Services Control System for Great Operation Application

Presented by
Sigma Solusi Integrasi
For
Telkom Indonesia

This document is confidential. Do not duplicate or distribute without permission.

CONFIDENTIAL Change Management |2
CONFIDENTIAL Change Management |3

Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai Change

Management.
CONFIDENTIAL Change Management |4

SYGAP (Services Control System for Great Operation Application) adalah aplikasi IT
Service Management (ITSM) yang ditujukan untuk mempermudah pengelolaan
Layanan IT mulai dari process Planning, Design, Managing, Improving, dan Retiring.
Sebagai tools pengelolaan layanan IT, SYGAP saat ini memiliki kapabilitas dengan
beberapa modul yang tersedia, di antaranya adalah:

• Product Catalog Management

• Service Management
• Incident Management
• Change Management
• Problem Management
• Service Level Management
• Reporting
CONFIDENTIAL Change Management |5

Change Management pada SYGAP adalah sebuah modul yang berfungsi untuk
memastikan bahwa perubahan yang terjadi dalam organisasi diimplementasikan
secara benar dengan cara mengelola informasi stakeholder dan proses yang
berkaitan dengan perubahan tersebut.

Review & Plan &

Initiate Implement Close
Authorize Schedule

Setiap tiket change pada SYGAP memiliki status change, di antaranya adalah:

• DRAFT
• NEW
• REQ_FOR_AUTHORIZATION
• PLANNING_IN_PROGRESS
• SCHEDULED_FOR_APPROVAL
• SCHEDULED
• IMPLEMENTATION_IN_PROGRESS
• COMPLETED
• CLOSED
• CANCELLED
CONFIDENTIAL Change Management |6

Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai

business process flow di dalam modul Change
Management.
CONFIDENTIAL Change Management |7
CONFIDENTIAL Change Management |8

Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai roles

yang terlibat di dalam modul Change
Management.
CONFIDENTIAL Change Management |9

Memiliki hak untuk melakukan request

change kepada service desk.

Bertanggung jawab untuk menerima

request change dari change owner dan
menginputkan data change request ke
dalam sistem, serta meng-assign
approver.

Memiliki hak untuk menyetujui change

request, meng-assign change coordinator,
dan menentukan end date dari change,
serta dapat mengalihkan change ke
change manager lain.

Bertanggung jawab untuk menyelesaikan

change request dan membuat task.

Bertanggung jawab untuk mengerjakan

task yang telah dibuat oleh change
coordinator.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 10

Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai fitur-

fitur yang terdapat di dalam modul Change
Management beserta penjelasannya.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 11

Untuk mengakses Change Management, setiap user harus melakukan login terlebih
dahulu ke aplikasi SYGAP sebagai Service Desk, Change Manager, atau Change
Coordinator melalui alamat https://sygap.telkom.co.id .

Masukkan username dan password

yang telah terdaftar di KYPAS.

Setelah login, akan muncul halaman home yang terdiri atas dashboard dan menu
utama yang tersedia di SYGAP. Untuk membuka halaman Change Management,
maka klik Change Management pada Dashboard atau Menu.

Menu Dashboard
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 12

Halaman Change Management akan menampilkan list Change yang telah

dilaporkan oleh user beserta rangkuman informasi dari masing-masing change.
Pada halaman ini, user dapat mencari change berdasarkan change code, nama
change, nama change owner, dan status change.
Rangkuman informasi SLA seluruh change.

Disediakan pula fitur Advanced Search dengan mengklik

tombol Advanced.

Fitur Advanced Search memungkinkan user untuk mencari change berdasarkan

tanggal pembuatan, feedback, dan priority.

Untuk melakukan request change, user harus memiliki role Service Desk. Lalu klik
tombol “Create Change Request” pada halaman Change Management.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 13

Pada bagian atas form terdapat ikon-ikon yang menunjukkan semua tahapan yang
ada di Change. Warna pada ikon menunjukkan proses dari masing-masing tahap.
Warna abu-abu menunjukkan bahwa proses tersebut belum tercapai. Warna biru
menunjukkan bahwa change sedang berada dalam tahap tersebut. Warna kuning
menunjukkan bahwa change sedang menunggu tindakan untuk menuju tahap
berikutnya. Warna merah menunjukkan bahwa change request ditolak. Sedangkan
warna hijau menunjukkan bahwa change telah melewati tahap tersebut.

Klik untuk menyimpan change.

Setelah klik “Save”, status change berubah menjadi “NEW”.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 14

Ikon “Initiate” berubah warna menjadi hijau yang menandakan bahwa

change sudah melawati tahap ini.
Status change.

Ketika status change menjadi “NEW”, user dapat melihat detail SLM Status dengan
klik “Details” di bawah tulisan “SLM STATUS”. SLM Status Details berisi “Service
Target” yang terdapat pada change beserta dengan due date dan keterangan
progress dari masing-masing service target.

Klik untuk melihat detail SLM Status.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 15

Klik untuk melihat detail masing-masing service target.

Untuk melakukan assign approver, user harus memiliki role Service Desk, Service
Desk Manager, Change Manager dan di-assign sebagai Change Manager di
change tersebut, atau Change Coordinator dan di-assign sebagai Change
Coordinator di change tersebut, serta status change-nya adalah “NEW”. Kemudian,
user harus membuka halaman Change Management dan memilih tiket change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 16

Pada bagian atas form terdapat ikon-ikon yang menunjukkan semua tahapan yang
ada di Change. Warna pada ikon menunjukkan proses dari masing-masing tahap.
Warna abu-abu menunjukkan bahwa proses tersebut belum tercapai. Warna biru
menunjukkan bahwa change sedang berada dalam tahap tersebut. Warna kuning
menunjukkan bahwa change sedang menunggu tindakan untuk menuju tahap
berikutnya. Warna merah menunjukkan bahwa change request ditolak. Sedangkan
warna hijau menunjukkan bahwa change telah melewati tahap tersebut.

Klik untuk menambah approver.

Klik untuk menyimpan change.

Untuk menambah approver, klik “Add Approver”. Maka akan muncul modal pop-
up sebagai berikut.

Pilih approver, individual atau grup.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 17

Jika memilih individual, maka akan muncul field untuk memilih employee.

Klik untuk menyimpan.

Sedangkan jika memilih group, maka akan muncul field untuk memilih organization.

Klik untuk menyimpan.

Setelah memilih approver, klik “Submit”. Maka approver yang dipilih akan muncul
di tabel approver.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 18

Klik untuk menyimpan change.

Setelah klik “Save”, maka tampilannya menjadi seperti berikut.

Klik untuk menyimpan change.

Klik untuk submit change ke tahap selanjutnya.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 19

Kemudian, klik “Next Stage” untuk submit change ke tahap selanjutnya. Maka status
change berubah menjadi “REQ_FOR_AUTHORIZATION”.

Ikon “Review & Authorize” berubah warna menjadi biru.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 20

Untuk melakukan approval change, user harus di-assign sebagai approver, serta
status change-nya adalah “REQ_FOR_AUTHORIZATION”. Kemudian, user harus
membuka halaman Change Management dan memilih tiket change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Pada bagian atas form terdapat ikon-ikon yang menunjukkan semua tahapan yang
ada di Change. Warna pada ikon menunjukkan proses dari masing-masing tahap.
Warna abu-abu menunjukkan bahwa proses tersebut belum tercapai. Warna biru
menunjukkan bahwa change sedang berada dalam tahap tersebut. Warna kuning
menunjukkan bahwa change sedang menunggu tindakan untuk menuju tahap
berikutnya. Warna merah menunjukkan bahwa change request ditolak. Sedangkan
warna hijau menunjukkan bahwa change telah melewati tahap tersebut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 21

Klik untuk melakukan approval.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 22

Setelah klik “Approval” pada tabel Approvers, maka akan muncul modal pop-up
form seperti berikut.

Isi note.
Klik untuk menolak.

Klik untuk menyetujui.

Isi field approval note lalu klik tombol “Approve” untuk menyetujui, dan klik tombol
“Reject” untuk menolak change. Apabila change disetujui, maka statusnya berubah
menjadi “PLANNING_IN_PROGRESS”. Berikut tampilannya apabila approver
menyetujui change.

Ikon “Review & Authorize” berubah warna menjadi hijau dan

ikon “Plan & Schedule berubah warna menjadi biru.

Untuk menetapkan end date, user harus memiliki role Change Manager dan di-
assign sebagai Change Manager pada change, serta status change-nya adalah
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 23

“PLANNING_IN_PROGRESS”. Kemudian, user harus membuka halaman Change

Management dan memilih tiket change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Isi field End Date, kemudian klik “Update”. Maka end date akan tersimpan.

Klik untuk menyimpan.

Task management pada Change Management terdiri dari membuat task, submit
task, approve task, mengerjakan task, dan menutup task. Untuk membuat task, user
harus memiliki role Change Coordinator dan di-assign sebagai change
coordinator atau Change Manager dan di-assign sebagai change manager.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 24

Kemudian, user harus membuka halaman Change Management dan memilih tiket
change.
Pada bagian atas form terdapat ikon-ikon yang menunjukkan semua tahapan yang
ada di Change. Warna pada ikon menunjukkan proses dari masing-masing tahap.
Warna abu-abu menunjukkan bahwa proses tersebut belum tercapai. Warna biru
menunjukkan bahwa change sedang berada dalam tahap tersebut. Warna kuning
menunjukkan bahwa change sedang menunggu tindakan untuk menuju tahap
berikutnya. Warna merah menunjukkan bahwa change request ditolak. Sedangkan
warna hijau menunjukkan bahwa change telah melewati tahap tersebut.

Task bisa dibuat secara manual maupun dengan membuat template task-nya
terlebih dahulu. Pembuatan task dilakukan ketika status change-nya adalah
“PLANNING_IN_PROGRESS”. Sebelum membuat task, pastikan bahwa end date
dari change telah diatur.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 25

Pada bagian bawah halaman tiket change, klik tab “Task”.

Klik untuk membuka tab task.

Setelah klik “Task”, maka tampilannya menjadi seperti berikut.

Klik untuk membuat task baru.

Setelah klik tombol “Add Task”, maka akan muncul modal pop-up berupa form
untuk mengisi data task seperti berikut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 26

Klik untuk menyimpan task.

User yang memiliki role Change Manager dapat meng-assign task ke task
implementor dari berbagai group, sedangkan user yang memiliki role Change
Coordinator hanya dapat meng-assign task ke task implementor dari group yang
sama dengan user tersebut. Setelah selesai mengisi semua field, klik “Submit”. Task
yang dibuat akan muncul dalam tabel seperti berikut. Status task adalah “Assigned”.

Klik untuk edit task.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 27

Sedangkan untuk menambahkan task dari template, user harus membuat template
task terlebih dahulu. User yang berhak membuat template hanya user yang memiliki
role Admin. Task template ada dua, yaitu task template dan task template group.
Untuk membuat task template, setelah login sebagai Admin, klik “Task Template”
pada navigation bar di bawah Task Management.

Klik untuk membuka

Task template.

Klik untuk membuka Task template Group. Klik untuk membuat task template.

Untuk membuat task template, klik tombol “+”. Kemudian akan muncul modal pop-
up berupa form task template.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 28

Klik untuk menyimpan task template.

Tanda bintang merah pada beberapa field menandakan field tersebut harus diisi,
sedangkan field selain itu bersifat opsional. Setelah klik “Submit”, task template
akan tersimpan.

Setelah task template tersimpan, task template tersebut bisa langsung ditambahkan
di task atau bisa pula digabungkan dalam satu grup task template terlebih dahulu.
Untuk menggabungkan task template dalam satu grup, klik “Task Group Template”.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 29

Klik untuk membuat task group template.

Setelah klik tombol “+”, maka akan masuk ke halaman form task group template.

Klik untuk menyimpan task template group.

Untuk membuat task group template, isi semua field kemudian klik “Save”. Setelah
data task group template tersimpan, klik tombol “Add” untuk memilih task template
yang akan digabungkan dalam group tersebut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 30

Klik untuk menambahkan task template.

Setelah klik “Add”, maka akan muncul modal pop-up seperti berikut.

Klik untuk memilih task template. Isi sequence task yang dipilih.
Klik untuk menambahkan task template.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 31

Klik untuk menghapus task template.

Klik untuk edit task sequence.

Setelah selesai memilih task template untuk digabungkan, task template tersebut
akan muncul pada tabel Associated Tasks.
Setelah itu, task template dan task group template sudah siap untuk ditambahkan
pada task di change. Sama seperti yang telah dijabarkan di atas, untuk
menambahkan task template di change, user harus memiliki role Change
Coordinator dan di-assign sebagai change coordinator atau Change Manager
dan di-assign sebagai change manager. Kemudian, user harus membuka halaman
Change Management dan memilih tiket change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 32

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Setelah membuka halaman tiket change, buka tab “Task” kemudian klik “Add
Templates”.
Klik untuk menambahkan task template.

Maka akan muncul modal pop-up seperti berikut. Untuk menambahkan task
template, pilih tipe “Task”, sedangkan untuk grup, pilih tipe “Task Group”.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 33

Klik untuk memilih tipe task atau task group.

Klik untuk preview task template.

Untuk menambahkan task template, klik preview pada task yang akan dipilih. Maka
akan muncul modal pop-up seperti berikut.

Klik untuk menambahkan template ke task.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 34

Setelah klik “Add to Task”, maka task akan muncul pada tabel seperti berikut.

Untuk menambahkan task group template, klik “Add Templates”, kemudian pilih
tipe “Task Group”.

Klik untuk preview task group template.

Klik untuk menambahkan template ke task.

Setelah menambahkan template ke task, maka task akan muncul pada tabel task
seperti berikut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 35

Klik untuk submit task ke change manager.

Setelah membuat task, user harus meminta persetujuan task dari Change Manager.
Isi field “Note to approve task”, lalu klik “Submit To Manager”. Maka, status change
menjadi “SCHEDULED_FOR_APPROVAL”.

Ikon “Plan & Schedule” berubah warna menjadi kuning.

Untuk melakukan persetujuan task, user harus memiliki role Change Manager dan
di-assign sebagai Change Manager di change. Kemudian, user menuju halaman
Change Management dan memilih tiket Change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 36

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Klik untuk return task.

Klik untuk approve task.

Apabila task di-return, maka status change kembali menjadi

“PLANNING_IN_PROGRESS”, sedangkan apabila task di-approve, status change
menjadi “SCHEDULED” dan task implementor dapat mengerjakan task.

Ikon “Plan & Schedule” berubah warna menjadi hijau dan

ikon “Implement” berubah warna menjadi biru.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 37

Untuk mengerjakan task, user harus merupakan Change Coordinator yang di-
assign sebagai Change Coordinator atau task implementor yang di-assign oleh
Change Coordinator, serta status change-nya adalah “SCHEDULED”. Kemudian,
user harus membuka halaman Change Management dan memilih tiket change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Masuk ke tab “Task”, kemudian klik tombol edit pada task.

Klik untuk membuka task.

Setelah muncul modal pop-up task, pilih status “Work In Progress”, kemudian klik
“Save”.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 38

Pilih status. Klik untuk menyimpan task.

Setelah klik “Save”, status task berubah menjadi “Work In Progress”.

Klik untuk edit task.

Ketika ada salah satu task yang statusnya “Work In Progress”, maka status change
berubah menjadi “IMPLEMENTATION_IN_PROGRESS”.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 39

Sequence pada task menentukan urutan dalam pengerjaan task. Namun, task yang
memiliki sequence sama dapat dikerjakan bersamaan. Task dengan sequence “2”
tidak dapat dikerjakan apabila semua task yang memiliki sequence “1” belum
selesai. Begitu pula seterusnya.

Apabila task implementor telah menyelesaikan task, tutup task dengan cara klik edit
task, kemudian pilih status “Closed”.

Pilih status. Klik untuk menyimpan task.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 40

Setelah klik “Save”, status task menjadi “Closed”.

Klik untuk melihat task.

Untuk melakukan update data change, user harus memiliki role Change Manager
dan di-assign sebagai Change Manager. Data change dapat diubah selama status
change belum “CLOSED”. Kemudian, user harus membuka halaman Change
Management dan memilih tiket change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Data change yang dapat diubah meliputi change type, impact, urgency, change
manager group, change manager, change coordinator group, change coordinator,
dan end date. Priority pada change dapat diubah dengan cara mengubah impact
atau urgency.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 41

Klik untuk menyimpan perubahan.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 42

Apabila user mengubah change type atau end date, maka akan berdampak pada
service target SLM. Due date dari service target response time akan berubah
mengikuti change type. Berikut merupakan detail SLM Status setelah change type
diubah.

Sedangkan due date dari service target completion time akan berubah jika end date
change diubah.

Work detail berfungsi sebagai informasi perubahan yang terjadi pada change,
seperti perubahan status change beserta note-nya, ataupun field yang di-update.
Work detail juga dapat dimanfaatkan sebagai tempat untuk berkomunikasi antar-
user yang terlibat dalam change tersebut, seperti service desk, change manager,
dan change coordinator.
Untuk menambahkan work detail, user harus memiliki role Change Manager,
Change Coordinator dan di-assign sebagai Change Coordinator, atau Service
Desk, Service Desk Manager. Work detail dapat ditambahkan selama status
change belum “CLOSED”. Kemudian, user harus membuka halaman Change
Management dan memilih tiket change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 43

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Di bagian bawah halaman tiket change, terdapat tab “Work Detail”, yang
tampilannya sebagai berikut.

Klik untuk menambah work detail.

Setelah klik tombol “Add”, maka akan muncul modal pop-up seperti berikut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 44

Klik untuk menyimpan work detail.

Setelah klik “Save”, work detail yang tersimpan akan muncul pada tabel work detail
seperti berikut.

Relation berfungsi sebagai informasi apabila sebuah tiket change memiliki

keterkaitan dengan tiket change lain, tiket incident, atau tiket problem. Untuk
menambahkan relation change, user harus memiliki role Change Manager,
Change Coordinator dan di-assign sebagai Change Coordinator, atau Service
Desk, Service Desk Manager. Data relation change dapat ditambahkan selama
status change belum “CLOSED”. Kemudian, user harus membuka halaman Change
Management dan memilih tiket change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 45

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Di bagian bawah halaman tiket change, klik tab “Relation”, maka akan muncul
tampilan sebagai berikut.

Klik untuk menambah relation.

Klik tombol “Add”, maka akan muncul modal pop-up sebagai berikut.

Pilih request type: incident, change, atau problem.

Setelah pilih request type, maka akan muncul daftar tiket yang ada.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 46

Pilih relation type.

Klik pada tiket yang akan dipilih.
Klik untuk membuat change baru.

Klik untuk menyimpan relation.

Setelah selesai memilih tiket dan menyimpan relation, relation yang tersimpan akan
muncul pada tabel relation seperti berikut.

Klik untuk menghapus relation.

Selain itu, user juga dapat membuat tiket baru dengan cara klik tombol “+” di
sebelah tombol cari. Sebelum klik tombol tersebut, pilih request type terlebih
dahulu. Maka user akan dibawa ke halaman form sesuai request type yang dipilih.

Klik untuk membuat tiket baru.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 47

Apabila request type yang dipilih adalah change, maka akan muncul form change,
begitu pula dengan request type yang lain.

Untuk melakukan complete change, user harus memiliki role Change Coordinator
dan di-assign sebagai Change Coordinator atau Change Manager dan di-assign
sebagai Change Manager, serta status change-nya adalah
“IMPLEMENTATION_IN_PROGRESS”. Kemudian, user harus membuka halaman
Change Management dan memilih tiket change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 48

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Pada bagian atas form terdapat ikon-ikon yang menunjukkan semua tahapan yang
ada di Change. Warna pada ikon menunjukkan proses dari masing-masing tahap.
Warna abu-abu menunjukkan bahwa proses tersebut belum tercapai. Warna biru
menunjukkan bahwa change sedang berada dalam tahap tersebut. Warna kuning
menunjukkan bahwa change sedang menunggu tindakan untuk menuju tahap
berikutnya. Warna merah menunjukkan bahwa change request ditolak. Sedangkan
warna hijau menunjukkan bahwa change telah melewati tahap tersebut.
Untuk melakukan complete change, user harus menutup seluruh task. Task terakhir
yang di-close akan otomatis mengubah status change menjadi “COMPLETED”.

Klik untuk membuka task.

Setelah modal task muncul, pilih status “Closed”, lalu klik submit. Setelah klik
“Submit”, maka akan muncul alert seperti berikut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 49

Klik untuk complete change.

Status change berubah menjadi “COMPLETED”.

Ikon “Implement” berubah warna menjadi hijau.

Setelah change telah completed, user perlu menutup change. User yang dapat
melakukan close change adalah change owner. Close change dapat dilakukan
apabila status change-nya adalah “COMPLETED”. Kemudian, user harus membuka
halaman Change Management dan memilih tiket change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 50

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Pada bagian atas form terdapat ikon-ikon yang menunjukkan semua tahapan yang
ada di Change. Warna pada ikon menunjukkan proses dari masing-masing tahap.
Warna abu-abu menunjukkan bahwa proses tersebut belum tercapai. Warna biru
menunjukkan bahwa change sedang berada dalam tahap tersebut. Warna kuning
menunjukkan bahwa change sedang menunggu tindakan untuk menuju tahap
berikutnya. Warna merah menunjukkan bahwa change request ditolak. Sedangkan
warna hijau menunjukkan bahwa change telah melewati tahap tersebut.
Untuk menutup change, user terlebih dahulu harus memberi rating pada change
dengan memilih bintang yang ada di bawah status.

Klik pada bintang untuk rate change.

Setelah memilih bintang, maka akan muncul modal pop-up seperti berikut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 51

Klik untuk close change.

Maka status change berubah menjadi “CLOSED”.

Ikon “Closed” berubah warna menjadi hijau.

Untuk melakukan cancel change, user harus memiliki role Change Manager.
Cancel change dapat dilakukan sejak status change adalah
“PLANNING_IN_PROGRESS” sampai “COMPLETED”. Kemudian, user harus
membuka halaman Change Management dan memilih tiket change.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 52

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Pilih status “CANCELLED”

Klik untuk menyimpan perubahan.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 53

Pilih status “CANCELLED”, lalu klik “Update”. Maka status change akan berubah
menjadi “CANCELLED”.

Untuk melakukan propose SLA adjustment change, user harus memiliki role
Change Manager dan di-assign sebagai Change Manager atau Change
Coordinator dan di-assign sebagai Change Coordinator, serta status change-nya
adalah “CLOSED”. Kemudian, user harus membuka halaman Change Management
dan memilih tiket change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Setelah membuka halaman tiket, buka detail SLM Status dengan cara klik “Details”.
Scroll ke kanan pada tabel service target, lalu klik tombol adjustment pada service
target yang ingin diubah.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 54

Klik untuk melihat detail SLM status

Klik untuk propose adjustment.

Setelah klik tombol tersebut, maka akan muncul modal pop-up seperti berikut.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 55

Pilih status progress adjustment.

Klik untuk submit adjustment.

Setelah mengisi semua field dan klik “Propose Adjustment”, user perlu menunggu
approval dari SLA Adjustment Approver.

Untuk melakukan approve/reject SLA adjustment change, user harus memiliki role
SLA Adjustment Approver. Kemudian user membuka halaman SLA Adjustment
dengan cara klik “SLA Adjustment” pada navigation bar di bawah SLA Management.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 56

Klik untuk membuka

SLA Adjustment.

Setelah klik, maka akan muncul tabel adjustment submission seperti berikut.

Klik untuk membuka halaman approval adjustment.

Maka user akan menuju ke halaman berikut.

Status progress yang diajukan. Pilih status approval.

Klik untuk melihat dokumen justifikasi. Klik untuk menyimpan perubahan.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 57

Untuk approve, pilih “APPROVED” pada field Status, sedangkan untuk reject, pilih
“REJECTED”. Kemudian klik “Save”. Apabila user meng-approve SLA Adjustment,
maka status progress pada service target yang diajukan akan berubah. Sebaliknya
jika user me-reject, status progress pada service target yang diajukan tidak
berubah. Untuk mengecek, buka halaman tiket change dengan klik tiket pada
halaman list change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

Setelah membuka halaman tiket, buka detail SLM Status dengan cara klik “Details”.
Scroll ke kanan pada tabel service target untuk melihat status progress dari masing-
masing service target.

Klik untuk melihat detail SLM Status.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 58

Maka akan muncul detail SLM Status sebagai berikut.

Status progress berubah karena SLA adjustment

yang telah diajukan telah disetujui.

Audit log menyediakan informasi mengenai setiap perubahan data yang ada di
change dan task. Untuk mengakses audit log, user harus memiliki role Change
Manager, Change Coordinator dan di-assign sebagai Change Coordinator, atau
Service Desk, Service Desk Manager. Audit log bisa diakses pada semua tahapan
di change. Untuk mengakses audit log change, buka halaman change.

Klik untuk membuka halaman tiket change.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 59

Pada bagian bawah form, klik “Audit Log”.

Klik untuk melihat audit log.

Setelah klik “Audit Log”, maka akan muncul modal pop-up seperti berikut.

Klik untuk melihat detail perubahan tiap field.

Detail perubahan tiap field.

Sedangkan untuk melihat audit log pada task, buka tab task dan pilih task yang akan
dilihat. Audit log pada task juga bisa dilihat pada semua tahapan change sejak task
tersebut dibuat.
CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 60

Klik untuk melihat task.

Setelah klik tombol tersebut, maka akan muncul modal task seperti berikut.

Klik untuk melihat audit log task.

CONFIDENTIAL C h a n g e M a n a g e m e n t | 61

Setelah klik tab Audit Log, maka akan muncul data audit log seperti berikut.

Klik untuk melihat detail perubahan tiap field.

Detail perubahan tiap field.