c.

Folder (map tanpa daun penutup)

Folder merupakan jenis map yang memiliki bentuk berupa lipatan kertas tebal atau plastik, serta
tidak dilengkapi dengan daun penutup. Karena tidak memiliki daun penutup, map jenis ini lebih
sering digunakan untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke boks arsip secara
vertikal. Folder mempunyai _tab_ (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan
judul/label keterangan arsip yang disimpan didalamnya. Cara penggunaan folder mudah sekali,
cukup dengan langsung memasukkan arsip-arsip ke folder tersebut.

d. Hanging folder

Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini
adalah untuk dipasang pada gawang yang ada didalam _filling caninet_. Hanging folder juga
mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Cara menggunakan
_hanging folder_ juga sama seperti penggunaan map folder.

6. Guide

Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton Manila yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. _Guide_ terdiri atas dua bagian, yaitu sebagai berikut.

a. Tab Guide

Tab Guide merupakan bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks
(pengelompokan) arsip. Biasanya, Tab Guide berukuran sekitar 2-3 cm.

b. Badan Guide

Badan Guide adalah bagian guide yang berfungsi menopang arsip-arsip yang ada dibelakangnya.

Guide ditempatkan didepan folder jika penyimpanan arsip menggunakan _filling cabinet_ atau dapat
juga didepan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner ataupun map _snelhecter_. Guide dapat
dibuat menjadi berbagai ukuran yang disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat
yang menggunakan kertas ukuran folio atau A4, badan guide akan dibuat sesuai ukuran arsip
tersebut. Namun, jika arsip yang disimpan berukuran kecil, ukuran guide yang digunakan juga kecil.

Untuk menempatkan posisi tab guide, terdapat beberapa atauran yang harus diikuti, yaitu sebagai
berikut.

a. Tab guide pertama

Tab guide pertama terletak pada posisi sebelah kiri atas.

Tab guide pertama digunakan untuk menuliskan kelompok utama (main subject) dari arsip yang
disimpan.

b. Tab guide Kedua

Tab guide kedua terletak pada posisi bagian tengah atas.

Tab guide kedua digunakan untuk menuliskan kelompok sekunder (sub-subject) dari arsip yang
disimpan.

c. Tab guide ketiga

Tab guide ketiga terletak pada posisi sebelah kanan atas. Tab guide ketiga digunakan untuk
menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

7. Ordner

Ordner merupakan map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan didalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator. Biasanya, ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakkan secara lateral pada lemari atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat

Cara penggunaan ordner adalah sebagai berikut.

a. Lubangi arsip yang akan disimpan dengan menggunakan perforator.

b. Buka ordner dan penjepitnya dengan menekan kunci penjepitnya.

c. Geser kunci penjepit kertas ke bagian kiri.

d. Tarik kait penjepit ke atas sehingga penjepit terbuka.

e. Masukkan kertas yang sudah dilubangi dengan posisi kertas yang berlubang tepat pada tiang
penjepit.

f. Tutup kembali kait dengan menekan ke bawah.

g. Geser kunci penjepit ke bagian yang ada arsipnya.

h. Tekan dan kunci penjepit sehingga arsip tidak mudah digeser.

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi
Stapler (staples) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas jika panjang kedua ujung
staples melebihi tebal kertas. Menurut kemampuan dan bentuknya, Stapler dibedakan menjadi tiga
jenis, yaitu sebagai berikut.

a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu menyatukan maksimal 10 lembar
kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu menyatukan 10-20 lembar
kertas.

c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu mengikat lebih dari 20 lembar
kertas.

Stapler terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Begitu pula dengan staplesnya yang juga
terbuat dari sejenis logam. Penggunaan stapler adalah dengan cara digerakkan dengan tenaga
manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.

Jangan memasukkan isi melebihi kemampuannya supaya daya lentur per stapler tetap kuat. Jika
terjadi kemacetan di bagian mulut stapler, usahakan untuk tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler
sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan
alat ini, seperti _jekrekan, jepretan ataupun cekrekan._

Cara penggunaan stapler adalah sebagai berikut.

a. Satukan arsip yang akan distapler.

b. Posisikan stapler pada bagian arsip yang akan disatukan (perhatikan ukuran stapler, semakin
besar ukurannya, maka semakin banyak arsip yang dapat disatukan).

c. Tekan stapler dengan hati-hati pada saat menyatukan kertas. Jika tidak hati-hati, tangan dapat
terluka.

d. Jika stapler tidak dapat menyatukan kertas, periksa isi stapler/staplesnya, apakah masih ada atau
sudah habis dan perlu diisi ulang.

e. Cara memasukkan staples ke dalam stapler adalah dengan membuka besi tempat staples secara
perlahan sampai terbuka.

f. Masukkan staples dengan posisi bagian yang tajam berada pada bagian bawah.

9. Perforator

Perforator adalah alat yang digunakan untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan menjadi
tiga, yaitu sebagai berikut.

a. Perforator dengan satu pelubang digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama,
plastik, dan lain sebagainya.

b. Perforator dengan dua pelubang digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan di dalam
map _snelhecter_ atau ordner.

c. Perforator dengan lima pelubang digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke
_binder ring_.
Perforator digunakan secara mekanis atau dengan menggunakan tenaga manusia. Perforator dapat
membuat lubang dengan diameter 5 mm. Biasanya, perforator terbuat dari bahan dasar logam.

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut.

a. Satukan kertas yang akan dilubangi. Banyaknya kertas disesuaikan dengan besarnya perforator.
Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah (center)_ sampai tepi kertas menyentuh
batas tepi perforator.

c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. Numerator

Numerator adalah alat yang digunakan untuk membubuhkan angka atau nomor pada lembaran
dokumen. Numerator juga dikenal sebagai stempel angka. Menurut bentuk dan ukurannya,
numerator dibedakan menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri atas 4-6 digit.

b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri atas lebih dari 6
digit.

Numerator memiliki cara kerja yang hampir sama dengan stempel, yaitu digerakkan secara mekanis
menggunakan tangan. Numerator juga memerlukan tinta dan bantalan untuk mencetak nomor pada
arsip. Jika stempel biasanya memiliki cetakan berbentuk huruf, numerator memiliki cetakan
berbentuk angka. Angka yang terdapat pada numerator adalah angka yang dapat diatur secara
rangkap. Pencetakan angka dilakukan secara otomatis dengan menekankan numerator yang telah
diberi tinta pada arsip.