN

SPP-TU 1
2 2
SPP 1
SPM TU

Meneliti &
Menandatangani
SPM

SPP-TU 1
2 2
SPP 1
SPM TU

47
 PPKD
6 16

SPP-TU 1 Setelah 2
2 dicap kembali
ke
SPJ
2 1
PPK-SKPD
SPM-TU

T Register
SPM
Memverifikasi
Meneliti kesesuaian
kelengkapan anggaran dan
SPM-TU kelengkapan SPJ

Lengkap tidak
Mengembali tidak Mengembali
Lengkap
kan ke PPK- kan ke PPK-
SKPD SKPD
Ya Ya

Menyiapkan 2
SP2D SPJ
Register
Register Penolakan
Penolakan SPJ
SPM
SPM-UP 2
5
4 4
3 3 18
SP2D 2
SP2D 1
SP2D
Register
Penerbitan
SP2D

9 11
7
10 T

48
 BANK

1
SP2D

Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer

Uang

49
 BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU- SKPD

9
1 8
13

3
SP2D 2
1
SP2D 2
SP2D 2
SPD Uang SPM-TU Menyiapkan
SPJ

Atas
Membuat Usulan Register
SPP-TU Menerima SP2D SP2D 2
PPTK SPJ 3
transfer uang
3 2
2 SPJ
3 1
2
SPD 1 SPM-TU
3
3 2 12
1
SPP-TU
T 14
Ke sub prosedur
T penggunaan kas di T
bendahara pengeluaran
Dilengkapi: Register
pembantu (kas kecil)
-Surat Pengantar SPP
-Ringkasan SPP
-Rincian SPP
-Salinan SPP
-Surat Pernyataan
-Lampiran lain

50
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD

18 10 17 11

2 3 3 4
SPJ SP2D SPJ SP2D

Mencatat ke Mencatat ke
Jurnal Jurnal

Jurnal Jurnal

Memposting Memposting
ke Buku Besar ke Buku Besar

Buku Buku
Besar Besar

SP2D 3 SP2D 3
2 2
SPJ SPJ

T T

51
4. PROSEDUR NOTA PERMINTAAN
DANA (NPD)

Uraian Kegiatan Prosedur Penerbitan Nota

Permintaan Dana secara rinci meliputi :
a. PPTK mengajukan 2 lembar Nota Permintaan
Dana (NPD) untuk melaksanakan kegiatan
kepada Pengguna Anggaran atau Kuasa
Pengguna Anggaran.
b. Pengguna Anggaran meneliti dan menyetujui
NPD.
c. NPD yang telah disetujui diberikan kepada
PPTK untuk diarsip dan kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu bersama dengan jumlah
uang.
d. Dalam waktu satu hari, PPTK harus
mengembalikan sisa uang yang digunakan
beserta bukti (nota/ kuitansi) untuk
dipertanggungjawabkan kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu.
e. Berdasarkan bukti (nota/ kuitansi) dari PPTK,
Bendahara Pengeluaran Pembantu meneliti dan
mencatatnya ke BKU Pengeluaran, Buku
Pembantu Pengeluaran per Rincian Objek, Buku
Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu
Simpanan/ Bank, Buku Pembantu Panjar, dan
Buku Pembantu Pajak.
f. Bendahara Pengeluaran Pembantu menyiapkan
SPJ (kwitansi).

52
 SUB PROSEDUR PENGGUNAAN KAS
DI BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU (KAS KECIL)
Bendahara Pengeluaran
PPTK PA/ Kuasa PA Pembantu
NPD yg 2
Mulai telah disetujui

2 2
222
Nota 1 Nota
2 1
Permintaan Uang
Permintaan
Dana (NPD) Dana (NPD)

BKU
Buku Pembantu
Meneliti
Panjar
dan
Menyetujui
Sisa Uang
Bukti/ Nota
NPD yg 1 2 Kuitansi
telah disetujui NPD
2 yg 1
telah disetujui

Meneliti
dan
Mencatat
T

BKU Pengeluaran

Uang
Buku Pembantu
pengeluaran Per
Rincian Objek

Mempersiapkan Buku Pembantu

Pertanggung 1 hari stlh uang
Kas Tunai
jawaban panjar diterima

Buku Pembantu
Simpanan/ Bank
Sisa Uang

Bukti/ Nota
Kuitansi Buku Pembantu
Panjar

Buku Pembantu
Pajak

Mempersiapkan
Pertanggung
jawaban

Selesai

53
5. PROSEDUR LS (LANGSUNG)

Prosedur sub sistem akuntansi pengeluaran

kas- pembebanan langsung (LS), meliputi:
 Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)

Prosedur pengajuan SPD-LS secara rinci adalah :

1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam
rangka manajemen kas menerbitkan SPD.
2) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk
ditandatangani oleh PPKD
3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang
dipersamakan dengan SPD

 Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran

(SPP)

Berikut ini merupakan Deskripsi Prosedur

Pengajuan SPP-LS :

a) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan

dengan SPD, Bendahara Pengeluaran
Pembantu, atas usulan PPTK membuat SPP-LS
Pembayaran Gaji dan Tunjangan atau
Pengadaan Barang dan Jasa untuk kemudian
diajukan kepada Bendahara Pengeluaran.

b) Bendahara Pengeluaran membandingkan SPP-

LS Pembayaran Gaji dan Tunjangan atau
Pengadaan Barang dan Jasa yang diterima dari
Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk
kemudian ditandatangani dan diajukan kepada
PPK-SKPD.

c) Kelengkapan dokumen SPP-LS pembayaran gaji

dan tunjangan terdiri atas:

54
 1) Surat Pengantar SPP-LS;
2) Ringkasan SPP-LS;
3) Rincian SPP-LS; dan
4) Lampiran SPP-LS Pembayaran Gaji dan
Tunjangan yang mencakup:
a. Pembayaran gaji induk;
b. Gaji susulan;
c. Kekurangan gaji;
d. Gaji terusan;
e. Uang duka wafat/tewas yang dilengkapi
dengan daftar gaji induk/gaji susulan/
kekurangan gaji/uang duka wafat;
f. SK CPNS;
g. SK PNS;
h. SK Kenaikan Pangkat;
i. SK Jabatan;
j. Kenaikan gaji berkala;
k. Surat Pernyataan Pelantikan;
l. Surat Pernyataan masih menduduki
jabatan;
m. Surat Pernyataan melaksanakan tugas;
n. Daftar Keluarga (KP4);
o. Fotocopy surat nikah;
p. Fotocopy akte kelahiran;
q. SKPP;
r. Daftar potongan sewa rumah dinas;
s. Surat keterangan masih sekolah/ kuliah;
t. Surat pindah;
u. Surat kematian;
v. SSP PPh pasal 21; dan
w. Kelengkapan tersebut digunakan sesuai
peruntukkannya
d) Kelengkapan dokumen SPP-LS pengadaan
barang dan jasa terdiri atas:

1) Surat Pengantar SPP-LS;

55
2) Ringkasan SPP-LS;
3) Rincian SPP-LS; dan
4) Lampiran SPP-LS Pengadaan Barang dan
Jasa mencakup:
a. Salinan SPD;
b. Salinan Surat Rekomendasi dari SKPD
teknis terkait;
c. SSP disertai faktur pajak (PPN dan PPh)
yang telah ditandatangani wajib pajak;
d. Surat Pernyataan Pengguna Anggaran/
Kuasa Pengguna Anggaran mengenai
penetapan rekanan;
e. Surat perjanjian kerjasama/ kontrak
antara pihak ketiga dengan Pengguna
Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran
yang mencantumkan nomor rekening
pihak ketiga;
f. Berita acara penyelesaian pekerjaan;
g. Berita acara serah terima barang dan
jasa;
h. Berita acara pembayaran;
i. Kwitansi bermeterai, nota/ faktur yang
ditandatangani pihak ketiga dan PPTK
serta disetujui oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran;
j. Dokumen lain yang disyaratkan untuk
kontrak-kontrak yang dananya sebagian
atau seluruhnya bersumber dari
penerusan pinjaman/ hibah luar negeri;
k. Berita acara pemeriksaan yang
ditandatangani oleh pihak ketiga/
rekanan serta unsur panitia pemeriksaan
barang berikut lampiran daftar barang
yang diperiksa;
l. Surat angkutan atau konosemen apabila

56
 pengadaan barang dilaksanakan di luar
wilayah kerja;
m. Surat pemberitahuan potongan denda
keterlambatan pekerjaan dari PPTK
apabila pekerjaan mengalami
keterlambatan;
n. Dokumentasi tingkat kemajuan/
penyelesaian pekerjaan;
o. Potongan jamsostek;
p. Khusus untuk pekerjaan konsultan yang
perhitungan harganya menggunakan
biaya personil; berita acara prestasi
kemajuan pekerjaan dilampiri dengan
bukti kehadiran dari tenaga konsultan
sesuai pentahapan waktu pekerjaan dan
bukti penyewaan/ pembelian alat
penunjang serta bukti pengeluaran
lainnya berdasarkan rincian dalam surat
penawaran.
q. Kelengkapan tersebut digunakan sesuai
peruntukkannya.
e. Kelengkapan dokumen SPP-LS Belanja
Pengeluaran PPKD terdiri atas:

1) Surat Pengantar SPP-LS Belanja

Pengeluaran PPKD
2) Ringkasan SPP-LS Belanja Pengeluaran
PPKD
3) Rincian Penggunaan Dana SPP-LS Belanja
Pengeluaran PPKD
4) Lampiran SPP-LS Belanja Pengeluaran
PPKD yang mencakup:
a. Salinan SPD
b. Rincian belanja LS PPKD kepada pihak
ketiga

57
 5) Bendahara pengeluaran pembantu mencatat
SPP-LS yang diajukan ke dalam register
SPP-LS.

 Penerbitan Surat Permintaan Membayar

(SPM)

Berikut ini merupakan Deskripsi Prosedur

Penerbitan SPM-LS:

a. PPK-SKPD menerima SPP-LS yang diajukan oleh

Bendahara Pengeluaran.
b. PPK-SKPD mencatat SPP-LS yang diterima ke
dalam register SPP-LS.
c. PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti &
meneliti kelengkapan dokumen SPP-LS.
d. Jika kelengkapan dokumen SPP-LS dinyatakan
lengkap dan sahih, PPK-SKPD menyiapkan SPM-
LS untuk ditandatangani oleh Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran.
e. Jika kelengkapan dokumen SPP-LS dinyatakan
tidak lengkap dan sahih, maka PPK-SKPD
menolak untuk menerbitkan SPM-LS dan
selanjutnya mengembalikan SPP-LS kepada
bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
f. Pengembalian SPP-LS paling lambat satu hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP-
LS yang bersangkutan.
g. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-LS ke
dalam register penerbitan SPM-LS.
h. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-
LS ke dalam register penolakan SPP-LS

58
 Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)

Prosedur Penerbitan SP2D-LS secara rinci adalah:

1. PPKD menerima SPM-LS yang diajukan oleh
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran
2. PPKD mencatat SPM-LS yang diterima ke dalam
register SPM-LS.
3. PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran dan
meneliti kelengkapan dokumen SPM-LS.
4. Jika kelengkapan dokumen SPM-LS dinyatakan
lengkap dan sah, PPKD menyiapkan SP2D-LS
untuk diterbitkan SP2D-LS.
5. Jika kelengkapan dokumen SPM-LS dinyatakan
tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak
untuk menerbitkan SP2D-LS dan selanjutnya
mengembalikan SPM-LS kepada PPK-SKPD
untuk dilengkapi dan diperbaiki.
6. Pengembalian SPM-LS paling lambat satu hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SPM-LS yang bersangkutan.
7. PPKD mencatat penerbitan SP2D-LS ke dalam
register penerbitan SP2D-LS.
8. PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-LS
ke dalam register penolakan SPM-LS.

 Prosedur Pencatatan Akuntansi

Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran Kas-

Mekanisme Pembebanan Langsung (LS) secara rinci
adalah sebagai berikut:
a). Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas
SP2D-LS lembar 3 dari PPKD. Fungsi
Akuntansi-SKPKD mencatat SP2D-LS ke jurnal
pengeluaran kas per tanggal pengesahan SP2D-

59
 LS yang telah diotorisasi oleh PPKD dan
melakukan peringkasan transaksi-transaksi
(posting) dari jurnal pengeluaran kas ke buku
besar. Fungsi Akuntansi-SKPKD juga mencatat
mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku
pembantu yang berisi rincian item buku besar
setiap rekening yang dianggap perlu (dalam
rincian obyek belanja).
b). Fungsi Akuntansi-PPK SKPD menerima berkas
SP2D-LS lembar ke 4 dari PPKD. Fungsi
Akuntansi-PPK SKPD mencatat SP2D-LS
pembayaran gaji dan tunjangan ke dalam buku
jurnal pengeluaran kas dan SP2D-LS pengadaan
barang dan jasa ke dalam buku jurnal umum per
tanggal pengesahan SP2D-LS yang telah
diotorisasi oleh PPKD dan melakukan
peringkasan transaksi-transaksi (posting) dari
jurnal pengeluaran kas ke dan jurnal umum ke
buku besar. Fungsi Akuntansi-PPK SKPD juga
mencatat mencatat transaksi-transaksi ke dalam
buku pembantu yang berisi rincian item buku
besar setiap rekening yang dianggap perlu
(dalam rincian objek belanja).

60
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME LANGSUNG

BUD/KUASA BUD

Mulai

Menerbitkan
SPD

3
SPD 2
SPD 1
SPD
T

Register
SPD
1 2

61
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU

1 8

1 SPM 1
SPD 2 2
SP2D
SP2D
T Register
SP2D T
Membuat Atas
SPP Mencatat
Usulan
ke BKU sisi
PPTK
penerimaan
BKU
3
2
SPP 1
SPP
T

Register
SPP
3

62
 BENDAHARA PENGELUARAN

3 2

2 2
SPP 1 SPD
SPP

Dibandingkan,Dita
ndatangani dan
diserahkan ke PPK
SKPD

63
 PPK-SKPD
4

2
SPP 1
SPP

Memverifikasi Register
kesahihan SPP
bukti &
Meneliti
kelengkapan
SPP

Tidak Mengembalikan
Lengkap & ke Bendahara
Sahih Pengeluaran
SKPD
Ya

Menyiapkan
SPM
Register
Penolakan SPP

SPP 1
SPP 3
SPP 2
1
SPM

Register
5 SPM

64
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN

SPP 1
2
SPM 1
SPM

Meneliti &
Menandatangani
SPM

SPP 1
2
1
SPM

65
 PPKD
6

SPP 1
SPD 2
SPM 1
SPM

T
Memverifikasi
kesesuaian Register
anggaran dan SPM
meneliti
kelengkapan SPM

Mengembali
Lengkap kan ke PPK
SKPD
Tidak
Ya

Menyiapkan
SP2D Register
Penolakan
SPM

5
SPM 4
SPM 3
SPM 2
SP2D
SPM 1 T
1
SPM 10

Register
Penerbitan
SP2D
7

66
 BANK

1
SP2D

T
<
Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer

Uang

Pihak Ketiga

67
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD

9 10

3 4
SP2D SP2D

Mencatat ke Mencatat ke
Jurnal Jurnal

Jurnal
Jurnal

Posting ke Posting ke
Buku Besar Buku Besar

Buku Besar Buku Besar

68