SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk memperbarui
buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi. sistem buku
besar. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan poeranan penting dalam SIA
perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-
sumber berikut ini :

• Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai

transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang
diperlihatkan).

• Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti

pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau
penjualan surat berharga investasi.

• Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.

• Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian

Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai
kebutuhan informasi dan pemakai eksternal.

Para menejer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab
mereka masing-masing.

Para investor dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu mereka
menilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terinci
dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus
dipenuhi.

Akibatnya sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan
periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time. Contohnya, para menejer
departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja aktual dengan yang direncanakan agar
penyimpangan dapat diidentifikasikan sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif.
Begitu pula dengan bendahara, dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar
penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasikan tepat pada waktunya, untuk menyesuaikan
peminjaman jangka pendek.

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Empat aktivitas dassar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan
menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut
untuk. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan
langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan
keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan keuangan
untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkanlaporan untuk pihak manajemen internal juga.
Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

PERBARUI BUKU BESAR

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas
memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

1. Subsistem Akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk
memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap
terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya
memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil
dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya,
subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit
piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan
selama periode pembaruan.

2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui
buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian
atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN

 Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal
penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.

Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar.
Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka
total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi dalam
lima kategori dasar :

1. Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk
mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.
Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.

2. Pembayaran di muka mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi
untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa,
bunga, asuransi.

3. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama
beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan
beban piutang tak tertagih.

4. Penilaian ulang jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang
sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu ast atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi
nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan unuk
mencerminkan hasil yang di dapt selama perhitungan fisik persediaan.

5. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.

BUAT LAPORAN KEUANGAN

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan
keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun
pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini
membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan
pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba ditahan.

Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini
menggunakkan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai
aktivitas investasi dan keuangan organisasi.

MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL

Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal
berdasarkan nomor, nomor akun, atau tanggal dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-
laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses masukannya ke buku besar.

Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi

pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar
tanggungjawab manajerial di dalam organisasi. hasilnya adalah serangkaian laporan terkait, yang
merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan submit tertentu. Isi laporan kinerja
berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit yang dievaluasi.

XBRL: Peluang TI untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan

Teknologi komunikasi telah lama digunakan untuk mengurangi baik waktu maupun
biaya membuat serta menyebarkan laporan keuangan. Contoh : para kontroler secara rutin
mengakses database pelaporan keuangan publik seperti NAARS.

Perkembangan extensiblebusiness reporting language (XBRL), yang merupakan varian dari

XML. Bahasa untuk semua tujuan ini di desain untuk memberikan cara mengkomunikasikan isi
data. HTML menggunakan label untuk menunjukkan bagaimana data diformat. XBRL
menggunakan jenis label yang hampir sama untuk mengidentifikasi isi setiap bagian data.
Contohnya, label XBRL dapat menunjukkan bahwa bagian data berikutnya mewakili piutang
usaha.

XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan
secara elektronic.
Pertama XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan informasi hanya sekali,
dengan menggunakan label XBRL.

Manfaat kedua XBRL adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL, dapat diartikan. Berarti
pencarian data di internet akan lebih efisien dan akurat.

XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga berharga karena profesi
akuntansi memulai perkembangan XBRL. Proses perkembangan XBRL memberikan gambaran
bagus tentang bagaimana para akuntan dapat secara aktif terlibat dalam perkembangan TI yang
sedang dijalankan.

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan tujuan
dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya :

1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasikan dengan benar.

2. Semua transaksi ke buku besar yang di catat, valid.

3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasikan, telah dicatat.

4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.

5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.

6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman dan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan :

1. Proses : memperbarui buku besar

Ancaman : kesalahan-kesalahan

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian input dan

pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit.

2. Proses : akses ke buku besar

Ancaman : kehilangan data rahasia dan/atau penyembunyian pencurian

 Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian akses, jejak audit.

3. Proses : kehilangan atau kehancuran buku besar

Ancaman : kehilangan data dan aset

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : prosedur pembuatan cadangan dan

pemulihan dari bencana.

Ancaman 1 : Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuatsewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan
keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja
keuangan. Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori
yakni :

• Pengendalian edit input dan pemrosesan

• Laporan rekonsiliasi dan pengendalian

• Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi.

Ancaman 2 : Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau
kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan
pencurian aset. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang
memadai agar dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku besar.

ID dan password pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan untuk
mendorong pemisahan tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi yang dapat dilakukan
settiap pemakai yang sah.

Ancaman 3 : Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Buku besar adalah komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi. oleh karenanya,
merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana,
yang memadai untuk melindungi aset ini. Pengendalian cadangan menyangkut hal-hal berikut ini
 1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir
dari kerusakan tanpe disengaja.

2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan
cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk
memberi perlindungan dari bencana besar sperti kebakaran atau gempa bumi.

Manfaat Model Data Terintegrasi

Model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi dapat secara signifikan meningkatkan
dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.

Pertimbangan Pengendalian Internal

Kebanyakan sistem ERP menggunakan database tersentralisasi. Sistem semacam ini

biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan
dengan aktivitas bisnis tertentu, tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab
memelihara integritas data. Selanjutnya, sistem ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses
dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis,
sehingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang terintegrasi dan lintas
fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem. Akan tetapi berbagai
ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi yang benar.

Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan

Fungsi utama SIA adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan. Bagian-bagian ini mendiskusikan topic-topik penting yang berkaitan
dengan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2)
gudang data untuk mendukung intelijen bisnis.

Balanced Scorecard

Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja
organisasi. Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelajaran.untuk setiap
dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang
mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu. Bersama-sama, keempat dimensi
balanced scorecard memberikan gambaran umum yang lebih komprehensif atas kinerja
organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran keuangan sendiri. Bahkan balanced scorecard
yang didesain dengan baik akan mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan
mencerminkan hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut.

Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya,
perspektif pelanggan di balanced scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan
kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan utama.
Selanjutnya, memenuhi tujuan yang berorientasi pelanggan tersebut membutuhkan proses bisnis
yang dilakukan secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian perspektif internal dalam balanced
scorecard AOE berfokus atas berbagai aktivitas yang paling dapat secara langsung
mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan, kecepatan pengiriman, dan kualitas produk.
Terakhir, manajemen puncak AOE menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru
dan pelatihan tenaga kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil.

Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis

Akses tepat waktu ke informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global saat
ini yang berkembang cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dan
mengevaluasi kembali kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan startegisnya.
Perusahaan harus mampu mengubah rencana mereka dengan cepat sebagai respon atas
perubahan dalam lingkungan mereka.Akibatnya, banyak organisasi yang mengadopsi sistem
buku besar on-line. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik, pihak
manajemen memiliki akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat
keputusan operasional dan taktis secara tapat waktu.

Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan

strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. Gudang
data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk analisis
daripada untuk pemrosesan transaksi. Organisasi sering kali membangun gudang data terpisah
untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya manusia, dan seterusnya, gudang data
semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data mart.

Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi.
Sebaiknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk
pengambilan keputusan strategis. Gudang data berbeda dari database yang digunakan untuk
mendukung pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi ukuran, tetapi juga cara mereka
distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi di desain untuk meminimalkan pengulangan
dan karenanya memaksimalkan efisiensi pembaruannya untuk mencerminkan hasil transaksi saat
ini, gudang data sering kali di desain untuk sengaja berulang-ulang agar dapat memaksimalkan
efisiensi pertanyaan.

Proses mengakses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan
menggunakannya utuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen
bisnis. Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan analitikal
on-line (on-line analytical processing – OLAP ) dan penggalian data. Pemrosesan analitikal on-
line (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan pemakai mengarahkan
penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut.

Langkah-langkah yang merupakan garis besar proses menyeluruh untuk menangani

kekhawatiran mengenai potensi keamanan dan integritas gudang data yaitu:

1. Identifikasi data

2. Klasifikasi data

3. Penilaian data

4. Identifikasi kerentanan

5. Identifikasi pengendalian

6. Pemilihan pengendalian yang efektif biayanya

7. Evaluasi